Проект документа

2016: Закупка услуг техподдержки на 155 млн рублей

20 июля 2016 года прошло заседание аукционной комиссии по рассмотрению вторых частей заявок и подведению итогов аукциона по закупке услуг технической поддержки программного обеспечения ЕМС (EMC Documentum) для нужд организаций «Росатома». На базе этого ПО в госкорпорации работает единая система электронного документооборота.

«Росатом» закупает услуги техподдержки ПО Documentum на 155 млн рублей

Заявки на участие в закупке были поданы компаниями «Крок» и «Корус Консалтинг». По ходу аукциона, который состоялся 15 июля, начальная цена в 182 млн рублей в течение 25 минут была снижена до 155 млн рублей. Итоговой оказалось 16-ое по счету предложение о снижении начальной цены.

Наименьшую стоимость исполнения договора предложила компания «Крок», она и была признана победителем закупки.

Напомним, что аукцион на техподдержку ПО был объявлен компаний «Атомкомплект» (дочернее общество «Росатома») в июне 2016 года.

Перечень услуг включал техподдержку для 15 наименований ПО. При этом общее количество лицензий, на которые должно было распространяться сопровождение, составляло более 100 тыс., а начальная сумма контракта превышала 180 млн рублей.

№ п/п Наименование Кол-во, шт.
1 Техническая поддержка серверной лицензии CONTENT SERVER ST ENH SUPPORT 40 039
2 Техническая поддержка пользовательской лицензии WEBTOP CLIENT ST ENH SUPPORT 40 000
3 Техническая поддержка пользовательской лицензии (Рабочее место Администратора) DOCUMENTUM ADMINISTRATOR ST ENH SUPPORT 26
4 Техническая поддержка пользовательской лицензии (Рабочее место Разработчика) DOCUMENTUM DEVELOPER STUDIO ST ENH SUPPORT 13
5 Техническая поддержка серверной лицензии (Модуль архивирования SAP в хранилище Documentum) ARCHIVE SERVICES FOR SAP ENH SUPPORT 13
6 Техническая поддержка серверной лицензии (Модуль для доступа SAP к хранилищу Documentum) CONTENT SVCS FOR SAP SVR AGENT ENH SUPPORT 13
7 Техническая поддержка пользовательской лицензии (для доступа пользователей из интерфейса SAP к хранилищу Documentum) CONTENT SERVICES FOR SAP ST ENH SUPPORT 500
8 Техническая поддержка серверной лицензии (Сервер Captiva для сканирования 1 млн. страниц в год) INPUTACCEL ENTERPRISE SERVER — 1M PPY ENH SUPPORT 13
9 Техническая поддержка серверной лицензии (Дополнительный модуль Captiva для балансировки нагрузки между несколькими INPUTACCEL — CLUSTERING, PER SERVER, +1M PPY ENH SUPPORT 13
10 Техническая поддержка серверной лицензии (Дополнительный модуль Captiva для экспорта документов в SAP) SAP ARCHIVE EXPORT AND CONNECT ENH SUPPORT 13
11 Техническая поддержка пользовательской лицензии (Дополнительный модуль Captiva для удаленного сканирования) EINPUT CLIENT CONNECTION (CONCURRENT) ENH SUPPORT 500
12 Техническая поддержка программного обеспечения CONTENT SERVER ST 10 024
13 Техническая поддержка программного обеспечения WEBTOP CLIENT ST 10 000
14 Техническая поддержка программного обеспечения BRANCH OFFICE CACHING SVCS INST 1
15 Техническая поддержка программного обеспечения CONTENT STORAGE SERVICES TB 1
Всего 101 169

По условиям договора, исполнитель должен оказывать поддержку в течении 2 лет с даты подписания соответствующего акта. В течение этого же периода заказчик должен обладать правом использования новых основных версий, сервисных пакетов и исправлений приобретенных программных продуктов EMC Documentum.

2014-2015:Оптимизация СЭД

За пять лет c момента старта проекта по автоматизации процессов документооборота единая отраслевая СЭД «Росатома» была внедрена на 107 предприятиях отрасли. В 2014 году в системе работало около 41 тыс. пользователей. Система активно использовалась для обработки различной документации, включая организационно-распорядительные, договорные, закупочные и другие специфичные для отрасли документы.

Постоянный рост количества пользователей и объема данных привел к увеличению нагрузки и замедлению скорости отклика системы при работе пользователей. В связи с этим было принято решение повысить производительность и скорость работы системы. Технологическим партнером по решению этой задачи выступила компания AT Consulting.

Оптимизация системы проводилась в период с сентября 2014 по февраль 2015 года:

  • Сентябрь 2014 г.: анализ кода и логов мониторинга (выявление узких мест системы) переход на Oracle v.11 (консультационная и техническая поддержка специалистов компании)
  • Октябрь 2014 г.: перевод системы с EMC Documentum с версии 6.5 на версию 6.7
  • Октябрь-ноябрь 2014 г.: разработка первого оптимизационного релиза
  • Декабрь 2014 г.: установка первого оптимизационного релиза на промышленный экземпляр системы
  • Ноябрь-декабрь 2014 г.: разработка второго оптимизационного релиза
  • Февраль 2015 г.: установка второго оптимизационного релиза на промышленный экземпляр системы.

В результате оптимизации были решены поставленные задачи и совместно с командой заказчика достигнуты положительные результаты, заметные как по данным автозамеров, так и по проведенным ручным замерам у группы пользователей, а также по отзывам.

Система была оптимизирована, средняя скорость замеряемых операций выросла более чем на 35%. Выполненные работы позволили уменьшить загрузку аппаратного обеспечения, что в свою очередь позволит снизить капитальные затраты на аппаратное и программное обеспечение системы в ходе ее дальнейшего тиражирования.

Единая отраслевая система электронного документооборота обеспечивает поддержку распределенного документооборота, автоматизацию процессов и процедур административного управления, постановку документированной информации и документов на учет, а также их защиту и сохранность.

2013: Аудит СЭД

В мае 2013 г. корпоративная газета «Росатома» «Страна-Росатом» сообщила о завершении аудита единой отраслевой системы электронного документооборота (ЕОСДО), по итогам которого планировалось провести оптимизацию системы.

«Недавно мы закончили аудит ЕОСДО. Подробно изучили технологическую архитектуру и функционал, проанализировали жалобы, образно говоря, разобрали по винтикам, — цитировало издание ИТ-директора «Росатома» Евгения Чаркина. — На основании этого будут определены пути оптимизации, в том числе с точки зрения скорости, надежности и удобства для пользователей».

В «Стране-Росатом» отмечалось, что единая СЭД вызвала немало нареканий со стороны пользователей: система им казалась сложной, непонятной, и в ней случались сбои.

Федор Фролов, начальник отдела прикладных информационных систем ИТ-департамента концерна «Росэнергоатом», чьи сотрудники также являлись пользователями ЕОСДО, в свое статье в одноименном корпоративном журнале в 2012 г. отмечал наличие жалобы пользователей на «низкое быстродействие системы, на низкую скорость реакции разработчиков и эксплуатирующей организации на явные «дыры» системы.

Конкурс на выполнение работ по аудиту программной реализации и нагрузочному тестированию ЕОСДО «Росатом» проводил в апреле 2013 г. Выиграла его «Корус Консалтинг». Как следовало из опубликованного ТЗ, в ходе работ необходимо было выявить и задокументировать потенциальные риски дальнейшей эксплуатации системы, проблемы и «узкие места» ЕОСДО, выявленные в рамках ее эксплуатации, а также определить предельную нагрузку комплекса технических средств.

Работы должны были выполняться для базового интерфейса системы (тонкий клиент) и рабочего места гендиректора и его заместителей (толстый клиент), при этом нагрузочное тестирование тонкого клиента — производиться для 5 000 одновременно работающих пользователей.

Одной из задач в ходе работ ставился также анализ трудоемкости для миграции на версию платформы EMC Documentum 6.7 (текущая версия ЕОСДО базировалась на платформе EMC Documentum 6.5).

Стоит отметить, что в феврале 2013 г. с разработчиком ЕОСДО – «Крок» — был заключен договор на доработку системы на сумму почти в 60 млн руб., однако – лишь в части повышения скорости принятия управленческих решений.

В мае 2013 г. Евгений Чаркин рассказывал TAdviser, что в СЭД работали уже порядка 30 тыс. пользователей примерно на 70 предприятиях «Росатома», а общий охват должен был затронуть 150 предприятий госкорпорации.

2012: Внедрение СЭД на 25 предприятиях Росатома

В марте 2012 г. сообщалось о внедрении компанией «Крок» единой отраслевой системы электронного документооборота (ЕОСДО) на 25 предприятиях Росатома. В 2012 году эта система должна была заработать еще на 60 предприятиях госкорпорации.

Система разработана на основе собственного программного продукта КРОК на базе EMC Documentum. Эта платформа используется для хранения и версионирования электронных образов документов, организации поиска по тексту документов, ограничения доступа к ним, а также для создания регламентированных маршрутов прохождения документов.

ЕОСДО решает целый ряд практических задач. Это сокращение времени на принятие управленческих решений, увеличение производительности труда за счет ускоренной обработки и согласования документов, повышение исполнительской дисциплины и, конечно, экономия за счет перехода на безбумажный документооборот.

Если в 2011 году ЕОСДО запускали в основном в головных организациях – ОАО «Концерн Росэнергоатом», ОАО «Атомэнергопроект», ОАО «ТВЭЛ, ОАО», ОАО » НИАЭП», то в 2012 запуск системы осуществлялся преимущественно в их дочерних компаниях. Планировалось, что по итогам проекта в системе будет работать 150 предприятий отрасли, а количество пользователей ЕОСДО достигнет 50 тыс. человек.

По состоянию на весну 2012 г. в системе ЕОСДО работало более 10 тыс. сотрудников. За счет повышения продуктивности экономический эффект на каждого из них составлял 144 тыс. рублей в год. По центральному офису за 2011 год благодаря системе удалось сэкономить 172 млн. рублей.

В ЕОСДО были автоматизированы управление организационно-распорядительной документацией и договорная работа, создан электронный архив. Постепенно формировалось единое информационное пространство.

«Одна из основных целей создания ЕОСДО – формирование надежного электронного архива. Еще год назад для получения информации по находящимся в работе документам у работников порой уходило несколько дней. ЕОСДО позволяет сотруднику самостоятельно и оперативно получить всю информацию по «истории» документа», – говорил начальник управления документационного обеспечения госкорпорации «Росатом» Михаил Вождаев.

«Все организационно-распорядительные документы госкорпорации теперь обращаются в системе, проходят этапы рассмотрения, согласования, учета и так далее. Важно также, что благодаря принципу сквозного контроля, заложенному в ЕОСДО, руководящий состав Росатома получил возможность контролировать исполнение своих поручений на любой стадии и ступени организационной иерархии», — отмечал директор департамента информационных технологий госкорпорации «Росатом» Владимир Пасынков.

Согласование, подписание и утверждение документа

Согласование

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его. Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты. Например:

Главный бухгалтер (подпись) Л.И. Иванова

или

Юрисконсульт Зав. бюро персонала

Подпись Е.М. Моисеева Подпись М.М. Черняк

25.06.2007 26.06.2007

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так:

Замечания прилагаются………

Должность

Личная Расшифровка

подпись подписи

Дата

Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.

Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор школы № 583 Подпись В.В. Соколова

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома

09.08.2007 № 25

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минздрава России

05.09.2007 №65-17/184

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дается ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

Подписание и утверждение документов

Подпись — обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляе-

мые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Так же подписывается протокол.

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например акты, подписывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском учете» посвящен порядку подписания первичных учетных документов. В нем говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами».

Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия.

Придавая большое значение указанию должностных лиц, подписывающих документ, в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» (ст. 9) и «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» реквизит «подпись» разделен на два реквизита: «должность лица, подписывающего документ» и «подпись должностного лица».

В документах, изготовленных на бланках, в название должности название учреждения не входит.

Например:

Директор института Подпись В.Т. Логинов

При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения.

Например:

Директор Всероссийского научно -иссл едова тел ъского института документоведения

и архивного дела Подпись М.В. Ларин

В вузах, научных учреждениях в должностях указываются ученая степень и звание.

Например:

Зав. кафедрой зоологии

проф., д-р биолог, наук Подпись И.Ф. Милютин

Допускается в реквизите «подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки».

Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами.

Например:

Председатель Л.Н. Тучкова

Секретарь О.И. Дубровина

Если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Директор школы № 565 Директор бассейна «Заря»

Подпись О. О. Никитина Подпись Е.А. Бландинская

Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается «зам.» или «и. о.») и указывается его фамилия. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За» является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки «Зам.».

Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определен в ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»:

«1. Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

  • 2. Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
  • 3. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

4. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации».

Электронные документы с электронной подписью в последнее время получают все более широкое распространение, что связано с принятием Федерального закона «Об электронной цифровой подписи». Целью Закона «является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Принятие Закона «Об электронной цифровой подписи» открывает широкие перспективы использования электронного документа в сфере управления. Так, ст. 16 Закона гласит: «Федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, а также организации, участвующие в документообороте с указанными органами, используют для подписания своих электронных документов электронные цифровые подписи уполномоченных лиц указанных органов, организаций».

Самое широкое распространение электронные документы с электронной подписью должны получить в коммерческих организациях и прежде всего в сделках по купле-продаже и в других операциях по предоставлению услуг, которые требуют наибольшей оперативности.

Печать

Для заверения подлинности на подпись ответственного лица проставляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. В соответствии со ст. 4 Федерального конституционного закона Российской Федерации «О Государственном гербе Российской Федерации» «Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органах, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями».

Форма, размеры и технические требования к гербовой печати определены достаточно точно в новой редакции ГОСТ Р51511—2001 «Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» с изменениями, внесенными постановлением Госстандарта России от 25.12.2002 № 505.

Гербовая печать изготавливается круглой формы. В центре печати изображается герб Российской Федерации, а по окружности наименование юридического лица, которое должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах и помещается в круглых скобках после полного. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно установлено в учредительных документах и пишется после наименования на русском языке.

Требования к печати акционерных обществ описаны в п. 6 ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Гербовая печать или приравненная к ней в негосударственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.). Перечень документов, на которые ставится печать, дан в приложении к книге.

Многие бухгалтерские документы требуют проставления гербовой (в коммерческих организациях — приравненной к ней) печати. Это и гарантийные письма на выполнение работ, услуг и т.д.; поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные и др.); заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.); доверенности (на получение товароматериальных ценностей) и т.д.

Простые печати бывают различной формы: круглая, квадратная, треугольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а воспроизводится название учреждения или структурной части. В учреждении таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках и пропусках, копиях документов, выходящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей сейфов и т.д.

Письма, выполняемые на бланках, кроме гарантийных, не требуют удостоверения печатью.

Отметка о заверении копии

Службе делопроизводства или секретарям приходится заверять соответствие копии документа подлиннику. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «Подпись документа». Она включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку (два инициала и фамилия) и дату заверения.

Например:

Верно

Секретарь Личная подпись Т. В. Романова

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью.

Гриф утверждения документа

После подписания некоторых видов документов, и прежде всего организационных, требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу. Необходимость утверждения этих документов обычно предусмотрена в нормативных актах.

Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг лиц и организаций. Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (чаще всего распорядительным: постановлением, решением, приказом, иногда протоколом) или должностным лицом. На утверждаемом документе проставляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта оформления:

УТВЕРЖДАЮ

Президент акционерного общества «Гималаи»

Подпись Е. А. Султанов 15.05.2007

УТВЕРЖДЕН

Приказом Министра здравоохранения России 15.05.2007 №36

Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕН пишутся прописными буквами без кавычек. Далее в зависимости от вида утверждения указывается должность лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата. Документ может быть утвержден руководителем своей организации или вышестоящей.

Если документ утверждается другим документом (постановлением, решением, приказом, протоколом), то указывается наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дата и номер, а слово УТВЕРЖДЕН (о, а, ы) согласовывается с видом утверждения документа. Например: акт — утвержден; инструкция — утверждена; правила — утверждены; положение — утверждено.

Располагается гриф утверждения в верхней правой части документа (на месте адресата в бланке письма).

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении к книге.

  • Федеральный закон от 21Л1.1996 № 129-Ф «О бухгалтерском учете». Ст. 9, п. 3.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *