Выдача под отчет безналичных средств назначение платежа

Как правильно возместить затраты сотруднику

Очень часто сотрудники, по незнанию или каким-либо другим причинам, нарушают последовательность в оформлении документов и могут потратить собственные средства на нужны предприятия не оформив как полагается выдачу.

Важно! В данной ситуации, при нарушении выше указанной последовательности, потраченные личные денежные средства никак не относятся в подотчетным.

Объяснить это можно тем, что в этой ситуации сотрудник действовал от своего имени, нет гарантии, что руководитель посчитает затрату данных средств целесообразной. На деле получается, что работник самолично принял решение, не получив согласия от начальства.

Например, такая история могла возникнуть, когда после длительных переговоров менеджер предложил поужинать клиенту и оплатил поход в ресторан и теперь хочет возмещения затрат. Поэтому прежде чем тратить свои деньги, напишите заявление в бухгалтерию на выдачу подотчета, после чего подтвердите его документально.

Если руководитель одобряет возмещение понесенных затрат, тогда на предприятии должен быть издан приказ или распоряжение о выплате компенсации работнику.

Для того, что бы контролирующие органы не имели повод для претензий, тогда на предприятии издается общий приказ, в котором отражается порядок возмещения подобных затрат. В приказе указывается максимальная сумма, которую подотчетные лица могут потратить, на какие цели, срок, в течении которого будет произведено возмещение затрат.

Важно! Приказ в обязательном порядке заверяется руководителем предприятия, а так же проставляют свою подпись все заинтересованные лица, что свидетельствует, что они ознакомлены с данным приказом.

Действия бухгалтера при получении документов для произведения возмещения затрат сотруднику:

  • Проверить правильность оформления первичных документов, если документы выписаны на имя компании, тогда видно, что работник действительно закупал ценности для нужд предприятия;
  • Оплачивать НДФЛ или нет с перечисленных денежных средств работнику. Так как работник не получил никакой экономической выгоды с полученной компенсации, то и доходом нельзя назвать полученные суммы и НДФЛ уплачивать не нужно;
  • Обязательно оформить данную выплату необходимо расходным кассовым документом.
  • Произвести соответствующие проводки в бухгалтерском учете : при выдаче средств работнику Дт 73 Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кт 50. А проводка Дт 10 (07, 08, 11, 41) Кт 73 фиксирует, что приобретенные ценности приняты к учету.

Читайте также статью: → Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса.

Ответы на распространенные вопросы

1.Вопрос №1:

Уезжаю в командировку, не успеваю получить командировочные в кассе, как быть?

Ответ:

Если вы хотите получить денежные средства заранее, то вам необходимо было подать заявление бухгалтеру на оформление авансового отчета, не успели получить из кассы-не страшно, если внутренним нормативным актом предприятия утвержден порядок перечисления подотчета по безналичному расчету и это закреплено в учетной политике, то бухгалтер вполне может перекинуть средства на карту. А вы ее обналичить в командировке, после чего предоставить подтверждающий документ на что потрачены средства, например, талон за проезд, чек с гостиницы на проживание.

2.Ворос №2:

Возможно ли получить денежные средства от предприятия, если потратил свои на производственные нужды?

Ответ:

Выдача средств под отчет должна быть заранее оформлена, однако бывают ситуации, когда решение было необходимо принять срочно, например сломался кран, был выходной день, директор не брал трубку, а купить новый было просто необходимо, от и пришлось потратить свои деньги, как правило, по таким вопросам не должно возникнуть проблем с возмещением, а вот если вы приняли какое-либо решение, с которым можно поспорить, тогда директор может не дать согласия на выдачу вам денег.

Перечисление под отчет денег на карточку работника намного удобнее по сравнению с наличными расчетами: не нужно оформлять кассовые документы, ездить в банк для снятия наличных денежных средств.

Однако, как показывает практика, эти удобства перечеркиваются списанием поступивших денег в уплату долгов работника (например, кредитов), блокировкой карточки работника.

Подотчетные деньги компания может перечислить на зарплатную либо личную банковскую карту работника.

В перечень подотчетных расходов входят представительские, командировочные расходы, расходы на административно-хозяйственные нужды (приобретение канцелярии, хозяйственного инвентаря, обслуживание офисной техники и аналогичные расходы). Основанием для выплаты подотчетной суммы является приказ (распоряжение, решение), подписанное руководителем компании. Необходимости оформлять работнику заявление на выдачу денежных средств под отчет нет.

При этом выдача (перечисление на банковскую карту) подотчетных сумм может осуществляться и при наличии задолженности у подотчетного лица.

Законодательством не установлен конкретный срок, в течение которого работник должен отчитаться о потраченных подотчетных суммах. Согласно п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У, работник обязан предоставить в бухгалтерию отчет по полученным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы. Если такого приказа в компании нет, можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен, и значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня (Письмо ФНС РФ от 24.01.2005 г. № 04-1-02/704).

Важно! Денежные средства, выдаваемые под отчет своим сотрудникам, могут перечисляться на банковские карты сотрудников для осуществления операций, связанных:

  • с оплатой расходов организаций по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;
  • с командировочными расходами;
  • с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов (Письмо Минфина РФ от 21.07.2017 г. № 09-01-07/46781).

Как правило, подотчетные деньги перечислить на банковскую карту, на которую компания перечисляет заработную плату работника.

Для перечисления подотчетных денег на банковскую карту работника, в компании издается приказ, образец которого приведен ниже:

АО «Лютик»

ПРИКАЗ №2/1

о перечислении подотчетных сумм на банковскую карту работника

9 января 2019 г. г. Москва

В целях приобретения хозяйственных товаров

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Перечислить на банковскую карту работника Цветочкина Т.Е. 50 000 (пятьдесят тысяч) рублей для приобретения хозяйственных товаров по следующим реквизитам:

номер карты 845044442000008882, счет номер 40817425550000567044 в Банк ПАО ОТП, БИК банка 044573474.

2. Ответственным за исполнение приказа назначить начальника финансового отдела П.Г. Ромашкину.

Генеральный директор Д.И. Лютиков

Как отмечают финансисты, «…учитывая положения ст.8 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами (Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 г. № 03-11-11/42288)».

В Учетной политике можно сделать ссылку на утвержденное компанией Положение о расчетах с подотчетными лицами.

Фрагмент Положения:

АО «Лютик»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Приложение №1

_____________ Д.И. Лютиков

«01» января 2019 г.

О порядке выдачи денежных средств под отчет, представлении, проверки и утверждения авансовых отчетов АО «Лютик»

Приложение №1 к приказу №48 от 01.01.2019 г.

ПОЛОЖЕНИЕ о расчетах с подотчетными лицами

Настоящее Положение разработано в соответствии:

  • с Указом ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 г. № 3210-У;
  • Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ;
  • Приказом Минфина России «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 г. №94н;
  • Трудовым кодексом РФ.

Целью Положения является обеспечение правильности учета и контроль при расчетах с подотчетными лицами АО «Лютик».

Проблемы с блокировкой банковской карты

В последнее время встречаются судебные разбирательства, связанные с блокировкой банковской карты, на которую перечисляются подотчетные деньги.

Блокировка карты является процедурой технического ограничения на совершение операций с её использованием, предусматривающая отказ банка в предоставлении авторизации (получения от банка разрешения, необходимого для использования операции с картой, и обязывающая банк исполнить распоряжение ее держателя), то есть ограничение дистанционной возможности управления счетом.

Это связано с тем, что банк обязан документально фиксировать информацию, полученную в результате реализации правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, в случаях выявления необычных операций.

По этой причине банк вправе запросить, а клиенты обязаны предоставить в банк необходимую информацию (п. 14 ст. 7 Закона от 07.08.2011 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», п. 4.1 Положения о требованиях к правилам внутреннего контроля кредитной организации в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, утв. Банком РФ от 02.03.2012 г. № 375-П).

Важно! При этом действующее законодательство в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма не ограничивает кредитные организации в части объема запрашиваемых у клиентов документов.

В свою очередь, клиенты обязаны предоставлять организациям, осуществляющим операции с денежными средствами или иным имуществом, информацию, необходимую для исполнения указанными организациями требований данного федерального закона, включая информацию о своих выгодоприобретателях и бенефициарных владельцах (п. 14 ст.7 Закона № 115-ФЗ).

Например, в одном из рассмотренных судебных дел, в период с ноября 2016 г. по январь 2017 г. на счет банковской карты физического лица производились регулярные зачисления крупных денежных сумм. Перечисления осуществлялись ровными суммами, с назначением платежа «В под отчет на хозяйственные нужды». Общая сумма денежных средств, перечисленных на счет, составила: 2 платежа по 250 тысяч рублей, 17 платежей по 100 тысяч рублей.

Банком запрошены пояснения по операциям зачисления денежных средств, а также документы, подтверждающие экономический смысл проведенных операций.

В ответ на запрос Банка клиентом предоставлены следующие документы: приказ о приеме на работу на должность главного бухгалтера, трудовой договор, квитанции к приходным кассовым ордерам с назначением «возврат от подотчетного лица». Иные документы, подтверждающие оприходование денежных средств в кассу организации, не были представлены. Пояснения о причинах многократного возврата в кассу предприятия полученных в под отчет денежных средств клиентом представлены не были.

Из анализа представленных документов Банком был сделан вывод, что операции клиента не имели явного экономического смысла. Представленная информация и документы не позволили исключить подозрения в сомнительном характере проведенных клиентом операций. С учетом всей имеющейся в распоряжении Банка информации было принято решение о признании операций клиента подозрительными.

Впоследствии, в судебном заседании работница подтвердила, что данные денежные средства в наличной форме ею использовались для расплаты с контрагентами по хозяйственным договорам. Если контрагент не мог принять оплату, деньги она сдавала в кассу, но делала это только для банка, продержав их некоторое время у себя.

Судом действия ПАО «Сбербанк» признаны законными (Решение Буденновского городского суда (Ставропольский край) от 07.06.2018 г. №2-563/2018).

Но если представить своевременно в банк все документы и пояснить суть операций, то оснований для блокировки карты не будет. Как отмечено в Определении Московского городского суда от 07.09.2016 г. № 4г-10455/2016 «…физическое лицо не занимается предпринимательской деятельностью и перечисление денежных средств на его личную карту не может считаться предпринимательской деятельностью, равно как и доводы об отсутствии запрета на перечисление организацией подотчетных сумм на личные карты сотрудников, поскольку они основаны на неверном толковании норм материального права и не подтверждены доказательствами».

Необходимость правильного назначения платежа подотчетному лицу в платежке

Организации могут выдавать сотрудникам подотчетные суммы путем перечисления средств на их карточные счета в банке, причем карта может быть как личной, так и корпоративной. И хотя законодательно напрямую возможность безналичного подотчета не прописана, в письме Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 имеется четкое разрешение на проведение указанных операций.

Узнайте о внутреннем документе компании, описывающем нюансы расчетов с подотчетными лицами, из материала «Положение о расчетах с подотчетными лицами – образец».

При этом самое главное, на что следует обращать внимание, — правильное оформление в платежном поручении поля «Назначение платежа».

О роли реквизита «Назначение платежа» узнайте из этой публикации.

Возможен вариант, когда реквизиты для перечисления указаны верно, а в поле назначения содержатся ошибки. Это может обернуться для организации дополнительными расходами либо аннулированием платежного поручения. Об этом поговорим далее.

О нюансах «подотчетной» работы бухгалтера можно узнать в статье «Обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами».

Оформление платежного поручения при выдаче в подотчет

Чтобы правильно оформить платежное поручение для перечисления денежных средств сотруднику в подотчет, необходимо придерживаться стандартного порядка действий:

  • Во-первых, следует иметь в распоряжении реквизиты карточного счета, на который будут переводиться подотчетные суммы, чтобы средства ушли по назначению.
  • Во-вторых, в назначении платежа необходимо прописать, что именно представляют собой эти деньги: подотчетные суммы на командировочные расходы или на приобретение товаров для хозяйственной деятельности организации.

Порядок учета командировочных расходов в 2018 году см. по .

Именно указание в назначении платежа, что перечисляемые средства являются подотчетными суммами, позволяет обезопасить организацию от претензий контролеров. Сформулировать назначение платежа можно по следующему образцу:

  • «Перечисление подотчетных средств на счет сотрудника Иванова С. Р. согласно приказу от 12.03.2018 № 18/П. Без НДС» — такая фраза будет уместна при перечислении безналичного аванса.
  • «Компенсация перерасхода сотруднику Иванову С. Р. по авансовому отчету от 15.03.2018 № 32. Без НДС» — такая формулировка может использоваться при возмещении перерасхода сотруднику.

Подробнее о выдаче подотчетных сумм на командировочные расходы читайте в материале «Выдано в подотчет на командировочные расходы — проводка».

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *