Сканы документов имеют юридическую силу

Что говорит закон

По Гражданскому кодексу компании должны заключать сделки письменно. Это значит, нужно составить договор и подписать его. На словах договариваться нельзя.

Статья 161 Гражданского кодекса о сделках в письменной форме на сайте Консультанта

Закон не запрещает обмениваться договорами в электронной форме, передавать их по почте, телеграммой, факсом. Но в этом случае есть оговорки:

  • должна быть возможность установить, что договор отправляет одна из сторон сделки. Например, ООО «Ватрушка» отправляет скан договора ООО «Мармелад» по электронной почте. Если возникнет спор, «Ватрушка» должна доказать, что почта принадлежит ей;
  • договор в электронном виде должен где-то храниться. Например, на жестком диске или в ящике электронной почты на сервере.

В законе есть случаи, когда обязательно нужны бумажные документы:

  • сделка должна быть нотариально заверена;
  • договор нуждается в государственной регистрации. Это правило действует для сделок с недвижимостью.

Для остальных сделок закон не требует, чтобы директора компаний ехали в другой город и подписывали договоры лично. Можно подписать договор, отсканировать его и послать партнеру пдфку. Но есть нюансы, как сделать скан юридически значимым.

Как обмениваться сканами

Компании могут обмениваться сканами договоров, работать по ним годами и платить по счетам. Вопрос законности скана возникает, если у одного из партнеров появляются претензии по сделке. Например, клиент заявляет, что он договаривался о другой цене или передумал работать. В этом случае надо доказать, что у скана есть юридическая сила.

Лучше не ждать, пока недовольный партнер пойдет в суд, а заранее себя обезопасить. Для этого есть два железобетонных способа:

Необоснованная налоговая выгода в статье «Дела»

  • подписывать электронные документы электронной подписью;
  • прописывать в договоре, что электронные документы равны бумажным.

С первым способом всё понятно. Компания покупает электронную подпись и ею подписывает документы. По второму способу электронной подписью становится адрес электронной почты. Порядок действий в этом случае такой:

Как узаконить переписку по электронной почте в статье Дела

  • прописать в договоре, что электронные копии равны бумажному договору. Формулировка такая: «Стороны допускают обмен экземплярами договора, дополнений и приложений к нему, актами, уведомлениями, претензиями и другими документами по электронной почте. Переписка по электронной почте имеет силу простой электронной подписи и равнозначна бумажным документам с личными подписями сторон»;
  • в договоре указать, что стороны должны сохранять конфиденциальность доступов к электронной подписи. Это значит, никому нельзя передавать доступ к почте, логин и пароль: «Стороны обязуются сохранять конфиденциальность доступов к электронной почте и не передавать их третьим лицам». Это перестраховка на случай, если партнер начнет доказывать, что почта не принадлежит второй стороне, ее украли или взломали;
  • обозначить в реквизитах электронные почты сторон. Обмениваться договорами и другими документами лучше только с них;

Если всё сделать по инструкции, суд будет на стороне компании.

С какой почты писать

Обмениваться документами лучше с почты, которая зарегистрирована на домен компании: не с ivanov81@yandex.ru, а с ivanov@stroydetaltula.ru. Покупка домена — официальная процедура. Компания заключает договор с продавцом доменных имен, и домен официально принадлежит ей. Поэтому однозначно понятно, что все, кто пишет с такой почты — сотрудники компании.

В 2015 году суд подтвердил, что договор считается заключенным, если переписка велась с доменов компании. Оказалось, что это не обязательно почты директоров из договора. В этом деле документы отправили с другой почты, которая была на домене компании, но суд всё равно это одобрил.

Постановление по делу между ООО «Химсталькон-Инжиниринг» и ООО «Стройдом» на сайте Арбитражного суда

Компания «Химсталькон-Инжиниринг» подала на компанию «Стройдом» в суд за просрочку предоплаты и потребовала взыскания 3,4 млн рублей пеней. «Стройдом» подал ответный иск и попросил признать договор о поставке незаключенным.

«Химсталькон» должен был поставить «Стройдому» резервуар для хранения воды. Они оговорили, что покупатель внесет предоплату 10 млн рублей, в случае просрочки оплатит пени — 0,1% за каждый день просрочки.

Было несколько судов, но нас интересует только часть с документами. Компании обменивались документами по электронной почте. Такое условие было в договоре.

Сначала «Химсталькон» отправил «Стройдому» договор без подписи и печати на согласование. После согласования он отправил письмо с подписанным договором. «Химсталькон» показал распечатки писем.

«Стройдом» не отрицал переписку, но сказал, что в договоре указаны другие адреса электронной почты. «Химсталькон» должен был отправлять письма с адреса ivanov@himstalcon.ru. Но подписанный договор он отправил с адреса kosova@himstalkon.ru. Суд эти возражения отклонил. «Химсталькон» показал суду договор аренды доменного имени himstalkon.ru. Кто бы ни писал с этого адреса, это всё сотрудники компании.

Суд постановил, что договор нельзя признать незаключенным.

Если переписка ведется с домена компании, но не с адресов из договора, есть одна деталь. У сотрудника, который ведет переписку, должны быть полномочия заключать договоры. Например, у него должна быть доверенность.

В этом деле компания не смогла доказать, что у сотрудника были полномочия подписывать договор. Договор признали незаключенным.

Решение по делу между ООО «Черкизово-Свиноводство» и ООО Торговый дом «Агрогард» на сайте Арбитражного суда

«Черкизово-свиноводство» подало в суд на «Агрогард» и просило взыскать 1 млн рублей неустойки. Дело в том, что «Агрогард» не поставил партию гороха.

Компании присылали друг другу документы в электронном виде. В договоре было условие, что компании должны обменяться оригиналами в течение десяти дней после того, как прислали сканы по электронной почте. Компании этого не сделали.

Переписку от «Свиноводства» вел некий Кутырин. У него не было доверенности подписывать договоры и переписку об этом он вести не может. Кроме того, компании не заключили дополнительное соглашение об обмене документами по электронной почте.

Суд первой инстанции, апелляционной и кассационной инстанций признали договор незаключенным и отказали «Свиноводству» в его претензиях.

У маленьких компаний не всегда есть сайт. Поэтому они не могут вести переписку с почты, которая привязана к домену. Они обмениваются документами с общедоступной почты, например, с мейла или яндекса. Это не очень надежно, потому что трудно установить, кто писал. С почты stroydetal@yandex.ru может писать директор компании, руководитель отдела продаж без права подписи или жена директора. Но есть дело, где суд принял переписку с мейла.

Постановление по делу между ООО «Консулом» и АО «РАСМИ» в картотеке арбитражных дел

ООО «Консул» подало в суд на АО «РАСМИ». «Консул» заявил, что заказал «РАСМИ» маркетинговое исследование, перечислил 325 тысяч рублей, но исследование не получил. «Консул» требовал, чтобы «РАСМИ» вернул деньги.

«РАСМИ» с этим не согласился, подал ответный иск и сказал, что отправил исследование на адрес «Консула» market_oxota@mail.ru. Эксперты проверили почту и оказалось, что с этого адреса «Консул» согласовывал договор и вел по нему переписку. После экспертизы у суда не возникло сомнений, что «РАСМИ» отправил документы.

В этом случае суд оказался на стороне компании и подтвердил переписку с почты на мейле. Но в других случаях он может отказать, четких норм в законе нет.

Лучший способ обезопасить себя со сканами — писать с почты, которая привязана к домену компании. Идеально — с тех адресов, которые прописаны в договоре. У сотрудника, который ведет переписку, должна быть доверенность на подписание договоров. Так суды скорее всего признают договор заключенным.

Если в договоре нет условия об электронном обмене документами

Бывает, что компании обмениваются сканами, но условия об этом в договоре нет.

Статья 432-я Гражданского кодекса об условиях заключения договора в Консультанте

По Гражданскому кодексу компания не может признать договор незаключенным, если до этого принимала исполнение договора.

ООО «Твин Пикс» заключило договор с ООО «Блу Пайн» о поставках насосов. Они обменялись сканами договора по электронной почте. В договоре не было условия, что сканы равны бумажным документам.

«Твин Пикс» сделал предоплату — 50% стоимости по договору — и получил насосы. Когда пришло время платить оставшуюся часть, «Твин Пикс» заявил, что сканы не считаются договором и платить он не будет.

Раз «Твин Пикс» сделал предоплату по договору, он не может заявить, что договора не было.

Пояснения ВАС РФ от 23.10.2000 № 57 в_Консультанте

Верховный суд дал разъяснения по этому вопросу. Договор можно признать заключенным в таких случаях:

  • компании вели переписку по сделке. Например, директора обсуждали детали, высылали друг другу каталоги, примеры товаров, выписки из ЕГРЮЛ;
  • полностью или частично оплачивали работы или товары по сделке;
  • подписывали акты, протоколы, согласования, уведомления о расторжении договора, присылали и одобряли претензии друг друга;
  • заключали сопутствующие сделки;
  • просили друг друга об отсрочке платежа.

По сути компании вели работу по сделке и об этом есть доказательства, например, письма, документы. Решения судов подтверждают такой подход.

Решение по делу о подтверждении договора авансом между ООО «Домик» и ИП Мартыновой на сайте арбитражного суда

ИП Мартынова и ООО «Домик» заключили договор на строительство. ООО «Домик» подало на ИП в суд, чтобы взыскать триста тысяч рублей задолженности и девять тысяч рублей неустойки. Мартынова подала встречный иск на пятьсот тысяч рублей к «Домику» за неосновательное обогащение. В описании дела так и написано — «неосновательное обогащение», без пояснений.

Мартынова заявила, что договора с «Домиком» не подписывала. По ее мнению, договор был заключен между «Домиком» и другой компанией «Алко», где она директор. По условиям договора компании обменивались документами по электронной почте.

Мартынова сказала, что она не могла подписать договор, потому что находилась в это время в Краснодаре. Но суд заметил, что раз переписка велась по электронной почте, то она могла быть где угодно.

Кроме того, Мартынова сделала предоплату «Домику» — пятьсот тысяч рублей. Этот факт доказывает, что договор был заключен. Неважно, подписывала его Мартынова или нет. Главное, что по договору был платеж. Суд встал на сторону «Домика».

Если стороны уже работали раньше по сканам, то новый договор суд, скорее всего, признает заключенным:

Решение по делу между ЗАО «Вытегралесторг» и ИП Роздухова на сайте арбитражного суда

Суд разбирал дело между ЗАО «Вытегралесторг» и ИП Роздуховым. ИП поставил продукцию, а «Вытегралесторг» за нее заплатил, но с опозданием. Роздухов хотел получить неустойку.

Компании обменивались документами по электронной почте. Они пересылали друг друг акты, счета-фактуры, каталоги, графики погашения задолженности. Суд сказал, что это привычный способ обмена документами между компаниями. Поэтому электронные документы равны бумажным.

Чтобы установить, что стороны отправляли друг другу сканы, иногда проводят техническую экспертизу компьютера и составляют нотариальный протокол осмотра.

Получается, что работать по сканам договоров можно. Риски есть только в таких случаях:

  • в договоре нет условия, что можно обмениваться электронными документами;
  • документы отправляли с почты, которая не привязана к домену компании, с какого-нибудь мейла, яндекса или гмейла;
  • переписку вел сотрудник, у которого нет доверенности на подписания договоров.

В остальных случаях можно работать и не переживать.

Обменялись сканами: как расценивать договоры, заключенные по интернету

Если сторона сделки поставила на документе обычную рукописную подпись, отсканировала его и отправила контрагенту по электронной почте, с помощью мессенджера или в соцсети, считать ли такой договор заключенным? На что обратить внимание при доказывании факта заключения договора? Что делать, если сторона отрицает направление документа? Рассказываем, как фирмы заключают договоры по интернету и когда соглашения считаются незаключенными.

Можно ли считать обмен сканами документов заключением сделки?

Да, если есть возможность достоверно установить, что сканы документов исходят от сторон по договору. «Если одна из сторон будет оспаривать факт заключения договора, другая сторона будет обязана доказать, что именно ее контрагент направил соответствующий документ», – объяснил старший юрист Baker McKenzie Денис Ежов. Обычно для этого достаточно подтвердить, что электронная почта, страница в соцсети, мессенджер принадлежат конкретному лицу. И ему вряд ли помогут объяснения, что с его аккаунта документы отослал кто-то другой. «Чаще всего суды приходят к выводу, что человек сам отвечает за сохранность своих логина и пароля. Если третье лицо получило к ним доступ, то это проблемы владельца. Такой подход вполне логичен: почему я должен отвечать за рассеянность своего контрагента?» – считает юрист Практики по разрешению споров и банкротству АБ «Линия Права» Кирилл Коршунов. Если стороны не оспаривают договор и не заявляют о его фальсификации, суды признают такие договоры (например, дело № Ф05-20919/2016).

Старший юрист АБ «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры» Евгения Евдокимова напоминает, что сначала переписку по интернету нужно заверить у нотариуса, а потом предоставлять в суд. Например, в деле № Ф07-11603/16 истец этого не сделал, и его иск был отклонен.

Как быть, есть сторона отрицает, что отправляла документы?

Проверить, договаривались ли стороны обменяться документами с конкретных адресов электронной почты (номеров в мессенджерах, страниц в соцсетях и т. д.). Если стороны указали в соглашении о ведении переговоров или в допсоглашении, что будут общаться по определенному каналу – это будет лучшим доказательством действительности сделки. Если вид связи в договоре не указан, но он является корпоративным, не составит труда доказать, что переписку ведет сторона по договору. «Компании, с корпоративного домена которой пришел подписанный скан договора, будет сложно убедить суд, что она не имеет отношения к этому документу», – говорит Коршунов. Действительно, в деле № Ф06-1047/15 суд установил, что для признания договора заключенным достаточно переписки даже не с согласованных имейлов, а с имейлов с тем же доменным именем. Однако тут может возникнуть другой вопрос, имел ли хозяин электронной почты (телефонного номера, мессенджера, страницы в соцсети) полномочия на заключение договора. «Такое возражение отбивается тем, что полномочия подписанта следовали из обстановки, например, этот способ связи указан на сайте компании», – уверен Коршунов. Однако в деле № Ф05-21194/16 суд так и не смог установить, что переписку вел человек, который имеет право заключать договор, и признал его незаключенным.

Выяснить, заключались ли раньше договоры с той же электронной почты, страницы в соцсети или мессенджера. Если да, значит, это привычная практика для этих контрагентов. В таком случае не придется устанавливать, что документ отправлен стороной договора. Например, АС Северо-Западного округа принял такой аргумент в деле № Ф07-1046/2016, поскольку стороны уже успешно заключали договоры по интернету. Но не надо путать полностью электронный документооборот с ситуациями, когда участники сделки обмениваются отсканированными копиями, а затем бумажными оригиналами. Если они однажды почему-то не передали друг другу оригиналы, суд не признает договор заключенным (№ Ф04-3483/16).

Посмотреть, было ли одобрение сделки. Одобрение сделки происходит при полной или частичной передаче аванса (№ А19-1050/2012, № А19-1050/2012), поставке товара, выполнении работы, оказании услуги (№ 07АП-1144/16, № 01АП-7858/15, № Ф08-2313/17), оплате денег в связи с нарушением обязательств, подписании акта сверки задолженности, просьбе об отсрочке или рассрочке исполнения, и т. д. Если стороны одобрили сделку, то договор будет считаться заключенным (п. 123 постановления Пленума ВС от 23 июня 2015 года № 25; дело № Ф05-13764/16). Коршунов считает нелепым поведение стороны, которая начала принимать продукцию за оплату в долларах, но после скачка курса вдруг стала ссылаться на то, что никакого договора не заключала. «Еще иногда фирмы «прокалываются»: еще до того, как возник спор, они указывают в платежных документах или переписке реквизиты договора, который оспаривают, – делится Коршунов. – Суды расценивают это как осведомленность о договоре и согласие с его заключением».

А если переписка осуществлялась с личной почты/телефона?

В этом случае следует проанализировать название почты – если в нем указана фамилия владельца, доказать принадлежность почты будет несложно. Однако такая удача выпадает не всегда. Например, в деле № Ф09-1081/17 суд пришел к выводу, что из названия почты, расположенной на домене @bk.ru, нельзя установить, кому она принадлежит. В итоге суд не подтвердил, что переписку вело именно указанное лицо. Определить, принадлежат ли сторонам адреса электронной почты, можно с помощью судебного запроса провайдеру об их IP-адресах (если они статические).

Соответственно, если обмен документами осуществлялся по телефону, можно сделать запрос оператору сети о принадлежности номера конкретному абоненту. «Применительно к мессенджерам достоверно установить и доказать личность владельца аккаунта – задача непростая, так как верификация владельца, как правило, не производится. Однако с помощью IP-адресов и определенных поисковых действий возможно и это», – уверен к. ю. н., партнёр, глава отдела по разрешению споров Noerr Виктор Гербутов. Аналогично ситуация обстоит с соцсетями.

Руководитель группы практики по разрешению споров Goltsblat BLP Василий Малинин дает советы, как заключить договор по интернету. Он рекомендует либо заранее согласовывать адреса электронной почты (страницы в соцсети, мессенджера) всех участников правоотношений, либо вести обмен электронными сообщениями с лицом, которое имеет официальное доменное имя.

На что еще обратить внимание?

Конечно, на качество документов, которыми обмениваются стороны, – сканировать деловые бумаги нужно в высоком разрешении. Перед отправкой файла имеет смысл проверить, не происходит ли автоматического сжатия, которое может существенно ухудшить изображение. Если возникнет спор, чья подпись в документе, подлинная ли печать, вносились ли изменения в документ с использованием графических редакторов, это может облегчить проведение экспертизы. Как правило, при заявлении стороной спора о фальсификации договора именно заключение эксперта является решающим фактором (№ Ф05-19232/16, № Ф01-4768/16).

Юрист практики «Интеллектуальная собственность и информационные технологии» санкт-петербургского офиса «Борениус» Алексей Грибанов уверен: документы, предназначенные для дальнейшего сканирования, лучше составлять таким образом, чтобы подписант не только ставил в них свою подпись, но и собственноручно вносил дату, фамилию, имя, отчество. Этот рукописный материал может проанализировать эксперт, если возникнет спор об авторстве подписи.

Также полезно сопровождать обмен сканами документов перепиской (см. дело № Ф08-4320/15) и лучше, если она будет происходить по иным каналам связи. Например, после обмена документами по электронной почте имеет смысл подтвердить их получение с помощью СМС

И еще. Как бы вы не перестраховывались при заключении договоров посредством обмена сканами через интернет, отдельные банки и госорганы не будут считать такие договоры заключенными надлежащим образом. «В отношении «первичных» документов российский закон и практика более строги. Акты приемки, накладные и так далее обязательно подписывать на бумаге или обязаны подписывать их в оригинале или в электронном виде с обязательным использованием электронной подписи. В случае нарушения этого требования документы не примут», – рассказал Ежов.

Юридическая сила скана договора и нюансы при его заключении через электронную почту

Для работы с компанией или ИП нужно заключить договор. Иногда контрагент предлагает обменяться подписанными сканами договоров по электронной почте. Имеет ли этот скан договора юридическую силу, если оригиналами вы так и не обменялись? Вдруг в дальнейшем у вас возникнут разногласия и контрагент заявит, что платить не будет, договор не подписывал, а этот ваш скан — «филькина грамота».

Практика обмена сторонами сканами договора и связанных с ним документов в электронной форме набирает популярность. Это помогает значительно ускорить процесс работы, особенно если контрагенты находятся в разных городах и регионах, либо по иным причинам не могут или не хотят подписывать «живой» документ.

1. Общие требования к форме сделки
2. Как правильно обмениваться скан-копиями и электронными документами?
3. Тонкости использования электронной почты
4. Если условия об электронном взаимодействии нет…

Давайте разбираться, когда можно работать по скан-копиям и как себя обезопасить от признания такого соглашения незаключенным или недействительным.

Общие требования к форме сделки

По ГК РФ сделку можно заключить письменно, устно, конклюдентными действиями и молчанием. Письменная форма может быть простой и нотариальной. Большинство сделок в обороте заключается в простой письменной форме. Для этого нужно составить договор и подписать его.

Времена, когда подписью считалась только собственноручно начертанная чернилами закорючка на бумаге, прошли. Сейчас в качестве подписи может выступать любой символ, текст, графический образ, лично добавленный человеком к тексту документа. (например, факсимиле).

ГК РФ устанавливает ряд случаев, когда договор должен обязательно быть составлен на бумаге:

  • для этой сделки закон предусматривает нотариальную форму;
  • договор нуждается в государственной регистрации (в основном это сделки с недвижимостью).

Что касается простой письменной формы, то закон не запрещает обмениваться договорами в электронной форме, пересылать их по почте, факсом или телеграммой. Можно подписать договор, отсканировать его и послать pdf-документ по электронной почте. Статья 434 ГК РФ устанавливает два условия применения такого способа:

  1. должна быть возможность достоверно установить, что документы отправили друг другу стороны сделки (если вы отправляет скан-копию по электронной почте, то в случае спора нужно будет доказать, что адрес почты принадлежит вам);
  2. документ в электронном виде должен где-то храниться с помощью электронных, магнитных, оптических и аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Чтобы не было проблем с признанием юридической силы сканированного договора, нужно обязательно следовать определенным правилам, которые выработаны практикой.

Как правильно обмениваться скан-копиями и электронными документами?

Обычно вопрос юридической силы сканов договора встает при возникновении разногласий и претензий.

Например, клиент заявляет, что передумал сотрудничать, отказывается платить за выполненную работу, скан юридической силы не имеет и поэтому все отношения регулируются нормами о неосновательном обогащении. Там правила уже другие.

Чтобы не попасть в такую неприятную ситуацию, нужно заранее обезопасить себя на этапе заключения договора. Есть три варианта действий, которые позволят избежать признания договора незаключенным:

  1. подписать договор квалифицированной электронной подписью (КЭП);
  2. прописать в договоре, что стороны в подтверждение сотрудничества направляют друг другу подписанные скан-копии с последующим обменом бумажными оригиналами;
  3. указать в договоре, что электронные копии документов, направленные по электронной почте, считаются подписанными простой электронной подписью и по юридической силе равны бумажным документам.

Первый способ предельно ясен. Для его применения у вас и вашего контрагента должна быть в наличии действующая КЭП (по старому — ЭЦП). Подписываете ею договор и ни у кого не будет вопросов. Согласно ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный КЭП, признается равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

Распечатывать, подписывать бумажный экземпляр и сканировать его не нужно. Подписать договор с помощью КЭП можно прямо в текстовом или pdf-редакторе.

При втором и третьем способе скан-копия считается подписанной простой электронной подписью (ПЭП), идентификатором которой выступает адрес электронной почты (о видах электронной подписи и их применении ).

В соответствии с ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи электронный документ, подписанный ПЭП, признается равнозначным бумажному, подписанному собственноручной подписью только в случае прямого указания закона или соглашения сторон. Поэтому в самом договоре нужно обязательно указать, что электронный образ документа равен бумажному.

Второй способ предполагает последующий обмен бумажными оригиналами, поэтому формулировка может быть примерно такой:

«Договор заключается в следующем порядке:

1. Сторона 1 направляет Стороне 2 по электронной почте проект договора в виде электронного документа, что является офертой к заключению договора.

2. Акцептом Стороны 2 признается совокупность следующих действий:

2.1 направление подписанной с его стороны скан-копии договора в формате jpeg или pdf на адрес электронной почты Стороны 1;

2.2. последующее направление подписанного подлинника договора в адрес Стороны 1 посредством почтовой связи.

3. Сторона 2 обязана направить Стороне 1 подписанный экземпляр договора в течение 3 (трех) рабочих дней с момента получения подлинника договора, подписанного Стороной 1.

4. При неисполнении Стороной 2 обязанности, предусмотренной пунктом 2.2 настоящего Договора, он считается подписанным по истечении 10 (десяти) календарных дней с момента получения Стороной 2 подлинника документа, подписанного со стороны Стороны 1″.

Этот вариант предполагает направление бумажного подлинника хотя бы одной из сторон и страхует ее на случай, если другая сторона не направит в ответ свой экземпляр.

Можно обойтись и без обмена бумажными экземплярами. Для этого в договоре укажите, что электронные скан-копии равнозначны бумажному договору, подписанному собственноручной подписью.

Формулировка может быть такой:

«Договор заключается путем обмена Сторонами его скан-копиями по электронной почте в формате jpeg или pdf. Направленные таким образом документы считаются подписанными простой электронной подписью и признаются сторонами равнозначными бумажным, подписанным собственноручной подписью сторон».

Помимо условия об электронном взаимодействии в договоре нужно обязательно прописать адреса электронной почты каждой из сторон. Это важно. Значение имеет даже то, какой именно электронной почтой вы пользуетесь при переписке.

Тонкости использования электронной почты

При заключении договора путем обмена сканами основной риск состоит в доказывании того, что электронное письмо было отправлено именно контрагентом.

Обмениваться сканами лучше всего с доменной почты. Это электронная почта, которая привязана к доменному имени сайта. Ее адрес имеет вид «логин@имя_сайта.ru».

Приобретение доменного имени — процедура официальная. Часто оно совпадает или сходно с фирменным наименованием компании, товарным знаком, коммерческим обозначением и т. д. Когда вы видите в строке отправителя доменную почту, у вас больше уверенности в том, что написал и отправил его именно сотрудник компании, которой принадлежит домен.

Случается, что в договоре прописан один адрес электронной почты, однако скан договора был отправлен с другого адреса того же домена. Даже в этом случае суд может признать договор заключенным.

В 2015 году АС Поволжского округа рассматривал дело о взыскании пени за просрочку оплаты по договору поставки. Покупатель подал встречный иск о признании договора незаключенным.

Стороны обменивались договорами по электронной почты. Покупатель переписку не отрицал, но указал, что в договоре указаны иные адреса электронной почты. Поставщик должен был отправлять письма с адреса ivanovhimstalcon.ru. Но скан подписанного договора он отправил с другого адреса — kosovahimstalkon.ru.

Суд установил, что оба адреса закреплены за сотрудниками поставщика и являются персональными адресами на домене компании.

«То обстоятельство, что часть такой переписки исходила с электронного адреса ivanovhimstalcon.ru, а часть с kosovahimstalkon.ru, не может служить основанием для признания договора незаключенным, как не соответствующим условиям договора, поскольку указанные адреса созданы на домене «@himstalkon.ru», принадлежащем истцу» (Постановление АС Поволжского округа от 27.10.2015 по делу № А57-15703/2014).

Если переписку ведет сотрудник компании с адреса, не указанного в договоре, у него должны быть полномочия на заключение договора. Поэтому попросите приложить еще и скан-копию доверенности. Иначе договор могут признать незаключенным, как в деле № А40-118301/2015.

Покупатель предъявил иск к поставщику о взыскании неустойки за то, что тот не поставил товар. Стороны обменивались документами по электронной почте. Договор предусматривал последующий обмен оригиналами, но этого сделано не было.

У сотрудника, который вел переписку от имени истца, не было полномочий на заключение договоров. Вдобавок между сторонами отсутствовало соглашение об электронном взаимодействии.

Из этого следует еще одна рекомендация: в договоре должно быть условие не только о его заключении по электронной почте, но и положение о допустимости обмена таким способом иными документами (счетами, актами, доп. соглашениями и т. д.)

Свой собственный сайт есть не у всех компаний и ИП. Поэтому переписку они ведут с адресов, зарегистрированных в общедоступных почтовых системах: Яндекс, Mail.ru, Gmail.com и т. д.

Установить, кто вам пишет с этой почты, сложнее, но тоже возможно. Для этого может потребоваться компьютерно-техническая экспертиза или нотариально заверенный протокол осмотра доказательств.

Итак, правила использования электронной почты следующие:

  • рекомендуется вести переписку с доменной почты;
  • писать только с тех адресов и на те адреса, которые указаны в договоре;
  • у сотрудника, который ведет переписку по поводу заключения договора, должна быть доверенность на это.

Еще одна рекомендация — включить в текст договора в порядке ст. 431.2 ГК РФ заверения о том, что указанные адреса электронной почты действительно принадлежат каждой из сторон и они обязуются обеспечить конфиденциальность доступов к ним.

Тогда в случае спора суд скорее всего признает договор заключенным. Разумеется, если у него нет иных пороков, которые являются самостоятельным основанием для признания договора незаключенным (например, не согласованы все существенные условия).

Если условия об электронном взаимодействии нет…

Порой стороны обмениваются сканами договоров, хотя в нем нет ни единого слова об этом. Даже в такой ситуации иногда договор могут признать заключенным — если стороны приступили к его исполнению.

На помощь здесь приходит принцип «эстоппель» — запрет на противоречивое поведение сторон сделки. В ГК РФ он встречается в нескольких нормах, одна из них — п. 3 ст. 432. Сторона не вправе требовать признания договора незаключенным, если ранее каким-либо образом подтвердила его действие, например, приняла от другой стороны полное или частичное исполнение, либо сама начала исполнять свои обязательства. Так, уплатив аванс и приняв работу исполнителя на условиях, указанных в скан-копии договора, заказчик не вправе отказаться от уплаты оставшейся части, ссылаясь на его незаключенность. С его стороны это будет недобросовестным поведением.

О заключении договора может свидетельствовать также переписка по электронной почте по поводу сделки, подписание актов, протоколов, дополнительных соглашений. Иными словами стороны вели работу по исполнению договора и это подтверждают документы и письма.

Также суд скорее всего признает юридическую силу скана договора, если его стороны ранее заключали другие сделки таким же способом и исполняли их. При таких обстоятельствах обмен документами по электронной почте является привычным способом для сторон.

Если дело дойдет до суда, то не забывайте также про ч. 3 ст. 75 АПК РФ и ч. 1 ст. 71 ГПК РФ: они признают документы, полученные посредством сети Интернет письменными доказательствами.

Работать по сканам можно, нужно лишь делать это правильно. Если вы учтете в работе все нюансы, в которых мы сейчас разобрались, то можно не бояться признания договора незаключенным.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *