Сроки хранения кадровых документов

Содержание

Как определяются сроки хранения номенклатуры дел?

Сроки хранения документов по номенклатуре дел различные, а прописываются они в специальных перечнях. Информацию по данному вопросу в некоторых случаях приходится искать дополнительно. При этом существуют бумаги, которые следует хранить постоянно, а от некоторых можно время от времени избавляться.

В данной статье вы узнаете:

  • каковы сроки хранения номенклатуры дел (по разным подразделениям),
  • где найти информацию о сроках хранения номенклатуры дел.

Составление номенклатуры дел производится в последнем квартале года, ее утверждает руководство, а действовать она начинает с 1 января, согласно п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002. Собственно сроки хранения бумаг указаны в типовых и ведомственных перечнях. Главным среди них является Перечень архивных документов и сроков их хранения, который был утвержден приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Рассмотрим, каковы сроки хранения бумаг отдельных ведомств и подразделений организации.

Сроки хранения номенклатуры дел: канцелярские документы

Номенклатура канцелярии любой компании содержит большое количество документации. Сроки ее хранения существенно отличаются друг от друга и могут варьироваться от года (например, правила внутреннего трудового распорядка ежегодно заменяются новыми) до бессрочного периода (актуально для коллективного договора).

Сколько хранить документы кадровой службы?

Сроки хранения номенклатуры дел кадрового подразделения обычно составляют 75 лет. Данный период предусматривается для документации, которая связана с личными сведениями о сотрудниках организации.

Документы «зарплатного» департамента: какие сроки хранения?

Обычно период хранения документов, связанных с расчетом и выплатой зарплаты, составляет до пяти лет. Исключением являются определенные бумаги, которые запрещено уничтожать в течение 75 лет. К ним принадлежат и лицевые счета сотрудников. Тогда как локальные акты, используемые для осуществления расчетов с персоналом, требуется хранить постоянно.

Сроки хранения номенклатуры дел: налоговые документы

Документация, связанная с налоговым учетом и декларированием, принадлежит к числу бумаг кратковременного хранения. Почти все дела данного отдела (в том числе и налоговая отчетность) должны храниться 4-5 лет. Однако существуют нюансы, распространяющиеся на документы, связанные с подтверждением суммы убытка при его наличии. Они должны быть у компании, согласно п. 4 ст. 283 НК РФ. Судебная практика гласит, что для подтверждения объемов убытков используются декларации по налогу на прибыль и первичные бухгалтерские документы. Как следствие, хранить их необходимо в течение всего срока переноса убытка и еще 4 года после того, как он будет полностью списан.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Данный отдел номенклатуры является самым объемным: существует много форм и видов бухгалтерских бумаг. Часть из них хранится пять лет (например, накладные, акты и другие первичные документы), другие же (описи инвентаризации и отчеты) – постоянно.

Определяем сроки хранения номенклатуры дел отдела охраны труда

Обычно номенклатура по рассматриваемому отделу включает в себя различные журналы, период хранения которых варьируется от двух (журнал выдачи инструкции по охране труда) до десяти лет (журнал регистрации вводного инструктажа). Однако большинство бумаг данного отдела должна храниться на протяжении пяти лет.

Плановая и статистическая документация: каковы сроки хранения?

Все прогнозы и планы, связанные с данной группой бумаг, нужно хранить постоянно. Исключение составляют лишь индивидуальные планы и отчеты работников, их достаточно хранить в течение года.

Как определить сроки хранения номенклатуры дел, если их нет в типовом перечне (он утвержден приказом №558)?

Не все периоды хранения бумаг присутствуют в вышеозначенном перечне. Поэтому необходимо пользоваться также ведомственными перечнями для выяснения сроков. Это актуально, например, для документации производственно-технического отдела, по которому имеется информация в Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в редакции приказа Минкультуры от 28.04.2011 № 412).

Наименование документации отсутствует и в типовом, и в ведомственном перечне. Как быть?

В данной ситуации следует установить срок хранения бумаг с помощью экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения по представлению архива компании и центральной экспертной комиссией фирмы. Именно такой порядок действий предусматривает п. 1.6 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций.

Заключение

Вопрос четкого соблюдения сроков хранения номенклатуры дел играет важную роль в любой компании. Со сроками можно ознакомиться в типовых и ведомственных перечнях документов, они составляют от 1 года до 75 лет для разных бумаг. Определенная документация должна храниться бессрочно. Если в одном деле находятся документы, сроки хранения которых отличаются друг от друга и зависят от значимости, то итоговый период хранения дела по номенклатуре определяется согласно наиболее ценным бумагам (максимально длительный из возможных).

Не разрешается хранить документы меньше, чем указано в законодательстве, и самостоятельно устанавливать сроки. Если данные о документации отсутствуют в типовых и ведомственных перечнях, следует прибегнуть к помощи сотрудников Росархива.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НЕОБХОДИМО ОБРАБАТЫВАТЬ?

Скорее всего, о порядке хранения документов работники отдела кадров знают только приблизительно. В лучшем случае они могут определить, какие документы хранятся 50 лет, а какие – 5. Возможно, секретарю просто укажут на несколько десятков папок-регистраторов с приказами и другими документами за несколько лет.

Документы по личному составу – это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Это не только приказы. Кроме них предстоит привести в порядок:

• личные карточки уволенных работников;

• личные дела уволенных работников;

• трудовые договоры уволенных работников и дополнительные соглашения к ним (выделяются в отдельное дело, если не ведутся личные дела).

Все перечисленные документы хранятся 50 лет, если завершены делопроизводством после 01.01.2003, и 75 лет, если закрыты ранее. Исключение – приказы о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках, которые хранятся 5 лет (ст. 19-б(2) Перечня 2010).

Наведение порядка в документах начинается с разделения их по видам. Приказы необходимо поместить к приказам, так же отдельно расположить личные карточки, личные дела и все остальные документы. После этого документы внутри каждого вида разделяются по годам.

Приказы

Приказ по личному составу – основной вид документа, который нам предстоит обрабатывать. Именно в приказах фиксируются решения работодателя относительно каждого работника. Именно приказам при приеме их в государственный архив на хранение уделяется особое внимание.

Мы уже отделили приказы от остальных документов и распределили их по годам. Следующий шаг – разделить их по сроку хранения.

Как мы установили выше, большинство приказов по личному составу хранится 50 (75) лет, и только некоторые – 5 лет.

Следующее разделение приказов – по категориям. Оптимальным с точки зрения архивного хранения документов считается следующий перечень дел с приказами по личному составу:

• приказы о приеме работников;

• приказы о переводе работников;

• приказы об увольнении работников;

• приказы по личному составу (все остальные приказы со сроком хранения 50 (75) лет);

• приказы о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках (т.е. все приказы со сроком хранения 5 лет).

Выделение приказов о приеме, переводе и увольнении в отдельные дела объясняется тем, что это самые востребованные категории приказов. Кроме того, эти документы отражают важнейшие события в карьере работника.

Наконец, прежде чем обрабатывать приказы для архивного хранения, следует удалить из дел служебные записки и заявления работников, т.е. основания к созданию документа. Часто кадровики любят прикреплять их прямо к приказам. Это, возможно, очень удобно для поиска, но основания должны храниться отдельно. Если организация ведет личные дела работников, то оригиналы заявлений помещаются в них. Если личных дел нет, придется заводить отдельное дело «Основания к приказам по личному составу».

Приказы помещаются в дело в хронологическом порядке: от 1 января к 31 декабря, в соответствии с присвоенными номерами. Вполне возможно, что в номерах приказов из-за разделения их по делам получится беспорядок. В этом случае приказы располагаются в порядке возрастания номеров за конкретный день.

Поскольку дата – один из важнейших реквизитов документа по личному составу (она точно устанавливает день, когда работник был принят, уволен или отправился в отпуск), то и ориентироваться следует на нее, а не на номер.

Личные карточки

Личная карточка работника, создаваемая обычно по форме № Т-2, – обязательный документ.

Карточка заводится в день поступления работника на работу, а закрывается в день его увольнения.

Дело «Личные карточки уволенных работников» формируется в организации ежегодно – если, конечно, за этот год кто-то увольнялся.

Если организация ведет личные дела, то до увольнения работника его личная карточка может лежать в его личном деле.

Личные карточки удобно формировать в тома, а не хранить по отдельности. В каждом томе личные карточки размещаются по алфавиту фамилий работников.

Если организация большая и движение работников объемное, то за один год личных карточек уволенных работников может накопиться больше, чем помещается в один том (напомним, что один том состоит из 250 листов, при его толщине не более 4 см). В этом случае деление на тома происходит тоже по алфавиту, например: «Личные карточки работников. Том 1. А – М», «Личные карточки работников. Том 2. Н – Я».

Личные дела

Коммерческие организации ведут личные дела добровольно. В обязательном порядке их ведут только на госслужащих, а также если эта обязанность возложена на организацию отраслевым нормативным правовым актом или вышестоящей организацией.

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380)

  • Приказ
  • Приложение. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
    • I. Общие положения
    • II. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
      • 1. Организация системы управления
        • 1.1. Руководство
        • 1.2. Организационные основы управления
        • 1.3. Контроль
        • 1.4. Правовое обеспечение деятельности
        • 1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
      • 2. Планирование деятельности
        • 2.1. Прогнозирование
        • 2.2. Текущее планирование
        • 2.3. Ценообразование
      • 3. Финансирование деятельности
        • 3.1. Финансирование, кредитование
      • 4. Учет и отчетность
        • 4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
        • 4.2. Статистический учет и отчетность
      • 5. Экономические, научные, культурные и иные связи
        • 5.1. Организация связей
        • 5.2. Осуществление связей
      • 6. Информационное обслуживание
        • 6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг
        • 6.2. Распространение информации, реклама
      • 7. Трудовые отношения
        • 7.1. Организация труда и служебной деятельности
        • 7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
        • 7.3. Охрана труда
      • 8. Кадровое обеспечение
        • 8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
        • 8.2. Установление квалификации работников
        • 8.3. Повышение квалификации работников
        • 8.4. Награждение
      • 9. Материально-техническое обеспечение деятельности
        • 9.1. Снабжение деятельности
        • 9.2. Организация хранения материально-имущественных ценностей
      • 10. Административно-хозяйственные вопросы
        • 10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности
        • 10.2. Эксплуатация зданий, помещений
        • 10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь
        • 10.4. Обеспечение безопасности организации
      • 11. Социально-бытовые вопросы
        • 11.1. Социальное страхование
        • 1.2. Жилищно-бытовые вопросы
        • 11.3. Организация досуга
      • 12. Деятельность первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений)
        • 12.1. Организация деятельности
        • 12.2. Осуществление деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений)
    • Список сокращений
    • Указатель видов документов
      • Автобиографии
      • Адреса поздравительные
      • Акты
      • Акты-справки
      • Альбомы
      • Анализы
      • Анкеты
      • Аттестаты
      • Аудиозаписи
      • Базы данных
      • Балансы
      • Бизнес-планы
      • Бланки
      • Брошюры
      • Буклеты
      • Бюллетени
      • Веб-страницы в Интернете
      • Ведомости
      • Видеодокументы
      • Выписки
      • Вырезки из газет
      • Гарантийные талоны
      • Грамоты
      • Гранты
      • Графики
      • Данные
      • Декларации
      • Дела
      • Диаграммы
      • Дипломы
      • Дневники
      • Доверенности
      • Договоры
      • Договоры-намерения
      • Договоры-поручения
      • Докладные записки
      • Доклады
      • Документы
      • Документация
      • Донесения
      • Дубликаты лицензий
      • Жалобы (претензии)
      • Журналы
      • Журналы-ордера
      • Завещания
      • Задания
      • Заказы
      • Заключения
      • Законы и иные нормативные правовые акты
      • Записи
      • Записки
      • Запросы
      • Заявки
      • Заявления
      • Извещения
      • Издания
      • Индикаторы нормативные
      • Инструкции
      • Интервью
      • Информации
      • Иски судебные
      • Калькуляции
      • Картотеки
      • Карточки
      • Карты
      • Каталоги
      • Квитанции
      • Классификаторы
      • Классификация бюджетная
      • Книги
      • Книжки трудовые
      • Кодексы профессиональной этики
      • Контракты
      • Концепции
      • Копии
      • Корешки документов
      • Критерии деятельности
      • Лимиты
      • Листки
      • Листы
      • Лицензии
      • Макеты
      • Мандаты
      • Материалы
      • Методики
      • Накладные
      • Направления на трудоустройство
      • Наряды
      • Номенклатуры
      • Нормативы
      • Нормы
      • Обзоры
      • Обоснования
      • Образцы
      • Обращения граждан
      • Объяснения
      • Объяснительные записки
      • Обязательства
      • Описания
      • Описи
      • Определения
      • Ордера
      • Отзывы
      • Отчетность
      • Отчеты
      • Паспорта
      • Переводы
      • Переписка
      • Перечни
      • Письма
      • Плакаты
      • Планы
      • Планы-графики
      • Планы-проспекты
      • Планы-схемы
      • Повестки
      • Подборки
      • Полисы
      • Положения
      • Поручения
      • Послания бюджетные
      • Пособия
      • Постановления
      • Правила
      • Прайс-листы
      • Предложения
      • Предписания
      • Представления
      • Прейскуранты
      • Пресс-релизы
      • Приглашения
      • Приложения
      • Приказы
      • Прогнозы
      • Программные продукты (комплексы)
      • Программы
      • Проекты
      • Проектно-изыскательские заключения
      • Пропуска
      • Проспекты
      • Протоколы
      • Путеводители
      • Путевые листы
      • Работы курсовые, контрольные
      • Разнарядки
      • Разрешения
      • Разряды оплаты труда
      • Разъяснения официальной позиции по вопросам деятельности организации
      • Рапорты
      • Расписания
      • Расписки
      • Распоряжения
      • Расстановки штатные
      • Расчеты
      • Регистры
      • Регламенты
      • Реестры
      • Резолюции
      • Резюме
      • Рекламации
      • Рекомендации
      • Решения
      • Росписи
      • Руководства
      • Сборники
      • Сведения
      • Свидетельства
      • Сводки
      • Сертификаты
      • Сетки
      • Служебные записки
      • Сметы
      • Соглашения
      • Сообщения
      • Спецификации
      • Списки
      • Справки
      • Справки-графики
      • Справочники
      • Ставки
      • Стандарты
      • Статьи
      • Стенограммы
      • Структуры управления
      • Схемы
      • Счета
      • Счета-фактуры
      • Сценарии
      • Табели
      • Таблицы
      • Табуляграммы
      • Тарифы
      • Тезисы
      • Тексты выступлений, лекций, телерадиопередач
      • Тесты
      • Тетради разработки планов
      • Технико-экономические обоснования
      • Технические паспорта зданий, помещений
      • Технические характеристики
      • Требования
      • Уведомления
      • Удостоверения
      • Указания
      • Указатели
      • Указы
      • Условия
      • Уставы
      • Фонды
      • Формуляры
      • Формы документов
      • Фотофонодокументы
      • Характеристики
      • Ходатайства
      • Ценники
      • Эскизы атрибутики, символики организации

Открыть полный текст документа

Как долго школа обязана хранить различные документы

Если избавиться от документов прошедшего учебного года раньше времени, то оштрафуют на 10 тыс. руб. (ч. 1 ст. 19.4.1. КоАП).

Если не предоставить документы, которые требует суд, то заплатите еще 1000 руб. Нарушив правила хранения архивных документов – 500 руб. (п. 3 ст. 57 ГК и ст. 13.20 КоАП).

Как рассчитывать сроки хранения документов

Чтобы рассчитать сроки, закончите работу с документом, подшейте его в дело и начинайте отсчет хранения с 1 января следующего года. Например, такие документы, как «Приказы по личному составу о приеме, переводе и увольнении в 2018 году», собирайте в дела по году и считайте срок хранения с 1 января 2019 года.

Если школа работает с документом несколько лет, дополняет и использует в работе, переносите его в архив, только когда он потеряет актуальность. Например, из дела с личными карточками работников убирайте личные карточки уволенных и переносите их в дело «Личные карточки работников, уволенных в 2018 году».

Чтобы выявить документы с истекшим сроком хранения, создайте комиссию и проведите экспертизу ценности документов. Комиссия составит акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Там будут все дела школы, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные в 2015 году, могут быть включены в акт не ранее 1 января 2019 года.

Сколько хранить документы

Сколько хранить документы по личному составу, зависит от того, когда вы закончили работу с ними (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). Если вы перестали работать с конкретным документом длительного срока хранения до 1 января 2003 года, то храните его 75 лет (ч. 1 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Институт новых технологий в образовании предлагает педагогам в удобной и современной форме пройти обучение без отрыва от работы:

  • Организация учета сведений о документах об образовании и о квалификации, документах об обучении, выданных организациями, осуществляющими образовательную деятельность
  • Правовое регулирование трудовых отношений и кадрового документооборота в образовательной организации
  • Менеджмент в образовании
  • Экономика в образовании
  • Государственное и муниципальное управление
  • Управление образовательной организацией в современных условиях
  • Финансово-экономическая деятельность образовательной организации в современных условиях
  • Административно-хозяйственное обеспечение деятельности образовательной организации в современных условиях

Пример 1. Как считать срок хранения актов расследования

Дело «Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний за 2002 год» нужно хранить с 1 января 2003 года по 31 декабря 2077 года. Уничтожить его можно будет только в 2078-м.

Храните 50 лет кадровые документы длительных сроков хранения, если перевели их в архив после 1 января 2003 года (ч. 2 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). В Перечне типовых управленческих документов, утвержденном приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, срок хранения для таких документов – 75 лет, но в него не внесли изменения.

Пример 2. Как считать срок хранения приказов по личному составу

Дело «Приказы по личному составу о приеме, переводе и увольнении в 2017 году» нужно хранить с 1 января 2018 года по 31 декабря 2067 года.

Есть документы, которые нужно хранить определенное количество лет, а не 50 и 75 лет. Сроки для таких документов смотрите в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень).

Пример 3. Как считать срок хранения табелей

Дело «Табели учета рабочего времени за 2018 год» нужно хранить 6 лет: с 1 января 2019 года по 31 декабря 2024 года (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК, ст. 586 Перечня). Дело «Табели учета рабочего времени во вредных или опасных условиях труда за 2018 год» храните 50 лет: с 1 января 2019 года по 31 декабря 2068 года (ст. 586 Перечня).

Сроки хранения считайте в полных календарных годах. Чтобы уничтожить документ, проверьте, истекли ли полные годы, которые закон установил для его хранения. Например, график отпусков хранится год (п. 693 Перечня). В 2018 году уничтожайте графики отпусков за 2016 год и более ранние периоды. Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках сотрудников, которые работают в обычных условиях труда, нужно хранить пять лет (подп. «б» п. 19, прим. 2 Перечня). С 1 января 2018 года вы можете уничтожать приказы на отпуск за 2012 год и ранее. В 2018 году уничтожайте письма об оформлении зарубежных командировок 2007 года (п. 687 Перечня, прим. 1). Если в архиве школы есть документы, которые были созданы раньше 1942 года, их тоже можно уничтожить в этом году.

Как хранить документы

Вы отвечаете за сохранность документов школы. Исключите доступ посторонних к документам по личному составу и к личным делам школьников, которые содержат персональные данные. Не оставляйте дела с кадровыми документами на рабочих столах и открытых полках. Храните документы в сейфах или несгораемых шкафах. Можете запирать папки с документами и в обычные шкафы на ключ.

Исходите из своего опыта работы с документами, прежде чем сдать их в архив. Обычно в течение двух-трех лет они могут потребоваться для справок, выписок или их могут запросить проверяющие, суд.

Как уничтожать документы

Уничтожать документы самовольно, без составления акта категорически запрещено. Кроме того, необходимо соблюдать и другие требования. Не уничтожать документы, которые имеют отношение к идущему или предстоящему судебному разбирательству. Нужно соблюдать конфиденциальность информации, которая содержится в уничтожаемых документах. Также не забудьте уничтожить все копии документов.

Чтобы уничтожить бумажные документы, работники школы могут порвать вручную, измельчить в шредере, сжечь. Выбор способа зависит от количества документов. Для электронных документов уничтожение может включать перезапись и стирание файлов.

Факт уничтожения как бумажного, так и электронного документа оформите отдельным актом в произвольной форме.

Скачать таблицу «Сроки хранения школьных документов»

До конца октября для специалистов образовательных учреждений разработана специальная акция, предоставляющая скидку 30% на программы профессиональной переподготовки. А также обучение по программам повышения квалификации за 1200 руб.

Посмотреть полный список программ, семинаров и факультативов можно .

Для всех желающих получить дистанционно без отрыва от работы или учебы среднее профессиональное образование в колледже Анны Муратовой открыт набор абитуриентов.

Сибирская региональная школа (колледж) Анны Муратовой предлагает школьникам подготовиться к ОГЭ и ЕГЭ на специальных тренажерах и изучить уроки по тем предметам, которые необходимы для экзаменов дистанционно. Данные электронные уроки будут полезны как школьникам, так родителям и педагогам. А также школьники могут начать обучение с 1 по 11 класс. Обучаться в электронной школе (колледже) по современным технологиям можно в удобное для школьника время по индивидуальному графику. Для школьников, студентов и педагогов предусмотрены международные дистанционные конкурсы и олимпиады.

Только в октябре ученики школы (колледжа) Анны Муратовой могут совершенно бесплатно заниматься на тренажерах для подготовки к ОГЭ и ЕГЭ.

Педагоги, школьники и родители могут бесплатно оформить подписку на электронный семейный журнал «ЭлектроникУМ».

Содержательные видеосюжеты о «ЧПОУ «СРШ (колледж) Анны Муратовой» вы можете найти на YouTube канале школы.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *