Реквизит документа

Реквизиты документов, обеспечивающие юридическую силу

(ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)
1. Наименование организации
Наименование организации – автора документа указывают на бланках в соответствии с учредительными документами организации (учредительным договором, уставом или положением). Наименование организации должно включать:

  • сокращенное, а при его отсутствии – полное, наименование вышестоящей организации, если она имеется;
  • указание на организационно-правовую форму или характер деятельности организации (открытое акционерное общество, благотворительный фонд, государственное унитарное предприятие и т.д.);
  • собственное индивидуальное название организации;
  • сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного;

· наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации, если оно является автором документа.
Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаге. В этом случае наименования организаций печатаются при изготовлении документа и размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. Наименования организаций, занимающих равное положение, располагают на одном уровне.

Если организация расположена на территории субъекта Федерации, имеющего наряду с русским языком второй государственный язык – национальный (якутский, чувашский, татарский и др.), все реквизиты бланка указываются на двух языках, при этом реквизиты на русском языке оформляются угловым способом слева, а реквизиты на национальном языке – справа.
Организации, осуществляющие переписку с зарубежными партнерами, используют бланки на двух языках – русском и одном из иностранных, соответственно, все реквизиты бланка воспроизводятся на двух языках. Наименование организации на одном из иностранных языков должно быть закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке,
2. Справочные данные об организации
Реквизит используется в бланках писем. Он включают: почтовый адрес; номера телефонов, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации, например, номер факса, телекса, счета в банке, адрес электронной почты и др.
Почтовый адрес организации в справочных данных указывается в соответствии с «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221, то есть в следующей последовательности:

  • название улицы, номер дома, номер квартиры;
  • название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
  • название района,
  • название области, края, автономного округа (области), республики;
  • страна (для международных почтовых отправлений);
  • почтовый индекс.

Под реквизитом «Справочные данные об организации» указываются: код организации по ОКПО, основной государственный регистрационный номер (ОГРН); идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
3. Наименование вида документа
Реквизит присутствует в бланках конкретного вида документов. Наименование вида документа указывается в соответствии со сложившимися в системе делопроизводства традициями. Для закрепления видов и разновидностей документов разрабатывают Табели форм документов, применяемых в организации. Нельзя использовать в качестве названия вида документа слова «мероприятия», «информация», «порядок» и др. Документы должны называться: план, справка, докладная записка, инструкция и т.п.
В служебной переписке наименование вида и разновидности письма указывать не принято.
4. Дата документа
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два основных способа оформления даты:

  • цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год: 05.02.2004;
  • словесно-цифровым способом: 05 февраля 2004 г.

Стандарт разрешает оформлять дату в обратной последовательности – год, месяц, число: 2004.02.05, что соответствует международному стандарту на оформление дат.
Датой документа может быть дата:

  • подписания документа (в приказах, распоряжениях, указаниях, справках, докладных записках, письмах, договорах и др.);
  • утверждения документа (в положениях, инструкциях, правилах, штатных расписаниях, регламентах и др.);
  • события (в протоколах и актах).

Нужно также иметь в виду при работе с документами, что датируются многие служебные отметки на документе, отражающие процедуру движения документа в ходе его подготовки и исполнения: резолюции, визы, отметка о поступлении документа в организацию, отметка о заверении копии, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Дата и регистрационный номер документа могут записываться от руки или проставляться с помощью механического нумератора.
5. Регистрационный номер документа
Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу. Регистрационный номер входит в состав реквизитов бланка, проставляется одновременно с датой документа.
6. Гриф утверждения документа
Документы проходят процедуру утверждения для придания им юридической силы. Утверждаются организационно-правовые документы (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания), планы, отчеты, некоторые виды актов и протоколов. Перечень утверждаемых документов в каждой организации должен быть определен в Инструкции по делопроизводству.
Документ может утверждаться непосредственно руководителем (несколькими руководителями), распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Спецтехника» Подпись Н.В. Шмелев 12.02.2005

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа распорядительным документом, издаваемым руководителем, или коллегиальным органом в грифе утверждения указывается наименование документа, в котором зафиксировано решение об утверждении, его дата и номер, при этом все слова в грифе утверждения согласуются в роде, числе и падеже, например:

Положение УТВЕРЖДЕНО Советом директоров ОАО «Квант» (протокол от 15.12.2004 № 1)

Инструкция УТВЕРЖДЕНА приказом председателя Правления банка от 30.04.2004 № 82

7. Подпись

Реквизит, придающий документу юридическую силу. Если документ оформлен на бланке, в состав реквизита входят: обобщенное наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия):

Генеральный директор Подпись О.П. Смуров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, отражающей иерархию должностей, причем первой указывается должность вышестоящего работника, например:

Генеральный директор Подпись М.А. Медведев

Главный бухгалтер Подпись Н.И. Логинова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель министра Заместитель министра

юстиции Российской Федерации финансов Российской Федерации

Подпись В.М. Степанов Подпись А.П. Миронов

Документы коллегиальных органов (коллегий, советов, правлений) подписываются председателем этого органа (или председательствующим на заседании) и секретарем.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:

Председатель Подпись Н.В. Куликов

Члены Подпись К.М. Артемьева

Подпись С.П. Матвеев

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица:

Зам. генерального директора Подпись Н.Г. Котляр

или:

И.о. генерального директора Подпись И.О. Тарасов

Не допускается надписывать от руки «За», ставить косую черту перед наименованием должности, если документ подписывает не руководитель, чья подпись оформлена на документе, а замещающее его должностное лицо.
8. Оттиск печати
Так же, как и подпись, относится к реквизитам, придающим документу юридическую силу. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми, материальными средствами и др. Проставление печати на документах регламентируется нормативными актами. Инструкция по делопроизводству, как правило, включает в качестве приложения перечень документов, заверяемых печатью организации.

Оттиск печати на документе следует проставлять таким образом, чтобы он не захватывал подпись должностного лица. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
9. Отметка о заверении копии
Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Для придания юридической силы копии она должна быть соответствующим образом заверена. Заверения требуют также выписки из документов.
Копии документов заверяются специально уполномоченным для этого работником.
Отметка проставляется на свободном месте в нижней части документа и включает: надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, печать, например:

Верно

Инспектор общего отдела Подпись М.В. Завалишина

2003.
Печать

10. Визы согласования документа
Реквизит, свидетельствующий осогласовании документа внутри организации. Визирование документа проводится до подписания документа всеми заинтересованными лицами, то есть теми, кого в той или иной степени затрагивает содержание документа. Виза включает: должность визирующего, его подпись, инициалы и фамилию, дату, например:

Начальник юридического отдела Подпись В.А. Сидоров

При наличии замечаний по проекту документа визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела Подпись В.А. Сидоров

Организационно-правовые, распорядительные документы визируются на первом экземпляре. Служебные письма визируются на втором экземпляре (копии), остающемся в деле организации – автора документа.
Документ визируется исполнителем, руководителем подразделения, подготовившего проект документа, руководителями заинтересованных подразделений и ответственными лицами финансовых и экономических служб, если это необходимо, заместителем руководителя организации, курирующим подразделение, если документ подписывает руководитель, и всеми перечисленными лицами, кроме заместителя, если документ подписывается им.

ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТА И РЕКВИЗИТА. ОСНОВНАЯ ФУНКЦИЯ ДОКУМЕНТА

В переводе с латинского слово «документ» означает «свидетельство», «способ доказательства».

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Этим понятием определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Документы закрепляют производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых различными судами.

Документы, зафиксировав информацию обеспечивают ее сохранность, накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени.

Основные функции документов:

1. Информационная – фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека;

2. Коммуникативная – внешние связи предприятий и организаций;

3. Управленческая или организационная – обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности;

4. Правовая лил юридическая – доказательства при рассмотрении спорных вопросов, договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т.д.;

5. Воспитательная – дисциплинирует исполнителя.

Документ рассматривается как результат закрепления фактов, событий, деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.

2.ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИИ И ЕГО СТАНОВЛЕНИЕ

Документирование – это процесс создания и оформления документа. ГОСТ определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Первоначально термин «делопроизводство» появился в 17 в. и означал процесс решения дела: «дело производить» — решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого и создавали документы, т.к. устное слово может быть забыто, искажено при передаче или не так понято.

В разные времена «документы» создавались на глиняных табличках, бересте и т.д. Самой древней формой документа на Руси была грамота – отдельный лист пергамента шириной около 15-17 см. Потерявшие ценность документы счищали, а дорогостоящий материал подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи информации. В 15 в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально также привозили из западноевропейских стран, а со второй половины 17 в. – своя, отечественная. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. Инструментами письма служили гусиные перья, затачиваемые определенным образом перочинным ножом. Лучшими считались перья из левого крыла гуся, а сама очинка требовала значительного умения. Гусиные перья применялись вплоть до второй половины 19 в., хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером текст посыпался мелким кварцевым песком.

Делопроизводство («вершение дел») в России прошло ряд этапов своего становления. Письменные документы, дошед­шие до нашего времени, показывают, что уже в Х в. в Древ­нерусском государстве была определенная культура подготов­ки документов (договоры с Византией 911 и 945 гг., купчие грамоты и др.). Слово «дело» как собрание документов упот­реблялось уже в середине XVI в.

Первым к началу XVII в. в России сложилосьприказноеделопроизводство. Приказами в то время именовались орга­ны государственной власти. Документы имели форму свитка, составляющего иногда в длину десятки и даже сотни метров.

При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегия­ми назывались центральные учреждения, ведавшие отдель­ными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.

В начале XIX века коллегии были заменены министер­ствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилосьисполнительное («министерское») дело­производство. Появились бланки служебных документов, на­чалось внедрение механизации конторского труда.

В годы Советской власти было разработано делопроиз­водство, характерное дляцентрализованного управления народ­ным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов (реквизитов). Была предпринята попытка внедрения Единой госу­дарственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отрас­лей осуществлялось освоение унифицированных систем до­кументации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.

В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма – рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, фото- и видеопленке, магнитной ленте, диске и др.).

С внедрением в 80-е годы 20 века в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составление документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.

На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создаются обычно рукописным способом.

Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации. Коллегиальная деятельность предприятий и учреждений фиксируется в протоколах, распорядительная деятельность – в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу, работа ревизионных комиссий – в актах, производственно-хозяйственная деятельность – в договорах, контрактах, коммерческой переписки и т.д.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов.»

3.ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использование в справочных целях и хранения.

Документооборотом называют движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения использования или отправления. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации.

В технологию работы с документами входят следующие этапы:

1. создание или прием и первичная обработка документов;

2. их предварительное рассмотрение и распределение Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам. Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения. На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям. Обработка или передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время. Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю. При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации;

3. регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления индекса или регистрационного номера (входящего или исходящего) с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрационный номер состоит из порядкового номера документа, номера дела, в которое отправится документ. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой. Регистрации подлежат все документа, требующие исполнения, учета и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций. Документы регистрируются в организации один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется;

4. исполнение документов. Любой документ, требующий исполнения содержит следующие реквизиты: исполнитель или исполнители и дата исполнения. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания или утверждения документа, а для документов, поступивших в организацию – с даты их поступления. Чаще всего сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя;

5. контроль исполнения документов. Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители или по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения;

6. информационно-справочная работа предполагает наличие информационно-поисковой системы, создание на основе регистрации и индексирования информационно-поисковых массивов (карточек, регистров и т.д.);

7. их отправка. Документы, отправляемые организацией, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи;

8. систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов (группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел – систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке – и систематизация документов внутри дела).

4.ПОНЯТИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. ОБЩЕРОССИЙСКИЕ СТАНДАРТЫ

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Организация делопроизводства влияет на оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. При рационально организованном процессе делопроизводства специалисты и руководители освобождаются от выполнения несвойственных им операций. Благодаря четко организованному делопроизводству руководители могут в любое время получить реальную картину деятельности организации, в противном случае работа ее сотрудников и все дальнейшее ее развитие будет носить хаотичный характер.

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений.

На сегодняшний день документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документов (УСД).

Правильная постановка делопроизводства в учреждениях является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений и т.д.

Современное делопроизводство включает:

1. обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

2. организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Юридическая состоятельность обращаемых документов определяется правильностью их оформления и учета, соблюдением стандартов, принятых на территории государства.

5.УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

С течением времени произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов».

Стандарт устанавливает комплекс норм, правил, требований к документированию. В состав стандартизации входят следующие элементы:

1. типизация – разработка типовых конструкций или технологических процессов на основе общих характеристик. В документировании типизация используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст – это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты аналогичного содержания;

2. унификация – выбор оптимального числа разновидностей документов и их реквизитов. В процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например форм или видов документов, их показателей и реквизитов). Унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на определенное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие документы должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата – от руководителей до рядовых сотрудников.

В документировании унификация и стандартизация рассматриваются как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов. Стандартизация документов – высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы, так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации – министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или оной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, Министерство Финансов отвечает за бухгалтерские документы, Министерство Здравоохранения – за медицинские, Таможенный Комитет – за таможенные, Росархив РФ – за систему ОРД.

Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое и культурное значение. Они создают «память общества». Указания Росархива по вопросам делопроизводства распространяются на все организации независимо от системы хозяйствования и формы собственности и служат целям упорядочения создания документов, их обработки и сохранения. Кроме того, на Государственную архивную службу возложена ответственность за организационно-распорядительную в качестве ведомства-разработчика, что предполагает разработку общих требований к организационно-распорядительной документации, конкретных форм документов, контроль за применением этих документов в различных сферах деятельности, унификацию форм документов путем создания Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).

На Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) возложена ответственность за нормативное закрепление конкретных требований и ограничений к документам, их информационным элементам, системам документации, общая координация проводимых в стране мероприятий по делопроизводству; участвует в международной стандартизации документов и их информационных элементов, например, обозначение дат. Государственные стандарты на отдельные документы (например, отчеты о НИР), на группы родственных элементов (Единая система технологической документации), на отдельные информационные элементы (библиографическое описание). Стандартизированы и технические требования к носителям документной информации, ее упаковке: форматы бумаги, шаг письма, размер шрифта.

Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях, независимо от их подчиненности и формы собственности.

Унификации делопроизводства посвящен федеральный закон, ряд правительственных постановлений и целая группа Российских стандартов.

Отметки на документе

На каждом этапе работы с документами на них проставляются соответствующие отметки. Они помогают определить, где и на какой стадии исполнения находится документ.

Отметка о поступлении документа — реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией. Этот реквизит проставляется при поступлении документа в организацию. В нем указываются краткое наименование организации, в которую поступил документ, дата получения документа и его порядковый номер. Если на документе есть пометка СРОЧНО, то в отметке о поступлении проставляется время получения документа.

С даты, указанной в отметке о поступлении, исчисляется срок исполнения документа. Также с этой даты организация несет ответственность за полученный документ.

Отметка о поступлении документа в организацию может проставляться в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Она может быть как в виде штампа, так и от руки.

После того как документ пройдет первичную обработку, он направляется руководителю на рассмотрение. Руководитель в свою очередь ставит на документе резолюцию. Резолюция — реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа85. Реквизит включает в себя указание инициалов и фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату. Резолюция ставится руководителем от руки на любом свободном месте документа, обычно между текстом и адресатом.

И.Ф. Пахомову

Провести переговоры с подрядчиками

до 01.06.2017

Личная подпись

В резолюции может быть указано несколько исполнителей. В таком случае ответственным за исполнение документа является то лицо, которое указано в списке первым. Ему передается подлинный экземпляр документа, для остальных делаются копии.

Отметка о контроле обозначает, что документ взят на контроль. На документе в правом верхнем углу ставится слово «Контроль». Она может быть написана от руки или штемпелем красным, синим или зеленым цветом.

Отметка о направлении документа в дело — реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним. Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом завершена. Отметка включает в себя: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении, надпись «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Например:

Ответ направлен

12.09.2017 №04-12/129.

В дело 04-12

Потапов

или

Рассмотрено на заседании руководителей структурных подразделений

Протокол заседания от 30.07.2017 № 18

В дело 12-24

Потапов

Этот реквизит помещается на нижнем поле в левой его части. После проставления этого реквизита документ подшивается в дело.

Отметка об исполнителе проставляется на документах, исходящих из крупных организаций. В ней указывается фамилия, имя, отчество и номер телефона сотрудника, подготовившего документ. При желании отметка может дополняться наименованием должности сотрудника и адресом его электронной почты. Таким образом, при необходимости можно связаться с исполнителем, который хорошо владеет информацией по данному вопросу и знает все нюансы.

Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Савин Василий Андреевич

+7 (495) 569 74 45,

Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script

Отметка об электронной подписи используется для визуализации электронной подписи на бумажном документе. Отметка должна включать фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. На отметке также может располагаться герб или эмблема.

  • ГОСТ Р 7.0.8—2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Системастандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводствои архивное дело. Термины и определения (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013№ 1185-ст). М.,2014.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *