Срок хранения документов Украина

Перечень сроков хранения документов

Основным государственным перечнем является Перечень типовых документов, которые создаются в ходе деятельности государственных и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста Украины от 12.04.2012 № 578/5 (далее — Перечень № 578/5).

Временный

Среди временных сроков хранения документов на предприятии самыми распространенными являются:

  • 3 года;
  • 5 лет.

Пример

Срок хранения «3 года» имеют, в частности, документы (заявления, справки, обходные листы), которые не вошли в состав личных дел, большинство писем.

Срок хранения «5 лет» установлен для документов (планов, отчетов, писем) о стажировке, а также некоторых видов переписок.

Длительный

К документам, имеющим длительный (более 10 лет) срок хранения, принадлежат, в частности, некоторые виды документов по вопросам охраны труда — акты расследования профессиональных заболеваний и отравлений, акты, выводы, протоколы расследований несчастных случаев и др.

Отдельную группу в категории документов с длительным сроком хранения составляют документы по кадровым вопросам (личного состава) — приказы о приеме на работу, об увольнении с работы, совмещении и совместительстве, картотеки к приказам из личного состава, книги регистрации выдачи дипломов в учебных заведениях и т.д. Срок хранения таких кадровых документов — 75 лет.

К категории документов, имеющих длительный (более 10 лет) срок хранения, относятся также документы, для которых, согласно Перечню № 578/5, установлено хранение «До ликвидации предприятия». Это документы, характеризующие основные направления деятельности организаций, в ходе работы которых не создаются документы Национального архивного фонда. Такие организации не передают свои документы в государственные архивы для постоянного хранения. В государственных архивных учреждениях их включают в так называемый Список № 3. В большинстве своем это предприятия, основанные на частной или другой негосударственной форме собственности (публичные и приватные акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью), а также организации, деятельность которых носит вспомогательный характер и основной функцией которых является хозяйственное обслуживание.

Постоянный

Такой срок хранения предусматривает, что документы не подлежат уничтожению. В случае ликвидации организации такие документы должны быть переданы на государственное хранение в государственные архивные учреждения.

Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів

Відповідно до статті 6 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», пункту 16 Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004,
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, що додається.
2. Департаменту взаємодії з органами влади (Зеркаль О. В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади» (із змінами).
3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року № 41 «Про затвердження Переліку типових документів», зареєстрований у Міністерстві юстиції України 17 вересня 1998 року за № 576/3016 (із змінами).
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Департаменту взаємодії з органами влади Зеркаль О. В.
5. Цей наказ набирає чинності з 01 січня 2013 року.
НАКАЗ 1
12.04.2012 1
м. Київ 1
№ 578/5 1
Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів 1
ПЕРЕЛІК
типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів 3
I. Загальні положення 3
II. Структура Переліку і порядок його застосування 4
СПИСОК СКОРОЧЕНЬ 6
Розділ I
ДОКУМЕНТИ, ЩО СТВОРЮЮТЬСЯ В УПРАВЛІНСЬКІЙ ДІЯЛЬНОСТІ 7
2. ПРОГНОЗУВАННЯ, ПЛАНУВАННЯ, ЦІНОУТВОРЕННЯ 32
3. ФІНАНСУВАННЯ, КРЕДИТУВАННЯ, ОПОДАТКУВАННЯ
ТА СПРАВЛЯННЯ ОБОВ\’ЯЗКОВИХ ПЛАТЕЖІВ 36
4. ОБЛІК ТА ЗВІТНІСТЬ 55
5. ТРУДОВІ ВІДНОСИНИ 64
6. РОБОТА З КАДРАМИ 82
7. СОЦІАЛЬНО-ПОБУТОВІ ПИТАННЯ 109
8. НАУКОВО-ІНФОРМАЦІЙНА ТА ВИДАВНИЧА ДІЯЛЬНІСТЬ,
МАРКЕТИНГ І РЕКЛАМА ПРОДУКТІВ ТА ПОСЛУГ 126
9. ЕКОНОМІЧНЕ, НАУКОВО-ТЕХНІЧНЕ, ВІЙСЬКОВО-ТЕХНІЧНЕ, КУЛЬТУРНЕ і ПРАВОВЕ СПІВРОБІТНИЦТВО ІЗ ЗАРУБІЖНИМИ КРАЇНАМИ 134
10. МАТЕРІАЛЬНО-ТЕХНІЧНЕ ПОСТАЧАННЯ 139
11. АДМІНІСТРАТИВНО-ГОСПОДАРСЬКЕ ОБСЛУГОВУВАННЯ 148
12. ДІЯЛЬНІСТЬ ГРОМАДСЬКИХ ОРГАНІЗАЦІЙ 168
Розділ II
ДОКУМЕНТИ, ЩО СТВОРЮЮТЬСЯ В НАУКОВО-ТЕХНІЧНІЙ ТА ВИРОБНИЧІЙ ДІЯЛЬНОСТІ 173
2. ДОКУМЕНТИ З РОЗРОБЛЕННЯ, ОБЛІКУ ТА ОХОРОНИ ОБ\’ЄКТІВ
ПРАВА ІНТЕЛЕКТУАЛЬНОЇ ВЛАСНОСТІ 187
5. СІЛЬСЬКОГОСПОДАРСЬКЕ ВИРОБНИЦТВО 247

8. ЗЕМЕЛЬНІ РЕСУРСИ 264
9. ОРГАНІЗАЦІЯ ВПРОВАДЖЕННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ 268
ПОКАЖЧИК 270

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
12.04.2012 № 578/5
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
17 квітня 2012 р. за № 571/20884

^

I. Загальні положення

1.1. Цей Перелік розроблено відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004, з урахуванням положень інших нормативних актів та методичних посібників з експертизи цінності документів.
1.2. Цей Перелік включає типові документи, що створюються під час документування однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, виконуваних органами державної влади та місцевого самоврядування, іншими установами, підприємствами та організаціями (далі — організація) незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності, а також документацію, що створюється в результаті виробничої та науково-технічної діяльності організацій.
Для полегшення роботи з визначення строків зберігання документів до Переліку включено також окремі види документів нетипового характеру.
1.3. Склад і строки зберігання документів, що створюються в організаціях певної галузі або сфері діяльності, визначаються відомчими (галузевими) переліками документів зі строками їх зберігання, які затверджуються відповідними органами державної влади, центральними органами та установами за погодженням з Державною архівною службою України (далі — Укрдержархів).
1.4. Цей Перелік є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма організаціями при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання (далі — архівне зберігання) або для знищення.
Цей Перелік може використовуватися також фізичними особами — підприємцями.
1.5. Склад документів і строки їх зберігання визначено в цьому Переліку в результаті безпосереднього вивчення документів із врахуванням рекомендацій фахівців відповідних галузей національної економіки і соціально-культурної сфери, примірних і типових номенклатур справ, рішень Центральної експертно-перевірної комісії (далі — ЦЕПК) Укрдержархіву про встановлення або зміну строків зберігання окремих видів документів.
1.6. Цей Перелік має на меті забезпечення збереженості, організацію і якісне поповнення Національного архівного фонду (далі — НАФ).
Цей Перелік використовується під час формування справ, при підготовці різних видів номенклатур справ, розробленні схем класифікації документів та відомчих (галузевих) переліків документів зі строками їх зберігання, а також під час роботи комісій з проведення експертизи цінності документів.
1.7. Строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.
1.8. Строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *