Журнал ознакомления с инструкциями

Нормы закона

Трудовое законодательство РФ не содержит упоминания о должностной инструкции, что не мешает ее активному применению во многих организациях.

А так как указанный документ не имеет законодательной регламентации, отсутствуют, и правила ведения инструкций, в связи с чем у работодателей возникает множество вопросов, с которыми они обращаются в Федеральную службу по труду и занятости РФ.

Порядок ведения ДИ в рекомендательной форме освещен:

  • Письмом Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0 о порядке создания инструкции;
  • Письмом Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 о порядке внесения изменений в инструкцию.

В упомянутых нормах сказано, что работодатель имеет право по собственному разумению определять порядок формирования, утверждения и ознакомления с должностной инструкцией, конечно в рамках действующего законодательства.

А так как большинство директоров и менеджеров по персоналу не горит желанием быть первопроходцами в кадровом делопроизводстве, принято использовать процедуры, сходные по смыслу либо же исходя из предыдущего опыта основанного, еще на нормативных актах постсоветского времени.

То есть для ознакомления с ДИ используется процесс, аналогичный с трудовым договором, который выражается не только в издании указанного документа в двух экземплярах и наличии подписи обеих сторон, но и в оформлении журнала, который фиксируется как факт создания самой инструкции, так и ознакомлении с ней работника, не говоря уж о получении им собственного экземпляра.

Журнал ознакомления с должностными инструкциями (образец 2019)

Большинство кадровых работников достаточно часто для систематизации той или иной информации используют табличный вариант, ведь они работают с достаточным количеством информации, которую поднимать ежедневно в разрезе отдельно взятого сотрудника затратно по времени.

Именно поэтому оформить журнал для них не составляет труда, учитывая, что понадобятся только базовые сведения.

Форма и структура

В частности, формуляр будет складываться из следующих сведений:

  • порядковый номер;
  • дата создания инструкции;
  • дата утверждения ДИ;
  • название, то есть инструкция либо же изменения в нее же;
  • должность, под которую разработан документ;
  • отдел, к которому должность относиться;
  • дата внесения изменений;
  • какие пункты были изменены либо же добавлены;
  • Ф.И.О. сотрудника ознакомившегося с инструкцией;
  • подпись работника.

Пример:

Кто вносит информацию?

Как правило, разработкой инструкций занимаются три работника, а именно юрист, менеджер по персоналу и специалист в узкой области, к примеру, тот же бухгалтер.

А вот последующим порядком оформления и ознакомления с ДИ занимается уже специалист из отдела кадров, который на основании приказа ответственен за ведение журнала от начала и до конца.

Как правильно заполнять?

Заполнение журнала не является особо сложной процедурой:

  • При первоначальной разработке новой инструкции и ее утверждении соответствующие сведения указываются в журнале.
  • Затем уже при приеме очередного сотрудника на определенную должность вносятся его данные, и ставится подпись об ознакомлении с инструкцией, конечно после получения экземпляра на руки.

Подробная информация про оформление должностной инструкции изложена на нашем сайте.

Как правильно написать докладную записку о нарушении трудовой дисциплины? Узнайте .

Кем определяются обязательные условия трудового договора? Смотрите .

Типовой бланк

Журнал ознакомления с должностными инструкциями, образец которого представлен ниже, заполнить совсем не сложно.

Журнал ознакомления с должностной инструкцией

Где и сколько хранится?

В рамках разъяснений Роструда инструкция может являться как самостоятельным документом, так и приложением к трудовому договору, который хранится на предприятии не менее 75 лет.

Соответственно если компании используют процедуру ведения журнала ознакомления с инструкциями по аналогии с соглашениями, указанный журнал в силу п.695 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 также должен храниться указанный период в архиве при отделе кадров.

Лист ознакомления с должностной инструкцией

Законом не утверждена какая-либо обязательная или хотя бы рекомендованная форма листа или образец журнала ознакомления с должностными инструкциями. Поэтому исходите из внутренних правил и особенностей вашей организации.

Далее вашему вниманию – примерный образец листа ознакомления с должностной инструкцией.

№ п/п Ф.И.О. сотрудника Должность Дата и номер приказа о назначении Дата и подпись об ознакомлении с должностной инструкцией и получением копии
1 Пирогова Наталья Юрьевна Главный бухгалтер 01.08.2016 № 17-лс 01.08.2016
Пирогова
2 Коробейников Илья Петрович Заместительглавного бухгалтера 05.08.2016 № 19-лс 05.08.2016
Коробейников
3 Клементьева Анна Юрьевна Бухгалтер по зарплате 11.08.2016 № 23-лс 11.08.2016
Клементьева

Также см. «Должностная инструкция для главного бухгалтера» и «Должностная инструкция для заместителя главного бухгалтера».

Для удобства листы ознакомления с должностной инструкцией можно не хранить отдельно, а сшивать в журналы ознакомления должностной инструкцией. Либо сразу заводить только такой журнал.

Кроме того, порядок ознакомления с должностной инструкцией лучше соблюдать по дате, когда сотрудник принят на работу. Если вести учет росписей ознакомления с должностной инструкцией по отделам, службам и т. п., можно легко запутаться.

Как оформлять ознакомление работника с должностной инструкцией по новому месту работы?

Ответ на вопрос:

Законодательство не содержит определенных требований к ознакомлению работников с локальными нормативными актами.

Лишь, в статье 68 ТК РФ говорится, что при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

На практике, существует несколько вариантов ознакомления сотрудников с должностной инструкцией: 1. можно вести специальный журнал ознакомления с инструкциями по форме, утвержденной в организации;

2. можно приложить к инструкции лист ознакомления являющейся неотъемлемой частью инструкции;

3. сотрудник может расписаться на самой инструкции в соответствующей графе (на обоих ее экземплярах). К тому экземпляру, который остается в организации, подшейте несколько листов для ознакомления, скрепив их на сшивке печатью и подписью уполномоченного лица (директора, начальника отдела кадров, главного бухгалтера и т. п.);

4. иными способами, принятыми в организации и не противоречащими законодательству.

Следовательно, законодательство четко устанавливает, что работодатель обязан ознакомить работника с локальными нормативными актами под роспись, а в дополнительном соглашении при необходимости вы можете просто сделать отметку о том, что работник ознакомлен с инструкцией. При этом, данная отметка не отменяет обязанность ознакомиться с самими актами.

Также отметим, что дополнительные соглашения работников, как правило, хранятся в личном деле каждого работника или в отдельной папке. При проведении проверки ГИТ возникает необходимость оперативно предоставить доказательства ознакомления работников с ЛНА. Для этого потребуется извлекать дополнительные соглашения из личных дел работников либо предоставление проверяющему всех личных дел работников. Для данных целей журнал или реестр ознакомления работников с ЛНА более удобен.

Таким образом, вы можете указать в дополнительном соглашении формулировку «До подписания трудового договора ознакомлен с должностной инструкцией и далее наименование инструкции», при этом, это не отменяет обязанность ознакомить работника с самой должностной инструкцией в общем порядке. Как вариант, должностная инструкция может быть приложением к трудовому договору, а в рассматриваемой ситуации к дополнительному соглашению.

В свою очередь, невыполнение положений Трудового кодекса РФ в части, касающейся ознакомления работника именно с локальными нормативными актами, является нарушением законодательства о труде и об охране труда и может повлечь административную ответственность в отношении работодателя (ст. 5.27 КоАП РФ).

Подробности в материалах Системы:

  1. Ситуация:В какой форме нужно знакомить сотрудников с должностной инструкцией. Должностная инструкция оформлена как самостоятельный документ

Существует несколько вариантов ознакомления сотрудников с должностной инструкцией. Во-первых, можно вести специальный журнал ознакомления с инструкциями. Во-вторых, можно приложить к инструкции лист ознакомления. И в-третьих, сотрудник может расписаться на самой инструкции (на обоих ее экземплярах). К тому экземпляру, который остается в организации, подшейте несколько листов для ознакомления, скрепив их на сшивке печатью и подписью уполномоченного лица (директора, начальника отдела кадров, главного бухгалтера и т. п.).

Совет редактора: составьте должностную инструкцию в двух экземплярах. Один экземпляр выдайте сотруднику, другой храните у себя.

Каждая заинтересованная сторона должна иметь свой экземпляр документа. Это необходимо в случае конфликтных ситуаций. Сотрудник может хранить свой экземпляр на рабочем месте, чтобы он мог свериться с ним в процессе работы.

Кроме того, во избежание разногласий с сотрудниками прошейте и пронумеруйте инструкцию. После того как это будет сделано, на обороте последнего листа оформите запись о количестве прошнурованных и пронумерованных листов, заверенную руководителем организации. Указанная запись может выглядеть следующим образом: «В настоящей должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью четыре листа. Директор ______________ А.В. Львов».

Ситуация:Как поступить, если сотрудник отказывается подписывать утвержденную должностную инструкцию в новой редакции

Если сотрудник отказывается подписывать уже утвержденную должностную инструкцию в новой редакции, составьте об этом акт за подписью не менее трех лиц.

Изменение должностной инструкции в одностороннем порядке работодателем является частным случаем изменения условий трудового договора, в частности, трудовой функции сотрудника (ст. 57, 72 ТК РФ, письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6). Такое изменение возможно лишь с согласия сотрудника и требует не только подписания новой должностной инструкции, но и составления дополнительного соглашения к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ). Ссылаться на объективные причины необходимости изменения должностной инструкции (например, на изменение организационных или технологических условий труда) работодатель не вправе, поскольку даже такие причины не позволяют менять трудовую функцию сотрудника без его согласия (ч. 1 ст. 74 ТК РФ).

Привлечь сотрудника к ответственности за отказ подписать новую должностную инструкцию работодатель также не вправе, поскольку обязанность знакомить сотрудника с документами, касающимися его работы, возложена на самого работодателя (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Сходной обязанности сотрудника в обязательном порядке знакомиться с документами работодателя в процессе труда Трудовой кодекс РФ не устанавливает.

В случае отказа подписать новую должностную инструкцию обязанности сотрудника продолжает регулировать прежняя должностная инструкция, трудовой договор, а также локальные акты, с которыми он ознакомлен под подпись (ч. 2 ст. 21 ТК РФ). Положения новой должностной инструкции можно будет применить к новым сотрудникам после ознакомления их с инструкцией под подпись.

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

О производственных инструкциях

4. Порядок разработки, хранения и применения Производственных инструкций
4.1. Производственные инструкции по профессии разрабатывается непосредственным руководителем, в чьем подчинении находится работник. Если в нескольких подразделениях имеются аналогические профессии и условия труда, то разработчик определяется приказом по организации.
4.2. Разработанные Инструкции согласовываются с соответствующими специалистами и службами, утверждаются руководителем организации и передаются исполнительному директору для учета и регистрации в «Журнале учета Производственных инструкций».
Примерная форма журнала приведена в Приложении 2.
4.3. Разработанные инструкции вводятся в действие приказом по организации.
4.4. Главный инженер выдает необходимое количество экземпляров Инструкций в подразделения с регистрацией в «Журнале учета выдачи Производственных инструкций». Примерная форма журнала приведена в Приложении 3.
4.5. Выдача инструкции работникам производится их непосредственными руководителями под расписку в журнале выдачи инструкций или ознакомлением их под роспись в первом экземпляре Инструкции.
4.6. Производственные инструкции могут быть выданы работникам на руки для изучения при первичном инструктаже либо вывешены на рабочих местах или участках, либо хранятся в ином месте, доступном для работников.
4.7. Действующие в подразделении производственные инструкции, а также их перечень, хранятся у руководителя этого подразделения, являющимся ответственным за хранение и применение этих инструкций.
5. Ответственность
5.1. За нарушение данного Положения все работники организации несут дисциплинарную ответственность в установленном в организации порядке.

Разработал: ______________ ______________ __________________
(должность) (подпись, дата) (инициалы, фамилия)
СОГЛАСОВАНО: ______________ ______________ ____________________
(должность) (подпись, дата) (инициалы, фамилия)
_____________ ______________ ____________________
(должность) (подпись, дата) (инициалы, фамилия)


Приложения
Приложение 1
Форма титульного листа

Общество с ограниченной ответственностью
«»

ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ ИНСТРУКЦИЯ
для _____________

ПИ ____

Уфа, 201_

Форма последующих страниц
Общество с ограниченной ответственностью
«»

УТВЕРЖДАЮ

ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ ИНСТРУКЦИЯ
для _____________

ПИ ____

Введена в действие с «__»____________20_ года
Приказ от «__»____________20_ года №____

Разработал:
(должность) (подпись, дата) (инициалы, фамилия)
Согласовано:
(должность) (подпись, дата) (инициалы, фамилия)
(должность) (подпись, дата) (инициалы, фамилия)


ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ С ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ИНСТРУКЦИЕЙ

№ п/п Фамилия, имя, отчество работника Профессия (должность) работника Дата и подпись
после ознакомления
с инструкцией

Приложение 2
(примерная форма)
ЖУРНАЛ УЧЕТА ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ИНСТРУКЦИЙ


п/п
Дата
учета
Наименование
инструкции
Дата
утверждения
Обозначение
(номер)
Плановый
срок
проверки
Ф.И.О. и
должность
работника,
производившего
учет
Примечание
1 2 3 4 5 6 7 8

Приложение 3
(примерная форма)
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ВЫДАЧИ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ИНСТРУКЦИЙ

№ п/п Дата выдачи Обозначение (номер) инструкции Наименование инструкции Количество выданных экземпляров Ф.И.О. и должность (профессия) получателя инструкции Подпись получателя инструкции
1 2 3 4 5 6 7

>
Образец журнала выдачи должностных инструкций

Выдается ли должностная инструкция на руки работнику

Выдается ли должностная инструкция на руки работнику

Должностная инструкция (далее — ДИ) представляет собой один из локальных актов работодателя, разрабатываемый в отношении отдельной должности и утверждаемый руководителем организации. Наличие в организации ДИ является правом, а не обязанностью работодателя. Вместе с тем она позволяет эффективно распределить полномочия сотрудников, определить границы их ответственности и установить компетентность сотрудника еще на стадии приема на работу.

Подробнее о том, нужно ли оформлять ДИ на предприятиях, рассказывается в статье Обязательна ли должностная инструкция в организации?.

Действующим законодательством не урегулирован порядок оформления и выдачи ДИ. При ее подготовке работодатель может руководствоваться положениями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации…», но в конечном итоге самостоятельно определяет форму и содержание инструкции в зависимости от специфики деятельности организации, а также функций сотрудника.

ДИ может быть утверждена как в качестве приложения к трудовому договору, так и в виде отдельного документа. Обычно она оформляется в 2 экземплярах. После подписания сотрудником один экземпляр передается ему на руки, а другой хранится в отделе кадров (см. письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

ДИ, утвержденная в качестве самостоятельного документа, может и не выдаваться сотруднику на руки. Однако по его письменному заявлению работодатель обязан выдать ему заверенную копию инструкции в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

ВАЖНО! ДИ, оформленная в виде приложения к трудовому договору, должна быть передана сотруднику согласно ч. 1 ст. 67 ТК РФ.

Журнал выдачи должностных инструкций: скачать образец

Во избежание возможных споров между сотрудником и работодателем факт передачи ДИ рекомендуется зафиксировать. Сделать это можно одним из следующих способов:

  • внести запись в журнал выдачи ДИ (особенно актуально для организаций с большой численностью сотрудников);
  • поставить отметку о получении инструкции на экземпляре работодателя (с подписью и расшифровкой сотрудника).

В графах журнала выдачи ДИ может указываться следующая информация:

  • порядковые номера и даты утверждения инструкций;
  • сведения о дате приема сотрудника на работу и реквизиты приказа о его оформлении;
  • Ф. И. О. сотрудника и занимаемая им должность;
  • дата получения сотрудником ДИ;
  • подпись сотрудника, свидетельствующая об ознакомлении и получении им экземпляра ДИ;
  • сведения о сотруднике, ответственном за ведение журнала выдачи ДИ.

Образец журнала выдачи ДИ можно скачать по ссылке: .

Таким образом, по общему правилу 1 экземпляр подписанной должностной инструкции выдается сотруднику на руки. Журнал выдачи должностных инструкций позволяет зафиксировать момент передачи документа, что подтверждается личной подписью сотрудника в соответствующей графе журнала.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *