Работа с электронными документами

6.1. Электронный документ и электронный документооборот

Электронный документ представляет собой набор на компьютере некой информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненной на нем в форме файлов Word, Excel и т.п.

Впервые в России термин «электронный документ» официально определен Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и сформулирован в нем как «документ, в котором информация представлена в электронноцифровой форме».

Электронный документооборот — документооборот с применением информационной системы. Это совокупность автоматизированных процессов по работе с документами и преследует задачу реализации концепции «безбумажного делопроизводства».

Передача электронных документов осуществляется в системе электронного документооборота. Система электронного документооборота — информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.

Обязательное условие включения документа в систему электронного документооборота — его верификация (сравнение электронного образа документа с его подлинником). Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника управления, выполняющего данную процедуру.

Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой 1

информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию1. Электронная подпись (ЭП) — это реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. ЭП позволяет идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.

В самом простом представлении механизм ЭП работает следующим образом. Выделяется удостоверяющий центр (подразделение или внешняя организация), который с помощью специализированного программного обеспечения генерирует так называемые «сертификаты ключей» для каждого пользователя.

Ключ электронной подписи — уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи . Он состоит из закрытого ключа (доступного только владельцу, с его помощью владелец может подписать создаваемый документ) и открытого ключа (он доступен всем, с его помощью можно определить, кто и когда подписал электронный документ).

Задачи электронного документооборота:

  • (1) обеспечение эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;
  • (2) поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;
  • (3) поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;
  • (4) оптимизация управленческих процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;
  • (5) исключение бумажных документов из внутреннего оборота организации. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;
  • (6) исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

К преимуществам использования электронных документов относятся:

  • • упрощение сбора, обработки и систематизации всей информации;
  • • возможность оперативной передачи документов на любые расстояния при рассылке их по электронной почте, в том числе возможность рассылки одновременно нескольким адресатам;
  • • отсутствие необходимости наличия площадей для архивного хранения документов;
  • • уменьшение количества времени, необходимого для создания нового документа, в связи с наличием базы шаблонов;
  • • уменьшение расходования бумаги при работе с проектом электронного документа и внесении каких-либо изменений до вывода на печать.

К недостаткам использования электронных документов следует отнести:

  • • необходимость наличия дорогостоящих технических средств для создания, работы и хранения документов, установки дополнительного специального программного обеспечения;
  • • слабую защиту информации, содержащейся в документах, от несанкционированных изменений и копирования.
  • Федеральный закон Российской Федерации от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Обэлектронной цифровой подписи» // http://www. consultant.ru/
  • ФЗ от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» // Российская газета. 2011. № 5451. 8 апреля.
  • Там же.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *