Срок хранения трудовых книжек

Бывает, что документы приходят в негодность, теряются или даже похищаются.

Что же делать, если вы лишились такого важного документа, как трудовая книжка.

Порядок восстановления трудовой книжки регулируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. №69.

Нужно сразу отметить, что, хотя мы и будем далее в статье использовать термин «восстановить утраченную трудовую книжку», по существу этот термин не совсем верен.

Никто вам не изготовит новую трудовую книжку с абсолютно теми же записями, буква в букву, взамен утраченной.

Правильнее будет говорить о выдаче дубликата трудовой книжки. Указанный дубликат выдается не только при непосредственной утере трудовой книжки, но и при приведении подлинника трудовой книжки в негодность (обгорела, порвана, испачкана).

Также вы можете потребовать выдачи дубликата трудовой книжки, если в первоначальную трудовую книжку вам была внесена запись об увольнении или переводе на другую работу, признанная впоследствии недействительной.

Это, пожалуй, единственный случай, когда дубликат будет максимально соответствовать оригиналу, так как в дубликат из трудовой книжки будут перенесены все записи, кроме той, которая была признана недействительной.

Но и в этом случае в дубликате не будет ни печатей организаций, где вы работали ранее, ни подписей кадровых работников с предыдущих мест работы.

Содержание

Кто восстанавливает трудовую книжку

Обязанность по восстановлению трудовой книжки возложена на последнего работодателя.

Однако следует учесть, что эта обязанность возникнет у него только (!) после того, как вы напишите ему заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.

Кого же именно считать последним работодателем из тех, у кого вы работали ранее, зависит именно от вашего выбора.

Бывали случаи, когда работников «увольняли по статье» и, чтобы избавиться от «плохой» записи в трудовой книжке, эти работники якобы теряли трудовую и обращались за её восстановлением не к последнему работодателю, а к более раннему.

Также о факте утраты или порчи трудовой книжки вы можете заявить и при устройстве на работу к новому работодателю, к которому только устраиваетесь.

Тогда обязанность выдачи дубликата трудовой книжки будет возложена на него.

Почему же трудовую книжку должен восстанавливать работодатель, причем чаще всего бывший?

Ведь потеряли трудовую книжку скорее вы сами, тогда как работодатель вашу трудовую книжку хранил настолько ответственно, что отказывался выдавать её даже вам.

Более того, за нарушение порядка хранения трудовых книжек кадровику грозило дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

Объясняется это в основном двумя моментами:

  • Во-первых, ведение трудовой книжки, в том числе внесение в неё записей и их содержание, требует определенных знаний, которыми обладает не всякий работник, не искушенный в области кадрового делопроизводства.

    Неправильно же внесенная запись может повлечь для вас негативные последствия.

    Вас, например, могут не взять на государственную или муниципальную службу, не засчитав период стажа работы по специальности, или вам будет назначена пенсия в размере меньшем от возможного.

    Хотя нужно признать, что и опытные кадровики допускают ошибки, за исправлением которых приходится обращаться в суд.

  • Во-вторых, заполнение трудовой книжки именно работодателем лично, в случае ИП, или кадровым работником, то есть должностным лицом, отвечающим за внесенные им записи, правильность которых он заверяет собственной печатью и подписью, в какой-то степени ограждает будущих работодателей от произвола работников.

    Можно представить, какая бы царила неразбериха, если бы работники писали себе в трудовые книжки записи по своему разумению и желанию.

Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки

Непосредственно правилами ведения трудовых книжек форма заявления о восстановлении трудовой книжки не предусмотрена, но, так как от правильности этого заявления зависит реакция работодателя, мы приведем образец такого заявления и отметим некоторые особенности его составления и вручения.

Итак:

В соответствии с действующими правилами дубликат трудовой книжки должен быть выдан работодателем по последнему месту работы.

О том, что последним работодателем являлся именно ООО «Компакт» говорит первый абзац приведенного заявления.

Второй абзац содержит в себе основание обращения за дубликатом трудовой книжки – утеря, кража, приведение в негодность.

Причем, если утрата трудовой книжки ничем подтверждаться не должна, да и не может, в случае порчи трудовой книжки целесообразно будет эту испорченную книжку приложить к заявлению, отметив, естественно, факт передачи испорченной трудовой книжки в тексте заявления.

Что касается хищения трудовой книжки, то данный факт лучше всего подтверждается заявлением в полицию.

На возможное возражение об отсутствии такого преступления, как хищение трудовой книжки, сошлюсь на ч. 2 ст. 325 Уголовного кодекса РФ, которая предусматривает ответственность за «похищение у гражданина паспорта или другого важного личного документа».

Несомненно, что трудовая книжка является важным документом.

Поскольку бывшему работодателю не очень-то хочется заниматься вашими проблемами, третий абзац напомнит работодателю, что, в соответствие с действующими правилами, дубликат трудовой книжки должен быть изготовлен и выдан в течение 15 дней с даты обращения.

Во избежание споров об этой дате обращения заявление рекомендуется делать в двух экземплярах.

Один экземпляр вручается секретарю или иному должностному лицу, ответственному за прием корреспонденции, а на втором экземпляре, который останется у вас, делается отметка о вручении, обязательно с проставлением даты.

Если соответствующий работник отказывается делать отметку, заявление (в одном экземпляре) нужно отправить по почте заказным письмом с уведомлением и описью вложения.

Тогда 15-дневный срок начнет течь с даты, указанной в почтовом уведомлении о вручении.

Исключением является ситуация, когда дубликат трудовой книжки делает текущий работодатель, трудовой договор с которым действует в настоящее время.

В этом случае ни о каких 15 днях речи идти не может. Дубликат трудовой книжки вы получите только при увольнении.

На основании каких документов вносятся записи в дубликат трудовой книжки

В соответствии с правилами ведения трудовых книжек записи в дубликат трудовой книжки вносятся на основании надлежаще оформленных документов.

К таким документам могут относиться:

  • письменные трудовые договоры;
  • справки, выдаваемые работодателямис предыдущих мест работы;
  • справки из государственного или муниципального архива, подтверждающие периоды работы у предыдущих работодателей;
  • выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;
  • лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
  • решение суда об установлении трудового стажа и т.п.

Под фразой о надлежащем оформлении указанных документов подразумевается, что все документы должны быть представлены в подлинниках или в копиях, заверенных надлежащим образом.

То есть в любом случае, подлинник это или копия, документ должен иметь «живые» подписи и печати.

В связи с этим хочется отметить некоторые разночтения между Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. №69.

Если в первом к документам, на основании которых в дубликат трудовой книжки вносятся записи, относятся также копии приказов о приеме на работу (увольнении), то в Постановление Минтруда к таким документам относятся только оригиналы, с которых сам работодатель по последнему месту работы снимает копии и сам же заверяет.

В этом отношении Постановление Минтруда не очень обоснованно, ведь зачастую на руки работнику выдается даже не копия приказа, а лишь выписка из него, которую, строго говоря, никак к оригиналу приказа не отнесешь.

Благо, что Постановления Правительства имеет более весомую юридическую силу, которая нивелирует противоречия в указанных нормативных актах.

Работодатель обязан содействовать в сборе указанных документов, но фактически он ограничен в своих действиях.

Ему каждый раз будет необходимо доказывать, что он запрашивает личные данные не просто так, а в рамках содействия работнику.

Сам же гражданин, как непосредственный участник трудовых правоотношений, может собрать все документы с меньшими временными затратами.

Посмотрите ментальную карту, где рассказано о пределах материальной ответственности работника

Или узнайте сколько мы должны работать

Какие записи вносятся в дубликат трудовой книжки

В общем, правила заполнения дубликата трудовой книжки те же, что и первоначальной трудовой книжки.

Однако, так как редко удается собрать все приказы о приеме и увольнении, о поощрении, присвоении классных чинов (именно сами приказы, а не документы с ссылками на эти приказы), существуют требования к минимально необходимым записям в дубликат трудовой книжки.

Так, в дубликат трудовой книжки обязательно должны включаться сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:

  • в графе 2 (форма трудовой книжки с разбивкой по графам указана ниже ) указывается дата приема на работу;
  • в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

    Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

  • Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора),
  • а в графе 3 — причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

    В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

  • В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Особенностью внесения записей именно в дубликат трудовой книжки является то, что, если в первоначальной трудовой книжке основанием внесения записи является именно приказ, в дубликате это может быть другим документом, который лишь содержит ссылку на приказ или трудовой договор.

Так вот в дубликат записываются реквизиты именно такого документа (например выписка из архива, судебное решение и т.п.), даже если в таком документе есть ссылка на приказы о приеме (переводе, увольнении) работника.

N
записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указаниемпричин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

Восстановление трудовых книжек при массовой их утрате работодателем

Пункт 34 Постановления Правительства РФ №225 предусматривает случай, когда в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) происходит массовая утрата трудовых книжек.

Естественно, в этом случае необходимо и массовое восстановление трудовых книжек.

Можно отметить несколько особенностей при таком массовом восстановлении, в отличие от оформления дубликата трудовой книжки в индивидуальном порядке.

Так, в целях восстановления трудовых книжек работает не один только кадровый работник, а целая комиссия по установлению стажа.

Причем комиссия эта создается органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а не исключительно пострадавшей организацией.

В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Если в индивидуальном порядке трудовой стаж может быть подтвержден только документами, то в случае массовой утери трудовых книжек стаж, при отсутствии каких-либо документов, может устанавливаться на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.

Предусмотрено, что внесение записей в дубликат трудовой книжки производиться на основании акта комиссии, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Насколько обязательно восстанавливать утраченную трудовую книжку

С одной стороны, в соответствии с существующими правилами, работник обязана подать заявление о восстановлении трудовой книжки в случае её утраты или порчи.

Также трудовая книжка является одним из документов, обязательных к предъявлению при устройстве на работу, за исключением случаев заключения трудового договора впервые или работы по совместительству, и за отсутствие трудовой книжки работодатель может быть подвергнут наказанию.

При этом, однако, для работника никакой ответственности за неисполнение обязанности по подаче заявления о выдаче дубликата трудовой книжки не установлено.

Более того, статья 65 Трудового кодекса РФ предусматривает, что в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

И эта новая трудовая книжка никоим образом не будет являться дубликатом старой, утерянной или поврежденной.

Таким образом, говорить о безусловной необходимости восстановления трудовой книжки не приходится, особенно с учетом того, что, если ранее трудовая книжка была необходима для подтверждения своего трудового стажа при назначении трудовой пенсии, то с 1997 года все сведения о трудовом стаже конкретного гражданина хранятся в Пенсионном фонде в рамках индивидуального (персонифицированного) учета, и трудовые книжки в виде бумажного документа при назначении пенсии свою роль утрачивают.

Образец заявления о выдаче дубликата трудовой книжки.

Приём граждан в ЦГАЛС СПб

Директор ЦГАЛС СПб: Легкая Лидия Сергеевна

Телефон: (812) 241-43-62

Прием граждан руководством архива:

пн. 13.00 — 16.00

Приём граждан:

Приём граждан осуществляется по адресу: Днепропетровская ул., д.9А (1 этаж, кабинет напротив поста охраны). Время приёма: по рабочим дням недели со вторника по четверг включительно с 9-00 до 16-00 без перерыва на обед. С 2019 года прием граждан в архиве по понедельникам не осуществляется.

Внимание! В связи с празднованием «Дня России» 12 июня 2019 года приема граждан не будет. 11 июня 2019 года прием будет проводиться с 9:00 до 12:00. Желаем всем приятных выходных!

Прием заявлений от граждан также производится по почте (Днепропетровская ул., 9-а, Санкт-Петербург, 191119) и по электронной почте cgals-spravka@ak.gov.spb.ru

Для подачи запроса в архив необходимо иметь при себе ксерокопию трудовой книжки. Сотрудникам архива необходима копия только первой страницы трудовой книжки (информация о работнике), и копии страниц, на которых содержится информация за тот период работы, по которому необходима архивная справка. При подаче запроса заявитель заполняет анкету запроса, бланк для которой можно взять у сотрудника, который ведёт приём граждан.

При подаче запросов по почте или по электронной почте заявителю необходимо заполнить анкету запроса, бланк для которой доступен для просмотра и для скачивания по .

Если запрос отправляется почтой, то необходимо либо распечатать и заполнить бланк, либо заполнить бланк в электронном виде и распечатать, и выслать в архив вместе с копиями необходимых листов трудовой книжки.

Если запрос отправляется в архив по электронной почте, то необходимо заполнить бланк анкеты в электронном виде, отсканировать (или сфотографировать) необходимые листы трудовой книжки, и выслать всё в архив электронным письмом.

Запрос в архив можно направить также по факсу: (812) 572-12-57. В этом случае запрос может быть написан в вольной форме с указанием всех необходимых сведений.

Для получения на руки готовой справки необходимо иметь при себе документ, удостоверяющий личность (паспорт, заграничный паспорт, водительское удостоверение, служебное удостоверение с фотографией).

Внимание!

В связи с большим количеством запросов, поступающих в архив, срок исполнения запросов может составлять около одного месяца. Просим отнестить к этому с пониманием и, при возможности, обращаться в архив заблаговременно.

В I квартале 2019 года в архиве на рассмотрении находилось 11507 запросов по личному составу. За этот же период сотрудниками архива было рассмотрено 10744 запроса (из них 5934 запроса исполнено с положительным результатом).

Приём граждан: осуществляется по адресу Днепропетровская ул., д. 9А (1 этаж, кабинет напротив поста охраны). Время приёма: по рабочим дням недели с понедельника по четверг включительно с 9-00 до 16-00 без перерыва на обед.

Прием заявлений от граждан также производится по почте (Днепропетровская ул., 9-а, Санкт-Петербург, 191119) и по электронной почте (cgals-zapros@ak.gov.spb.ru).

Для подачи запроса в архив необходимо иметь при себе ксерокопию трудовой книжки. Сотрудникам архива необходима копия только первой страницы трудовой книжки (информация о работнике), и копии страниц, на которых содержится информация за тот период работы, по которому необходима архивная справка. При подаче запроса заявитель заполняет анкету запроса, бланк для которой можно взять у сотрудника, который ведёт приём граждан.

При подаче запросов по почте или по электронной почте заявителю необходимо заполнить анкету запроса.

Если запрос отправляется почтой, то необходимо либо распечатать и заполнить бланк, либо заполнить бланк в электронном виде и распечатать, и выслать в архив вместе с копиями необходимых листов трудовой книжки.

Если запрос отправляется в архив по электронной почте, то необходимо заполнить бланк анкеты в электронном виде, отсканировать (или сфотографировать) необходимые листы трудовой книжки, и выслать всё в архив электронным письмом.

Запрос в архив можно направить также по факсу (8 (812) 572-12-57, 572-12-58). В этом случае запрос может быть написан в вольной форме с указанием всех необходимых сведений.

Трудовой книжкой является документированное подтверждение того, что на протяжении жизни человек занимался трудовой официальной деятельностью. Документ сопровождает работника с первого места трудоустройства до последнего. В книжку вводят всю информацию касательно проф. деятельности, наград и достижений. Во время нахождения новой работы ее должны потребовать. Также трудовая книжка подтверждает стаж для возможности выхода на пенсионное обеспечение.

Нередки ситуации, когда рабочий документ пропадает по чьей-либо вине. Что же делать, если утеряна трудовая книжка? Главное, не волноваться, так как можно восстановить сведения о стаже. Это займет некоторое время, но полностью вся информация о работнике будет возобновлена.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна, рассказано на картинке:

Если потерял книжку сам работник?

Многие трудящиеся думают, что после потери документа можно будет просто начать все с нуля и обзавестись новым. Но не стоит забывать о том, что теряется стаж, а это гарантирует значительное уменьшение пенсии. Если, к примеру, у тридцатилетнего работника будет пустая трудовая книжка при трудоустройстве, это скажется на будущем сотрудничестве. Охотнее возьмут человека, который может показать свои документированные достижения в карьере за все время.

При потере трудовой книжки во время первого рабочего опыта, если есть только одна запись, свидетельствующая об опыте в 3 месяца, можно завести новую, не переживая о стаже. Законодательно не обязываются работники оформлять дубликаты утерянных трудовых документов. Но в статье 65 ТК РФ указано, что при отсутствии у гражданина, который поступает на работу, книжки по причине ее потери, повреждения или другой, работодатель должен после получения письменно оформленного заявления сотрудника с обозначенными аргументированными причинами начать оформление новой документации.

Если был потерян документ, свидетельствующий более чем о 15 годах стажа с наградами, работник может подать заявление о потере руководству по месту последнего трудоустройства. Работодателем выдается для работника дубликат трудового документа не позже 15 рабочих дней с момента подачи прошения. Данный вопрос регулируется Постановлением «О трудовых книжках».

Работник должен подать заявление на имя руководства отдела кадров. В заявлении указывают прошение восстановить документ, описывают причины потери. Помимо заявления подается такая документация:

  • Приказ о том, что лицо было зачислено в штат или уволено из него (при наличии);
  • заверенная у нотариуса копия трудового документа (при наличии);
  • при наличии старые трудовые книжки, договоры с работодателем;
  • ведомости о начислении заработных плат в виде копий при наличии;
  • выписка по пенсионному страхованию.

На картинке образец заявления о выдаче дубликата трудовой книжки:

Если компания небольшая или отношения с руководством положительные, заявление разрешено подать не кадровикам, а работодателю. При сомнениях в работодателе и его правомерных действиях, заявление отправляется через заказное письмо с описанными вложениями и уведомлением о том, что документ вручен. В таком случае можно будет оспорить затягивание сроков выдачи дубликата.

В процессе восстановления записей трудового документа в нее вносятся записи касательно восстановления продолжительности рабочего стажа. Чтобы подтвердить этот стаж, указываются ссылки на соответствующие документы. Но полностью описывать каждый срок работы и наработок не будут. Рабочий стаж описывается суммой с указанием общего количества лет и месяцев без разделения на периоды, а также не будут обозначены должности по каждому рабочему месту.

Справка! Если нет возможности предъявления документов, которые достоверно подтвердят стаж, в дубликате проставляется только информация, подтвержденная документами. С этой целью важно подготовить заверенную у нотариуса копию книжки. Если копию работник не успел сделать, для сохранения стажа нужно обращаться по местам бывших работ для получения выписок из личного архива, копий трудовых соглашений, приказа о получении работы.

Если компания, где работал человек, ликвидирована

В некоторых случаях работник в процессе оформления дубликата сталкивается с проблемой того, что юридическое лицо, где он работал ранее, больше не существует.

На первом этапе необходимо убедиться в том, что работодатель юридически как компания действительно не существует, а не произошла реорганизация с обычной сменой названия или слияние с другим предприятием. Если подтверждено преобразование, то с нового предприятия, которое является правопреемником предыдущего, можно потребовать нужные сведения.

При обнаружении того, что организация больше не действует, обращаются к архивным данным, куда ликвидированное юридическое лицо в обязательном порядке должно сдать свои документы. В архиве могут помочь решить проблему потери книжки. Архивная документация является убедительным аргументом к внесению требуемых сведений в трудовой документ.

Внимание! Если необходимая информация не будет найдена в архиве, владелец книжки должен будет подать исковое заявление в судебную инстанцию для признания факта функционирования данного предприятия. Для этого нужно взять с собой нескольких свидетелей, а лучше бывших коллег.

Если книжка была потеряна работодателем

Если работодатели случайно или по причине несчастного случая на производстве теряют трудовой документ, действия следует выполнить аналогичные тем, что указаны выше.

Единственной разницей является то, что после потери работником трудовой книжки, он должен будет сам обращаться во все инстанции с запросами, чтобы получить искомые сведения. Если виновно в отсутствии документации руководство, то именно представители этой компании-работодателя должны заниматься сбором сведений.

Не исключены ситуации, когда руководство отдела кадров специально не желает предоставлять трудовую книжку сотруднику, с которым были трудовые отношения расторгнуты. Если все факты указывают на это, работник обращается в Трудовую Региональную Инспекцию. Это можно совершить, если подать заявление на официальном сайте органа или заявление приносится непосредственно в государственное учреждение.

На картинке – образец жалобы в трудовую инспекцию:

Возможно обращение с исковым заявлением для совершения взыскания средней заработной платы за каждые сутки отсутствия по вине работодателя трудовой книжки. Эта возможность регулируется Трудовым Законодательством России. Также по судебному решению возможно возмещение морального ущерба и финансовых расходов, которые были произведены во время сбора документации по оформлению дубликата трудового документа.

На практике процедура может занять до одного месяца, так как достаточно сложно собрать доказательства нарочного удержания документа.

Что делать, если директор не отдает трудовую книжку? Посмотрите видео:

Что делать, если утеряна трудовая книжка — порядок восстановления документа

Трудовая книжка – это документ, в котором содержится вся информация об официальной трудовой деятельности с первого места работы до последнего.

А именно: название организации, даты зачисления в штат и увольнения, должность, переводы на другую постоянную работу, награды.

Она часто требуется при смене места работы и для подтверждения общего, непрерывного и специального трудового стажа при выходе на пенсию. Согласно статье 66 ТК РФ она «является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника».

Сейчас начинающие работники, часто пренебрежительно относятся к данному документу.

Ими не учитывается тот факт, что при трудоустройстве трудовая книжка является первым доказательством прошлого опыта работника, и она может повлиять на конечный выбор работодателя в пользу соискателя.

Бывают ситуации, когда трудовая книжка потеряна, и дальнейшие действия будут зависеть непосредственно от того, по чьей вине это произошло – самого работника или работодателя.

Документ потерял сам владелец

Если документ был потерян по вине владельца, то поступить он может одним из следующих способов:

  • Смириться с потерей и никак на нее не реагировать, так как в настоящее время закон не принуждает работника оформлять дубликат трудовой книжки (ч. 5, ст. 65 ТК РФ). Либо обратиться к работодателю с письменным заявлением об оформлении новой трудовой книжки.
  • Обратиться ко всем предыдущим работодателям, которые ставили отметку о трудоустройстве с письменным заявлением об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утерей.

Такое заявление подается лично либо заказным письмом с уведомлением о получении. По нему работодатель должен оформить дубликат трудовой книжки в течение 15 дней (п. 31 Правил).

После восстановления в дубликате будет запись о восстановлении непрерывного трудового стажа, подтвержденного необходимыми документами. В записи будет указано общее количество лет без уточнения мест работы и должностей.

В случае ликвидации прошлого работодателя, дубликат можно сделать у нового работодателя, однако следует учитывать, что он не обязан это делать.

Документ потерял работодатель

Что делать, если трудовая книжка утеряна работодателем?

Случается так, что по каким-то причинам работодатель может потерять трудовую книжку своего сотрудника.

В такой ситуации работник должен действовать в зависимости от сложившейся ситуации:

  • Если вас уволили, а трудовую книжку не выдали, то можно пойти в суд и просить взыскать средний заработок за каждый день задержки трудовой книжки, что предусмотрено Трудовым кодексом РФ.
  • Если вы хотите восстановить записи, свидетельствующие о трудовом стаже, то в этом случае необходимо написать работодателю заявление об оформлении дубликата трудовой книжки».

Заявление необходимо адресовать работодателю по последнему месту работы, а на вашу просьбу должны отреагировать в течение 15 дней с момента подачи заявления. Также вы можете письменно попросить работодателя завести вам новую трудовую книжку.

Для восстановления трудовой книжки работник должен представить документы, подтверждающие периоды работы в предыдущих организациях. Если у работника таких документов не окажется, организация обязана оказать ему помощь в их получении, например, отправив запросы прежним работодателям.

Если подтверждающие документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Порядок восстановления трудовой книжки при утере

Восстановление трудовой книжки при утере работником или работодателем происходит примерно по одной и той же схеме.

Независимо по чьей вине была утеряна трудовая книжка, обращаться в любом случае вам придется именно к последнему работодателю.

Если вы хотите именно восстановить документ, то здесь необходимо написать заявление о выдаче дубликата по последнему месту работы.

Заявление лучше направить ценным письмом с описью вложения, чтобы у вас на руках остались доказательства того, что вы просили оформить дубликат. В ходе оформления дубликата от вас могут потребоваться дополнительные документы, подтверждающие стаж работы до поступления к работодателю, который оформляет дубликат.

Для того, чтобы вы могли подтвердить свой общий стаж работы, могут потребоваться трудовые договоры, приказы о назначении на должность, а также, по словам нашего эксперта, иные трудовые книжки, решения суда, справки от прежних работодателей.

Если работник сам утратил свою трудовую книжку, то писать запросы и обходить предыдущие места работы придется именно ему.

Если утрата произошла по вине работодателя, то сбор всех необходимых документов должен производиться непосредственно представителями организации.

Как правильно составить заявление на восстановление

Образец заявления о выдаче дубликата трудовой книжки

Заявление на дубликат подается от имени работника на имя работодателя или непосредственно организации.

В заявлении в первую очередь указывается основание, по которому была утрачена трудовая, а потом излагается просьба.

Ставится непосредственная дата написания заявления и подпись работника. Можно печатать на компьютере или написать от руки понятным почерком.

Заявление пишется на имя работодателя или на имя самой организации. Но в написании заявления нельзя обращаться к сотрудникам отдела кадров. Как правило, в шапке пишется информация о работодателе, а именно его фамилия имя и отчество, а также название организации и ее непосредственные контакты.

Правильно написанное заявление о выдаче новой трудовой книжки содержит в себе контактную информацию, причину утери, подпись и просьбу о выдаче дубликата. Если в организации есть специальный бланк для этого – воспользуйтесь им.

Заявление должно быть написано максимально грамотно. Практически недопустимо оставление ошибок в заявлении. Также нежелательно наличие в заявлении зачеркиваний.

Написано заявление, как и любой другой документ, может быть от руки или же напечатано на компьютере, однако печать и подпись должны быть проставлены индивидуально на каждом заявлении самим работодателем.

Вывод

Итак, восстановление трудовой книжки — дело довольно непростое.

Однако по чьей бы вине ни случилась «потеря», не стоит переживать — утраченный документ, оформляющий профессиональную биографию, всегда можно восстановить.

Единственная разница в том, что если вы сами потеряли документ, то писать запросы, обходить предыдущие места работы и архивы придется вам, а если утрата произошла по вине работодателя, то необходимые документы должен собрать представитель организации.

Но для того, чтобы это было легче сделать, заранее, на всякий случай, держите дома ксерокопию, которую стоит обновлять всякий раз при смене работы, заверяя ее у начальника отдела кадров.

А если опыт работы был небольшой, можно оформить новую трудовую книжку, и не мучить себя бюрократическими процедурами. В конце концов, пенсия сейчас зависит не от трудового стажа, а от пенсионных отчислений, и если вам не более 30 лет, то трудовая книжка (или ее отсутствие) на размер будущей пенсии не повлияет.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 288-73-46, Санкт-Петербург +7 (812) 309-71-92 или задайте вопрос юристу через форму обратной связи, расположенную ниже.

Действия в случае утери трудовой книжки

Законодательство подробно регламентирует изготовление дубликатов трудовых книжек. В Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» этому вопросу посвящены п. 31 и 32. Закон отдельно рассматривает случаи утраты:

  • по вине работодателя;
  • по вине самого работника.

Обе ситуации предусматривают изготовление дубликата.

Первые шаги, которые должен предпринять гражданин, зависят от того, кто потерял трудовую книжку.

Если утрата произошла по вине работодателя, когда гражданин был трудоустроен, то необходимо написать заявление на имя директора с просьбой восстановить записи, подтверждающие стаж. Получить дубликат можно будет в течение 15 дней. Все издержки по восстановлению понесет организация. Если гражданин не имеет возможности предоставить подтверждающие бумаги с предыдущих мест работы, то работодатель самостоятельно отправит запросы в архив или организации.

На время трудоустройства работодатель обязан хранить книжку у себя. Исключение – необходимость работника предоставить документ в некоторые государственные органы.

Внести записи в новую трудовую книжку наниматель может лишь за период работы на своем предприятии. Без подтверждающих справок он не вправе записывать в новый бланк информацию о стаже из других организаций.

Если же есть официальные бумаги с предыдущих мест работы, то оформление происходит следующим образом:

  1. Сначала заносится запись об общем стаже за предыдущие периоды на основании подтверждающих документов (справка из Государственного архива, заверенная копия утерянной трудовой). Делается это без упоминания названий и должностей, а просто общей цифрой – сколько лет, месяцев и дней составляет стаж.
  2. Следом вносится запись о работе непосредственно в этой организации.

Потерять документ мог и сам гражданин. При этом есть два пути действия. Первый – ничего не предпринимать, так как законодательство сегодня не обязывает оформлять дубликат. И второй – восстановить документ через работодателя.

Обратиться за помощью можно по последнему месту работы. Работник пишет заявление. В течение 2 недель, положенных по закону для рассмотрения, в отделе кадров делают отметки в новом бланке об общем стаже и занимаемой должности.

При обращении работника в администрацию организации за восстановлением трудовой книжки, работодатель обязан оформить дубликат, даже если гражданин сам потерял документ. В случае отказа, и если он будет подтвержден, руководителя можно привлечь к административной ответственности через суд.

Где еще можно восстановить трудовую книжку?

Помимо Многофункционального Центра, за сведениями для восстановления трудовой книжки можно обратиться в другие инстанции.

  1. Пенсионный фонд (по прописке либо месту проживания). При себе нужно иметь паспорт и СНИЛС. Специалист также предложит заполнить заявление с указанием контактной информации, примет бумаги и сообщит о времени, когда можно будет забрать готовый документ.

ПФР выдает на руки гражданину в 10-дневный срок справку обо всех предыдущих трудоустройствах: стаже, перечне работодателей, периодах работы у каждого из них.

Справка из пенсионного фонда не является основанием для заполнения трудовой книжки, но полученные сведения значительно облегчат дальнейшее восстановление. Единственная проблема — в фонде не хранятся данные, которым больше 15 лет, так как персонифицированный учет был введен не так давно, что делает получение полной информации невозможным.

  1. Суд. Потребуется прийти с паспортом и написать заявление с указанием: причин утраты, перечнем бывших работодателей, занимаемых ранее должностей и прочей информацией.

Судебный орган обратится в каждую организацию. Если же предприятие было ликвидировано, то информацию подтвердят свидетели (бывшие коллеги, сотрудники организации, начальство).

Сведения, предоставленные судебными органами, будут самыми точными, подробными и исчерпывающими. Но гражданину придется внести оплату за проделанную работу.

  1. Государственный архив. В городе, где были зарегистрированы предприятия, хранятся сведения от всех работодателей, даже если они давно ликвидированы.

Архив сохраняет данные в течение 75 лет. Поэтому человек может получить сведения не только за последние годы работы. Данный способ займет много времени.

Запрос от гражданина в архив оформляется как заявление свободной формы с указанием данных:

  • информация о заявителе (ФИО, контакты);
  • период времени;
  • причина, по которой информация потребовалась.

Для поиска архивов в других городах и регионах гражданин может воспользоваться услугами официального портала архивов России.

  1. Организации, занимающиеся восстановлением на коммерческой основе. Усилий со стороны гражданина потребуется минимум, но стоимость таких услуг достаточно высока.

Полную информацию о способах восстановления предоставляет портал Госуслуги. Фактически помочь он не сможет, но проконсультирует обо всех возможных вариантах.

Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации после увольнения

Сложнее, если их имеется не один десяток.

Поскольку трудовые книжки относятся к документации строгой отчетности, законодательством Российской Федерации установлен определенный срок и правила их хранения. В связи с этим кадровики обязаны знать, сколько хранятся трудовые книжки, и других нюансы, связанные с ними. В таком случае мы, в соответствии с требованиями Основных правил, осуществляем деление всего годового объема трудовых книжек на тома. При этом объем одного дела не должен превышать 250 листов, а толщина корешка дела не должна превышать 4 сантиметров. Теперь поговорим о папках для таких дел. Все невостребованные подлинные личные документы не должны подвергаться традиционному переплету, то есть нитками в четыре прокола.

Они формируются в картонные папки с завязками.

Обычно не рекомендуется использовать папки с покрытием из очень темного материала или материала, на который трудно поставить архивные штампы и оформить обложку. На каждое дело (том) необходимо составить внутреннюю опись (образец внутренней описи см.

в примере 1). Нюансы при оформлении и хранении трудовых книжек Бывают случаи, когда в компании отсутствует сургучная печать.

Вопрос выдачи трудовой книжки при увольнении и надлежащего оформления регулирует статья № 81. Возвращаясь к вопросу оформления записей, Трудовой кодекс четко не прописывает правильность их внесения.

Однако в Правилах ведения и хранения трудовых книжек установлены рекомендации, согласно которым работодателем делается запись об увольнении.

Подробно они изложены в статье 35 правил. Постановление Правительства от 2003 года «О трудовых книжках» регламентирует вопросы о сроках хранения документа и некоторые детали, касающиеся кадровиков. Получение трудовой не в руки, а по почте, также регламентируется законодательными актами. Установленные Постановлением правительства правила оказания услуг почтовой связи от 26 сентября 2000 года подробно описывают процедуру пересылки таких документов и особенности вручения.

Порядок учета и хранения трудовых книжек

Бланки имеют определенную степень защиты.

Распространение бланков может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным изготовителем, на основании заключенного между ними договора. Работодатели могут приобретать бланки непосредственно со склада изготовителя или распространителя либо иным способом.

Обратите внимание! В силу ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. При этом если трудовой договор заключается с работником впервые (ст. 65 ТК РФ), на него оформляется новая трудовая книжка. Если работодатель заводит на работника новую трудовую книжку, расходы на приобретение ее бланка затем взимаются с работника, за исключением случаев: — массовой утраты трудовых книжек работников по вине работодателя (п.

34 Правил)

Сколько хранить трудовую умершего?

10 октября 2019 в 11:15 Добрый день! Подскажите пожалуйста, сколько храниться трудовая книжка если работник умер, а трудовую ни кто из родственников не забрал? Сохранить изменения Отменить 1 Ваше сообщение Опубликовать 7411 10 октября 2019 в 11:41 Татьяна, добрый день!

В соответствии с пунктом 664 Перечня типовых управленческих документов., утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, невостребованные трудовые книжки работников хранятся работодателем до востребования, но не менее 75 лет, после чего могут быть уничтожены (с составлением необходимой документации) в установленном в организации порядком. Подробнее о том, как правильно оформить увольнение умершего, вы можете прочитать в нашей статье Добавьте ссылку на статью кодекса Выберите кодекс Трудовой кодекс Добавьте ссылку на официальный документ Сохранить изменения Отменить Лучший ответ! отметить ответ как лучший 0 Комментарий на ответ пользователя Текст комментария Опубликовать комментарий Отмена 27 Октября 2019 05 Ноября 2019 13 Апреля 2019 17 Апреля 2019 в Кадровом Совете для публикации ответа.

Ответ на вопрос пользователя в Кадровом Совете для публикации ответа.

Или опубликуйте ответ как гость: e-mail: подпись: Текст ответа Добавьте ссылку на статью кодекса Выберите кодекс Конституция Арбитражный процессуальный кодекс Бюджетный кодекс Водный кодекс Воздушный кодекс Градостроительный кодекс Гражданский кодекс Гражданский процессуальный кодекс Жилищный кодекс Земельный кодекс Кодекс внутреннего водного транспорта Кодекс об административных правонарушениях Кодекс торгового мореплавания Лесной кодекс Налоговый кодекс Семейный кодекс Таможенный кодекс Трудовой кодекс Уголовно-исполнительный кодекс Уголовно-процессуальный кодекс Уголовный кодекс Добавьте ссылку на официальный документ Найти Отправить ответ Задайте вопрос экспертам У вас есть вопрос? Задайте его эксперту и получите ответ в кадровом совете Закрыть отмена

Хранение Такая важная документация, как трудовые книжки, должна в обязательном порядке храниться в несгораемом сейфе.

Если такая возможность отсутствует, следует использовать надежный шкаф, запираемый на ключ.

Здесь же должны храниться и пустые бланки, которые выдаются ответственному за их ведение лицу по составленному в произвольной форме заявлению.

В конце каждого месяца кадровик, ответственный за трудовые книжки, представляет отчет в бухгалтерию, в котором содержится информация о текущем наличии пустых бланков и суммах, которые были полученные за оформление, если оно осуществлялось.

Это касается также вкладышей. Согласно действующему в России законодательству о труде, при увольнении работник должен получить комплект документов, один из основных при этом – трудовая книжка.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *