Служебная записка

Содержание

Что писать: докладную или служебную записку?

На практике часто вместо докладной составляют служебную записку. Статья дает четкое представление о том, в чем состоит разница между этими документами и возможно ли использование служебных записок вместо докладных.

Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (п. 118 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее – Инструкция по делопроизводству).

Другими словами, докладная записка обеспечивает связь объектов управления на вертикальном уровне.

В Инструкции по делопроизводству, а также в УСОРД отсутствует такой вид документа, как служебная записка. Несмотря на данный факт, этот вид документа можно встретить в документообороте многих организаций. При этом нельзя считать использование указанного документа неправомерным.

Справочно: унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее – УСОРД) является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм (приказ директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25).

Унифицированные формы документов, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления. Документы, разрабатываемые на основе унифицированных форм, включенных в УСОРД, должны оформляться в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Если организация разработала и включила форму служебной записки в табель и альбом унифицированных форм документов организации, а также указала ее в инструкции по документообороту организации, то этот документ может использоваться в целях документооборота.

При составлении служебной записки в целях единства оформления управленческой документации следует руководствоваться:

– СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

– письмом Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69.

В каких случаях составляют докладную, а в каких служебную записку?

Служебная записка, как и докладная, не относится к кадровым документам (приказы, распоряжения по личному составу; личные дела; график трудовых отпусков и др.). Как правило, ее составляют по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебная записка создает переписку между структурными подразделениями и обычно содержит определенную просьбу, предложение.

Служебные записки в отличие от докладных записок обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, т.е. составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Таким образом, служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса. В противном случае это будет докладная записка.

Рапорт относится к служебной документации. Уполномоченные лица должны четко знать, как правильно его заполнять. Дословный перевод слова с французского означает «докладывать». Данный документ действительно несет в себе именно такой смысл. В основном, доклады используются в военном деле.

В зависимости от цели он пишется по-разному. Одним из видов является рапорт на осуществление принятия дел и должности. Для его правильного написания нужно знать особенности в конкретных случаях. Заполнение перекликается с документом, который в гражданском документообороте принято называть «заявлением». Основное отличие состоит лишь в наименовании.

В целом, процесс о принятии (так же, как и о сдаче) дел и должности осуществляется следующим образом:

  1. Командир ВЧ издает приказ о приеме дел.
  2. Для этого назначается инвентаризационная комиссия.
  3. Оформление приема сопровождается изданием соответствующего акта, подписывающего лицами, что принимают и сдают дела, а также теми, кто входит в инвентаризационную комиссию.
  4. Акт утверждается командиром ВЧ.
  5. Военнослужащий подает рапорт своему непосредственному начальнику.
  6. Командир ВЧ издает Указ о вступлении в обязанности военнослужащего.

Вступление служащего в новую должность осуществляется только после того, как он сдал дела по должности, которую занимал до этого. Как видно, принятие новой должности — это сложный процесс, в котором написание рапорта является лишь небольшой составляющей всего необходимого алгоритма действий. Тем не менее это важный документ, который всегда подается, поэтому знание особенностей его заполнения является обязательным.

Образец рапорта о приеме, сдаче дел и должности

Рапорт заполняется следующим образом:

  1. В верхнем углу справа пишут данные адресата (на чье имя он подается), и указывают воинское звание и ФИО.
  2. Ниже нужно внести информацию о себе, а именно ФИО и воинское звание.
  3. Посередине пишется слово «Рапорт».
  4. Со следующей строки излагают суть. В данном случае речь идет о принятии дел и должности.
  5. Внизу слева указывают дату в формате ДД.ММ.ГГ., а справа рапортующий расписывается с указанием инициалов.

Главными принципами написания рапорта являются:

  • немногословность и отсутствие расплывчатых формулировок;
  • краткость с изложением самой сути;
  • отсутствие каких бы то ни было отступлений.

Если придерживаться этих правил, то можно без особых проблем написать рапорт на разные темы. Образец оформления любого рапорта так же как и иного документа, в основном, находится в кадровом или бухгалтерском отделе, поэтому при возникновении вопросов всегда можно обратиться туда, чтобы правильно написать документ. В отличие от рапортов по другим основаниям в данном случае он является предельно кратким и простым, может выглядеть следующим образом:

Командиру

Рапорт

Настоящим докладываю, что дела и должность командира ___ принял.

Число Воинское звание, подпись, инициалы

Чтобы быстрее освоить новые обязанности, все офицеры должны составить планы вступления в должность. Желательно составить самый широкий список вопросов, которые следует изучить теоретически, решить или научиться практическим навыкам, тогда обязанности по службе получится выполнять на самом высоком уровне.

Офицер самостоятельно определяет срок, в течение которого план должен быть реализован. К наиболее частым аспектам относят следующие:

  • изучение документации, связанной с исполнением обязанностей;
  • усвоение задач ВЧ или подразделения, особенностей жизнедеятельности;
  • организация и служба суточных нарядов, обязанности лиц, несущих данную службу;
  • изучение вопросов, сопряженных с материальными ценностями, эксплуатацией и использованием состоящего на вооружении ВВТ;
  • подготовка к зачету для допуска самостоятельного его несения при нахождении на боевом дежурстве;
  • усвоение планировочных, организационных и подготовительных вопросов на занятиях;
  • изучение воспитательной работы и поддержание строгого уставного порядка;
  • иные вопросы.

Правильная подача рапорта, так же как и знание всего процесса принятия новой должности является важной и обязательной составляющей деятельности каждого должностного лица.

Административная работа сотрудников управленческого звена зачастую связана с написанием по той или иной причине докладных записок, на основании которых выносятся решения по административно-хозяйственным и дисциплинарным вопросам.

Рассмотрим, что из себя представляет этот документ, каков его статус, и как написать докладную записку в связи с тем или иным обстоятельством.

Докладная: определение и цели

Докладная записка должностного лица – это документ, содержащий сведения и предложения по конкретному вопросу, предполагающие вынесение и последующую реализацию определенных решений. Наличие докладной записки при разрешении производственных ситуаций, предусматривающих вынесение дисциплинарных решений.

Докладная предусмотрена ОКУД, где значится под № 0286041. Установленного стандарта она не имеет, и составляется по общему для документов принципу. Форма, по которой составляется докладная записка, образец ее написания для конкретных нарушений, должны быть предусмотрены в Правилах внутреннего распорядка, и прикреплены к ним в качестве приложения.

Целью написания докладной записки на сотрудника обычно является доведение до вышестоящего руководства служебной информации в части, касающейся дисциплинарных нарушений. Документ адресуется руководителю предприятия, подать его имеет право уполномоченное или должностное лицо, в подчинении которого находится работник, допустивший нарушение трудовой дисциплины.

Обзор образцов написания докладной записки

Следует отметить, что в подаваемом на имя руководителя предприятия документе в обязательном порядке должны быть указаны дополнительные сведения. Так, правильно написанная

  • докладная записка на работника должна содержать сведения о категории специалиста и обслуживаемом участке, для рабочих производственного цеха или участка, помимо указания должности, можно указать разряд или классность специалиста, участок работы;

  • докладная записка на ученика, должна содержать информацию о том, в какой специальности он проходит обучение (ученик слесаря, столяра, токаря, и проч.) в течение какого периода времени проходит стажировку в данном качестве, является ли штатным работником или проходит курс практической подготовки по направлению учебного заведения.

Формулировка докладных записок руководителей участков, структурных подразделений, отделов и цехов различаются по типу нарушения, допущенного работником. В случае если на предприятии образец докладной записки о нарушении трудовой дисциплины не утвержден внутренним распорядительным документом, при написании докладной следует руководствоваться общепринятыми стандартами.

Рассмотрим правильное написание информационно-уведомительной части докладной записки, применительно к конкретным видам нарушения трудовой дисциплины, приведя далее образцы докладной записки.

За оскорбление сотрудника (образец):

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 20.09.2018 года, автослесарь 5 разряда Шевелев Виктор Сергеевич, находясь на территории автомастерской, спровоцировал конфликтную ситуацию и в присутствии рабочих цеха, используя ненормативную лексику и личное обращение, нанес личное словесное оскорбление газоэлектросварщику Иванову П.П.

В связи с совершением аморального поступка и имевшиеся ранее аналогичные нарушения трудовой и рабочей дисциплины, прошу вынести автослесарю 5 разряда Шевелеву В.С. дисциплинарное взыскание — выговор.

К настоящему прилагаю: объяснительные записки Шевелева В.С., Иванова П.П., служебные записки Трифонова А.И., Соколова Ю.В.»

Образец докладной записки о нарушении трудовой дисциплины

Докладная записка – образец на рабочего, совершившего прогул:

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 20.09.2018 года, водитель1 класса гаража Приходько Виталий Николаевич, не вышел на работу без уважительной причины. При выяснении обстоятельств невыхода на работу пояснений не дал.

В связи нарушением трудовой дисциплины, выразившемся в невыходе на работу без уважительной причины, прошу вынести водителю 1 кл. гаража Приходько В.Н. дисциплинарное взыскание — выговор.

К настоящему прилагаю: объяснительная записка Приходько В.Н.»

Докладная записка – образец на сотрудника за выход на работу в нетрезвом виде:

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 21.09.2018 года, водитель 3 класса гаража Стародубцев Петр Семенович, вышел на работу в нетрезвом виде. К выезду допущен не был. Ранее имел аналогичные нарушения и дисциплинарное взыскание «выговор» за употребление спиртных напитков в рабочее время.

В связи нарушением трудовой дисциплины, выразившимся в выходе на работу в нетрезвом виде, предлагаю уволить Стародубцева П.С. в связи с неоднократным появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.

К настоящему прилагаю: объяснительная записка Стародубцева П.С.»

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей (образец написания при однократном отказе без уважительных причин):

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что токарь 4 разряда мастерских Митрофанов П.П. 18.09.2018 г. без объяснения причин отказался выполнять непосредственные должностные обязанности, не приняв в работу заказ на нарезку многозаходных резьб, в связи с чем был сорван производственный процесс в мастерских.

В связи отказом от выполнения должностных обязанностей, прошу вынести Митрофанову П.П. дисциплинарное взыскание – выговор.

К настоящему прилагаю: объяснительная Митрофанова П.П.»

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника (образец написания) по отношению к сослуживцам:

«Настоящим довожу до Вашего сведения, что 22.09.2018 года, механик гаража Николаев Анатолий Федорович, находясь на территории предприятия, допустил некорректное поведение по отношению к водителям гаража, готовившимся к выезду на линию, выразившееся в употреблении ненормативной лексики и недвусмысленных жестах, грубом поведении.

В связи с совершением аморального дисциплинарного проступка прошу вынести механику гаража Николаеву А.Ф. дисциплинарное взыскание — замечание.

К настоящему прилагаю: служебные записки Прохорова И.Т., Сазонова Д.Ф., Ивановой Л.И, объяснительную Николаева А.Ф.»

Следует отметить, что некорректное поведение работника может быть проявлено не только в сторону сослуживцев, но и в отношении клиентов и заказчиков, партнеров, предприятия, и иных лиц. В этом случае, когда составляется докладная записка о поведении сотрудника, образец ее информационно-уведомительной части пишется аналогично приведенному выше, при этом следует указать фамилию и инициалы лица, по отношению к которому допущено некорректное поведение, его место работы и полномочия.

Полный образец докладной записки

И в заключении приведем полный образец докладной записки на нарушение трудовой дисциплины:

Директору ООО «Прогресс-ХХI»

Филатову Я.Л.

От начальника гаража Деревянко А.Т.

Докладная записка

Настоящим довожу до Вашего сведения, что 18.09.2018 года, водитель 2 класса гаража Хромов Захар Викторович, вышел на работу в состоянии остаточного алкогольного опьянения. Медсестрой по выпуску Фроловой М.Н. к выезду допущен не был. Ранее Хромов уже имел аналогичные нарушения. Имеет неснятое дисциплинарное взыскание — выговор.

В связи с нарушением трудовой дисциплины, выразившемся в выходе на работу в состоянии алкогольного опьянения, прошу уволить Хромова З.В. за неоднократное нарушение трудовой дисциплины — появление на работе в состоянии алкогольного опьянения.

К настоящему прилагаю: объяснительные записки Фроловой М.Н., Хромова З.В.

Начальник гаража Деревянко Деревянко А.Т.

Докладная записка является нормативным служебным документом. Она относится к организационно-справочной документации, применяемой для осуществления управленческих функций на предприятии. Докладная записка используется наряду с другими информационными записками, но в отличие от них её структурное оформление строго регламентировано трудовым законодательством.

Общие понятия

Основной целью составления докладной записки является информирование о ситуации и происшествиях в организации, о случаях нарушения трудовой дисциплины или невыполнении сотрудниками своих обязанностей. Она может быть направлена руководителю структурного подразделения, всей компании или вышестоящей организации. Докладная записка составляется таким образом, что побуждает к действиям по устранению создавшегося положения.

Разница между докладной, служебной и объяснительной записками

Докладной записке присвоен код ОКУД 0286041. То есть, согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации, она входит в перечень нормативных документов, структура и оформление которых определены законом.

Служебная записка составляется в произвольном виде, и её форма никаким кодом ОКУД не предусматривается. Она обычно пишется сотрудником организации по своей личной инициативе и касается информации, распространяемой «по горизонтали», между персоналом одного уровня, а не «по вертикали», как докладная записка.

Для объяснительной записки тоже предусмотрен код ОКУД, и, так же как и докладная записка, она даёт информацию «по вертикали», то есть от подчинённого к начальнику. Но она пишется исключительно по указанию или просьбе руководителя. Содержание ограничивается только разъяснением обстоятельств, связанных с дисциплинарными нарушениями.

Классификация докладных записок

В зависимости от способа классификации докладные записки можно разделить на виды. Если за основу взять инициатора оформления, то можно выделить:

  • докладные записки, оформленные по указанию или требованию руководства;
  • докладные, составленные по личной инициативе подателя документа.

Если в качестве принципа принять содержание, то выделяются информационные и отчётные докладные записки.

Важным является разделение докладных записок на основании их адресации на внешние и внутренние документы.

Структура докладных записок

Построение докладной записки в первую очередь определяется тем, является ли она документом для внутреннего пользования (внутренней докладной запиской) или передаётся в вышестоящую организацию (внешняя докладная записка).

Основные требования предъявляются к содержанию документа. Текст делится на две части. Первая часть содержит информацию, послужившую причиной написания документа, и анализ возникшей ситуации. Во второй части составитель записки должен указать свои выводы и предложения по оптимизации произошедших событий.

Внешние докладные записки

Внешние докладные записки составляются для руководства вышестоящей организации на официальном бланке той нижестоящей организации, где они оформляются.

К документу предъявляются жёсткие требования по структурному плану. Регламентируемыми пунктами записки являются:

  • полное название предприятия, направляющего документ;
  • реквизиты предприятия: юридический адрес, телефоны, электронный адрес, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП;
  • полное название должности руководителя внешней организации, куда направляется докладная записка;
  • инициалы и фамилия руководителя;
  • название документа, раскрывающее его основное содержание;
  • текст;
  • должность руководителя предприятия, направляющего докладную записку, его Ф. И. О. и подпись;
  • фамилия исполнителя и его телефон;
  • дата составления документа.

Внешняя докладная записка оформляется в случае её направления в вышестоящую или материнскую организацию

Внутренние докладные записки

Внутренние докладные записки подготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5. Структура такого документа менее строгая, чем для внешнего пользования, но здесь обязательно должны присутствовать следующие элементы:

  • должность руководителя, на рассмотрение которого направляется документ, его инициалы и фамилия;
  • название записки, раскрывающее её суть;
  • текст;
  • должность работника, оформляющего записку, с локализацией производственного участка, цеха или отдела, его инициалы и фамилия;
  • подпись служащего;
  • дата.

Внутренняя докладная записка составляется для подачи руководству своего предприятия

Правила составления, подачи и архивации докладных записок

Содержание и оформление записки прямо зависят от конкретных обстоятельств, послуживших поводом для её составления.

В деловой жизни наиболее часто встречаются следующие основания:

  1. Нарушение трудовой дисциплины.
  2. Премирование или отказ от выдачи премии.
  3. Невыполнение или ненадлежащее выполнение сотрудником своих служебных обязанностей.
  4. Антисоциальное поведение работника.
  5. Хищение и нанесение вреда имуществу.

Для каждого из этих типичных случаев существует свой распространённый на практике шаблон, облегчающий составление документа.

Подача и регистрация докладных записок

Регистрация внешних докладных записок происходит так же, как и всех исходящих документов в виде писем или справок.

Регистрация внутренних докладных записок производится в Журнале регистрации служебных (докладных) записок и поощрений, составляемом в табличной форме. Никаких особых требований по ведению или не ведению такого журнала в трудовом законодательстве РФ не существует. Однако на средних и крупных предприятиях, а также в государственных организациях они обычно создаются с целью накопления информации по поощрению работников. Согласно ст. 258 «Перечня типовых управленческих, архивных документов», время хранения такого журнала составляет 75 лет.

В него вносятся:

  • порядковый номер записки;
  • должность и фамилия ведущего журнал работника;
  • тезисное содержание документа.

Обычно такой журнал ведётся работником отдела кадров.

Докладная записка после своей регистрации попадает к руководителю для рассмотрения и организационных выводов. В результате рассмотрения документа руководитель принимает решение. Оно фиксируется в виде резолюции, написанной на самой докладной записке между адресом и текстом, или оформляется в виде отдельного документа, прилагаемого к записке. Следует заметить, что писать резолюцию на полях страницы неправильно.

Резолюция начальника является основанием для выполнения написанного в ней решения.

Типы докладных записок

Наиболее часто употребляется докладная записка о нарушении трудовой дисциплины. Автор такой записки информирует своих вышестоящих руководителей о произошедшем трудовом нарушении: прогуле, опоздании или неявке на работу, употреблении спиртных напитков и прочих проступках. Одновременно с фактическим материалом в докладной записке должно быть предложение о мерах по пресечению подобных случаев, о наложении взыскания на виновных в их совершении. В докладной записке укакзываются все детальные обстоятельтва совершения дисциплинарного проступка

Близка по содержанию к докладной записке о дисциплинарном нарушении записка о невыполнении работником своих служебных обязанностей. Она составляется, когда сотрудник не должным образом соблюдает свои обязанности и в результате этого фирма терпит убытки. В качестве дополнения к докладной записке можно приложить, например, образцы неправильно составленных сотрудником документов или результаты видеонаблюдения за его рабочим местом. Определённой спецификой такого рода докладной является необходимость её согласования с непосредственным руководителем проштрафившегося работника. К докладной записке желательно добавить документы, свидетельствующие о невыполнении работником своих служебных обязанностей

Довольно распространённым поводом написания докладной записки является неуместное или антисоциальное поведение работника, выражающееся в его грубости, хамстве, игнорировании просьб клиентов и тому подобном.

Написание такой записки обычно является более сложным делом, чем докладной о дисциплинарном нарушении. Здесь необходимо не только отразить факт самого некорректного поведения, но и обрисовать саму личность нарушителя.

Если не подкрепить свои слова ссылкой на свидетелей, то обвиняемое лицо может написать встречную докладную записку или даже подать на обидчика в суд для защиты чести и достоинства.

Для избежания обвинения в предвзятости или голословности автору докладной записки необходимо иметь свидетелей некорректного поведения сотрудника

Наиболее сложным поводом написания докладной записки являются факты кражи или умышленной порчи имущества. Такие случаи должны быть тщательно задокументированы. И первоначальным документом установления факта кражи нередко является докладная записка. При этом не так важна форма изложения, как точная передача всех обстоятельств. Такую записку необходимо зарегистрировать в журнале входящей документации, так как именно дата, поставленная на входящем документе, считается официальной датой извещения начальства о произошедшей краже или злостной порче имущества. К докладной записке необходимо приложить Акт о порче имущества, подписанный комиссией в составе не менее трёх человек

Извещение работника о поступившей на него докладной записке и возникающая при этом ответственность

После поступления записки, в которой приводятся факты нарушения трудовой дисциплины, кражи или другого проступка, следует, в зависимости от обстоятельств, служебное или даже судебное разбирательство. Однако сама записка представляет собой всего лишь сообщение, приводящее факты, а не обвинительный приговор. В Трудовом кодексе РФ отсутствуют указания о необходимости ознакомления работника с содержанием докладной записки.

В случае нарушения дисциплины также составляется акт за подписью трёх свидетелей. Докладная записка вместе с этим актом является основанием для привлечения работника к материальной, дисциплинарной или иной ответственности. Подтверждением ознакомления работника с содержанием акта является его подпись на этом документе. Если работник отказывается от подписания акта, то составляется второй акт об отказе подписывать документ, который также должен быть подписан не менее чем тремя свидетелями. Однако никакой ответственности за отказ от подписания акта работник не несёт.

Если есть объективный повод для дисциплинарного взыскания, работодатель должен попросить работника написать объяснительную записку. Отказ от её написания также не влечёт никакой ответственности (ст. 199 ТК РФ). В этом случае работник может попросить работодателя ознакомить его с содержанием докладной записки, но предоставлять этот документ ему не обязаны.

Подписание или не подписание акта, а также составление или не составление сотрудником объяснительной записки не являются препятствием для понесения им соответствующего наказания вплоть до увольнения. Основанием для этого станут только доказанные факты совершения работником дисциплинарного нарушения или другого проступка. Решение руководства вступает в силу только после издания приказа.

Разновидности

Существует 2 основных вида документа: внешние и внутренние. Первые предназначаются для внешнего использования. Внешние пользователи – это лица, не являющиеся сотрудниками организации. К примеру, это компании-контрагенты, представители госорганов. Внутренние справки – это бумаги, предназначенные для внутренних пользователей. Как правило, это руководящий состав компании.

От вида справки зависит ее оформление. Если это внешняя бумага, для ее заполнения следует использовать общий бланк компании. Если же это внутренний документ, для его оформления потребуется стандартный лист. Составление справки, в этом случае, практически аналогично составлению докладной записки.

На справках внешнего типа ставится подпись руководителя или его зама. Если это финансовый документ, актуальна подпись главбуха. Желательно также поставить печать. На внутренних справках обычно ставит свою роспись менеджер подразделения или же непосредственно составитель.

Справки также подразделяются на служебные и личные. Рассмотрим их особенности:

  • Служебная. В документе содержатся данные об основной деятельности компании. К примеру, справка может касаться численности сотрудников, исполнения плана.
  • Личная. В документе содержатся биографические или служебные данные. Обычно такая справка запрашивается частными лицами.

Распространенный вид служебной справки – сводки. Представлены они, как правило, в форме таблицы.

Если это справка личного характера, для ее заполнения потребуется лист А5. На документе ставят подписи 2 сотрудника. К примеру, это может быть руководитель компании и главбух. Бумага заверяется печатью.

Особенности составления справки

Справка подразделяется на несколько частей:

  • Заголовок к содержанию справки (прописывается в формате: «Справка о чем-либо…»).
  • Основной текст справки. Состоит из 2 частей. Сначала нужно указать основания к составлению документа, а затем – зафиксировать данные, относящиеся к сути вопроса.

Справка может содержать таблицы и прочие элементы систематизации.

В документе, вне зависимости от его типа, должны быть обязательные реквизиты:

  • Название компании.
  • Указание получателя.
  • Место составления.
  • Подпись и печать.

Печать требуется не во всех случаях. В частности, она актуальна для справки биографического характера.

Содержание служебной справки включает в себя факты и события, которые стали причиной заполнения документа. Разрешается ссылаться на другие документы, которые подробнее раскрывают суть рассматриваемой проблемы. К примеру, это могут быть приказы, распоряжения, планы деятельности.

Есть свои нюансы заполнения справок, составляемых по результатам проверок. В документе отражается эта информация:

  • Предмет проверки.
  • Причины и цели контрольных мероприятий.
  • Факты, установленные в ходе проверки.
  • Найденные нарушения.
  • Положительные аспекты.
  • ФИО должностных лиц.

Личные справки запрашиваются для подтверждения какого-либо факта, касающегося сотрудника. К примеру, это может быть факт трудоустройства, размер ЗП, трудовой стаж.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *