Сколько хранятся графики работы сотрудников

Что это такое

При текущей работе на предприятии необходимо правильно организовать работу с распорядительными документами. Для того, чтобы это сделать, нужно разобраться, как именно надо их классифицировать. Правила должны удовлетворять следующим требованиям:

  1. Они должны быть удобны для проведения текущей деятельности.
  2. Принципы классификации не должны противоречить тем, которые будут использоваться при дальнейшем архивном хранении.

На протяжении лет в этом вопросе сложилась определённая практика. Их принято разделять на 2 основные части:

  • относящиеся к основной деятельности;
  • личный состав предприятия.

В нём указаны следующие категории хранения:

  1. Основная часть деятельности фирмы.
  2. Те документы, на основании которых выполняется работа с личным составом.
  3. Хозяйственные и административные вопросы.

Кроме того, упоминается ещё одна категория. Речь идёт о тех, которые присылаются для сведения. В этом случае предусмотрено, что срок их хранения истекает после того, как они перестанут быть нужны.

Указанная классификация используется в качестве основы при работе.

Сроки ознакомления и хранения

Эти сроки различаются в зависимости от сферы деятельности, к которой они имеют отношение.

По личному составу

Для тех приказов, которые связаны с личным составом, могут быть предусмотрены различные периоды для хранения в зависимости от группы, к которым их можно отнести.

Предусмотрено следующие 2 варианта:

  • те, которые можно хранить не более 5 лет;
  • со сроком хранения, равным 75 лет.

Первая группа включает в себя:

  • распоряжения об отпусках;
  • о краткосрочных командировках на территории России;
  • по предоставлению учебных отпусков;
  • относящиеся к дежурствам;
  • распоряжения о наложении взысканий.

Вторая часть — это те, которые могут понадобиться не только в текущий момент, но и на протяжении всей жизни. Сюда включаются, например, те из них, которые могут относиться к подтверждению трудового стажа или к начислению пенсии.

Вот несколько примеров таких бумаг:

  • о приёме на работу, переводе или увольнении;
  • связанные с различными поощрениями сотрудников;
  • распоряжения, результатом которых является установление надбавок за успехи в работе;
  • о предоставлении отпуска для ухода за ребёнком;
  • бумаги, связанные с процедурой изменения фамилии;
  • относящиеся к расследованию несчастных случаев, произошедших на производстве;
  • Связанные с направлением сотрудников в заграничные командировки или длительные (свыше 1 месяца) на территории страны.

Поскольку фактически речь идёт о двух массивах кадровых документов, соответствующая служба предприятия должна вести регистрацию отдельно и распределять их в разные дела.

Обычно хранение документов организовывается следующим образом: каждая бумага имеет порядковый номер. Документы со сроком хранения в 75 лет, могут к номеру прибавлять, например, буквы «л/с», а те, которые хранятся не дольше 5 лет — «о».

Вот примеры таких обозначений: «Приказ №5-л/с» или «Распоряжение №7-о». Их подшивают в соответствующую папку. Если накапливается более 250 листов, папку делят на несколько томов. При этом отмечают дату и время начального и последнего документов, содержащихся в каждом полностью заполненном томе. Нумерацию принято вести в пределах года. С начала следующего её начинают заново.

По основной деятельности

Приказы, которые связаны с данной сферой должны храниться постоянно. Обычно точно определено, какие документы являются приказами по личному составу или по административно-хозяйственной деятельности. Приказы, не входящие в указанные разделы считаются относящимися к основной деятельности.

Вот некоторые типичные темы:

  1. Рассмотрение вопросов формирования и изменения структуры организации.
  2. Нормативные внутренние акты предприятия или организации, приказы, где они утверждаются или изменяются.
  3. Если численность согласно штатному расписанию претерпевает изменения.
  4. Те бумаги, которые связаны с необходимостью выполнения аттестации сотрудников.
  5. Имеющие отношение к определению стратегии фирмы.
  6. Проведение контроля деятельности, вопросы составления и сдачи отчётности.
  7. При формировании или совершенствовании режима работы предприятия приказы относятся к основной деятельности предприятия.
  8. Относящиеся к материально-техническому снабжению.
  9. Бумаги, связанные с разного рода информационным или документальным обеспечением.
  10. Некоторые другие вопросы.

Этот список не является исчерпывающим и существенно зависит от специфики предприятия или организации.

Административно-хозяйственным вопросам

Приказам рассматриваемого типа назначено, что хранить необходимо не менее 5 лет. Какие именно бумаги относятся к нему — указано в Перечне. В данном нормативном акте они классифицируются в соответствии с теми функциями управления, к которым они относятся.

Выделено 4 группы таких документов:

  1. Документальное оформление внутреннего распорядка деятельности предприятия.
  2. Вопросы, непосредственно связанные с эксплуатацией зданий, помещений.
  3. Отдельно рассматривается то, что связано с обеспечением внутренней связью, а также транспортом.
  4. Вопросы охраны на данном предприятии.

Все документы, относящиеся к указанным сферам деятельности, относятся к разряду административно-хозяйственных и имеют срок хранения 5 лет. Здесь также можно воспользоваться при нумерации буквенными индексами.

Однако при этом можно столкнуться с тем, что отдельные документы могут одновременно затрагивать вопросы по основной и по административно-хозяйственной деятельности. Если такое произошло, их необходимо хранить в папке, которая относится к основной деятельности. При этом он должен храниться постоянно.

Журналов регистрации

Регистрация документов происходит в специальных журналах. Для этого предусмотрены следующие графы:

  1. Номер по порядку.
  2. Дата регистрируемого приказа.
  3. Содержание документа кратко или его заголовок.
  4. Количество листов и приложений.
  5. Указание ответственного лица.
  6. Перечень тех, кого нужно ознакомить с данным приказом.

Журналы для регистрации приказов по основной деятельности необходимо хранить постоянно.

Видео, на котором рассказывается о хранении приказов на предприятии.

Нормативная регламентация

Основным нормативным документом в рассматриваемой сфере является «Перечень типовых документов, которые образуются в деятельности организаций, с указанием соответствующих сроков хранения». Этот нормативный акт был утверждён Росархивом в 2000 году.

Важно отметить, норма о том, что определённые документы необходимо хранить постоянно, относится к тем организациям, которые их предоставляют для формирования государственных и муниципальных архивов. Для прочих организаций и предприятий, в данном случае, ограничение может составлять 10 лет. При этом подразумевается, что законодательство в отдельных случаях может увеличивать указанный срок.

Вопрос: В организации для продавцов введен суммированный учет рабочего времени с учетным периодом 1 год. Сотрудники не сменяют друг друга в течение одного календарного дня, чередуются по дням недели или неделям. Для таких сотрудников имеются графики сменности, которые составляются ежемесячно.
В течение какого срока необходимо хранить графики сменности?
Какая ответственность предусмотрена за несоблюдение хранения вышеуказанных графиков?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Полагаем, что графики работы (графики сменности) подлежат хранению в течение 5 лет, а если условия труда работников, в отношении которых составляется этот график, отнесены к вредным либо опасным условиям труда, — 75 лет.
Обоснование вывода:
Прежде всего отметим, что по смыслу части первой ст. 100, частей первой и второй ст. 103 ТК РФ сменной считается такая работа, когда в течение суток одну и ту же трудовую функцию выполняют разные группы сотрудников; суточные дежурства не могут рассматриваться в качестве сменной работы (п. 1 разъяснения Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 07.05.1987 N 14/14-38 «О порядке применения доплат и предоставления дополнительных отпусков за работу в вечернюю и ночную смены, предусмотренных постановлением ЦК КПСС, Совета Министров СССР и ВЦСПС от 12 февраля 1987 г. N 194», действующего в настоящее время на основании части первой ст. 423 ТК РФ). Таким образом, описанный в вопросе режим не является сменным, соответственно, график, по которому определяется чередование рабочих и выходных дней, в этом случае является графиком работы, а не сменности.
Сроки хранения кадровой документации и иных документов, связанных с трудовыми отношениями, установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкульта РФ от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень), в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов.
Перечень не устанавливает сроков хранения именно таких документов, как «график работы» или «график сменности». Вместе с тем в п. 586 Перечня упомянуты «табели (графики), журналы учета рабочего времени». Согласно этой норме табели (графики), журналы учета рабочего времени подлежат хранению в течение 5 лет, а табели (графики), журналы учета рабочего времени в тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет.
При этом анализ законодательства позволяет сделать вывод, что речь в этой норме идет не только о документах, предназначенных для учета фактически отработанного времени: график учета рабочего времени составляется также и для определения планируемого режима работы сотрудников (смотрите, например, п. 2.1 приказа Федерального архивного агентства от 29.04.2011 N 32 «Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности», пп. 19.8 приказа МВД РФ от 29.01.2008 N 80 «Вопросы организации деятельности строевых подразделений патрульно-постовой службы полиции»).
В правоприменительной практике понятия «график работы (сменности)» и «график учета рабочего времени» применяются как равнозначные (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 25.06.2012 по делу N 33-1264/2012, решение Московского городского суда от 12.12.2014 N 7-9197/14, постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.08.2012 N 20АП-3043/12, решение Краснодарского краевого суда от 04.07.2013 (Извлечение), решение Арбитражного суда Свердловской области от 18.12.2012 N А60-42680/2012).
Поэтому полагаем, что срок хранения таких документов, как график работы (график сменности), в соответствии с п. 586 Перечня составляет 5 лет, а если условия труда работников, в отношении которых составляется этот график, отнесены к вредным либо опасным условиям труда, — 75 лет.
Отметим, что за нарушение правил, в том числе сроков, хранения архивных документов статьей 13.20 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей.
Кроме того, хранение графиков учета рабочего времени менее установленных нормативно сроков означает невозможность представления их заверенных копий по заявлению работника, а следовательно, нарушение организацией положений ст. 62 ТК РФ. А в силу ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
В заключение обращаем Ваше внимание, что высказанная позиция является нашим экспертным мнением и может отличаться от мнения других специалистов. Для получения официальных разъяснений рекомендуем обратиться в Федеральное архивное агентство по почте (103132, Москва, ул. Ильинка, 12) или путем заполнения формы обращения на официальном сайте ведомства (http://archives.ru/feedback.shtml).
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мазухина Анна
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Воронова Елена
17 ноября 2015 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *