Юридическую силу документу придает

Юридическая сила документов

Состав реквизитов, придающих документам юридическую силу.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

  • · юридическую силу документов;
  • · оперативное и качественное составление и исполнение документов;
  • · организацию быстрого поиска документов;
  • · более активное использование компьютера при составлении документов.

Любой документ состоит из ряда составляющих его документов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит “1 — государственный герб”. Он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставляется такое право. Реквизит “3 — изображение наград” также не используется при разработке бланка фирмы.

К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся:

  • 2 — эмблема организации;
  • 7 — наименование организации;
  • 9 — индекс предприятия связи, почтовый индекс, телефон, факс, номер расчетного счета в банке;
  • 10 — название вида документа;
  • 11 — дата;
  • 12 — индекс (номер) документа;
  • 13 — ссылка на индекс и дату входящего документа;
  • 15 — гриф ограничения доступа к документу;
  • 16 — адресат;
  • 17 — гриф утверждения;
  • 18 — резолюция;
  • 19 — заголовок к тексту;
  • 20 — отметка о контроле;
  • 21 — текст;
  • 22 — отметка о наличии приложений;
  • 23 — подпись;
  • 25 — визы;
  • 26 — печать;
  • 27 — отметка о заверении копии;
  • 28 — фамилия исполнителя и номер его телефона;
  • 29 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
  • 31 — отметка о поступлении.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

  • · заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);
  • · основную часть (реквизиты “текст” и “приложения”);
  • · оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

Удостоверение документов. Правила оформления реквизитов, входящих в его состав.

На организационно-распорядительном документе обязательно должна быть подпись должностного лица (подписи, если документ разрабатывался и издавался несколькими должностными лицами).

Наличие необходимых подписей напрямую связано с тем вопросом, имеет или не имеет документ юридическую силу.

Лицо, поставившее подпись на документе, несет ответственность за его содержание.

Какие документы уполномочено подписывать то или иное должностное лицо, устанавливается внутренними актами предприятия (например, уставами, положениями, приказами и т. п.). Так, от имени предприятия документы подписывает его руководитель. Приказы и положения, регламентирующие деятельность структурных подразделений предприятия, могут быть подписаны руководителями этих подразделений. По ряду отдельных специфических вопросов право подписи могут иметь и другие сотрудники предприятия. Исчерпывающий круг таких вопросов необходимо отразить в инструкции по делопроизводству или в иных подобных документах.

В зависимости от вида документов на них может стоять одна подпись или две и более.

Гриф «Утверждено» («Утверждаю») это своеобразное подтверждение важности и актуальности составленного и подписанного документа, а также своеобразная санкция на действие этого документа в отношении определенного круга работников, должностных лиц, подразделений предприятия.

Ряд документов обретает юридическую силу только после того, как их утвердят руководители или должностные лица предприятия, в компетенцию которых входит решение тех или иных вопросов.

Обязательному утверждению подлежат:

  • · уставы;
  • · положения о представительствах, филиалах и структурных подразделениях предприятия;
  • · структура, штатная численность и штатное расписание;
  • · акты проверок, ревизий, приемки-сдачи материальных ценностей;
  • · должностные инструкции;
  • · правила внутреннего трудового распорядка;
  • · сметы;
  • · расценки на проведение работ и оказание услуг и др.

Исходя из специфики своей деятельности, предприятие должно разработать перечень документов, подлежащих утверждению, и круг должностных лиц, имеющих право утверждать эти документы.

На большинстве документов, издающихся на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих документах:

  • · отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.);
  • · удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности);
  • · фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.

Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они имеют юридическую силу только при наличии ее оттиска.

Руководителям предприятия рекомендуется разработать и утвердить перечень документов, на которых обязательно должен быть оттиск печати.

Если в документе отсутствует какой-либо юридически значимый реквизит, то он не имеет юридической силы и работники предприятия вправе отказаться выполнять предписания этого документа.

Юридическая сила копий документов.

Достаточно часто предприятиям приходится делать копии документов, например, когда велика вероятность утраты подлинника или необходимо представить один документ в разные учреждения.

В каких случаях копия имеет юридическую силу оригинала?

Копия должна в точности повторять текст и оформление оригинала.

Заверить копию документа, изданного самим предприятием, может руководитель этого предприятия или уполномоченный на это сотрудник, например начальник отдела кадров или заведующий канцелярией. Исключением являются копии таких документов, как, например, устав организаций. Копия устава заверяется нотариусом.

Пока нет однозначного ответа на вопрос о том, имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсу. Некоторые отечественные и зарубежные предприятия признают законность телефаксной копии и принимают ее к исполнению. Однако, на наш взгляд, достоверность таких копий далеко не всегда можно считать очевидной и полной. В принципе телефаксное сообщение это лишь копия документа, равноценная копии, изготовленной на ксероксе.

Факс целесообразно использовать для отправки и получения документов, не связанных с возникновением для предприятия правовых последствий (информационных, рекламных и т.п.).24

Реквизиты, которые придают документу юридическую силу

Обязательный состав реквизитов, который придает создаваемым документам юридическую силу:

  1. Автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы). Альтернативой может быть печать документа на фирменном бланке. На некоторых документах дополнительно указывается город, в котором данный документ был издан.
  2. Название документа (приказ, положение и т.д.).
  3. Дата создания документа, его утверждения, вступления в силу.
  4. Регистрационный индекс (номер) данного документа в соответствии с принятой в компании системой регистрации.
  5. Текст (содержание), по сути точно соответствующий его названию.
  6. Подпись руководителя организации или уполномоченного им ответственного лица. Подпись руководителя может быть проставлена в нескольких видах, в частности:

6.1. Прямая подпись (как под приказами в унифицированных формах — с указанием должности, расшифровки подписи и самой подписи).

6.2. Прямой гриф утверждения за подписью руководителя (или уполномоченного на то должностного лица) данной организации. Гриф утверждения проставляется на верхней заголовочной части документа с правой стороны.

Пример 1.

————¬ Утверждаю
¦ Печать ¦ Генеральный директор
¦ООО «Синяя¦ Кузечкин А.Л.
¦ птица» ¦ ———¬
L———— ¦Подпись¦ 26.04.2007
L———

6.3. Косвенный гриф утверждения, опосредованный, например, через утверждение приказом. Такой гриф проставляется, как правило, также на верхней заголовочной части документа с правой стороны (как в унифицированной форме Т-3 — Штатном расписании).

Пример 2.

Утверждено
Приказом от 12.02.2003 N 23
————¬
¦ Печать ¦
¦ООО «Синяя¦
¦ птица» ¦
L————

6.4. В виде резолюции руководителя, например, на заявлении работника. Резолюция обязательно должна содержать четыре составные части: получатель резолюции, само распорядительное действие или указание, подпись руководителя и дата простановки резолюции. Резолюция проставляется, как правило, от руки в любом свободном месте документа, но обычно в верхней его части.

Пример 3.

Отделу кадров
В приказ
———¬
¦Подпись¦
L———
26.04.2007

  1. Визы согласования для тех видов документов, которые без таких виз не будут иметь полной юридической силы. Например, визы согласования с первичным профсоюзным органом, учет мнения представительного органа, согласование с юристом, с главным бухгалтером и т.д. Документы, требующие согласования, определяются требованиями текущего законодательства, унифицированными формами и внутренними локальными нормативными актами самой организации, в частности инструкцией по делопроизводству или положениями по отделам и т.д. (в случае их наличия). Виза согласования может быть в следующих видах:

7.1. Указание на документ, который подтверждает согласование (унифицированная форма Т-7). Гриф согласования проставляется, как правило, в нижней оформляющей части с левой стороны.

Пример 4.

Мнение выборного профсоюзного органа

от 8 мая 2007 г. N 12 учтено

7.2. Указание формулировки, подтверждающей согласование, должность лица или лиц, с которыми производилось согласование, подпись/подписи, их расшифровки и даты согласования. Виза согласования проставляется, как правило, в нижней оформляющей части документа либо на любом свободном месте.

Пример 5.

Не возражаю
Руководитель отдела
Иванов И.П.
———¬
¦Подпись¦
L———
08.05.2007

  1. Визы ознакомления должны стоять под всеми кадровыми приказами и другими документами, которые по сути своей должны быть донесены до определенного круга работников. Данный реквизит включает в себя также собственноручное проставление даты ознакомления сотрудниками под подписываемым документом. Виза ознакомления проставляется в нижней оформляющей части документа по центру или с левой стороны.

Пример 6.

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен
———¬
¦Подпись¦
L———
10 мая 2007 г.

Унифицированные формы, разработанные Госкомстатом, построены с учетом придания документам юридической силы и содержат все указанные реквизиты (хотя есть и исключения, например личная карточка работника — унифицированная форма Т-2 не содержит регистрационного номера, так как данные документы хранятся не по хронологии, а по алфавиту).

Пример всех указанных реквизитов на унифицированной форме приведен ниже на примере унифицированной формы Т-6 — Приказ на отпуск.

Пример 7.

Унифицированная форма N Т-6
———-¬ ———————-¬ ———¬
¦Авторство¦ ¦Регистрационный номер¦ ¦ Код ¦
L—-T—— L————T———- +——-+
¦/ ¦ Форма по ОКУД ¦0301005¦
ООО «Смоленсктрансстрой» ¦ +——-+
——————————————¦—— по ОКПО ¦3849094¦
наименование организации ¦ L———
——————-¬ ¦/
¦Название документа+———¬ ——-+—T————¬
L——————- ¦ ¦ Номер ¦ Дата ¦
¦ ¦документа¦составления¦
————————¬ ¦ +———+————+ ——¬
¦Текст, соответствующий¦ ¦ ¦ 123 ¦ 12.06.2006¦<—+Дата¦
¦ названию ¦ L—> ПРИКАЗ L———+———— L——
LT———————- (распоряжение)
¦ о предоставлении отпуска работнику
¦
¦ — —————-¬
¦ ¦ Предоставить отпуск ¦Табельный номер¦

¦ ¦ ¦—————¦
¦ ¦ Смирновой Ольге Викторовне ¦ 142 ¦
¦ ¦ ————————————————-L—————-
¦ ¦ фамилия, имя, отчество
¦ ¦ Отдел реализации
¦ ¦ ——————————————————————
¦ ¦ структурное подразделение
¦ ¦ Менеджер
¦ ¦ ——————————————————————
¦ ¦ должность (специальность, профессия)
¦ ¦ 02 октября 05 01 октября 06
¦ ¦ за период работы с «—» ——— 20— г. по «—» ——— 20— г.
¦ ¦
¦ ¦ А. ежегодный основной —————¬ календарных
¦ ¦ оплачиваемый отпуск на ¦ 28 ¦ дней
¦ ¦ L—————
¦ ¦ 01 июля 06 28 июля 06
L-> < с «—» ——— 20— г. по «—» ———- 20— г.
¦
¦ и (или)
¦
¦ Б. _______________________________________________________________
¦ ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный,
¦ без сохранения заработной платы и другие (указать)
¦
¦ на —————¬ календарных
¦ ¦ ¦ дней
¦ L—————
¦
¦ с «__» _________ 20__ г. по «__» __________ 20__ г.
¦
¦ В. Всего отпуск на —————¬ календарных ————-¬
¦ ¦ 28 ¦ дней ¦ Подпись ¦
¦ L————— ¦руководителя¦
¦ 01 июля 06 28 июля 06 L——T——
¦ с «—» ——— 20— г. по «—» ———- 20— г. ¦
L ——————
Генеральный ¦/
директор Подпись Иванов О.Т.
Руководитель организации ———— ——— ——————-
должность личная расшифровка подписи
подпись
С приказом (распоряжением) Подпись 13 июня 06
работник ознакомлен —————— «—» ——— 20— г.
личная подпись /¦
/¦ ¦
——+—-¬ ———+———¬
¦ Подпись ¦ ¦Собственноручная¦
¦работника¦ ¦простановка даты¦
L———- L——————

Придание юридической силы документам внутренней переписки

Внутренняя переписка в организации решает следующие задачи:

  1. Письменно выражает и документирует мнение, просьбу, предложение одной из сторон, работодателя или работника, или носит характер информирования другой стороны.
  2. Является неотъемлемым звеном в процедуре расторжения трудового договора, перевода работников, оформления отпуска и других кадровых процедур.
  3. Служит необходимым документальным доказательством при рассмотрении трудового спора.

Для того чтобы внутренняя переписка выполняла все вышеперечисленные задачи, необходимо соблюсти следующие условия:

  1. Документ должен быть правильно оформлен, с наличием всех необходимых для него реквизитов.
  2. Документ должен иметь регистрационный номер по журналу учета входящей и исходящей документации.
  3. На данный документ должен быть дан официальный ответ стороны-получателя. Например, в виде резолюции.
  4. Документ должен храниться с учетом установленных архивных требований.

Наиболее часто работник ведет внутреннюю переписку с помощью заявлений, служебных и докладных записок, а работодатель — в виде уведомлений. Документы внутренней переписки оформляются, если нужно обмениваться официальными сообщениями не только между работниками, но и также между начальниками подразделений и работниками, начальниками одних подразделений и других и т.д.

В настоящее время большая часть этой переписки осуществляется в электронном виде, путем обмена сообщениями по электронной почте. С такими сообщениями крайне сложно доказать то, что этот электронный документ был создан именно данным работником (даже при установке паролей придется доказывать, что никто, кроме этого конкретного работника, не знал пароль доступа к конкретной электронной почте). Поэтому в случае конфликта или возможного конфликта рекомендуется оформлять документы в бумажном варианте, заверяя своей подписью, и регистрировать через официальное должностное лицо в компании, отвечающее за регистрацию документа.

Можно придать такой переписке юридическую силу, если работник распечатает электронные сообщения, а должностное лицо их зарегистрирует. Кроме этого внутренними документами компании (внутренними локальными нормативными актами) необходимо закрепить в качестве рабочего механизма общения именно такой способ обмена информацией, а также периодичность проверки сообщений.

Рассмотрим общие принципы придания юридической силы документам внутренней переписки — заявлениям и уведомлениям. Эти документы часто являются основным доказательством в трудовых спорах, поэтому грамотная работа с ними чрезвычайно важна для защиты интересов работодателя.

Особенности оформления и придания юридической силы заявлениям

В интересах работодателя, чтобы личные заявления работников были оформлены от руки. Обычно в организациях применяются шаблонные бланки, в которых от руки должны быть заполнены как минимум подпись работника и дата подписания заявления. Часто такое оформление заявлений трактуется при судебном конфликте как факт давления на работника.

В принципе, заявление может быть создано и автоматизированным путем, но тем не менее после этого распечатано и подписано тем лицом, которое данное заявление оформляет.

Желательно, чтобы в заявлении с учетом вышеописанной процедуры придания документам юридической силы были следующие реквизиты:

  1. Название документа — «Заявление».
  2. Адресат — кому направляется заявление, с указанием должности в конкретной организации, Ф.И.О. должностного лица.
  3. Составитель — от кого направляется, с указанием должности и Ф.И.О. работника.
  4. Текст заявления.
  5. Подпись составителя заявления.
  6. Дата составления заявления.
  7. Подписи согласования (чаще всего с руководителем структурного подразделения — при необходимости). Этот реквизит не является обязательным. Поэтому его наличие определяется принципами работы с такими документами в конкретной организации.
  8. Регистрационный номер заявления. Номер присваивается документу согласно журналу входящей документации (или другому журналу, в зависимости от построения системы регистрации в конкретной организации), где указан номер, дата принятия документа и подпись ответственного лица (например, секретаря). Лицо, ответственное за прием данных документов, проставляет номер.
  9. Резолюция лица, которому адресовалось заявление или которое уполномочено решить конкретный вопрос. Резолюция должна содержать собственноручную подпись, дату и распорядительное решение по вопросу заявления с указанием конкретного должностного лица (его фамилии или просто отдела), которому направляется это распоряжение, и (при необходимости) даты, к которой надо выполнить указанное в резолюции распоряжение.
  10. После того как на основании этого заявления будут осуществлены кадровые процедуры, на нем могут быть сделаны отметки об исполнении распоряжения руководителя (см. пример 8). Они проставляются, как правило, в нижней оформляющей части документа слева или в любом свободном месте.
  11. Могут быть отметки номера дела, в которое отправлено данное заявление.

Приведем пример заявления с наличием в нем всех необходимых реквизитов.

Пример 8.

Издан приказ от 10 мая 2007 г. N 55
———¬
¦Подпись¦ Н.А. Глухов
L———
11 мая 2007 г.

Пример 9.

Отделу кадров Генеральному директору
В приказ ООО «Центр Профессионального Развития»
уволить 01.07.2007 Д.И. Кофанову
———¬ от В.А. Красовского
¦Подпись¦
L———
20.06.2007
Заявление
Прошу уволить меня 1 июля 2007 г. по собственному желанию в связи
с болезнью.
———¬ В.А. Красовский
18 июня 2007 г. ¦Подпись¦
L———
Не возражаю
Финансовый директор
———¬
¦Подпись¦ И.Л. Никитина
L———
19.06.2007
Издан приказ
N 14 от «22» июня 2007 г.
В дело 03-16
Делопроизводитель N 165 от 19.06.2007
———¬ Секретарь Куницына
¦Подпись¦ Петрова ———¬
L——— ¦Подпись¦
04.07.2007 L———

Особенности оформления и придания юридической силы уведомлениям

Работодатель пишет уведомления для того, чтобы о чем-то проинформировать работника. Например, чтобы предупредить его о предполагаемом сокращении штатов (ст. 180 ТК РФ), о предстоящем очередном ежегодном отпуске согласно графику отпусков компании (ст. 123 ТК РФ), о предстоящем изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ), о том, что срочный трудовой договор с работником прекращается (ст. 79 ТК РФ), и др.

Официальные уведомления для соблюдения процедуры, предусмотренной трудовым законодательством, необходимо оформлять только в бумажном варианте, так как эти документы будут являться подтверждением соблюдения установленного порядка и работник подтверждает факт получения данного уведомления, как правило, на самом же документе.

В Трудовом кодексе РФ мы находим много норм, содержащих требование именно письменной формы уведомления, например ст. ст. 74, 79, 123, 180 и др.

Во всех этих случаях и иных случаях работодателю необходимо будет подтвердить факт уведомления сотрудника за определенный срок, который отвечает требованиям трудового законодательства. Поэтому такие уведомления вручаются работнику под личную подпись. И самым главным при вручении уведомления является не столько простановка подписи работником, сколько именно указание даты получения такого уведомления.

Уведомление имеет все те же реквизиты, которые должны быть на любом кадровом документе.

Пример 10.

ООО «Северные аэролинии»

Уведомление

N 12 от 12.07.2006

Специалисту по координации поставок

Дролову А.Т.

О предполагаемом сокращении штатов

Довожу до вашего сведения, что 10.07.2006 было утверждено новое штатное расписание N 18, которое будет введено в действие 15.09.2006.

Согласно штатному расписанию ваша должность специалиста по координации поставок отдела реализации будет сокращена.

В связи с предполагаемым сокращением должностной позиции специалиста по координации поставок предлагаем вам рассмотреть имеющиеся в настоящий момент времени в компании вакансии, которые подходят вам по уровню квалификации:

  1. Логист.
  2. Менеджер по поставкам хозяйственного отдела.
  3. Специалист по статистике.

С должностными обязанностями и условиями работы на данных должностных позициях вы можете быть ознакомлены подробно в службе персонала (кабинет 304).

В случае вашего согласия на перевод на одну из предложенных вакансий просим вас подать в службу персонала соответствующее заявление.

Если ни одна из предлагаемых должностей вам не подойдет, то 15.09.2006 трудовой договор с вами будет расторгнут по сокращению штатов согласно п. 2 ст. 81 Трудового кодекса РФ с выплатой выходного пособия в размере, установленном в ст. 178 Трудового кодекса РФ.

Генеральный директор ———¬ А.Д. Иващенко
С уведомлением ознакомлен: ¦Подпись¦
———¬ L———
¦Подпись¦
L———
—————— А.Т. Дролов
«13» июля 2006 г.

Система регистрации документов внутренней переписки

Работодателю будет легче защищаться в случае трудового конфликта (в том числе судебного), если в организации грамотно построена система регистрации документов. Система регистрации в компании необходима для:

  • учета наличия документов и отслеживания их движения;
  • придания юридической силы документам компании;
  • оптимальной организации внутреннего документооборота на предприятии;
  • защиты интересов работодателя в случае судебного конфликта. В данном случае журнальная система регистрации подтвердит факт создания документа в определенную дату.

Количество журналов (книг учета), которые необходимо вести, напрямую зависит от особенностей деятельности организации. Для того чтобы журналы (книги) учета выполняли не только функцию регистрации документов, но и могли в случае конфликта послужить доказательством того, что документ действительно был создан в определенный период времени и не мог быть вписан позднее, рекомендуется соблюдать следующие правила оформления данных журналов.

Журналы должны:

  • иметь твердую обложку (для соблюдения сроков хранения);
  • иметь клеевой переплет (для доказательства невозможности или затруднительности удаления листа или добавления листа в существующий журнал);
  • иметь пронумерованные страницы от начала до конца;
  • быть прошиты;
  • содержать заверительную запись. Она состоит из указания названия журнала, количества прошитых, пронумерованных страниц (цифрами и прописью), должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации и даты оформления журнала. Заверительная подпись проставляется на задней обложке журнала извне или снаружи нее.

Пример 11.

В журнале учета заявлений
Прошито и пронумеровано 120 (сто двадцать) листов.
Генеральный директор:
———¬
¦Подпись¦ О.Ж. Смирнов
L——— ————¬
12.05.2006 ¦ Печать ¦
Печать организации ¦организации¦
L————

  • быть удостоверены печатью юридического лица и подписью руководителя организации (за исключением первых двух книг учета трудовых книжек, которые должны быть удостоверены сургучной печатью или пломбой (п. 41 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках»)).

Внутренний вид журналов, в которых можно вести регистрацию документов внутренней переписки, разрабатывается самими организациями, так как унифицированных форм журналов нет. Ниже приводится их примерная форма.

Пример 12.

Копии и дубликаты

Часто документы внутренней переписки передаются должностным лицам в виде копий или дубликатов, в частности если оригинал документа направлен вышестоящему должностному лицу либо подшит в материалы дела, но по документу необходимо принимать какие-то дальнейшие действия.

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки — содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты документа, но необязательно повторяет его форму.

Работник, отвечающий за документы, заверяет копии. Заверение копий оформляется проставлением слова «Верно» или «Копия верна» и указанием подписи, ее расшифровки и даты ответственного лица. Заверительная запись проставляется, как правило, в нижней оформляющей части документа в любом свободном месте.

Пример 14.

Запись верна
Начальник отдела кадров Иванова И.С.
———¬
¦Подпись¦ 4 мая 2007 г.
L———

Если документ представляется в другие организации, на копиях документов (выписках из них) обязательно проставлять печать.

Дубликат — повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника.

Итак, документы внутренней переписки нельзя недооценивать — часто от их правильного оформления и обработки зависит признание законности проведенной процедуры. Но именно с этими документами в настоящее время чаще всего и не умеют обращаться работодатели. Такие бумаги не регистрируются, не учитываются, не согласовываются, что негативно сказывается не только на юридической силе документа, но и на управленческих процедурах, проводимых в компании. Часто из-за этого работодатель не может доказать вину конкретного работника и не может применить законные способы применения дисциплинарного взыскания или расторжения трудового договора с работником. Многие компании начинают строить систему работы с документами уже на своих ошибках, но лучше все-таки предотвращать негативные последствия, чем бороться с их результатом.

Подготовила

В.Митрофанова

Как уменьшить стартовые издержки? об управлении трудовой адаптацией
Стандарты деловой деятельности. Нормативная база документационного обеспечения кадровой службы

Вопрос 9. Юридическая сила документа

Юридическая сила — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридической силы(например, нет подписи или даты). Если же в нем не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведет лишь к определенным трудностям вработе с документом, но не повлияет на его юридическое значение.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются:

наименование организации (должностного лица) — автора документа; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер; гриф утверждения документа; текст; подпись; печать.

Подписьявляется обязательным реквизитом любого документа. Должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя ответственность: за достоверность документа; за все возможные последствия исполнения (введения в действие) документа.

Право подписи предоставляется определенным лицам и может быть закреплено: в уставе предприятия; в положении о предприятии (о структурном подразделении); в инструкции по делопроизводству; в должностной инструкции работника; в приказе о распределении обязанностей.

Документы организации подписывает директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители.

По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, например ведущие специалисты предприятия. Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости — на других экземплярах, например при заключении договора.

Дата документа— один из важнейших реквизитов документа. Отсутствие даты на документе делает его недействительным.

Печать— юридически значимый реквизит иприменяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (или финансовых) документах. Печать свидетельствует: о подлинности документа;

о принадлежности документа к указанной на печати организации. Печать проставляется на документах, издание которых влечет за собой:

какие-либо правовые последствия, например создание, реорганизацию предприятия;

материальные последствия, например передачу материальных ценностей, удостоверение права организации или отдельного лица на что – либо.

Гриф утверждения— некоторые документы приобретают юридическую силу только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом.

Гриф утверждения — это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Обязательному утверждению подлежат: уставы, положения о предприятиях (филиалах); штатные расписания; акты проверок, акты приема-передачи; должностные инструкции; сметы, бизнес-планы, отчеты ит. п.

Регистрационный номерявляется дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия.

Для придания юридической силы электронному документуиспользуется электронная цифровая подпись.

Электронный документ признается юридически значимым только при положительном результате проверки подлинности электронной цифровой подписи.

Электронная цифровая подпись(ЭЦП) — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

ЭЦП в электронном документе равнозначнасобственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении следующих условий:

сертификат ключа подписи, выданный удостоверяющим центром, действует в момент подписания электронного документа; подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

электронная цифровая подпись используется в соответствии ее сведениями, указанными в сертификате ключа подписи. Благодаря этой технологии получается электронный документ: имеющий юридическую силу; подтверждающий авторство документа; подтверждающий отсутствие искажения информации в документе.

Для того чтобы копиябумажного документа имела юридическую силу подлинника,ее необходимо заверить в установленном порядке.

С этой целью проставляется реквизит «отметка о заверении копии»,который содержит: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; его подпись; дату заверения;

печать (для наиболее важных или внешних документов). Заверение проводится самим предприятием или при необходимости нотариусом.

В соответствии с нормативными правовыми актами или по соглашению сторон бумажный документ, имеющий печать, при преобразовании в электронный документ может заверяться электронной цифровой подписью должностного лица. Предприятиям разрешается заверять:

копии документов, представляемых гражданами при приеме на работу, учебу;

копии документов для решения социальных проблем работников. На предприятии копии заверяются: руководителем организации; должностным лицом (начальником отдела кадров).

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *