Проверка первичных документов

3.6. Правила проверки первичных документов и исправления ошибок в них

Проверка первичных документов – контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:
по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);
подсчета сумм (правильности произведенных вычислений).
При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа – оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой доку-мента реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения, первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантий-ные письма и пр.
Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:
по причинам возникновения –
небрежность, бухгалтер-ская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;
по месту возникновения –
в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;
по значению –
локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).
Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:
зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;
на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица производившего исправление, а также проставляется дата исправления.
В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и не оговоренные исправления не допускаются.
Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в от-дельности.
Типичные ошибки при работе с первичными документами:
использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;
отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных ре-квизитов;
отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;

не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;
наличие подчисток и помарок в документах;
нарушение правила исправления ошибок в документах;
исправления в кассовых документах;
записи простым карандашом;
отсутствие прочерков в свободных строках;
отсутствие штампа или записи «оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;
арифметические ошибки при таксировке документов.
Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.
После приемки инфор-мация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом докумен-те делается специальная отметка, исключающая возможность ее повторного исполь-зования.

4.5.2 Аудит правильности оформления первичных документов

Аудитором проверяется правильность оформления первичных документов, по которым производились операции, связанные с получением и выдачей наличных денег.

При проведении аудита необходимо уделить особое внимание грамотному заполнению первичных документов, наличие и подлинность подписей получателей денег на расходных кассовых ордерах.

Все кассовые документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно без помарок или исправлений с указанием названия организации. В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Например, расходный кассовый ордер № 528 выдан под отчёт, поэтому оправдательными документами к ним будут авансовый отчёт (приложение 30). В организации есть положение о служебных командировках, в соответствии с которым работнику выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке в размере 200 рублей

Приходные и расходные кассовые ордера в течение отчетного года имеют раздельную нумерацию, выписываться в бухгалтерии ООО «Вымпел-М» в момент совершения операции.

При обнаружении пропуска в нумерации указанных ордеров аудитору следует тщательно проверить, не вызвано ли это уничтожением документов либо другими злоупотреблениями.

Приходные и расходные кассовые документы после получения или выдачи денег подписываются бухгалтером-кассиром, а прилагаемые к ним документы погашаются штампом; приходные ордера — «Получено», расходные — «Оплачено», с указанием числа, месяца, года.

Аудитором было проверено правильное отражение хозяйственных операция в организации и отражено в рабочем документе (таблица 4.7).

Таблица 4.7 – Рабочий документ аудитора. Результаты проверки правильности бухгалтерских записей ООО «Вымпел-М» по счёту 50 «Касса» за 14.11.2011

Хозяйственные операции

По данным кассовой книги

По данным аудитора

Отклонение(+, -)

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Поступил возврат денежных средств от подотчетного лица Шабалина В.Н.

928,00

928,00

Поступила выручка медпункта за платные мед.услуги

99,10

99,10

Поступил возврат денежных средств от подотчетного лица Земцова В.Г.

69,00

69,00

Поступила арендная плата за столовую от Летягина А.Б.

49848,89

49848,89

Выдана депонированная зарплата Мухлынину Н.Г.

497,00

497,00

Выдано в подотчет Шабалину В.Н.

5000,00

5000,00

Выдано в подотчет Земцову В.Г.

1000,00

1000,00

Выдана заработная плата за Ноябрь 2011(материальная помощь) Белоноговой Е.С.

1500,00

1500,00

Выданы алименты за октябрь 2011 г

2381,13

2381,13

Выданы алименты за октябрь 2011 г

3560,56

3560,56

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача денег из кассы, не подтвержденная подписью получателя в расходном кассовом ордере или платёжной ведомости, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с бухгалтера-кассира. В ООО «Вымпел-М» таких случаев не было.

Нарушений по плану счетов в ООО «Вымпел-М» аудитором не выявлено.

В соответствии с Федеральным законом «О применении контрольно – кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчётов с использованием платёжных карт» № 54-ФЗ от 22.05.2003 г. все организации обязаны применять контрольно – кассовые машины.

ООО «Вымпел-М» применяет контрольно – кассовую машину, в ней фиксируют показания счетчика на начало и конец рабочего дня, а также сумму выручки от предоставленных медицинских услуг поступившей за день. По данным контрольной ленты, кассовой книги можно проверить сделаны ли на полученные суммы записи по счетам учета реализации.

В ООО «Вымпел-М» ведётся журнал по контрольно-кассовой машине «Элвес-Микро-к», где указывается:

— дата смены;

— фамилия, имя, отчество кассира;

— порядковый номер контрольного счётчика (отчёта фискальной памяти) на конец рабочего дня;

— показания контрольного счётчика (отчёта фискальной памяти) регистрирующее количество переводов показаний денежного счётчика;

— показания суммирующих денежных счётчиков на начало рабочего дня,

— сумму выручки за рабочий день.

Журнал заполняется ежедневно. В соответствии с Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 года № 88 (с изменениями от 03.05.2000 г.) записи в журнале бухгалтер-кассир должен вести ежедневно в хронологическом порядке.

Таблица 4.8 – Рабочий документ аудитора. Результаты проверки лимита остатка наличных денежных средств на расчетном счете ООО «Вымпел-М», руб

Показатели

30.11.2011 г.

По данным кассовой книги

По данным аудитора

Отклонение, (+, -)

Поступление

Расходование

Поступление

Расходование

Остаток на начало дня

650709,96

650709,96

Поступило

1073653,30

1073653,30

Выдано

105779,00

105779,00

Остаток на конец дня

1618584,26

1618584,26

При проверке операций по расчетному счету нарушений не установлено. Суммы по выпискам банка соответствуют суммам, указанным в приложенных к ним платёжных документах. Денежные средства зачисляются на расчётный счёт в полном объёме.

Таблица 4.9 – Рабочий документ аудитора. Результаты проверки правильности бухгалтерских записей ООО «Вымпел-М» по счёту 51 «Расчетный счет» за 30.11.2011

Хозяйственные операции

По данным кассовой книги

По данным аудитора

Отклонение(+, -)

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Перечислен НДФЛ в бюджет

595527,00

595527,00

Перечислены отчисления во внебюджетные фонды

1034979,21

1034979,21

Перечислены отчисления во внебюджетные фонды

170410,77

170410,77

Перечислены отчисления во внебюджетные фонды

143166,04

143166,04

Перечислены отчисления во внебюджетные фонды

92701,22

92701,22

Перечислен аванс за товары, услуги от «Вист М»

34646,83

34646,83

Поступление оплаты от покупателей «Экватор-К»

58565,76

58565,76

Поступление оплаты от покупателей «Инкоэр»

900000,00

900000,00

Поступление оплаты от Центра занятости Котельничского района

14550,00

14550,00

Оплачены расходы банка

400,00

400,00

При проверке соответствия аналитического и синтетического учёта по счёту 51 «Расчётные счёта» нарушений не выявлено.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *