Протокол совещания, образец

Виды совещаний

Выделяют два основных вида совещания: плановые и периодические. Плановые совещания проводятся согласно утвержденному графику. К примеру, в конце года в рамках обсуждения итогов, в конце квартала или месяца.

Периодические совещания назначаются и проводятся при возникновении необходимости по различным вопросам.

Совещания могут проводиться в форме брифинга, консультации, комитета или переговоров. Брифинг – инструктаж или дача указаний, на нем руководитель разъясняет подчиненным политику компании, или доводит иную информацию, которой они должны руководствоваться при решении своих задач. Консультация предполагает получение мнений разных специалистов по какому-либо вопросу. Она проводится с целью сбора информации, на консультации не принимается решение по проблеме. Комитет собирается в случае, когда требуется получить решение. Его участники имеют одинаковый статус и принимают решение, удобное всем. Принимается оно посредством голосования. Переговоры предполагают участие нескольких сторон, имеющих разное мнение, цель которых – выработка единого решения на основе компромиссов. Переговоры отличаются от комитета тем, что решение может быть не принято или принято посредством торга.

Формирование повестки совещания – первый этап в подготовке совещания.

Форма повестки определяется произвольно. Если совещания – частое явление в компании, то рекомендуется разработать положение о порядке проведения совещаний и включить в него утвержденную форму повестки.

Что указывается в повестки совещания

В зависимости от особенностей она может включать в себя разную информацию. Традиционно, в ней указывается:

  • номер документа определяется согласно журналу регистрации документов;
  • вид проводимого совещания определяется приказом руководителя и положением о порядке проведения совещаний;
  • время и место проведения – определяя продолжительность, следует учитывать режим рабочего дня. Так, совещания рекомендуется проводить во второй половине дня. Обусловлено это тем, что переключаясь с одного вида деятельности на другой, работники хуже справляются со своими обязанностями. Время начала и окончания должны быть продуманы, чтобы не допустить траты рабочего времени. Например, если оно кончается за 20 минут до начала обеденного перерыва, то это рабочее время будет потеряно;
  • ФИО председателя – обычно им является руководитель компании, отдела или их заместители;
  • ФИО секретаря;
  • ФИО участников – формируя список участников, следует понимать, что приглашать нужно только тех, кто может повлиять на принятие решения. Для остальных это будет пустой тратой рабочего времени. Идеальное количество участников от 5 до 7. Превышение указанного числа приведет к снижению отдачи участников и увеличению продолжительности;
  • перечень вопросов и докладчиков – обширная повестка приводит к продолжительному по времени совещанию, что снижает продуктивность;
  • время, выделенное на обсуждение каждого из вопросов. Общее время проведения совещания не должно превышать 2-х часов. Если планируется более долгое обсуждение, нужно делать перерывы. В противном случае внимание участников притупляется, снижается и интерес к проблеме и возможным вариантам ее решения. Также можно организовать совещание таким образом, чтобы неосновные докладчики сменялись, постоянно остались только те, кто будет принимать решение.

Повестка готовится заранее и направляется всем участникам совещания. Ответственное лицо назначается руководителем. Обычно к организационной работе привлекают секретаря, который на основании указаний руководителя формирует перечень вопросов и докладчиков.

Более активная подготовка предполагает изучение материалов докладов других участников с целью выработки вопросов, комментариев и замечаний. Тогда совещание будет проходить в более активной форме, а его результат окажется более продуктивным.

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «_____________»
Общество с ограниченной ответственностью «_____________»
ПОВЕСТКА СОВЕЩАНИЯ
Вид совещания:
Дата проведения:
Время проведения: Начало: Окончание:
Место проведения:
Председатель совещания:
(Должность) (Ф.И.О)
Секретарь совещания:
(Должность) (Ф.И.О)
Участники совещания:
1
(Должность) (Ф.И.О)
2
(Должность) (Ф.И.О)
3
(Должность) (Ф.И.О)
4
(Должность) (Ф.И.О)
5
(Должность) (Ф.И.О)
Вопрос № 1
Докладчик:
(Должность) (Ф.И.О)
Содокладчик:
(Должность) (Ф.И.О)
Вид доклада:
(Устный или письменный)
Время доклада:
(В минутах)
Время на обсуждение:
(В минутах)
Время на принятие решения:
(В минутах)

Таким образом, повестка дня совещания – важный документ. Его своевременная подготовка и направление всем участникам совещания позволит не только подготовиться, но и разработать свои пути решения проблемы.

Протокол включает общий смысл докладов, вопросов и предложений. Точно фиксируются решения, поручения, которые предоставляются руководителем отдельным работникам. Если руководителю необходимы точные сведения, то он может потребовать отчет за подписью ответственного лица. На совещаниях обсуждается положение вещей в общем, поэтому не нужно делать детальные записи. В результате протокол включает ход заседания: обсуждаемые темы, вопросы, решения. Иногда руководители требуют дословной фиксации всех фраз. Это происходит на совещаниях современных организаций, на которых решается множество оперативных вопросов. Оформление Как составить протокол совещания? Образец включает основную информацию, которая должна вноситься в документ. В государственных ведомствах протоколы ведут на основе специальных бланков.

Как организовать совещание и вести протокол

Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.
ФАЙЛЫСкачать пустой бланк протокола совещания .doc Скачать образец заполнения протокола совещания .doc Роль протокола Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр. Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.
Консультация предполагает получение мнений разных специалистов по какому-либо вопросу. Она проводится с целью сбора информации, на консультации не принимается решение по проблеме. Комитет собирается в случае, когда требуется получить решение. Его участники имеют одинаковый статус и принимают решение, удобное всем.

Принимается оно посредством голосования. Переговоры предполагают участие нескольких сторон, имеющих разное мнение, цель которых – выработка единого решения на основе компромиссов. Переговоры отличаются от комитета тем, что решение может быть не принято или принято посредством торга. Формирование повестки совещания – первый этап в подготовке совещания. Форма повестки определяется произвольно. Если совещания – частое явление в компании, то рекомендуется разработать положение о порядке проведения совещаний и включить в него утвержденную форму повестки.

Образцы протоколов совещаний. как составить протокол совещания: образец

Обычная форма образца протокола совещания состоит из:

  1. Обязательных реквизитов (даты, номера, названия предприятия, вида документа с обозначением мероприятия, места проведения).
  2. Списка присутствующих (Ф. И. О., должностей участников). Может применяться явочный лист, в котором расписываются все, кто пришел.
  3. Если на мероприятии присутствовали лица из других учреждений, то они должны быть вписаны в раздел «Приглашенные».
  4. Основной части. В ней указываются 3 части: слушали (Ф. И. О. и должности докладчиков, темы выступлений, изложение сути), выступили (Ф. И. О. и должность лица, задававшего вопросы или предоставлявшего комментарии), решили (руководителем даются поручения или накладывается резолюция, устанавливаются сроки выполнения заданий).
  5. В конце подписи ставит секретарь и руководитель.

Совещания проводят во многих организациях, какая бы форма собственности у них ни была. На них работники и руководители обмениваются важными сведениями, принимают решения.

Чтобы мероприятие было эффективным, создается протокол совещания. Образец этого документа в организациях примерно одинаковый. О правилах составления протокола рассказано далее. Типы совещаний Эти мероприятия могут пройти неудачно, если не подготовиться к ним. Данная функция ложится на руководителя. Он должен определить характер мероприятия. Специалистами выделяется несколько типов совещаний:

  1. Учебное (конференция), целью которого считается предоставление сотрудникам знаний, повышение их квалификации.
  2. Информационное. Мероприятие требуется для обобщения информации и изучения разных точек зрения на появившиеся вопросы.
  3. Разъяснительное.

Как оформить повестку дня совещания образец

Пример 6 Заседание совета директоров акционерного общества длилось 2 дня: 13 и 14 января 2009 года. Протокол был составлен на следующий день и подписан через день после окончания заседания – 16 января. В этой ситуации датой протокола будет «13 – 14.01.2009» либо этот же период, но в более полном написании «13.01.2009 – 14.01.2009». Возможен и словесно-цифровой способ указания даты «13-14 января 2009 г.».

Номером протокола считается порядковый номер самого заседания. Заголовок к тексту указывает вид коллегиальной деятельности.

Это показано на примере семь. Пример 7 Реквизиты заголовка можно расположить продольно. Это показано на примере восемь. Или угловым способом. Это показано на примере девять. Пример 8 Пример 9 Пример 13 В примере двадцать один показано правильное оформление протокола при полном варианте его оформлении. Пример двадцать два показывает краткое оформление протокола.

По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

Пустой бланк протокола совещания (word)

Образец заполнения протокола совещания (word)

Основное назначение

По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

  1. Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
  2. Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
  3. Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.

В законодательстве не разработано никаких требований к содержанию документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).

Обычно в документе отражаются такие сведения:

  1. Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
  2. Состав присутствующих:
  • председатель комиссии;
  • ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
  • остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.
  1. Повестка дня – т.е. список вопросов, которые предполагается обсудить. Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).
  2. Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
  3. Решения, которые были приняты в результате совещания.
  4. Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
  5. Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.

Краткая и полная разновидности

В одной и той же организации могут проводиться разные совещания. Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол. В целом можно выделить 2 разновидности документа:

  1. Краткий протокол – как правило, составляется для фиксирования информации, полученной в ходе оперативного, обычного совещания, на котором рассматриваются текущие вопросы. В нем достаточно просто упомянуть всех выступавших (ФИО, должность) и кратко описать тему выступления (это и есть тема доклада). В некоторых случаях фиксируют и отдельные вопросы в виде пунктов плана. Вот образец краткого протокола совещания.
  2. Полный – здесь необходимо более точное и полное фиксирование сведений о темах выступления. Приводится не только сам доклад выступавшего, но и реплики, обсуждения собравшихся. Нередко составляются стенограммы (точные цитаты с фиксированием каждого слова докладчика, его оппонентов и других лиц). Вот пример такого документа.

Особенности ведения

В случае отчетных собраний по итогам года обычно выбирают расширенные формы документа. Если же речь идет о собрании отдельного структурного подразделения, руководители, как правило, выбирают наиболее простой шаблон.

Особенности фиксирования фактов и хранения протокола следующие:

  1. Образец протокола совещания утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.
  2. Ведется непосредственно в момент проведения собрания. Назначается специальный сотрудник, ответственный за оформление документа. В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря собрания.
  3. Во избежание неточностей, некорректного толкования фраз выступающих нередко производится дополнительное фиксирование всех событий, происходящих во время собрания. Применяются средства аудио- и видеозаписи. Впоследствии при необходимости в приложение к протоколу приводятся стенограммы выступлений – точные цитаты того, что говорили сотрудники и другие приглашенные лица.
  4. Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другой фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проводятся на разных этапах деловых переговоров.
  5. Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость возникает при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения. Как правило, они заверяются оригинальной печатью и собственноручной подписью руководителя.

Чтобы избежать возможных неточностей, применяют средства аудио- и видеозаписи, чтобы впоследствии стенографически точно воспроизвести выступление каждого сотрудника или приглашенного лица.

Вопрос 22. Функции секретаря по подготовке совещаний

Совещание — метод управления, в процессе которого происходит обмен информацией и опытом работы на основе использования коллективных знаний, а также вырабатываются и принимаются решения, которые доводятся до исполнителей. При подготовке и проведении совещания функции секретаря-референта могут быть следующими: 1. информирование приглашаемых о месте, времени, повестке дня, докладчиках и т.д. (с этой целью используются телефон, радио, личные контакты, громкоговорящая связь, объявления, приглашения, лист оповещения и т.п.); 2. подготовка списка участников и обеспечение приглашенных необходимыми материалами и письменными принадлежностями; оформление доклада руководителя, подготовка иллюстративных материалов; 3. регистрация участников и доклад руководителю о количестве участников, опоздавших, отсутствующих, причинах неявки и т.п.; 4. ведение протокола или стенограммы совещания; подбор материалов для руководителя; выполнение оперативных поручений руководителя, полученных в ходе совещания; оформление протокола (стенограммы), его размножение и рассылка участникам совещания, контроль за исполнением принятых решений. Крупные совещанияпроводятся по плану, который дает возможность секретарю заранее продумать мероприятия по их подготовке. Техническое оснащение совещания: стулья, столы (для президиума), меловая доска, микрофон, трибуна, аптечка с медикаментами и т.д. Вместе с техническим персоналом секретарь проверяет исправность сетевых розеток, видео- и акустической аппаратуры, наличие удлинительных шнуров, экранов и т.д. Необходимо предусмотреть рабочее место для стенографистки, при необходимости — присутствие переводчика. Организационное обеспечение участников совещания: 1. регистрация; 2. размещение; 3. транспортное обеспечение; 4. питание; 5. культурно-массовые мероприятия; 6. снабжение канцпринадлежностями; 7. оснащение помещения техническими средствами. Секретарь, как правило, ведет подготовку к оперативным совещаниям, которые проводятся раз в неделю или ежедневно в кабинете руководителя. Обязанности секретаря по подготовке оперативного совещания: 1. оповещает участников совещания; 2. осуществляет контроль за их своевременной явкой; 3. выясняет и докладывает руководителя о причинах отсутствия участников на совещании; 4. обеспечивает канцтоварами, стульями участников совещания; 5. после окончания совещания приводит в порядок кабинет. 3. Если руководитель приглашен на совещание, то секретарь должен: 1. заранее подготовить для него нужные документы; 2. отпечатать текст доклада; 3. своевременно напомнить руководителю о дате, месте и часе совещания, его продолжительности. Если руководитель посылает на совещание своего заместителя, то секретарь должен сообщить ему всю необходимую информацию и обеспечить соответствующими материалами. Вопрос 23. Функции секретаря по подготовке планового совещания с большим количеством человек Совещание — метод управления, в процессе которого происходит обмен информацией и опытом работы на основе использования коллективных знаний, а также вырабатываются и принимаются решения, которые доводятся до исполнителей. При проведении планового совещания (заседания) с большим числом участников подготовка начинается за 1,5–2 недели до его проведения и включает в себя следующие этапы: 1) уточняются дата, место и время проведения совещания; 2) составляются повестка дня, списки участников и докладчиков совещания; 3) продумывается перечень работ, которые должны быть выполнены службами предприятия при подготовке совещания; 4) составляется текст приглашения. Типовой текст приглашения включает: название организации, характер совещания, время, дату и место его проведения, рассматриваемые вопросы, инициалы и фамилию приглашаемого. Подписывает приглашение руководитель. В тексте приглашения необходимо указать продолжительность совещания. В том случае, если участник совещания является докладчиком или ему будет послан дополнительный материал (например, тезисы докладов или проект решения), то это следует указать в тексте приглашения; 5) секретарь составляет список рассылки приглашений, в котором отмечает ответы на них, вносит необходимые уточнения и изменения. Рассылка приглашений может быть осуществлена самыми разнообразными способами: курьером, письмом, факсом, телефонограммой, электронной почтой и т. д.; 6) за 3–4 дня до начала совещания секретарь печатает доклад руководителя. На этом этапе целесообразно уточнить с руководителем регламент совещания; 7) секретарь привлекает соответствующие службы предприятия к подготовке и оборудованию помещения для проведения совещания. Зал должен быть оснащен всем необходимым: стульями, столом, меловой или иной доской, экраном, микрофоном, трибуной и т. д. Не следует забывать об аптечке с медикаментами и санитарном состоянии как самого помещения, так и мест общего пользования. Вместе со специалистом секретарь проверяет исправность сетевых розеток, видеотехники, проекционной и акустической аппаратуры, наличие удлинительных шнуров и т. п. По указанию руководителя секретарь должен подобрать по тематике выступлений видеофильмы, слайды, плакаты, схемы и полностью подготовить их для демонстрации. Заранее должно быть заготовлено необходимое количество визитных карточек, рекламных проспектов, каталогов; 8) накануне совещания секретарь еще раз напоминает докладчикам о времени начала совещания, порядковом номере выступления и его продолжительности. Кроме того, на этом этапе он проверяет и уточняет списки лиц, не прибывших для участия в совещании, и фактических участников; 9) за час до начала совещания секретарь готовит для председателя папку с материалами совещания, чистую бумагу, ручки, простые и цветные (красные) карандаши, скрепки, линейки, минеральную воду, стаканы и т. п. Во время торжественных собраний на столе председателя устанавливают цветы. Регистрацию участников начинают, как правило, за 30 минут и заканчивают за 5 минут до начала заседания. Необходимо предусмотреть, чтобы в гардеробе и в вестибюле висели объявления с указанием места проведения совещания и регистрации участников. Если на совещании присутствуют гости, их следует проводить в зал и усадить в первых рядах. Перед совещанием секретарь раздает необходимые документы его участникам. Если секретарь не принимает участия в совещании, то он дежурит у телефона, сокращая до минимума персональные вызовы. Если необходимо срочно вызвать кого-либо из участников совещания, то секретарь передает ему записку – это позволит участнику покинуть зал потихоньку, не мешая остальным. Перед началом совещания, в его перерывах и после закрытия секретарю следует войти в зал, чтобы оказать помощь, если она потребуется участникам совещания. Если секретарь принимает участие в работе совещания, то ему может быть поручено ведение протокола. В этом случае он должен предварительно уточнить у руководителя, какой вид протокола необходим – краткий или полный (воспроизводящий ход совещания с точной записью выступления участников и формулировки решений, персональных заданий и сроков исполнения). Секретарь фиксирует выступления, принятые решения и фамилии выступавших. Председатель и другие выступавшие могут передать секретарю тезисы своих выступлений. Вопрос № 24 Система организации селекторных совещаний В организациях с большим штагом сотрудников часто воз­никает необходимость решать текущие задачи с привлечением к обсуждению большого числа собеседников (руководства, на­чальников отделов, специалистов по отдельным вопросам). Система организации селекторных совещаний позволяет про­водить обсуждение текущей задачи, привлекая к разговору со­беседников, находящихся в разных местах, будь то соседний кабинет или удаленный офис филиала компании. Система позволяет управлять проведением совещания — подключать или отключать участников в зависимости от темы текущего вопроса: дать возможность прослушивать разговор либо возможность высказаться отдельным участникам совеща­ния или группам собеседников, объединенным в тематические группы. Далее, если следующий обсуждаемый вопрос не от­носится к сотруднику или группе сотрудников, они отключа­ются от совещания администратором совещания. Соответ­ственно в случае, если необходимо участие в обсуждении другого сотрудника, его можно подключить к совещанию, вызвав но телефону. если кто-либо из сотрудников хочет участвовать в обсуждении, он может послать запрос администратору совещания и, в случае если его участие целесообразно, — быть подключенным. К обсуждению можно подключить как абонентов внутрен­ней телефонной сети организации, так и удаленных абонентов. Удаленные собеседники участвуют в совещании посредством телефонной связи. Если несколько участников совещания на­ходятся в одном помещении (комната переговоров, конференц-зал), оно оборудуется специальной акустической системой, которая позволяет веем находящимся в этом помещении уча­ствовать в совещании. Современные системы организации конференций и селек­торных совещаний могут поддерживать связь со многими абонентами. Кроме того, современные технологии позволяют про­водить совещания между людьми, находящимися в разных ча­стях планеты, посредством Интернета. Вопрос 25. Понятие служебной командировки. Программа командировки Согласно ст. 91 ТК Республики Беларусь служебной коман­дировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя определенный срок в другую местность для выпол­нения служебного задания вне места его постоянной работы. Не считаются служебными командировками служебные по­ездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижный характер, а также к пре­делах населенного пункта, где располагается наниматель. Фактическое время пребывания к месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия из места командировки. Отметки в команди­ровочном удостоверении о прибытии и выбытии заверяются печатью. Регистрация лиц, отбывающих в командировки, ведется в специальных журналах (см. Прил. 12 к гл. 4). Приказом нани­мателя назначается лицо, ответственное за ведение журнала регистрации. Командированному работнику выдастся установленной фор­мы командировочное удостоверение, в котором указывается фамилия, имя, отчество и должность командируемого работ­ника, наименование предприятия, выдавшего удостоверение, пункты назначения и наименование предприятия, куда коман­дирован работник, срок и цель командировки. В случае коман­дирования работника в несколько пунктов все они должны быть указаны в командировочном удостоверении. Командировочное удостоверение подписывается нанимате­лем и заверяется печатью. Па оборотной стороне командиро­вочного удостоверения отмечается дата выбытия. При возвра­щении из командировки на оборотной стороне удостоверения делается отметка о дате прибытия. Вопрос 26. Обязанности секретаря по организации служебных поездок руководителя В функции секретаря фирмы или службы ДОУ и крупных организациях обычно входит подготовка служебных команди­ровок сотрудников и руководителя Она включает подготовку проектов приказов о командировках, выписывание командиро­вочных удостоверений, регистрацию их в журнале. Подготовка поездок руководителя осуществляется по одно­типной схеме с учетом специфики конкретной командировки и категория (в пределах Беларуси, в дальнее или ближнее зарубежье либо международная), 1сложность решаемых вопросов; 2срок командировки; 3место назначения, его географическое положение по указанию руководителя и просьбе командируемого се­кретарь может подобрать необходимые документы Для секретаря подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Помимо приказа о командировке и выписки командировоч­ного удостоверили секретарь руководителя составляет имеете с ним и печатает программу командировки В программе указываются организации, отделы, лица (с указа­нием должности, фамилии, имени и отчества) и время встречи с ними руководителя, мероприятия, па которых он будет при­сутствовать Название организации должно быть точно выве­рено, особенно се адрес и телефоны. Должны быть указаны телефоны всех должностных ими, с которыми предстоит встре­ча. Копия программы остается у секретаря, что позволяет ему всегда знать, где находится руководитель, и в случае необходи­мости связаться с ним Кроме того, секретарь должен детально проработать марш рут руководителя, увязав его с расписанием самолетов, автобусов и т.д. Он заказывает билеты, гостиницу, выясняет, как к ней проехать. При зарубежных командировках в случае отсутствия в структуре организации службы протокола секретарь обеспечивает низовую поддержку. После возвращения руководителя секретарь обрабатывает ма­териалы командировки, перепечатывает документы, размножает их, передает соответствующим структурным подразделениям, сотрудникам. В обязанности секретаря обычно входит и оформление отчета руководителя о командировке. Работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трёх рабочих дней ПРЕДОСТАВИТЬ В БУХГАЛТЕРИЮ ОРГАНИЗАЦИИ В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду, сумм.» суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы. Выдача наличных денег под отчет производится при усло­вии полного отчета по ранее полученным на командировочные расходы суммам. Вопрос 27. Основные правила составления и оформления командировочных документов Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выда­чей командировочного удостоверения по установленной фор­ме. Приказы о командировании оформляются на общем бланке организации. Проемы этих приказов проходят все необходи­мые стадии подготовки и внутреннего согласования (визиро­вания) и в этом плане не отличаются от других приказов по личному составу. Приказ о командировании руководителя оформляется в соответствии с общими требованиями, предъявляемыми к составлению приказов этой разновидности. Если в командировку направляется руководитель организации, приказ о командировании может подписать либо он сам, либо его заместитель, имеющий право подписи соответствующих документов. Если приказ подписывает сам руководитель, это никоим образом не должно отражаться на структуре текста приказа (распорядительное слово, фамилия, имя, отчество, должность командируемого, пункт назначения, продолжительность командировки, срок командировки, цель командировки). Необходимость издания приказа или отдельного пункта в приказе о временном замещении руководителя будет отсут­ствовать в том случае, если организационно-распорядитель­ными документами организации (положением, уставом, при­казом о распределении обязанностей между руководством и Др.) изначально определено, кто выполняет обязанности ру­ководителя во время его отсутствия. Основанием дня издания приказа о командировании явля­ется, как правило, докладная записка, подаваемая на имя руководителя. В ней обосновывается необхо­димость командировки, се срок и др. В конце докладной за­писки содержится вывод или предложение автора о необходи­мости (целесообразности) командировать работника. Вопрос 28. Требования к составлению и оформлению резюме Основные требования и правила Стиль написания резюме: краткость; конкретность; активность; честность. Избегайте использовать местоимение я. Необходимо быть предельно конкретным в выборе формулировок Не следует писать: занимался обучением; помогал уменьшить ошибки; быстро усваиваю новые знания. Пишите: обучил двух новых служащих; сократил ошибки на 15%, чем сэкономил фирме $50 000; · освоил новые процедуры в рекордно короткий срок — за две недели. Не будьте многословны и избегайте пассивных форм Не следует писать: отвечал за выполнение; находил применение следующим возможностям; нес ответственность за. Пишите: выполнил; эффективно использовал; отвечал за. Предпочитайте позитивную информацию негативной Не следует писать: улаживал жалобы на; препятствовал снижению доли продаж; перешел с должности. Пишите: помогал клиентам в; повысил потенциал продукта на рынке; продвинулся на должность. Концентрируйте внимание на Ваших достижениях Не следует писать: проработал там три года; выполнял дополнительную работу. Пишите: получил повышение в должности и два повышения оплаты; всегда выполнял работу в срок. Не надо включать в Ваше резюме: Всю Вашу трудовую биографию. На самом деле Вашего потенциального работодателя интересуют только последние 3-5 мест работы и период не более 10 лет. Ваши физические данные. Вашу фотографию. Причины, по которым Вы уходили с работы. Требования к зарплате. Имена людей, которые дают Вам рекомендацию (подготовьте этот список он может пригодиться на собеседовании). В заключение обратите внимание на следующие детали: Попросите кого-нибудь, кто хорошо владеет языком, на котором написано резюме, проверить его. В описании настоящей работы используйте глаголы в настоящем времени, например, работаю, проектирую; соответственно при описании предыдущих мест работы используйте глаголы в прошедшем времени. Будьте последовательны: если Вы один раз использовали сокращение, используйте его во всем резюме (но лучше приводить все наименования полностью). Избегайте длинных фраз и мудреных слов. Четко выделите необходимые заголовки. Проследите, чтобы Ваше резюме было оформлено в одном стиле. Выбирайте стиль, который легко читается (большие поля, не мелкий шрифт, достаточное расстояние между строками и т.п.). Используйте бумагу белого цвета хорошего качества. Очень важно уместить Ваше резюме на одной, максимум, на двух страницах. Будьте уверены, что Вы сможете подтвердить всю информацию, которую Вы включили в резюме. Начать резюме следует с сопроводительного письма, текст которого можно разместить в отдельном файле. Наличие сопроводительного письма свидетельствует о серьезном подходе к поиску работы и вызывает уважение у потенциальных работодателей. В качестве дополнения к резюме не помешают и рекомендации от бывших работодателей, коллег, деловых партнеров. Теперь о самом тексте резюме. Попробуйте подойти к его составлению нестандартно, расставьте акценты на той информации, которую вы хотели бы в первую очередь сообщить о себе будущему работодателю. Например, если вы устраиваетесь на работу в страховую компанию, не стоит в первую очередь писать о полученном вами образовании, особенно если оно имеет мало общего с выбранной сферой, лучше в первых пунктах резюме укажите наличие у вас большого опыта по продаже страховых продуктов – страхование каско, ДМС, страхование имущества. Перед составлением резюме, внимательно изучите требования к претендентам на нужную вакансию, и постарайтесь указать в вашем резюме соответствие всем перечисленным пунктам. Например, если в требованиях к вакансии указан опыт, подчеркните, что проработали в данной сфере на протяжении какого-то времени. Если требуются такие качества, как стрессоустойчивость и энергичность, укажите, что занимаетесь спортом и изучаете психологию взаимоотношений, если от кандидата требуется мобильность, обязательно сообщите в своем резюме о наличии у вас водительского удостоверения и личного автомобиля. Нельзя использовать один и тот же вариант резюме для разных вакансий. Лучше потратьте несколько минут и составьте отдельный вариант для новой вакансии, подчеркнув нужное и умело скрыв лишнее. Не забывайте и об оформлении резюме – оно должно смотреться солидно, элегантно и при этом достаточно ярко, чтобы выделить вас из десятков других претендентов. Вопрос 29. Основные правила оформления и составления рекомендательного письма Рекомендательное письмопредставляет собой характеристику соискателя на определенную вакансию, предназначенную для потенциального работодателя от имени третьего лица, как правило, представляющего организацию (предприятие, учреждение), в котором ранее работал или учился рекомендуемый (рекомендуемая). Основное функциональное назначение рекомендательного письма, как и резюме, состоит в информировании будущего работодателя о наиболее важных деловых качествах соискателя и пробуждении профессионального интереса к личности последнего. Содержание рекомендательного письма должно быть объективным, точным, немногословным. В нем отражаются наиболее важные профессиональные и личные качества рекомендуемого. В этом состоит основное отличие рекомендательного письма от характеристики. Структура этого документа в целом соответствует типовой структуре делового письма и, как правило, включает обращение, вводную часть, основную часть, а также заключительную формулу вежливости. Кроме того, рекомендательное письмо может иметь и приложения. Письмо, как правило, не превышает в длину одной страницы (5-7 абзацев) и состоит из трех частей: вступления, основной части и заключения. Вступление Начните с определения того, в каком качестве и в течение какого периода времени вы знаете человека, которому даете рекомендацию. Если человек ваш сотрудник, укажите продолжительность его работы в компании, выполняемые им обязанности и все значительные проекты, которые он разрабатывал или осуществил. Можно добавить пару строк о самой компании и сфере ее деятельности. В заключительном предложении вступления можно подвести итог и высказать ваше общее мнение о рекомендуемом сотруднике. Основная часть В основной части вы даете более подробную характеристику человека с точки зрения его профессиональных качеств. Опишите его умение справляться с выполнением определенных задач и перечислите основные достижения. Какие достоинства и недостатки рекомендуемого сотрудника проявляются на работе? Какое впечатление он производит при общении и взаимодействии с другими людьми? Удобнее всего указать какое-нибудь качество и подтвердить его фактами, рассказав историю, как оно проявляется на практике. 11апример, вы отмечаете, что у Алексея аналитический склад ума и творческий подход к делу, и рассказываете, как ему удаюсь придумать способ оптимизировать процедуру доставки товара в вашей компании. Возьмите две-три основные характеристики. Сопроводительное письмо– это официальный документ, дополняющий и комментирующий резюме. Многие приуменьшают важность сопроводительного письма, хотя на самом деле, правильно составленный документ увеличивает шансы того, что на ваше резюме обратят внимание в первую очередь. Сопроводительное письмо показывает серьезность ваших намерений относительно данной фирмы, и, как правило, производит на работодателя приятное впечатление. Если вы отправляется свое резюме по электронной почте, то сопроводительный документ располагается непосредственно в теле письма, в то время как само резюме прикрепляется отдельным файлом. В том случае, когда ваше резюме предназначено для солидной иностранной компании, то к сопроводительному письму обычно предъявляются более высокие требования. Такое сопроводительное письмо оформляется на отдельном листе бумаги и содержит все основные реквизиты делового документа: заголовок, печать, подпись, дату составления и адрес получателя Вопрос 30. Собеседование. Адаптация на новом рабочем месте Собеседование — встреча с потенциальным работодателем или его представителем при приеме на работу. Цель собеседования — познакомиться воочию, понять, насколько работодатель и соискатель подходят друг другу, а также обсудить детали сотрудничества. На собеседовании работодатель задаёт вопросы, касающиеся образования соискателя, его опыта, полученных навыков и знаний. Также возможны вопросы личного характера: цели, устремления в жизни, чего соискатель хочет добиться, какие у него планы. Как правило, собеседование проходит в несколько этапов. Сначала Вам предлагают заполнить анкету, рассказать о своем опыте работы, образовании, своих притязаниях и планах на будущее. Если по всем формальным признакам вы подходите для имеющийся вакансии, то Вас приглашают для профессионального собеседования. Профессиональное собеседование может проходить с 1-3 экспертами или же Вам предложат пройти профессиональный тест или задание. И, в случае успешного подтверждения Вашей квалификации, на следующем этапе собеседования — с Вами встречается руководитель организации или лицо, ответственное за принятие решения о закрытии данной вакансии. Начало работы на новом месте – это сложный процесс привыкания к новому коллективу, должностным обязанностям, режиму дня и т. д. Каждый человек в первый день на своей новой работе очень волнуется, испытывая настоящий стресс. Однако надо постараться оставаться спокойным – это, конечно, будет совсем непросто. Ваша основная задача – произвести хорошее впечатление – очень важна. А для этого надо потрудиться. Вы должны показать, что можете быстро войти в курс дела, не нарушив привычного рабочего ритма, не переломав сразу же всю оргтехнику, не перепутав начальника отдела с курьером и т.д. Итак, первый рабочий день…Вам необходимо собрать как можно больше информации. Внимательно наблюдайте как работают коллеги, кто и чем занимается на своей должности. Обратите внимание на их взаимосвязи, как они общаются между собой, с руководством, к кому можно обратиться за помощью в сложной ситуации, от кого можно получить поддержку, а кому нельзя доверять ни в коем случае. Людям свойственно рассказывать о себе, поэтому не стесняйтесь задавать вопросы. Здесь главное не переборщить. Если быть навязчивым и бестактным, можно одновременно удивить и напугать своих коллег. Практически в любой компании имеются опытные коллеги, которые готовы опекать молодых или неопытных сослуживцев. Не страшно, если в первый день что-то не получилось или пошло не так, как бы Вам хотелось. Вы пока ещё новичок волноваться и ошибаться для Вас вполне естественно. Со временем Вы адаптируетесь и сможете помочь в этом другому новичку, который придёт работать в ваш отдел. Каждому новому сотруднику необходимо составить собственный план адаптации, содержащий следующие действия: Узнайте как можно больше о компании. 1. Тщательно изучите планы и перспективы развития компании в целом и отдельного подразделения. 2. Познакомьтесь с непосредственным руководителем, ключевыми работниками, рядовыми сотрудниками. 3. Обязательно обратите внимание на личностные особенности соседей по офису или рабочему месту. 4. Внимательно прочитайте должностную инструкцию. 5. Помните, что Вам будет необходимо быстро усвоить большой поток информации: имена, фамилии, телефоны, расположения кабинетов, порядок действий, распорядок дня и т. д. Для лучшего запоминания заведите ежедневник для записей, тогда Вы ничего не забудете! 6. Организуйте своё рабочее место и рабочее время в соответствии с принятыми в компании нормами и правилами. 7. Запланируйте на следующий день даже больше, чем успеете сделать – это Вас «подгонит». Такой практике следуйте в дальнейшем. 8. Поручение начальника выполняйте быстро и чётко. Если это невозможно (например, из-за отсутствия нужного человека), сразу же сообщите ему об этом. 9. Настройте себя на доброжелательные отношения с коллегами и продолжительную работу в коллективе. 10. Активно участвуйте в жизни коллектива и его общественных делах. Для того, чтобы процесс Вашей адаптации проходил как можно безболезненнее, необходимо зарядиться уверенностью в своих силах. Следует помнить, если работодатель принял Вас на работу, значит, он считает, что Вы способны её выполнять!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *