Срок хранения личных дел

Особенности оформления личных дел сотрудников

  • Автобиография, анкета;
  • Трудовой договор, заключенный с работником при приеме на работу;
  • Должностная инструкция, с которой новый сотрудник должен ознакомиться до начала своей трудовой деятельности;
  • Документы об образовании (копии дипломов, свидетельств и прочих документах);
  • Заявление о приеме на работу, написанное лично новым работником (здесь можно скачать образец заявления);
  • Личный листок по учету кадров и к нему дополнение;
  • Документы о присвоенных человека званиях, степенях (если есть);
  • Характеристики с иных мест работы, а также впоследствии и с данного места работы (как составить характеристику смотрите в этой статье);
  • Рекомендательные письма;
  • Заявления на отпуск и впоследствии на заявление на увольнение;
  • Аттестационные листы;
  • Если сотрудник в процессе работы переводился на другую должность, в другое подразделение, то выписки из приказов на перевод также включаются в данный раздел личного дела.

Срок хранения личных дел сотрудников зависит от того, какую должность он занимал. Для рядовых работников срок хранения составляет 75 лет, храниться папки могут в архиве, либо передаваться вместе с сотрудником со старого места работы на новое. Дела руководителей и работников, удостоенных государственных наград и премий, хранятся постоянно. Хранение личных дел должно быть организовано должным образом. Прежде всего, все папки должны быть отсортированы по подразделениям, а внутри подразделений по порядковым номерам.

Личная карточка работника

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Здесь нужно указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, дату его начала и окончания, количество дней, основание — номер приказа и его дату.

В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

Личное Дело сотрудника

Лучше всего заводить личное дело после оформления трудовых отношений, то есть после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу. Далее все документы, касающиеся работника, для обеспечения надлежащей сохранности и удобства в обращении с личным делом подшиваются и помещаются в отдельную папку.
При первичном оформлении личному делу присваивается учетный номер, заполняются соответствующие позиции на его лицевой обложке и корешке, в него вкладывается внутренняя опись.
Поскольку делом считается совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в одну обложку, прежде всего нужно оформить его обложку.
В «шапке» наименование организации полное и в скобках сокращенное.
Далее указывают номер дела (обычно табельный номер сотрудника), фамилию, имя, отчество сотрудника.
Датами начала и окончания личного являются даты приказов о приеме на работу и увольнении работника.
Кроме обложки, нужно оформить внутреннюю опись документов (оформляется при открытии дела и после издания приказа о приеме на работу) и лист-заверитель (оформляется после увольнения работника и закрытия дела), а также пронумеровать листы.
Внутренняя опись, представляет собой перечень документов, помещенных в личное дело. Она содержит информацию о номерах страниц личного дела, на которых расположен конкретный документ, и помогает быстро его найти. Опись подшивается сразу при заведении личного дела и заполняется по мере поступления документов в течение трудовой деятельности работника. В нее необходимо вносить наименования помещаемых в личное дело документов, количество листов, дату изъятия документа из дела с указанием лица, изъявшего документ. Внутренняя опись подписывается составившим ее лицом с указанием даты составления. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно.
После увольнения работника дело закрывается, оформляется лист-заверитель и личное дело прошивается. Важно не забыть оформить лист-заверитель, так как он показывает количество листов в деле и изменения в составе и состоянии дела (повреждения документов, присоединение новых документов). Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником кадровой службы.

  • заявление о приеме на работу (при наличии);
  • справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);
  • копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например свидетельство о рождении ребенка;
  • копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности;
  • экземпляры трудового договора и соглашений к нему об изменении условий трудовых отношений;
  • копии приказов о приеме на работу, переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий на работу и иных приказов, касающихся конкретного работника;
  • должностную инструкцию;
  • экземпляр договора о полной материальной ответственности;
  • соглашение о неразглашении информации (для работников, имеющих доступ к такой информации);
  • материалы аттестации;
  • докладные и объяснительные записки, заявления работника;
  • документы, подтверждающие анкетные данные (свидетельство о заключении или расторжении брака, перемене имени и пр.);
  • копия трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу и расторжении трудовых отношений.

Личные дела уволенных сотрудников

Организация обязана хранить документы, касающиеся личного состава. Об этом сказано в ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ). Сроки хранения таких документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, которые предусмотрены ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Закона № 125-ФЗ.

  • в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
  • в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
  • в иных организациях – не менее 50 лет со дня создания.

Личное дело уволенного работника — что это, правовое регулирование

Под личным делом сотрудника подразумевается расширенный пакет документов, содержащих информацию о работнике, занимаемых им должностях на предприятии, трудовом стаже.

При этом законодательство достаточно строго регламентирует ведение данной документации в следующих нормативно-правовых актах:

  • ФЗ №79 от 27.04.2004. Этот закон является основным документом, который регулирует деятельность государственных служащих в России, и в своих положениях также рассматривает и вопросы ведения личных дел таковых работников.
  • Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005. Этим указом устанавливаются отдельные нормативы, касающиеся обработки персональных данных государственных служащих, в том числе и в отношении ведения их личных дел.

Следует разделять понятие личного дела и личной карточки сотрудника. Личные дела являются обязательными лишь для государственных учреждений — в отношении коммерческих предприятий вышеозначенные нормативы имеют лишь рекомендательный статус. В то же время личные карточки сотрудников должен вести каждый зарегистрированный на территории РФ работодатель. Более подробно об особенностях хранения личных карточек уволенных сотрудников можно прочитать в отдельной статье.

Ряд документов, соответственно требованиям законодательства, должен сохраняться на предприятии и по окончании ведения трудовых взаимоотношений. Так, подобные требования касаются обязательного архивирования отданных приказов, локальных нормативных актов, а также и личных дел работников — но далеко не в каждом случае.

Сколько длится хранение личных дел уволенных сотрудников

В зависимости от принадлежности уволенного ранее работника к одной из определенных категорий, разнятся и государственные нормативы по срокам хранения их личных дел. В частности, предусматриваются следующие варианты сроков хранения данной документации и связанных с личными делами документов:

  • 3 года. В течение этого срока государственные органы обязаны сохранять в архиве личные дела на желающих трудоустроиться, подавших документы или прошедших анкетирование, но впоследствии не принятых на работу соискателей.
  • 5 лет. Этот срок хранения предусмотрен для характеристик трудящихся, их резюме и иных документов, которые не входят в личное дело, например — служебных записок, заявлений.
  • 50 лет. В течение данного срока должны храниться на предприятии личные дела трудящихся, которые были уволены после 1 января 2003 года.
  • 75 лет. Это — основной нормативный срок хранения документации, связанной с личными делами и карточками в государственных учреждениях.

Личные дела руководителей учреждений должны храниться в них бессрочно и не подлежат утилизации даже при прошествии 75-летнего срока с момента их увольнения.

Ведение отчетности и учета сроков, в связи с их большой продолжительностью в целях упрощения проводится с 1 января года, последующего за увольнением работника. Личные дела должны храниться на предприятии в соответствии с нормативами законодательства об архивах, а также СнИП и СанПиН.

Вся информация из личных дел должна быть перепрошита при увольнении сотрудника, удаляются скрепки и иные крепежные элементы. Упаковывается каждое личное дело в твердый переплёт. Другие личные документы работника, копии его документов, должны быть сложены в отдельный конверт и подшиты к личному делу.

Согласно нормативам законодательства об обработке персональных данных даже государственные службы должны по первому запросу предоставлять в том числе и бывшим работникам полный доступ об осуществляемой обработке их персональных данных, в том числе и о личных делах.

Использование личных дел уволенных сотрудников может потребоваться при расследовании каких-либо преступлений, а также для подсчета трудового стажа и выслуги лет. Кроме того, на основании информации о награждении работника, отраженной в личном деле, могут предоставляться различные ведомственные и государственные награды даже госслужащим, которые уже окончили свою службу, как до выхода на пенсию, так и после него. По прошествии установленного срока хранения личные дела уволенных работников подлежат обязательной утилизации.

Формирование и ведение личных дел военнослужащих

В последнее десятилетие значительно возросло количество судебных споров, связанных с защитой прав военнослужащих, что объясняется, во-первых, достаточно большим количеством нарушений прав военных со стороны командования, а во-вторых, неквалифицированной работой сотрудников кадровых служб. Военнослужащие, несмотря на большую, чем гражданские служащие, зависимость от собственного руководства, все чаще оспаривают в судебном порядке действия кадровых органов из-за неправильно составленных документов, что приводит к нарушению прав и законных интересов военнослужащих.

Личное дело военнослужащего — это основной документ персонального учета, который ведется как на граждан, призываемых на срочную службу, так и на военнослужащих, проходящих военную службу по контракту.

В соответствии с Федеральным законом от 28 марта 1998 г. N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» сведения о военнослужащих вносятся в их личные дела и документы воинского учета, ведение и хранение которых осуществляются в порядке, установленном законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации <1>.
——————————–
<1> Федеральный закон от 28 марта 1998 г. N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (в ред. от 8 декабря 2011 г. N 424-ФЗ) // СЗ РФ. 2011. N 50. Ст. 7366.

Федеральный закон устанавливает следующий перечень сведений, которые должны содержать личные дела военнослужащих:
— фамилия, имя и отчество;
— дата рождения;
— место жительства и место пребывания;
— семейное положение;
— образование;
— место работы;
— годность к военной службе по состоянию здоровья;
— профессиональная пригодность к подготовке по военно-учетным специальностям и к военной службе на воинских должностях;
— основные антропометрические данные;
— прохождение военной службы или альтернативной гражданской службы;
— прохождение военных сборов;
— владение иностранными языками;
— наличие военно-учетных и гражданских специальностей;
— наличие спортивного разряда кандидата в мастера спорта, первого спортивного разряда или спортивного звания;
— возбуждение или прекращение в отношении гражданина уголовного дела;
— наличие судимости;
— бронирование гражданина, пребывающего в запасе, за органом государственной власти, органом местного самоуправления или организацией на период мобилизации и в военное время <2>.
——————————–
<2> Федеральный закон от 28 марта 1998 г. N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (в ред. от 8 декабря 2011 г. N 424-ФЗ) // СЗ РФ. 2011. N 50. Ст. 7366.

Порядок формирования и ведения личного дела призывника определен в Инструкции по подготовке и проведению мероприятий, связанных с призывом на военную службу граждан Российской Федерации, не пребывающих в запасе (2007 г.) <3>.
——————————–
<3> Приказ Министра обороны РФ от 2 октября 2007 г. N 400 «О мерах по реализации Постановления Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2006 г. N 663» (с изм. от 19 января 2011 г.; 29 июня 2012 г.) // Российская газета. 2007. N 284.

Личное дело заводится на гражданина, подлежащего призыву на военную службу, при первоначальной постановке его на воинский учет. Дела формируются на бумажном носителе и в электронном виде и хранятся как база данных персонального учета призывников.
Личные дела размещаются в картотеке и в архиве военного комиссариата. Доступ к личным делам или базе данных строго ограничен.
Выдача личных дел на руки призывникам или их родственникам, высылка их в лечебные учреждения и в другие организации не допускается. При необходимости и наличии соответствующего запроса организации могут быть высланы заверенные военным комиссаром дубликаты личных дел или выписки из них. Хранение личных дел вне картотеки или архива не допускается. Для работы в течение рабочего дня личные дела выдаются исполнителям под расписку.
Личные дела призывников ведутся определенными должностными лицами с соблюдением требований Федерального закона «О персональных данных» <4>.
——————————–
<4> Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» // СЗ РФ. 2006. N 31. Ч. 1. Ст. 3451.

Дела заполняются чернилами или шариковой ручкой. Записи, определяющие адрес места жительства призывника или его родственников, производятся с указанием почтового индекса. Записи в личном деле уточняются и при необходимости исправляются при каждом прибытии призывника в военный комиссариат. По изменениям в учетной карте призывника вносятся изменения в базу данных персонального учета.
Картотека личных дел формируется после сверки соответствия наличия личных дел призывников данным учетно-алфавитных книг перед составлением годового отчета о призыве граждан на военную службу.

В каждом разделе картотеки в соответствии с его структурой составляется опись личных дел призывников, в которой карандашом проставляется их количество. В графе 9 учетно-алфавитной книги карандашом производится запись о нахождении личного дела в том или ином разделе картотеки, а также указывается ожидаемый срок вызова гражданина на призывную комиссию. В данной графе после передачи гражданина в запас или снятия его с воинского учета по различным основаниям запись производится чернилами или шариковой ручкой.

Личные дела каждой категории лиц в соответствующем разделе картотеки распределяются по годам рождения, а в них — по алфавиту и хранятся в оборудованных шкафах, обеспечивающих сохранность документов.

Состав документов и ведение личных дел военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, устанавливаются несколькими нормативными правовыми актами.

В соответствии с Положением о порядке прохождения военной службы первый экземпляр контракта о прохождении военной службы после вступления его в силу приобщается к личному делу военнослужащего, заключившего контракт, а второй выдается военнослужащему на руки <5>.
——————————–
<5> Положение о порядке прохождения военной службы, утв. Указом Президента РФ от 16 сентября 1999 г. N 1237 «Вопросы прохождения военной службы» (в ред. Указа Президента РФ от 12 июля 2012 г. N 980) // СЗ РФ. 2012. N 29. Ст. 4075.

Порядок ведения личных дел военнослужащих-контрактников осуществляется в соответствии с требованиями Наставления по учету личного состава Вооруженных Сил Российской Федерации, утвержденного Приказом Министра обороны РФ от 19 декабря 2005 г. N 085 <6>. В соответствии с ним, кроме контракта, в личное дело помещаются следующие документы:
— приказ соответствующего воинского должностного лица о назначении на должность;
— послужной список;
— автобиография;
— фотографии;
— аттестационные и дополнительные материалы;
— карточка о допуске к сведениям, составляющим государственную тайну;
— документы, характеризующие военнослужащего (анкета, копии документов об образовании);
— документы о прохождении переподготовки, повышении квалификации, стаже военной службы и т.д.
——————————–
<6> Справочник по кадровой работе в военных организациях: Практическое издание / Астахов А.А. Серия «Право в Вооруженных Силах — консультант». М.: «За права военнослужащих», 2009. Вып. 98. С. 180.

Изменение перечня аттестационных и дополнительных материалов личного дела определяется указаниями Главного управления кадров Министерства обороны РФ.
Личные дела офицеров впервые составляются в военно-учебных заведениях в двух экземплярах одновременно с подготовкой представлений к присвоению первого офицерского звания курсантам.
Личные дела прапорщиков составляются в одном экземпляре.
Если зачисление в прапорщики (мичманы) происходит из числа сержантов и солдат, проходящих военную службу, то личное дело заводится в воинской части. На кандидатов, поступающих на военную службу по контракту на воинские должности прапорщиков из числа военнообязанных, — в военном комиссариате.
При присвоении прапорщикам первых офицерских званий их личные дела не пересоставляются и ведутся по месту их службы. Для кадрового органа назначающей инстанции составляется второй экземпляр личного дела.
Личные дела ведут должностные лица кадровых подразделений органов военного управления, воинских частей и организаций, военных комиссариатов, на которых возложена работа по ведению учетных документов. Они несут персональную ответственность за правильность сведений, записываемых в личные дела.
Все документы личного дела подшиваются в обложку установленного образца по разделам. Послужной список, являющийся основным документом личного дела, и автобиографии подшиваются в начале личного дела во все экземпляры.
Листы документов, подшитых в личное дело, не нумеруются. В каждом разделе личного дела ведутся внутренние описи, в которые записываются наименования всех подшитых или приобщенных к делу документов, даты их составления и количество листов. Ранее составленные описи документов пересоставлению не подлежат и при пересылке не заверяются.
Изъятие из личного дела отдельных документов производится только с разрешения командира воинской части или начальника кадрового органа. Об изъятых документах во внутренней описи соответствующего раздела делается запись о том, когда документ изъят, куда и под каким исходящим номером он отправлен или куда подшит после изъятия. Если изъятый документ уничтожен, указываются номер и дата акта об уничтожении. Запись об изъятии документов заверяется подписью начальника штаба воинской части или начальника кадрового органа и гербовой печатью.
Документы, подшитые в личное дело, и их копии на руки военнослужащим не выдаются. Составленные послужные списки ведутся на протяжении всей службы военнослужащих.
Для взаимной проверки полноты и правильности учетных данных производится сверка личных дел, ведущихся в воинских частях по месту службы офицеров, с личными делами кадровых органов. Сроки и порядок проведения сверки личных дел устанавливаются начальниками соответствующих кадровых органов по мере необходимости, но не реже одного раза в два года.
Личное дело по официальному запросу может быть направлено в другой орган военного управления, воинскую часть или организацию для ознакомления с его материалами при решении вопросов о переводе военнослужащего на новое место службы. При принятии решения о переводе военнослужащего его личное дело пересылается в соответствующий кадровый орган.
На военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, переведенных из Вооруженных Сил РФ в другие федеральные органы исполнительной власти, в которых предусмотрена военная служба, и наоборот, вновь составляются личные дела, которым по заполнении присваивается гриф «Секретно». Старые послужные списки, которые велись на этих военнослужащих в других федеральных органах исполнительной власти, подшиваются в раздел «Дополнительные материалы» первого экземпляра личного дела.
Подводя итоги, можно констатировать наличие особого порядка формирования и ведения личных дел военнослужащих Вооруженных Сил РФ, который устанавливается военным законодательством и нормативными правовыми актами военного ведомства.

Л.Д.Шаповалова
К. и. н.,
доцент РГГУ

Перечень документов личного хранения будет сокращен

Совет Федерации принял поправки, корректирующие существующий перечень документов личного хранения, которые должны быть представлены при получении госуслуг.

14 декабря 2016 года 402-е заседание Совета Федерации, в рамках которого сенаторы рассмотрели более 60 вопросов.

Член Комитета Совета Федерации по конституционному законодательству и государственному строительству Михаил Афанасов представил «О внесении изменений в статью 7 Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», который был принят Госдумой в ноябре.

Авторы закона предлагали сократить перечень документов личного хранения, которые могут быть истребованы от заявителя органами, предоставляющими государственные и муниципальные услуги. По новому закону органы власти не вправе требовать предъявления свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния и документов об образовании, прохождении обучения, квалификации, об ученых степенях и званиях.

В то же время некоторые категории документов о государственной регистрации актов гражданского состояния и об образовании будут сохранены. Это:

  • свидетельства о регистрации актов гражданского состояния, выданные компетентными органами иностранных государств;
  • документы об усыновлении (удочерении);
  • документы об образовании, выданные военными образовательными организациями или выданные на территории иностранного государства; документы об образовании, выданные в период с 1992 по 1995 годы.

Совет Федерации одобрил закон. Это значит, что с 1 января 2018 года из перечня документов личного хранения будут исключены свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния, а с 1 января 2020 года – документы об образовании, об ученых степенях и ученых званиях.

После вступления закона в силу при предоставлении государственных и муниципальных услуг ведомства должны будут самостоятельно запрашивать в рамках СМЭВ документы, не включенные в список личного хранения.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *