Выдача корпоративных карт

Скачать образец бесплатно. Порядок использования корпоративных банковских карт

Виды корпоративных карт и их назначение. Корпоративная карта — это именное платежное средство, предназначенное для оплаты сотрудниками товаров или услуг, а также для получения наличных денег в банкоматах и банках. С помощью корпоративной карты они могут получать наличные денежные средства, оплачивать расходы, связанные с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов, на территории РФ, получать наличные деньги в иностранной валюте за пределами территории России, а также производить оплату командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории нашей страны.
Корпоративная банковская пластиковая карта, так же как и любая другая банковская карта, открывается на конкретное физическое лицо. Ее особенность заключается в том, что это лицо должно быть сотрудником организации, заключившим договор на выпуск такой карты. Еще одно отличие корпоративных карт от прочих — сотрудник получает полный доступ к одному из счетов юридического лица, т.е. распоряжается средствами организации.
Чтобы оформить корпоративную карту, организации нужно заключить договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт с банком. К договору необходимо приложить следующие документы:
— список сотрудников, которые будут пользоваться картами (подписывается руководителем и главным бухгалтером). Подписи держателей карт должны быть заверены печатью юридического лица;
— копии паспортов сотрудников, на имена которых выпускаются карты (подписываются руководителем и скрепляются печатью юридического лица);
— договоры об использовании банковских карт установленной банком формы, заполненные и подписанные лично сотрудниками.
Корпоративная банковская карта выдается непосредственно держателю, указанному клиентом — юридическим лицом — в заявлении о выдаче банковской карты, или представителю клиента, действующему на основании доверенности, оформленной в соответствии с требованиями законодательства.
Юридические лица могут открывать на своих сотрудников следующие виды корпоративных карт:
— расчетную карту. Ее держатель может совершать операции в пределах установленной банком суммы денежных средств. Данные расчеты совершаются за счет денег компании, находящихся на ее банковском счете;
— кредитную карту. Ее держатель может совершать операции за счет денежных средств, предоставленных банком в установленном лимите в соответствии с условиями кредитного договора.
Для осуществления учета и контроля над движением корпоративных карт целесообразно разработать положение о порядке их использования и регистр, в котором будут отражены следующие данные: номера карт, Ф.И.О. держателей, даты передачи и возврата карт. Факт выдачи и возврата корпоративной карты будет подтвержден сотрудником, ее получившим, и тем, кто ведет учет данных карт.
Не стоит забывать и об ответственности работника. При разработке положения о порядке использования корпоративных карт ее следует установить в следующих случаях:

— за непредставление документов, подтверждающих целевое использование денежных средств;
— за несвоевременное сообщение о потере или хищении корпоративной банковской карты в целях блокировки операций по ней.
Порядок осуществления расчетов по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, установлен Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Банком России 24.12.2004 N 266-П (далее — Положение N 266-П).
Правила осуществления расчетов за товары с помощью кредитных карт определены в п. 2.2.5 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5.
Основанием для составления расчетных и иных документов для отражения сумм операций, совершаемых с использованием платежных карт, в бухгалтерском учете является выписка банка.
Банк списывает деньги с карточного расчетного счета предприятия по мере того, как проводятся расчеты по операциям держателей. Независимо от того, рассчитался работник при помощи карты или снял наличные через банкомат, списание денег с карточного счета всегда отражается проводкой по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 55 «Специальные счета в банках».
В магазинах, гостиницах и прочих местах расчета сотрудник организации должен получить документы, подтверждающие расходы, произведенные им по карте. Такими документами считаются счета за проживание в гостинице, билеты на проезд, квитанции, чеки, накладные и т.д. К ним должны быть приложены оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов и банкоматов (п. 3.3 Положения N 266-П).

Организуем использование корпоративных карт

Как правильно организовать использование корпоративных карт? Какие документы оформить? Как отладить взаимодействие подотчетных лиц и бухгалтерии? Ответы на эти вопросы найдете в статье.

Порядок обращения банковских карт на территории РФ регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденным Банком России 24.12.2004 N 266-П.

Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, компании необходимо:

  • разработать положение о порядке использования корпоративных карт (ч. 1 ст. 8 ТК РФ);
  • утвердить список должностей, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 ГК РФ, абз. 2 и 7 п. 1.12 Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»);
  • ознакомить с положением под роспись всех сотрудников, должности которых перечислены в списке (ч. 2 ст. 22 ТК РФ);
  • организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон N 402-ФЗ, Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»);
  • прописать в учетной политике способ учета подотчетных сумм на специальном счете (п. 7 ПБУ 1/2008).

Примечание. Подробнее о бухучете читайте в следующем номере.

Какие моменты нужно отразить в положении об использовании корпоративных карт

В положении об использовании корпоративных карт рекомендуем установить:

  • перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по корпоративной карте. Обратите внимание: перечень операций, которые разрешены в пределах Российской Федерации, отличается от перечня разрешенных за границей. Оба перечня показаны в таблице;
  • лимиты расчетов по корпоративным картам. Они могут отличаться для разных должностей;
  • срок, по истечении которого работник должен вернуть карту;
  • порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;
  • срок, в течение которого работник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
  • примерный перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов. Можно составить альбом их образцов и сделать его приложением к положению. Тогда работники будут иметь визуальное представление о том, какой документ требовать при оплате картой;
  • требования по обеспечению защиты сведений о ПИН-коде;
  • порядок действий при утрате карты;
  • виды ответственности за нарушение установленного порядка и порядок возмещения ущерба держателями карт.

Таблица

Положение о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников компании (фрагмент)

—————————————————————————¬
¦ 3. Порядок использования корпоративных банковских карт ¦
¦ ¦
¦ 3.1. Корпоративная банковская карта предназначена для оплаты¦
¦работниками командировочных и хозяйственных расходов компании. ¦
¦ 3.2. Выпуск корпоративной банковской карты производится согласно¦
¦распоряжению руководителя компании. ¦
¦ 3.3. Корпоративные карты для осуществления хозяйственных расходов¦
¦выдаются только уполномоченным работникам, с которыми заключен договор о¦
¦полной материальной ответственности. ¦
¦ Сотрудник, которому выдана карта, получает возможность распоряжаться¦
¦деньгами на специальном карточном счете компании. Денежные средства на¦
¦корпоративной карте принадлежат компании. ¦
¦ 3.4. Список сотрудников, на имя которых оформлены именные¦
¦корпоративные карты, приведен в приложении N 1. ¦
¦ 3.5. Список должностей, замещение которых дает право пользоваться¦
¦неименными корпоративными картами и распоряжаться денежными средствами¦
¦компании, приведен в приложении N 2 (образец на с. 91). ¦
¦ 3.6. Для получения карты работник должен написать заявление на выдачу¦
¦корпоративной карты на имя руководителя компании. ¦
¦ 3.7. Учет приема и выдачи карт ведется в журнале учета корпоративных¦
¦карт (приложение N 3). ¦
¦ 3.8. Ответственность за сохранность корпоративной банковской карты, а¦
¦также за расходование средств по ней в пределах установленных расходных¦
¦лимитов несет держатель корпоративной карты. ¦
¦ Об утере или хищении корпоративной банковской карты держатель обязан¦
¦незамедлительно сообщить в кредитную организацию, выдавшую карту, с целью¦
¦блокирования операций. Если по вине держателя карты счет не будет¦
¦своевременно заблокирован, сумма причиненного ущерба взыскивается с¦
¦держателя карты. ¦
¦ 3.9. Сведения о ПИН-коде карты являются конфиденциальной информацией.¦
¦Держатели карты не имеют права разглашать эту информацию любым третьим¦
¦лицам. ¦
¦ 3.10. Основанием для использования корпоративной банковской карты¦
¦является приказ о командировании работника, служебная записка или¦
¦утвержденная смета хозяйственных расходов компании. ¦
¦ 3.11. Операции по карте работник — держатель карты может проводить¦
¦только в пределах лимита, установленного для карты по договору с¦
¦банком-эмитентом. ¦
¦ 3.12. При приобретении канцелярских товаров, нормативно-справочной¦
¦литературы и оплаты иных хозяйственных расходов размер разового платежа¦
¦корпоративной картой не может превышать 50 000 руб. по одному договору¦
¦(счету). ¦
¦ 3.13. Лимит для снятия наличных на территории РФ устанавливается в¦
¦размере 100 000 руб. в день. Снимать наличную иностранную валюту на¦
¦территории РФ не разрешается. ¦
¦ 3.14. Лимит для снятия наличных за пределами территории РФ¦
¦устанавливается в размере, эквивалентном 100 000 руб. в день. ¦
¦ 3.15. За пределами территории РФ корпоративные карты разрешается¦
¦использовать только для оплаты командировочных и представительских¦
¦расходов. Оплата корпоративной картой за пределами РФ хозяйственных¦
¦расходов не допускается. Суммы, израсходованные на эти цели, к возмещению¦

¦не принимаются, они удерживаются из зарплаты работника, нарушившего¦
¦данный пункт. ¦
¦ 3.16. Сотрудники, чья работа связана с постоянными командировками,¦
¦имеют право не сдавать корпоративную карту в течение трех месяцев. Для¦
¦других работников срок определяется индивидуально, но не более одного¦
¦месяца. ¦
¦ 3.17. Авансовый отчет о денежных средствах, использованных¦
¦посредством корпоративной банковской карты, представляется в порядке и¦
¦сроки, предусмотренные п. п. 2.2 и 2.3 настоящего Положения. ¦
¦ 3.18. В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое¦
¦использование корпоративной банковской карты, взимание с виновного¦
¦работника использованной не по назначению суммы осуществляется в¦
¦соответствии со ст. ст. 238, 241 и 248 Трудового кодекса Российской¦
¦Федерации. ¦
¦ 3.19. Вернуть израсходованную не по назначению сумму работник должен¦
¦в кассу компании в течение 10 рабочих дней со дня утверждения авансового¦
¦отчета. В противном случае она будет удержана из зарплаты. ¦
L—————————————————————————

Список должностей, замещение которых дает право использовать корпоративные карты

—————————————————————————¬
¦ Закрытое акционерное общество «Сладости Востока» ¦
¦ (ЗАО «Сладости Востока») ¦
¦————————————————————————-¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗ N 63 ¦
¦ об утверждении списка должностей сотрудников, имеющих право ¦
¦ использовать корпоративные банковские карты ¦
¦ ¦
¦г. Москва 9 января 2014 г.¦
¦ ¦
¦ В связи с переходом на безналичные расчеты с подотчетными лицами ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ Утвердить список должностей сотрудников, имеющих право использовать¦
¦неименные корпоративные банковские карты: ¦
¦ ¦
¦ 1) генеральный директор; ¦
¦ 2) коммерческий директор; ¦
¦ 3) главный бухгалтер; ¦
¦ 4) главный инженер; ¦
¦ 5) директор по маркетингу; ¦
¦ 6) начальник департамента снабжения; ¦
¦ 7) менеджер; ¦
¦ 8) аудитор. ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор Сладкоежка В.П. Сладкоежка¦
L—————————————————————————

Примечание. Замещение в данном случае — это работа в данной должности.

Составляя список, имейте в виду, что он не может абсолютно дублировать штатное расписание. Нужно провести разумную выборку и не включать в него должности (профессии), выполнение служебных обязанностей по которым не предполагает оплату товаров и услуг от имени и в интересах компании.

Журнал приема и выдачи корпоративных банковских карт

Закрытое акционерное общество «Сладости Востока»
————————————————————————-
Журнал
приема и выдачи корпоративных банковских карт
Дата начала ведения журнала: 9 января 2014 г.
Дата окончания ведения журнала:

N п/п

Ф.И.О.

Основания выдачи карты

Должность

N банковской корпоративной карты

Лимит

Овердрафт

Дата выдачи

Цель выдачи

Срок

Карту получил (подпись подотчетного лица)

Карту выдал (подпись бухгалтера)

Дата возврата

Карту получил (подпись бухгалтера)

Ватрушкин П.А.

Заявление от 21.03.2014, приказ от 21.03.2014 N 23-к

Аудитор

4 561 231 500 326 000

100 000 руб.

Командировочные расходы

14 календ. дн.

Ватрушкин

Булочкина

Булочкина

Безменов С.О.

Заявление от 20.03.2014

Главный инженер

4 562 325 100 031 250

150 000 руб.

Хозяйственные расходы

3 раб. дн.

Безменов

Булочкина

Булочкина

Королев А.А.

Заявление от 26.03.2014, приказ от 27.03.2014 N 45

Начальник департамента снабжения

4 589 300 100 096 750

150 000 руб.

Хозяйственные расходы

До 31.12.2014

Королев

Булочкина

Грачева Н.С.

Заявление от 31.03.2014

Менеджер

4 875 000 225 462 540

50 000 руб.

Хозяйственные расходы

5 раб. дн.

Грачева

Булочкина

Булочкина

Смирнов Т.Л.

Заявление от 31.03.2014, приказ от 01.04.2014 N 45

Коммерческий директор

4 235 850 020 011 250

150 000 руб.

150 000 руб.

Представительские и командировочные расходы

Бессрочно

Смирнов

Булочкина

Документы для оформления карты предприятия

  • Карта предприятия СКЗИ —
  • Карта предприятия ЕСТР —
  • Карта предприятия П720 —

Как оформить карту водителя для тахографа?

Документы для оформления карты водителя для тахографа может подать как сам водитель транспортного средства, так и организация-владелец транспорта. При этом предприятие может оформить коллективную заявку, если требуется изготовить не одну карту.

Список документов, необходимых для оформления карты водителя:

  • Заявление установленного образца.
  • Копия паспорта (первая страница и страница с пропиской).
  • Копия водительского удостоверения.
  • Копия страхового номера индивидуального лицевого счета (СНИЛС).
  • Копия свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе на территории Российской Федерации (ИНН).
  • Фотография водителя (3,5 на 4,5 см чёрно-белая).
  • Номер ранее выданной карты (при наличии)
  • Согласие на обработку персональных данных

Следует учесть, что заявление на выдачу карты имеет определенную форму, если она выдается впервые, по истечению срока действия или потере, краже, наличии дефекта.

Поэтому перед тем как оформить карту водителя для тахографа, следует скачать соответствующую форму и внимательно заполнить ее разборчивыми печатными буквами.

Документы для оформления можно подать в офис лично, доставить с помощью курьерской службы, переслать по почте или в режиме онлайн.

Список документов, необходимых для оформления карты предприятия:

Заявление на карту предприятия для тахографа необходимо подать вместе со следующими документами:

  • Заявление установленного образца;
  • Копия свидетельства о регистрации юридического лица (индивидуального предпринимателя) (ИНН и ОГРН);
  • Копия паспорта руководителя предприятия или ответственного лица, назначенного приказом по предприятию, должна быть заверена организацией;
  • Согласие на обработку персональных данных;
  • Копия приказа о назначении ответственного лица (обязательно с печатью);
  • Номер ранее выданной карты (при наличии);

Заявление на карту предприятия для тахографа должно быть образца, соответствующего типу тахографа. Оформить карту предприятия для тахографа

Договор-оферта по картам

При подаче полного пакета документов, наша компания в предельно короткие сроки выполнит ваш заказ. У вас остались еще вопросы? Звоните прямо сейчас 8 (800) 22-22-502

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *