Счет фактура и накладная в одном документе

Универсальный передаточный документ вместо счета-фактуры и накладной

Два года назад ФНС в своем письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ порекомендовала налогоплательщикам использовать универсальный передаточный документ (УПД), который заменяет накладную (акт) и счет-фактуру. Многие бухгалтеры отнеслись к этой возможности с осторожностью, ведь Налоговый кодекс не содержит такой нормы. Напротив, в ст. 169 НК РФ явно сказано, что основанием для принятия к вычету НДС служит счет-фактура. Как же быть бухгалтеру? Есть ли риск при использовании в работе УПД? Попробуем разобраться в этих вопросах, определим плюсы и минусы использования универсального документа.

Универсальный передаточный документ содержит все реквизиты счета-фактуры, полностью дублируя его. Именно этот факт позволяет принимать НДС к вычету на основании УПД. Кроме того, анализируемый документ включает в себя основные элементы накладной ТОРГ-12: основание отгрузки, даты отгрузки и получения товара (услуги, права), подписи ответственных лиц. В целом УПД может заменить и другие передаточные документы: акт выполненных работ (услуг), накладную на отпуск материалов на сторону М-15, акт приема-передачи основных средств ОС-1 (письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Универсальный передаточный документ отвечает всем требованиям, которые предъявляются к первичному учетному документу, поэтому покупатель вправе признать расходы на основании УПД.

Подробные условия применения, порядок заполнения и отражения УПД в книге покупок и продаж содержатся в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Рассмотрим основные нюансы применения универсальных докуметов.

Сфера и порядок применения УПД

Форму УПД могут использовать организации и ИП на любой системе налогообложения. Юридические лица и ИП на УСН и ЕСХН могут использовать УПД в качестве первичного документа со статусом 2 для подтверждения расходов в целях налогообложения (письмо ФНС России от 05.03.2014 № ГД-4-3/3987).

УПД со статусом 2 могут составлять комитенты при отгрузке товара и продавцы, осуществляющие операции, не облагаемые НДС.

Если вы решили применять универсальный документ для целей бухгалтерского и налогового учета, зафиксируйте это решение в учетной политике. Также утвердите форму УПД, которую будет применять организация.

Необязательно полностью переходить на использование УПД. Даже по одному договору, который подразумевает несколько поставок, можно составлять как привычные всем документы (счет-фактуру, накладную, акт), так и УПД. Это подтверждает письмо ФНС России от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963. О правомерности налоговых вычетов на основании универсального документа, в частности, сказано в письме Минфина РФ от 16.06.2014 № 03-07-09/28664.

Если организация перешла на применение универсальных передаточных документов, совсем не обязательно сообщать об этом покупателям. В свою очередь покупатели не вправе требовать от поставщика выписывать счета-фактуры вместо УПД. Некоторые договора поставки содержат наименование документов, которые продавец составляет при отгрузке товаров (работ, услуг). В таком случае нужно составить дополнительное соглашение к договору, где прописать условия применения УПД.

Статус УПД

В левой части документа необходимо выбрать один из двух статусов. Статус № 1 говорит о том, что документ одновременно заменяет и передаточный документ (накладную, акт), и счет-фактуру. Статус № 2 означает, что перед вами только передаточный акт. Если продавец выписал УПД со статусом 2, необходимо также выписать и счет-фактуру (применимо для организаций, работающих с НДС).

В зависимости от выбранного статуса заполняются реквизиты универсального документа. Первый статус обязывает заполнить абсолютно все реквизиты УПД. Этот вывод основан на требованиях, которые предъявляются к первичным документам (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а также к счетам-фактурам ( п. 5, 6 ст. 169 НК РФ).

Статус с кодом 2 позволяет заполнить лишь те реквизиты, которые обязательны для накладной (акта). Значит, продавец вправе оставить пустыми часть данных УПД:

  • строку 5 «К платежно-расчетному документу»;
  • графу 6 «В том числе сумма акциза»;
  • графу 7 «Налоговая ставка»;
  • графы 10 и 10а «Страна происхождения товара» (цифровой код и краткое наименование);
  • графу 11 «Номер таможенной декларации».

Форма УПД содержит строки «Наименование экономического субъекта» (№ 14 и 19). Их можно не заполнять, если на документе будет стоять печать продавца и покупателя. Печать должна содержать полное наименование организации.

Статус документа носит информационный характер. Фактический статус УПД определяется наличием/отсутствием в нем всех обязательных показателей в отношении первичных учетных документов и (или) счетов-фактур. Поэтому регистрации в книге покупок и книге продаж подлежит даже УПД со статусом 2, если в нем заполнены все реквизиты.

Преимущества УПД

Применение универсальных документов значительно упрощает документооборот.

Среди основных плюсов УПД можно отметить:

  • снижение расходов на бумагу;
  • единый стиль документов для всех видов продаж (УПД заменяет акты услуг, ТОРГ-12, ОС-1, М-15);
  • экономию времени на оформление документов;
  • сокращение архива документов.

Но иногда без счетов-фактур не обойтись. Например, счет-фактура выписывается при получении предоплаты. В данной ситуации для целей бухгалтерского учета документ составлять не нужно, а для налогового учета необходимо. Поэтому УПД организация выписать не сможет, т.к. документ со статусом 1 заменяет не только счет-фактуру, но и передаточный акт, который здесь не требуется.

Подводя итог, можно отметить, что за универсальными документами будущее. И со временем к ним привыкнут, так же как и к новым формам и правилам заполнения документов по НДС, которые были установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Как исправить ошибки в УПД, подскажет статья экспертов Норматива.

Об особенностях заполнения универсального корректировочного документа читайте в подробной статье.

Что такое УПД универсальный передаточный документ?

Объединяющий универсальный передаточный документ разработан, утвержден ФНС РФ (письмо № ММВ-20-3/96, издано в 2013 году), отличается тем, что одновременно содержит реквизит счет-фактуры и обязательные элементы «первички» (например, в наличии реквизиты товарной накладной, акта выполненных работ, других). Это означает, что он успешно может использоваться вместо той же товарной накладной, акта выполненных работ и тд.

Налоговая служба при релизе продукта уведомило, что УПД — не обязательный, а рекомендательный, то есть законодательство не настаивает на его исключительном применении, кроме того любая компания может самостоятельно разрабатывать, дорабатывать его (ст. 9 «Закон о бухучете», 2011 год). Также может применяться в любом бюджетном учреждении. Выглядит, как обычная счет-фактура (ничем не отличается от обычной), но с добавленными полями.

УПД универсальный передаточный документ, когда можно применять, как заполнить правильно?

Каждый налогоплательщик может найти применение этой разработке ФНС для оформления ряда операций:

  • 1. Передачи имущественных прав;
  • 2. Передачи выполненных услуг, работ;
  • 3. Отгрузки товаров.

Использование этого нововведения позволяет в полном объеме решить следующие задачи:

  • 1. Вести бухгалтерский учет;
  • 2. Заявлять налоговый вычет по НДС;
  • 3. Подтверждать расход организации для исчисления ее налога на прибыль.

Заполняется в качестве документа для передачи права собственности или на переход этого права и одновременно для исчисления НДС (счет-фактура). Но даже строгий налоговик не будет считать за ошибку заполнение УПД, как передаточного, и чтобы счет-фактура была выписана отдельно. Инструкция советует: в любом из случаев при необходимости использовать данную форму, в левом углу, вверху обязательно нужно ставить цифры «1», «2», они укажут статус — в первом случае, это будет единый документ (передаточный и счет-фактура одновременно), во втором обычный передаточный учетный. Когда он имеет статус 1, то правильно будет заполнить полностью реквизиты счет-фактуры, это:

  • 1. Графа 1-11;
  • 2. Строка 1-7.

Затем нужно заполнять поля, предназначенные для «первички». При статусе 2 все разделы для счет-фактуры оставить незаполненными, а выполнять оформление УПД, как обычной первичной отчетности. Правильность заполнения подразумевает наличие подписей, даты.

При заполнении обратить внимание:

  • 1. В строках 3, 4, где говорится об адресах грузополучателя, грузоотправителя можно указать ИНН, КППсторон;
  • 2. Графа Б не обязательна;
  • 3. В строке 10, где указывается передавшего товар, услугу, работу, требуется наличие не только подписи ответственного, но и его должности, фамилии, инициалов.

При покупке физлицам выдается на руки данная форма, квитанция ПКО, чек. Его удобно использовать, когда нужно выполнять договор поставки многими отгрузками.

Правильное оформление, приказ на применение

Правильным оформление будет, когда руководитель издаст приказ на применение или переход организации на данный хозяйственный документ (где указать с какого точно числа осуществить переход), также должна быть изменена учетная политика.

Правильность оформления со стороны покупателя подтверждает ответственное лицо, для этого ему надо подписать отчетность в графе 18, указав должность, фамилию.

Если требуется внести изменения потому, что товар, услуга поменялись в цене, тогда используется универсальный корректировочный документ. Он имеет форму счет-фактуры дополненной документом, подтверждающим согласие участников на изменение (пример дополнения — кредит-нота).

Что заменяет в бухгалтерии?

Кроме применения в виде счет-фактуры разработка ФНС может использоваться в бухгалтерии, как:

  • 1. Товарная накладная;
  • 2. Накладная на отпуск различных товаров;
  • 3. Товарный раздел товарно-транспортной накладной;
  • 4. Акт для приема-передачи, любого объекта основных средств (в том числе для аренды).

Нужна ли печать?

Вопрос, где должны стоять печати на УПД неактуальный, они не используются. Достаточно росписей ответственного лица за поставщика, даже если он осуществляет сделку по доверенности.

Приказ на применение универсального передаточного документа: кто подписывает?

Компания может использовать УПД только после приказа руководителя, который он сам и подписывает. Далее в хозяйственной деятельности, его может подписывать сам руководитель, главный бухгалтер, любое ответственное за это лицо.

Сколько экземпляров выписывать?

Как и любой первичный документ или счет-фактура, УПД требуется выписывать в 2 экземплярах, один из них нужно использовать для своего бухучета, второй предоставить покупателю.

Куда подшивать?

Налоговый кодекс не регламентирует в какую папку будут подшиты УПД и где их правильно хранить.

Универсальный передаточный документ 2018 бланк образец заполнения скачать бесплатно можно здесь:

Внешняя печатная форма для 1С УТ 10.3 Может использоваться в 1С УПП

Отзывы

Согласно опроса, проведенного среди бухгалтеров, оказалось, что около 20% из них, еще ни разу не использовали данную форму, около 40% — иногда ее встречают в работе, такое же количество людей подтвердило, что используют отчетность часто. То есть за несколько лет этот документ занял немалую долю рынка, но старые форматы не вытеснил, несмотря на рекомендательный характер его использования. Большинство организаций не хотят менять правила работы, существовавшая до появления УПД система полностью их устраивает. О том, что документ не рвется в лидеры свидетельствует и то, что Википедия до сих пор не разместила страницу о нем, ни по-русски, ни по-английски.

Плюсы и минусы документа в его универсальности — с одной стороны это удобно, но с другой форма слишком перегружена и когда выполняется бухучет, обработка информации занимает больше времени.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *