Проводки по аренде автомобиля

Содержание

Аренда авто у сотрудника

Организация вправе арендовать автомобиль у своего работника с экипажем либо без такового. Договоренности и условия предоставления транспортного средства (далее по тексту — ТС) во временное пользование скрепляются сторонами юридически путем оформления договора аренды. Еще одно его действующее название — договор имущественного найма. При этом используется форма документа, предусмотренная для организации и физлиц.

Работник, владелец ТС, передавший согласно договору во временное пользование свой авто организации, получает доход в виде арендной платы. Если он при этом оказывает услуги водителя либо по части эксплуатации, то он также получает за это деньги в виде оплаты за конкретные услуги.

Вид договора Стандартные условия Возникающие обязательства у арендатора
Аренда ТС с экипажем

(ГК РФ, ст. 632)

Организации предоставляется ТС во временное пользование вместе с услугами водителя, а также по части технической эксплуатации;

прописывается оплата за аренду и отдельно за все предоставляемые услуги (водителя и т. д.)

Как налогового агента:

удержание НДФЛ с суммы платежа, перечисляемого работнику за аренду

Как страхователя:

исчисление общеобязательных взносов с оплаты услуг

Аренда ТС без экипажа

(ГК РФ, ст. 642)

Во временное пользование предоставляется ТС без оказания услуг;

указывается ежемесячная арендная плата

Организация, она же арендатор и налоговый агент, удерживает НДФЛ с арендной платы, перечисляемой работнику

Допускается заключать два вида договора по необходимости: один на аренду, а второй — на оказание конкретных услуг. В этой ситуации обязательства организации (арендатора) как страхователя и налогового агента по отношению к работнику не поменяются.

При передаче ТС во временное пользование арендатору оформляется еще один обязательный документ — акт приема-передачи. В нем отображаются требуемые технические характеристики, рабочее состояние ТС на момент его передачи. В качестве передаточного документа можно использовать бланк формы № ОС-1 либо № ОС-1б. Инвентарную карточку заводить не требуется (Читайте также статью ⇒ Аренда государственного имущества).

Налоги и сборы при аренде авто у сотрудника

Арендная плата, которая выплачивается работнику, является его доходом. С нее сообразно нормам НК РФ, ст. 208, п.1, п. п. 4 исчисляется НДФЛ. При калькуляции используется стандартная формула: действующая ставка налога * сумма арендной платы. Ставка для резидентов РФ равняется 13%, для остальных — 30%.

В части трат, связанных с ГСМ, ремонтом, техосмотром, иными подобными расходами НДФЛ взимается с учетом прописанных условий в договоре аренды. Налоговый агент вправе удержать налог при обстоятельствах:

  1. Траты на ремонт (технический осмотр) фактически оплачивает организация, по соглашению несет владелец ТС. Следовательно, работник получает экономическую выгоду.
  2. Траты на модернизацию, иные улучшения ТС оплачивает организация с согласия работника. Опять же налицо экономическая польза работника.

Взносы на ОПС, ОМС, ОСС (ВН и М) не удерживаются с арендной платы. Это выплаты гражданско-правового характера, связанные с передачей имущественного объекта. Посему они не облагаются общеобязательными взносами. Сборы на травматизм удерживаются только тогда, когда это прописано в договоре имущественного найма.

Аренда с экипажем подразумевает наличие элемента оказания услуг. Правовая основа совмещенного договора аренды (имущественного найма) прослеживается по применяемым нормам ст. 606 и 779 ГК РФ.

Соответственно, с оплаты за оказываемые услуги исчисляются общеобязательные взносы по всем видам страхования. Калькуляция производится по формуле: актуальная страховая ставка (ОПС, ОМС либо ОСС в части ВН и М) * сумма оплаты за услуги.

Начисление, уплата НДФЛ, общеобязательных взносов за работника при аренде его ТС производится общим порядком (Читайте также статью ⇒ НДС при аренде в 2018 году).

Распространенные ошибки при аренде авто

Практика показывает, что большая часть ошибок при аренде ТС связана с оформлением договора имущественного найма. Это главный документ, которым руководствуются обе стороны при разрешении спорных ситуаций. Следует понимать, что только те условия, которые прописаны в двустороннем соглашении, будут иметь юридическую силу.

Условно можно выделить следующие возможные «недостатки» и ошибки при оформлении договора имущественного найма:

  1. Отсутствие сроков, порядка, формы внесения платы за аренду ТС. Тогда вступают в действие так называемые сравнимые обстоятельства. Чтобы этого избежать следует вносить все обязательные данные.
  2. Ошибочное распределение текущих трат, а также расходов на капитальный ремонт. Следует знать, что в случае аренды ТС с экипажем все виды ремонта, сопутствующие траты по техническому обслуживанию оплачивает владелец автомобиля, а без экипажа — организация (арендатор).

Траты, связанные с эксплуатацией при аренде ТС без экипажа может оплачивать владелец автомобиля, если это предусмотрено договором. Исключение — оплачивание капитального ремонта.

Сложности могут возникнуть и при необходимости доказательства произведенных трат. Стандартно в подтверждающем качестве выступают документы:

  • путевой лист (целевое использование, маршрут, время и периодичность поездок);
  • платежные документы — чеки и др. (покупка топлива, оплата ремонтных работ, иных трат);
  • акты выполненных работ по части починки (можно составлять произвольно);
  • распоряжение руководителя организации о закреплении автомобиля за работником и др.

В учете отображаются лишь задокументированные траты, представленные в качестве подтверждения.

Экспертное мнение по удержанию общеобязательных взносов с платы за аренду и компенсаций за траты

О порядке удержания общеобязательных взносов по всем видам страхования высказывает свою позицию Минздравсоцразвития в письме № 550-19 от 12.03.2010. В частности, обращается внимание на то, что установленная договором имущественного найма арендная плата не облагается общеобязательными взносами. Обоснование — ФЗ № 212, ст. 7, ч.3.

Со ссылкой на ст. 188 ТК РФ, в настоящем письме оговорена возможность выплаты работнику компенсации за траты по использованию ТС. Речь идет об износе материалов, инструментов, технического оборудования, владельцем которого является работник. Сам факт компенсации, как и ее размер, согласовывается с работником и фиксируется в письменном виде посредством договора имущественного найма. Определенная сторонами сумма компенсирования не облагается общеобязательными взносами при условии, что переданное организации во временное пользование ТС используется в служебных целях.

По части исчисления взносов на травматизм в письме предписано придерживаться надлежащих Правил, введенных правительственным постановлением № 184 от 2.03.2000 (редакция от 22.12.2016). Сообразно указанным правовым нормам и актуальному Перечню необлагаемых взносами выплат, страхователь вправе не начислять взносы по травматизму на суммы, связанные с возмещением трат по части исполнения трудовых обязанностей. Это же правило равно относится и к арендной плате за ТС.

В то же время рекомендовано обращаться по этим и иным вопросам страхования к ФСС РФ. За фондом на законодательном уровне закреплена обязанность по рассмотрению подобных обращений и дача разъяснений по ним.

Письмо подготовлено директором департамента развития социального страхования и гособеспечения С. А. Афанасьевым.

Пример 1. Бухгалтерские записи нанимателя по аренде авто

ООО «Проект» заключила со своим сотрудником Л. Н. Григорьевым договор аренды автомобиля седан FORD FOCUS без экипажа (форма для организации и физлица). Срок действия соглашения — год. Целевое использование — для рабочих поездок арендатора по РФ. Согласно достигнутым договоренностям управление, содержание автомобиля, а также возможный ремонт арендатор берет на себя. В учете аренду отображает только одна сторона — ООО «Проект».

Бухгалтерские записи ООО «Проект» по аренде ТС у сотрудника Л. Н. Григорьева Характеристика
ДТ 001 Учитывается арендованный у Л. Н. Григорьева автомобиль FORD FOCUS (стоимость)
ДТ 26 КТ 73 Плата за аренду FORD FOCUS
ДТ 73 КТ 68 (НДФЛ) Начисление подоходного налога на доход Л.Н. Григорьева в виде арендной платы
ДТ 73 КТ 50 Выдача денег в размере платежа за аренду
ДТ 10 КТ 60 ГСМ
ДТ 19 КТ 60 НДС по горюче-смазочным материалам к учету
ДТ 68 (НДС) КТ 19 НДС к вычету
ДТ 26 КТ 10 Списание горюче-смазочных материалов
ДТ 90 КТ 26 Траты по аренде и ГСМ учитываются в расходах
КТ 001 Возврат автомобиль FORD FOCUS владельцу — Л. Н. Григорьеву

Пример 2. Калькуляция НДФЛ и общеобязательных сборов при аренде авто

ООО «Василек» арендовал личный автомобиль у своего работника П. С. Дмитриева (резидента РФ). Сторонами заключен договор аренды с экипажем, согласно которому ежемесячная сумма арендного платежа составляет 7 000 руб., а оплаты услуг П. С, Дмитриева как водителя — 10 000 руб.

Каждый месяц наниматель обязан исчислять НДФЛ с платы (7 000 руб.), перечисляемой П. С. Дмитриеву за аренду. Кроме этого, арендатор удерживает общеобязательные страховые взносы (ОПС, ОМС, ОСС в части ВН и М) с оплаты за услуги водителя (10 000 руб.).

Калькуляция НДФЛ с дохода (арендной платы) П. С. Дмитриева Калькуляция общеобязательных взносов с дохода П. С. Дмитриева за услуги в качестве водителя
Подсчет суммы подоходного налога производится стандартно, исходя из суммы дохода — 7 000 руб. и актуальной ставки налога для резидента РФ — 13% (по формуле 13% * доход):

13 % * 7 000 = 910 руб.

Подсчет ведется с учетом действующих страховых ставок и платы за услуги водителя (ставка * 10 000 руб.);

взносы ОПС: 22% * 10 000 = 2 200,

взносы ОМС: 5,1% * 10 000 = 510,

взносы ОСС (ВН и М): 2,9% * 10 000 = 290

Итак, ООО «Василек» будучи арендатором, налоговым агентом и страхователем по отношению к своему работнику П.С. Дмитриеву осуществляет следующие ежемесячные удержания, связанные с арендой: НДФЛ — 910 руб., взносы ОПС — 2 200 руб., ОМС — 510 руб. и ОСС (ВН и М) — 290 руб.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Организация заключила с работником договор имущественного найма с экипажем, но не выделила в нем стоимость услуг водителя. В соглашении прописана одна сумма, включающая арендный платеж и оплату услуг. Как нанимателю рассчитать НДФЛ и общеобязательные взносы по доходам работника, с какой суммы?

Руководствоваться следует условиями договора. Поскольку там прописана одна сумма, наниматель (арендатор) должен удерживать налог и взносы только с нее. Определять облагаемую сумму иным путем он не вправе.

Оптимальный вариант выхода из подобной ситуации — заключение дополнительного соглашения. В нем можно будет определить стоимость услуг (работ), иные добавочные условия. На основании допсоглашения арендатор сможет далее с прописанной стоимости услуг исчислять и уплачивать общеобязательные сборы.

Вопрос №2: В каких случаях надо включать в базу НДФЛ траты арендатора на бензин?

Оплата топлива, иные схожие траты, связанные с коммерческой эксплуатацией авто, производятся в интересах организации, арендодатель экономической выгоды с них не получает. Следовательно, с подобных трат не удерживают НДФЛ. Основание — ГК РФ, ст. 636 и 646 (Читайте также статью ⇒ Путевой лист грузового автомобиля. Образец заполнения, бланк).

Аренда автомобиля у сотрудника в 1С 8.3

Предприятие, являясь юридическим лицом, может иметь договорные отношения как с юридическими, так и с физическими лицами. В частности, арендовать помещения, оборудование или транспортное средство. Аренда автомобиля сотрудника в 1С отражается как плановое начисление, которое облагается только НДФЛ (если ТС арендуется без экипажа).

Для выплаты аренды авто сотруднику в 1С необходимо заключить договор аренды, оприходовать автомобиль, начислить арендную плату и удержать НДФЛ. Договор заключается только с собственником ТС. В договоре прописываются порядок и условия оплаты, а также условия могут содержаться пункты о компенсации ГСМ, порядке оформления страховки, выплатах за амортизацию и прочие детали. Еще один важный документ – акт приема-передачи ТС.

Чтобы правильно в 1С начислить аренду за автомобиль, необходимо сформировать документ «Ввод сведений о плановых начислениях сотрудников организации». Сотрудник выбирается из справочника, указывается начисление «Аренда автомобиля»:

Аренда автомобиля сотрудника в 1С 8 3 отражается через основные начисления организации с созданием вида расчета «Аренда автомобиля»:

Выбирается способ отражения расходов в бухгалтерском и налоговом учете:

Если данного способа отражения расходов за аренду авто у сотрудника в 1С 8 3 не создано заранее, его необходимо добавить с указанием счетов и субсчетов:

Далее указывается код дохода:

Страховые взносы с арендной платы не взимаются, это нужно отразить на соответствующей вкладке:

После введения сведений о начислениях организации, можно начислить аренду автомобиля в 1С 8 3 через документ «Начисление зарплаты». В табличной части кнопкой «Добавить» вносится сотрудник. Начисление производится за аренду автомобиля фиксированной суммой:

Начисление аренды автомобиля в 1С 8 3 отражается в регламентированном учете:

Произвести выплату можно согласно ведомости:

На ее основании создается РКО:

Аренда автомобиля сотрудника в 1С 8 2 производится аналогичным способом.

Если собственник ТС не является сотрудником организации, то аренда автомобиля физического лица в 1С 8 3 требует заведения в справочнике контрагентов данного физлица. При этом с арендных платежей также удерживается НДФЛ.

Начисление аренды автомобиля в 1С 8 3 ЗУП производится через начисление прочих доходов, не являющихся оплатой труда. Таким образом, начисления устанавливаются в соответствии с данными из справочника «Виды прочих доходов физлиц», где создается необходимый вид дохода. НДФЛ рассчитывается и удерживается автоматически, данные попадают в справку 2-НДФЛ по сотруднику. Договор аренды автомобиля в 1С ЗУП также регистрируется в программе для произведения выплат.

Довольно часто организации для решения производственных нужд принимают решение приобрести транспортное средство. Покупка автомобиля не всегда и не для всех компаний целесообразна. Нередко решение руководства сводится к аренде автомобиля в целях компании.

Рассмотрим, как правильно отражать расходы на аренду и содержание арендованного автомобиля при исчислении налога на прибыль, в каком случае возникает необходимость уплаты НДФЛ и страховых взносов.

Согласно Гражданскому кодексу существует два вида договора аренды транспортного средства: с экипажем и без (договор аренды транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации). Порядок заключения и форма договора, а также обязанности арендодателя регулируются статьями 642–649 ГК РФ.

Расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, если договором не предусмотрено иное, несет арендатор (статьи 636, 645 и 646 ГК РФ).

Чаще всего организации арендуют транспортные средства юридических или у физических лиц. В зависимости от вида арендодателя и от аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа у организации арендатора возникает различная обязанность по уплате налогов.

Налог на прибыль

Суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе прочих расходов для исчисления налога на прибыль, если:

  • арендованный автомобиль используется для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг,
  • при условии соответствия всем критериям, предусмотренным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

В целях налогообложения прибыли расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, такие, как мойка, покупка запчастей, ГСМ, компания имеет право также включать в расходы (подп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Вышеуказанные расходы должны быть документально подтверждены и оправданы в соответствии с требованиями законодательства.

В частности, для подтверждения расходов на ГСМ в целях исчисления налога на прибыль, необходимо оформление путевых листов. Кроме подтверждения расходов на ГСМ, данный документ подтверждает в целом экономическую обоснованность и производственную направленность расходов, связанных с использованием транспортного средства.

Таблица 1. Расходы на аренду и обслуживание транспортного средства

Вид расхода

Вид расхода в НУ

Ссылка на законодательство

Расходы на аренду

Прочие расходы

пп.10 п.1 ст.264 НК

Услуги по управлению автомобилем

Оплата труда

п.21 ст.255 НК

Страховые взносы на услуги по управлению

Прочие расходы

пп.1 п.1 ст.264 НК

Текущий и капитальный ремонт

Расходы на ремонт основных средств*

пп. 1 и 2 ст. 260 НК*

Расходы на содержание

Прочие расходы

пп. 11 п. 1 ст. 264 НК

Расходы на ГСМ

Материальные расходы** или

Прочие расходы ***

пп. 5 п. 1 ст. 254 НК**

или

пп. 11 п. 1 ст. 264 НК***

Страхование (ОСАГО, КАСКО)

Расходы на обязательное и добровольное имущественное страхование

пп. 1 п. 1 ст. 263 НК

* если обязанность возложена на арендатора,

** для производственной деятельности,

*** для нужд управления.

Первичные документы

Как было сказано выше, для отражения расходов в налоговом учете необходимо оформлять документы в соответствии с требованиями законодательства.

Расходы на аренду, если иное не предусмотрено договором, можно отражать на основании только договора. Также может быть предусмотрено составление ежемесячного акта на аренду транспортным средством.

Расходы на услуги управления транспортным средством могут быть приняты в налоговом учете на основании оформленных актов на услуги по управлению, составленных согласно требованиям законодательства.

Расходы на ГСМ для налогового учета подтверждаются корректно заполненными путевыми листами.

Рассмотрим подробнее требования к оформлению данного документа и изменений в его форме, вступивших в силу в 2017 году.

Унифицированная форма документа утверждена Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Данная форма предусмотрена для автотранспортных организаций. Если компания таковой не является, то она может руководствоваться в качестве основы данной формой документа и разработать собственную форму путевого листа. Если организация примет решение составлять документ по самостоятельно разработанной форме, то необходимо закрепить данную форму в учетной политике и проверить соответствие документа требованиям 402-ФЗ к реквизитам первичного документа.

В 2017 году вступили в силу Приказы Минтранса (от 18.01.2017 № 17, от 07.11.2017 № 476), которыми были внесены некоторые изменения в порядок оформления данного документа. Напомним, что порядок заполнения путевых листов закреплен в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Путевой лист должен обязательно содержать следующую информацию и реквизиты (утверждены разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152):

  1. наименование и номер путевого листа;
  2. сведения о сроке его действия;
  3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  4. сведения о транспортном средстве;
  5. сведения о водителе;
  6. отметка о предрейсовом контроле технического состояния автомобиля (приказ Минтранса РФ от 18 января 2017 г. № 17);
  7. показания одометра при выезде и при заезде;
  8. дата и время выезда и заезда в гараж;
  9. подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время;
  10. Ф.И.О. водителя;
  11. дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя;
  12. штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводит медосмотр.

С 15 декабря 2017 в путевом листе обязательно должна содержаться информация об ОГРН или ОГРИП (в случае ИП) собственника транспортного средства.

Еще одно дополнение — в поле «Сведения о транспортном средстве» появился новый обязательный реквизит. В данном поле необходимо заполнять день (число, месяц, год) и время (часы, минуты), когда был проведен предрейсовый контроль технического состояния автомобиля. Данное поле заполняется, если такой предрейсовый контроль предусмотрен законодательством.

Путевой лист теперь не обязан содержать печать (штамп) организации или ИП.

Важное внимание следует уделить информации о маршруте поездок. Несмотря на отсутствие данного требования в Приказе Минтранса, налоговые органы настаивают на наличии полной информации о маршруте поездок. Формулировка маршрута должна указывать на производственный характер (например, поездка в налоговую инспекцию, на переговоры к заказчику).

Величина расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли не ограничена налоговым законодательством. Нормированию подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (подп.11 п.1 ст.264 НК РФ).

При проверке обоснованности затрат налоговые органы руководствуются Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В случае значительного превышения фактических расходов над указанными нормами налоговыми органами может быть подвергнута сомнению их экономическая обоснованность.

Несмотря на это, организация, учитывая специфику своей деятельности, вправе использовать самостоятельно разработанные нормы, исходя из соответствующей технической документации (с учетом норм, установленных Минтрансом России, или с учетом данных, содержащихся в документах завода — изготовителя автомобиля). Минфин в своих разъяснениях (например, письма от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875) разрешает организациям, которые не являются автотранспортными, не придерживаться норм Минтранса, а разрабатывать свои нормы.

Если организация не является автотранспортной, необходимо закрепить разработанную норму расхода топлива приказом руководителя организации.

Если организация или ИП оказывает транспортные услуги, то они должны вести журнал регистрации путевых листов, который также иногда называют реестром путевых листов (п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, п. 17 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

НДФЛ и страховые взносы

Если организация арендует автомобиль у физического лица, то также, как и в случае с юридическим лицом, необходимо заключить договор аренды транспортного средства. В договоре должна содержаться исчерпывающая информация об автомобиле, чтобы можно было точно определить, какое транспортное средство взято в аренду. Так обязательно следует указать марку автомобиля, год выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Сведения должны соответствовать паспорту транспортного средства или свидетельства о регистрации.

Доходы, получаемые физическим лицом от сдачи имущества в аренду, а также от оказания услуг являются объектом налогообложения НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ).

Организация, в данном случае оплачивающая услуги аренды, выступает налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). В зависимости от того является физическое лицо резидентом Российской Федерации или нет, ставка налога будет 13% или 30% соответственно.

НДФЛ с арендной платы удерживается при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК). Дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода — из кассы или на банковский счет (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Налог должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.

В зависимости от того оформлен договор аренды с экипажем или без него, будет возникать необходимость исчисления и уплаты страховых взносов.

Если заключен договор аренды без экипажа, то арендная плата, выплачиваемая физическому лицу по договору аренды имущества, страховыми взносами не облагается.

Если заключен договор аренды с экипажем, то есть также предоставляются услуги по управлению транспортным средством, то следует обратить внимание на следующие нюансы:

  1. В договоре необходимо разделить стоимость аренды и стоимость услуг управления,
  2. Как было сказано выше, услуги аренды не являются объектом обложения страховых взносов, но услуги управления облагаются страховыми взносами в ПФР и ФФОМС, так как относятся к выплатам физическому лицу по договору гражданско-правового характера, предметом которого является оказание услуг,
  3. Страховые взносы в ФСС в части страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний уплачиваются в том случае, если это предусмотрено в самом договоре аренды транспортного средства с экипажем (п.1 ст.20.1 закона № 125-ФЗ).

Если в договоре отсутствует разделение сумм аренды и оказания услуг управления, то высока вероятность того, что проверяющие начислят взносы со всей суммы арендной платы. В таком случае свои интересы придется отстаивать в суде.

Бухгалтерский учет

Передача транспортного средства от арендодателя к арендатору оформляется актом приемки-передачи основных средств.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н арендованный автомобиль учитывается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре аренды.

По окончании срока действия договора имущество списывается с забалансового счета арендатора.

Согласно ПБУ 10/99, в случае использования арендованного имущества для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг, суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности. Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Таким образом, арендатор отражает арендную плату в бухгалтерском учете в том периоде, к которому она относится.

Арендная плата списывается в зависимости от того, в какой деятельности используется автомобиль. Возможные бухгалтерские проводки при аренде транспортного средства у физического и юридического лица приведены в Таблице 2.

Обратим внимание, что если аренда у физического лица предполагает аренду у сотрудника организации, то в качестве счета расчетов с арендодателем будет использоваться счет 73, в случае аренды у физического лица — ИП или у юридического лица будет использоваться счет 76.

Таблица 2. Бухгалтерские проводки

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Описание

(26, 44)

73,76

начислена сумма по договору аренды транспортного средства за месяц

73,76

удержан НДФЛ с дохода физического лица по ставке 13%

(26, 44)

начислена сумма за услуги управления транспортного средства за месяц

удержан НДФЛ с дохода физического лица по ставке 13%

(26, 44)

начислены взносы на обязательное пенсионное страхование (применимо в случае аренды у ФЛ с экипажем)

(26, 44)

начислены взносы ФФОМС (применимо в случае аренды у ФЛ с экипажем)

73, 76

50 (51)

6090 (6000*)

выплачено вознаграждение исполнителю;

20 (26, 44)

71 (76, 60)

списаны расходы на эксплуатацию арендованных транспортных средств.

* в случае аренды у юридического лица без экипажа

Подводя итог, стоит отметить, что при использовании автомобилей в аренду, следует обратить внимание к корректному составлению документов.

В договоре необходимо указать исчерпывающую информацию об автомобиле, соответствующую документам транспортного средства. Если договор заключается с физическим лицом по аренде транспортного средства с экипажем, необходимо указать отдельно в договоре стоимость аренды и стоимость услуг управления транспортным средством.

Что касается отражения расходов, то для отсутствия вопросов со стороны налоговых органов, необходимо иметь корректно оформленные документы, подтверждающие целесообразность и обоснованность понесенных расходов.

Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».

Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.

Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

Одной из важнейших задач любой организации является быстрая и эффективная работа. И ее сложно решить без использования хотя бы минимума имущественных ресурсов, конкретный набор которого отличается для разных видов бизнеса.

Автотранспорт – один из видов имущества, без которого сложно обойтись не только предприятиям сферы грузоперевозки, пассажирского транспорта, строительной отрасли, но и остальным. Автомобиль дает бизнесу быстроту действий.

Однако не каждая организация может позволить себе его приобрести, да и не всегда это нужно, т.к. потребность в автомобиле может быть временная. В этом случае самое простое, что можно сделать, это заключить договор аренды. Чаще всего его подписывают с физическим лицом. В этой статье мы поговорим об особенностях налогообложения в таких отношениях и обсудим бухучет аренды автомобиля у физического лица.

1. Договор аренды автомобиля с физическим лицом

2. Может ли арендодатель быть физическим лицом?

3. Арендная плата и оформление документов

4. Налоговый учет аренды автомобиля

5. Расходы на ГСМ при аренде автомобиля

6. Путевые листы при аренде автомобиля

7. Уплата НДФЛ с аренды автомобиля

8. Отражение в 2-НДФЛ и код дохода при аренде автомобиля

9. Доход от аренды автомобиля в 6-ндфл

10. Страховые взносы при аренде автомобиля

11. Бухучет аренды автомобиля с проводками

12. Пример и проводки аренды автомобиля у физического лица

13. Аренда автомобиля 1с 8.3

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему дальше в статье.

1. Договор аренды автомобиля с физическим лицом

Аренда имущества у физического лица оформляется договором, на основании которого арендодатель (физическое лицо) обязуется предоставить арендатору (организации или ИП) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование (ст. 606 ГК).

Договор аренды автомобиля с физическим лицом заключается в простой письменной форме. Обязательной регистрации он не подлежит.

Договор можно заключить на любой срок или вообще не указывать в договоре. В последнем случае он будет считаться заключенным на неопределенный срок. Отказаться от продолжения договора может любая сторона, предупредив об этом другую сторону за месяц или другой срок, который вы пропишете в договоре.

Одним из наиболее важных моментов в заключении договора аренды с физическим лицом является выбор его вида:

  • — договор аренды автомобиля с экипажем, т.е. с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации (ст.632 ГК);
  • — договор аренды автомобиля без экипажа, т.е. без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации (ст.642 ГК).

Каждый вид договора имеет свои преимущества и недостатки, так как накладывает различные обязанности на арендатора и арендодателя.

В первом случае обязанности по поддержанию имущества в надлежащем состоянии, проведение капитального и текущего ремонта, предоставление принадлежностей возложены на арендодателя, во втором – на арендатора.

Особенности Аренда транспортного средства
с экипажем без экипажа
Управление и техническая эксплуатация арендованного транспортного средства арендодатель (ст.632 ГК) арендатор (ст.645 ГК)
Содержание транспортного средства, включая текущий и капитальный ремонт арендодатель (ст.634 ГК) арендатор (ст.644 ГК)
Оплата расходов, связанных с коммерческой эксплуатацией (топливо, мойка, техобслуживание, расходные материалы, транспортные сборы) арендатор (ст.636 ГК) арендатор (ст.646 ГК)
Страхование транспортного средства (в т.ч. страхование ответственности за ущерб) арендодатель (ст.635 ГК) арендатор (ст.645 ГК)
Ответственность за причиненный ущерб третьим лицам транспортным средством, его устройством и механизмами арендодатель (ст.640 ГК) арендатор (ст.648 ГК)

Скачать Образец договора аренды транспортного средства без экипажа с физическим лицом

Скачать Образец договора аренды транспортного средства с экипажем с физическим лицом

2. Может ли арендодатель быть физическим лицом?

В ГК есть интересная норма, которая может поставить в тупик при заключении договора аренды с экипажем. Так в п.2 ст.635 ГК говорится, что при аренде транспортного средства с экипажем лица, управляющие этим транспортным средством и обеспечивающие его техническую эксплуатацию, должны состоять с арендодателем в трудовых отношениях.

И если ваш арендодатель – обычное физическое лицо или ваш сотрудник, то строго говоря, он не может заключить такой договор, т.к. наемных сотрудников он не имеет.

Однако на практике чиновники не запрещают заключать такой договор: письма Минфина от 14.07.2008г. №03-04-06-02/73, от 16.08.2010г. №03-04-05/3-462, от 01.12.2009г. №03-03-06/1/780.

Однако на одну ситуацию внимание обратите: заключить договор аренды автомобиля с экипажем с сотрудником, в должностные обязанности которого входит управление транспортным средством, нельзя. Потому что оплата за вождение получается двойная – в рамках трудового договора и в рамках гражданского договора на услуги по управлению автомобилем. В такой ситуации можно заключить договор аренды без экипажа.

3. Арендная плата и оформление документов

Величину арендной платы, порядок и сроки ее внесения также согласуют в договоре. Оплата может быть как фиксированным платежом, так и в зависимости от пробега или количества выездов. При фиксированной арендной плате ее размер может изменяться по соглашению сторон, не чаще раза в год (п.3 ст.614 ГК).

Если вы заключаете договор аренды с экипажем, то отдельно выделите:

  • — сумму платы за пользование автомобилем
  • — сумму платы за оказание услуг по управлению и технической эксплуатации.

Это поможет избежать споров при начислении страховых взносов. Подробнее об этом мы еще поговорим чуть позже.

А пока – еще одна особенность, на которую в договоре нужно обратить особое внимание. В договоре и акте приема-передачи однозначно должен быть установлен объект аренды и перечислены признаки, однозначно его идентифицирующие:

  • — марка, модель;
  • — цвет;
  • — год выпуска;
  • — регистрационный номер;
  • — идентификационный номер (VIN).

Иначе договор будет признан недействительным (ст.607 ГК).

Арендатору передаются следующие документы:

  • — свидетельство о регистрации автомобиля;
  • — копия паспорта транспортного средства;
  • — талон техосмотра;
  • — полис ОСАГО (если его передача оговаривается в договоре).

Если арендодатель собственником не является, то запросите документы, которые дают ему право совершать сделки по передаче в аренду имущества от имени собственника.

Автомобиль передается арендатору по акту приема-передачи. Его можно составить в произвольной форме. В акте рекомендуется указать характеристики передаваемого автомобиля, его согласованную стоимость, пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра. Согласованная стоимость может быть любой, она нужна только для того, чтобы отразить имущество на забалансовом счете.

Скачать Образец акта приема-передачи автомобиля в аренду

Возврат арендуемой машины работнику также оформляется актом о приеме-передаче.

Скачать Образец акта возврата автомобиля из аренды

Если вы заключили договор аренды без экипажа, то ежемесячные акты можно не составлять. Для признания расходов арендатору достаточно иметь договор, платежных поручений или РКО, акта приема-передачи (письма Минфина от 06.10.2008г. №03-03-06/1/559 и ФНС от 05.09.2005г. №02-1-07/81).

А вот акт о предоставленных услугах управления транспортным средством нужно составить. Он будет иметь произвольную форму, но конечно с обязательными реквизитами для бухгалтерской «первички». В нем можно указать как услуги по управлению, так и аренду самого автомобиля.

Скачать Пример акта об оказании услуг по договору аренды с экипажем.

4. Налоговый учет аренды автомобиля

То, какие расходы будут учтены при расчете налога на прибыль, зависит от условий договора, т.е. от того, оплата каких расходов возложена на арендатора. Налоговый учет аренды автомобиля также зависит от того, на какой системе налогообложения работает организация – общая или упрощенная.

Налогоплательщики, использующие метод начисления, учитывают арендную плату в расходах на последнее число отчетного (налогового) периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК). Другие расходы – по датам документов.

Если у вас аренда автомобиля на УСН, то расходы учитываются после того как они произведены (а также период аренды истек) и оплачены.

Обязательное условие и на ОСНО, и на УСН – экономическая обоснованность и документальная подтвержденность расходов (п.1 ст.252 НК). В зависимости от вида расхода и комплект документов будет различаться – договор, акты, чеки, квитанции об оплате, путевые листы и т.д.

Кратко о признании расходов, связанных с арендой транспортного средства, в налоговом учете смотрите таблицу.

Вид расхода Аренда автомобиля на ОСНО Аренда автомобиля на УСН
Услуги по управлению автомобилем п.21 ст.255 НК пп.6 п.1 ст.346.16 НК
Страховые взносы на услуги по управлению пп.1 п.1 ст.264 НК пп.7 п.1 ст.346.16 НК
Расходы на аренду пп.10 п.1 ст.264 НК пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК
Текущий и капитальный ремонт если обязанность возложена на арендатора, пп. 1 и 2 ст. 260 НК пп.3 п.1 ст.346.16 НК
пп. 11 п. 1 ст. 264 НК пп.12 п.1 ст.346.16 НК
Расходы на ГСМ пп. 5 п. 1 ст. 254 НК (для производственной деятельности) либо пп. 11 п. 1 ст. 264 НК (нужды управления) пп.5 п.1 ст.346.16,

пп.12 п.1 ст.346.16 НК

Страхование ОСАГО, КАСКО пп. 1 п. 1 ст. 263 НК только ОСАГО пп.7 п.1 ст.346.16 НК

Выплачиваемая арендодателю арендная плата НДС не облагается, поскольку физическое лицо не является плательщиком этого налога.

Плательщиком транспортного налога является арендодатель. Согласно ст.357 НК налог платит лицо, на которое автомобиль зарегистрирован, т.е. сам работник.

5. Расходы на ГСМ при аренде автомобиля

Как мы уже выяснили, арендатор может учесть в расходах стоимость ГСМ, как материальные расходы или расходы на содержание служебного транспорта, в зависимости от того, какую функцию выполняет в организации транспортное средство.

В тему данной статьи не входит обсуждение вопросов нормирования топлива, однако несколько слов все же стоит сказать. Нормы расхода топлива утверждены распоряжением Минтранса № АМ-23-р от 14.03.2008 г. Этот документ периодически обновляется, дополняясь новыми моделями автомобилей.

Но в Налоговом кодексе не установлено напрямую, что списывать расходы на ГСМ нужно только в пределах лимитов. Минфин в своих разъяснениях (например, письма от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875) разрешает организациям, которые не являются автотранспортными, не придерживаться норм Минтранса, а разрабатывать свои нормы. Автотранспортные организации используют нормы Минтранса.

Тем не менее, эти нормы, утвержденные организацией, должны быть экономически обоснованными, т.е. примерно соответствовать нормам Минтранса или при отсутствии норм в Распоряжении – технической документации по автомобилю. Также можно провести контрольные замеры по автомобилю самостоятельно, или обратившись в специализированную организацию. Поэтому вам нужно издать приказ, которым утвердить нормы по арендованному автомобилю.

6. Путевые листы при аренде автомобиля

Расходы на ГСМ при аренде автомобиля по сути ничем не отличаются от расходов на топливо, потребляемое машинами, которые принадлежат организации. Стоимость всего количества ГСМ, потраченного за месяц, включается в расходы на последнее число месяца (Письмо Минфина от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12).

Составлять ли путевые листы при аренде автомобиля – спорный вопрос. С одной стороны, транспортное средство вам не принадлежит. У физического лица – арендодателя тоже не обязанности их составлять.

Однако именно путевой лист, в котором указан маршрут поездки, напрямую подтверждает производственную направленность расходов. Хотя справедливости ради отметим, что маршрута нет среди обязательных реквизитов путевого листа.

Поэтому безопаснее будет, если путевые листы вы будете составлять, и маршрут в них указывать. Форму документа вы можете разработать и утвердить самостоятельно, но не забудьте включить в нее обязательные для данного документа реквизиты (они есть в приказе Минтранса №152 от 18.09.2008 г.).

Автотранспортные предприятия пользуются унифицированной формой путевого листа, которая введена постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997 г.

Таким образом, основное условие принятия к учету ГСМ — расходы должны быть:

  1. Документально подтверждены (путевые листы, кассовые чеки, договор с топливной компанией и ее отчеты)
  2. Экономически обоснованы (приказ руководителя на утверждение норм).

7. Уплата НДФЛ с аренды автомобиля

Независимо от того, является ли физическое лицо – арендодатель сотрудником организации – арендатора или нет, арендатор признается налоговым агентом, который должен удержать сумму НДФЛ при выплате арендной платы и перечислить ее в бюджет (п. п. 1 и 4 ст. 226 НК, подп. 4 п. 1 ст. 208 НК). А также отчитаться в налоговую инспекцию по формам 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Уплата НДФЛ с аренды автомобиля – обязанность организации-арендатора, от которой нельзя отказаться, какие бы условия вы не прописали в договоре аренды (такой пункт будет считаться ничтожным, письма Минфина от 15.07.2010г. №03-04-06/3-148, от 29.04.2011г. №03-04-05/3-314).

НДФЛ облагается:

  • — доходы от сдачи автомобиля в аренду;
  • — услуги по управлению автомобилем.

Ставки: 13% (для налоговых резидентов) или 30% (для нерезидентов) (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). НДФЛ с арендной платы удерживается при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК).

Также физическое лицо по заявлению может воспользоваться правом на стандартные налоговые вычеты в месяцах, когда действовал договор аренды (письмо Минфина №03-04-05/32053 от 08.08.2013г.).

Дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода – из кассы или на банковский счет (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Налог должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.

8. Отражение в 2-НДФЛ и код дохода при аренде автомобиля

Как сказано выше, обязанностью организации-арендатора является составление и представление в налоговую инспекцию справки по форме 2-НДФЛ на физическое лицо – арендодателя. В связи с этим возникают вопросы по отражению в 2-НДФЛ аренды автомобиля.

Для заполнения раздела 3 справки вам потребуются такие коды дохода НДФЛ при аренде автомобиля (отдельно отражаются суммы по самой аренде и по услугам экипажа):

  • — 2400 «Доходы, полученные от предоставления в аренду или иного использования любых транспортных средств…»
  • — 2010 – «Выплаты по договорам гражданско-правового характера (за исключением авторских вознаграждений)»

9. Доход от аренды автомобиля в 6-ндфл

Расчет по форме 6-НДФЛ представляется по всем физическим лицам, которым организация выплачивала доходы. Поэтому доходы физлиц по аренде тоже в него должны попадать.

Доход от аренды автомобиля в 6-НДФЛ попадет в следующие строки (доходы в виде оплаты услуг по управлению – то же самое):

  • — строка 020 (сумма выплаченной арендной платы, т.к. доход в виде арендной платы возникает именно на дату выплаты)
  • — строка 130 (сумма выплаченной арендной платы)

В строку 040 войдет исчисленный налог с арендной платы, в строки 070, 140 – удержанный (у вас это будет одна и та же сумма). Не забудьте посчитать арендодателя в числе физических лиц по строке 060.

Даты:

  • Строка 100 – дата фактической выплаты дохода (в данном случае дата получения дохода – это дата его выплаты)
  • Строка 110 – дата фактической выплаты дохода (налог удерживается на дату выплаты)
  • Строка 120 – день, следующий за днем выплаты.

10. Страховые взносы при аренде автомобиля

Здесь сразу примем во внимание, какой у нас договор аренды – с экипажем или без экипажа. Если с экипажем, то вы в договоре должны были разделить суммы за саму аренду, и за управление. Потому что страховые взносы при аренде автомобиля по ним начисляются по разным правилам:

— арендная плата, выплачиваемая физическому лицу по договору аренды имущества, страховыми взносами не облагается (ч. 3 ст. 7 закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ)

— оплата за услуги по управлению облагается страховыми взносами в ПФР и ФФОМС, т.к. она относится к выплатам физическому лицу по договору гражданско-правового характера, предметом которого является оказание услуг (ч. 1 ст. 7 № 212-ФЗ).

Страховые взносы в ФСС в части страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний уплачиваются в том случае, если это предусмотрено в самом договоре аренды транспортного средства с экипажем (п.1 ст.20.1 закона № 125-ФЗ).

Если суммы в договоре не разделены, то высока вероятность того, что проверяющие из внебюджетных фондов начислят взносы со всей суммы арендной платы. Однако есть возможность оспорить это в судебном порядке (постановление ФАС ПО от 15.01.2013 № Ф06-10012/12).

11. Бухучет аренды автомобиля с проводками

Теперь, когда вы знаете особенности начисления НДФЛ и страховых взносов с выплат по арендным договорам с физическими лицами, можно обсудить бухучет аренды автомобиля и посмотреть проводки, которые при этом возникают.

Если транспортное средство используется при производстве и реализации продукции, товаров, работ, услуг, то в целях бухгалтерского учета затраты на аренду относятся к расходам по обычным видам деятельности (ПБУ 10/99).

Арендные платежи отражаются в расходах на последнюю дату истекшего месяца аренды, при этом дебетуются счета затрат – 20, 25, 26, 44 и др., в зависимости от того, где автомобиль использовался.

Какой счет будет по кредиту, зависит от того, является арендодатель сотрудником или нет:

Дебет 20, 26, 44 и др. – Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — начислена арендная плата арендодателю – сотруднику организации

Дебет 20, 26, 44 и др. – Кредит 76-5 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — начислена арендная плата арендодателю – другому физлицу (не сотруднику)

Отражение операций по договору аренды автомобиля с экипажем в целом аналогично учету аренды без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации.

Если физическое лицо приобретает ГСМ, а затем арендатор возмещает ему эти суммы, то будут еще такие проводки:

Дебет 10 – Кредит 76-5 – принят к учету приобретенный арендодателем ГСМ

Дебет 20, 26, 44 и др. – Кредит 10 – стоимость израсходованного ГСМ отнесена на затраты

Дебет 76-5 — Кредит 50, 51 – перечислена сумма возмещения расходов на ГСМ.

Если арендодатель – сотрудник, то денежные средства на приобретение ГСМ выдаются под отчет, а затем по фактически израсходованным суммам составляется авансовый отчет.

12. Пример и проводки аренды автомобиля у физического лица

ООО «Хозяюшка» занимается оптовой торговлей. Для доставки товаров покупателям 1 августа 2016 года организация заключила договор аренды автомобиля с экипажем с Ватрушкиным В.В., который не является работником организации. Согласованная стоимость автомобиля 300 000 руб.

Стоимость услуг Ватрушкина по управлению автомобилем – 5 000 руб., аренды автомобиля – 12 000 руб. Ватрушкин предоставил заявление и подтверждающие документы на получение стандартного налогового вычета по НДФЛ на ребенка.

Оплата физическому лицу по договору произведена 5 сентября с расчетного счета на банковский счет.

1 августа:

Дебет 001 – на сумму 300 000 руб. — арендованный автомобиль учтен за балансом по согласованной стоимости

31 августа:

Дебет 44 – Кредит 76-5 – на сумму 12 000 руб. – начислена арендная плата

Дебет 44 – Кредит 76-5 – на сумму 5 000 руб. – начислена оплата за услуги по управлению

Дебет 76-5 – Кредит 68 – на сумму 2 028 руб. – удержан НДФЛ (17 000 – 1400) * 13%

Дебет 44 – Кредит 69 – на сумму 1100 + 255 руб. – начислены страховые взносы в ПФР и ФФОМС (5000 руб. * 22% + 5000 * 5,1%)

5 сентября:

Дебет 76-5 – Кредит 51 – на сумму 14 972 руб. – перечислена оплата физическому лицу с расчетного счета

6 сентября:

Дебет 68 – Кредит 51 — на сумму 2 028 руб. – перечислен НДФЛ в бюджет

15 сентября:

Дебет 69-2 – Кредит 51 – на сумму 1100 руб. – перечислены страховые взносы в ПФР

Дебет 69-3 – Кредит 51 – на сумму 255 руб. – перечислены страховые взносы в ФФОМС

13. Аренда автомобиля 1с 8.3

Для тех, кто ведет учет в программе 1С: Бухгалтерия – смотрите, как производится отражается аренда автомобиля в 1С:8.3 в видео-формате.

Бухгалтерский и налоговый учет операций по прокату

Главная — Статьи

Требования к договору проката установлены ст. ст. 626 — 631 ГК РФ. Занимаясь этим видом деятельности, нужно обратить особенное внимание на следующие моменты. Во-первых, договор проката всегда заключается в письменной форме (п. 2 ст. 626 ГК РФ), а срок его действия не может превышать один год (п. 1 ст. 627 ГК РФ). Во-вторых, арендная плата за пользование имуществом по договору проката может быть установлена только в твердой сумме платежей, которые могут вноситься единовременно или периодически (ст. 630 ГК РФ). В-третьих, капитальный и текущий ремонт имущества, сданного в аренду по договору проката, является обязанностью арендодателя (п. 1 ст. 631 ГК РФ). В-четвертых, лицо, получившее имущество по договору проката, не вправе передавать его другим лицам напрокат, в безвозмездное пользование или в залог (п. 2 ст. 632 ГК РФ).
В соответствии с Общероссийским классификатором услуг населению — ОКУН услуги по прокату (код 019400) относятся к бытовым.
К ним же относятся и услуги по почасовому прокату предметов в специальных помещениях (код 019430).
Следует иметь в виду, что бытовыми услугами считаются лишь услуги, оказываемые населению, как это следует, собственно, из названия ОКУН.
В силу Закона N 54-ФЗ в случаях, когда имущество сдается напрокат физическим лицам и имеет место оказание бытовых услуг, можно не применять ККТ, а вместо кассового чека использовать бланк строгой отчетности (квитанцию).
В отношении операций по прокату предметов туризма можно применять бланки, самостоятельно разработанные организацией (Письмо УФНС России по г. Москве от 28.04.2011 N 17-15/042237).
Если договор проката заключается с юридическим лицом, а плата за прокат вносится наличными деньгами, необходимо пробивать кассовый чек.
Часто при передаче предмета проката с клиента взимается не только плата за пользование этим предметом (плата за прокат), но и залоговая стоимость данного имущества, которая будет возвращена ему после того, как он принесет это имущество обратно.
Когда клиент возвращает имущество с опозданием, залог ему возвращается за вычетом суммы, удержанной за задержку. Если имущество было повреждено, возвращаемая сумма также уменьшается с учетом степени повреждения. В случае, когда клиент вообще не возвращает полученное напрокат имущество, сумма залога остается у организации (предпринимателя), занимающейся прокатом.
Применять ККТ и выдавать кассовый чек на сумму залога не нужно, достаточно выписать приходный кассовый ордер и отдать квитанцию клиенту.

Налогообложение

Единый налог на вмененный доход

Деятельность по оказанию бытовых услуг может подпадать под действие специального налогового режима — единого налога на вмененный доход. Этот режим является «принудительным», его применяют не по собственному желанию, а в обязательном порядке во всех случаях, когда организация или предприниматель подпадают под действие гл. 26.3 НК РФ и соответствующих норм местного законодательства. Поэтому еще до того, как организация начнет заниматься деятельностью по оказанию услуг проката, необходимо выяснить, не возникнет ли у нее обязанностей по уплате единого налога.
Подчеркнем, что бытовыми услугами в целях применения ЕНВД в любом случае могут считаться лишь те услуги, которые оказаны именно населению. Если же имущество сдается напрокат по договору с юридическим лицом, вне зависимости от формы оплаты, данные операции под ЕНВД не подпадают и должны облагаться в рамках общей системы налогообложения (или УСН, если организация добровольно перешла на этот режим).
При осуществлении одновременно нескольких видов деятельности организациями, которые могут быть переведены на ЕНВД, нужно быть особенно внимательными, ведь нередки случаи, когда одни операции подпадают под этот режим, а другие — нет. Такая ситуация, к примеру, может возникнуть, когда организация оказывает развлекательные услуги в виде игры на компьютерах и игровых приставках, а также предоставляет клиентам возможность выхода в сеть Интернет.
Как разъяснено в Письме ФНС России от 13.10.2010 N ШС-37-3/13250, деятельность налогоплательщика, связанная с предоставлением услуг по прокату компьютеров и игровых приставок для развлекательных игр (не отвечающих признакам азартной игры), на основе заключенных с клиентами договоров проката может быть переведена на ЕНВД. Результаты от оказания дополнительных услуг по предоставлению доступа клиентам к сети Интернет однозначно подлежат налогообложению в соответствии с общим режимом налогообложения или УСН на основе данных раздельного учета доходов и расходов. Ведь согласно ОКУН услуги, связанные с почасовым использованием компьютеров и игровых программ (игры на компьютерах и игровых приставках), признаются бытовыми (они отнесены к услугам по прокату игровых автоматов, компьютеров, игровых программ, код 019434), а вот услуги по предоставлению физическим лицам возможности выхода в сеть Интернет — или, иными словами, перепродажи клиентам трафика, приобретаемого налогоплательщиком у провайдера для себя, — бытовыми не признаются, поскольку они не поименованы в группе 01 ОКУН.
Если деятельность по сдаче имущества напрокат не подпадает под ЕНВД, а организация не перешла добровольно на УСН, с таких операций нужно начислять НДС и налог на прибыль, а используемые при этом основные средства являются объектом обложения налогом на имущество.

Налог на прибыль

Согласно п. 4 ст. 250 НК РФ средства, полученные от сдачи имущества в аренду, признаются внереализационными доходами, за исключением случаев, когда эти доходы считаются выручкой в порядке, установленном ст. 249 НК РФ.
Решить вопрос о том, как именно будут признаваться доходы от проката (выручка или внереализационные доходы), необходимо самостоятельно с учетом рекомендаций Минфина России, в частности Письма от 07.02.2011 N 03-03-06/1/74, в котором фактически указываются два критерия для отнесения арендных доходов к выручке. Первый — деятельность по предоставлению имущества в аренду является основным видом деятельности налогоплательщика. Второй — деятельность осуществляется на систематической основе.
Сумму залога, взимаемую с клиента, признавать доходом не нужно (пп. 2 п. 1 ст. 251 НК РФ), соответственно, при возврате залога не надо признавать расходы. Если клиент не вернул вещь (вследствие чего залог удерживается организацией, предоставившей имущество напрокат) или вернул ее с опозданием, либо в ненадлежащем состоянии, в результате чего произведен частичный возврат залога с удержанием соответствующих сумм за нарушение срока возврата или в счет оплаты расходов на ремонт и приведение предмета проката в надлежащее состояние, удерживаемую сумму залога следует рассматривать как внереализационный доход в виде признанных должником штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных обязательств, а также сумм возмещения убытков или ущерба, согласно п. 3 ст. 250 НК РФ.

Налог на добавленную стоимость

Отметим, что единственная «льгота» по НДС в отношении услуг проката предусмотрена в пп. 20 п. 2 ст. 149 НК РФ для некоммерческих организаций, оказывающих такие виды услуг в сфере культуры и искусства, как услуги по предоставлению напрокат аудио-, видеоносителей из своих фондов, звукотехнического оборудования, музыкальных инструментов, сценических постановочных средств, костюмов, обуви, театрального реквизита, бутафории, постижерских принадлежностей, культинвентаря, животных, экспонатов и книг.
В остальных случаях услуги по прокату облагаются НДС в общеустановленном порядке.
Исчислить НДС нужно только с суммы платы за прокат. Сумма залога, на наш взгляд, не должна облагаться НДС, поскольку это не предоплата, не аванс и не плата за оказанные услуги, а лишь способ обеспечения исполнения обязательства. И по общему правилу залог подлежит возврату при сдаче клиентом предмета проката.
Впрочем, тут возможны споры с налоговыми органами. Дело в том, что в разъяснениях Минфина России сказано, что гарантийный платеж, вносимый арендатором как средство обеспечения выполнения его обязательств по договору аренды (даже если согласно договору он ни при каких обстоятельствах не может рассматриваться в качестве арендной платы и арендодатель вправе производить удержания из гарантийного платежа лишь в случаях невнесения арендатором арендной платы, пеней, штрафов и иных платежей в соответствии с договором, а также при нанесении ущерба арендуемому имуществу, а остаток гарантийного платежа возвращается арендатору по окончании срока договора), следует относить к денежным средствам, связанным с оплатой услуг, и включать в базу по НДС (Письмо от 21.09.2009 N 03-07-11/238). Равно как и денежные средства, поступающие для возмещения затрат в случае нанесения прямого ущерба арендуемому имуществу (Письмо Минфина России от 25.11.2008 N 03-07-11/366).
Между тем, на практике ситуация неоднозначна.
Объектом налогообложения согласно пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ является реализация товаров, работ, услуг на территории России, включая и реализацию предметов залога. Моментом определения налоговой базы в соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 167 НК РФ считается день оплаты (полной или частичной) в счет предстоящих поставок товаров, выполнения работ, оказания услуг. Поэтому плата за прокат облагается НДС. В случае, если залог был внесен не деньгами, а имуществом, клиент не вернул взятую напрокат вещь и арендодатель удерживает залог (становится его собственником), реализация предмета залога арендодателем тоже признается налогооблагаемой операцией.
В момент же получения залога — когда предполагается, что эта сумма или эта вещь будет возвращена клиенту при предъявлении им предмета проката в надлежащем состоянии в оговоренные договором сроки, — по сути никакой реализации услуг не происходит. Залог лишь обеспечивает обязательство клиента, и удерживаться он может только в случае неисполнения клиентом условий договора. Возникает еще один вопрос: нужно ли признавать факт реализации имущества в подобной ситуации? Все зависит от юридической стороны сделки.
Вариант 1: возможность перехода предмета проката в собственность клиента предусмотрена в договоре. Фактически заключается договор аренды с правом выкупа имущества. Залоговая стоимость, по сути, представляет собой выкупную стоимость имущества. Получается, что вносимый залог несет не только обеспечительную функцию, но и платежную. И тогда действительно его следует рассматривать как авансовый платеж и сразу включать в базу по НДС.
В случае если клиент откажется от возможности выкупа имущества и произведет его возврат, имеет место изменение условий договора (или его расторжение), полученная ранее сумма возвращается клиенту и, соответственно, возникает право на вычет начисленной ранее суммы НДС.
Если же клиент не возвращает имущество, наступает момент выкупа, эта операция отражается арендодателем как обычная реализация с повторным начислением НДС в момент перехода права собственности к покупателю (окончания срока действия договора проката, когда истекает установленный срок для возврата имущества) и предъявлением к вычету ранее начисленного НДС при получении денежных средств в качестве залога — аванса.
Вариант 2: имеется «чистый» договор проката, не предусматривающий права и возможности выкупа предмета проката клиентом. Залоговая стоимость в этом случае имеет лишь обеспечительную функцию. Если клиент не возвращает предмет проката, он тем самым наносит ущерб арендодателю, т.е. имеет место не продажа ему имущества по окончании срока действия договора проката с зачетом суммы внесенного залогового платежа, как при описанной выше схеме, а «недостача» имущества с удержанием суммы залога в счет возмещения данного ущерба. В таком случае нет оснований начислять НДС как минимум в момент получения залога.
Когда клиент вернул предмет проката с опозданием или с повреждениями (в качестве штрафной санкции и возмещения ущерба), вновь возникает спорная ситуация. С одной стороны, формально тут нет факта реализации товаров или услуг, а есть факт возмещения причиненного ущерба или взыскания пеней за просрочку исполнения обязательства по возврату имущества в рамках договора проката. С другой стороны, на основании пп. 2 п. 1 ст. 162 НК РФ база по НДС должна увеличиваться на суммы, связанные с оплатой реализованных товаров, работ, услуг.
Минфин России не раз подчеркивал, что пени и иные штрафные санкции, полученные продавцом от покупателя (арендодателем от арендатора) за нарушение договорных обязательств, в том числе за несвоевременную оплату товара или, к примеру, за нарушение сроков уплаты лизинговых платежей, должны облагаться НДС (Письма от 11.01.2011 N 03-07-11/01, от 20.05.2010 N 03-07-11/189, от 08.12.2009 N 03-07-11/311 и др.).
Однако судьи не соглашаются с таким подходом.
Например, в Постановлении Президиума ВАС РФ от 05.02.2008 N 11144/07 подчеркивается, что неустойка, которую компания получила от контрагента за просрочку исполнения обязательств, не связана с оплатой товара в смысле пп. 2 п. 1 ст. 162 НК РФ, поэтому она не облагается НДС.
В Постановлении ФАС Московского округа от 28.07.2009 N КГ-А40/6668-09 разъяснено: неустойка, полученная исполнителем от заказчика, не является суммой, увеличивающей базу по НДС и связанной с оплатой. Суд указал, что обязательство по уплате неустойки представляет собой одностороннее обязательство должника выплатить кредитору определенную сумму в случае просрочки оплаты по договору, и уплата неустойки не обусловлена совершением со стороны кредитора каких-либо действий. Следовательно, неустойка имеет самостоятельную правовую природу, не связанную с объектами налогообложения по НДС. В связи с этим у налогоплательщика нет обязанности по включению этой суммы в базу по НДС.
На наш взгляд, в сложившейся ситуации организации, осуществляющей деятельность по прокату, нужно внимательно изучить конкретные имеющие место обстоятельства, в том числе условия договора проката и сложившуюся практику взаимодействия с клиентами, и принять взвешенное решение в отношении того, как именно поступать с суммой залога.
К примеру, если в подавляющем большинстве случаев клиенты своевременно возвращают предметы проката, залог фактически исполняет лишь обеспечительную функцию и начислять НДС при его получении не следует.
Если договор подразумевает возможность перехода права собственности на предмет проката к клиенту, т.е. имеет место договор аренды с правом выкупа (чаще всего так и происходит — клиенты не возвращают имущество, а оставляют его себе, и «автоматически» при истечении срока действия договора происходит смена собственника), логично считать полученный залог исполняющим и платежную функцию и начислять НДС.

Налог на имущество

Объектом налогообложения считается имущество, которое учитывается на балансе в качестве основных средств в порядке, установленном для ведения бухгалтерского учета. Однако это не означает, что начислять налог на имущество нужно лишь в отношении тех объектов, которые учитываются организацией на счете 01 «Основные средства». Ведь в соответствии с п. 5 ПБУ 6/01 материальные ценности, предназначенные исключительно для предоставления организацией за плату во временное владение и пользование или во временное пользование с целью получения дохода (под это определение подпадают и предметы проката), также признаются основными средствами, хотя они и подлежат учету в составе доходных вложений в материальные ценности (на одноименном счете 03).
Минфин России в Письмах от 31.03.2011 N 03-03-06/1/187, от 26.10.2009 N 03-05-06-01/68 разъяснил, что основные средства, учитываемые в бухгалтерской отчетности на счете 03 «Доходные вложения в материальные ценности», подлежат обложению налогом на имущество.
Однако не все предметы проката соответствуют критериям признания основных средств. Подчеркнем, что в случае, если организация, оказывающая услуги по прокату, имеет на балансе основные средства — как на счете 01 (здания, оборудование, мебель и др.), так и на счете 03 (предметы проката), — их остаточная стоимость участвует в формировании налоговой базы по налогу на имущество в общеустановленном порядке.

Бухгалтерский учет

Учет предметов проката

Первая сложность возникает при квалификации предметов проката в качестве объектов бухгалтерского учета.
Рассмотрим наиболее простую ситуацию: использовать предмет проката предполагается более 12 месяцев, а его стоимость превышает 40 000 руб. (или другой лимит, установленный в учетной политике организации). Иначе говоря, исполняются все требования ПБУ 6/01, предъявляемые к основным средствам.
В соответствии с п. 5 ПБУ 6/01 основные средства, предназначенные исключительно для предоставления организацией за плату во временное владение и пользование или во временное пользование с целью получения дохода, отражаются в бухгалтерском учете и отчетности в составе доходных вложений в материальные ценности (счет 03). Значит, при приобретении предметов проката необходимо собрать все фактические затраты, связанные с их приобретением, на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы», а затем принять их к учету на счете 03 по первоначальной стоимости.
Далее в течение установленного срока полезного использования начисляется амортизация, которая отражается на счете 02 «Амортизация основных средств» в корреспонденции с дебетом счетов 20 «Основное производство» либо 91 «Прочие доходы и расходы», в зависимости от того, как квалифицированы доходы от операций по прокату — в качестве выручки либо прочих доходов.
Выдачу и возврат предметов проката нужно отражать в аналитическом учете по счету 03 (к которому можно открыть субсчета «Предметы проката в наличии на складе (в пункте проката) организации» и «Предметы проката, выданные клиентам (находящиеся у клиентов)»).
Со временем предметы проката изнашиваются физически, а подчас и устаревают морально. Для учета операций по выбытию (списанию) — по аналогии со списанием основных средств — необходимо открыть отдельный субсчет к счету 03, который можно назвать «Выбытие доходных вложений в материальные ценности». В дебет списывается первоначальная стоимость выбывающего предмета проката (с соответствующего субсчета «внутренней» записью по счету 03), а в кредит — сумма начисленной амортизации (в корреспонденции с дебетом счета 02).
Если предмет проката списывается до истечения установленного срока его полезного использования, т.е. к этому моменту он еще не полностью самортизирован, остаточную стоимость относят с кредита счета 03 в дебет счета 91. Когда при списании предмета проката получены какие-либо доходы, например, предмет сдан в утиль с получением определенного вознаграждения или если он продан на сторону, сумма полученного дохода отражается по кредиту счета 91.
К сожалению, такая простая схема применима лишь в том случае, если речь идет о предметах проката, первоначальная стоимость которых при приобретении или изготовлении превышает установленный в учетной политике лимит стоимости основных средств. Например, если речь идет о прокате автомобилей, мебельных гарнитуров и иных дорогостоящих предметах.
На практике же более распространены ситуации, когда в прокат передается относительно недорогое имущество (к примеру, DVD-диски, спортивный инвентарь — теннисные ракетки, коньки), стоимость которого за единицу ниже установленного лимита. Кроме того, в некоторых случаях и срок полезного использования отдельных видов предметов проката может составлять менее одного года (например, DVD-дисков, поскольку фильмы могут «устаревать» и терять свою актуальность и популярность). В этом случае учитывать их в составе основных средств в соответствии с требованиями ПБУ 6/01 невозможно.
Предметы проката вне зависимости от их стоимости и срока полезного использования все-таки будут многократно передаваться клиентам и возвращаться обратно, поэтому их нельзя учитывать как товары, предназначенные для перепродажи, следуя нормам ПБУ 5/01.
Тем не менее, исходя из требований ПБУ 6/01, предметы проката, стоимость которых не позволяет отнести их к числу основных средств, на наш взгляд, все-таки подлежат учету в составе материально-производственных запасов. Да и в случае, когда предметы проката будут использоваться менее 12 месяцев, их также нужно относить к этой же категории и учитывать по правилам ПБУ 5/01.
Итак, в подобных ситуациях предметы проката принимаются к учету на счете 10 «Материалы», к которому следует предусмотреть отдельный субсчет, например, «Предметы проката».
При передаче предметов проката в эксплуатацию — в пункт проката, их стоимость списывают в дебет счета 20, как расходы по обычным видам деятельности.
Для контроля наличия и движения таких предметов проката целесообразно организовать забалансовый учет, к примеру, открыть счет 013 «Предметы проката стоимостью менее 40 000 руб. «, с двумя субсчетами «Предметы проката в пункте проката» и «Предметы проката, переданные клиентам» (пример 1).

Пример 1. Отель оказывает услуги по прокату спортивного инвентаря. В ноябре 2011 г. у поставщика по безналичному расчету приобретены две пары горных лыж стоимостью 43 000 руб. и 22 000 руб. и сразу переданы в пункт проката.
Срок полезного использования приобретенных лыж составляет 3 года. В соответствии с учетной политикой отеля лимит стоимости основных средств 40 000 руб., амортизация начисляется линейным методом, а оказание услуг по прокату признается одним из предметов деятельности отеля. Для упрощения примера предположим, что НДС не уплачивается.
Бухгалтерские записи представлены в табл. 1.

Таблица 1

Аренда автомобиля сотрудника без экипажа – как отразить в учете?

Наша компания собирается заключить с сотрудником, у которого есть личный автомобиль, договор аренды транспортного средства без экипажа. Какие документы, кроме договора, должны быть оформлены? Как организации учесть расходы?

Налоговый учет

По мнению контролирующих органов (письма Минфина России от 06.10.2008 № 03-03-06/1/559, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1), для подтверждения расходов в виде арендной платы по договору аренды транспортного средства (ТС) необходимы, в том числе:

  • акт приемки-передачи арендованного имущества,
  • иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора.

К таким документам, в частности, относятся приказ руководителя организации о закреплении арендованного ТС за сотрудниками и заявки на использование арендованного автомобиля. К названным документам нужно приложить также копии путевых листов, которые позволят определить регулярность и время использования, а также маршрут движения арендованных транспортных средств.

Расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) и ремонт автомобиля, понесенные вашей организацией в процессе эксплуатации арендованного автомобиля, подтверждаются документами о приобретении и расходовании топлива, о проведении ремонтных работ.

Документами, подтверждающими покупку ГСМ, являются платежные документы об оплате топлива (например, кассовые чеки). Количество израсходованного топлива подтверждается путевыми листами.

Документами, подтверждающими расходы на ремонт автотранспортного средства, являются, например, акты выполненных ремонтных работ (унифицированная форма акта отсутствует, поэтому исполнитель может составить акт в произвольной форме с соблюдением требований о необходимых реквизитах, установленных ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

При аренде автомобиля без экипажа у вашей организации-арендатора не возникает:

  • расчетов по НДС, связанных с данной операцией;
  • каких-либо налоговых последствий в части уплаты налога на прибыль;
  • обязательств по уплате налога на имущество (т. к. имущество (автомобиль), полученное вашей организацией-арендатором по договору аренды, остается собственностью арендодателя);
  • обязательств по уплате транспортного налога (т. к. автомобиль зарегистрирован на арендодателя (ст. 357 НК РФ), при этом, если ваша организация поставит автомобиль на временный учет в ГИБДД, то плательщиком транспортного налога все равно будет арендодатель (письмо Минфина России от 04.03.2011 № 03-05-05-04/04)).

При аренде автомобиля у физического лица, которое не является предпринимателем, ваша организация-арендатор выступает как налоговый агент (п. 2 ст. 226 НК РФ) и должна удержать с суммы арендной платы НДФЛ по ставке 13 % и перечислить удержанную сумму налога в бюджет по месту учета вашей организации-арендатора в налоговом органе не позднее дня фактического получения денег в банке на выплату арендной платы или дня ее перечисления на счет физлица (п.п. 4 и 6 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 01.06.2011 № 03-04-06/3-127, от 06.12.2010 № 03-04-06/3-290 и от 16.08.2010 № 03-04-05/3-462).

Страховые взносы

Сумма арендной платы, выплаченная физическому лицу за пользование автомобилем, не облагается страховыми взносами во внебюджетные фонды (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 № 550-19).

Взносы на страхование от несчастных случаев с арендной платы уплачиваются только в том случае, если такая обязанность установлена договором аренды (п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете организации-арендатора формируются проводки (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н):

Дебет 001 – арендованный автомобиль отражен за балансом;

Дебет 20 (26, 44 или иной счет учета затрат) Кредит 73 (76) – начислена арендная плата;

Дебет 20 (26, 44 или иной счет учета затрат) Кредит 60 (76) – учтены расходы на содержание автомобиля;

Дебет 19 Кредит 60 (76) – учтены суммы НДС, предъявленного контрагентами в части расходов по автомобилю;

Дебет 68 Кредит 19 – суммы НДС, предъявленного контрагентами в части расходов по автомобилю, приняты к вычету;

Дебет 73 (76) Кредит 68.01 – удержан НДФЛ из суммы арендной платы, начисленной арендодателю;

Дебет 73 (76) Кредит 51 – выплачена арендная плата за «минусом» удержанного НДФЛ.

Самую полную информацию о порядке заключения договора аренды транспортного средства без экипажа, и о налоговых последствиях, которые возникают у сторон договора, можно найти в справочнике «Договоры: условия, формы, налоги» в разделе «Юридическая поддержка» в ИС 1С:ИТС.
Информационная система 1С:ИТС обновляется каждый день и содержит готовые консультации по бухгалтерскому, налоговому и кадровому учету. Вполне возможно, что ответы на конкретные практические вопросы, которые Вы сейчас ищете, уже есть в разделе «Отвечает аудитор» Информационной системы 1С:ИТС.

А чтобы не пропускать свежие консультации экспертов и другую полезную информацию, Вы можете подписаться на бесплатную рассылку: http://its.1c.ru/news/subscription.php

Вы можете заключить договор информационно-технологического сопровождения с рекомендованным фирмой «1С» партнером

Возникли вопросы?

Аренда автомобиля без экипажа — порядок учета и отражения в 1С:Предприятие 8

Нормы гражданского законодательства не препятствуют заключению договора аренды, если одной стороной которого будет являться юридическое лицо, а другой стороной – физическое лицо. Поэтому организация может взять автомобиль в аренду у физического лица.

Согласно ст. 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

Инструкция по отражению в 1С:

1. Для отражения выплат по аренде автомобиля в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» требуется выполнить настройку программы, для этого необходимо перейти в раздел «Настройка – Расчет зарплаты» (рис. 1).

Рис. 1 – «Настройка – Расчет зарплаты».

Найти пункт «Регистрируются прочие доходы физических лиц, не связанные с оплатой труда» и включить данную настройку (рис. 2).

Рис. 2 – Настройка регистрации прочих доходов.

2. После настройки в программе должен появиться справочник «Виды прочих доходов физлиц», раздел «Выплаты – Виды прочих доходов физлиц» (рис. 3).

Рис. 3 – «Выплаты – Виды прочих доходов физлиц».

Данный справочник должен содержать список прочих доходов, вместе с требуемым нам видом прочего дохода «Аренда транспорта» (рис. 4). Если данный вид отсутствует, создайте его, заполнив как показано на рисунке 4.

Рис. 4 – Список прочих доходов физлиц, вид прочего дохода Аренда транспорта.

3. Создайте документ «Начисление прочих доходов», для этого перейдите в раздел «Выплаты – Прочие доходы» (рис. 5).

Рис. 5 – «Выплаты – Прочие доходы».

В открывшейся форме «Прочие доходы» выберите «Создать – Начисление прочих доходов» (рис. 6).

Рис. 6 – Создание документа «Начисление прочих доходов».

Заполните документ «Начисление прочих доходов», выбрав требуемый вид дохода «Аренда транспорта» (рис. 7).

Рис. 7 – Ручное заполнение документа «Начисление прочих доходов».

4. Для отражения прочих доходов в бухучете создайте документ «Отражение зарплаты в бухучете», для этого перейдите в раздел «Зарплата – Отражение зарплаты в бухучете» (рис. 8).

Рис. 8 – «Зарплата – Отражение зарплаты в бухучете».

Далее в форме «Отражение зарплаты в бухучете» выберите «Создать» (рис .9).

Рис. 9 – Создание документа «Отражение зарплаты в бухучете».

В открывшемся документе «Отражение зарплаты в бухучете» выберите месяц и организацию, после чего нажмите «Заполнить» (рис .10). Документ автоматически заполнится на основании данных по прочим доходам, введенных нами ранее (рис. 10, рис. 11).

Рис. 10 – Заполнение документа «Отражение зарплаты в бухучете».

Рис. 11 – Заполнение документа «Отражение зарплаты в бухучете».

Аренда – учет у арендатора

Когда организация арендует транспортное средство, плату за его временное использование начисляет:

  • по дебету счета 20 (26,44 …) и кредиту 60 (73, 76).

Если арендодатель – это юридическое лицо или ИП, применяющие основной режим налогообложения, то по выставленным счетам-фактурам можно принимать НДС к вычету.

Когда транспортное средство берут во временное пользование у физического лица, в том числе у сотрудника, организация с суммы оплаты должна удержать подоходный налог , а в день оплаты аренды – перечислить в бюджет.

При возникновении затрат на обслуживания (ремонт) и эксплуатацию (ГСМ) транспортного средства (при аренде без экипажа), они учитываются в общем порядке и списываются на расходы.

Арендованное транспортное средство учитывается в бухгалтерском учете на счете 001. Сумма, которую нужно отразить по забалансовому счету равна той, что прописана в договоре аренды.

Пример аренды:

Организация арендовала автомобиль (стоимость 370 000 руб.) у своего сотрудника. Размер оплаты за пользование транспортным средством составляет 7 000 руб. С работником заключен договор аренды без экипажа. Автомобиль используется руководством фирмы. Затраты на ГСМ составили 63 522 руб. (НДС 9690 руб.).

Проводки:

Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание
001 Принят к учету автомобиль 370 000 Акт приемки/передачи Договор аренды
26 73 Начислена арендная плата 7000 Бухгалтерская справка
73 68 НДФЛ Начислен НДФЛ по доходам сотрудника, полученным в качестве арендной платы 910 Бухгалтерская справка
73 50 Выдана из кассы сумма оплаты аренды ТС 6090 Расходный кассовый ордер
10 60 Принят к учету ГСМ 53 832 Товарная накладная
19 60 Учтен НДС по ГСМ 9560 Товарная накладная
68 НДС 19 НДС принят к вычету 9560 Счет-фактура
26 10 Списан ГСМ 53 832 Путевой лист
90 26 Учтены в расходах затраты на аренду автомобиля и ГСМ 60 832 Бухгалтерская справка
001 По окончании срока аренды автомобиль возвращен владельцу 370 000 Акт приемки-передачи

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *