Сроки хранения документов

Сроки хранения

Все документы также можно будет разделить на три категории: временного, долговременного и постоянного сроков хранения. К категории временного хранения относятся документы, срок сохранности которых не превышает десяти лет. Долговременная документация должна храниться в организации от 10 (включительно) и более лет (например, 75 лет). Соответственно, бумаги с постоянным сроком не имеют ограничений по длительности их хранения (а после ликвидации организации их следует сдавать на хранение в государственный или муниципальный архив).

Сроки хранения документов в организации мы обнаружим в нормативных актах, например, в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, а сроки хранения архивных документов – в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ.

Причем, сроки устанавливаются для всех видов документов: они не зависят от того, в какой форме был создан документ: бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значимостью имеющейся в них информации. Для документации, отобранной для временного сохранения, важно установить, в течение какого времени она может понадобиться. Именно поэтому определение сроков хранения отдельных документов является одной из самых важных задач экспертизы ценности документов, которая проводится в соответствии с Методическими рекомендациями.

Так, для документов по личному составу, которые созданы до 2003 года, предусмотрены следующие сроки хранения в соответствии с Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ:

в госорганах, органах местного самоуправления и организациях, которые передают документы в гос. и муниципальные архивы — 75 лет со дня создания;

в архивах, куда поступают документы от ликвидированных госорганов, органов местного самоуправления — с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания;

в иных организациях — 75 лет со дня создания (не менее).

Для созданных после 2003 года установлен срок хранения в 50 лет.

Порядок хранения

Процессы хранения документов различаются в зависимости от того, текущее это хранение или архивное. Текущее подразумевает, что они используются в работе, находятся «под рукой» и это вовсе не означает, что их не надо хранить. Обязательно надо, тем более, что многие из них могут составлять коммерческую или иную тайну. А за несоблюдение порядка обращения (в частности, хранения) документов предусмотрена ответственность (как дисциплинарная, так и иная).

Текущее сохранение осуществляется по правилам, устанавливаемым организацией самостоятельно. Для этого ведется и утверждается номенклатура дел. Сроки хранения документов в делопроизводстве определяются на основании вышеуказанных нормативных актов, а также внутренних документов (которые не должны противоречить нормативным, разумеется).

Справка

Архивный порядок имеет другую цель и иные условия. Архивная деятельность осуществляется на основании:

  1. Федерального закона 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; — «Основных правил работы архивов организации», одобренных решением Росархива от 06.02.2002;
  2. Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Подробнее о порядке хранения читайте

Документы длительного срока хранения теоретически можно хранить и на предприятии. Сроки хранения архивных документов в организации точно такие же, как и при хранении в специализированных архивах.

Что касается, например, документов по личному составу (кадровых), то здесь работодатель обязан обеспечить хранение документов. Поэтому следует позаботиться об ограничении доступа третьих лиц (запирающиеся шкафы, сейфы, помещения с ограниченным доступом, закрепление в локальных актах функционала об ответственности за сохранность и т.д.). Понятно, что для удобства и порядка необходимо сгруппировать документы по видам, по срокам их изготовления или по иным удобным организации критериям. Нормативно здесь правила группирования не установлены.

Порядок сохранности бухгалтерских документов в организации устанавливается в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105. При этом разница в сроках хранения таких документов объясняется различиями в степени важности, необходимости для исчисления и уплаты налогов, осуществления бухгалтерского учета. Те первичные документы, в соответствии с которыми исчисляются и отчисляются налоги и страховые взносы, согласно НК РФ, должны сохраняться на предприятии не менее четырех лет. К таким документам относятся те, которыми подтверждается получение доходов, произведенные предприятием расходы и выплаты в бюджет по налогам. В то же время, согласно закону о бухучете, порядок сохранности документов бухгалтерского учета, предполагает пятилетний минимальный срок их хранения и соответствие правилам организации государственного архивного дела. Подробности

Ликвидируемые организации обязаны передать на сохранность в специализированный архив документацию, которая подлежит длительному или постоянному хранению. Для этого заключается договор, регулирующийся нормами ГК РФ об оказании услуг.

Обратите внимание, что для акционерных обществ законом установлены особые требования, касающиеся сроков и порядка хранения деловых бумаг. 16.07.2003 г. было принято специальное постановление ФКЦБ №03-33/пс, регламентирующее порядок хранения документов акционерных обществ. Дело в том, что предприятия данной формы собственности используют в своей деятельности ценные бумаги. К ним законодательством предъявляются особые требования к условиям и срокам хранения.

Принятие таможенной декларации. Отзыв таможенной декларации. Сроки хранения таможенных деклараций и распределение листов ТД

/ Для юридических лиц

Принятие таможенной декларации

Правила приема декларации на товары таможенным органом утверждены Решением Комиссии ТС № 262 от 20 мая 2010 года. Этим решением утверждена Инструкция о порядке регистрации или отказе в регистрации декларации на товары, а также Инструкция о порядке оформления отказа в выпуске товаров.

Инструкция о действиях должностных лиц таможенных органов, осуществляющих таможенное оформление и при декларировании и выпуске товаров, установлена .

Дата и время подачи таможенной декларации, ее электронной копии и необходимых документов фиксируется таможенным органом, в том числе с использованием информационных технологий. Уполномоченное лицо таможенного органа вносит информацию в Журнал регистрации деклараций на товары. По запросу декларанта, таможенный орган выдает письменное подтверждение о получении таможенной декларации и представлении необходимых документов.

Таможенный орган регистрирует или отказывает в регистрации таможенной декларации в срок не более двух часов с момента подачи таможенной декларации в порядке, определяемом вышеуказанным решением Комиссии ТС.

Таможенный орган отказывает в регистрации таможенной декларации, если:

1) таможенная декларация подана таможенному органу, не правомочному регистрировать таможенные декларации;
2) таможенная декларация подана не уполномоченным лицом;
3) в таможенной декларации не указаны необходимые сведения, предусмотренные ;
4) таможенная декларация не подписана либо не удостоверена надлежащим образом или составлена не по установленной форме;
5) в отношении декларируемых товаров не совершены действия, которые в соответствии с ТК ТС должны совершаться до подачи или одновременно с подачей таможенной декларации.

Отказ в регистрации таможенной декларации оформляется должностным лицом таможенного органа в письменной форме с указанием причин отказа. В случае отказа в регистрации таможенной декларации таможенная декларация и представленные документы возвращаются декларанту или таможенному представителю.

Если таможенная декларация не зарегистрирована таможенным органом, такая декларация считается для таможенных целей неподанной.

При проверке ТД таможенным органом могут быть запрошены дополнительные документы для проверки сведений, содержащихся в таможенной декларации или в представленных документах. В этом случае, должностное лицо таможенного органа оформляет запрос о представлении дополнительных документов и сведений, с указанием сроков их представления, по утвержденной форме в двух экземплярах, один из которых отдается декларанту. Срок представления дополнительных документов и сведений исчисляется со дня получения запроса декларантом.

Принятие таможенной декларации оформляется путем присвоения ей регистрационного номера. С момента присвоения регистрационного номера ТД, декларация становится полноценным документом, имеющим юридическую силу.

Форма запроса о представлении дополнительных документов и сведений

ОБРАЗЕЦ

ЗАПРОС О ПРЕДСТАВЛЕНИИ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

№ _______ от ________ 200_ г.

Код таможенного органа

Декларант: наименование или инициалы и фамилия (для физических лиц) (из графы 14 ГТД)

В соответствии с Федеральным законом от 08.11.2005 N 144-ФЗ, вступившим в силу с 1 июля 2006 года, статья 15 Закона РФ от 21.05.1993 N 5003-1 «О таможенном тарифе» утратила силу.

В соответствии со статьями 174 и 182 Таможенного кодекса Российской Федерации и со статьей 15 Закона Российской Федерации «О таможенном тарифе» прошу представить следующие дополнительные документы, необходимые для проверки сведений, заявленных в ГТД и ДТС:

в срок до ________________________

Цели, для которых запрашивается документ

Виды запрашиваемых документов или перечень сведений (требующих подтверждения / уточнения)

Код вида документа

Инициалы и фамилия должностного лица таможенного органа, запрашивающего документ

Примечание

___________________________________ ___________ ЛНП
Инициалы и фамилия уполномоченного Подпись
должностного лица таможенного органа

_______________________________ __________________ ___________
Инициалы и фамилия представителя Дата получения Подпись
декларанта, получившего запрос запроса

Если запрос направляется по почте либо другим способом

_________________________ _________________ ____________________
Сведения о месте, куда Дата направления Инициалы, фамилия
направлен запрос: запроса декларанту и подпись
почтовый адрес либо должностного
номер телефона (факса), лица таможенного
и инициалы и фамилия органа,
лица, принявшего запрос направившего запрос

Отзыв таможенной декларации

Возникают случаи, когда декларанту необходимо отозвать принятую таможенную декларацию, оформленную на иностранные товары для заявления иного таможенного режима до выпуска таких товаров.

По письменному обращению декларанта таможенная декларация на товары Таможенного союза может быть отозвана до фактического убытия товаров с таможенной территории Таможенного союза, в том числе после принятия решения о выпуске товаров. Для отзыва таможенной декларации на товары Таможенного союза в обращении об отзыве должно быть указано место нахождения товаров.

Отзыв ТД допускается только с разрешения таможенного органа, при условии, что на момент обращения декларанта, таможенный орган не установил недостоверность сведений в таможенной декларации, за исключением случаев выявления неточностей, не влияющих на принятие решения о выпуске товаров. Разрешение об отзыве таможенной декларации оформляется таможенным органом в письменной форме.

При отзыве таможенной декларации новая таможенная декларация должна быть подана в пределах срока временного хранения товаров. Следует отметить, что отзыв ТД не продлевает срока уплаты таможенных пошлин и налогов.

Отзыв принятой таможенной декларации на товары ТС, вывозимые с таможенной территории ТС, осуществляется по письменному обращению декларанта независимо от целей такого отзыва до убытия товаров с таможенной территории, в том числе после выдачи разрешения на помещение товаров под заявленный таможенный режим.

Отзыв ТД допускается с письменного разрешения таможенного органа при соблюдении тех же условий, предъявляемых для иностранных товаров. Срок для подачи новой таможенной декларации в отношении товаров ТС не установлен.

Сроки хранения таможенных деклараций

После принятия решения о выпуске товаров, запрете выпуска товаров, отзыве ТД, а также в случаях, когда принятая таможенная декларация считается неподанной, оформленные таможенные документы и прилагаемые к ним документы формируются в комплект — укомплектованные таможенные документы (далее — УТД) и подготавливаются к передаче в архив таможенного органа.

Состав комплекта документов зависит от заявленного таможенного режима, в соответствии с которым производилось таможенное оформление, и регламентируется Таможенным кодексом ТС, соответствующими нормативными правовыми актами ФТС РФ.

Срок хранения УТД составляет 3 года, кроме:

— УТД, в состав которых входят таможенные декларации на товары, оформленные в соответствии с таможенным режимом экспорта, — их срок хранения составляет 6 лет;
— по установленной форме или письменного заявления физического лица по установленной форме, предназначенного для декларирования товаров (за исключением ), перемещаемых через таможенную границу физическими лицами для личных, семейных, домашних и иных не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности нужд, и первых листов оформленных таможенных приходных ордеров (ТПО) и добавочных листов к таможенным приходным ордерам (ДТПО) — их срок хранения составляет 2 года.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *