Увеличение штата сотрудников обоснование

Служебка об увеличении штатной численности

ИнфоВ связи с расширением производства прошу вас рассмотреть возможность внесения корректировок в штатное количество рабочих (увеличение) по следующим специальностям:

  • токарь – до 5 человек (сейчас 3 человека);
  • слесарь – до 11 человек (сейчас 8 человек);
  • сварщик – до 2 человек (сейчас 1 человек).

На основании этого прошу вас внести соответствующие изменения в штатное расписание. Менеджер отдела кадров Кузин Р.Д. 28.07.17 г. (подпись) Скачать образец служебной записки о введении новой штатной единицы Штатное расписание – это акт, в котором прописаны все основные моменты, касающиеся рабочего процесса в организации. Он содержит в себе сведения о количестве работников, их рабочем времени, окладах и другую важную информацию.

Вносить какие-либо коррективы в эти данные (например, просто набрать необходимых работников или изменить размер оплаты труда) нельзя.
Как это сделать? – «Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти», утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 26.03.2002 № 23; – «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления», утвержденные постановлением Министерства труда РФ от 25.11.1994 № 72; – «Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления», утвержденные постановлением Министерства труда РФ от 10.09.1993 № 152. У перечисленных норм есть ряд существенных достоинств. Прежде всего, они разработаны государственными органами на основе проведенных обследований, поэтому большинство руководителей организаций (как государственных, так и коммерческих) склонны воспринимать их всерьез.

Пример служебной записки об увеличении штатной численности

ВниманиеШтатное расписание организации – важный документ (локальный акт), наличие которого необходимо и закреплено трудовым кодексом. Оно служит для формирования организационной структуры в компании и отражает в себе все основные производственные моменты, касающиеся сотрудников (в нем указано их рабочее время, размер зарплаты и надбавок, причисление к тем или иным структурным подразделениям и т. д.). Для того, чтобы при необходимости внести коррективы в этот документ, и составляется служебная записка.

Как это правильно сделать и что указать при ее оформлении, будет рассмотрено ниже. … Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-45-38.

Служебная записка о необходимости изменения штатного расписания (образец заполнения) Похожие формы Служебная записка о необходимости сверхурочной работы (образец заполнения) Приказ об утверждении штатного расписания (образец заполнения) Приказ об изменении штатного расписания (образец заполнения) Приказ об изменении унифицированной формы штатного расписания (образец заполнения) Приказ об утверждении штатного расписания (образец заполнения) Выписка из штатного расписания (образец заполнения) Выписка из штатного расписания (образец заполнения) Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание. Соглашение об изменении оклада. Поскольку оклад является условием оплаты труда, а значит, обязательным для включения в трудовой договор условием. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.

Образец служебной записки об увеличении штатной численности работников

ТОО «Агентство «РекМИ» Отдел по работе с клиентами о необходимости увеличения штатной численности отдела В настоящее время для успешной работы нашей организации необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. Одним из наиболее реальных путей её расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы. В связи с тем, что отдел в его нынешнем составе (три работника) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела две должности менеджеров.
Менеджеры будут изучать, анализировать прессу с целью выявления потенциальных клиентов, а также готовить оперативную информацию о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Работников на эти должности предлагаю подобрать из числа студентов 4–5 курсов факультета журналистики КазГУ или Школы рекламы.

>Как выглядит образец служебной записки о приеме на работу сотрудника? Нюансы написания документа

Что должно быть в документе о приеме сотрудника на работу?

В отличие от докладной записки, данный документ обеспечивает деловую связь объектов управления на горизонтальном уровне. Он не направляется руководителю компании, в качестве адресата указывается начальник смежного равноценного структурного подразделения, в компетенции которого находится разрешение вопроса.

Работа по созданию официальной бумаги должна включать следующие стадии:

  1. изложение, которое выполняется на листе А 4 обычной ручкой.
  2. Заверение личной подписью.
  3. Визирование (согласование) – при необходимости.
  4. Регистрирование в специальном канцелярском журнале.
  5. Рассмотрение и наложение резолюции.
  6. Выполнение.
  7. Контроль исполнения.
  8. Сохранение.

Современные руководители среднего и высшего звена отлично владеют языком цифр и не очень хорошо осознают неконкретные сетования на перегруженность.

Также они должны уметь считать экономическую выгоду, то есть то, каков КПД тех или иных хозяйственных операций.

Грамотный управленец в своей записке оценит возможные дополнительные расходы на расширение штата и сопоставит их с той пользой, которая будет получена в итоге.

Как правильно составляется бумага?

Служебная записка о приеме на работу сотрудника должен включать следующие сведения:

  • наименование лица, кому направляется бумага (в правом углу вверху страницы, в дательном падеже). В данном случае адресатом может быть начальник отдела кадров;
  • указание данных автора, от имени которого подается записка;
  • наименование – заголовок перед текстом (в предложном падеже);
  • непосредственно текстовое содержание;
  • дата написания;
  • подпись автора (в левом углу внизу страницы) с указанием должности и фамилии с инициалами.

В текстовой части излагаются причины оформления деловой бумаги, являющиеся основанием обращения.

Далее автор переходит к логическому завершению записки – просьбе, изложению возможных действий, предложению об оформлении трудового договора с дополнительным работником.

При этом необходимо указать на какую должность необходимо принять работника. Для небольшой компании служебное обращение может быть избыточной формальностью.

Но если в штате предприятия трудятся тысячи работников и имеются структурные подразделения – средством взаимодействия между ними является именно этот документ, который можно передавать и электронной почтой.

Значительным «плюсом» будет оперативное рассмотрение и быстрое достижение цели.

Составление служебной записки в электронном виде ничем не отличается от написания вручную на бумажном носителе. Адресную часть заполнять не нужно, получателем (адресатом) окажется пользователь, на индивидуальный почтовый ящик которого было отправлено обращение.

Аналогично поступают и с подписью – идентифицировать отправителя тоже можно по адресу послания.

Конкретный пример

Начальнику отдела по управлению персоналом ООО «ЦТНИ» Бочковской А.В

от главного бухгалтера Шульги Л.В

11 мая 2016 года

Служебная записка

о необходимости приема на работу нового сотрудника

За последний месяц в бухгалтерии компании сложилась предсказуемая обстановка, связанная с расширением производства – вводом в эксплуатацию полиграфического цеха. Перегруженность основных работников сказывается на качестве учета и составлении отчетности. Один из сотрудников – Садовская М.Г. – работает по совместительству и проводит на рабочем месте не более 4-х часов. В связи с этим она не может справиться с увеличившейся нагрузкой.

Прошу принять на основное место работы в бухгалтерии нового специалиста, а с совместителем разорвать трудовые взаимоотношения согласно статье 288 ТК России. О наступлении необходимости увольнения она была предупреждена при приеме на работу по совместительству.

Главный бухгалтер Шульга Л.В.

Скачать образец составления докладной записки на имя руководителя о приеме на работу нового сотрудника

Последующие действия – уведомление Садовской М.Г., подготовка приказа об увольнении, а затем – о принятии в штат бухгалтерии нового человека – являются следствием направленной служебной записки.

Инициирование управленческих решений – основное предназначение информационно-справочной документации, к которой принадлежит и служебная записка. Она составляется, чаще всего, при возникновении кадровых вопросов, для решения задач хозяйственного снабжения, для обеспечения информацией других подразделений, при урегулировании иных организационных сложностей.

Проблема совершенствования документооборота 
 2529

Объем документации, создаваемой в учреждениях как всего мира, так и нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов произ­водства продукции и производительности труда. Это первая за­кономерность документообразования.*

* Мингалев B.C. Общие закономерности документообразования в социально-экономических системах управления. — М.: МГИАИ, 1983, с.28.

Рост объемов производства приводит к стремительному росту объемов информации. В то же время производительность труда в производственной сфере растет гораздо быстрее произ­водительности труда в управлении. Этот разрыв — одна из ос­новных причин роста аппарата управления во всех развитых странах мира.

Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные.

Главными объективными причинами увеличения объемов до­кументов являются влияние научно-технического прогресса, раз­витие экономики, расширение и усложнение номенклатуры вы­пускаемой продукции, освоение новых районов, строительство новых объектов, усложнение процессов управления. При этом объемы создаваемых документов увеличиваются с ростом количе­ства документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены. Таким образом, возрастание или со­кращение объемов документов значительным образом связано с процессами документирования.

К субъективным причинам относят:

• бюрократизацию аппарата управления, с которой связано увеличение количества проверяющих инстанций, разбуха­ние контролирующих органов, ущемление и игнорирова­ние законных прав граждан. Все это приводит к созданию документов, не обусловленных деловой необходимостью, для подстраховки, на всякий случай;

• незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавли­вающих юридические требования к оформлению докумен­тов. В результате возникает недоверие к документам и их перепроверка, т.е. создание новых документов;

• неквалифицированное документирование распорядительной деятельности. Например, приказ, содержащий неясные за­дания, нереальные сроки исполнения, противоречащий из­данным ранее приказам, обязательно вызовет поток писем или докладных записок управляемых организаций (струк­турных подразделений) разъяснительного характера;

• несвоевременное, некачественное выполнение заданий, по­ручений, договорных обязательств, срыв сроков их испол­нения порождает потоки документов с просьбами переноса сроков, рекламациями, объяснениями, претензиями и т.д.;

• отсутствие прав у подведомственных или подчиненных организаций в решении стоящих перед ними задач вынуж­дает постоянно обращаться в вышестоящие учреждения за разъяснениями или разрешениями спорных вопросов;

• некомпетентность управленческого персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач приводит к выбору нецелесообразных вариантов их реше­ний, что отражается на документировании самих этих дей­ствий, а затем исправлении принятого решения и т.д.;

• отсутствие в управленческом аппарате регламентации документообразования приводит к использованию значи­тельного количества разнообразных видов и форм доку­ментов, предназначенных для документирования идентич­ных функций и содержащих аналогичную информацию, но отличающихся по форме представления информации или по составу показателей;

• широкое распространение копировальной техники и ее бесконтрольное использование в учреждениях приводит к созданию огромного количества копий документов, кото­рые используются в незначительной мере;

• использование в процессах создания и подготовки доку­ментов компьютеров, с одной стороны, значительно повы­сило скорость подготовки документов, сократило трудоем­кость этих операций, но, с другой стороны, привело к значительному увеличению количества документов за счет создания одного и того же документа в бумажной и элек­тронной форме.

Таким образом, в числе субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, мы видим как связанные с от­дельной личностью (деятельность руководителя, специалиста), так и с нарушениями требований законодательства, с организа­цией документирования. К субъективным причинам надо отне­сти и новые технологии подготовки документов, которые, со­кратив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовое разнообразие, но не решили проблему управления этими потоками. Этот вывод сделан и оте­чественными документоведами, и зарубежными специалистами в области управления документацией.

9.2. Понятие «документооборот», его развитие и нормативно-методическая регламентация

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.*

* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М., Госстандарт России, 1998, с.З.

Организация документооборота — это правила, в соответст­вии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документа­ми, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

Документооборот является важным звеном делопроизводст­ва, так как определяет не только инстанции движения докумен­тов, но и скорость этого движения.

В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотно­ситься, субординироваться с общими целями делопроизводства — информационным обеспечением деятельности аппарата управ­ления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации.

С нечеткой организацией движения документов в настоящее время связывают многие недостатки в организации документационного обеспечения деятельности аппарата управления. Например, процесс документационного обеспечения принимае­мого управленческого решения включает три составляющие: информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого решения достоверной и достаточной информацией); доку­ментирование решения (создание распорядительного докумен­та); контроль за его выполнением (организация работы, выпол­нения задания, соблюдение определенных условий, сроков и т.д.). Пооперационно этот процесс состоит из сбора информа­ции, подготовки проекта документа, его редактирования, согла­сования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопро­вождается перемещением документа в управленческом аппарате из одного структурного подразделения в другое, передачей от технических исполнителей к специалистам, а затем — к руково­дителям. Следовательно, скорость перемещения документов и качество выполнения каждой операции оказывают влияние на процесс управления в целом.

Термин «документооборот» появился в литературе в 1920-е годы. В работах таких крупных специалистов в области управлен­ческого труда и делопроизводства, как З.К. Дрезен, Р.С. Майзельс, Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др., сформулирова­ны основные положения его организации, которая и в то время связывалась с рациональным построением структуры государст­венного аппарата, с четким распределением функций между различными службами и исполнителями. Теоретически были обоснованы главные положения рациональной организации движения документов — распределение документов по исполни­телям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентация порядка подписания. В литературе того времени обоснована ме­тодика обследования маршрутов движения документов, разрабо­тана технология их доставки («кольцевая курьерская связь»).

Первая попытка нормативной регламентации единых прин­ципов организации документооборота сделана в проекте «Общих правил документации и документооборота», подготовленном в 1931 г. Институтом техники управления. В проекте изложены правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля, отправки документов, т.е. практически всех этапов обработки до­кументов. В этом документе даны единые рекомендации по орга­низации рационального документооборота, включающие центра­лизацию операций по приему и отправке, разработке рациональ­ных маршрутов движения, сокращению видов документов.

Последующие нормативные акты по регламентации работы с документами — Примерная инструкция о делопроизводстве в учреждениях РСФСР (1961 г.); Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов (1963 г.) — не имели в своем составе разделов по организации документооборота. В эти годы в литературе термин «документо­оборот» практически не употреблялся. Обозначаемое им поня­тие или отождествляли с делопроизводством в целом, или заме­няли термином «организация переписки». Термин «документо­оборот» в эти годы обозначает и движение документов, и их объем (количество)*, поэтому в нормативных документах 1960-х годов внимание уделяется не движению документов, а отдель­ным технологическим операциям, выполняемым в процессе этого движения: приему, отправке, регистрации и т.д.

* Малитиков АС., Сельский Д. И. Руководство по делопроизводству. — М., 1969, с. 109.

С середины 1970-х годов понятие «документооборот» стано­вится однозначным, чему способствовало закрепление опреде­ления термина в государственном стандарте на терминологию.*

* ГОСТ 16487-70 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Изд-во стандартов, 1970.

В этот период во всех прикладных разработках и исследова­ниях документационных процессов проводится углубленное изучение параметров документопотоков, разрабатывается мето­дика обследования документооборота, его количественных и ка­чественных характеристик. Проведение широких исследований такого плана связано как с документоведческими прикладными разработками, выполняемыми в рамках подготовки Основных положений ЕГСД, так и с разработкой и внедрением автомати­зированных систем управления (АСУ). При разработке инфор­мационного обеспечения автоматизированных систем была создана методика изучения маршрутов движения документопотоков, их параметров с помощью математических методов. Ком­плексное исследование делопроизводства в аппаратах управле­ния различных уровней в значительной части было посвящено проблемам организации движения документов. В результате этих исследований выявились типовые недостатки в организации движения документов:

• отсутствие регламентации путей прохождения одинаковых видов документов в организациях одинаковых уровней и направлений деятельности;

• наличие множества инстанций на пути прохождения до­кументов в аппарате управления;

• неоднократные возвратные движения документа (в про­цессе регистрации, согласования, редактирования и др.);

• несовершенство технологии обработки документов, приво­дящее к повторным операциям, к передаче документа раз­ным исполнителям в процессе выполнения одной и той же операции;

• отсутствие правил передачи документов, их доставки, курьерской связи.

Материалы исследования позволили включить в Основные положения ЕГСД принципы организации движения документов, т.е. теоретические основы организации документооборота:

• оперативность движения;

• единообразный порядок прохождения однотипных катего­рий документов;

• однократность операций одинакового целевого назначения;

• исключение лишних инстанций (каждое перемещение до­кумента оправдывается только деловой необходимостью).*

* Единая государственная система делопроизводства. Основные положения. — М., 1974, с.23-24.

Кроме того, в Основные положения ЕГСД включены и практические правила по организации движения документов и технологии их обработки применительно к основным документопотокам, правила доставки и передачи документов, методика учета документооборота.

Основные положения ЕГСД, таким образом, были первым нормативным документом, определившим теоретические и практические основы организации движения документов. Главное правило документооборота — оперативное движение доку­ментов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Реализовать это правило в конкретных учреж­дениях можно путем четкой регламентации путей прохождения документов, в ходе которой проверяется обусловленность всех операций, целесообразность всех перемещений. Регламентация должна была проводиться путем разработки инструкций по де­лопроизводству, где устанавливаются схемы движения основ­ных документопотоков, а также пути прохождения отдельных видов документов (наиболее важных для деятельности органи­зации). В период разработки Основных положений ЕГСД ис­следователи исходили из необходимости организации только традиционных (бумажных) документов. Как и в других странах, у нас в тот период совершенствование приемов и методов ра­боты с машиночитаемыми документами проводилось незави­симо и без связи с этими процессами. Во многих прикладных разработках, связанных с созданием АСУ, целью изучения до­кументопотоков было повышение эффективности электронной обработки данных в вычислительных центрах. Такие работы широко проводились на Западе* и у нас в ЦЭМИ АН СССР.

* Брандон Д.Х. Организация работы на вычислительном центре: Пер. с англ, — М.: Статистика, 1970, с.295.

Разработка Основных положений ГСДОУ не принесла значи­тельных изменений в концепцию движения документов. Хотя как раз на рубеже 1980-х годов во всем мире начинает активно обсуждаться вопрос об интеграции нетрадиционной документа­ции, в том числе и машиночитаемой, в сложившиеся системы управления документами. Исследователи при этом исходили из тех же задач, которые ставились при управлении документами — совершенствование делопроизводства и создание условий для передачи документов на архивное хранение. Эта интеграция предполагала:

• объединение различных источников документной информации в единую сеть;

• организацию документов с различными носителями на ос­нове общей классификационной схемы;

• устранение дублирования информационных и документационных потоков;

• унификацию приемов работы с документами.

В Основные положения ГСДОУ включены правила приема и обработки поступающих и отправляемых документов, их пере­дачи и учета. Направления движения документов и инстанции закрепляются в схемах прохождения документопотоков или от­дельных категорий документов (например, распорядительных), которые включают все пункты обработки документов (в том числе и автоматизированные). Схемы разрабатываются службой делопроизводства и утверждаются руководством организации. Эти схемы могут существовать как приложение к инструкции по работе с документами или в виде приказа руководителя.

Изначальную основу, документооборота отражают такие ор­ганизационные документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреж­дения, а в инструкции по работе с документами они закрепля­ются вторично (см. гл. 8).

Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *