Все для кадровика

Статьи и консультации 2019 по кадровому делопроизводству на сайте www.kadrovik-praktik.ru

Новый ГОСТ по оформлению документов

05.06.2018

Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97 — 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» был утвержден Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст с датой введения в действие 1 июля 2017 года. Приказом от 25.05.2017 N 435-ст Росстандарт перенес дату введения ГОСТа на 1 июля 2018 года.

И совсем скоро новый ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 придет на смену ГОСТу Р 6.30 – 2003.

Напомним, какие новшества нас ожидают.

Новые реквизиты в документах

Отметим, что перечень реквизитов документа в новом ГОСТе Р 7.0.97-2016, который придет на смену ГОСТу 6.30-2003, в целом остался прежним. В этом вопросе поправки незначительны.

Так, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) не выделяются как отдельные реквизиты, а входят в состав справочных данных об организации.

Появились новые реквизиты:

— выделено в отдельный реквизит наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа);

— гриф ограничения доступа к документу. Проставляется при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах;

— наименование должности лица – автора документа. При этом ГОСТ 7.0.97-2016 в этом случае говорит не об указании должности в подписи. Этот реквизит используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

Изменения в оформлении «старых» реквизитов

Какие произошли изменения при оформлении «старых» реквизитов?

Изменения коснулись оформления такого реквизита как код формы документа. В соответствии с ГОСТом Р 7.0.97-2016 код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода. ГОСТ 6.30-2003 предписывал проставлять только код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Для оформления даты оставлено только два варианта: арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016 и словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г., исключив оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца.

Правила оформления реквизита «Адресат» в целом также остались прежними, за исключением расположения инициалов: в новом ГОСТе предусмотрено их расположение только после фамилии. Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина. Также новым ГОСТом Р 7.0.97-2016 определен порядок оформления при рассылке нескольким адресатам. Относительно почтового адреса ГОСТ Р 7.0.97-2016 говорит о том, что он может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами). Также он не указывается при отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте), а при необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Правила оформления реквизита «Гриф утверждения» дополнены порядком оформления при утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе: в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Относительно реквизита «Резолюция» уточнено, что резолюция содержит указание по исполнению документа (в то время как ГОСТом 6.30-2003 содержание поручения указывалось при необходимости). Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Реквизит «Заголовок к тексту»: допускается не составлять заголовок к тексту, если текст документа не превышает 4 — 5 строк (в ГОСТе 6.30-2003 наличие заголовка было «привязано» к формату бланка документа).

При оформлении реквизита «Текст документа» появилось ограничение уровней рубрикации текста (не должно быть более четырех), а в текстах документов допускается употреблять только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения. При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

Реквизит «Приложение». Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает не только правила оформления отметки о приложении для писем (они практически не изменились), но и для распорядительных документов, чего в ГОСТе 6.30-2003 не содержалось. В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение N 2

к приказу АО «Профиль»

от 15.08.2015 N 112.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример —

Приложение 1

УТВЕРЖДЕНО

приказом АО «Профиль»

от 18.05.2015 N 67

Относительно оформления реквизита «Подпись» в новом ГОСТе Р 7.0.97-2016 отмечено, что подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). При этом если документ оформлен не на бланке, то в наименование должности включается наименование организации. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Появились правила для оформления подписи «И.О.» (исполняющего обязанности). При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример —

И.о. генерального директора Подпись И.О. Фамилия

или:

Исполняющий обязанности

генерального директора Подпись И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

Также в новом ГОСТе Р 7.0.97-2016 определен следующий порядок оформления отметки об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Отметка об исполнителе (фамилия, имя и отчество исполнителя, номер его телефона) может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты. Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Отметка о заверении копии, согласно новому ГОСТу Р 7.0.97-2016, оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Аналогичное правило есть и в ГОСТе 6.30-2003.

Но в новом ГОСТе есть дополнение: если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Также отметим, что ГОСТ 6.30-2003 допускал заверение копии документа печатью, определяемой по усмотрению организации (т.е. это могла быть и печать отдела кадров). Новый ГОСТ такого положения не содержит.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Прочитать данную публикацию полностью и ознакомиться с образцами документов, оформленных по новому ГОСТу, можно будет в июньском номере журнала «Кадровик-практик» (график выхода журнала — последний день месяца).

Подписчикам журнала «Кадровик-практик» также доступны:

  • РАБОТНИКУ НЕ НРАВИТСЯ КОПИЯ ПРИКАЗА. ОШИБКИ РАБОТОДАТЕЛЯ
  • ВЫДАЕМ РАБОТНИКУ КОПИЮ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ДЛЯ ПОЛУЧЕНИЯ КРЕДИТА В БАНКЕ

Рекомендуем:

Журнал «Кадровик-практик»

  • Полезные, практичные, грамотные советы и подсказки по самым разным темам всегда будут у Вас под рукой.
  • Анализ сложных вопросов Вы получите в доступной форме.
  • Что делать в связи с последними изменениями в законе Вам расскажут.
  • Подписчикам доступны: журналы периода подписки, архив материалов за прошлые годы, удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству (пошаговые инструкции, образцы и бланки документов, консультации и др.), «Книжная полка», курс основ кадрового делопроизводства, все тесты и другие полезные ресурсы. Цена подписки народная — меньше 5 руб./день >>
  • Подпишитесь на журнал легко и быстро >>

Наш телефон: 8(8442)989899, 8-917-338-98-99

Подсистема «Регламентированный учет кадров» выполняет такие задачи:

  • занесение сведений о физических лицах;
  • заполнение штатного расписания и внесение трудовых договоров;
  • регистрация движения кадров организаций;
  • ведение учета присутствия/отсутствия на работе с указанием причин;
  • планирование отпусков;
  • составление кадровой отчетности;
  • ведение воинского учета и построение отчетности для военкоматов.

Общие принципы

Кадровый учет – это самостоятельная система для автоматизации работы отдела кадров. Однако частично информация, которая регистрируется в ней, используется при расчете заработной платы (данные о движении кадров).

Номера и даты кадровых документов

В данной конфигурации возможны два варианта нумерации кадровых документов:

  • отдельная нумерация для документов каждого вида;
  • единая сквозная нумерация для документов. Чтобы использовать этот вариант нужно в учетной политике по персоналу организации поставить флаг «Единый нумератор кадровых документов».

Отличительной чертой документов кадрового учета является то, что событие, произошедшее с работником, регистрируется датой строки табличной части, а не общей датой документа.

Табельные номера

заносятся в спр. «Сотрудники организаций» и контролировать их уникальность должен пользователь. Для их отображения в документах кадрового учета необходимо установить флаг «Показывать табельные номера в документах».

Трудовые договора

Нужно их вести или нет, определяется в каждой организации отдельно. Данные о трудовых договорах вносятся в спр. «Сотрудники организаций» на закладке «Трудовой договор». Эта информация используется для автоматического заполнения табличной части документа «Прием на работу в организацию», но не изменяется при проведении документов. Трудовой договор с сотрудником можно распечатать из формы элемента спр. «Сотрудники организаций».

Ведение штатного расписания не является обязательным. При оформлении кадровых документов, которые фиксируют движение работников, контролируется соответствие кадровых документов штатному расписанию только для тех организаций, для которых в учетной политике по персоналу установлен флаг «Проверка штатного расписания».

Учет занятости основывается на фиксировании кадровыми документами интервалов времени и причин отсутствия на работе. Он служит для оперативного учета присутствия/отсутствия на работе и не влияет на расчет заработной платы.

Штатное расписание —

это совокупность разной информации о штатных единицах организации: предполагаемое количество сотрудников, которые занимают штатную единицу, форма и размер оплаты труда.

Штатной единицей выступает должность в конкретном подразделении организации. Штатное расписание организаций находится в периодическом (до дня) регистре сведений «Штатное расписание организаций». В форме этого регистра можно посмотреть структуру организации (подразделения) и для выбранной организации — штатное расписание.

Из формы регистра есть возможность распечатать штатное расписание с расчетом месячного фонда оплаты труда, а также штатное расписание в виде структуры организации.

В форме регистра видна надбавка по штатной единице. Она назначается штатной единице, и рассчитывается при начислении зарплаты всем сотрудникам организации, которые работают на этом рабочем месте.

Создается штатное расписание, и вносятся в него изменения документом «Изменение штатного расписания организаций». Открыть созданный документ можно также из формы штатного расписания.

В табличной части «Штатные единицы» вносятся штатные единицы организации и для каждой из них указываются:

  • количество ставок, минимальная и максимальная тарифная ставка. Здесь необходимо указать количество, которое будет действительно с даты документа. Чтобы уменьшить количества ставок по любой должности нужно в строке по этой должности указать остающееся число ставок. А для удаления штатной единицы — в графе «Количество ставок» поставить количество 0;
  • валюта тарифной ставки. Если тарифная ставка указывается в валюте, отличной от гривны, то пересчет в валюту для регламентированного учета проводится по курсу, который установлен в регистре «Курсы валют для расчетов с персоналом»;
  • вид тарифной ставки (месячная, дневная, часовая). Этот реквизит служит для определения способа исчисления размера вознаграждения, которое надлежит выплатить работнику по результатам его труда;
  • график работы. Если график работы не указан в трудовом договоре и не заполнен реквизит «График работы» в настройках пользователя и параметров учета, то данное значение используют для заполнения соответствующего реквизита в документе приема на работу. Также, данное значение служит для расчета месячного фонда зарплаты по штатной единице в отчете.

В табличной части «Надбавки» можно записать доплаты для штатной единицы. Данные о них хранятся в регистре сведений «Надбавки по штатному расписанию». Просмотреть их можно в форме регистра «Штатное расписание организаций».

При указании диапазона тарифных ставок в отчете по утвержденному штатному расписанию отображаются верхняя и нижняя оценки затрат на оплату труда. При указании одинаковых значений в этих ресурсах штатные единицы регистрируются более подробно. К тому же для определения месячного фонда зарплаты кроме размера оплаты используется и время, установленное графиком работ для штатной единицы.

Отчетность по штатному расписанию организаций

  • «Штатное расписание организаций» (Штатное расписание в произвольной форме) – в данном отчете отображаются штатные единицы, количество запланированных, вакантных и занятых ставок и др. Пользователь сам может настроить отчет под свои потребности.
  • «Штатная расстановка организаций» — показывает какой работник какие штатные единицы занимает в разрезе подразделений и должностей.
  • «Утвержденное штатное расписание организации» — служит для расчета месячного фонда оплаты труда для каждой штатной единицы организации.
  • «Структура штатного расписания» — в данном отчете видна структура организации в виде блок-схемы. Здесь показывается иерархия подразделений организаций, должностей подразделений с указанием работников. Отчет можно получить из формы штатного расписания.

Сравнение характеристик «1С:Документооборот 8» и «ДЕЛО»

Размещено на http://www.allbest.ru/

УРАЛЬСКИЙ СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

Образовательного учреждения профсоюзов высшего профессионального образования

Кафедра прикладной информатики и математики

Контрольная работа

Сравнение характеристик «1С:Документооборот 8» и «ДЕЛО»

Выполнил:

Просолов Л.А

1. Программа ДЕЛО

1.1 Характеристики программы ДЕЛО

1.2 Функциональность программы ДЕЛО

1.3 Соответствие стандартам программы ДЕЛО

1.4 Общие сведения об архитектуре программы ДЕЛО

2. 1С:Документооборот 8 ПРОФ

2.1 Делопроизводство

2.2 Хранение файлов

2.3 Коллективная работа и версионирование

2.4 Бизнес-процессы

2.5 Учет рабочего времени

2.6 Бумажный документооборот

2.7 Интернет и электронная почта

2.8 Индивидуальные настройки

2.9 Интеграция с другими конфигурациями и приложениями

3. Сравнение характеристик СЭД “ ДЕЛО ” и “1С: документооборот 8”

1. Программа ДЕЛО

Программа ДЕЛО, разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) — комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.

Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Преимущества программы ДЕЛО.

Для руководителей различных уровней:

— быстрый поиск документов;

— отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

— эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

— сокращение сроков подготовки и согласования документов;

— удобная работа над проектами документов;

— получение сводных отчетов и журналов;

— возможность делегирования полномочий.

Для сотрудников канцелярий, секретариатов, делопроизводителей:

— быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;

— отслеживание хода исполнения резолюций;

— удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов (РКПД);

— журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;

— формирование отчетности.

1.1 Характеристики программы ДЕЛО

Характеристики:

— Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера;

— Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация — Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии — Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»);

— Обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств;

— Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование»;

— Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность;

— Позволяет работать с документами как в локальной сети, так и удаленно — через Интернет («ДЕЛО-WEB»);

— Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.

Программа ДЕЛО — тиражируемый “коробочный” продукт. Она без каких-либо заказных доработок решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика.

1.2 Функциональность программы ДЕЛО

Система обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

Работа с входящими и исходящими документами:

— Регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции;

— Регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных ЭЦП;

— Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации;

— Наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям;

— Пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам;

— Быстрый поиск по всем реквизитам РК и РКПД, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов;

— Списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение.

Работа с внутренними документами организации поддерживается полный цикл работы с проектами документов:

— создание РК проекта документа, в том числе «во исполнение» распорядительного документа;

— изменение проекта с хранением предыдущих версий;

— согласование проекта документа;

— утверждение проекта документа;

— регистрация документа, созданного на основе проекта;

— формирование поручений по документам;

— контроль прохождения и исполнения документов;

— передача завизированных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение;

— управление доступом к документам;

— создание и хранение шаблонов документов;

— обеспечение информационной безопасности;

— разграничение прав доступа пользователей к документам. Каждому пользователю определяются: права по грифу доступа, права по доступу к картотекам, в пределах которых можно работать, набор делопроизводственных операций в соответствии с функциональными обязанностями;

— протоколирование действий пользователей;

— использование методов криптографической защиты информации — ЭЦП и шифрование;

Программа ДЕЛО — промышленная система, обеспечивающая возможность полноценной работы с юридически значимыми электронными документами.

С помощью криптографического комплекса «Юридически значимый документооборот» программа ДЕЛО позволяет придать юридическую значимость электронному документообороту любого масштаба. ЭЦП в системе при соблюдении требований законодательства юридически является аналогом собственноручной подписи.

Документ, подписанный такой ЭЦП, приобретает полную юридическую силу в рамках российского законодательства.

В системе осуществляется подписание и проверка ЭЦП файлов, прикрепленных к РК, шифрование и подписание сообщений, передаваемых по электронной почте с использованием средств криптографической защиты информации.

Данное решение основано на разработках ведущих отечественных производителей средств криптографической защиты информации.

1.3 Соответствие стандартам программы ДЕЛО

Стандарты программы ДЕЛО, установлены следующими федеральными законами:

— «Об информации, информационных технологиях и защите информации»;

— «Об электронной цифровой подписи»;

— «О государственной тайне»;

— «О коммерческой тайне»;

— «О персональных данных»;

— «Об архивном деле в РФ» и др.

Национальных стандартах РФ (часть из которых полностью соответствует международным стандартам ISO):

— ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами — Общие требования;

— ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации — Требования к оформлению документов;

— ГОСТ Р 52294-2004. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения;

— ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005. Информационные технологии — Практическое руководство по управлению информационной безопасностью;

— Серия стандартов ГОСТ Р ИСО/МЭК 15408. Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Критерии оценки безопасности информационных технологий (части 1-3);

— ГОСТ Р 34.10-2001. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.

Иным нормативно-методическим документам:

— Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

— Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Таблица 1. — Состав и назначение серверной части программы ДЕЛО:

Таблица 2:

1.4 Общие сведения об архитектуре программы ДЕЛО

Программа ДЕЛО — прикладная система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, функционирующая в среде клиент-сервер. В качестве СУБД могут быть использованы Oracle 9i (9.2.0.3 или более поздние версии), Microsoft SQL Server 2000.

Рис. — Архитектура программы ДЕЛО:

Таблица 3. — Программа ДЕЛО, стоимость:

Таблица 4. — Программа ДЕЛО, стоимость:

В стоимость лицензий по текущему прейскуранту входят годовые гарантийные обязательства. По истечению гарантийного срока, заключается договор на сопровождение. Стоимость годового сопровождения составляет 20% от стоимости лицензии на программное обеспечение по текущему прейскуранту.

В случае несвоевременного заключения договора на сопровождение необходимо оплатить пропущенный период.

2. 1С:Документооборот 8 ПРОФ

Программа «1С:Архив 3», призванная вот уже более десяти лет автоматизировать документооборот в сотнях учреждений, стала предшественником для современного, разработанного на новой технологической платформе «1С:Предприятие 8.2», программного продукта «1С:Документооборот 8».

Среди возможностей данной программы можно отметить:

— Сокращение времени для поиска необходимой информации и общего количества времени коллективной обработки документов;

— Организацию работы сотрудников с документами, исключая вероятность потери версий или пересечения частей при параллельной работе;

— Увеличение качества готового материала (документации, проектов и т. д.) за счет решения большого количества дискуссионных вопросов и регулирования работы пользователей.

Программа «1С:Документооборот 8» не обладает отраслевой спецификой. Именно это помогает ей быть универсальной и дает возможность настраивать ее и адаптировать под специфику определенного предприятия.

«1С:Документооборот 8» дает возможность комплексного решения задач:

— оформление входящих и исходящих документов;

— централизованное надежное хранение документов;

— просмотр и изменение документов;

— нахождение документов по их содержанию;

— проверка версий документов;

— быстрый доступ к документам, учитывая права пользователей;

— маршрутизация документов с возможностью настройки в отдельности по каждому роду документов;

— обработка документов любого типа;

— автоматизированная загрузка документов со сканера или электронной почты;

— групповая работа пользователей с возможностью утверждения, согласования и проверки исполнения документов;

— анализ и контроль рабочего времени сотрудников.

Учет всех документов предприятия ведется по видам документов согласно положению о документообороте учреждения. В программе принципы учета внутренних, входящих и исходящих документов абсолютно соответствуют настоящим нормам и стандартам российского законодательства.

2.1 Делопроизводство

«1С:Документооборот 8» позволяет работать с тремя видами документов: внутренние, входящие и исходящие. К любому документу можно прикрепить некоторое количество файлов (это могут быть изображения, переданные со сканера, или фотографии).

Согласно отечественным традициям делопроизводства, а также настоящим ГОСТам в программе есть возможность регистрации входящих документов (от физических или юридических лиц). При обработке таких документов происходят первичная регистрация, затем рассмотрение и исполнение документов.

Исходящие документы можно создавать отдельно либо в ответ на входящий документ.

После согласования и утверждения документа ответственным лицом, секретарь присваивает ему регистрационный номер. Если регистрируется документ, являющийся ответом, рядом с входящим документом автоматически появляется пометка «Отправлен ответ». При обработке исходящих документов происходят создание документа, его согласование, утверждение и регистрация.

Исходящие и входящие документы автоматически соединяются в цепочки. Что касается внутренних документов, их называют организационно-распорядительными или информационно-справочными документами официального характера. В основном, это приказы, кадровые документы, служебные записки и т. д.

После согласования и утверждения таких документов им также присваивается регистрационный номер.

Одной из наиболее существенных характеристик документов является их вид. Его определяют по нормативным срокам исполнения документов, пути обработки документов, принципам образования регистрационного номера. В «1С:Документооборот 8» ведутся обособленные списки по видам документов.

В рассматриваемой программе существует гибкая система формирования регистрационных номеров для документов по видам документов, датам, корреспондентам, подразделениям.

На каждый созданный документ автоматически формируется учетно-регистрационная карточка. Вид и комплект полей для этой карточки каждый пользователь может настроить самостоятельно. Карточку можно редактировать и распечатывать. Благодаря данным таких карточек можно быть в курсе всей истории переписки с корреспондентами.

Важно отметить, что для каждого типа документов можно настроить дополнительные свойства.

Среди прочих особенностей, в программном продукте «1С:Документооборот 8» поддерживается учет обращений граждан.

2.2 Хранение файлов

В «1С:Документооборот 8» автоматизирована работа с файлами, создающимися в процессе ежедневной работы предприятия. Программа способна также работать с офисными документами, текстами, архивами, изображениями, видео и аудио-файлами, системами проектирования и другими файлами, помимо официальных документов. Для обработки таких файлов используются установленные и ассоциированные с необходимым типом файлов приложения.

Все файлы сохраняются в томах на диске или в информационной базе и легко копируются на компьютер для редактирования или просмотра. В информационной базе предусмотрен ряд папок для хранения файлов. Доступ сотрудников к папкам с файлами можно ограничивать правами доступа.

Структуру папок можно создавать согласно тематике (например, Рекламные материалы, Планы, Проектные документы), организационной структуре учреждения (например, Бухгалтерия, Администрация) или уровню доступа (например, Конфиденциальные или Общие).

Файлы и папки, которые были созданы ранее вне программы, можно переносить в информационную базу программного продукта.

С файлами уже сохраненными в информационной базе, можно производить различные действия: открытие, редактирование, просмотр, сохранение, обновление и т. д.

2.3 Коллективная работа и версионирование

«1С:Документооборот 8» позволяет получать сотрудникам коллективный доступ к файлам для просмотра или редактирования (с учетом разграничения прав доступа и механизма версионирования файлов). Так любому файлу, который находится в информационной базе, можно присвоить авторство и установить дату создания версии, причем каждая из версий будет сопровождаться кратким описанием внесенных изменений. Все предыдущие версии, количество которых безгранично, автоматически сохраняются при работе с файлом. Для некоторых файлов (сохраненных в одном из наиболее распространенных форматов doc, rtf, html, txt, odt) даже поддерживается сравнение версий.

В случае попытки одновременной редакции документов, срабатывает механизм блокировки. Так, для исключения подобных конфликтов, файлы, которые используются текущим пользователем, окрашены в списке информационной базы зеленым цветом, занятые другими пользователями — серым. Для удобства работы список уже занятых файлов отображается сразу при запуске программы на рабочем столе.

2.4 Бизнес-процессы

Устойчивая последовательность действий всех сотрудников данной организации называется бизнес-процессом. Автоматизация этих последовательностей существенно повышает скорость выполнения задач и упорядочивает работу.

В программном продукте «1С:Документооборот 8» можно отметить такие бизнес-процессы:

— рассмотрение: документ отправляется к руководителю на рассмотрение и уже с его резолюцией снова возвращается к автору данного документа;

— исполнение: рассматриваемый документ отправляется на реализацию каждому пользователю по списку, а также контролеру (среди пользователей можно назначить ответственного исполнителя);

— согласование: документы по бизнес-процессу передаются на согласование отмеченным респондентам, а после возвращаются снова к создателю бизнес-процесса для изучения результатов согласования или отправки на вторичное согласование;

— утверждение: документ передается ответственному лицу для утверждения и затем вновь возвращается к автору для изучения результатов утверждения;

— регистрация: секретарь присваивает регистрационный номер, заверяет документ печатью предприятия и отправляет корреспонденту;

— ознакомление: благодаря этому бизнес-процессу необходимый документ рассылается всем по списку пользователям для ознакомления;

— поручение: этот бизнес-процесс помогает делать поручения сотрудникам, а также контролировать их исполнение.

Адресовать такие бизнес-процессы можно как конкретным исполнителям, так и ролям. Состав этих ролей индивидуален для каждого учреждения и может быть изменен и настроен без остановки системы. Каждый пользователь в любое время может изучить перечень возложенных на него задач в списке Мои задачи или получив уведомление о поставленной задаче по электронной почте.

Создатели бизнес-процессов могут отслеживать этапы выполнения поставленных задач. Именно для анализа процедуры выполнения бизнес-процессов в «1С:Документооборот 8» существует ряд отчетов, например:

— отчет по задачам (вариант Текущие задачи);

— отчет по бизнес-процессам (вариант Статистика по видам);

— справка об исполнительской дисциплине.

2.5 Учет рабочего времени

На основании ежедневных отчетов о проделанной работе в «1С:Документооборот 8» ведется учет затрат рабочего времени работающих на предприятии. Сведения этих отчетов показаны в разрезе видов работ. Благодаря функции автоматического добавления записей каждый сотрудник сам заполняет ежедневный отчет. На основе данных ежедневных отчетов возможно создавать другие отчеты (например, о затратах времени сотрудников по видам работ, периодам или подразделений).

Такие данные могут помочь оценить, какие виды работ занимают больше всего рабочего времени и средств, а также отметить загрузку каждого из сотрудников.

2.6 Бумажный документооборот

Отвечая положениям о документообороте и инструкции по делопроизводству предприятия в «1С:Документооборот 8» существует номенклатура дел, с помощью которой создаются новые тома (дела) и списываются в дело исполненные документы.

Каждый из томов символизирует собой папку в бумажном виде, в которую в традиционном делопроизводстве подшиваются бумажные документы. В случае, когда дело уже закрыто, программа не позволяет списание в это дело документов.

Для каждого такого тома открывается карточка, где можно отметить категорию, срок хранения, отметки ЭПК и т. д.

Текущую номенклатуру можно автоматически переносить на следующий год.

Что касается печати, то номенклатуру дел можно распечатывать в общепринятом формате, заверив впоследствии бумажный документ визой руководителя и поставив печать предприятия. Для поддержания бумажного делопроизводства, в программе предусмотрена функция вывода на печать различных бланков с возможностью указывать на них наименования, данные ответственных лиц и т. д.

Кроме печати бумажных документов, с любого из них может быть снята сканированная копия и передана в информационную базу. Для каждого из входящих, исходящих, внутренних дел обязательно открывается карточка документа, из которой доступен журнал передачи, в котором ведется учет движения бумажных документов.

2.7 Интернет и электронная почта

Рассматриваемый программный продукт способен поддерживать многопользовательскую работу через интернет или по локальной сети. Благодаря этому, можно задействовать в работе тех сотрудников, которые в данный момент отсутствуют в офисе. Есть возможность отправлять любой файл или документ программы по электронной почте прямо из «1С:Документооборот 8».

Поддерживается также автоматическая привязка по адресу почты к корреспонденту, загрузка входящих и внутренних документов, а также загрузка вложенных файлов. Важно также отметить, что благодаря подключению к интернету, зарегистрированные пользователи имеют возможность обновлять программу.

2.8 Индивидуальные настройки

В программном продукте для каждого пользователя можно настроить личный рабочий стол, который поможет обеспечить быстрый доступ к необходимым документам, отчетам и т. д.

Для каждого сотрудника определены свои права, ограничивающие его возможности доступа к данным.

Для внутренних документов права доступа настраиваются по папкам и видам документов, и передаются присоединенным файлом и их версиям.

Для входящих и исходящих документов эти права настраиваются через группы доступа с учетом видов документов, грифов доступности, группы доступа корреспондентов, и также передаются присоединенным файлом и их версиям.

Права доступа также определяются для бизнес-процессов, задач, отчетов и других данных.

Одним из важнейших факторов, обеспечивающих высокую гибкость, масштабируемость, настраиваемость, производительность и других программных достоинств является то, что разработано решение «1С:Документооборот 8» на платформе новой версии «1С:Предприятие 8.2». Данная платформа поддерживает работу с разными системами управления базами данных (файловый режим, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database), а также функционирует как в кругу Microsoft Windows, так и в среде Linux.

2.9 Интеграция с другими конфигурациями и приложениями

В целом, программный продукт «1С:Документооборот 8» охватывает разные механизмы интеграции с конфигурациями «1С:Предприятие», а также другими приложениями.

Программа может автоматически загружать файлы из назначенного перечня в локальной сети. При появлении в данном каталоге папки с файлами или файлов, они тут же переносятся в указанную папку программы, сохраняя при этом оригинальные имена и структуру подпапок. Файлы, загруженные в «1С:Документооборот 8», автоматически распознаются, индексируются и могут использоваться в документообороте учреждения. Это удобно применять для интеграции с различными приложениями, например, факс-машинами или сетевыми потоковыми сканерами.

Любой файл или документ рассматриваемой программы могут быть отправлены по электронной почте. Настроены функции загрузки сообщений почты из одного или разных почтовых ящиков. Такие сообщения вместе с вложениями попадают в справочники внутренних или входящих документов.

При загрузке или отправке электронной почты поддерживается шифрование и ЭЦП.

В комплект доставки программного продукта «1С:Документооборот 8» включен порядок обмена с иными типовыми конфигурациями программы «1С:Предприятие 8», которые работают в порядке «Обычное приложение»:

— «Комплексная автоматизация» (ред. 1.0);

— «Управление торговлей» (ред. 10);

— «Бухгалтерия предприятия КОРП» (ред. 2.0);

— «Управление производственным предприятием» (ред. 1.2);

— «Зарплата и управление персоналом» (ред. 2.5).

Пользуясь этими и включенными в комплект доставки принципами обмена, можно настроить ручной обмен совместными документами и справочниками.

В продукт внедрены планы обмена с иными типовыми конфигурациями, которые были разработаны с использованием хранилища типовых подсистем. Для удобства работы системы электронного документооборота в программе предусмотрен план обмена 1С:Документооборот — 1С:Документооборот.

Используя их, есть возможность настроить автоматический обмен справочниками и документами. Подобно этому, можно организовать планы обмена для определения узкоспециализированных задач.

Механизм интеграции бизнес-процессов с прочими информационными базами появился в редакции 1.1.3 программы «1С:Документооборот 8». Главное его назначение — это автоматизация процессов обработки данных, которые переходят рубежи разных информационных баз. Второстепенная же задача механизма — выполнить пересечение этих рубежей невидимо для пользователей программы. серверный электронный файл

Среди примеров таких бизнес-процессов можно отметить, например, бизнес-процесс обработки заказа клиента, который создается в информационной базе УТ 11, затем ведется в программе «1С:Документооборот 8» и завершается снова в УТ 11.

В программу «1С:Документооборот 8» (ред. 1.1.3 и последующие) внедрен веб-сервис, позволяющий синхронизировать интеграцию с другими приложениями. Благодаря данному сервису в «Библиотеке стандартных подсистем» выделена подсистема «Интеграция с 1С:Документооборотом», которая дает возможность интегрировать другие конфигурации с описываемой программой незаметно для пользователей. Кроме того, в данный программный продукт (ред. 1.1.3 и последующие) внедрен веб-сервис, позволяющий асинхронизировать интеграцию с другими конфигурациями и приложениями. Что особенно интересно, есть функция добавления любых других интеграционных механизмов, при этом, не снимая конфигурацию с поддержки. Например, можно добавить плановые задания для автоматизированной обработки электронной почты, добавочные веб-сервисы для координации с другими приложениями и т. д.

Таблица 5. — Конфигурации и цены:

3. Сравнение характеристик СЭД “ ДЕЛО ” и “1С: документооборот 8”

Таблица 6. — Общие характеристики:

Таблица 7. — Регистрация и ввод документов:

Таблица 8. — Работа с документами:

Размещено на Allbest.ru

Главные детали в контроле на бумаге

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

С какой целью осуществляется

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.

Кадровое делопроизводство — это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:

  • оформление приема на работу;
  • внутреннее перемещение работников;
  • увольнение;
  • регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
  • организация трудового процесса;
  • иные.

Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.

Его основные цели представлены в таблице:

Направление кадровой работы Выполняемые задачи
Учетно-контрольное прием, учет, увольнение персонала.
Планово-регулятивное подбор, перемещение, адаптация работников.
Отчетно-аналитическое
  • изучение сотрудников, оценка их труда;
  • аналитическая работа;
  • составление отчетов.
Координационно-информационное
  • подготовка, обучение, переподготовка персонала;
  • прием работников по служебным и личным вопросам;
  • обработка письменных обращений трудящихся;
  • архивная и справочная деятельность.
Организационно-методическое
  • документирование работы сотрудников;
  • работа с персоналом подразделений;
  • кадровое планирование и руководство.
Документальное
  • ведение личных дел, трудовых книжек;
  • составление приказов, бумаг для персонифицированного учета;
  • оформление больничных, пенсионных свидетельств и т. д.

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Система кадрового делопроизводства

Законодательная база

Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.

Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

  • Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
  • унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
  • Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
  • Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
  • Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
  • Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
  • Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
  • Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
  • Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
  • Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
  • Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
  • Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
  • Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
  • инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.

Обязательные документы

ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.

К ним относятся:

Устав Основной учредительный документ. В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия. Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава.
Правила распорядка труда (далее — Правила)
  • Наличие документа предусматривают ст. 189, 190 ТК РФ. Он устанавливает порядок приема на работу и увольнения сотрудников, права, обязанности сторон соглашения, режимы труда и отдыха, систему поощрений и взысканий, прочие вопросы касательно трудовых отношений на предприятии.
  • Правила утверждает директор. При наличии в организации профсоюза, учитывается его мнения по поводу принятия документа. В организациях, где персонал трудится ненормированный рабочий день, должен существовать Перечень соответствующих должностей и профессий. Он оформляется в виде приложения к Правилам.

Статья 189. Дисциплина труда и трудовой распорядок

Инструкция о защите персональных данных
  • Согласно ст. 87 ТК РФ в ней установлены требования, обязательные для выполнения при обработке персональной информации о работниках, обеспечение их защиты, использования, хранения.
  • Персональной считается информация об отдельно взятом труженике, нужная работодателю для трудовых отношений. Работники должны быть ознакомлены с документами, определяющими порядок обработки их данных.

Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников

Положение об охране труда Оно находится в отделе кадров. Каждого работника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране труда.
График сменности Применяется в компаниях со сменным графиком труда. Документ является срочным и действует определенный период на усмотрение работодателя.
Бумаги по нормированию труда В них отражаются необходимые временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм.

Состав кадровой документации предприятия

Нормативные акты

После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится штатное расписание.

Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.

В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.

На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.

Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.

Документ должен включать следующие позиции:

  • сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
  • данные паспорта сотрудника;
  • должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
  • перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
  • сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
  • рабочий график, оплата переработки;
  • причины для прекращения действия договора и иные условия;
  • подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.

Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.

Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля

Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:

Подготовка необходимого Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг.
Оформление руководителя Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя.
Назначение ответственного за кадровую работу В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют дополнительное соглашение и приказ.
Составление внутренних актов Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»).
Документирование приема персонала На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка).
Заполнение трудовых книжек В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал. Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе.

Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.

Этапы кадрового аудита

Дополнительные моменты

Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.

Штатное расписание и отпуска

Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).

В нем содержатся следующие данные:

  • список структурных подразделений и должностей;
  • количество единиц штата по каждой должности;
  • оклады, надбавки по должностям;
  • фонд зарплаты организации.

Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.

Штатная расстановка — это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.

График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.

Образец Т7

График включает следующие реквизиты:

  • название подразделения;
  • наименование должности;
  • ФИО и табельный номер труженика;
  • число дней отпуска;
  • даты ухода в отпуск по плану и факту;
  • основание переноса отпуска, предположительная дата.

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.

Оформление сотрудников

Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.

Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:

  • регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
  • ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
  • оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
  • выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
  • оформление и регистрация приказа в книге учета;
  • заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
  • передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

Виды документов по личному составу, которые имеют унифицированные формы

Рекомендации по порядку

При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.

К необходимым бумагам относятся:

  • распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
  • кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
  • карточки Т-2;
  • трудовые;
  • соглашения;

В прочие обязательные бумаги входят следующие:

  • штатное расписание;
  • положение по ОТ;
  • журнал регистрации командировок;
  • правила внутреннего распорядка;
  • прочие.

Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.

После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.

Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.

Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.

Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.

Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.

Часто задаваемые вопросы

Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:

Порядок восстановления Процедура не отражена в законодательстве.

Обычно она состоит из следующих шагов:

  1. Изучение актуальных нормативов.
  2. Определение списка требуемых документов.
  3. Составление плана дальнейшей работы организации.
  4. Определение ответственных за документы лиц.
  5. Формирование штатного расписания.
  6. Проверка правильности приема сотрудников, перемещений, кадровых перестановок, увольнений.
  7. Определение законности режима труда на предприятии.
Особенности у ИП с наемными работниками Предприниматель принимает персонал на работу по стандартному сценарию.

Договор заключается в несколько этапов:

  • Получение необходимых бумаг.
  • Оформление заявления.
  • Составление и подписание соглашения.
  • Формирование приказа на прием.
  • Заведение карточки Т-2.
  • Внесение записи в трудовую.
  • Свои особенности имеет трудоустройство граждан, разговаривающих на английском языке.
Ведение на малом предприятии
  • В данных организация кадровыми вопросами может заниматься сам руководитель или специальный отдел.
  • Работодатель может передать кадровый учет на аутсорсинг. Все вопросы будет решать сторонняя специализированная организация.
  • Сложности с документооборотом возникают, если организация крупная, имеет структурные единицы и большой объем документации. В этом случае обязанности по передаче бумаг может возлагаться на курьера. При этом часто представители организации-исполнителя не посещают офис заказчика, т. е. работа производится полностью дистанционно.
Упрощение учета на микропредприятиях Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2019 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов. В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию.

Итак, организация на предприятии кадрового делопроизводства — сложная процедура. Она требует детального изучения нормативной базы и отслеживания всех изменений. Грамотное построение кадрового учета способствует построению трудовых отношений в рамках законодательства. Для подготовки кадровика работодатель может воспользоваться услугами специализированных компаний.

Бухгалтерский учет для чайников поможет разобраться в тонкостях создания проводок.

Не знаете как определить величину накладных расходов в смете — читайте эту публикацию.

Кто должен платить земельный налог в 2019 году — читайте

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *