Цель командировки примеры

Отчёт с бизнес-завтрака 12 марта «Travel-поддержка руководителя»

Как организовать Travel-поддержку для вашего руководителя и без лишних проблем отправить его в отпуск, путешествие или командировку? Что должен предусмотреть персональный ассистент для комфортной поездки? С какими сложностями Вы можете столкнуться? Эти и многие другие вопросы мы обсудили на нашем бизнес-завтраке 12 марта в Chefshow.

Travel-поддержка – одна из основных обязанностей любого личного помощника. И чаще всего именно в этой сфере у ассистентов возникает много вопросов. Чтобы организовать поездку своего руководителя и избежать проблем, нужно предусмотреть множество факторов.

Организацию любой поездки разложила по полочкам наш спикер, бизнес-ассистент Инвестиционной компании АРГО, спикер конференции PA DAY 2016 – Елена Абдулаева. Лена предложила участникам сформировать свой собственный чек-лист по подготовке путешествия. Включите в него все пункты до мелочей, и будьте уверены, что теперь всё под контролем! Для надежности во время поездки руководителя всегда имейте при себе всю информацию и обязательно распечатайте ключевые моменты для вашего босса, пусть он также возьмет ваш список с собой!

Мы перечислим основные пункты travel чек-листа:

1. Транспорт: стоимость билетов, бонусные программы авиакомпаний, возможные пересадки,

быстрое прохождение процедур в аэропорту.

2. Проживание: бронирование, программы лояльности отелей, консьерж-сервис.

3. Виза.

4. Страховка.

5. Трансфер: каких сюрпризов можно ожидать от местных водителей?

6. Расписание встреч.

7. Денежные средства, связь: кредитки и наличные, роуминг.

8. Здоровье в путешествии: лекарства, питание в самолете.

В феврале этого года в журнале «Секретарь-референт» у Лены вышла большая статья, посвященная организации поездок руководителя. Редакция любезно предоставила несколько экземпляров данного издания для самых активных участников встречи!

О всех возможностях путешествий по железной дороге рассказал Александр Львов — заместитель генерального директора по развитию «РЖД Тур».

От Александра мы узнали:

— о преимуществах организации путешествий VIP-персон железнодорожным транспортом,

— как путешествовать и эффективно проводить время. Как организовать работу и отдых уже на борту поезда?

— сюрпризы в дороге. Необычные истории наших VIP клиентов.

Компания «РЖД-тур» приготовила специальный подарок для ассистентов. Но чтобы его получить — участникам завтрака было предложено ответить на вопрос на знание родной страны: какова протяженность Транссибирской магистрали? Ближе всех к правильному ответу оказалась — Анна Диаз и получила ценный приз.

Также на завтрак мы пригласили наших партнеров — Business Avia Club. Lifestyle manager компании Ксения Андреева рассказала участникам завтрака о сложностях в работе с VIP-клиентами и публичными людьми, привела примеры нескольких интересных кейсов из практики, а также варианты их решения. Хотим напомнить, что всем участникам PA Club Russia Клуб бизнес-авиации всегда рад помочь в организации путешествий и деловых поездок ваших руководителей!

Фотоотчёт бизнес-завтрака «Travel-поддержка»:

Клуб персональных ассистентов PA Club Russia проводит бизнес-завтраки регулярно, чтобы помочь ассистентам в развитии их карьеры. Если вы пропустили наше мероприятие, но в будущем хотели бы присутствовать на подобной встрече — можете направить предварительную заявку на job@smart-and-talented.ru, мы включим вас в список участников.

Компания Smart and Talented. Personal Assistants благодарит студию Аркадия Новикова Chefshow за вкусный завтрак, приятное обслуживание и атмосферу уюта.

Каких именно?

Практикующие бухгалтеры легко приводят различные примеры целей командировки и указывают на следующее:

  1. Деловая поездка сотрудника должна очевидным образом соответствовать интересам компании. Цель командировки формулируется так, чтобы было ясно: «путешествие» выгодно для фирмы, прямо или косвенно способствует тому, чтобы предприятие зарабатывало прибыль, наращивало объемы деятельности, повышало качество товаров и услуг. Работника организации нельзя отправить в командировку, поставив перед ним задачу «отдохнуть», «восстановить силы» или «вылечиться». Для этого предусмотрены отпуска — ежегодные или по состоянию здоровья.
  2. Цель командировки не должна противоречить должностной инструкции работника. Так, бухгалтера нельзя отправить в деловую поездку для переговоров с клиентами. А коммерческий директор фирмы не может быть командирован в другой город с целью «перевозки сотрудников».
  3. Причина, по которой совершается деловая поездка, должна соответствовать сроку «путешествия» и его маршруту. Если целью командировки является, например, участие в выставке, работник организации обязан «двинуться» в обратном направлении в течение суток после окончания мероприятия.
  4. Крайне осторожно следует отнестись к обоснованию поездок по служебной надобности в выходные. Если сотрудник компании отправляется в другой город, например, для проведения переговоров в понедельник, а время пути составляет один день, то выехать можно не раньше вечера субботы. В противном случае стоимость билетов или ГСМ нельзя будет отнести к затратам.
  5. Лучше избегать общих формулировок. Важно указать, зачем именно сотрудник организации отправляется работать вне места постоянной службы. Иначе у контролеров могут возникнуть сомнения в правомерности отнесения командировочных расходов к налоговому учету.
  6. Цель поездки следует формулировать так, чтобы можно было сделать однозначный вывод о том, выполнено или не выполнено назначенное задание. После поездки сотрудник должен будет представить отчет о результатах, приложить к нему документы, подтверждающие выполнение поставленной задачи. Кстати, возможна ситуация, когда цель командировки не достигается. В этом случае работодатель требует у сотрудника «объяснительную» с указанием причин, почему не удалось выполнить служебное задание. При наличии этого документа расходы на поездку можно принять к налоговому учету.
  7. Если цель командировки объемная, состоит из нескольких заданий, важно прописать также отдельные задачи поездки, выполнение каждой из которых также потребуется подтвердить.
  8. Если работа специалиста носит разъездной характер и перемещение в другой населенный пункт связано с выполнением повседневных дел, то такое «путешествие», согласно Трудовому кодексу, не признается командировкой вообще.

Любых ли сотрудников можно посылать в деловые поездки?

Это имеет столь же важное значение, как и вопрос о том, как определить цель командировки. Примеры случаев, когда работодатель был оштрафован за то, что направил в другой город работника, которого нельзя было посылать в поездку, не единичны.

Прежде чем командировать сотрудника в другой город или страну, важно учесть то, что:

  1. Категорически запрещено «снаряжать в дорогу» беременных женщин и несовершеннолетних работников (кроме кадров, занятых в сфере творчества).
  2. Сотрудник, направляемый в деловую поездку, должен состоять в трудовых отношениях с работодателем. На момент отправления уже должен быть заключен договор найма, оформленный в соответствии с действующими законами.
  3. Есть категории граждан, которые имеют право отказаться от командировок. Отправлять их в другой город или страну по служебной надобности допустимо только при наличии их письменного согласия.

К таким лицам относятся:

  • Мамы детей младше 3 лет.
  • Родители или опекуны инвалидов до 18 лет.
  • Граждане, ухаживающие за больными членами семьи, в соответствии с медицинским заключением.
  • Матери и отцы, воспитывающие детей в возрасте до 5 лет без супругов.

Работники, не принадлежащие к этим категориям, за невыполнение приказа отправиться в командировку подлежат дисциплинарной ответственности. В отдельных случаях можно даже уволить сотрудника, отказавшегося поехать в другой город по делам фирмы.

>Видео по теме

Директор

Работа первых лиц предприятий часто связана с «путешествиями».

Командировка директора фирмы, как правило, оформляется не приказом, а распоряжением, содержащим фразу: «Убываю в командировку с целью…».

Руководитель компании может отправиться в деловую поездку, в частности для завоевания новых рынков сбыта, поиска клиентов, заключения контрактов на поставку продукции. Как в этом случае будет звучать цель командировки директора? Примеры:

  • проведение переговоров и заключение контракта с ООО «Фирма»;
  • проведение переговоров с участниками конференции «Товары будущего» в г. Н-ске «___»________ 20__ г.;
  • демонстрация образцов продукта «Предмет-1» компании ООО «Крупный заказчик»;
  • презентация товаров для компании АО «Хороший клиент».

Первое лицо фирмы может также поехать в другой город или страну, чтобы встретиться с уже действующими клиентами предприятия. Для этого случая специалисты по кадровой работе уже придумали, как писать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры:

  • обсуждение условий договора на поставку производственного оборудования ООО «Наш друг»;
  • согласование с АО «Концерн» плана закупки на 2-е полугодие ____ года.

Директора компаний время от времени направляются в другие города или страны для «открытия нового филиала компании». Такая формулировка желаемого результата допустима и в документах. Однако в этом случае стоит обозначить и цели, и задачи командировки. Пример:

«Отбываю в г. Н-ск для организации работы нового структурного подразделения.

Задачи:

  • Изучение целевого рынка.
  • Тестирование и прием на работу сотрудника на должность управляющего филиалом.
  • Согласование с руководителем филиала планов работ на ___ год».

Также глава небольшой компании, как и специалист отдела закупок, может отправиться в другой город или страну для того, чтобы приобрести новое оборудование, заключить договоры на поставку сырья, материалов, комплектующих, обговорить условия сотрудничества с поставщиками. В этом случае в документах также следует корректно указать цель командировки директора. Примеры:

  • проведение переговоров с ООО «Партнер» о закупке партии товара «Вещь»;
  • заключение договора на приобретение изделий ООО «Помощник»;
  • приобретение оборудования «Станок»;
  • исследование образцов товара «Штука» от ООО «Производитель».

Как еще может быть сформулирована цель деловой поездки первого лица компании? Примеры:

  • обучение персонала;
  • участие в выставке, семинаре, конференции» (посещение мероприятий, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия);
  • повышение профессионального уровня;
  • освоение новых технологий;
  • проверка качества работы подразделения.

Подготовка секретарем деловых поездок и командировок руководителя

Важное место в работе секретаря занимает организация деловых поездок руководителя. Функции секретаря по подготовке к поездке руководителя и специалистов:

1. Секретарь подбирает всю необходимую для командировки информацию, в том числе доклады или рефераты для конференции или совещания, справки, договоры и т. п.

2. Секретарь печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, а также времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию такой программы секретарь обязательно должен оставить у себя, иначе он не сможет при необходимости оперативно связаться с руководителем. Предварительная программа готовится секретарем совместно с руководителем и может содержать следующую информацию:

а) дату отправления, прибытия, продолжительность поездки;

б) способ передвижения;

в) бронирование мест в гостиницах;

г) места посещения и проезд к ним;

д) отдельные лица или компании, с которыми нужно установить связь (наименования, адреса, телефон).

3. Секретарь продумывает подарки и сувениры для принимающей стороны.

4. Секретарь снабжает руководителя канцелярскими принадлежностями (блокноты, ручки, папки и т. п.).

Перечень документов необходимых руководителю в командировке:

1) паспорт (при необходимости загранпаспорт);

2) авиабилеты или железнодорожные билеты;

3) командировочное удостоверение;

4) служебное задание.

Для направления в командировку сначала необходимо заполнить служебное задание (форма № Т-10а), которое в дальнейшем используется для составления отчета о выполнении цели служебной командировки. Утверждается задание руководителем организации или уполномоченным лицом и передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку.

Для того чтобы ваш руководитель отправился в командировку, недостаточно только устной договоренности или письма-приглашения принимающей стороны, необходимо подготовить приказ о направлении в командировку. В соответствии с новыми учетными формами бланк приказа о направлении сотрудника в командировку оформляется по форме № Т-9 (для направления нескольких сотрудников в одну организацию – № Т-9а).

После подписания приказ в обязательном порядке регистрируется. Для регистрации чаще всего используются журнальные формы, в которые заносятся дата и номер приказа, его краткое содержание, должность руководителя, подписавшего документ. Как правило, приказы о командировании имеют общую нумерацию с кадровыми приказами, хотя приказы о командировании правильнее было бы регистрировать отдельно (например, с индексом «к», а приказы по личному составу – «лс»), так как эти приказы имеют разные сроки хранения (приказы о командировании – 5 лет, приказы по личному составу – 75 лет минус возраст).

Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них). Командировочное удостоверение оформляется по форме Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата России.

В каждом пункте назначения в командировочном удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия и заверяются подписью ответственного лица и печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. При выезде за границу время пребывания в загранкомандировке определяется по отметкам в загранпаспорте, поэтому удостоверение не выписывается.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы. Если отправление вашего руководителя назначено до 24 ч включительно, то днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 ч и позднее – последующие сутки. Например, поезд отправляется 29 января в 23 ч 50 мин (вокзал находится в черте города), первым днем командировки в этом случае будет считаться 29 января. Если самолет вылетает 30 января в 0 ч 40 мин, а до аэропорта надо добираться 2 ч, то первым днем командировки все равно будет считаться 30 января.

Бланк командировочного удостоверения выдается сотрудником, ответственным за командировки. Заполняется командировочное удостоверение в одном экземпляре, подписывается руководителем и направляется сотруднику, ответственному за командировки, который проставляет отметку о выбытии на оборотной стороне и регистрирует удостоверение в специальном журнале учета работников, выбывших в командировки. В небольшой фирме в качестве ответственного лица за командировки может выступать секретарь.

Перед отъездом руководителя в командировку секретарь должна получить максимум информации о своих действиях во время отсутствия руководителя. Необходимо проконтролировать и вопрос подписи документов во время отсутствия начальника. Если на время отсутствия руководитель передает право подписи другому должностному лицу, то необходимо подготовить соответствующий приказ о возложении обязанностей руководителя на период нахождения его в командировке на заместителя руководителя или другое должностное лицо. Секретарь также должна проследить исполнение контролируемых документов, так как при выбытии в командировки работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.

Во время отсутствия руководителя секретарь обычно выполняет все делопроизводственные операции с документами: принимает и обрабатывает корреспонденцию, регистрирует документы и группирует их по рубрикам. То есть выполняет свои обычные обязанности. Все телефонные звонки, поступившие в адрес руководителя, записываются в специальном журнале регистрации телефонных переговоров. Если данные вопросы могут быть решены другим сотрудником в пределах его компетенции, то телефонные разговоры разрешено переадресовывать, о чем в журнале регистрации делается соответствующая запись.

После возвращения руководителя из командировки секретарь:

1) информирует его о вопросах, которые возникли в период его отсутствия;

2) обрабатывает материалы командировки;

3) оформляет отчетные документы.

При работе над отчетом секретарь должен знать его цель, объем и для кого он предназначен. Обычно отчет включает три раздела:

1) обоснование необходимости командировки;

2) последовательность решения вопросов;

3) выводы и рекомендации.

В функции секретаря входит не только организация командировок руководителя и специалистов, но и прием командированных работников. Секретарь должен выяснить:

1) по какому вопросу прибыл посетитель;

2) узнать, обеспечен ли он гостиницей и при необходимости помочь ему;

3) отметить командировочное удостоверение.

Командировочные удостоверения прибывших работников регистрируются в специальном журнале отдельно от командировочных удостоверений сотрудников организации.

Дата добавления: 2015-04-19; просмотров: 1554. Нарушение авторских прав

Рекомендуемые страницы:

Примеры цели поездки руководителя организации

Специалист отправляется в командировку для достижения различных целей. Таковые отражены в трудовой документации РФ, в частности, в Постановлении Правительства № 749.

Основная цель командировки директора предприятия – выполнение производственных обязанностей, соответствующих занимаемой специалистом должности, для улучшения работы компании.

В данном случае в качестве документального основания для поездки выступает распоряжение, оформленное в виде служебной записки.

Директор может отправляться в командировку со следующими целями:

  • открытие, разработка или старт нового проекта;
  • проведение переговоров с представителями компаний-партнеров, подрядчиками, потенциальными заказчиками и т.п.;
  • решение возникших в ходе ведения профессиональной деятельности вопросов;
  • подписание бумаг, заключение договоров различного характера;
  • проведение проверок, ревизий дочерних организаций, располагающихся в других регионах;
  • открытие обновленных или дополнительных структурных подразделений, филиалов.

Важно учитывать, что цель командировки может быть различна.

Руководитель в соответствующей документации вправе указать практически любую.

Перечень допустимых не фиксируется в каком-либо нормативном акте. Конкретная цель указывается в приказе, согласно которому директор отправляется в командировку.

Как оформить зарубежную командировку?

Оформление документов

Директор компании – такой же специалист, как и остальные его подчиненные. Следовательно, на него распространяются стандартные правила трудового законодательства, действующего на территории РФ.

Единственным отличием руководителя от рядового сотрудника является то, что первый выступает в качестве непосредственного представителя работодателя.

По этой причине оформление командировки руководителя должно выглядеть немного иначе.

Перечень оформляемой документации выглядит следующим образом:

  • служебная записка;
  • приказ;
  • командировочное удостоверение (оформляется только в случае, если такая необходимость отражена во внутренней документации);
  • а (в него вносятся изменения);
  • табель учета рабочего времени (в него вносятся изменения);
  • отчет о расходах, потраченных во время командировки.

Для того чтобы разобраться в данной теме более подробно, необходимо детально изучить информацию по каждому документу.

Прежде всего, руководителем предприятия оформляется служебная записка.

Она выступает в качестве основания для отправления директора в командировку.

После этого оформляется приказ. При его составлении можно использовать унифицированную форму Т-9 или бланк, разработанный в компании.

В распоряжении обязательно должна отражаться цель поездки, длительность мероприятия, регион, в который отправляется директор, а также другие подробности командировки.

После издания документ регистрируется в соответствующем журнале.

Директор ставит напротив указанной записи свою подпись, которая выступает в качестве его согласия с данными, в ней отраженной.

Далее оформляется командировочное удостоверение.

Важно учесть, что это необязательный момент.

В данном случае необходимо руководствоваться исключительно информацией, присутствующей в локальных актах организации.

Во время нахождения директора компании в командировке, соответствующие записи вносятся в журнал учета работников и табель учета рабочего времени.

По окончанию мероприятия руководитель подготавливает все необходимые документы, в которых отражены расходы, потраченные им во время пребывания в другой местности.

Вся документация должна оформляться с учетом всех необходимых требований. В них не должно быть никаких ошибок. В противном случае могут возникнуть различные трудности. К примеру, с налогооблагаемой базой.

Какие командировочные расходы оплачиваются?

Кто подписывает приказ?

Каждый документ, оформляемый для командировки, в том числе приказ руководителя, должен быть подписан ответственным лицом. Кто же подписывает бумаги, если в поездку отправляется директор?

Ответ на этот вопрос достаточно прост. Приказ, вне зависимости от того, какой сотрудник отправляется в командировку, в обязательном порядке подписывает директор.

В случае, если в другую местность с определенной целью уезжает он сам, он и подписывает распоряжение. Другими словами, он составляет документы сам на себя.

Важно учесть – на время отсутствия директора на рабочем месте его полномочия и обязанности должны быть переданы другому специалисту.

Руководитель вправе самостоятельно назначить специалиста, временно исполняющего его обязанности.

Для того чтобы передать полномочия необходимо получить согласие заместителя, после чего оформить специальную доверенность и издать приказ.

Не менее важно отметить, что, если заместитель назначается до отправки основного сотрудника в командировку, документы, касающиеся командировки, могут быть подписаны им.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *