Текст приказа по личному составу обязательно заканчивают

Приказ по личному составу

Приказы по личному составу составляют отдельную группу кадровой документации и требуют определенных правил составления, отличных от приказов по основной деятельности. Они фиксируют прием на работу, перемещение по работе, увольнение с работы, установление должностных окладов, отпуска, командировки, изменение фамилии, поощрения, взыскания и т. д.

В настоящее время действуют унифицированные формы большинства приказов по личному составу (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Они имеют особенности составления и оформления: эти приказы оформляются не на несколько действий, а на одно, т. е. самостоятельно издается приказ о приеме на работу, самостоятельно о переводе, увольнении, командировании. Каждый приказ можно оформлять не на отдельного сотрудника, а сразу на несколько, что при большом количестве работающих очень удобно.

Введение унифицированных форм вызвало самые различные мнения: одни считают, что такие формы удобны и необходимы кадровой службе, другие полагают, что новые формы повышают трудоемкость работы по ведению кадровой документации.

Однако следует учитывать, что современной документации по кадрам присущи такие недостатки, как: неприспособленность некоторых документов к обработке средствами электронно-вычислительной техники, неоправданное разнообразие форм, оформляющих аналогичные задачи по организации управления кадрами, отсутствие единого нормативного документа по оформлению кадровой документации.

Разработчики унифицированных форм кадровой документации преследовали две цели: упорядочить и унифицировать традиционный комплекс документов, оформляющих ряд задач по организации управления кадрами и приспособить эти документы к компьютерной обработке.

Введение унифицированных форм приказов по личному составу позволило внести единообразие в структуру текста документа и избавило сотрудников кадровой службы от сомнений в выборе того или иного варианта написания распорядительной части.

Оформление приказов по личному составу не имеет четких указаний ГОСТа на оформление распорядительной документации (ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов»), однако в целях внесения единообразия при составлении данного вида документа необходимо придерживаться ряда правил, которые оговариваются в инструкциях по организации работы с документами в конкретной организации.

Приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

· наименование организации — автора документа;

· наименование вида документа — «Приказ»;

· дата, номер;

· место издания, заголовок к тексту;

· текст;

· подпись;

· визы согласования;

· отметка об ознакомлении с приказом работника;

· отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Нумеруются приказы в течение календарного года. Номер (индекс) пишут с буквой «к», что значит приказ по кадрам, или л/с (приказ по личному составу), возможны и другие буквенные обозначения. Приказы с разными сроками хранения не могут формироваться в одно дело. Приказы визируют обычно заместитель директора по кадрам, сотрудник отдела кадров, начальник отдела, в который направляется работник, а приказы, имеющие пункт о материальной ответственности, обязательно визирует бухгалтер. Работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, после чего сотрудник проставляет свою визу, состоящую из следующих элементов: «С приказом ознакомлен», подпись, расшифровка подписи и дата ознакомления.

Приказы вступают в силу с момента их подписания, но иногда в тексте приказа может быть указана другая дата вступления его в юридическую силу. Например, приказ подписан 22 апреля, а назначение работника на должность произведено 27 апреля.

К текстам приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работника. Приказ по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности может не содержать констатирующую часть и распорядительное слово «Приказываю» (оно не содержится в приказах по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности). Распорядительным словом в приказах по личному составу являются слова: «Принять», «Уволить», «Назначить», «Изменить», «Присвоить» и т. д.

Текст приказа, в связи со сложившейся практикой, может быть оформлен двумя способами.

Первый вариант, когда распорядительная часть обычно начинается с глагола: «Изменить», «Присвоить», «Объявить» и т. д., напечатанного прописными буквами без абзаца с новой строки после заголовка к тексту. Заголовок к тексту приказов отвечает на вопрос «о чем?»: о приеме, об увольнении, об изменении фамилии, об объявлении выговора, о переводе на другую работу и т. п. Далее, с новой строки, с абзаца пишутся полностью фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого издается приказ и распространяется действие приказа.

Пример:

Объявить:

Ивановой Ирине Сергеевне, старшему эксперту отдела продаж, выговор за халатное отношение к служебным обязанностям, повлекшее порчу технического оборудования.

Во втором варианте распорядительное слово пишут в одной строке с действием. Рассмотрим составление приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника, в связи с вступлением сотрудника в брак. Данный приказ не имеет унифицированной формы и оформляется по правилам оформления распорядительных документов. В тексте такого приказа обязательно должны содержаться сведения как о старых, так и о новых данных работника, реквизиты документов, на основании которых вносятся новые сведения о нем. Рекомендуемое название такого приказа — «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника».

Не рекомендуется использовать распространенную формулировку вроде «С такого-то числа считать Иванову Лебедевой в связи с регистрацией брака…», т. к. это неграмотно. Можно подумать, что без приказа работодателя Иванова не будет считаться Лебедевой? Лебедевой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя.

Неправильной является и другая распространенная формулировка — «Внести изменения в персональные данные работника». Изменять персональные данные работника — это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.

Дата составления приказа — поступление копии паспорта в кадровую службу.

Приказы по административно-хозяйственным вопросам

Распорядительные документы, относящиеся к административно-хозяйственной деятельности, указаны все в том же Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций. Согласно этого Перечня определены темы, раскрывающие содержание административно-хозяйственной функции:

1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности

2. Эксплуатация зданий, помещений

3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь

4. Охрана

Из этого следует, что приказы (распоряжения), издаваемые по перечисленным направлениям, следует относить к категории административно-хозяйственных вопросов. Папки с такими документами должны храниться пять лет, а при регистрации приказов (распоряжений) к регистрационному номеру следует добавлять буквенный индекс «а», «ах» или иной, например: приказ № 1-ах, № 2-а, № 3-хоз.

Регистрация и хранение приказов

Только после подписания приказы регистрируются (принято в этот же день) службой делопроизводства по порядку номеров с указанием даты. Каждый год нумерация опять начинается с единицы, хотя сам журнал регистрации приказов может вестись несколько лет.

Регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от распоряжений, а также приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу. В основном это обусловлено различными сроками хранения.

Регистрацию приказов можно проводить в электронном виде. Этой же цели может служить журнал регистрации приказов. База данных регистрации приказов по основной деятельности имеет постоянный срок хранения вне зависимости от выбранного названия. Если регистрация ведется в электронной базе, то вовсе не обязательно (даже не нужно) ее дублировать на бумаге.

Не существует единого образца журнала регистрации приказов, сама форма не регламентируется никакими нормативно-методическими документами. Поэтому допускается добавить нужные графы или убрать, по вашему мнению, лишние.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.

На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные документы отдела кадров, бухгалтерии, службы безопасности и иных структурных подразделений.

Приказы по основной деятельности имеют срок хранения «постоянно». Приказы по административно-хозяйственным вопросам — срок хранения 5 лет.

Приказы по личному составу о приеме, увольнении, перемещении сотрудников хранятся 75 лет. Однако приказы о предоставлении учебных отпусков, дежурств, взысканиях, краткосрочных внутри России командировках имеют срок хранения 5 лет в соответствии со ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Располагаются приказы в деле по порядковым номерам приказов.

>
Основные условия приема на работу нового сотрудника — правильный порядок оформления, пошаговая инструкция

Этапы процесса трудоустройства

Как осуществляется прием на работу? Что нужно?

Порядок оформления приема на работу сотрудника можно условно разделить на несколько этапов в следующей последовательности:

  1. Обращение соискателя к работодателю с заявлением (как уже говорилось ранее, этап не обязателен).
  2. Предоставление документов.
  3. Ознакомление с инструкциями.
  4. Подписание договора.
  5. Издание приказа.
  6. Запись в трудовую книжку.
  7. Формирование личного дела.

Давайте рассмотрим все этапы приема на работу по отдельности:

Написание заявления

Прием сотрудника на работу начинается с того, что человек изъявляет свое желание работать в конкретной организации путем написания заявления.

Его содержание не регулируется нормативными документами.

Так как он не обязателен, в отличие от договора.

Принято, что в заявлении указывают должность, на которую соискатель претендует, структурное подразделение и желаемую дату начала работы.

Визируется у начальника, в подчинении которого сотрудник планирует трудиться, отписывается директором в отдел кадров.

Получение необходимых документов от кандидата

Трудовой кодекс приводит исчерпывающий список документов, требуемых для оформления сотрудника:

  1. Паспорт, СНИЛС.
  2. Трудовая книжка. Заводится на предприятии, если человек ранее не был трудоустроен.
  3. Военный билет для военнообязанных.
  4. Документы, способные подтвердить образование, уровень квалификации соискателя.

Для отдельных должностей предусмотрены дополнительные документы:

  1. Справка об отсутствии судимости для желающих поступить в сферу деятельности, куда не принимаются люди с уголовным прошлым.
  2. Водительское удостоверение для профессиональных водителей.
  3. Справка об имущественном положении для служащих.

Отсутствие других документов не станет препятствием для заключения трудовых отношений.

В отдельных случаях у будущего сотрудника работодатель обязан затребовать медицинскую справку:

  1. Оформление несовершеннолетнего.
  2. Деятельность в пищевой промышленности, сфере общепита.

Ознакомление с локально-нормативными актами

Должностные обязанности, как и многие локальные акты, предъявляются заранее.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника под роспись с с локально-нормативными актами.

Работник должен увидеть и прочитать их еще в качестве соискателя и подтвердить факт ознакомления своей подписью.

Это важный момент. Если дата ознакомления будет стоять позже даты договора, то при возникновении спорных вопросов, работодателю придется искать оправдательные документы, почему он не выполнил свои обязательства вовремя.

Будущий работник, до преступления к выполнению своих обязанностей, должен представлять, что его ожидает, какие требования в трудовом коллективе предъявляют к сотрудникам.

При этом не стоит предъявлять работнику все имеющиеся локальные акты. Необходимо ознакамливать лишь с теми, которые касаются его будущей работы:

  • правила внутреннего трудового распорядка в соответствии ч.3 68 статьи ТК РФ;
  • положение о персональных данных (ст. 87 ТК РФ);
  • положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
  • правила по охране труда (ст. 212 ТК РФ).

Должностная инструкция, коллективный договор, положение о социальном обеспечении, информационной безопасности есть не в каждой организации. Ознакамливают с ними только при их наличии.

Заключение

Ст. 67 Трудового кодекса гласит, что:

  • форма трудового договора только письменная, устный вид не допускается;
  • составляется не менее чем в 2-х экземплярах;
  • подписью работника заверяется факт получения им своего экземпляра.

Все важные моменты, касающиеся трудоустройства, непременно находят свое отражение в документе. В частях 1, 2 ст. 57 ТК РФ указано, какие сведения обязательно включаются в трудовой договор. В ч.4 той же статьи приведены дополнительные условия.

Следующие позиции всегда должны присутствовать в договоре:

  1. Место работы. Указывается юридический, фактический адрес, где работник будет трудиться, наименование отдела.
  2. При наличии должностных обязанностей дается отсылка на них, при отсутствии прописывают полный перечень всех обязанностей работника.
  3. Размер заработной платы со всеми выплатами и добавками. Дату его выдачи.
  4. Режим труда, все виды отдыха сотрудника.
  5. Испытательный срок наличие/отсутствие.
  6. На какой срок заключен договор.

В случае, если работник уже выполняет трудовые функции, но договор пока не подписан, работодатель обязан оформить фактическое допущение в документальном виде. Для этого дается всего лишь три дня.

Обязателен ли договор о материальной ответственности?

Часто действия работодателя нарушают закон, заключая договор о материальной ответственности со всеми работниками. Но существует Перечень Минтруда, в котором приведены все наименования должностей и виды работ, предполагающие материальную ответственность. Подписание документа с лицами, занимающие другие должности, нецелесообразно. Он не имеет юридической силы, и взыскать ущерб с сотрудника не получится.

Образец договора о материальной ответственности вы можете .

Приказ о приеме на работу

Приказ полностью повторяет условия из трудового договора. Чаще всего приказ о приеме издается в унифицированной форме Т-1 и Т-а. Подписывается двумя сторонами. Для ознакомления дается всего три дня. Нарушение сроков – явный штраф в случае судебной тяжбы.

Образец заполнения приказа о приеме на работу унифицированной формы Т-1 вы можете .

Как правильно составить приказ о приеме, вы узнаете в представленном видео:

Внесение записи в трудовую книжку

Время, в течение которого кадровый работник может сделать запись в трудовой, лимитирован. Дается всего пять дней.

Заполнение трудовой книжки выполняется в соответствии с инструкцией по его ведению.

Наименование должности должно точно соответствовать наименованию должности в приказе и трудовом договоре.

Четко указывается дата приема, документ-основание.

Внесения сведений в книгу учета движений трудовых книжек

Полученная от работника трудовая книжка обязательно отражается в книге учета.

В ней фиксируются основные сведения:

  • Ф.И.О. владельца книжки;
  • должность, на которую он оформлен;
  • структурное подразделение;
  • серия, номер трудовой книжки;
  • серия, номер вкладыша, при его наличии;
  • подпись лица, получившего документ и сделавшего запись.

Оформление Т2

Личная карточка представляет собой единую для всех форму Т2, отражающая актуальную информацию о работнике.

В ней записываются все персональные данные человека:

  • Ф.И.О., год рождения, место рождения;
  • паспортные данные;
  • СНИЛС;
  • ИНН;
  • образование;
  • награды;
  • воинский учет (звание, категории годности, военкомат, мобилизационное предписание);
  • должность.

Кадровики обязаны постоянно обновлять сведения Т2, дополняя его новыми фактами:

  • переводы;
  • отпуска;
  • поощрения;
  • изменения личных данных.

Образец заполнения личной-карточки Т-2 вы можете .

Осведомление военкомата

Обязательное условие приема на работу человека — соискатель должен состоять на воинском учете, работодателю необходимо затребовать его военный билет. На основании полученных данных, в местный военкомат (по прописке сотрудника) отправляются сведения. Форма уведомления единая. В ней прописывают следующую информацию:

  • должность;
  • структурное подразделение;
  • когда принят, номер приказа.

Сведения необходимо отправить в течение десяти дней. Задержка недопустима.

  • Дата приема на работу

Трудовые отношения возникают после момента подписания договора. Пока нет документа, нет и сотрудника. Но дата подписания еще не является датой приема на работу.

Если в документе не оговорен день, когда сотрудник должен начать выполнение своих трудовых функций, то датой приема считается следующий день, после вступления договора в законную силу.

То есть, договор заключен 16 июня и сделана приписка, что он вступает в силу в тот же день. Значит дата приема – 17 июня.

Но чаще всего в трудовом договоре дополнительно указывают, с какого дня работник приступает к выполнению своих трудовых функций. То идеальный вариант, позволяющий избежать недопониманий со стороны работника

Дискриминация

Дискриминацией при приеме на работу является отказ соискателю в трудоустройстве в зависимости от пола, расы, национальности, цвета кожи, происхождения и других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами будущих работников.

Работодатели научились скрывать свои предпочтения при выборе кандидата и перестали указывать пол, возраст, социальное положение в связи с недавними изменениями в законе.

Глядя на существующие объявления о вакансиях, можно подумать, что теперь все равны, и выбирать будут лишь по опыту кандидата, а не по его внешнему виду либо по половому признаку.

Но дискриминация при приеме на работу существует до сих пор. Например по возрасту: если работодатель хочет принять молодого мужчину на работу программиста, он не возьмет на эту должность пожилую женщину, каким бы супер профессионалом та не была.

Тут важно уметь правильно отказывать не подходящим кандидатам, что не дать им повода обвинить в дискриминационной политике. И нужно помнить, что подбор работников по семейному положению, по критериям возраста, пола, влечет за собой административную ответственность.

ВАЖНО! Иногда законом изначально установлены дискриминационные признаки. Например, на подземные работы запрещено принимать женщин. И отказывая соискательнице в должности, в конкретном случае работодатель окажется прав. Он лишь выполнил требование закона.

Журнал регистрации приказов по личному составу: образец заполнения книги, разъяснение основных требований плюс полезные советы.

Журнал регистрации приказов по личному составу: образец заполнения книги востребован практически в каждом предприятии. Правильное ведение этого документа, точно отображающее приём на работу, передвижение по служебной лестнице, увольнение – не чиновничья прихоть. Этот документ служит основанием для подтверждения трудового стажа, a также является одним из основополагающих при начислении пенсии.

Такой журнал создают на самом начальном этапе деятельности предприятия (организации). Он ведётся всё время, которое существует предприятие независимо от формы собственности. Досрочное прекращение ведения Журнала по приказам ЛС не допускается. Единственное основание для начала ведения нового журнала – окончание свободного места для последующих записей.

Кадровый учёт отделяется от учёта бухгалтерского, в котором учитывается основная деятельность на основании юридических норм. Регистрировать приказы про личный состав предприятия совместно c приказами о основной деятельности невозможно, поскольку первые приказы касаются субъектов права, то есть граждан (независимо, являются ли эти люди гражданами РФ или же иностранцами) и им гарантирован как законные права, так и свобода волеизъявления. Говоря упрощенно, хотя на сегодняшнем этапе развития экономики рабочая сила представляет собой товар, продуцирующий её владелец, работник, товаром признаваться никоим образом не может. В основу бухгалтерской отчетности положена именно отчетность об образовании и движении товаров. Поэтому сведение в одну отчетность товаров и не товаров неизбежно будет в последующем порождать путаницу.

Срок хранения такого журнала составляет минимально 75 лет. Поэтому к его форме, a также качеству материалов, из которого он изготовлен, предъявляются определённые требования. Он должен иметь обложку, сделанную из износостойкой, твердой бумаги, листы нужно использовать только из бумаги высокого качества. Наклейка, на которой печатается название журнала, должна быть хорошо приклеена, должна быть предусмотрена невозможность отклеивания.

Почему необходимо ведение журнала

Поскольку в соответствии c ГОСТ P 51141-98 под регистрацией понимается запись по установленной форме данных про документ с соблюдением существующих правил. Регистрация подтверждает сам факт получения или же создания документа в конкретное время посредством внесения информации о нём в соответствующую регистрационную форму, сопровождаясь присвоением номера, а также записыванием основных данным про документ.

Таким образом, именно регистрация сообщает документу юридическую силу, поскольку именно с её помощью фиксируется сам факт его создания. Поэтому приказ по личному составу до его регистрации в Журнале как бы не существует.

Правовая основа существования такого журнала, порядок его ведения, а также отнесение его к документам длительного хранения – постановление Росархива от 06.09.2000 г. Статья № 358 этого документа постановляет необходимость вести учёт кадровых приказов отдельно от иных видов документооборота. Согласно требований нормативного документа журнал (книга) регистрации приказов кадровых назначений, перемещений, увольнений ведётся на каждом предприятии.

Систематизация вносимой информации основывается на принципе хронологического каталога. Сами же приказы по кадрам хранятся отдельно, подшиваясь в соответствующие личные дела работников.

Приказы по основному составу

В журнале находят отображение приказа по личному составу — только те внутренние документы предприятия, которые служат для определения служебного положения принятых на работу сотрудников и одновременно являются основанием при внесении записей в документы учёта. Например:

  • личные карточки;
  • финансовые документы;
  • трудовые книжки.

Приказы про назначение первых лиц предприятия на должности, которые указываются в уставных документах (например, главный бухгалтер, генеральный директор) считаются приказами основной деятельности, и в этом журнале не отображаются.

Журнал регистрации приказов о личном составе должен иметься на каждом предприятии независимо от его юридической формы (фирме, компании и так далее). В него вносится информация о приказах про приём, увольнение, переводе, назначения на новую должность, а также все иные приказы относительно сотрудников c сроком хранения 75 лет.

Поскольку нормативные акты Российской Федерации предусматривают требования ведения учёта персонала, фиксирования информации о внутренних кадровых перемещениях отдельно от документации, фиксирующей документооборот, относящийся к бухгалтерской, а также управленческой деятельности, регистрация кадровых приказов ведётся обособленно. Строгих законодательных правил оформления такого документооборота нет. В основу создания и оформления журнала закладываются нормы, которые определяются практикой делопроизводства.

В целом сам журнал, в котором производится регистрация информации о кадровых назначениях, a также перемещениях в правовом регулировании рассматривается как документ, создающийся на основе локального нормативного акта, то есть его форма может определяться руководителем предприятия самостоятельно. Однако, хотя стандартной формы не существует, сегодня в практике делопроизводства уже сложилась совершенно определённая форма такого документа и практика его ведения.

Журнал регистрации такого типа представляет собой подобие таблицы с несколькими строками и столбцами:

  • столбец первый используется для внесения информации о номере фиксируемого приказа;
  • второй столбец предназначен для фиксации даты издания приказа;
  • столбец третий используется для занесения информации о номере приказа;
  • столбец четвертый используется для записи про вид приказа – зачисление в штат на работу, внутреннем перемещении по должности, увольнении;
  • в пятый столбец вносится информация о имени, отчества, фамилии сотрудника, относительно которого издавался приказ;
  • в столбце номер шесть размещается о табельном номере работника, относительно которого был издан приказ;
  • в столбце номер семь находится информация про основание подписания приказа, то есть о трудовом договоре, заявлении сотрудника, дополнительном соглашении и так далее c указанием номера, a также даты регистрации;
  • столбец № 8 используется для внесения примечаний в случае необходимости.

Некоторые делопроизводители добавляют столбец для внесения информации о кратком содержании приказа, который регистрируется в журнале.

Что необходимо регистрировать в журнале

Согласно c Перечнем типовой документации, которая образуется во время работы организаций c указанием времени постоянного хранения устанавливается 2 разных срока, предусмотренных для хранения журналов, в которых фиксируется распорядительная документация, к которой относятся приказы про назначение, увольнение и о внутреннем должностном перемещении сотрудников.

Разрешается вносить информацию о личных данных сотрудников без полного написания их имен и отчеств, а используя вместо этого инициалы. Если в организации работают два или более сотрудников с одинаковыми фамилиями, то их отчества, а также имена записываются в полном виде.

Отдельные виды приказов относительно личного состава оформляются соответственно правилам документа «Унифицированные формы первичной учётной документации по учёту кадров» .B 2004 году 5-го января Госкомстат России издал постановление номер 1, в котором унифицировал формы приказов:

  • про приём на работу (Форма Т-1, а также форма Т-1а)
  • про перевод работающего на другую работу (Форма Т-5, а также форма Т-5а);
  • про расторжение (Прекращение) действия Трудового договора c сотрудником (или увольнение) (Форма Т-8, а также форма Т-8а);
  • приказы про направление работающего в командировку (Форма Т-9, а также Форма Т-9а);
  • приказы про поощрение работающего (Форма Т-11, а также форма Т-11а).

Литера «а», которая добавляется к номеру, который имеет унифицированная форма, означает, что она применяется для документального оформления приказов, относящихся к личному составу, при этом распоряжение относится сразу к нескольким сотрудникам (например, приказ про зачисление на работу сразу нескольких человек, которые формируют одну бригаду).

Первый – срок хранения в пять лет (краткосрочный). В нём фиксируются:

  • отпуска, предоставляемые для учёбы;
  • отпуска, предоставляемые ежегодно в соответствии c положениями трудового Договора;
  • взыскания дисциплинарные;
  • дежурства;
  • краткосрочные командировочные поездки.

Второй – сроком хранения 75 лет (длительный). В нем фиксируются:

  • приказы про зачисление на работу, увольнение, служебные перемещения;
  • информация об оплате труда, a также премировании;
  • информация о поощрениях, награждениях;
  • информация по вопросам повышения квалификации, аттестации, о присвоении чинов, разрядов и так далее;
  • о дежурствах, которые связаны c основной деятельностью;
  • приказы про длительные командировки;
  • приказы про предоставлении отпусков без содержания.

Поэтому рекомендуется ведение одновременно двух видов журналов, включая журнал регистрации кадровых приказов про личный состав.

Не стоит торопиться заполнять Журнал ЛС. Стоит убедиться, что руководитель не передумает издавать приказ, не будет изменять тип документа или же его дату.

Опытные кадровики рекомендуют те приказы o личном составе, которые можно отнести к документообороту о внешнем движении работающих, отделять от приказов, относящихся к внутренним перемещениям сотрудников. Такое разделение данных в последующем может значительно облегчить получение данных, необходимых при анализе:

  • общей текучести кадров;
  • частотности и количественных показателей поступлений на работу;
  • статистике увольнений;
  • статистике переводов, которые в ходе анализа рассматриваются как поступление на новую работу после увольнения со старой.

Для такого же облегчения приказы по отпускам, по регистрации больничных, приказы о командировках могут учитываться также в других журналах.

Правила оформления журнала

К журналу регистрации ЛС установлено несколько требований относительно его оформления, а также ведения.

  • Журнал должен иметь титульный лист. На нём указываются:
  1. название организации;
  2. название отдела (отдел кадров);
  3. дата начала ведения журнала, a также дата окончания (графа заполняется при сдаче документа в архив).
  • Ответственность ведения журнала возлагается на конкретного человека. На обратной стороне титульного листа указывается его имя, отчество, фамилия, должность.
  • Все записи в журнале нумеруются последовательно.
  • Приказы в журнал вносятся в хронологическом порядке — последующая запись обязана иметь более позднюю дату внесения, чем предыдущая.

При записях используют стандартные форматы в написании дат – день, месяц, год.

  • Данные о сотруднике (имя, отчество, фамилия), в отношении которого издавался приказ, вносятся без сокращений и изменений.
  • Информация, которая вносится в журнал, обязана соответствовать конкретному содержанию приказов.

Опытные кадровики дают совет – не вносить все издаваемые приказы по сотрудникам в один журнал, а разделить их на группы, положив в основу разделения вида действия, касательно записываемого приказа. Например – аттестация, приказ о командировании, приказ о перемещении на новую работу и так далее. Каждой группе целесообразно присвоить свой собственный индекс. Например, приказы о движении личного состава получает индекс ЛС, приказы об отпусках – индекс О, учет больничных листов получает индекс Б, приказам o командировании присваивается индекс КМ и так далее. В организациях, в которых трудится большое количество работников, такая индексация в последующем намного облегчит поиск соответствующей записи. Такое разделение также помогает при анализе работы предприятия для разработки новой формы коллективного договора, анализе текучести кадров.

В Типовой инструкции о делопроизводстве, которое ведется в федеральных органах, утверждённой Приказом Росархива (№ 68 от 27 ноября.2000 года) не устанавливаются жёсткие нормы касательно порядка нумерации в Журнале регистрации приказов, относящихся к личному составу. Отмечается только необходимость нумеровать приказы в виде порядковой нумерации в пределах одного календарного года. При этом отмечается, что распоряжения, приказы по ЛС, по основной деятельности нумеруются отдельно.

Защита информации внесённой в журнал

От неправомерных изменений записи в журнале защищают в соответствии c требованиями, предъявляемыми к архивным документам.

Предусматривается защита от:

  • вложения листов;
  • изъятия листов;
  • незаконных корректировок;
  • неправомерных исправлений.

Поскольку как сами приказы относительно личного состава, так и их записи в нормативно-правовом поле относят к документам юридически значимым, во избежание ошибок не рекомендуется использовать сокращения, которые могут позволить трактовать запись неоднозначно.

Для этого применяются:

  • прошнуровка журнала насквозь, включая все листы;
  • нумерация всех страниц;
  • концы шнура прошивки журнала на последнем листе фиксируются наклеиваемым стикером c печатью организации, a также подписью должностного лица, или же с использованием сургучной печати;
  • на последней странице перед сдачей в архив делается запись о количестве листов, эта запись заверяется подписью начальника отдела, а также печати организации.

В промышленно выпускаемых, изготовленных типографским способом журналах все эти охранные условия уже соблюдены, а в качестве пломбы предлагается стикер с нанесённой голограммой – надписью «Опломбировано». При вскрытии она изменяется автоматически на надпись «Вскрыто».

Возможность отклеивания контрольного элемента должна быть полностью исключена. Лучше всего заламинировать обложку.

От несанкционированных исправлений, а также корректировок записей устанавливаются правила исправлений, вносимых в записи журнала, например, в случаях внесения ошибочных сведений.

Для правомерных исправлений устанавливается правило внесения изменений в таком порядке:

  • запись, требующая исправления, зачеркивается линией. Затем вносится новая запись и делается удостоверяющая запись про сделанное исправление c указанием даты проведённого действия с подписью лица, который ответственен за совершённое исправление;
  • любые подчистки, использование корректировочных средств, зачеркивание, в результате которого становится невозможно прочитать исправляемую запись, запрещается.

При внесении изменений в Журнал ЛС изменения нужно выполнять предельно аккуратно, в строгом соответствии c установленными правилами, отчетливым, легко читаемым почерком.

Документы по личному составу

Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников учреждений, организаций.

Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и работниками. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д.

Обязательное ведение кадровой документации на предприятиях предусмотрено КЗОТом, Инструкцией по ведению трудовых книжек и т.д.

Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:

  • — прием на работу;
  • — перемещение по работе;
  • — увольнение с работы;
  • — установление должностных окладов;
  • — отпуска;
  • — командировки;
  • — изменения фамилии;
  • — поощрения;
  • — взыскания и т.д.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

Заявление — документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Работник пишет заявление, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.

Заявление о приеме на работу.

Его нужно писать на бумаге формата А4, так как это общепринятый формат документов личного дела. Заявление о приеме на работу помещают в личное дело работника.

Заявление о переводе на другую должность.

Этот вид заявления имеет следующие особенности. В адресате сотрудник указывает занимаемую на данный момент должность, а в тексте — причины перевода.

Заявления о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам, по уходу за членом семьи и т.п.

Трудовой контракт (договор) — соглашение между трудящимся и предприятием (учреждением, организацией), согласно которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, подчиняясь трудовому распорядку, а предприятие (учреждение, организация) обязуется выплачивать заработную плату и обеспечить условия труда, по соглашению сторон и предусмотренные законодательством.

Различают основные и дополнительные условия трудового договора (контракта).

Контракты заключают:

  • — на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;
  • — на определенный срок, не более пяти лет;
  • — на время выполнения определенной работы.

Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий рабочий стаж работника. Трудовые книжки на работников ведут на предприятии не зависимо от формы собственности.

Закон запрещает иметь несколько трудовых книжек.

Трудовые книжки ведут только по месту основной работы.

Потеряв трудовую книжку или вкладыш, необходимо заявить об этом администрации по месту работы.

В организации ведут документацию по учету бланков и заполненных трудовых книжек

Существует приходно-расходная книга по учету бланков и трудовых книжек и вкладышей к ним.

Приходно-расходную книгу может вести в бухгалтерии предприятия кассир.

Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью директора и печатью.

Резюме — документ, содержащий сведения биографического характера, которые предоставляет лицо при трудоустройстве.

Личный листок по учету кадров (анкета) — перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.д.

Личный листок должен быть проверен сотрудником, ответственным за документационное обеспечение кадровой деятельности.

Анкета — аналогичная форма «Личного листка по учету кадров» и содержит те же графы.

Личная карточка (форма Т-2) — основной учетный документ. Она имеет типовую межведомственную форму, утвержденную органами статистики.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *