Срок хранения должностной инструкции

Для чего необходимы учет и хранение документов в организации

Любое направление работы компании, любая операция должны быть оформлены документально. Это касается, в том числе, производственной, финансовой, бухгалтерской, хозяйственной и кадровой деятельности предприятия, где наличие конкретных подтверждающих документов закреплено на законодательном уровне. Правильно оформленные документы, имеющие все необходимые реквизиты, заверяют установленные процедуры, подтверждают их законность и позволяют государству контролировать деятельность хозяйствующих субъектов.

Учет и хранение документов в организации позволяет однозначно идентифицировать каждый документ путем присвоения ему уникального регистрационного номера, обеспечить его сохранность и оперативный поиск. Минимизация времени и усилий, затрачиваемых на поиск документов, существенно повышает производительность труда сотрудников и дает возможность предъявлять испрашиваемые контролирующими органами бумаги сразу, по мере поступления запросов.

Регистрация и порядок хранения документов в организации должны быть регламентированы в соответствии с их типом и характером производственной деятельности компании, учитывать особенности ее структуры и организационных процессов.

Порядок и сроки хранения документов различного типа

Общие положения, которыми необходимо руководствоваться при разработке локального нормативного акта, устанавливающего порядок и сроки хранения документов на предприятии, изложены в:

  • Федеральном законе 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • «Основных правилах работы архивов организации», одобренных решением Росархива от 06.02.2002;
  • Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее — Перечень № 58.

Обратите внимание: Если предприятие организовано в форме акционерного общества, то есть, его деятельность связана с ценными бумагами, порядок и сроки хранения документов в организации должны соответствовать особым требованиям, устанавливаемым Постановлением ФКЦБ №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках документов акционерных обществ».

Порядок и сроки хранения уставных документов

Уставные документы имеют первостепенное значение в деятельности организации и хранятся особым образом — в отдельной папке, которую помещают в сейф, доступ к которому имеют только те должностные лица, список которых утвержден приказом руководителя. Ответственность за сохранность правоустанавливающих документов возлагается на руководителя или главного бухгалтера предприятия. Бумажные оригиналы уставных документов сейчас почти не используются — после регистрации предприятия в ЕГРЮЛ вся необходимая информация находится в открытом доступе.

Срок хранения уставных документов — не ограничен и в случае ликвидации компании они передаются на архивное хранение специализированной организации в установленном порядке.

  • Правила регистрации документов
  • Как без ошибок определять сроки хранения документов по разным перечням
  • Создаем документы и работаем с ними в CRM-системах

Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета

По окончании календарного года эти документы подшиваются в дела, папки с которыми еще 3-4 года хранятся в специально оборудованных шкафах в бухгалтерии, а затем передаются на хранение в архив предприятия.

Порядок хранения бухгалтерских документов в организации устанавливается в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105. При этом разница в сроках хранения таких документов объясняется различиями в степени важности, необходимости для исчисления и уплаты налогов, осуществления бухгалтерского учета.

Те первичные документы, в соответствии с которыми исчисляются и отчисляются налоги и страховые взносы, согласно НК РФ, должны хранится на предприятии не менее четырех лет. К таким документам относятся те, которыми подтверждается получение доходов, произведенные предприятием расходы и выплаты в бюджет по налогам. В то же время, согласно закону о бухучете, порядок хранения документов бухгалтерского учета, предполагает пятилетний минимальный срок их хранения и соответствие правилам организации государственного архивного дела.

В таблице представлены сроки, установленные для хранения разных видов документов бухгалтерского и налогового учета.

Наименование документа

Срок хранения

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности

5 лет

Лицевые карточки, счета работников

75 лет

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет

постоянно

Исполнительные листы работников

до минования надобности

Бланки форм статистической отчетности в организациях, не являющихся их разработчиками

до замены новыми

Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды

6 лет

Порядок хранения документов кадрового учета

Трудовые книжки работников хранятся в сейфе, обеспечивающем их сохранность в случае пожара или затопления. Другие документы кадрового учета хранятся в специально оборудованных шкафах, обеспечивающих отсутствие к ним несанкционированного доступа в соответствии с законодательством о персональных данных. Сроки хранения документов по личному составу установлены ст. 22.1 федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, они представлены в таблице:

Документы по личному составу

Созданные до 2003 года

Созданные после 2003 года

Сформированные в государственных, муниципальных органах и организациях-источниках комплектования госархивов

75 лет с даты создания

50 лет с даты создания

Сформированные в государственных и муниципальных архивах, поступившие из ликвидированных организаций всех форм собственности

75 лет со дня поступления

50 лет со дня поступления

Сформированные в иных организациях

75 лет с даты создания

50 лет с даты создания

Обратите внимание: уничтожение этих документов допускается на основании соответствующего акта, то есть, только после того, как была проведена экспертиза их практической, научной, исторической и культурной ценности. Образец акта о выделении документов к уничтожению можно скачать .

Каким документом регламентируется порядок хранения документов

На предприятии должен быть разработан свой список документов, подлежащий обязательному хранению. Приказ о порядке хранения документов в организации, пример представлен ниже.


В большинстве случаев порядок хранения документов в организации регламентируется архивным законодательством Российской Федерации и Перечнем №558, но нормативные акты, разработанные на государственном уровне не могут охватить все то разнообразие документов, которое генерируется в процессе деятельности предприятий. В таких случаях в качестве регламентов можно воспользоваться отраслевыми и ведомственными перечнями, например:

Перечнем документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка РФ;

Перечнем документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений пожарной службы, учреждений, организаций Министерства по чрезвычайным ситуациям РФ;

Перечнем документов, образующихся в деятельности Сберегательного банка РФ и учреждений его системы, с указанием сроков хранения;

Перечнем документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения.

Данные регламенты могут применяться в качестве справочников и теми компаниями, деятельность которых осуществляется в смежных областях.

Где должны храниться должностные инструкции сотрудников

Должностные инструкции (далее также — ДИ) сотрудников должны храниться по месту разработки или утверждения (п. 77 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Обычно они хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. к. специальных рекомендаций на этот счет компетентные госорганы не дают.

Вместе с тем ДИ могут передаваться на хранение и в иные организации, например:

  • в архивы;
  • фирмы, предоставляющие услуги по хранению документов, и т. д.

Место хранения ДИ может быть определено положением о ДИ организации, хотя данный документ не является обязательным. Также необязательно производить и регистрацию ДИ. Законодательством определено, что порядок оформления и утверждения таких документов полностью передан в сферу компетенции работодателя (ст. 8 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

Найти и рекомендации, и шаблоны для составления отдельных видов ДИ можно в других материалах нашего сайта, например в статьях Должностная инструкция главного бухгалтера ООО (образец) 2017 или Должностная инструкция генерального директора ООО — образец 2017.

ДИ, являющиеся неотъемлемой частью трудового договора, хранятся вместе с ним. Утвержденные как самостоятельный документ ДИ могут храниться отдельно от соответствующих трудовых договоров.

При этом должны быть соблюдены требования по обеспечению безопасности хранения персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ).

Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой

В целях регламентации сроков хранения ДИ выделяются 2 вида таких документов:

  • типовые и унифицированные ДИ, разрабатываемые, например, отраслевыми ведомствами, — подлежат постоянному хранению;
  • индивидуальные ДИ — хранятся в течение 75 лет.

При этом устаревшая ДИ, замененная новой редакцией, должна храниться еще в течение 3 лет с момента ее замены. Таким образом, потерявшая свою актуальность ДИ может быть утилизирована через 3 года после ее замены. К вновь введенной ДИ применяются правила о хранении в течение 75 лет или постоянном хранении — для индивидуальных и типовых ДИ соответственно.

Также отметим, что ДИ, являющаяся частью трудового договора, подлежит хранению вместе с ним в течение 75 лет (п. 657 приказа № 558), ДИ — самостоятельный документ подлежит хранению в течение 75 лет, т. к. является индивидуальной.

Должностные лица, нарушающие установленные правила хранения кадровой документации, могут быть привлечены к ответственности по ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Итак, должностные инструкции могут храниться как по месту их разработки и утверждения, так и в иных организациях. При этом типовые ДИ подлежат хранению на постоянной основе, индивидуальные ДИ — в течение 75 лет, а ДИ, которые были заменены их актуальными версиями, — в течение 3 лет с момента осуществления замены.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *