Возмещение билетов сотрудникам

Содержание

Учет расходов на оплату проезда к месту работы и обратно

Е.

Л. Ермошина Комментарий к Письму Минфина России от 10.01.2018 № 03-03-06/1/80079. В комментируемом письме Минфин в очередной раз затронул тему учета расходов на оплату проезда к месту работы и обратно.

По общему правилу, изложенному в п. 26 ст. 270 НК РФ, указанные расходы при определении базы по налогу на прибыль не учитываются.

Но здесь имеются оговорки: Например, к таковым относятся: Важно принять во внимание следующие моменты.

В комментируемом письме говорится, что расходы на перевозку работников до места работы и обратно учитываются для целей налогообложения: Перечислим случаи, когда можно говорить о невозможности доставки общественным транспортом: В качестве документов, подтверждающих, что доставка работников собственным или наемным автотранспортом соответствует оптимальной организации производственной деятельности, можно порекомендовать следующие: Далее приведем два примера из арбитражной практики, где судьи согласились с налогоплательщиками, которые смогли обосновать и документально подтвердить расходы на доставку сотрудников.

Доводы, которые помогли организации отстоять свою правоту: Суд учел и такие факторы, как стесненность строительных площадок, делающая невозможной установку бытовок для пере­одевания рабочих на стройплощадке, принятия душа, хранения спецодежды и инвентаря.

Доставка была обусловлена технологическими особенностями производства, удаленностью предприятия от жилого массива и остановок транспорта общего пользования, отсутствием общественного транспорта в месте нахождения производственной площадки. Суд отметил, что расходы, понесенные на оплату услуг такси, имеют непосредственное отношение к производственной деятельности организации, являются экономически обоснованными и документально подтвержденными. Итак, в связи с отсутствием в НК РФ понятия «технологические особенности производства» организациям зачастую приходится доказывать в судебном порядке правомерность учета расходов на доставку работников к месту работы и обратно для целей налогообложения.

Оплата работодателем проезда к месту работы

Представители Минтруда России пояснили, что выплаты, возмещающие работникам стоимость проезда от места жительства к месту работы, не поименованы в «освобождающем» от взносов перечне,а значит, подлежат обложению страховыми взносами.

В письме речь идет о том, нужно ли начислять страховые взносы на выплаты в пользу работников, возмещающих проезд от их места жительства до места работы. Как правило, организации компенсируют сотрудникам стоимость проезда к месту работы на основании локального акта.

. оплата проезда хоть и связана с выполнением трудовых функций, но ее относят к числу компенсационных выплат, не облагаемых взносами. Из этого следует, что оплата проезда хоть и связана с выполнением трудовых функций, но в соответствии с указанным выше абзацем «и» ее относят к числу компенсационных выплат, не облагаемых взносами. И вот почему. На основании статьи 8 Трудового кодекса РФ работодатель принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Выплаты работникам в целях компенсации расходов на проезд к месту работы, производятся на основании приказа руководителя по заявлению работника.

Налоговый консультант М.А. Дзапарова, для журнала «Нормативные акты для бухгалтера»

Профессиональная пресса для бухгалтера Для тех, кто не может отказать себе в удовольствии полистать свежий журнал, почитать проверенные экспертами качественно сверстанные статьи. Выбрать журнал >> Практическая энциклопедия бухгалтера Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами.

В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Порядок возмещения транспортных расходов сотрудников

Компенсация – денежная выплата, которая связана с возмещением сотруднику затрат, возникших при выполнении его трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ). К транспортным издержкам, которые подлежат возмещению работникам, относятся:

  • Компенсации за использование личного автотранспорта.
  • Оплата арендуемой собственности (например, автомобиля или компьютера работника) и затраты на его содержание.
  • Компенсации за билеты общественного и иного транспорта, а также услуги такси и т. д.

Если же работа сотрудника имеет разъездной характер, то работодатель должен возместить и затраты на аренду жилого помещения, и затраты на проезд, суточные и иные издержки, предусмотренные ст.

168.1 ТК РФ.

  1. Документы для оформления и выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Если сумма компенсации больше нормы, то в состав расходов, уменьшающих базу по прибыли, разница не включается (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), а между бухгалтерским и налоговым учетом возникает расхождение.

ВАЖНО! Если работнику не принадлежит транспортное средство на праве собственности, то налоговики могут потребовать рассчитать с сумм компенсации НДФЛ и страховые взносы (письмо Минфина от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42).

Если сотрудник использует собственный автомобиль в рабочих целях, то для оправдания затрат на ГСМ налоговики требуют оформить путевой лист (письмо ФНС от 02.06.2004 № Однако Минфин считает, что налоговики не вправе обязать налогоплательщиков использовать какие-либо формы для налогового учета (письмо Минфина от 01.11.2013 № 03-03-06/1/46664).

  1. Документы при аренде авто у работника

О нюансах учета при аренде авто у сотрудника читайте в статье «Нужно ли удерживать страховые взносы с аренды автомобиля?».

  1. Возмещение транспортных затрат на такси

Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 73 – отражена компенсация; Дт 73 Кт 50 (51) – компенсация выплачена.

К налоговому учету при исчислении прибыли принимаются все компенсационные выплаты, за исключением сумм, превышающих нормы подп.

11 п. 1 ст. 264 НК РФ. Менеджер отдела продаж ООО «Деметра» Петров В. В. использует собственный автомобиль в рабочих разъездах.

Объем двигателя – более 2 000 м 3. Сумма компенсации равна 6 900 руб.

Блок проводок будет выглядеть следующим образом: Дт 26 Кт 73 – 1 500 руб.

– начислена компенсация в пределах норм; Дт 91.2 Кт 73 – 5 400 руб. (6 900 – 1 500) – компенсация, не принимаемая в налоговом учете. Таким образом, сумма расходов в бухгалтерском учете превышает затраты в налоговом, и образуется постоянное налоговое обязательство, регулируемое нормами ПБУ 18/02. Дт 99 Кт 68 – 1 080 руб. (5 400 × 20%) – начислен условный расход. НДФЛ с компенсационных выплат работнику удерживать не нужно (письмо Минфина от 11.04.2013 № 04-03-06/11996). Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях Есть вопросы?

Получите быстрые ответы на нашем форуме!

Приказ о возмещении расходов по проезду до места работы и обратно

Настоящее Положение принимается с целью усиления материальной поддержки и социальной защищенности работников организации. 2.1. Право на возмещение расходов по оплате проезда к месту работы и обратно имеют все работники организации, работающие по трудовому договору.

2.2. Возмещение расходов производится при проезде на транспорте общего пользования городского, пригородного и междугородного сообщения по кратчайшему или беспересадочному маршруту по фактическим расходам, подтвержденным проездными документами. 2.3. Основанием для возмещения работнику расходов по оплате проезда к месту работы и обратно являются личное заявление работника на имя руководителя организации и проездные документы, подтверждающие произведенные расходы. 2.4. Возмещение расходов по оплате проезда к месту работы и обратно производится бухгалтерией организации на основании представленных работником документов.

2.5. Работники, пользующиеся правом возмещения расходов, ежемесячно в срок до числа месяца, следующего за отчетным, представляют в бухгалтерию организации документы, указанные в п. 2.3. настоящего Положения. 2.7. Работникам, относящимся к льготным категориям граждан, имеющих право на приобретение единого социального проездного билета, расходы по оплате проезда возмещаются в размере стоимости единого социального проездного билета. 2.8. В период временной нетрудоспособности работника, нахождения работника в ежегодном основном или дополнительном отпуске, отпуске без сохранения заработной платы возмещение расходов по оплате проезда не производится.

Приказ о компенсации стоимости проезда работнику до места работы образец

Августа 2019, 09:30, вопрос №1362461 1 ответ

  • Должен ли работодатель оплачивать дорогу? 06 Апреля 2014, 12:40, вопрос №418435 1 ответ
  • Работодатель меняет расположение офиса, предлагает ездить в другой город.

Учет расходов на оплату проезда к месту работы и обратно Однодневные командировки Взаимоотношения между работниками и нанимателями в Республике Беларусь регулируются Трудовым кодексом Республики Беларусь (далее — ТК). Согласно ст. Рассылка новостей журнала «заработная плата» Выплачиваем работнику зарплату и доплату за разъездной характер работ 661 301 1655,37 — — * Согласно колдоговору надбавка за разъездной характер работ установлена в сумме 25,00 грн. Нормативная база Возмещение работниками расходов Министерством статистики и анализа Республики Беларусь 30 января 1998 г.

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Евгении (г. Калуга)

Наша организация применяет УСН с объектом ДОХОДЫ. Исполнительный директор проживает в другом городе. Директор принял решение возмещать расходы на проезд. Входит ли сумма возмещения в ФОТ, нужно ли на эти суммы начислять взносы ФСС травматизм, ПФР и удерживать НДФЛ? Как правильно оформить возмещение расходов на проезд сотруднику?

Основанием для возмещения расходов на проезд директора от места его проживания до места работы и обратно может служить трудовой договор либо локальный нормативный акт (приказ).

В том случае, если такая выплата предусмотрена трудовым договором, у организации-страхователя возникает объект обложения страховыми взносами (ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ).

Спорной является ситуация, при которой возмещение стоимости проезда директора не будет определено трудовым договором (то есть имеется только приказ). Из буквальной трактовки ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ следует, что такие выплаты объектом обложения страховыми взносами не являются (как не предусмотренные трудовым договором). Однако на этот счет уже имеются разъяснения Минздравсоцразвития РФ и они не в пользу страхователей.

Так, в Письме данного ведомства от 23.03.2010 г. № 647-19 указано, что выплаты сотрудникам, которые в трудовых договорах с ними прямо не прописаны, тем не менее подлежат обложению страховыми взносами как производимые в рамках трудовых правоотношений работников с работодателем и, значит, связанные с трудовыми договорами.

Исключением являются только суммы, указанные в ст. 9 Закона N 212-ФЗ, которые страховыми взносами не облагаются. Арбитражной практики по данному вопросу пока нет, поскольку Закон вступил в силу недавно (с 1 января 2010 г.). Поэтому если вы не хотите рисковать, то взносы с такой выплаты лучше начислять, в независимости от того, какой документ ее предусматривает.

В отношении НДФЛ нужно учитывать следующее. Статья 41 Кодекса определяет доход как экономическую выгоду в денежной и натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с гл. 23 Кодекса.

Согласно п. 1 ст. 210 Кодекса при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах.

Оплата за налогоплательщика (полностью или частично) организациями товаров (работ, услуг) в его интересах в соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 211 Кодекса признается доходом, полученным налогоплательщиком в натуральной форме.

Не подлежат обложению все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

Поскольку компенсация проезда работнику до места его работы и обратно законом не установлена, считаю, что она признается его доходом, полученным в натуральной форме, и подлежит обложению НДФЛ на общих основаниях. По мнению Минфина, облагаемого дохода в связи с отсутствием экономической выгоды не образуется только в том случае, если работники не имеют возможности добираться до места работы и обратно общественным транспортом и организация вынуждена организовать их доставку (например, при ночном графике работы или если обособленное подразделение организации находится в населенном пункте, в который не ходит общественный транспорт) (см., н-р Письма от 24.12.2007 N 03-04-06-02/226, от 11.05.2006 N 03-03-04/1/434).

Страховые взносы в ФСС на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве на рассматриваемые выплаты также начисляются, поскольку они в Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденный Постановлением Правительства Российской Федерации от 7 июля 1999 г. N 765, не включены.

Получить персональную консультацию Светланы Скобелевой в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

>Компенсация проезда к месту работы

Нужно ли начислять страховые взносы за оплату мобильной связи, проезда сотрудников на работу

Работодатель часто оплачивает работникам стоимость мобильной связи, проезда к месту работы и обратно, оплачивает проезд в рамках трудовых обязанностей сотрудника. Нужно ли начислять на эти суммы страховые взносы?

Работодатель нередко оплачивает работникам стоимость проезда к месту работы и обратно или организует такой. Также возможна оплата проезда в рамках непосредственного выполнения работниками трудовых обязанностей.

Облагаются ли НДФЛ и страховыми взносами суммы оплаты работодателем проезда работника от места постоянного жительства к месту работы, находящемуся в другом городе

Вопрос: Облагаются ли НДФЛ и страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование суммы оплаты работодателем проезда работника от места постоянного жительства к месту работы, находящемуся в другом городе?

Оплата проезда предусмотрена трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору. Ответ: Оплата работодателем стоимости проезда работников от места постоянного жительства до места работы и обратно при условии, что работники имеют возможность добираться до места работы самостоятельно, признается их доходом, полученным в натуральной форме, и подлежит налогообложению НДФЛ и страховыми взносами во внебюджетные фонды.

Лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно.

Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации.

Представители Минтруда России пояснили, что выплаты, возмещающие работникам стоимость проезда от места жительства к месту работы, не поименованы в «освобождающем» от взносов перечне,а значит, подлежат обложению страховыми взносами. Судя по норме пункта 1 статьи 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, в базу для начисления страховых взносов включают выплаты в пользу физических лиц, назначаемых в рамках трудовых отношений.

Страховые взносы за оплату проезда работников

Работодатель нередко оплачивает работникам стоимость проезда к месту работы и обратно или организует такой. Также возможна оплата проезда в рамках непосредственного выполнения работниками трудовых обязанностей. Перед бухгалтером в этих случаях возникает вопрос: нужно ли начислять на эти суммы страховые взносы?

реклама тут 2

Чтобы ответить на этот вопрос, мы выбрали наиболее распространенные ситуации, связанные с оплатой проезда, после чего изучили свежие разъяснения контролирующих органов и судебную практику по этому вопросу.

Лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно.

Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации.

Учет расходов на проезд, обучение и отдых работников

Многие компании, помимо заработной платы. гарантий и компенсаций, предусмотренных трудовым законодательством, по своей инициативе предоставляют своим работникам определенный набор компенсаций и льгот социального характера.

Работодатель в зависимости от желания и финансовых возможностей компании сам устанавливает конкретный набор таких выплат. Так, сотрудникам за счет собственных средств организации могут быть оплачены: обучение, проезд к месту работы и обратно, фитнес.

Многие компании, помимо заработной платы, гарантий и компенсаций, предусмотренных трудовым законодательством, по своей инициативе предоставляют своим работникам определенный набор компенсаций и льгот социального характера.
Работодатель в зависимости от желания и финансовых возможностей компании сам устанавливает конкретный набор таких выплат. Так, сотрудникам за счет собственных средств организации могут быть оплачены: обучение, проезд к месту работы и обратно, фитнес.
Однако, прежде чем начать предоставлять различные социальные льготы, компании следует оценить не только эффективность и целесообразность таких методов поддержки своих работников, но и требуемый объем расходов и документооборота.

Необходимость профессиональной подготовки и переподготовки кадров для собственных нужд работодатель определяет сам (ч. 1 ст. 196 ТК РФ). Если работодатель заинтересован в увеличении объема знаний своих сотрудников для эффективности работы компании в целом, он может отправить работников на обучение и оплатить соответствующие расходы. Выгода здесь будет обоюдная:

  • сотрудник получит дополнительные знания, необходимые для выполнения трудовых функций;
  • работодатель — более квалифицированного работника.

Варианты обучения могут быть различными. Так, можно направить сотрудника:

  • повышать квалификацию на курсы и семинары;
  • получать дополнительное среднее профессиональное или высшее образование.

В любом случае рекомендуется выбрать российское образовательное учреждение, имеющее государственную аккредитацию и лицензию, или же иностранное образовательное учреждение, у которого есть соответствующий статус.

Недостатки такого способа появляются в случае, когда обученный сотрудник решит сменить место работы и компании придется отправлять на учебу кого-то другого. Избежать этого можно, заключив дополнительное соглашение о компенсации затрат.

Коллективный договор. Условия и порядок повышения квалификации должны быть установлены коллективным договором или соглашением, трудовым договором (дополнительным соглашением к нему или дополнительным договором) (ч. 2 ст. 196 и ч. 2 ст. 197 ТК РФ).

План обучения и приказ. Если работники обучаются за счет фирмы, то необходимо составить план или программу обучения на текущий год. В плане надо пояснить, что обучение направлено на повышение квалификации сотрудников, то есть расходы на него связаны с основной деятельностью организации. Также нужно оформить приказ руководителя о направлении работника на обучение (Письмо Минфина России от 16.05.2002 N 04-04-06/88).

План обучения (фрагмент)

Дополнительные документы:

  • договор с образовательным учреждением, который заключен от имени компании (абз. 16 п. 7 Типового положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 26.06.1995 N 610 (далее — Типовое положение)), с приложением к нему учебной программы образовательного учреждения (с указанием количества часов посещения);
  • копия лицензии на ведение образовательной деятельности (для российского учреждения) или подтверждения соответствующего статуса (для иностранного учреждения);
  • копия документа, подтверждающего факт обучения работника (диплом, аттестат, удостоверение и т.п.);
  • акт об оказании образовательных услуг с указанием периода обучения, наименования программы обучения и его стоимости в рублях. При долгосрочном обучении акт следует составлять отдельно за каждый отчетный период, то есть один раз в квартал, а расходы на оплату образовательных услуг включать в состав затрат ежеквартально.

Налоговый учет, НДФЛ и страховые взносы

Налог на прибыль. Расходы на обучение работников учитываются при общем режиме (только в том случае, когда заказчиком образовательных услуг является работодатель, а не работник) (пп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ), при упрощенной системе (пп. 33 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) и при ЕСХН (пп. 26 п. 2 ст. 346.5 НК РФ).

Правда, при всех режимах налогообложения для отражения расходов необходимо выполнение условий, указанных в п. 3 ст. 264 НК РФ. В частности, у организации должны быть все перечисленные выше документы, у образовательного учреждения, в свою очередь, должны быть лицензия или статус, а программа обучения связана с профессиональными обязанностями работника (Письмо Минфина России от 08.06.2012 N 03-03-06/1/297).

Примечание. Если работники посещают семинары, надо помнить, что к расходам на обучение относится только стоимость учебного, а не консультационного семинара.

Страховые взносы, взносы на травматизм, НДФЛ. Если обучение проводилось в интересах работодателя, то страховые взносы во внебюджетные фонды и на страхование на случай травматизма начислять не нужно (пп. «е» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, далее — Закон N 212-ФЗ, и пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ, далее — Закон N 125-ФЗ). По этой же причине не нужно удерживать и НДФЛ (п. 21 ст. 217 НК РФ).

В бухгалтерском учете расходы на повышение квалификации сотрудников отражают проводками:

Дебет 60-2 Кредит 51

— перечислена предоплата за повышение квалификации сотрудника;

Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 60-1

— плата за обучение отражена в составе расходов на повышение квалификации сотрудника;

Дебет 60-1 Кредит 60-2

— зачтена сумма выданного аванса;

Дебет 90-2 Кредит 20 (25, 26, 44)

— стоимость обучения работника отнесена на себестоимость.

Оплата проезда работников к месту деятельности и обратно

Работодатель может взять на себя расходы своих сотрудников на проезд к месту работы и обратно (например, компенсировать им стоимость проезда). Выплату компенсации можно организовать следующим образом.

Вариант первый. По истечении месяца работник предоставляет в бухгалтерию документы, подтверждающие расходы на проезд к месту деятельности и обратно (проездные билеты), после чего ему выплачивают компенсацию, равную сумме расходов. Как правило, в этом случае организация устанавливает верхний предел компенсации (например, компенсация на проезд выплачивается в сумме фактических расходов, но не более 4000 руб.).

Вариант второй. Можно выплачивать компенсацию в фиксированном размере, установленном работодателем произвольно на основании средних расходов на проезд (например, 5000 руб. в месяц). В этом случае компенсация будет частью зарплаты, поэтому проездные документы не понадобятся. Оплачивать проезд работников можно и иными способами, например приобрести специальный автобус, чтобы развозить работников, или проездные билеты для всех сотрудников.

Трудовой договор. Если компания хочет выплачивать работникам компенсацию за проезд, то надо добавить в трудовые договоры соответствующее условие. Это позволит включить выплаченные компенсации в расходы, уменьшающие налоговую базу (п. 25 ст. 255 НК РФ). А в трудовом договоре указать, в каком размере будет выплачиваться компенсация:

  • фиксированном;
  • в соответствии с произведенными расходами.

Приказ. На выплату компенсаций оформляется приказ или распоряжение (в произвольной форме).

Приказ о выплате компенсации

Налог на прибыль. Компенсации, выплаченные работникам по собственной инициативе работодателя, относятся к расходам на оплату труда. Но лишь в случае, когда они предусмотрены трудовыми договорами (п. 25 ст. 255 и п. 26 ст. 270 НК РФ).

Страховые взносы, взносы на травматизм, НДФЛ. На сумму компенсаций необходимо начислять страховые взносы во внебюджетные фонды и в ФСС РФ на случай травматизма (ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ и п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ). Также следует удерживать НДФЛ (п. 1 ст. 210 и пп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Выплату компенсации расходов на проезд отражают так:

Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 73, субсчет «Компенсация транспортных расходов»,

— начислена компенсация расходов на проезд;

Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 69, субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»,

— начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;

Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 69, субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной части трудовой пенсии»,

— начислены пенсионные взносы на финансирование накопительной части трудовой пенсии;

Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 69, субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»,

— начислены взносы на социальное страхование;

Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 69, субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»,

— начислены взносы на травматизм;

Дебет 73, субсчет «Компенсация транспортных расходов», Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ»,

— с суммы компенсации расходов на проезд удержан НДФЛ;

Дебет 73, субсчет «Компенсация транспортных расходов», Кредит 50 (51)

— выплачена (перечислена) компенсация расходов на проезд;

Дебет 90-2 Кредит 20 (25, 26, 44)

— компенсация проезда отнесена на себестоимость.

Бесплатный фитнес и оплата отдыха

Многие работодатели идут дальше, не ограничиваясь только тем, что может быть полезно исключительно для организации рабочего процесса, и предоставляют дополнительные бонусы своим сотрудникам, причем не связанные с выполнением их должностных обязанностей. Одни работодатели приобретают для работников клубные карты в фитнес-клуб, другие — абонементы в плавательный бассейн, третьи — санаторно-курортные и туристические путевки и т.п.

Трудовой договор. Все дополнительные социальные гарантии для работников, предоставляемые организацией, стоит указывать в трудовых договорах либо в дополнительных соглашениях к ним, чтобы подтвердить серьезность намерений работодателя. Другими словами, соответствующие положения, включенные в трудовой договор (дополнительное соглашение), будут своего рода страховкой для работника от того, что работодатель может передумать и отказаться от обещаний, даваемых работнику при приеме на работу. Но на порядок налогообложения соответствующих расходов это никак не повлияет.

Приказ и ведомости. При покупке клубных карт, путевок на лечение, абонементов в бассейн составляется соответствующий приказ руководителя, в котором указываются только те лица, которые получат эти бонусы.

Также необходима ведомость, в которой работники должны будут расписываться за получение указанных льгот. Это важно, так как тогда стоимость клубных карт, путевок, абонемента и прочего можно будет включить в доход работников, облагаемый НДФЛ (подробнее об этом поговорим чуть позже).

Фрагмент ведомости на выдачу клубных карт

Налог на прибыль. Покупка карт в фитнес-клуб, абонементов в бассейн или оплата путевок — все это приятно для работника и делается работодателем с целью повышения мотивации. Однако доказать налоговым органам экономическую обоснованность подобных расходов будет практически невозможно. В соответствии с п. 29 ст. 270 НК РФ не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль расходы на посещений культурно-зрелищных или физкультурных (спортивных) мероприятий, оплату путевок на лечение или отдых, экскурсий или путешествий, занятий в спортивных секциях, кружках или клубах, на оплату товаров для личного (индивидуального) потребления работников, а также другие аналогичные расходы, произведенные в их пользу. Это связано с тем, что одно из условий, обозначенное в п. 1 ст. 252 НК РФ, не выполняется.

Напомним, что для признания затрат работодателя расходами, уменьшающими налоговую базу по налогу на прибыль, необходимо, чтобы затраты были экономически обоснованны, а именно непосредственно связаны с деятельностью организации, направленной на получение ею дохода. Наличие или отсутствие пунктов, содержащих соответствующие положения в трудовых и (или) коллективных договорах, в данном случае не имеет значения.

Страховые взносы, взносы на травматизм, НДФЛ. На стоимость всех предоставленных работникам бонусов нужно начислять страховые взносы во внебюджетные фонды (ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ и п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ).

Кроме того, у сотрудников возникает доход в натуральной форме, который облагается НДФЛ (пп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Исключение составляет стоимость путевок на лечение и отдых в санаторно-курортные и оздоровительные организации на территории РФ (за исключением туристических). Суммы оплаты или компенсации стоимости таких путевок освобождены от обложения НДФЛ (п. 9 ст. 217 НК РФ).

Существует несколько вариантов оплаты работникам занятий спортом:

  • работодатель оплачивает спортивные занятия работников в спортзале;
  • приобретает абонементы со скидкой и затем продает их своим сотрудникам;
  • переводит деньги в профсоюзный орган, который выдает фитнес-карты работникам;
  • работник сам приобретает абонемент, организация возмещает ему понесенные затраты.

От выбранного компанией варианта оплаты спортивных карт будет зависеть бухгалтерский учет приобретаемых абонементов. Рассмотрим вариант, когда у сотрудника удерживается стоимость абонемента из зарплаты. В этом случае проводки будут такими:

Дебет 60 Кредит 51

— оплачены абонементы в фитнес-центр для работников, подписан договор со спортивным заведением, получены платежные документы;

Дебет 73 Кредит 60

— фитнес-клуб выдал абонементы, учтены фитнес-карты на основании документов, выданных фитнес-центром, абонементы;

Дебет 70 Кредит 73

— клубные карты выданы сотрудникам, их стоимость удержана из зарплаты (получено заявление сотрудника с его подписью, сотрудник расписался в ведомости о получении спортивной карты).

Возмещение расходов на проезд сотрудникам, имеющим разъездной характер работы (Фролова М.В.)

С целью улучшения качества обслуживания, расширения клиентской базы и налаживания деловых контактов многие торговые компании привлекают к работе курьеров, торговых представителей с личным автотранспортом. В связи с этим возникают расходы на проезд, которые могут составлять достаточно существенную сумму. Рассмотрим порядок документального оформления таких расходов и спорные вопросы налогообложения.

Трудовой кодекс налагает на работодателя обязанность возмещать работникам, имеющим разъездной характер работы, расходы на проезд, в частности стоимость проездных билетов, а также выплачивать компенсацию за использование личного автотранспорта. Учесть эти расходы в целях налогообложения можно, но они должны удовлетворять всем критериям ст. 252 НК РФ: осуществляться в рамках деятельности, приносящей доход, быть экономически обоснованными и документально подтвержденными.

Порядок возмещения расходов на проезд сотрудникам с разъездным характером работы должен быть прописан в коллективном договоре, в котором также необходимо закрепить размеры возмещения. Как вариант, можно оформить положение «Порядок возмещения расходов на проезд» и утвердить его приказом руководителя.

Проездные билеты

В случае если локальным актом организации предусмотрено возмещение стоимости проездных билетов работникам с разъездным характером работы, по окончании месяца сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами (проездными билетами, чеками). Указанные расходы включаются в состав прочих расходов в момент утверждения авансового отчета сотрудника (пп. 49 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Минфин в своих многочисленных разъяснениях также разрешает учитывать данные расходы при исчислении налога на прибыль. Обратите внимание: в Письмах говорится именно о возмещении расходов, что подразумевает их документальное подтверждение (Письма от 25.10.2013 N 03-04-06/45182, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/211).

Возмещение документально подтвержденных расходов на проезд не облагается НДФЛ и страховыми взносами (Письма Минфина России от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131, ФНС России от 10.11.2011 N ЕД-4-3/18794@, ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985, Минздравсоцразвития России от 27.02.2010 N 406-19).

В одном из последних разъяснений Минфин указал, что выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов на проезд сотрудников организации, чья работа носит разъездной характер, не подлежат обложению НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (Письмо от 20.01.2014 N 03-11-06/2/1482).

Бывает, что работодатель решает не возмещать документально подтвержденные расходы сотрудника, а выплачивать фиксированную компенсацию за разъездной характер работы, предусмотренную локальными актами организации. В таком случае проверяющие квалифицируют ее как выплату за особые условия труда в соответствии со ст. 129 ТК РФ и признают элементом оплаты труда. Эту выплату можно отнести в расходы при исчислении налога на прибыль, однако необходимо удержать НДФЛ и начислить страховые взносы (Письма Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19, ФСС РФ N 14-03-11/08-13985, Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76).

Кстати, судьи в аналогичной ситуации поддерживают проверяющих: в связи с тем, что размер компенсации определен в фиксированной сумме применительно к перечню должностей и она выплачивается ежемесячно, а организацией не были представлены документы, подтверждающие данные расходы, такие выплаты следует отнести к компенсации в соответствии со ст. 129 ТК РФ и, как следствие, удержать НДФЛ (Постановления ФАС ВВО от 17.07.2013 по делу N А43-23164/2012 <1>, ФАС ЗСО от 01.11.2013 N А45-29823/2012).

<1> Определением ВАС РФ от 07.11.2013 N ВАС-14952/13 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора.

Подведем итог. Законодатели не против включения фиксированных компенсаций сотрудникам с разъездным характером работы в состав затрат при расчете налога на прибыль, однако в таком случае организации придется удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Если же она хочет оптимизировать налогообложение (не удерживать НДФЛ и не начислять страховые взносы), понесенные работником расходы на проезд должны подтверждаться документально.

Компенсация за использование личного транспорта

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя организации, в котором прописывается ее размер.

Указанную компенсацию разрешено относить в состав налоговых расходов в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, но только в пределах норм, установленных Правительством РФ <2> (Письмо Минфина России от 11.04.2013 N 03-04-06/11996).

<2> Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.

Объем двигателя легкового автомобиля

Норматив (руб/мес.)

До 2000 куб. см включительно

Свыше 2000 куб. см

Из разъяснений финансового ведомства и налоговиков следует, что в размерах компенсации, установленных Правительством РФ, учтено возмещение всех затрат, включая износ автомобиля, ГСМ и ремонт, поэтому, если работники получают компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях, работодатель не может учесть расходы на ГСМ «повторно», то есть сверх компенсации, выплачиваемой сотрудникам (Письма Минфина России от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39239, УФНС по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776).

Кроме того, налоговики отмечают, что при отсутствии работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), то есть в период, когда личный автомобиль им не эксплуатировался, компенсация не выплачивается. Конечно, организация вправе помимо фиксированной суммы компенсировать расходы на ГСМ или выдавать талоны на бензин, но включать эти суммы в расходы при исчислении налога на прибыль она не должна.

Примечание. Компенсация за использование личного автомобиля включается в состав налоговых расходов в пределах сумм, установленных Правительством РФ. Признавать в целях налогообложения прибыли помимо этой компенсации расходы на ГСМ и ремонт ТС организация не вправе.

Компенсация за использование личного автотранспорта не подлежит обложению НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением сторон (трудовым договором), но только в том случае, если автомобиль принадлежит сотруднику на праве собственности и имеются документы, подтверждающие произведенные расходы. Об этом говорится в Письме Минфина России от 03.05.2012 N 03-03-06/2/49. Свою позицию сотрудники ведомства обосновывают следующим образом: несмотря на то, что в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм), связанных с исполнением трудовых обязанностей, ст. 188 ТК РФ предусматривает компенсацию за использование имущества только в случае, если данное имущество принадлежит работнику. В этом же Письме отмечено, что, если транспортное средство находится в совместной собственности супругов, суммы возмещения расходов, связанных с использованием личного автомобиля работником организации по доверенности, выданной супругой, освобождаются от обложения НДФЛ, при условии что автомобиль приобретен после вступления в брак.

Об обязательных требованиях к подтверждению сумм компенсаций за использование личного имущества сотрудников представители Минфина высказались и в Письмах от 11.04.2013 N 03-04-06/11996, от 27.02.2013 N 03-04-06/5600: возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя не подлежит обложению НДФЛ в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ, однако должны иметься расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также документы, подтверждающие произведенные в связи с этим расходы.

Примечание. Не облагать компенсационные выплаты НДФЛ, страховыми взносами можно при соблюдении нескольких условий: сумма компенсации должна быть установлена соглашением сторон, автомобиль должен принадлежать работнику на праве собственности, понесенные расходы должны быть документально подтверждены.

Согласно официальным разъяснениям названная компенсация не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее работниками (п. 2 Письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260 <3>, Письмо ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985). При этом чиновники из Минздравсоцразвития (Письмо от 06.08.2010 N 2538-19) настаивают на том, что организация должна иметь копии документов, подтверждающих как право собственности работника на используемое имущество, так и величину понесенных расходов.

<3> Выводы основаны на положениях пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Судьи не всегда согласны с таким подходом. Например, в Постановлении ФАС УО от 23.09.2013 N Ф09-9554/13 <4> указано, что на компенсацию работнику за использование автомобиля в интересах работодателя страховые взносы не начисляются. При этом не имеет значения, принадлежит автомобиль работнику на праве собственности или он управляет машиной по доверенности.

<4> Определением ВАС РФ от 24.01.2014 N ВАС-4/14 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора.

А может быть, аренда?

Предусмотренные законодательством компенсации настолько малы, что содержать на них автомобиль просто невозможно. По мнению чиновников, такие компенсации уже включают в себя расходы на ГСМ, ремонт и прочие расходы, а значит, признавать в целях учета налога на прибыль суммы сверх установленных лимитов нельзя. Конечно, свою позицию можно отстаивать в суде, но в данном случае торговым организациям выгоднее арендовать автомобиль у своего сотрудника. Очевидным плюсом в этой ситуации является возможность учета всех без ограничений расходов на автомобиль. Кроме того, такие выплаты не подпадают под обложение страховыми взносами, так как не связаны с трудовыми отношениями (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). Однако НДФЛ с них все же придется удержать (пп. 4 п. 1 ст. 208, ст. 226 НК РФ). Более того, если по договору аренды транспортного средства организация выплачивает аванс, то НДФЛ необходимо будет удержать в том налоговом периоде, в котором выплачены деньги, а не в периоде оказания услуги, поскольку в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ датой фактического получения дохода считается день перечисления денежных средств на счет арендодателя (Письмо Минфина России от 13.01.2014 N 03-04-06/360). В судебной практике нет единого мнения по данному вопросу: существуют судебные решения как в пользу налогоплательщиков (Постановление ФАС УО от 14.11.2011 N Ф09-7355/11 <5>), так и в пользу чиновников (Постановление ФАС СЗО от 14.10.2013 N А56-72251/2012).

<5> Определением ВАС РФ от 13.04.2012 N ВАС-3320/12 отказано в передаче данного дела Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора.

Необходимо помнить также следующее: заключая договор аренды автомобиля, целесообразно указать, что расходы по ремонту, техническому обслуживанию и страхованию несет арендатор, иначе организация не сможет учесть их в целях исчисления налога на прибыль (п. п. 1, 2 ст. 260, п. 5 ст. 272 НК РФ). Кроме этого, договор должен содержать фразу, что автомобиль арендуется без экипажа. В противном случае высока вероятность, что проверяющие доначислят страховые взносы: по мнению Минфина, плата по договору аренды транспортного средства с экипажем состоит из двух частей — платы за аренду транспортного средства и платы за услуги, оказываемые физическим лицом по управлению этим транспортным средством (Письмо от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780). Более того, если в договоре аренды автомобиля с экипажем стоимость услуг по управлению не выделена и страховые взносы не начислены, проверяющие из ПФР обязательно обратят на это внимание и, вероятно, потребуют начислить страховые взносы со всей арендной платы.

Примечание. В договор аренды целесообразно включить условия о том, что расходы по ремонту, техническому обслуживанию и страхованию несет арендатор, а автомобиль арендуется без экипажа. В указанном случае все понесенные расходы можно будет учесть в целях налогообложения прибыли. Страховые взносы на суммы выплат начислять не нужно, а вот НДФЛ с работника придется удержать.

* * *

Бухгалтерам следует учитывать множество нюансов при признании расходов на проезд и выбрать более безопасные способы, иначе не избежать споров с контролирующими органами. Также необходимо детально проработать положения коллективного договора и локальных нормативных актов организации. Не стоит забывать и о том, что возмещаемые расходы должны быть документально подтверждены и оформлены в соответствии с требованием законодательства РФ.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *