Срок оформления дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки при утере

Сначала определимся с тем, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере. Как известно, трудовые книжки работников хранятся у работодателей (п. 42 Правил, утв. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Соответственно, сам работник может потерять книжку в период, когда является безработным – т.е. когда уволился с одной работы, но еще не устроился на другую. И в некоторых других случаях, когда работнику организации на время выдается трудовая книжка на руки под расписку. К примеру, для представления в отделение ПФР (ст. 62 ТК РФ).

Так вот, если гражданин потерял свою трудовую книжку, будучи безработным, то оформление дубликата трудовой книжки ложится на плечи его последнего бывшего работодателя (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). А новый работодатель, если таковой будет, этим заниматься не должен. Он может лишь оформить работнику обычную новую трудовую книжку по его заявлению и сделать в ней первую запись о приеме к себе на работу.

Так что если к вам, как к новому работодателю, придет только что принятый на работу сотрудник и спросит, как получить дубликат трудовой книжки при утере, посоветуйте ему обратиться с этим на прежнее место работы.

Далее поговорим о том, как сделать дубликат трудовой книжки.

Как оформить дубликат трудовой книжки (образец)

На новом бланке трудовой книжки:

  • на титульном листе в левом верхнем углу указывается «Дубликат». Все основные сведения о работнике заполняются в общем порядке;
  • на первом развороте книжки в разделе «Сведения о работе» сначала отражается общий трудовой стаж работника, заработанный им до трудоустройства к вам на работу. Затем в дубликате указываются периоды работы у конкретных работодателей на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы, предоставленных работником. При этом записи не нумеруются. Первая нумерация должна появиться в дубликате в строке с записью о приеме на работу этого сотрудника в вашу организацию.

В идеале в дубликате трудовой книжки должны быть восстановлены все сведения о трудовой деятельности сотрудника. Но если каких-то данных нет, к примеру, оснований увольнения с тех или иных мест работы, то вносить их в дубликат со слов работника не нужно (п. 32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере приведен ниже.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере

Последний этап – это выдача дубликата трудовой книжки. Дату выдачи необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69). И в ней же сотрудник должен поставить подпись, свидетельствующую о том, что дубликат книжки он получил.

Если работодатель потерял трудовую книжку или внес в нее не ту запись

Если работодатель потеряет трудовую книжку работника, ему также придется ее восстанавливать. Но в такой ситуации, раз уж вина лежит на работодателе, нужно будет помочь работнику собрать сведения о стаже с его предыдущих мест работы. Например, разослав бывшим работодателям пострадавшего сотрудника запросы о предоставлении соответствующей информации.

В целом, образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам с других мест работы будет выглядеть так же, как и в случае с утерей книжки самим работником.

А еще бывает, что работодатели по ошибке вносят недействительные записи в трудовые книжки своих работников. Такая ситуация – самый простой случай, когда понадобится оформление дубликата трудовой книжки. Образец для его заполнения – это оригинал трудовой книжки. То есть в дубликат надо будет просто перенести все записи из первоначальной трудовой книжки, кроме последней недействительной записи.

Аналогичным образом оформляется дубликат, если книжка пришла в негодность. То есть ее состояние таково, что требуется замена (п. 33 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

На основании чего вносятся записи о предыдущих местах работы

Что такое «соответствующие документы», на основании которых могут вноситься записи в дубликат?

Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 69, все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справками, выписками, копиями приказов, распоряжений). И либо такие документы, подтверждающие стаж, работник собирает самостоятельно, либо содействие ему в этом оказывает работодатель, к которому работник ­обратился за оформлением дубликата.

А что делать, если предыдущих работодателей найти уже нет возможности? Тогда необходимо обратиться к возможному правопреемнику (например, если предыдущий работодатель был реорганизован в порядке присоединения, выделения и т.д.) либо, если такого найти тоже не удается, – в территориальный архив, к которому относился предыдущий работодатель по юридическому адресу, а если и там сведений нет никаких – то остается только обратиться в суд.

Запрос на предоставление подтверждающей информации для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки необходимо отправлять от имени работодателя (Пример 2). Утвержденной формы запроса нет, поэтому компания составляет его в свободной форме, указывая ту информацию, которая ей необходима для внесения записей в дубликат трудовой книжки. Обратите также внимание на то, что, прежде чем запрашивать у третьего лица (предыдущего работодателя) персональные данные работника, вам следует получить у этого человека разрешение в ­письменном виде (обратите внимание на отмеченный знаком «!» фрагмент согласия, показанного в Примере 1).

Пример 1

Согласие на обработку персональных данных, в т.ч. на сбор данных о предыдущих местах работы

СвернутьПоказатьПример 2

Запрос от действующего работодателя бывшему

СвернутьПоказать

Ответ от бывшего работодателя может быть оформлен как в виде ­письма, так и в виде справки (Пример 3). Если документ содержит финансовые сведения, то кроме подписи руководителя (или уполномоченного им лица) на нем еще нужна подпись главного бухгалтера, печать обязательна.

Пример 3

Ответ от бывшего работодателя

СвернутьПоказать

Ошибки работодателей

Часто при оформлении самого дубликата работодатель совершает ошибки. Перечень типичных ошибок и приведем ниже.

1. На титульном листе забывают указать слово «Дубликат».

2. Делается некорректная ссылка на документы-основания при внесении записи о стаже, когда работодатель ссылается на номера приказов (о приеме на работу и увольнении), на основании которых работник принимался в другие организации (увольнялся оттуда) и оригиналов которых нынешний работодатель не видел. При внесении записи в дубликат трудовой книжки указывается в качестве основания ссылка на полученную справку, а именно: «справка (наименование организации, которая ее выдала – полное) от (дата справки) (при наличии номера)».

3. Неправильное заполнение дубликата работодателем, который был реорганизован, после того, как работник уволился. Это ситуация, когда с увольнения сотрудника прошло довольно много времени, и за этот период организация по различным причинам сменила название. В данном случае будет особый порядок оформления дубликата. После указания на титульном листе сведений о работнике, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации. В связи с тем что организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование (или реорганизована) и, соответственно, поменялась печать, на титульном листе ­проставляется оттиск новой печати организации.

В «Сведениях о работе» необходимо указать сначала то наименование организации, которое существовало в момент приема сотрудника на работу – до переименования (полное и при наличии сокращенное). Далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении. И только после внесения записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании ­юридического лица в определенном порядке:

  • следующий порядковый номер записи;
  • дата в графе 2 не заполняется;
  • в «Сведениях о работе» указывается: «(старое наименование организации – полностью) переименовано с (дата переименования) в (новое название организации – полностью)»;
  • в качестве основания в графе 4 указываются документы о переименовании: протокол (решение собственников) или приказ по основной деятельности, сведения из ЕГРЮЛ.

Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации. Дополнительно можно выдать работнику справку с ­подтверждением периода работы и переименования ­компании.

4. Нарушение порядка внесения записей в дубликат трудовой книжки в части указания общего стажа – это одна из самых ­распространенных ошибок. Правильный вариант показан в Примере 4 (см. отметку «!»).

5. Записи вносятся на основании копии трудовой книжки без наличия соответствующих подтверждающих документов. Стоит помнить, что дубликат выдается не на основании копии утраченной трудовой книжки, а на основании соответствующих документов, поэтому если данные копии трудовой книжки и подтверждающих документов будут разниться (например, о продолжительности работы у предыдущего работодателя), то вносить следует сведения именно на основании дополнительно собранных документов.

Таким образом, в дубликат сначала вносятся данные об общем стаже работника до поступления к последнему работодателю, подтвержденные соответствующими документами, сведения о работе и награждении, которые выносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Общий стаж записывается суммарно с указанием общего количества лет, месяцев и дней работы без указания работодателя, периодов работы и должностей. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой ­книжки вносятся только те сведения, которые содержатся в этих документах.

Только после того, как были внесены сведения о стаже работы в предыду­щих организациях, указывается наименование работодателя по последнему месту работы в виде заголовка и потом уже вносятся записи о приеме на работу, переводах и, при необходимости, увольнении с ­последнего места работы (вот эти записи уже вносятся со ссылкой на приказы / распоряжения и иные документы последнего работодателя с указанием их дат и ­номеров).

6. Также ошибкой является заверение каждой записи в дубликате трудовой книжки печатью последнего работодателя. Заверению подлежит только запись об увольнении от последнего работодателя, который и оформляет дубликат.

7. Нельзя вносить записи о наименованиях организаций, в которых сотрудник ранее работал, в качестве заголовка. Наименование бывших работодателей вносится в строчку с указанием, когда он был принят и на какую должность.

Итак, подведя итог по всем типичным ошибкам, приведем пример корректного оформления раздела «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки. Например, если у сотрудника в трудовой книжке было внесено 5 записей о периодах работы до последнего работодателя и он потерял трудовую книжку (или ее утерял работодатель), то после сбора справок сначала надо просуммировать весь стаж, который подтвержден справками. Если, например, справки удалось собрать только с 3 из 5 мест работы, то по этим 3 периодам и производится суммирование стажа, а потом отдельно вносятся все 3 периода со ссылкой на соответствующие документы, подтверждающие стаж. И только дальше будет вноситься запись о работе в последней ­организации.

Пример 4

Правильное заполнение раздела «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки

СвернутьПоказатьБесплатно 1 номер журнала

Как оформить дубликат трудовой книжки (образец + пошаговая инструкция для кадровика)

Дубликат оформляется на чистом бланке, приобретенном работодателем для выдачи сотрудникам. В приходно-расходной книге укажите, когда был израсходован бланк, а также его серию, номер и другие обязательные сведения.

Поскольку речь идет о формах строгой отчетности, небрежное отношение к учету может в дальнейшем стать проблемой для кадровика. Эксперт уже ответил на 9 популярных вопросов о хранении и учете трудовых книжек. Вам осталось их прочитать!

Затем переходите непосредственно к оформлению (готовый образец заполнения дубликата трудовой книжки вы можете ). Придерживайтесь порядка, закрепленного разделом III Правил №225 и разделом 7 Инструкции №69.

Пошаговая инструкция

Шаг 1. Напишите слово «дубликат» в верхнем правом уголке титульного листа, рядом с серией и номером бланка. Надпись должна быть заметной и легко читаемой.

Шаг 2. Заполните титульный лист. Паспортные данные, сведения о полученном образовании и другие обязательные данные вносятся в общем порядке. Убедитесь, что они актуальны: если за время, прошедшее с момента оформления утерянной трудовой книжки, работник успел освоить новую профессию, сменить фамилию или повысить уровень образования, сразу вносите обновленные данные. Не следует отражать в документе всю историю изменений. Так происходит заполнение дубликата трудовой книжки (образец титульного листа):

Внимание! Обязательно заверьте титул подписью с расшифровкой и круглой печатью организации или отдела кадров. Достоверность и актуальность внесенной информации подтверждается подписью владельца документа.

Шаг 3. Подсчитайте общий трудовой стаж работника. Отразите его в графе 3 суммарно, указав количество отработанных лет, месяцев и дней, но не уточняя периоды работы и должности, занимаемые сотрудником. Порядковый номер записи не присваивайте, названия организаций на данном этапе не указывайте.

Шаг 4. Распишите все периоды работы у предыдущих работодателей в хронологическом порядке, исходя из имеющихся документов. Каждый период расписывается отдельно:

  • в графе 2 указывается дата приема на работу;
  • в графе 3 — должность сотрудника, структурное подразделение и название организации;
  • в графе 4 — наименование, дата и реквизиты документа, на основании которого работника приняли в штат.
  • в графе 5 — запись об увольнении.

Аналогичным образом перенесите из справок и других документов данные о прочих подтвержденных периодах работы.

Внимание! Если полные данные об отдельно взятых периодах работы отсутствуют, ограничьтесь только документально подтвержденной информацией. Не записывайте ничего со слов работника (п. 32 Правил №225)!

Шаг 5. Отразите период работы в вашей организации. Все необходимые для этого документы уже есть в распоряжении кадровой службы, нужно лишь перенести сведения в бланк. Закройте блок записью об увольнении, заверьте подписью с расшифровкой и печатью. Ниже оставьте место для подписи работника.

Образец оформления записей о последнем месте работы

Шаг 6. Выдайте дубликат на руки работнику. Дату выдачи, серию и номер документа зафиксируйте в книге учета трудовых книжек и вкладышей. В этой же книге владелец дубликата должен расписаться в его получении, иначе доказать, что документ был правильно оформлен и выдан в положенный срок, будет непросто.

Шаг 7. Удержите стоимость бланка. Если трудовая книжка утеряна или испорчена по вине работника, обсудите с ним способы возмещения расходов на закупку бланка. Выберите наиболее удобный, например, оплату наличными деньгами в кассу предприятия или перевод средств на банковский счет.

Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно? Что грозит работнику, имеющему сразу две трудовые книжки?

Предполагается, что у работающего человека есть только одна трудовая книжка, в которой отражаются все периоды занятости, начиная с первого в жизни трудоустройства и вплоть до выхода на пенсию. Но на практике так бывает не всегда.

Представьте ситуацию: работник заявляет об утере трудовой книжки, получает дубликат, а через некоторое время находит оригинал. Это расхожая проблема, приводящая к тому, что на руках у владельца оказывается сразу две трудовые книжки (последствия не настолько грозные, чтобы уничтожать второй экземпляр документа). При этом по закону оригинал и дубликат имеют равную силу.

Можно ли работать по двум трудовым книжкам? Формально — нет, но иногда такое случается. Например, когда на внешнего совместителя по ошибке заводят трудовую книжку на дополнительном месте работы. Законодательной нормы, согласно которой второй документ автоматически считался бы недействительным, не существует. Более того, он содержит юридически значимые сведения о реальном стаже работника, принимаемого к зачету при начислении больничных и декретных пособий.

Можно ли иметь 2 трудовые книжки и предъявлять их при трудоустройстве? Если это произойдет, работодатель может принять работника на хранение оба экземпляра, но заполнять будет только одну трудовую книжку (как правило, более новую). Но в то же время законом не предусмотрена ни административная, ни дисциплинарная ответственность для владельца двух, трех и более трудовых книжек.

Ответственность для работника

Несмотря на отрицательный ответ на вопрос «можно ли иметь две трудовые книжки», последствия вряд ли будут негативными для самого работника. По крайней мере, до момента выхода на пенсию, поскольку ПФР принимает к рассмотрению только один экземпляр трудовой. Не отраженные в нем периоды занятости придется подтверждать справками и другими дополнительными документами.

Добавится работы и кадровикам. Когда сотрудник, предоставивший две трудовые при приеме на работу, заболеет, продолжительность его страхового стажа придется определять сразу по двум документам. Если какие-то периоды работы в обеих трудовых книжках совпадают, при расчете больничного пособия учитывается только один (см. правила подсчета и подтверждения страхового стажа, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России №91 от 6.02.2007).

Вывод

Дубликат трудовой книжки оформляется в течение 15 дней по письменному заявлению работника, обнаружившего, что оригинал утерян, украден или пришел в негодность. Придерживайтесь законодательно утвержденных правил и инструкций, а чтобы в бланк не закрались ошибки, ориентируйтесь на типовой образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере. Стаж определяйте только на основании заверенных выписок, справок, договоров и других подтверждающих документов.

Дубликат – второй или следующий экземпляр документа, имеющий ту же юридическую силу, что и подлинник. Обычно дубликат выдается при утере оригинала документа тем же учреждением, где был создан оригинал. В настоящей статье рассмотрим порядок и случаи выдачи дубликата трудовой книжки.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 “О трудовых книжках” (далее – Правила N 225), и Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек” (далее – Инструкция N 69), предусматривают основные ситуации, влекущие за собой необходимость в выдаче дубликата трудовой книжки.

Согласно указанным документам работнику необходимо выдать дубликат трудовой книжки в следующих случаях:

1) при утрате трудовой книжки (п. 31 Правил N 225);

2) в случае непригодности трудовой книжки к дальнейшему использованию по назначению (трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.)) (п. 33 Правил N 225);

3) при выявлении в трудовой книжке признанной недействительной записи об увольнении работника или его переводе на другую работу (п. 33 Правил N 225);

4) при внесении соответствующих записей в трудовую книжку лицам, освобожденным от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненным от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления (п. 22 Правил N 225).

Прежде всего отметим, что выданный дубликат трудовой книжки может в точности соответствовать оригиналу трудовой книжки, если в содержании последнего не выявлено неверных (неточных) записей и в распоряжении работодателя (работника) имеются все документированные сведения, необходимые для восстановления ранее совершенных записей.

Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки

Если работник утратил трудовую книжку, то согласно п. 31 Правил N 225 он обязан немедленно заявить (в письменной форме) об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

В соответствии с п. 32 Правил N 225 при оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Сведения о работе в раздел трудовой книжки вносятся лишь на основании выданных в установленном порядке документов, подтверждающих стаж работы. Такими документами могут быть трудовые договоры, справки, выдаваемые работодателями, выписки из приказов, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы и др. Если организация-работодатель была ликвидирована, то соответствующие справки можно запросить в муниципальном архиве. Работодатель по последнему месту работы обязан оказать содействие работнику в их получении.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника. После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы (п. 7.2 Инструкции N 69).

Если работодатель утратил трудовую книжку работника, то он обязан выдать ему дубликат трудовой книжки, поскольку именно он несет ответственность за принятые на хранение трудовые книжки.

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств) трудовой стаж работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки (п. 34 Правил N 225).

Следует отметить, что в настоящее время понятие “непрерывный трудовой стаж” практически не используется, поэтому в дубликате можно указывать только общий стаж работы.

Запись в дубликат трудовой книжки производится в следующем порядке:

– после указанного общего и/или непрерывного стажа в графе 1 ставится порядковый номер;

– в графе 2 указывается дата приема на работу;

– в графе 3 – наименование организации (работодателя), где работал работник, структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник;

– в графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Запись об увольнении делается так же, путем указания порядкового номера в графе 1, даты увольнения в графе 2 и его причины (основания) в графе 3, если эти причины указаны в представленном работником документе.

Обратите внимание! Наименование организации, в которой трудился работник, записывается в графе 3 трудовой книжки напротив даты приема на работу, указанной в графе 2, а не до этой записи, как принято при оформлении подлинника трудовой книжки.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

В соответствии с п. 32 Правил N 225 в дубликате трудовой книжки необходимо сделать запись о награждениях (поощрениях), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

После того как дубликат оформлен, работодатель (работник кадровой службы) должен снять копии с документов, на основании которых вносились записи, заверить их надлежащим образом и оригиналы вернуть владельцу трудовой книжки. Такие требования установлены п. 7.2 Инструкции N 69.

Выдача дубликата в связи с непригодностью трудовой книжки

Дубликат оформляется по заявлению работника и в том случае, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и так далее) (п. 33 Правил N 225).

Как и в рассмотренном выше случае, общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого именно работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом данный работник.

Титульный лист дубликата трудовой книжки оформляется по общим правилам, в соответствии с документами, удостоверяющими личность гражданина, и документами, подтверждающими его образование. В правом верхнем углу первой страницы дубликата ставится штамп или делается надпись “Дубликат” (п. 1.2 Инструкции N 69).

На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: “Взамен выдан дубликат” с указанием его серии и номера.

Выдача дубликата в связи с выявлением в трудовой книжке записи, признанной недействительной

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной (п. 33 Правил N 225, п. 1.2 Инструкции N 69).

Письменное заявление работника о выдаче дубликата трудовой книжки пишется в произвольной форме и может выглядеть так:

Руководителю организации

ООО “Гром” Алексееву А.А.

от Гуртовой Антонины Григорьевны

Заявление

В связи с признанием недействительной ранее совершенной в моей трудовой

книжке записи об увольнении (переводе на другую постоянную работу) от

10 февраля 2008 г. N 5 прошу выдать мне дубликат трудовой книжки без

внесения в него записи, признанной недействительной.

Документы, подтверждающие недействительность указанной записи,

прилагаю.

Бухгалтер Гуртова А.Г. Подпись Дата

Основанием для выдачи дубликата трудовой книжки является решение работодателя, которое может быть выражено в форме резолюции на письменном заявлении работника. Последующую выдачу работнику надлежащим образом оформленного дубликата трудовой книжки, как правило, обеспечивает кадровый работник организации с соответствующими полномочиями.

Выдача дубликата в связи с неверно внесенной записью

Также дубликат трудовой книжки выдается в случае неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки. Аннулирование испорченного бланка и оформление нового осуществляются, если при первичном оформлении книжки кадровый работник по неосторожности внес туда неверную запись.

Например, если в дате рождения работника вместо “10.10.1975” написано “10.10.1976” либо неверно написаны фамилия, имя или отчество, например вместо “Даниил” – “Данил”, “Геннадьевна” – “Геннадиевна” и т.п.

В этом случае следует списать испорченный бланк и заполнить новый. Испорченные бланки трудовой книжки и вкладышей в нее необходимо уничтожить с составлением об этом акта.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них делается отметка о выдаче дубликата. Форма данной книги утверждена Постановлением Минтруда России N 69.

Рассмотрим порядок заполнения дубликата трудовой книжки.

Сведения о работе ТК N 8604301

N записи Дата Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число месяц год
1 2 3 4
Общий стаж до поступления в
общество с ограниченной
ответственностью “Гром” – 3 года 5
месяцев 12 дней
Общество с ограниченной
ответственностью ООО “Елена”
(ООО “Елена”)
1 03 04 2009 Принята на должность бухгалтера Приказ от 03.04.2009
N 14-к
2 10 01 2011 Переведена на должность главного Приказ от 10.01.2011 N 1-н
бухгалтера
3 11 07 2014 Трудовой договор расторгнут по Приказ от 11.07.2014
инициативе работника, пункт 3 N 24-н
части 1 статьи 77 Трудового кодекса
Российской Федерации
Общество с ограниченной
ответственностью “Гром”
(ООО “Гром”)
4 14 07 2014 Принята на должность бухгалтера Приказ от 14.07.2014
N 11-к

Хотелось бы обратить внимание читателей, что изначально трудовые книжки создавались для подтверждения трудового стажа работников. При этом по ранее действовавшим нормам законодательства стаж подразделялся на общий и непрерывный. В настоящее время подсчет стажа осуществляется на основании представленных в Пенсионный фонд сведений персонифицированного учета. Соответственно, при утрате трудовой книжки выдавать ее дубликат нет необходимости. В этом случае можно завести новую трудовую книжку, а для подтверждения сведений о предыдущем стаже следует оказать работнику содействие в сборе справок с предыдущих мест работы. Впоследствии данные справки (копии приказов) вместе с новой трудовой книжкой работник представит в Пенсионный фонд, если возникнет необходимость в уточнении каких-либо данных.

Однако если трудовые книжки были утрачены по вине работодателя, то он обязан выдать работникам дубликаты трудовых книжек, так как именно работодатель несет ответственность за принятые на хранение трудовые книжки. Дубликат необходимо выдать и при наличии соответствующего письменного заявления работника в случаях, указанных в п. п. 22, 31 и 33 Правил N 225.

«Отдел кадров коммерческой организации», 2009, N 12

ВЫДАЕМ РАБОТНИКУ ДУБЛИКАТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

В соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. А если данный документ утерян или испорчен? Как быть работодателю? Какие записи нужно внести в дубликат трудовой книжки? Кто их должен вносить? На эти и некоторые другие вопросы ответим в данной статье.

Основными нормативными актами, регулирующими заполнение и выдачу трудовых книжек и документов, их заменяющих (дубликатов), являются Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», и Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Проанализировав эти документы, можно сделать вывод, что дубликат трудовой книжки выдается только в определенных случаях:

— трудовая книжка утеряна работником;

— трудовая книжка утеряна работодателем;

— имеется запись об увольнении или переводе, признанная в установленном порядке недействительной;

— трудовая книжка не пригодна для дальнейшего использования.

Таким образом, если кадровик выявляет неправильную или неточную запись в трудовой книжке, дубликат выдавать не нужно. В подобных случаях просто исправляют неверную запись по правилам разд. III Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Общие правила выдачи дубликата

При оформлении дубликата в соответствии с п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек в документ вносятся сведения:

— об общем и (или) непрерывном стаже работы до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

— о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Сведения о стаже работодатель может учесть, исходя не только из представленных работником документов, но и из документов, подтверждающих страховой стаж работника до регистрации в ПФР в качестве застрахованного лица. Перечень последних содержится в п. 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555. Это письменные трудовые договоры, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы. Кроме того, при восстановлении трудовой книжки можно использовать данные формы N СЗВ-К, которая утверждена Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению», поскольку она заполнялась на основании трудовой книжки и других документов, подтверждающих трудовой стаж.

Сведения, содержащиеся в выписке из индивидуального лицевого счета застрахованного лица (форма N СЗИ-5, утверждена Постановлением N 192п), имеют преимущественное значение для установления продолжительности стажа после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица (дата регистрации в ПФР будет указана в выписке) и могут лежать в основе оформления дубликата.

В любом случае рекомендуется проконсультироваться у специалистов ПФР о возможности использования таких данных для установления трудового стажа.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника <1>. Для подтверждения стажа работы работник представляет надлежащим образом оформленные или заверенные справки, копии приказов, трудовых договоров, справки из ПФР и иные документы от предыдущих работодателей.

<1> Такие же требования к записи общего стажа предъявляет и п. 7.2 Инструкции.

Рекомендуем данные сведения вносить в графу 3 «Сведения о работе» в следующем виде: «Общий трудовой стаж составил 5 лет 7 месяцев и 12 дней». Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. Образец приведен на с. 56.

Работодатель должен выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. К сожалению, иногда данного срока не хватает, ведь процесс сбора документов может растянуться на более длительный срок.

Титульный лист дубликата трудовой книжки оформляется по правилам п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек:

— фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) указываются на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

— образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

То есть титульный лист оформляется по состоянию на момент выдачи дубликата. Например, при первом трудоустройстве в трудовой книжке в графе «Образование» было написано «среднее профессиональное». Через определенное время работник получил высшее образование и потерял трудовую книжку. При заполнении дубликата следует не писать «среднее профессиональное образование», а сделать запись о высшем образовании (при условии предъявления диплома).

В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись «Дубликат» в силу абз. 4 п. 1.2 Инструкции.

После того как дубликат заполнен, необходимо внести сведения о том, что он выдан, в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой приведена в Приложении 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Выдаем дубликат, если трудовую книжку потерял работник

В соответствии с п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек работник, потерявший свою трудовую книжку, обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Обычно такое заявление делается в письменной форме, причем желательно, чтобы работник указал предыдущие места работы и хотя бы приблизительные периоды работы в них, для исполнения работодателем норм о необходимости оказания содействия работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

Здесь возникает вопрос: какое место работы считать последним — предыдущее или настоящее? Отвечаем. Если работник уволился с одного места работы и заключил трудовой договор с новым работодателем, то последнее место работы будет у нового работодателя. Если же новый трудовой договор не заключен, а утрата книжки произошла, работнику следует обратиться в организацию, из которой он уволился, так как именно она в данном случае будет последним местом работы.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Директору ООО «Катод»│

│ Леванскому М. П.│

│ от торгового представителя│

│ Комова Сергея Ивановича│

│ Заявление │

│ │

│ В связи с утратой трудовой книжки прошу выдать мне дубликат.│

│Дополнительно сообщаю о местах работы, предшествующих трудоустройству│

│в ООО «Катод»: │

│ — ООО «Диод» — с 03.2008 по 10.11.2009; │

│ — ОАО «Анод» — с 04.2007 по 03.2008; │

│ — ИП Колобанов П. Р. — с 07.2004 по 02.2007. │

│ │

│ 27.11.2009 Комов │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Выдаем дубликат, если трудовую книжку потерял работодатель

Трудовую книжку может потерять не только работник, но и работодатель, а также она может быть утрачена ввиду неправомерных действий третьих лиц, например кражи. В этом случае дубликат оформляется с определенными особенностями. Сложности при оформлении дубликата возникают при массовой утрате трудовых книжек работодателем, например в результате чрезвычайных ситуаций, экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и др. При таких обстоятельствах достаточно трудно получить документы, подтверждающие стаж работы сотрудников, которым необходимо выдать дубликаты. Пунктом 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек предусмотрено создание комиссии по установлению трудового стажа работников, чьи трудовые книжки были утеряны в связи с вышеуказанными обстоятельствами. Комиссия создается органами исполнительной власти субъекта РФ, на территории которого располагается организация, а в ее состав включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций. Порядок установления стажа работы определен Постановлением Минтруда России от 24.06.1994 N 50.

Факт работы, сведения о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя комиссия устанавливает на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза и т. п.). Если у него имеются другие документы, например выписки из приказов или заверенные надлежащим образом копии приказов, он может и их предъявить комиссии. При отсутствии документов комиссия основывается на показаниях двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих данный факт. Для этого она может направлять соответствующие запросы в организации, предприятия, в которых работник трудился ранее, а также архивы и органы управления. Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Поскольку комиссия создается органами власти, необходимо к ним письменно обратиться, например, в такой форме.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Общество с ограниченной ответственностью «Калита» │

│ │

│Исх. N 97 Начальнику │

│от 16.11.2009 департамента труда и социального│

│ развития Вологодской области │

│ │

│ Заявление о предоставлении государственной услуги │

│ «Создание и организация работы комиссии по установлению │

│ трудового стажа работников в связи с массовой утратой │

│ работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций» │

│ │

│ Прошу создать и организовать работу комиссии по установлению│

│трудового стажа работников в связи с массовой утратой трудовых книжек│

│в результате чрезвычайной ситуации — пожара в ООО «Калита», расположенном│

│по адресу: 160001, г. Вологда, ул. Благовещенская, д. 9. │

│ Справку Управления противопожарной службы Вологодской области│

│от 04.11.2009 N 214-52у, подтверждающую произошедшую чрезвычайную│

│ситуацию, прилагаю. │

│ Дата произошедшего пожара — 03.11.2009. │

│ Количество утраченных трудовых книжек — 7. │

│ Прошу установить на комиссии трудовой стаж следующим работникам│

│ООО «Калита»: │

│ 1. Иванов Иван Иванович, 1980 г. рождения. │

│ 2. Петров Петр Петрович, 1972 г. рождения. │

│ 3. Николаев Николай Николаевич, 1977 г. рождения. │

│ 4. ………………………………… │

│ Прошу включить в состав комиссии: │

│ 1. Кулемину Ирину Станиславовну, менеджера по персоналу ООО «Калита».│

│ 2. Зырянова Игоря Ивановича, заместителя директора ООО «Калита». │

│ Юридический адрес, местонахождение: 160001, г. Вологда,│

│ул. Благовещенская, д. 9 │

│ Адрес электронной почты: kalita@yandex. ru │

│ Тел.: (8172) 64-13-81 │

│ │

│Директор Поляков /П. Н. Поляков/│

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

После исследования всех представленных документов по указанным работникам комиссия составляет акт.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ АКТ N 4 комиссии │

│ об установлении трудового стажа работников в ООО «Калита» │

│ в связи с массовой утратой трудовых книжек │

│ │

│г. Вологда 7 декабря 2009 г.│

│ │

│ Комиссия в соответствии с Решением Департамента труда и социального│

│развития Вологодской области от 20.11.2009 N 72 и приказом о создании│

│комиссии об установлении трудового стажа работников ООО «Калита»│

│от 24.11.2009 │

│ │

│ ПОСТАНОВЛЯЕТ: │

│ │

│ 1. Установить общий трудовой стаж по состоянию на 07.12.2009│

│работникам ООО «Калита»: │

│ — Иванов Иван Иванович, 1980 г. рождения, — общий трудовой стаж│

│7 лет 4 месяца 12 дней; │

│ — Петров Петр Петрович, 1972 г. рождения, — общий трудовой стаж│

│15 лет 8 месяцев 2 дня; │

│ — Николаев Николай Николаевич, 1977 г. рождения, — общий трудовой│

│стаж 11 лет 10 месяцев 22 дня; │

│ — и т. д. │

│ 2. В соответствии с настоящим актом работодателю следует оформить│

│дубликаты трудовых книжек указанным работникам. При оформлении указать│

│общий трудовой стаж работников до поступления в ООО «Калита».│

│ Настоящий акт составлен в двух экземплярах, один из которых хранится│

│в департаменте труда и социального развития области, второй у│

│работодателя — ООО «Калита». │

│ │

│Председатель комиссии: Перекопов /А. В. Перекопов/│

│Члены комиссии: Селезнева /Р. Т. Селезнева/│

│ Кулемина /И. С. Кулемина/ │

│ Зырянов /И. И. Зырянов/ │

│Секретарь комиссии: Крылова /О. Б. Крылова/ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

На основании надлежащим образом оформленного акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки, оформленный с соблюдением изложенных выше требований.

Выдаем дубликат, если в трудовой книжке есть запись,

признанная недействительной

Если работник не требует выдачи дубликата, можно воспользоваться правилами п. 1.2 Инструкции, в соответствии с которыми необходимо сделать следующее: в раздел «Сведения о работе» внести запись «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». В графе 4 дается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

Но работник вместо исправления неверной записи может потребовать выдать дубликат без внесения в него записи, признанной недействительной (п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек). При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки нужно сделать надпись: «Дубликат», а на первой странице (титульном листе) прежней книжки пишется: «Взамен выдан дубликат», — с указанием его серии и номера.

Для этого с работника необходимо взять письменное заявление.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Директору ОАО «Светлояр»│

│ Кузнецову А. В.│

│ от Комарова Андрея Васильевича│

│ │

│ В связи с признанием недействительной записи об увольнении в│

│трудовой книжке от 17.09.2009 N 12 (Решение Автозаводского районного суда│

│г. Нижнего Новгорода от 13.11.2009 N 456-78/09) прошу выдать дубликат│

│трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.│

│Копия решения суда прилагается. │

│ │

│ Комаров, 24.11.2009 │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

После проставления руководителем организации резолюции о выдаче оформляется дубликат. Обычно этим занимается кадровый работник или иное уполномоченное лицо. Оформление дубликата производится по общим правилам, рассмотренным в начале статьи, но требовать от работника документы, подтверждающие стаж работы, не нужно, так как на руках оригинал трудовой книжки. Надо просто перенести в новый бланк записи из старой трудовой книжки.

Оформленная надлежащим образом трудовая книжка должна быть возвращена ее владельцу.

Выдаем дубликат, если трудовая книжка не пригодна

для использования

Пункт 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек предусматривает выдачу дубликата и в случае, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.). Порядок выдачи дубликата практически не отличается от рассмотренного в предыдущем разделе, но следует иметь в виду, что из-за обгорания, обрыва страниц и т. д. некоторые записи могут быть утрачены, и нужно будет потребовать от работника документы, подтверждающие стаж работы в конкретном месте.

Итак, в графе 3 «Сведения о работе» производится запись об общем трудовом стаже без расшифровки, у какого работодателя трудился работник. Затем этот стаж необходимо записать отдельными периодами, которые подтверждены документами, представленными работником:

— в графе 1 указывается порядковый номер записи;

— в графе 2 — дата приема на работу;

— в графе 3 — наименование работодателя, у которого работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую работник был принят. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, об этом также делается соответствующая запись.

После оформления записи о приеме на работу в конкретную организацию производится запись об увольнении из нее:

— в графе 1 указывается порядковый номер записи;

— в графе 2 — дата увольнения (прекращения трудового договора);

— в графе 3 — причина (основание) увольнения (при условии, что в представленном работником документе имеются такие данные);

— в графе 4 — наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Оригиналы документов, подтверждающие стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего заверения работодателем возвращаются работнику (п. 7.2 Инструкции). В случае предъявления работником справки о периоде работы в организации ее дата и номер записываются один раз напротив записи об увольнении (то же с трудовым договором при работе у индивидуального предпринимателя до 2006 г.). Если же представлены копии приказов о приеме и увольнении, заверенные надлежащим образом, реквизиты каждого из них вносятся напротив соответствующей записи.

В завершение статьи приведем для наглядности пример оформления дубликата трудовой книжки.

N
записи

Дата

Сведения о приеме на работу,
переводе на другую постоянную
работу, квалификации, увольнении
(с указанием причин и ссылкой на
статью, пункт закона)

Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого внесена
запись

число

месяц

год

Общий трудовой стаж составляет 7

лет 3 месяца 22 дня.

Принята в Общество с

ограниченной ответственность

«КарТек» (ООО «КарТек»)

диспетчером.

Уволена по собственному желанию,

Справка от

пункт 3 части первой статьи 77

07.10.2009 б/н

Трудового кодекса Российской

Федерации.

Принята в Открытое акционерное

Копия приказа от

общество «Мир Дверей»

24.11.2006 N 93-к

консультантом.

Трудовой договор расторгнут по

Копия приказа от

соглашению сторон, пункт 1 части

05.07.2007 N 67-к

первой статьи 77 Трудового

кодекса Российской Федерации.

Общество с ограниченной

ответственностью «Ривьера»

(ООО «Ривьера»)

Принята на должность

Приказ от

менеджера по продажам фурнитуры.

10.07.2007 N 26-к

Трудовой договор расторгнут в

Приказ от

связи с переводом по просьбе

09.11.2009 N 67-к

работника на работу в Общество с

ограниченной ответсвенностью

«Кислород», пункт 5 части первой

статьи 77 Трудового кодекса

Российской Федерации.

Менеджер по персоналу Кошкина

Ознакомлена. Зайцева

МП

В. П.Ющин

Эксперт журнала

«Отдел кадров коммерческой организации»

Подписано в печать

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *