Журнал выставленных счет фактур

Кто сдает журнал учета счетов-фактур

Представлять в ИФНС журнал учета счетов-фактур обязаны только организации-посредники. Исключение —достигнута договоренность между контрагентами о невыставлении счетов-фактур.

В октябре 2016 года Минфин России в письме от 31.10.16 № 03-11-11/63683 дал разъяснение по следующему вопросу. Продавец и агент, применяющий УСН, условились, что не будут выставлять счета-фактуры. При этом агент покупает товары для физлица-принципала. Получается, что последнему счета-фактуры также не выставляются. Не нарушит ли агент закон, если не будет ни вести, ни сдавать в ИФНС журнал учета счетов-фактур относительно данных коммерческих операций?

Минфин РФ пояснил, что это не будет засчитано как нарушение. Когда покупатель не платит НДС, то может вместе с продавцом подписать соглашение о невыставлении счетов-фактур. Получается, раз счета-фактуры не выставляются, агент не обязан вести журнал учета счетов-фактур относительно процедур покупки товаров для данного принципала.

>Когда надо заполнять журнал полученных и выставленных счетов-фактур

Журнал регистрации счетов-фактур посредник должен вести в тех кварталах, когда он выставлял или получал счета-фактуры.

В каком виде оформлять журнал

Постановление Правительства РФ, описывающее формы документов, применяемых при расчетах НДС, разрешает вести журнал и на бумаге, и в электронном формате. Несмотря на это представить журнал в контролирующий орган необходимо исключительно в электронном варианте (п. 5.2 ст. 174 НК РФ).

Образец заполнения журнала (посредник не платит НДС)

Заказчик АО «Гамма-сигма» — подписала договор комиссии от 19 января № 15 с ООО «Пси-омега» — посредником, не являющимся плательщиком НДС. Условия договора таковы, что «Пси-омега» продает партию книг в количестве 300 штук, которые принадлежат «Гамме-сигме» на праве собственности. Партия товара стоит 750 000 рублей (в т. ч. НДС — 114 406,78 рубля).

В качестве вознаграждения за услуги посреднику предусмотрена сумма в размере 25 000 рублей. 10 февраля «Пси-омега» и ЗАО «Производственная фирма «Каппа-лямбда» заключили договор на поставку партии книг (300 штук). 20 февраля товар был отгружен покупателю, и тогда же «Пси-омега» выставил счет-фактуру от 20.02 № 28 в адрес «Каппы-лямбды» и передал его копию «Гамме-сигме».

В бухгалтерии «Пси-омеги» этот документ зарегистрировали в части 1 журнала учета счетов-фактур, в книге продаж этот счет-фактура не был зарегистрирован.

На сумму проданных товаров «Гамма-сигма» выставила в адрес «Пси-омеги» счет-фактуру от 20.02 № 128. В бухгалтерии «Пси-омеги» этот документ зарегистрировали в части 2 журнала учета счетов-фактур, в книге продаж «Пси-омеги» этот счет-фактура зарегистрирован не был.

Так как «Пси-омега» не является плательщиком НДС, он не выставляет счет-фактуру «Гамме-сигме» на сумму своего вознаграждения.

Образец заполнения журнала (посредник является плательщиком НДС)

Заказчик АО «Мю-ипсилон» заключил с посредником ООО «Дзета-тета», который платит НДС, договор комиссии от 2 июня. По договору «Дзета-тета» продает партию словарей (200 штук), принадлежащих «Мю-ипсилон» на праве собственности. Партия стоит 320 000 рублей (в т. ч. НДС — 48 813,56 рубля). Посреднику предусмотрено вознаграждение в размере 16 500 рублей (в т. ч. НДС — 2 516,95 рубля).

15 июня «Дзета-тета» заключила договор поставки с АО «Кси-омикрон» на поставку партии словарей в количестве 200 штук. Поставка состоялась 18 июня. Тогда же «Дзета-тета» выставила в адрес «Кси-омикрон» счет-фактуру от 18.06 № 812, а его копию передала «Мю-ипсилон». Данный документ в бухгалтерии «Дзета-тета» зарегистрировали в части 1 журнала учета счетов-фактур, а в книге продаж — нет.

На сумму проданных словарей «Мю-ипсилон» выставила в адрес «Дзета-тета» счет-фактуру от 18.06 № 375. Полученный от «Мю-ипсилон» счет-фактуру в бухгалтерии «Дзета-тета» зарегистрировали в части 2 журнала учета счетов-фактур, а в книге покупок — нет.

Так как «Дзета-тета» выступает плательщиком НДС, на сумму своего вознаграждения он выставил заказчику счет-фактуру от 18.06 № 987. Этот документ подлежит регистрации в книге продаж, а в журнале учета счетов-фактур — нет.

Коды видов операций

При перекрестном контроле поставщиков и покупателей, которые участвуют в посреднической сделке, инспекторы обращают внимание, насколько верно указаны коды видов операций. Как известно, в соответствии с Приказом ФНС России от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@ в журнале учета счетов-фактур нужно указывать коды видов операций по НДС. Это 24 кода, которые входят в одну таблицу.

Также налоговики дали разъяснения, какие значения кодов и других реквизитов необходимо проставлять в журнале, чтобы отразить те или иные сделки посредника. Например, если посредник реализует товар, принадлежащий комитенту, то счет-фактура, выставленный посредником на имя покупателя, перевыставляется комитентом и отражается в книге продаж комитента (принципала) и в части 2 журнала посредника. Также в обе части журнала заносится КВО — 01.

Другая ситуация — когда посредник реализует товар комитента и одновременно свой собственный товар, то есть является и комиссионером, и поставщиком. В этом случае посредник оформляет счет-фактуру на весь товар — и на тот, что принадлежит комитенту, и на свой. В качестве продавца при этом прописывается посредник. Этот документ под кодом КВО 15 нужно зарегистрировать и в книге продаж посредника, и в части 1 журнала посредника. А в книге покупок покупателя необходимо поставить КВО 01.

Далее комитент перевыставляет счет-фактуру, куда заносит только свой товар. Этот счет-фактуру нужно отразить под кодом 01 в книге продаж комитента и под кодом 15 в части 2 журнала посредника.

Рассмотрим пример:

Комиссионер ООО «Тау-йота» отгрузил покупателю ООО «Фи-хи-пси» 30 товаров, из которых 22 являются собственностью комитента АО «Гимель-йод» и продаются в рамках посреднического договора. Товары «Гимель-йод» стоят 264 000 рублей (в т. ч. НДС — 40 271,19 рубля). Оставшиеся 8 товаров принадлежат «Тау-йоте» и стоят 178 000 рублей (в т. ч. НДС — 27 152,54 рубля).

ООО «Тау-йота» выставило на имя ООО «Фи-хи-пси» счет-фактуру № 657 на общую сумму 442 000 рублей (264 000 + 178 000) с указанием НДС 18 % на сумму 67 423,73 рубля (40271,19 + 27152,54). Этот счет-фактура зарегистрировали и ООО «Тау-йота», и ООО «Фи-хи-пси».

Затем ООО «Тау-йота» передал АО «Гимель-йод» показатели счета-фактуры № 657, и бухгалтер АО «Гимель-йод» выставил на имя «Тау-йота» счет-фактуру № 909 на сумму 264 000 рублей с указанием НДС на сумму 40 271,19 рубля. Этот документ был зарегистрирован у АО «Гимель-йод» и ООО «Тау-йота».

Разберем еще один случай — посредник делает закупки товара для комитента. Здесь счет-фактуру на имя посредника выставляет поставщик, а посредник заносит ее в часть 2 журнала. Также поставщик регистрирует ее в книге продаж. Далее посредник перевыставляет счет-фактуру на имя комитента, где в качестве продавца прописывает фактического поставщика. Этот документ нужно зарегистрировать и в первой части журнала посредника, и в книге покупок комитента. Во всех случаях при этом ставится код операции 01.

Например, посредник ООО «Нун-ламед» приобрел товар у поставщика ООО «Каф-хе». При этом часть товара была приобретена для комитента АО «Заин-мем» в рамках посреднического договора. Стоимость закупок для «Заин-мем» составила 609 000 рублей (в т. ч. НДС — 92 898,31 рубля). Оставшуюся часть товара «Нун-ламед» приобрел для себя. Стоимость товара, закупленного для «Нун-ламеда», составила 389 000 рублей (в т. ч. НДС — 59 338,98 рубля).

«Каф-хе» выставил на имя «Нун-ламеда» счет-фактуру № 1026 на сумму 998 000 рублей (609 000 + 389 000) с указанием НДС 18 % на сумму 152 237,29 рубля (92 898,31 + 59 338,98). Этот документ был зарегистрирован у «Каф-хе» и «Нун-ламеда».

После этого «Нун-ламед» выставил на имя АО «Заин-мем» счет-фактуру № 262. В этом документе отражен товар на сумму 609 000 рублей, приобретенный у «Каф-хе» для АО «Заин-мем», и указан НДС 18 % на сумму 92 898,31 рубля. Счет-фактура № 262 зарегистрирован у «Нун-ламеда» и «Заин-мема».

Коррекция после сдачи

У посредников — неплательщиков НДС может возникнуть вопрос: если организация сдала журнал и потом нашла там ошибки, то должна ли она представить в ИФНС исправленный журнал учета счетов-фактур? Ответ здесь следующий: в законе не прописано, что нужно сдавать откорректированный журнал в ИФНС. Однако лучше это сделать. Чтобы внести правки в документ, аннулируйте некорректный счет-фактуру. Это значит, отразите со знаком «–» стоимость товаров и сумму налога. Корректный счет-фактуру зарегистрируйте со знаком «+».

К примеру, посредник приобрел товары для заказчика. В бухгалтерии посредника увидели, что в журнале учета за II квартал введены неправильные реквизиты счета-фактуры, полученного от продавца. Указано: № 9769 от 9 марта 2017 г. Должно быть: № 3131 от 18 февраля 2017 г. При этом журнал уже в инспекции. Тогда бухгалтер в части 1 журнала аннулировал некорректную запись и суммовые показатели указал со знаком «–». В следующую строку ввел то же самое, что и в аннулированной строке, и скорректировал графу 12, указав правильный номер счета-фактуры. Показатели стоимости — указал со знаком «+».

В части 2 журнала аннулировал неверную запись и отразил суммовые показатели со знаком «–». В следующей строке указал то же самое, что и в аннулированной, но скорректировал графу 4, где исправил номер счета-фактуры. Показатели стоимости указал со знаком «+».

Кто в 2018 году должен вести журнал счетов-фактур?

В 2018 году журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур должны формировать посредники. Кто к ним относится? Если коротко, то это компании и ИП, работающие от своего имени, но в интересах третьих лиц (то есть, сторонних фирм). Такими посредниками считаются:

  • комиссионеры (п. 1 ст. 990 ГК);
  • агенты (п. 1 ст. 1005 ГК);
  • экспедиторы, организующие исполнение услуг с привлечением третьих лиц, но сами в перевозках не участвующие (п. 1 ст. 801, ст. 805 ГК);
  • застройщики, организующие строительство с привлечением подрядчиков, но сами в выполнении подрядных работ не участвующие (ст. 740 ГК).

Заметим, что система налогообложения значения не имеет. Даже если ООО или ИП применяют УСН и являются посредниками, то они обязаны заполнять в 2018 году журнал полученных и выставленных счетов-фактур. Однако есть случаи, когда комиссионеры и агенты должны вести журнал учета счетов-фактур. Так, например, если они продают товары покупателям на спецрежиме или физическим лицам, то могут и не выставлять им счета-фактуры. А раз так, то и журнал в 2018 году вести не требуется.Но кто сдает журнал в ИФНС и в какие сроки? Об этом расскажем далее.

Кто сдает журнал счетов-фактур в 2018 году: правила

В 2018 году посредники передают в ИФНС журнал со счетами-фактурами, которые выставляют покупателям и получают от продавцов в рамках посреднической деятельности. Таким образом, ответ на вопрос «кто сдает журнал 2018 году» – все, кто обязан его вести!

Получив журнал, налоговые инспекции в 2018 году смогут контролировать, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например, комитентами при продаже товаров, суммам налога, которые покупатели этих товаров принимают к вычету. И наоборот -соответствуют ли суммы вычетов, заявленные комитентами по приобретенным для них товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.

Сдавать журнал в ИФНС требуется нужно не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (п. 5.2 ст. 174 НК РФ). Это можно делать только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (п. 5.2 ст. 174 НК РФ, письмо ФНС России от 8 апреля 2015 г. № ГД-4-3/5880). Если же вы плательщик НДС или налоговый агент по НДС, то журнал допускается обобщать «на бумаге». Тогда передавать его в ИФНС не требуется.

Вот таблица со сроками сдачи журнала полученных и выставленных счетов-фактур в 2018 году:

Отчетный период Срок сдачи журнала
4 кв. 2017 года 22 января 2018 г. (перенос с 20 января)
1 кв. 2018 года 20 апреля 2018 г.
2 кв. 2018 года 20 июля 2018 г.
3 кв. 2018 года 22 октября 2018 г. (перенос с 20 октября)
4 кв. 2018 года 21 января 2019 г

Главное: бухгалтеру на заметку

Далее обобщим главные правила о ведении журнала полученных и выставленных счетов-фактур в 2018 году:

  • журнал ведется только в тех кварталах, когда вы выставляли или получали счета-фактуры, действуя в интересах третьих лиц. И регистрировать в нем надо только такие счета-фактуры, т.е. те, по которым вы сами НДС не начисляете и не принимаете к вычету. Счета-фактуры на свое вознаграждение в журнале не регистрируйте (п. 1(2) Правил ведения журнала);
  • счета-фактуры, выставленные вами при продаже или приобретении товаров (работ, услуг) в качестве посредника, регистрируйте в ч. 1 журнала на дату их составления (п. 3 Правил ведения журнала);
  • счета-фактуры, полученные вами в качестве посредника при приобретении или продаже товаров (работ, услуг), записывайте в ч. 2 журнала по дате их составления (п. п. 3, 12 Правил ведения журнала);
  • если ваша компания – плательщик НДС или налоговый агент по НДС, включите сведения из журнала в разд. 10 и 11 декларации по НДС. Отдельно сдавать журнал в налоговую инспекцию не надо (п. п. 49, 50 Порядка заполнения декларации по НДС, Письмо ФНС от 08.04.2015 № ГД-4-3/5880).
  • если ваша компания не является ни плательщиком НДС, ни налоговым агентом по НДС, то вы должны сдавать журнал учета счетов-фактур в ИФНС не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Одним из учетных документов по НДС является журнал учета счетов-фактур. Он применяется наряду с книгами покупок и продаж для регистрации счетов-фактур как выданных, так и поступивших. Кому нужно вести и сдавать такой журнал в ИФНС, каковы сроки его сдачи и порядок ведения – об этом в нашей статье.

Журнал учета счетов-фактур 2016: кто сдает

Если раньше заполнять журналы учета должны были все плательщики НДС, налоговые агенты и неплательщики налога, выдающие счета-фактуры в связи со спецификой своей деятельности, то с 2015 года этот круг лиц изменился. Плательщики НДС больше не занимаются ведением журнала учета счетов-фактур (п. 3 ст. 169 НК РФ), а связано это с тем, что информация, отражаемая в журнале, дублируется в книгах покупок и продаж плательщиков.

С 01.01.2015 г. журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур требуется только посредникам:

  • приобретающим или реализующим от имени комиссионера или агента, товары, работы, услуги, имущественные права по комиссионным и агентским договорам;
  • работающим по договору транспортной экспедиции и определяющим сумму вознаграждения по этому договору как свою налоговую базу;
  • выполняющим функции застройщика.

Этим лицам не требуется регистрировать в журнале счета-фактуры, выставленные на суммы вознаграждений по вышеуказанным договорам (п. 3.1 ст. 169 НК РФ).

Не имеет значения, на каком налоговом режиме работают указанные лица (ОСНО, УСН, ЕНВД), и являются ли они при этом плательщиками или налоговыми агентами по НДС. Плательщики и неплательщики налога, не относящиеся к вышеперечисленным, заполнять журнал учета счетов-фактур не обязаны, так разъяснил Минфин РФ в своем письме от 13.02.2015 № 03-07-11/6539.

Один раз в квартал журнал учета счетов-фактур нужно сдавать в налоговую инспекцию, ведь он является средством контроля за теми, кто не обязан представлять по НДС декларацию. Такая обязанность возлагается на вышеперечисленных предпринимателей и организации, которые соответствуют сразу двум условиям:

  • они – неплательщики НДС (или освобождены от уплаты по ст.ст. 145 и 145.1 НК РФ),
  • они – не налоговые агенты по НДС (п. 5.2 ст. 174 НК РФ).

По какой форме и как вести журнал учета счетов-фактур

Действующая на сегодня форма журнала учета принята постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 в редакции от 29.11.2014 (приложение № 3). Бланк журнала состоит двух частей:

  • первая часть журнала — учет выданных счетов-фактур,
  • вторая часть журнала – для учета счетов-фактур полученных.

Налоговые агенты, не платящие НДС, а также банки, страховые компании, НПФ, биржи и прочие организаторы торговли, профучастники рынка ценных бумаг, организации клиринга, управляющие компании ПИФов и НПФ ведут только журнал учета выставленных счетов-фактур. Если в течение всего квартала счета-фактуры вообще не выставлялись, можно не заполнять эту часть журнала.

Заполнять журнал учета нужно отдельно по каждому кварталу согласно Порядку, утвержденному Постановлением № 1137. Можно вести электронный журнал или бумажный.

В первой части журнала в порядке хронологии по дате выставления (исправления) регистрируются все выданные счета-фактуры (в т.ч. исправленные и корректировочные), независимо от их вида — бумажного, или электронного. Аналогично, по дате получения, во вторую часть — журнал учета полученных счетов-фактур — заносятся все счета-фактуры, полученные как распечатанными на бумаге, так и электронно.

Выставив электронный счет-фактуру, в графу 2 первой части журнала нужно внести дату поступления файла оператору ЭДО, указанную в подтверждении оператора. Повторно отправляя тот же документ, следует указывать дату последнего отправления.

Когда очередной квартал заканчивается, журнал подписывает руководитель организации, или ИП, причем бумажный вариант сначала распечатывается, сшивается и заверяется подписью руководителя и печатью, а электронный подписывается электронной цифровой подписью перед передачей журнала в ИФНС.

Хранятся учетные журналы счетов-фактур как минимум 4 года со дня последней, внесенной в них, записи.

Бланк журнала учета полученных и журнала учета выданных счетов-фактур 2016 можно скачать здесь.

Изменения в форме журнала учета счетов-фактур

Обращаем внимание, что с 01.10.2017 Постановлением Правительства от 19.08.2017 № 981 внесены изменения как в форму журнала учета счетов-фактур, так и в порядок его заполнения.

В форме журнала учета полученных счетов-фактур изменений нет, а вот бланк журнала учета выданных счетов-фактур претерпел изменения. К слову, если раньше сводное наименование граф 10-12 было «Сведения о посреднической деятельности, указываемые комиссионером (агентом), застройщиком или техническим заказчиком», то теперь – «Сведения из счетов-фактур, полученных от продавцов». И если раньше эти графы заполнялись только комиссионерами (агентами) при ведении предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров комиссии, агентских договоров, то сейчас в графах 10-12 указываются сведения из счетов-фактур (таможенных деклараций, заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов), полученных комиссионером (агентом), экспедитором, застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика, от продавца (продавцов), а также сведения из счетов-фактур, составленных указанными лицами при исполнении ими обязанностей налогового агента при приобретении товаров (работ, услуг) у иностранного лица, не состоящего на учете в налоговом органе.

Журнал учета счетов-фактур: срок хранения

Журнал учета счетов-фактур, составленный на бумажном носителе или в электронном виде, хранится в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п. 13 Правил, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137).

Чем поможет эта статья: Вы узнаете, какие счета-фактуры надо обязательно регистрировать в новом журнале учета, а какие документы отражать там не нужно. А также о том, как правильно заполнять графы этого налогового регистра.

От чего убережет: От претензий со стороны налоговиков из-за ошибок в журнале учета.

Если ваша компания на «упрощенке»

Компании на «упрощенке» НДС, как правило, не платят.

С апреля 2012 года все компании должны применять новые счета-фактуры. Его форму и правила заполнения Правительство РФ утвердило постановлением от 26 декабря 2011 г. № 1137. Этим же документом утверждена обязательная форма журнала учета счетов-фактур. И это очень важное изменение. Ведь мало того, что прежние правила предусматривали два журнала: один для полученных, другой для выставленных документов. Так еще и типовой формы для них не существовало. Поэтому на практике журналы учета нередко представляли собой просто подшивку счетов-фактур.

Теперь же журнал учета счетов-фактур стал солидным налоговым регистром. Поэтому заполнять его надо очень аккуратно. Иначе за ошибки в журнале компании может грозить штраф по статье 120 Налогового кодекса РФ. Его размер составит как минимум 10 000 руб.

Кроме того, при отсутствии журнала или погрешностях в учете полученных счетов-фактур ревизоры могут еще и снять вычеты «входного» налога.

Вы уже завели новый журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур?

Источник: опрос на сайте www.glavbukh.ru

Какие счета-фактуры нужно регистрировать в новом журнале учета

Новый журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур состоит из двух частей.

Еще по этой теме

О том, какие изменения чиновники внесли в книгу покупок и книгу продаж, вы можете прочитать в «Как теперь будем составлять счета-фактуры и другие важные документы по НДС» (№ 3, 2012).

Часть 1 предназначена для учета выставленных счетов-фактур. Регистрировать их нужно в хронологическом порядке. Ориентируйтесь на дату, когда счет-фактура был выставлен или просто составлен — это если организация выписывает счет-фактуру для себя. То есть не передает его покупателю или другому контрагенту. Например, когда продавец составляет в одном экземпляре счет-фактуру на неустойку, поступившую от покупателя.

В части 2 компании учитывают полученные счета-фактуры. И тоже в хронологическом порядке — в зависимости от даты, когда документ поступил в компанию. Об этом сказано в пункте 3 правил ведения журнала учета (далее — правила).

Какие именно счета-фактуры требуется отражать в частях 1 и 2 журнала, вы можете узнать из таблицы ниже. Обратите внимание на такую особенность. Счета-фактуры, которые компания выписывает сама (то есть от продавца не получает), в части 2 журнала регистрировать не надо. Несмотря на то, что во многих таких случаях компания будет отражать эти счета-фактуры в книге покупок. Так, например, продавец может заявить вычет НДС по корректировочному счету-фактуре, когда предоставляет скидку покупателю. В таком случае компания зарегистрирует корректировочный счет-фактуру в книге покупок, но в части 2 журнала учитывать не будет.

Какие счета-фактуры надо регистрировать в частях 1 и 2 журнала учета

В каком качестве выступает ваша компания Какие счета-фактуры нужно регистрировать в части 1 журнала Какие счета-фактуры необходимо отразить в части 2 журнала
Продавец 1. На реализацию товаров, работ, услуг (в том числе освобожденных от налога), а также безвозмездную передачу. 2. На сумму предоплаты. 3. На суммы, полученные от покупателя и связанные с оплатой товаров. Например, это могут быть договорные штрафы (ст. 162 Налогового кодекса РФ) Полученные от покупателя при возврате товаров, принятых им на учет
Покупатель Выставленные продавцу при возврате товаров, принятых на учет 1. На приобретенные товары (работы, услуги).
2. Полученные от продавца на сумму предоплаты
Комитент (принципал) Выставленные посреднику, который реализовал товары комитента (принципала) от своего имени Полученные от посредника на товары (работы, услуги), которые тот приобрел для комитента (принципала) от своего имени
Посредник, который реализует товары от своего имени На отгрузку товаров комитента (принципала) покупателю Полученные от комитента (принципала) на продажу его товаров
Посредник, который приобретает товары от своего имени Выставленные комитенту (принципалу) при покупке для него товаров Полученные от продавца
Компания, которая передает товары (работы, услуги) своим структурным подразделениям или строит для собственного потребления На передачу товаров (работ, услуг) для собственных нужд или СМР для собственного потребления
Компания — налоговый агент 1. При покупке товаров (работ, услуг) у иностранных компаний.
2. При аренде государственного или муниципального имущества.
3. При продаже товаров (работ, услуг) в качестве посредника по договору с иностранной организацией, а также при реализации конфискованного имущества

Следуя этой же логике, продавцу не нужно показывать в части 2 авансовые счета-фактуры. Кроме того, там не отражают документы, составленные на поступившие от покупателя суммы, связанные с оплатой товаров. Компании, которые строят что-то для собственного потребления, не учитывают в части 2 счета-фактуры на стоимость СМР. А налоговые агенты не регистрируют в этой части журнала счета-фактуры, выписанные при покупке товаров у иностранных партнеров или аренде государственного (муниципального) имущества. Такой порядок предусмотрен в пункте 9 правил.

Добавим, что новые правила предусматривают единую регистрацию счетов-фактур всех возможных видов: обычных, корректировочных, исправленных. А также бумажных и электронных.

Как заполнять журнал учета

Прежде всего в журнале приводят наименование организации (полное или сокращенное), ИНН/КПП и налоговый период. Для этого в шапке документа введены специальные строки. Кстати, их нужно заполнять, даже если в текущем квартале компания вообще не составляла и не получала счетов-фактур. Просто в этом случае таблицы части 1 и 2 останутся пустыми. Такой порядок предусмотрен пунктами 8 и 12 правил.

Перейдем к графам журнала. Сразу скажем, что содержание многих граф в частях 1 и 2 совпадает. Но есть и особенности, на которые мы обратим особое внимание.

Частые вопросы по журналам учета счетов-фактур

Как вести новый журнал учета компаниям, у которых есть филиалы?

Компании с обособленными подразделениями ведут журнал учета в целом по организации.

Можно ли вести журнал учета счетов-фактур в разрезе контрагентов?

Нет, так как правилами ведения журнала учета счетов-фактур это не предусмотрено.

В каком квартале регистрировать счет-фактуру, датированный мартом, если компания получила его в апреле?

В апреле. То есть исходя из даты получения документа.

Нужно ли в журнале учета ставить печать?

Да. До 20-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, руководитель подписывает журнал учета и скрепляет печатью.

Графы 1 и 2: номер и дата

В самой первой графе журнала укажите порядковый номер записи. Затем, если вы заполняете часть 2, в графу 2 занесите дату получения счета-фактуры. А вот в этой же графе части 1 нужно привести дату выставления счета-фактуры. И здесь могут возникнуть сложности. Дело в том, что в строке 1 счета-фактуры указывают дату, когда этот документ составлен, а не выставлен покупателю. А что является датой выставления, в новых правилах определено только для электронного счета-фактуры. Это день, когда счет-фактура поступил специализированному оператору связи от продавца. Что считать датой выставления для бумажных счетов-фактур, в правилах не сказано. В принципе, можно ориентироваться на момент передачи счета-фактуры продавцом представителю покупателя. Или же на день отправки счета по почте (см. комментарий ниже).

Датой выставления счета-фактуры можно считать день его передачи покупателю

Комментирует Елена Вихляева, консультант отдела косвенных налогов Минфина России

— По новым правилам продавцы регистрируют в журнале учета счета-фактуры на отгрузку товаров в хронологическом порядке по дате их выставления. Эту же дату налогоплательщики должны указывать в графе 2 части 1 журнала учета счетов-фактур.

При этом в правилах ведения журнала учета, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, не указано, что понимать под датой выставления для счета-фактуры на бумажном носителе. По моему мнению, при заполнении данной графы возможно приводить не только дату, указанную в составленном счете-фактуре, но и дату вручения продавцом счета-фактуры представителю покупателя. Возможно, что поставщик отправляет счет-фактуру своему покупателю по почте. В таком случае в графе 2 части 1 журнала учета счетов-фактур возможно указывать дату этого отправления.

Важная деталь

Если продавец пересылает покупателю счет-фактуру по почте, в графе 2 части 1 журнала учета можно указывать дату отправки этого документа.

И еще один важный момент относительно графы 2 части 1 журнала. Ее не нужно заполнять, если организация не передает счет-фактуру контрагенту. То есть:

  • когда от покупателей поступают суммы, связанные с оплатой товаров (ст. 162 Налогового кодекса РФ);
  • при передаче товаров (работ, услуг) для собственных нужд или СМР для собственного потребления;
  • при покупке у иностранных организаций товаров (работ, услуг), а также аренде государственного или муниципального имущества.

Графы с кодами (3, 4)

Графа 3 предназначена для кода, который обозначает способ составления счета-фактуры. В ней компании могут указывать:

  • «1» — для бумажного счета-фактуры;
  • «2» — для электронного.

Кстати, ФНС России недавно утвердила форматы электронных счетов-фактур.

В графе 4 приведите код вида операции. Эти коды ФНС России установила приказом от 14 февраля 2012 г. № ММВ-7-3/83@. Кстати, они совпадают с теми, что налоговики рекомендовали раньше.

Реквизиты счетов-фактур (графы 5—10)

Далее перенесите в журнал отдельные сведения из счета-фактуры. Для обычного счета-фактуры его номер и дату укажите соответственно в графах 5 и 6.

А что если в журнале нужно зарегистрировать корректировочный счет-фактуру? Тогда приведите его реквизиты в графах 7 и 8. При этом в графах 5 и 6 отразите номер и дату первоначального счета-фактуры. Эти данные берут из строки 1б корректировочного счета.

Возможно, в счет-фактуру внесли поправки. Тогда заполните графы 9 и 10 — в них должны стоять номер и дата исправления (из строки 1а счета-фактуры).

Данные о контрагенте и валюте (графы 11—13)

Приведите в журнале учета данные о покупателе, если регистрируете выставленный счет-фактуру. Или о продавце — для полученного счета-фактуры. В любом случае это наименование организации (графа 11) и ИНН/КПП (графа 12). Кроме того, укажите в графе 13 название и код валюты.

Сведения о стоимости товаров и сумме налога (графы 14—19)

Важная деталь

Графы 14 и 15 журнала учета заполняют только для обычных счетов-фактур, а графы 16—19 — исключительно для корректировочных.

Начнем с обычных счетов-фактур. Для них в графах 14 и 15 укажите стоимость товаров (работ, услуг) с учетом налога и сумму НДС.

А вот следующие графы (16—19) предназначены, напротив, только для корректировочных счетов-фактур. Здесь отразите сумму, на которую продавец снизил или увеличил стоимость товаров с учетом налога, и возникшую разницу в сумме НДС — это графы 16 и 18. Или, если стоимость товаров увеличилась, аналогичные показатели укажите в графах 17, 19.

Если же реализация не облагается налогом, в графах 15, 18, 19 сделайте пометку «Без НДС». Пример заполненной части 1 журнала приведен .

Какие документы нужно хранить без регистрации в журнале

Скажем еще об одном изменении. Ряд документов, которые компании раньше должны были учитывать в журналах, в новой форме регистрировать не надо. Это, к примеру, таможенные декларации, платежки на уплату налога при импорте товаров, бланки строгой отчетности по командировочным расходам. Однако это не отменяет обязанности хранить их в течение четырех лет. Перечень документов, которые не нужно отражать в журнале учета, приведен ниже.

Документы, которые теперь не нужно регистрировать в журнале учета счетов-фактур

В новом журнале учета компании не придется регистрировать следующие документы.

1. Копии счетов-фактур продавца, которые комитент (принципал) получает при покупке товаров через посредника, действующего от своего имени.

2. Таможенные декларации (их копии), платежные документы, подтверждающие уплату налога по ввезенным товарам. А также заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов при импорте из стран Таможенного союза.

3. Бланки строгой отчетности по командировочным расходам.

4. Документы на передачу имущества в уставный капитал, в которых указана сумма налога, восстановленного участником организации.

5. Первичные документы, подтверждающие уменьшение стоимости отгруженных товаров (в ситуации, когда продавец составляет корректировочный счет-фактуру).

6. Другие документы, которые компания регистрирует в книге продаж (кроме счетов-фактур). Например, бухгалтерскую справку-расчет, если компания восстанавливает налог по недвижимому имуществу, которое использует для необлагаемых операций.

С какого момента отсчитывать срок хранения, в правилах не указано. Безопаснее считать его с окончания квартала, в котором на основании этих документов компания отразила суммы налога в книге продаж или книге покупок.

Кстати, счета-фактуры тоже необходимо хранить в течение четырех лет. При этом выставленные и полученные счета-фактуры удобнее подшивать отдельно. Новые правила этого не запрещают.

Добавим, что в течение четырех лет компания должна обеспечивать сохранность и самого журнала учета счетов-фактур. К слову, такой же срок хранения теперь установлен также для книги покупок и книги продаж.

Главное, о чем важно помнить

1. С апреля 2012 года нужно вести журнал учета составленных и выставленных счетов-фактур исключительно по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

2. Корректировочные и исправленные счета-фактуры учитывают в журнале наряду с обычными в общем хронологическом порядке.

3. Счета-фактуры, которые компания не получает от контрагентов, в части 2 журнала учета регистрировать не нужно.

Кто обязан вести

В настоящий момент налогоплательщики НДС не обязаны вести журнал учета счетов-фактур, так как все регистрационные данные платежных документов, отражаемые в налоговом регистре, также предоставляются в книгах покупок и продаж (п. 3 ст. 169 НК РФ).

Таким образом, список лиц, предоставляющих журнал учета счетов-фактур 2019, кто сдает документ в территориальные ИФНС, ограничивается посредниками агентов, субагентов, комиссионеров, субкомиссионеров, а также застройщиков, использующих в процессе работы различных подрядчиков. Обязаны вести журнал ЖСФ и экспедиторы, которые оказывают услуги, привлекая при этом третьих лиц (ПП РФ № 1137 в ред. от 01.10.2017).

При этом некоторые лица имеют право не формировать журнал учета счетов-фактур полученных и выставленных счетов при соблюдении следующих условий:

  • продажа товаров, работ или услуг организациям-нерезидентам РФ (п. 5 ст. 161 НК РФ);
  • реализация продукции учреждениям, не являющимся налогоплательщиками НДС, для которых можно эти документы не формировать (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ);
  • включение в состав расходов стоимости приобретенных от своего имени товаров, работ или услуг в соответствии с условиями заключенного соглашения.

>Бланк журнала учета счетов-фактур

Основные правила заполнения

Регламент заполнения журнала закреплен в ПП РФ № 1137. Регистр заполняется лицами, обязанными его предоставлять, ежеквартально и подается в ИФНС в период до 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Документ оформляется в электронном виде и после подписания усиленной квалифицированной электронной подписью передается в налоговую инспекцию через специальное программное обеспечение. Однако по желанию организации регистр можно вести и в бумажном виде.

Все информационные данные, которые вносятся в журнал, должны строго соответствовать сведениям бухгалтерского учета и отчетности, в том числе и по всем формируемым журналам-ордерам. В одной из статей мы рассказывали о том, как оформлять журналы-ордера бухгалтерского учета по счетам, скачать образцы вы сможете бесплатно.

Форма состоит из вводной таблицы (для внесения организационной информации) и двух частей:

  • 1-я часть — регистрация выданных;
  • 2-я часть — регистрация полученных счетов-фактур.

В вводной части указывается полное (краткое) наименование организации, ее ИНН и(или) КПП и отчетный период.

В первом и втором разделах записываются сведения о полученных и выданных платежных документах, в том числе корректировочных и исправленных, в хронологическом порядке.

По каждому счету-фактуре вносятся следующие сведения:

  • реквизиты (номер, дата документов);
  • реквизиты исправлений и корректировок (при наличии);
  • наименование, ИНН, КПП покупателя;
  • данные о посредничестве;
  • денежная единица операции;
  • стоимость товаров, работ и услуг, а также величина НДС;
  • при наличии — разница с корректировкой.

Каждой операции присваивается соответствующий код. После завершения отчетного периода — квартала — регистр распечатывается, его подписывает руководитель, а все страницы нумеруются и прошиваются. Документ хранится не менее четырех лет с момента внесения последней записи.

Правила ведения журнала учета
полученных и выставленных счетов-фактур

Приложение № 3
к постановлению
Правительства Российской Федерации
от 26 декабря 2011 г. № 1137

1. Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость (далее соответственно — счета-фактуры, журнал учета), ведется налогоплательщиками налога на добавленную стоимость, в том числе исполняющими обязанности налоговых агентов, за каждый налоговый период на бумажном носителе либо в электронном виде. Журнал состоит из двух частей — части 1 «Выставленные счета-фактуры» (далее — часть 1 журнала учета) и части 2 «Полученные счета-фактуры» (далее — часть 2 журнала учета).

2. Налогоплательщики налога на добавленную стоимость, предусмотренные пунктом 5 статьи 170 Налогового кодекса Российской Федерации, и налоговые агенты, не являющиеся плательщиками налога на добавленную стоимость, ведут только часть 1 журнала учета в тех налоговых периодах, в которых регистрируют соответствующие счета-фактуры.

3. Счета-фактуры (в том числе исправленные, корректировочные), составленные на бумажном носителе или в электронном виде, подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в части 1 журнала учета по дате их выставления, а также составления (исправления) в случаях, когда счета-фактуры, составленные налогоплательщиками, в том числе исполняющими обязанности налоговых агентов, не передаются.

Счета-фактуры (в том числе исправленные, корректировочные), полученные на бумажном носителе или в электронном виде, подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в части 2 журнала учета по дате их получения.

4. В случае если покупатель не получил от продавца счет-фактуру в электронном виде, допускается составление продавцом такого счета-фактуры на бумажном носителе. При этом продавец переносит показатели из составленного счета-фактуры в электронном виде, не изменяя их, в счет-фактуру, составленный на бумажном носителе. При составлении такого счета-фактуры на бумажном носителе организацией реквизиты счета-фактуры дополняются подписью главного бухгалтера организации или иного уполномоченного лица. В частях 1 и 2 журнала учета в этом случае продавец и покупатель соответственно регистрируют только выставленный и полученный счет-фактуру на бумажном носителе. После выставления продавцом и получения покупателем такого счета-фактуры на бумажном носителе его перевыставление в электронном виде не допускается. Если на дату составления указанного счета-фактуры на бумажном носителе возникла необходимость внесения изменений в ранее составленный счет-фактуру в электронном виде, в том числе в связи с изменением уполномоченного лица, подписавшего счет-фактуру, покупателю направляется счет-фактура на бумажном носителе с реквизитами, исправленными в соответствии с приложением № 1 к постановлению Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137, и с указанием в строке 1а порядкового номера исправления и даты исправления. Если продавец выставил покупателю, а покупатель получил только счет-фактуру с исправленными реквизитами, в частях 1 и 2 журнала учета продавец и покупатель соответственно регистрируют только счет-фактуру с исправленными реквизитами.

5. В журнале учета указываются:

а) полное или сокращенное наименование налогоплательщика в соответствии с учредительными документами или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя;

б) идентификационный номер и код причины постановки на учет налогоплательщика;

в) налоговый период, за который составлен журнал учета.

6. В части 1 журнала учета не подлежат регистрации счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), направленные продавцами покупателям, в отношении которых продавец не получил извещения от покупателя о получении счета-фактуры (в том числе корректировочного, исправленного) при наличии у продавца подтверждения организации, обеспечивающей обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем (далее — оператор электронного документооборота) с указанием даты и времени поступления файла оператору электронного документооборота от продавца.

9. В части 2 журнала учета не подлежат регистрации:

а) счета-фактуры (в том числе исправленные), составленные:

  • продавцом (при ведении журнала учета продавцом) при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
  • налоговым агентом, указанным в абзаце втором пункта 3 статьи 168 Налогового кодекса Российской Федерации, являющимся налогоплательщиком налога на добавленную стоимость;
  • налогоплательщиком, осуществляющим операции, указанные в подпунктах 2 и 3 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса Российской Федерации;
  • продавцом при получении сумм, указанных в статье 162 Налогового кодекса Российской Федерации;

б) корректировочные счета-фактуры (в том числе исправленные), выставленные продавцом (при ведении журнала учета продавцом) при уменьшении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

10. В части 2 журнала учета подлежат единой регистрации в хронологическом порядке по дате получения полученные счета-фактуры (в том числе корректировочные) и исправленные счета-фактуры (в том числе корректировочные).

13. Организация, реализующая (приобретающая) товары (работы, услуги), имущественные права через свои обособленные подразделения, если эти подразделения от имени организации выставляют покупателям (получают от продавцов) счета-фактуры (в том числе корректировочные), исправленные счета-фактуры (в том числе корректировочные), ведет журнал учета по организации в соответствии с настоящим документом.

Журнал учета, составленный на бумажном носителе, подписывается до 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, руководителем организации (уполномоченным им лицом) или индивидуальным предпринимателем, прошнуровывается, его страницы пронумеровываются. При этом страницы журнала учета, составленного организацией, скрепляются печатью этой организации.

Журнал учета за налоговый период, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью руководителя организации (уполномоченного им лица), индивидуального предпринимателя при передаче журнала учета в налоговый орган в случаях, предусмотренных Налоговым кодексом Российской Федерации.

Контроль за правильностью ведения журнала учета на бумажном носителе или в электронном виде, составленного организацией, осуществляет руководитель этой организации (уполномоченное им лицо), журнала учета, составленного индивидуальным предпринимателем, — индивидуальный предприниматель.

Журнал учета, составленный на бумажном носителе или в электронном виде хранится в течение не менее 4 лет с даты последней записи.

14. Счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), подтверждения оператора электронного документооборота, извещения покупателей о получении счета-фактуры (в том числе корректировочного, исправленного) хранятся в хронологическом порядке соответственно по мере их выставления (составления, в том числе исправления, если счета-фактуры не подлежат направлению покупателю либо если направленные продавцом покупателю счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные) не получены покупателем) или получения за соответствующий налоговый период.

15. Хранению в течение срока, предусмотренного пунктом 13 настоящего документа, подлежат следующие документы, не регистрируемые в журнале учета:

а) полученные документы:

  • заверенные в установленном порядке комиссионером (агентом), копии счетов-фактур (в том числе корректировочных, исправленных), полученных комитентами (принципалами) на бумажном носителе, выставленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав комиссионеру (агенту) при приобретении для комитента (принципала) товаров (работ, услуг), имущественных прав и переданных комиссионером (агентом) комитенту (принципалу). В случае выставления продавцом счетов-фактур (в том числе корректировочных, исправленных) в электронном виде комитент (принципал) должен хранить счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), выставленные продавцом указанных товаров (работ, услуг), имущественных прав комиссионеру (агенту), полученные комиссионером (агентом) и переданные комиссионером (агентом) комитенту (принципалу);
  • таможенные декларации (их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем)), платежные и иные документы, подтверждающие уплату налога на добавленную стоимость, — в отношении товаров, ввезенных на территорию Российской Федерации;
  • заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов с отметками налоговых органов об уплате налога на добавленную стоимость или их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем), копии платежных и иных документов, подтверждающих уплату налога на добавленную стоимость, — в отношении товаров, импортируемых на территорию Российской Федерации с территории государства — члена Таможенного союза;
  • заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость — при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги в поездах по предоставлению в пользование постельных принадлежностей;
  • документы, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы налога, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном пунктом 3 статьи 170 Налогового кодекса Российской Федерации, или их нотариально заверенные копии;
  • первичные документы на изменение в сторону уменьшения стоимости приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), полученных имущественных прав в целях восстановления суммы налога в порядке, установленном подпунктом 4 пункта 3 статьи 170 Налогового кодекса Российской Федерации;

б) переданные нотариально заверенные копии документов, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы налога, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном пунктом 3 статьи 170 Налогового кодекса Российской Федерации;

в) иные документы, подлежащие регистрации в книге продаж, в том числе составленные налогоплательщиком, — бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы налога в соответствии с пунктом 6 статьи 171 Налогового кодекса Российской Федерации и платежно-расчетный документ, свидетельствующий о перечислении суммы налога в бюджет, подлежащий регистрации налоговым агентом, указанным в пункте 4.1 статьи 161 Налогового кодекса Российской Федерации, в книге продаж, дополнительном листе книги продаж и в случаях, установленных статьей 171 Налогового кодекса Российской Федерации, — в книге покупок.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *