Замещение временно отсутствующего работника

Содержание

Статья 60.2. Совмещение профессий (должностей). Расширение зон обслуживания, увеличение объема работы. Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором

СТ 60.2 ТК РФ.

С письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату (статья 151 настоящего Кодекса).

Поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей). Поручаемая работнику дополнительная работа по такой же профессии (должности) может осуществляться путем расширения зон обслуживания, увеличения объема работ. Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику может быть поручена дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии (должности).

Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника.

Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.

Комментарий к Ст. 60.2 Трудового кодекса РФ

1. В отличие от совместительства (см. ст. 60.1 ТК РФ и комментарий к ней) совмещение профессий (должностей) имеет место в рамках одного трудового договора, и работа по совмещаемой профессии (должности) осуществляется в пределах и режиме рабочего времени, установленного трудовым договором. Условие о выполнении работ по двум или нескольким профессиям, специальностям или должностям определяется сторонами при заключении трудового договора в качестве условия о трудовой функции, возлагаемой на работника, либо впоследствии.

В силу ст. 57 Трудового кодекса РФ условие о расширении трудовой функции за счет совмещения профессий (должностей) может быть определено приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора. При согласовании сторонами условия о совмещении профессий (должностей) и фиксировании его в установленной форме стороны могут установить срок такого совмещения и порядок выполнения работы по совмещаемой профессии (специальности) либо должности.

2. По своему правовому режиму к условию о совмещении профессий (должностей) примыкает условие о расширении зоны обслуживания либо об увеличении объема выполняемых работ. Это условие устанавливается после согласования сторонами условия о трудовой функции работника и может иметь постоянный или временный характер (в частности, в виде возложения исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы, определенной трудовым договором).

3. Несмотря на то что условие о совмещении профессий (должностей) или расширении зоны обслуживания либо увеличении объема выполняемых работ является условием, составляющим содержание трудового договора как соглашения сторон, законодатель предполагает возможность одностороннего отказа от этого условия. Такой отказ осуществляется в письменной форме посредством предупреждения заинтересованной стороной противной стороны не позднее чем за три рабочих дня. Работник может выразить отказ от совмещения профессий (должностей) или расширения зоны обслуживания либо объема выполняемых работ в форме соответствующего письменного заявления, работодатель — посредством издания приказа (распоряжения).

Положение о замещении работников

Под замещением понимается исполнение одним работником должностных обязанностей другого работника, отсутствующего, к примеру, по причине временной нетрудоспособности, командировки или отпуска. Когда отсутствие работника достаточно длительное, для исполнения его обязанностей может привлекаться работник со стороны. Например, в период нахождения основного работника в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 лет. В таком случае работодатель вправе заключить с новым работником срочный трудовой договор (ст. 59 ТК РФ). В иных случаях для исполнения обязанностей временного отсутствующего работника работодатель обычно привлекает кого-то из числа своих же работников. Важно при этом различать замещение и совмещение. Замещение предполагает, что работник, исполняющий обязанности отсутствующего работника, временно освобождается от своих собственных обязанностей (72.2 ТК РФ). А при совмещении должностей работник трудится за двоих: за себя и за коллегу, которого нет на рабочем месте (ст. 60.2 ТК РФ).

А должен ли работодатель утверждать Положение о замещении работников?

Об особенностях замещения временно отсутствующего работника

В общем случае работник может быть временно переведен на другую работу у того же работодатель на срок до 1 года. А когда такой перевод производится для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохранено рабочее место, — до выхода такого работника на работу. В любом случае такой перевод возможен по соглашению сторон, заключаемому в письменной форме.

Необходимо иметь в виду, что если по окончании срока перевода работнику не была предоставлена его прежняя работа, а такой работник и не требовал ее предоставления и продолжал работать, то считается, что соглашение о временном характере перевода утрачивает силу, а сам перевод считается постоянным (ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ).

Важно также учитывать, что если необходимость замещения временно отсутствующего работника была вызвана чрезвычайными обстоятельствами, то перевод работника на не обусловленную трудовым договором работу для замещения временно отсутствующего работника возможен без согласия такого работника на срок до 1 месяца. Но это касается случая, когда временная работа требует такую же или более высокую квалификацию. Для перевода на работу, требующую более низкой квалификации, потребуется письменное согласие работника (ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ). Под чрезвычайными обстоятельствами в данном случае понимаются катастрофа природного или техногенного характера, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, голод, землетрясение, эпидемия или эпизоотия, а также любые исключительные случаи, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части (ч. 2 ст. 72.2 ТК РФ).

Законодательство не обязывает работодателя утверждать какое-либо положение о замещении должностей. Работодатель может руководствоваться общим порядком, предусмотренным ТК РФ. Однако с учетом специфики своей деятельности и в целях уточнения отдельных вопросов при замещении работников, такое положение может разрабатываться. При этом оно может утверждаться в отношении отдельных структурных подразделений работодателя, предусматривать порядок замещения и особенности его оплаты. Напомним, что порядок оплаты при замещении определен только для чрезвычайных случаев. Указывается, что оплата труда производится по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе (ч. 4 ст. 72.2 ТК РФ). В иных случаях замещения порядок оплаты согласовывается сторонами и может быть определен Положением о порядке временного замещения.

Положение о замещении утверждается руководителем организации. С Положением необходимо ознакомить работников под роспись (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Приведем пример Положения о замещении работников в организации.

Обращаем внимание, что наличие утвержденного Положения о замещении работников не освобождает работодателя от необходимости заключать с замещающими работниками дополнительное соглашение к трудовому договору и знакомить их с новыми должностными инструкциями. Конечно, это не касается случая, когда обязанность замещения была предусмотрена в трудовом договоре работника изначально, а с объемом своих обязанностей и обязанностей по замещению он был ознакомлен еще при трудоустройстве.

Когда может возникнуть необходимость замещения сотрудника

Один сотрудник предприятия может взять на себя выполнение обязанностей другого в случае, если последний временно отсутствует на рабочем месте. Причин для отсутствия может быть несколько: работник ушел в отпуск (ежегодный, дополнительный), заболел (больничный оформлен листом нетрудоспособности), отсутствует на работе по личным причинам (отпуск без сохранения среднего заработка), т.п.

В случае отсутствия работника, работодатель вправе распределить его трудовые обязанности между остальными сотрудниками подразделения.

Если речь идет о небольшом подразделении с двумя-тремя сотрудниками, то распределение между ними должностных обязанностей отсутствующего является нецелесообразным, в связи с высокой трудовой нагрузкой. В таком случае работодатель оформляет замещение временно отсутствующего работника.

Согласно данной процедуре, один из работающих сотрудников полностью выполняет обязанности отсутствующего (на время отпуска, больничного, т.д.), в то время как выполнение его функций приостанавливается или передается на третьего работника. Замещать отсутствующего сотрудника может как работник внутри отдела, так и сотрудник другого подразделения компании. Читайте также статью: → «Порядок замещения работника на время отпуска».

★ Сборник-справочник всех кадровых документов
(бланки и документы в формате word)
куплено > 1200 книг

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

★ Авторский курс “Автоматизация кадрового учета с помощью 1С Предприятие 8”
(более 30 пошаговых видео-уроков для начинающих с инструкциями)
куплено > 2000 практических курсов

Законодательная база для оформления

Процедура оформления замещения отсутствующего работника регулируется трудовым законодательством. Обобщенная информация о действующих законодательных актах – в таблице ниже.

№ п/п Нормативный документ Описание
1 ТК РФ, ст. 72.2 Положения трудового законодательства устанавливают порядок перевода сотрудника на замещаемую должность. Согласно документу, замещение отсутствующего осуществляется при обоюдном согласии сторон (работника и работодателя). Также актом ограничены сроки перевода на замещаемую должность (до 1 года).
2 ТК РФ, ст. 60.2 В рамках ТК РФ за работодателем закрепляется право переводить сотрудника на совмещение должностей. Согласно процедуры, работник совмещает свои трудовые функции и обязанности временно отсутствующего сотрудника.
3 ТК РФ, ст. 151 Работник, заменяющий временно отсутствующего сотрудника, вправе претендовать на дополнительную оплату труда. Порядок назначения и сумма доплаты устанавливается работодателем в соответствии с внутренними нормативными документами компании.
4 Постановление Росстата №1 от 05.01.04 Документ регулирует порядок составления приказа о замещении временно отсутствующего сотрудника. Согласно Постановлению, работодатель может использовать форму приказа (Т-5 или Т-5а). Отметим, что применение унифицированной формы не является обязательным и остается на усмотрение компании.
★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Замещение временно отсутствующего работника

В случае производственной необходимости, при отсутствии одного из работников (отпуск, больничный, т.п.), работодатель может возложить на другого сотрудника компании выполнение обязанностей отсутствующего. При этом работник на замещении не выполняет свои основные должностные функции, а полностью замещает обязанности отсутствующего. Читайте также статью: → «Замещение на время больничного и особенности оформления».

Процедура и документы

При оформлении замещения временно отсутствующего сотрудника, работодателю следует придерживаться следующего алгоритма:

Шаг 1. Согласование замещения. Работодатель вправе временно перевести сотрудника на замещаемую должность только при его согласии. Получить согласование от работника необходимо в письменном виде, которое, как правило, оформляется в виде заявления. Документ составляется в свободной форме, с указанием следующей информации:

  • период замещения (дата начала и окончания, количество дней);
  • ФИО должность отсутствующего сотрудника;
  • порядок доплаты (указывается в соответствии с внутренними нормативными документами фирмы);
  • основание для замещения (номер и дата приказа об отпуске, листка нетрудоспособности, т.п.).

Также в заявлении должны быть отражены обязательные реквизиты:

  • наименование компании;
  • ФИО и должность руководителя, на имя которого составляется заявление;
  • ФИО и должность заявителя;
  • дата составления документа.

После оформления заявления, сотрудник подписывает документ и передает на согласование руководителю.

Шаг 2. Издание приказа. Заявление на замещение, подписанное работником и согласование руководителем, передается в отдел кадров для издания соответствующего приказа. Компания может применять утвержденный бланк приказа Т-5, либо иную форму, разработанную специально для использования внутри фирмы. Читайте также статью: → «Перевод во время больничного: особенности оформления».

В тексте документа должна быть отражена следующая информация:

  • данные компании;
  • дата и номер документа;
  • информация о сотрудниках (ФИО и должности замещающего и замещаемого);
  • период замещения (в том числе количество дней);
  • порядок доплаты;
  • основание для составления приказа (номер и дата заявления работника).

Документ вступает в силу после его подписания руководителем. Приказ не является основанием для изменения табеля рабочего времени, то есть какие-либо отметки, отражающие факт замещения, в табеле не отражаются.

Шаг 3. Доплата сотруднику за замещение. Сумма доплаты, выплачиваемой сотруднику по факту замещения, устанавливается в соответствии с внутренними нормативными нормами и трудовым договором. Размер доплаты может быть рассчитан исходя из оклада замещаемого сотрудника, либо устанавливаться в фиксированной сумме, независимо от должности временно отсутствующего сотрудника и работника, его замещающего.

Основание для расчета суммы доплаты отражается в приказе на замещение (номер и дата трудового договора, с указанием соответствующего пункта). Выплата дополнительного вознаграждения осуществляется в соответствии с утвержденными нормами (например, Порядок оплаты труда). В общем порядке, сумма доплаты перечисляется сотруднику в день выплаты зарплаты за прошедший месяц.

Перевод на замещение без согласия работника

В исключительных случаях работодатель вправе обязать сотрудника выполнять обязанности отсутствующего без его письменного согласия. Речь идет о чрезвычайных и форс – мажорных ситуациях, а именно:

  • природные, экологические, техногенные катастрофы;
  • эпидемии, голод;
  • землетрясения, наводнения;
  • аварии на производстве.

Полный перечень чрезвычайных ситуаций, при которых работодатель может перевести сотрудника на временно замещаемую должность, приведен в ТК (ст. 72.2).

Для чего нужно писать заявление

Стремление к выполнению функций отсутствующего на рабочем месте человека вполне объяснимо – оно дает возможность дополнительного заработка. Кроме того, временно осуществляя обязанности своего коллеги, сотрудник имеет возможность продемонстрировать начальству какие-то новые навыки и умения, заслужить дополнительные бонусы.

Однако просто так приступить к исполнению трудовых задач другого лица нельзя – первым делом необходимо написать соответствующее заявление. Оно послужит свидетельством того, что работник замещает своего коллегу добровольно.
Устные договоренности, которые порой встречаются в организациях, неправомерны.

Устные договоренности, которые порой встречаются в организациях, неправомерны.

В случае возникновения разногласий и спорных ситуаций между работодателем и подчиненным именно заявление послужит доказательством того, что замещение происходило в рамках закона.

В случае возникновения разногласий и спорных ситуаций между работодателем и подчиненным именно заявление послужит доказательством того, что замещение происходило в рамках закона.

Особенности формирования заявления, общие моменты

В случае, если перед вами встала задача по составлению заявления на замещение коллеги на время его отпуска, а вы не знаете, как грамотно это сделать, прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите пример – на его основе у вас без труда получиться сформировать собственный документ

Для начала – общая информация, которая имеет отношение ко всем подобного рода бумагам.

  1. На сегодня стандартного, унифицированного образца заявления на замещение нет, поэтому писать его разрешается в свободной форме. Также можно сделать его по типу разработанного и утвержденного внутри фирмы шаблона документа.
  2. Для заявления подойдет как обычный лист бумаги любого удобного формата (предпочтительно А4 или А5) или фирменный бланк (обычно, если такое требование устанавливается внутри предприятия). Заявление допускается набирать на компьютере, но с обязательным последующим распечатыванием, либо же писать собственноручно – в случае необходимости доказать его подлинность это сыграет свою роль.
  3. Бланк следует делать в двух одинаковых экземплярах, один из которых нужно передать работодателю, второй – оставить у себя, предварительно заручившись на нем отметкой о вручении копии представителю организации.
  4. По своему составу заявление должно отвечать некоторым нормам делопроизводства, а по тексту содержать ряд определенных сведений. К последним можно отнести:
    • должность, ФИО руководителя;
    • наименование компании;
    • должность и ФИО работника;
    • должность и ФИО замещаемого работника;
    • период, на который это замещение происходит.

Остальную информацию можно вносить в зависимости от индивидуальных обстоятельств.

Бланк должен быть подписан заявителем – без его автографа он не обретет законного статуса и датирован.

Расширение обязанностей или совмещение

Если один работник уходит в отпуск, то другому могут поручить выполнять его обязанности, не освобождая его от основной работы. Эта работа может соответствовать его должности или нет (ст. 60.2 ТК РФ).

Если дополнительная работа схожа с работой работника — это расширение обязанностей, если нет — совмещение.

Обязать работника выполнять дополнительную работу принудительно нельзя. Работник должен дать на это письменное согласие.

Доплата за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника оговаривается в дополнительном соглашении и может производиться за фактическую выполненную работу или рассчитываться пропорционально отработанному времени (ст. 151 ТК РФ). В приказе о совмещении необходимо указать, как оплачивается замещение на время отпуска и срок, на который оно оформляется.

Каждая из сторон трудовых отношений может их досрочно прекратить. Для этого инициатор расторжения должен за 3 рабочих дня предупредить об этом противоположную сторону в письменной форме.

Как правильно составить приказ о совмещении, читайте в статье «Приказ о совмещении должностей — образец на 2019 год».

Но может случиться так, что доплату за отсутствующего работника никто не получает. Это происходит, когда работник замещает коллегу со схожими трудовыми функциями и в его должностной инструкции четко оговорены замещения такого рода. В этом случае письменное согласие работника также не требуется.

На что нужно обратить внимание при привлечении к совместительству работников своей организации, читайте в статье «Оформление совмещения должностей в одной организации».

Пример

ООО «Кукушка». В январе кассир уходит в отпуск на 14 календарных дней (10 рабочих дней). На время его отпуска его обязанности согласился выполнять второй бухгалтер.

Издается приказ о совмещении должностей. В нем указывается, что доплата за совмещение будет рассчитываться пропорционально отработанному времени.

Оклад бухгалтера равен 20 000 руб.

Оклад кассира равен 17 000 руб.

Рассчитываем размер оплаты одного рабочего дня: 17 000 руб. / 17 дн. (количество рабочих дней в январе) = 1000 руб.

Размер доплаты за 10 рабочих дней составил: 10 дн. × 1000 руб. = 10 000 руб.

Итого, в январе бухгалтер получит зарплату: 20 000 руб. + 10 000 руб. = 30 000 руб.

С этой суммы необходимо удержать НДФЛ (13%) и заплатить взносы.

Выполнение и оплата временного перевода

Случается, что совмещение выполнить невозможно. В этой ситуации работодатель имеет право освободить работника от его текущих обязанностей и перевести его на рабочее место отпускника. Срок перевода соответствует сроку отпуска отсутствующего работника (ст. 72.2 ТК РФ).

Перевод возможен только с письменного согласия работника. В дополнительном соглашении к трудовому договору указывают условия перевода. После этого издается приказ о переводе.

На что обратить внимание при его составлении, вы узнаете из статьи «Приказ о переводе работника на другую должность – образец».

После оформления перевода для работника это рабочее место становится основным, и, следовательно, он должен пройти весь инструктаж, как и остальные работники.

В трудовой книжке перевод и возврат на основное место работы никак не отражают.

Доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника происходит в размере, указанном в дополнительном соглашении.

По возвращении на работу основного работника необходимо направить замещающему работнику уведомление об окончании срока перевода и составить приказ о прекращении исполнения обязанностей временно отсутствующего работника.

В случае если срок перевода истек, а работнику не предоставлена возможность вернуться на основную работу и он не потребовал своего восстановления на ней, то соглашение о временном переходе теряет силу. Временная работа становится основной.

Как оформляется и оплачивается совместительство

Если расширение трудовых обязанностей невозможно, работодатель может оформить совместительство (ст. 60.1 ТК РФ).

Совместительство — это выполнение дополнительных обязанностей в свободное от основной работы время. Но это время нормировано и не должно превышать половины месячной нормы рабочего времени. Следить за тем, чтобы эта норма не была превышена, — обязанность работодателя. Все остальные функции остаются неизменными (ст. 282, 284 ТК РФ). Внутреннее совместительство оформляют заключением отдельного трудового договора.

Подробнее о внешнем совместительстве читайте в статье «Как правильно оформить внешнее совместительство?».

Оплата труда совместителей может производиться пропорционально отработанному времени или за фактически выполненный объем работ. Это должно быть отражено в трудовом договоре.

Пример

В магазине «Лукошко» в феврале кассир ушел в отпуск на 14 календарных дней (10 рабочих дней). На время его отпуска на его место оформили совместителя.

Оклад по совмещаемой должности равен 15 120 руб.

Рассчитываем размер оплаты одного рабочего дня: 15 120 руб. × 50% / 18 дн. (количество рабочих дней в феврале) = 420 руб.

Размер оплаты 10 рабочих дней составил: 10 дн. × 420 руб. = 4200 руб.

С этой суммы необходимо удержать НДФЛ (13%) и заплатить налоги в фонды (30%).

Виды замещения

Чаще всего для замещения временно отсутствующего персонала используют три пути:

  • временный перевод на другую работу;
  • совмещение должностей/профессий;
  • увеличение объема работ или расширение зоны обслуживания.

Рассмотрим каждый из этих вариантов более подробно.

При временном переводе сотрудник переводится на работу по другой должности или профессии. Обязанности по своему трудовому договору человек при этом не исполняет. Например, на время отсутствия начальника гаража на его позицию переводится один из механиков.

Временное совмещение — это выполнение в течение рабочего дня наряду со своими обязанностями, определенными трудовым договором, дополнительной работы по другой должности или профессии. Так, отправив в отпуск кассира, вы можете поручить выполнение его обязанностей в порядке совмещения бухгалтеру.

При увеличении объема работ или расширении зоны обслуживания работнику поручается в течение рабочего дня наряду с его работой осуществлять дополнительную деятельность по этой же профессии (должности). Например, если у вас имеются три наладчика, то на время отсутствия одного из них вы можете возложить исполнение его обязанностей на двух оставшихся.

На что обратить внимание

Часто возникает вопрос: кто кого может замещать? Ответа на него законодательство не содержит, поэтому в каждом случае следует исходить из интересов и специфики вашей деятельности и квалификации персонала. Например, в небольшой фирме на время отпуска вполне может директор замещать кадры — доплата за совмещение в этом случае ему также должна быть установлена. А сможет ли секретарь исполнять обязанности начальника отдела — зависит от квалификации как секретаря, так и начальника.

В любом случае для возложения на человека обязанностей отсутствующего работника необходимо его письменное согласие. Работодатель должен издать соответствующий приказ, в котором указать:

  • срок замещения;
  • Ф.И.О. и должность сотрудника;
  • юридически значимое действие (перевод, возложение обязанностей в порядке совмещения и т.п.);
  • размер оплаты;
  • согласие работника.

Такой приказ необходим как для правильного начисления оплаты и отнесения ее на себестоимость, так и для возможности привлечения работника к ответственности за ненадлежащее исполнение возложенных обязанностей.

Имейте в виду, что во всех вышеупомянутых случаях размер доплаты законом не определен и устанавливается по соглашению сторон. На практике размер доплаты за исполнение обязанностей отсутствующего работника составляет обычно от 10 до 50 процентов его заработной платы, но иногда замещающий сотрудник требует, чтобы ему доплачивали чуть ли не 100%. В целях исключения разногласий рекомендуем оговорить этот вопрос в локальном нормативном акте — например, в Положении об оплате труда.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *