Разменный фонд кассира операциониста как правильно оформить

Как правильно выдать фонд

Деньги передаются кассиру каждый день. Делать это нужно с утра. Средства передаются на основании кассового ордера. Последний составляется по форме №КО-2. Деньги передаются главбухом или другим лицом с соответствующими полномочиями. Размер суммы и номинал денег определяются конкретным торговым центром. Нужно учитывать средний чек магазина, проходимость в утреннее время.

В РКО нужно прописать «разменный фонд» в строке, в которой указывается основание передачи денег. В завершение дня средства, полученные под размен и оставшиеся с утра, сдаются с выручкой под приходный кассовый ордер. Последний документ составляется по форме №КО-1.

На возврат разменных денег и выручки рекомендуется оформлять разные приходные документы. Необходимы они для свидетельства того, что излишек средств в ККТ – это именно размен.

На базе оформленных РКО и ПКО выполняются записи в кассовой книге по форме №КО-4. В журнале, составляемом по форме №КМ-4, никаких сумм фиксировать не требуется. В этой бумаге отражается только выручка, которая прошла через кассовый аппарат. Если это правило не будет соблюдаться, налоговые службы могут найти правонарушение: выручка не была оприходована.

Если торговое предприятие состоит из нескольких точек по торговле, разменный фонд выдается старшему кассиру. Именно он обязан распределить деньги между всеми кассирами. Для целей документации нужно завести книгу учета денег, принятых и выданных кассиром. Книга эта составляется по форме №КО-5.

ВАЖНО! В ФЗ №402 «О бухучете» от 6 декабря 2011 года в последней редакции есть изменения. В частности, теперь отменено требование об обязательном использовании унифицированных форм первички. Однако кассовые первичные документы (приходные и расходные бумаги, книга для учета денег, выданных сотруднику) ведутся по специальным формам.

Что делать, если время работы магазина и бухгалтерского отдела различается

Часто часы работы магазина и бухгалтерского отдела различаются. Рассмотрим ситуации, когда магазин открывается раньше. В этом случае деньги на размен можно выдать вечером. В расходном ордере указывается следующая дата. То есть деньги фактически выдаются в один день, а в документе вносится следующая дата.

Проблема может быть в том, что магазин закрывается позднее. В таком случае сдать выручку и размен можно в начале следующего дня. При этом составляется приходной ордер, составляемый за предыдущую дату. В день сдачи выручки нужно не забыть зафиксировать выдачу размена на актуальную дату.

К СВЕДЕНИЮ! Рассмотренный порядок не совсем правомерный. Документ об операции нужно оформлять той датой, в которую фактически была выполнена операция.

Магазин и бухгалтерский отдел расположены далеко друг от друга: что делать

Бухгалтерский отдел может быть в одном конце города, а магазин – в другом. В этом случае придется тратить много времени на езду туда и обратно. Можно ли этого избежать? Да. Для этого можно использовать схему с выдачей денег кассиру под отчет. Средства можно выдать под отчет на месяц. Подобная схема никакими нормативными актами не запрещена.

Выдача денег под отчет предполагает, что кассир отсчитывается о расходовании выданных средств в течение 3 дней после истечения месячного срока. Процедура выдачи предполагает это сопровождение:

  • Издание приказа управленца об определении размера фонда под размен за заданный период.
  • Деньги предоставляются кассиру на базе ордера.
  • Кассир по истечении положенного срока возвращает средства.
  • При возврате средств нужно составить авансовый отчет, в пункте «назначение» которого прописывается «РФ».
  • В отчете указывается размер полученных средств, размер расхода, сумма средств, возвращенных по приходному ордеру.

Отчетные деньги должны быть оприходованы. Однако на практике все нет так. Обычно деньги просто остаются в кассе. В большинстве случаев никакого штрафа за это нет, так как правонарушение почти невозможно обнаружить.

Порядок оформления фонда

Выдача кассиру размена регулируется Типовыми правилами использования ККМ, установленными Минфином №104 от 30 августа 1993 года. В частности, речь об этом идет в пункте 3.8 и 3.8.1. В этих пунктах прописано, что кассир, в начале рабочего дня, должен получить все нужное для исполнения своей деятельности. В перечень необходимых предметов входят и разменные купюры. Выдаются деньги под роспись. Основание выдачи – расходного кассового ордера. Никаких документов больше оформлять не нужно. Составленные расписки и акты приема в данных обстоятельствах не будут иметь юридической силы. Второй шаг – внесение информации в кассовую книгу.

Формирование фонда выполняется на основании этих двух бумаг. Они подтверждают, что в кассе находятся именно деньги для размена, а не излишки. По завершении дня остаток сдается.

Для облегчения прохождения проверки рекомендуется издать локальный приказ о выдаче РФ. В нем указывается точная сумма налички для целей размена, условия выдачи денег, сдача по каждой ККТ. Копию Приказа и ордер рекомендуется хранить на месте установки кассы. Документы должны быть всегда под рукой. Нужно это для того, чтобы их можно было оперативно достать при проверке.

ВАЖНО! На выручку, облагаемую налогом, и разменные деньги составляются различные ордеры.

ВНИМАНИЕ! Если в компании работает несколько кассиров, нужно составить еще одну бумагу. В частности, это книга учета предоставленных денег. Составляется она по форме №КО-5.

От каких унифицированных форм можно отказаться?

После перехода на «умные» кассы ведение первичной документации упростилось в разы. Привычные унифицированные формы и журналы учета, оформляемые ранее на основании требований постановления Госкомстата N 132 от 25.12.1998 и ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», после отмены действия с 1 июля 2017 года Постановления Правительства №470, стали не обязательными для применения.

К такому выводу пришел Минфин, что отражено в его Письмах№ 03-01-15/54413 (16 сентября 2016 г.), № 03-01-15/28914 (12 мая 2017 г.), № 03-01-15/3482 (25 января 2017 г.), № 03-01-15/19821 (04 апреля 2017 г.).

Однако мнение чиновников носит рекомендательный характер. Поэтому предприниматель имеет право применять онлайн кассы и кассовые документы старых образцов или же может полностью отказаться от следующих форм:

  • Формы КМ-1 – акта, применяемого при обнулении счетчиков ККМ;
  • Формы КМ-2 – акта, необходимого для снятия показаний при ремонте кассы и возврате ее в работу;
  • Формы КМ-3 – акта, который заполняли при возврате наличности;
  • Формы КМ-4 – журнала, заполняемого кассиром операционистом;
  • Формы КМ-5 – специального журнала, предназначенного для фиксирования данных при применении касс, которые работают без кассира-операциониста;
  • Формы КМ-6 – справки-отчета для кассира-операциониста;
  • Формы КМ-7 – документ, фиксирующий показания ККТ.

С июля 2017 года предприятия, перешедшие на онлайн-кассы, могут законно отказаться от заполнения таких форм.

Примечание. Субъект предпринимательской деятельности после перехода на новую кассовую дисциплину имеет право в добровольном порядке сохранить старый документооборот. При этом заполняются необязательные документы в произвольной форме.

Форматы фискальных документов

Требования к фискальным документам, которые формируется в процессе эксплуатации онлайн-касс, изложены в п.4 и 5 ст.4.1 ФЗ-84 в новой редакции.

Фото 2. Фискальная документация фиксируется онлайн

В большей степени они касаются реквизитов чеков и отчетов, а также сроков хранения в ФН, составляющих 30 дней.

Справка. Перед тем, как переходить на новую кассовую дисциплину, стоит ознакомиться с полным перечнем форматов фискальных документов, которые обязательны к использованию, дополнительными реквизитами и требованиями к формированию и обработке отражено в Приказе ФСН N ММВ-7-20/229 от 21.03. 2017 года.

Субъект предпринимательской деятельности в ходе применения онлайн кассы обязан соответствующим образом оформлять нужные фискальные документы в виде:

  • Отчета о регистрации – дополнительные реквизиты детально отражены в таблице 7 Приказа № ММВ-7-20/229;
  • Отчета, отражающего изменения данных о регистрации, – таблица 7 и таблица 8;
  • Отчета, открывающего смену, – фактически аналога отчет-Х – таблица 17;
  • Кассового чека или бланков строй отчетности – таблица 19;
  • Корректирующих чеков или БСО – таблица 30;
  • Отчета, закрывающего смену, – аналога отчета-Z – таблица 32;
  • Отчета, который формируется при закрытии ФН – таблица 33;
  • Отчет, подтверждающий текущие расчеты, – таблица 18;
  • Отчет подтверждения оператора – таблица 34.

Все фискальные документы формируются непосредственно с применением онлайн кассы. То есть у кассира отсутствует необходимость заполнения вышеперечисленной документации вручную.

Важный момент! На разных моделях ККМ формирование фискальных отчетов и чеков (БСО) происходит по различным алгоритмам.

Но все модели онлайн-касс, одобренные ФСН и внесенные в реестр контрольно-кассовой техники, разработаны под требования ФЗ-84 и имеют возможность оформления необходимых фискальных документов.

Для кассира и бухгалтера важно знать не столько содержание каждого документа, так как они формируются программами современной ККТ и автоматически передаются в ФНС, сколько сроки, периодичность и основание для их оформления.

Все фискальные документы на протяжении 30 дней хранятся в памяти ФН. При нормальном соединении с интернетом они в автоматическом режиме передаются с ФНС. Если передача сведений не происходит в течение 30 суток, онлайн касса блокируется.

Фото 3. Штрафные санкции при использовании онлайн касс накладываются как на организацию, так и на ответственное лицо

Поэтому штрафы в большей степени касаются не оформления документации, а не использования онлайн ККТ, как таковой, применения неисправной техники и за отказ от выдачи покупателю электронной версии чека.

Таблица 1. Штрафные санкции, связанные с применением онлайн-касс

Основание для применения штрафных санкций Санкции, применяемые к юридическому лицу Санкции, применяемые в ответственному лицу
Неприменение онлайн аппарата 75-100% от выручки 25-50% от выручки, но не менее 10 000 руб.
Повторный отказ от применения онлайн ККТ при достижении суммы выручки 1 млн. руб. Приостановление деятельности на сок до 90 дней Запрет на осуществление профессиональной деятельности на протяжении 1 – 2 лет
Использование неисправной кассы Штраф – 5000 – 10 000 руб. Штраф – 1500 – 3000 руб.
Отказ от выдачи электронного платежного чека покупателю, ФЗ Штраф – 10 000 руб. Штраф – 2 000 руб.

Обязательные кассовые документы при работе с онлайн кассами

Кассовые операции фиксируются в соответствии с Указом БР № 3210-У от 11 марта 2014 года. После перехода на новые онлайн кассы документооборот сохранился. Все также необходимо оформлять приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) с занесением сведений в кассовую книгу.

Формы унифицированных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ № 88 еще в 1998 г. и остаются неизменными и после регистрации онлайн ККМ.

Кассовая книга

В форме № КО-4 – кассовой книге отражается информация о полученных и выданных денежных средствах с указанием реквизитов ПКО, РКО, получателя, вносителя финансов.

Фото 4. Кассовая книга заполняется, несмотря на переход на онлайн ККТ

Записи ведутся непосредственно в день проведения кассовой операции.

Вести форму КО-4 можно:

  • с применением бумажных бланков вручную;
  • на компьютерной технике с последующим распечатыванием;
  • в электронной форме.

Допускается внесение изменений в кассовые книги, заполненные вручную. Для этого ошибочная запись зачеркивается и вносятся верные сведения. Такие исправления должны быть заверены кассиром, главным бухгалтером.

Важно! В электронные кассовые книги после их подписания вносить правки нельзя.

При наличии на предприятии обособленных подразделений кассовые книги ведутся по каждому из них отдельно.

Если таких подразделений на предприятии нет, необходима одно кассовая книга даже при совмещении налоговых режимов.

Индивидуальные предприниматели вправе оформлять при ведении кассовых операций одну форму № КО-4.

При отсутствии соответствующих записей в кассовой книге предусмотрены штрафы:

  • в размере 40 000 – 50 000 руб. на предприятие;
  • в размере 4 000 – 5 000 руб. на руководителя, индивидуального предпринимателя.

Приходный кассовый ордер

В форме № КО-1– приходно кассовом ордере (ПКО) отображается получение наличных денег. Бланк состоит из двух частей: непосредственно ордера и отрывной квитанции.

Кассиром заполняются все строки и подписываются обе части документа. К «приходнику» можно прикладывать отчет о закрытии смены, который является первичным документом.

Справка! Распечатывать на онлайн кассе и хранить отчет о закрытии смены не обязательно.

Расходный кассовый ордер

В форме № КО-2 – расходно кассовом ордере (РКО) отражаются выданные из кассы суммы наличных денег.

В разрезе применения онлайн касс РКО оформляется при выдаче кассиру-операционисту разменных купюр и монет.

Фото 5. Разменные деньги в кассе

Причем данные о выдаче разменной монеты помимо РКО заносятся:

  • в кассовую книгу (форму КО-5);
  • в книгу учета выданных и полученных ден.средств кассиром (форму КО-5) при наличии старшего кассира.

Важный момент! Внесение правок в приходные и расходные ордера не допускается.

Многие предприятия, осуществляющие торговые операции, рано или поздно сталкиваются в своей работе с необходимостью установки и применения кассовых аппаратов.

Если компания собралась впервые заняться реализацией продукции и услуг за наличный расчет, то ей необходимо иметь четкие представления об особенностях регистрации и применении ККТ.

Порядок применения ККТ регламентируется положениями:

  1. Закона от 25.04.2003г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
  1. Постановления Правительства РФ от 23.07.2007г. №470 «Об утверждении Положения* о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями», определяющим:
  • требования, предъявляемые к ККТ, используемой организациями и ИП,
  • порядок и условия ее регистрации и применения при осуществлении наличных денежных расчетов (расчетов с использованием платежных карт) в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг на территории РФ.

*Обратите внимание:Положение не распространяется на ККТ, используемую кредитными организациями при совершении кассовых операций, в части норм, устанавливающих порядок и условия ее регистрации в налоговых органах.

ККТ обязаны применять* при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях:

  • продажи товаров,
  • выполнения работ,
  • оказания услуг,

большинство организаций и ИП.

*В некоторых случаях, согласно действующему законодательству, компании или ИП могут обойтись без применения ККТ. Так, с 01.01.2013г. вступили в силу отдельные положения Федерального закона от 25.06.2012г. №94-ФЗ «О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации».

Согласно ст.5 закона №94-ФЗ в абз.1 п.2.1 ст.2 закона №54-ФЗ внесены изменения, согласно которым от обязательного применения ККТ освобождаются те ИП, которые применяют патентную систему налогообложения (в части видов деятельности, подпадающих под ПСН).

Перед началом применения расчетов с помощью ККТ, кассовый аппарат необходимо зарегистрировать в ФНС по месту нахождения организации (по месту жительства ИП). Если ККТ регистрируется обособленным подразделением компании, то обратиться нужно в ФНС по месту нахождения такого обособленного подразделения.

Для этого в налоговую инспекцию необходимо представить заявление о регистрации контрольно-кассовой техники. Его форма утверждена Приказом ФНС РФ от 09.04.2008г. №ММ-3-2/152@ «Об утверждении форм заявления о регистрации контрольно-кассовой техники, книги учета контрольно-кассовой техники и карточки регистрации контрольно-кассовой техники».

Согласно п.1 ст.2 и п.1 ст.3 закона №54-ФЗ, организации и ИП могут применять только ту кассовую технику, которая включена в Государственный реестр.

При этом, ФНС в своем Письме от 18.02.2013г. №АС-4-2/2696@, напоминает, что с 01.01.2013г. вступило в силу Постановление Правительства РФ от 17.12.2012г. №1319, которым внесены изменения в Положение* о регистрации и применении ККТ, используемой организациями и ИП, касающиеся отмены средства визуального контроля — знака «Государственный реестр».

Соответственно, с 01.01.2013г., наличие на корпусе ККТ знака «Государственный реестр» — не обязательно и кассовый аппарат в ФНС должны зарегистрировать и без этого знака.

*Утверждено Постановлением Правительства РФ от 23.07.2007г. №470.

В нашей статье мы рассмотрим порядок регистрации ККТ в налоговых органах и поговорим о необходимом комплекте документов для данной процедуры. Так же мы дадим несколько рекомендаций по работе с ККТ, которые будут полезны тем, кто только начинает работать с кассовой техникой.

Кроме того, будут рассмотрены ситуации, в которых можно обойтись без применения ККТ.

Порядок регистрации ККТ в налоговой инспекции

Согласно п.15 Положения о регистрации и применении ККТ, для регистрации кассового аппарата* пользователь представляет в ФНС заявление о регистрации ККТ и его копию.

*За исключением кредитных организаций.

Заявление в ФНС предоставляется:

  • по месту нахождения юридического лица или его обособленного подразделения (если ККТ регистрируется для подразделения),
  • по месту жительства физического лица,

К заявлению необходимо приложить:

  1. паспорт ККТ, подлежащей регистрации,
  2. договор о ее технической поддержке, заключенный пользователем и поставщиком (центром технического обслуживания).

ФНС не позднее 5 рабочих дней с даты представления заявления и необходимых документов, регистрирует кассу путем внесения сведений о ней в книгу учета ККТ.

Одновременно с регистрацией ККТ, налоговая выдает пользователю карточку регистрации ККТ, а также возвращает документы, прилагавшиеся к заявлению.

Формы книги учета и карточки регистрации, как и форма заявления, утверждены Приказом ФНС РФ от 09.04.2008 N ММ-3-2/152@.

Согласно п.16 Положения, перерегистрация и снятие ККТ с регистрации, так же осуществляются по заявлению пользователя в течение 5 рабочих дней с даты подачи заявления. Оно предоставляется в ту ФНС, где была зарегистрирована ККТ. К заявлению прилагаются паспорт ККТ и карточка регистрации.

О регистрации, перерегистрации и снятии с регистрации ККТ делается отметка в паспорте ККТ, которая заверяется печатью ФНС.

О снятии с регистрации ККТ также делается отметка в книге учета и карточке регистрации, которая остается в ФНС.

Сотрудник организации или ИП, который будет подавать документы на регистрацию ККТ должен иметь при себе документ, удостоверяющий личность (паспорт) и доверенность от организации на осуществление регистрации ККТ.

Кроме вышеуказанных документов в ФНС обычно просят предъявить:

  • Свидетельство о государственной регистрации юридического лица,
  • Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе,
  • Документ, подтверждающий право собственности/право пользования помещением (договор аренды, свидетельство о праве собственности), в котором планируется установка ККТ,
  • Журнал кассира-операциониста по форме №КМ-4,
  • Паспорт ЭКЛЗ,
  • Паспорт версии ККМ и дополнительный лист к нему,
  • Учетный талон ККТ.

Для кассового аппарата, который ранее уже был в эксплуатации, необходимо будет представить копию его регистрационной карточки с отметкой о снятии с учета в ФНС.

В любом случае, прежде чем ехать в ФНС, представляется разумным уточнить, какие именно требования предъявляет конкретно ваша налоговая инспекция к пакету документов, необходимых для регистрации ККТ.

Кроме предоставления пакета документов необходимо предоставить и сам кассовый аппарат для его осмотра представителем ФНС.

Осмотр кассового аппарата осуществляется инспектором и специалистом* центра техобслуживания.

*Он осуществляет техническую поддержка кассового аппарата, нанесение на него знака «Сервисное обслуживание», наклеивание марок-пломб, введение в фискальную память информации при регистрации, а также замену накопителей фискальной памяти.

Когда ККТ разрешается не применять

В соответствии с положениями п.2 и п.3 ст.2 закона №54-ФЗ, организации и ИП в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения могут производить наличные денежные расчеты и/или расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ:

1. При оказании услуг населению при условии выдачи бланков строгой отчетности (такие бланки приравниваются к кассовым чекам), утвержденных Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008г. №359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ».

2. Если организация или ИП являются налогоплательщиками ЕНВД в части деятельности, подпадающей под ЕНВД (п.2 ст.346.26 НК РФ), а так же в случае применения ИП патентной системы налогообложения (при осуществлении деятельности, в отношении которой законами субъектов РФ предусмотрено применение патентной системы), при условии выдачи по требованию покупателя документа:

  • товарного чека,
  • квитанции,
  • другого документа,

подтверждающего прием денежных средств и содержащего необходимые реквизиты.

3. При реализации:

  • газет и журналов,
  • сопутствующих товаров,

в газетно-журнальных киосках при условии, если доля реализации газет и журналов составляет не менее 50% и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом власти РФ.

Учет торговой выручки от продажи газет и журналов и от продажи сопутствующих товаров ведется раздельно.

4. При продаже:

  • ценных бумаг;
  • лотерейных билетов;
  • проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте.

5. При обеспечении питанием учащихся и работников общеобразовательных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных занятий.

6. При торговле:

  • на рынках,
  • ярмарках,
  • в выставочных комплексах,

на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах:

  • торговли магазинов,
  • павильонов,
  • киосков,
  • палаток,
  • автолавок,
  • автомагазинов,
  • автофургонов,
  • помещений контейнерного типа и других аналогичных мест.

7. При разносной мелкорозничной торговле продовольственными и непродовольственными товарами (за исключением технически сложных товаров и продовольственных товаров, требующих определенных условий хранения и продажи):

  • с ручных тележек,
  • корзин,
  • лотков (в том числе защищенных от атмосферных осадков каркасами, обтянутыми полиэтиленовой пленкой, парусиной, брезентом).

8. При продаже в пассажирских вагонах поездов чайной продукции в ассортименте, утвержденном федеральным органом исполнительной власти в области железнодорожного транспорта.

9. При торговле в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив.

10. Торговли из цистерн:

  • пивом,
  • квасом,
  • молоком,
  • растительным маслом,
  • живой рыбой,
  • керосином.

11. При торговле вразвал овощами и бахчевыми культурами.

12. При приеме от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома.

13. При реализации:

  • Предметов религиозного культа и религиозной литературы,
  • услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний,

религиозными организациями, зарегистрированных в порядке, установленном законодательством РФ.

14. При продаже по номинальной стоимости:

  • почтовых марок,
  • иных знаков, наносимых на почтовые отправления,

подтверждающих оплату услуг почтовой связи.

15. В случае, если организация (ИП) находятся в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), указанных в перечне, утвержденном органом власти РФ

16. Аптечные организации и их обособленные подразделения, находящиеся в фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктах, расположенных в сельских поселениях. Они должны иметь лицензию на фармацевтическую деятельность.

Обратите внимание: Вышеуказанные пункты не распространяются:

  • на платежных агентов, осуществляющих деятельность по приему платежей физических лиц,
  • на кредитные организации и банковских платежных агентов, субагентов, осуществляющих деятельность в соответствии с законодательством о банках и банковской деятельности.

Кроме того, следует помнить, что согласно позиции, изложенной в Письме Минфина от 03.09.2009 №03-01-15/9-441, розничная продажа алкогольной продукции без ККТ строго запрещена.

Начало работы с кассовым аппаратом

При осуществлении работы с кассовым аппаратом можно руководствоваться Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утв. Минфином РФ 30.08.1993г. №104), которые применяются в части, не противоречащей закону №54-ФЗ.

Согласно п.3.8.2 Типовых правил, кассир (контролер — кассир, продавец, официант и др.) обязан:

  • проверить исправность блокирующих устройств, заправить чековую и контрольную ленту, установить дататор на текущую дату, перевести нумератор на нули;
  • включить машину в электросеть и получением нулевого чека проверить ее работу от электропривода;
  • напечатать два-три чека без обозначения суммы (нулевых) с целью проверки четкости печатания реквизитов на чековой и контрольной лентах и правильность установки дататора и нумератора;
  • нулевые чеки приложить в конце дня к кассовому отчету.

В большинстве моделей электронных кассовых аппаратов дата устанавливается автоматически. Если в вашей модели нет этой опции, то дату нужно установить вручную.

Текущая дата не может быть более ранней, чем дата предыдущего Z-отчета, иначе кассовый аппарат не перейдет в режим текущей работы.

После того, как были пробиты пробные нулевые чеки, пробивается промежуточный X-отчет. Этот дневной отчет не обнуляет информацию в оперативной памяти ККТ.

X-отчет это чек, на котором отображается содержание счетчиков (по секциям и по общему итогу) ККТ, при этом, значения счетчиков не изменяются.

Данные, отображающиеся в X-отчете на начало дня должны совпадать с данными записей в графе 9 журнала кассира-операциониста (форма №КМ-4) за предыдущий день. Эти же данные отражаются в графе 6 журнала КМ-4.

X-отчеты могут сниматься для контроля поступления выручки в течение смены или для периодической сдачи наличной выручки.

Пробитые Х-отчеты в течении дня никак не влияют на сумму накопленной выручки по данным кассового аппарата.

Х-отчеты можно снимать по секциям, сменному итогу и главному итогу. Они могут использоваться, в том числе, для определения недостачи или излишка в кассе (данные X-отчета сверяются с суммой фактической выручки, находящейся в денежном ящике ККТ).

Самые простые кассовые аппараты пробивают чек после набора суммы, указания номера секции и нажатия клавиши «ввод». В более сложных аппаратах могут быть предусмотрены функции ввода цены по штрихкоду, подсчета промежуточного итога и суммы сдачи, работу со скидками по акциям и тому подобное.

В случае ошибки кассира, необходимо выбить правильный чек и вручить его покупателю. Неправильный чек погашается и хранится. В конце дня по таким чекам оформляют акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам по форме №КМ-3 .

Акт по форме №КМ-3 оформляется в единственном экземпляре при сдаче и оформлении выручки за день. По строке «Контрольно-кассовая машина» указывается модель (класс, тип, марка) ККТ, на которой был пробит неправильный чек. В табличную часть этой строки вписывают:

— номер производителя (обычно указывается на самом кассовом аппарате, в техническом паспорте),

— регистрационный номер ККТ (можно найти в карточке постановки ККТ на учет, которую выдает ФНС).

В строке «Прикладная программа» указывается название бухгалтерской программы, с помощью которой организован оперативный учет. Если программа не используется, то в этой строке ставится прочерк.

В графе «Кассир» проставляется табельный номер кассира-операциониста, неправильно пробившего чек. В табличной части акта отражаются номера и суммы каждого чека. Чеки наклеиваются на лист бумаги или прикрепляют к акту (в связи с тем, что чеки подвержены сильному выцветанию, лучше сразу сделать с них ксерокопию).

Акт подписывается кассиром-операционистом и утверждается руководителем.

Данный акт составляется и в том случае, если покупатель отказался от приобретенного товара или услуги и ему вернули деньги.

В конце дня (при закрытии или по прибытии инкассатора) кассир должен:

— подготовить денежную выручку и другие платежные документы;

— составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру в «основную кассу» (или непосредственно инкассатору банка).

Кроме того необходимо снять показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), получить распечатку или вынуть из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту.

По данным счетчиков (регистров) на начало и на конец определяется сумма выручки. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте и должна совпадать с суммой, сданной в основную кассу (инкассаторам).

В конце дня можно сначала распечатать X-отчет. По нему можно проверить соответствие наличных денег в кассе пробитым суммам. Затем снимается Z-отчет. Этот отчет обнуляет информацию в оперативной памяти и заносит ее в фискальную память. Данная операция фиксирует в памяти ККТ накопленный итог пробитых сумм и закрывает фискальную смену (обнуляет счетчик дневной выручки).

В Z-отчете отражаются не только данные контрольных регистров на начало и конец рабочего дня и сумма дневной выручки, но и общая сумма денег и чеков, возвращенных покупателям, сумма скидок и аннулированных чеков.

Сумма выручки должна совпадать с информацией на контрольной ленте.

Каждый отчет имеет свой порядковый номер. Все отчеты, полученные на ККТ, необходимо аккуратно собирать и хранить (при возможности — делать ксерокопии).

На основании Z-отчета кассир-операционист ежедневно составляет справку-отчет по форме №КМ-6.

Данная справка применяется для составления отчета кассира — операциониста о показаниях счетчиков ККМ и выручке за рабочий день (смену).

Отчет составляет в одном экземпляре ежедневно кассир — операционист, подписывает его и вместе с выручкой сдает его по ПКО старшему (главному) кассиру или руководителю организации.

В небольших организациях с одной — двумя кассами кассир — операционист сдает деньги непосредственно инкассатору банка. Сдача денег в банк отражается в отчете. Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня (смены) за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, и подтверждается соответствующими подписями заведующих отделами.

В приеме и оприходовании денег по кассе в отчете подписываются старший кассир и руководитель организации. Отчет служит основанием для составления сводного отчета «Сведения о показаниях счетчиков контрольно — кассовых машин и выручке организации» (форма №КМ-7).

После того, как был снят Z-отчет, определена и проверена фактическая сумма выручки делаются записи в журнале кассира-операциониста (форма №КМ-4).

Все записи в журнале ведутся кассиром — операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира — операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

При совпадении показаний заносят их в журнал за текущий день (смену) на начало работы, и эти данные заверяются подписями кассира и дежурного администратора (графы 7, 8).

В графу 15 журнала записываются суммы, выписанные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных Акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма №КМ-3), а также количество напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков.

В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет и вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру.

При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой выясняется причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы Журнала кассира — операциониста.

Кассовые операции

В соответствии п.1.6 Положения Центробанка №373-П, кассовые операции ведутся кассовым или иным работником (далее — кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись.

При наличии в организации (ИП) нескольких кассиров, один из них выполняет функции старшего кассира.

Кассовые операции могут проводиться руководителем.

Обратите внимание: Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) помимо собственной кассовой книги, ведет отдельную кассовую книгу для учета наличных денег, принятых им в рамках агентской деятельности.

В соответствии с п.2.1 Положения №373-П, кассовые документы организации (ИП) оформляются:

  • главным бухгалтером;
  • бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), назначенным приказом руководителя организации (ИП).
  • руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

В кассовых документах указывается основание для их оформления и перечисляются прилагаемые подтверждающие документы:

  • расчетно-платежные ведомости по форме №Т-49,
  • платежные ведомости по форме №Т-53,
  • заявления,
  • счета,
  • другие документы.

Обратите внимание: Внесение исправлений в кассовые документы не допускается.

Кассовые операции, проводимые организацией (ИП) оформляются первичными документам по формам и в порядке, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998г. №88.

Согласно Информации Минфина России №ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

«С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).»

Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».

Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.

Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *