Приказы по основной деятельности

Приказы по основной деятельности: правила оформления и сроки хранения

Акценты этой статьи:

  • какие существуют требования к составлению приказов по основной деятельности;
  • как правильно зарегистрировать такие приказы;
  • в течение какого срока и как необходимо хранить приказы по основной деятельности;
  • каков порядок внесения изменений в такие приказы и их отмены.

Приказы по основной деятельности ведет каждое предприятие. Правильно оформленный приказ поможет избежать штрафных санкций и оптимизировать финансовые результаты. В данной консультации рассмотрим нюансы оформления, хранения, регистрации, внесения изменений и отмены приказов.

Что такое приказ?

Понятие «приказ» законодательством не определено. На практике под приказом понимают распорядительный документ, который издается руководителем предприятия, организации, учреждения в рамках его компетенции. Вместе с тем законодательством не установлено, какие виды приказов должны вести коммерческие предприятия.

В ст. 16 разд. I Перечня типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5 (далее – Перечень № 578/5), выделено три группы приказов:

  • по основной деятельности;
  • по кадровым вопросам;
  • по административно-хозяйственным вопросам.

За основу берется такой критерий, как срок хранения документов. В то же время не запрещено группировать приказы по видам с учетом особенностей конкретного предприятия. К примеру, на предприятии могут вестись два вида приказов: кадровые и по основной деятельности. Остановимся подробнее на последних.

По каким вопросам издаются приказы по основной деятельности?

Приказы по основной деятельности – это документы, которыми оформляют решения руководителя по организации работы предприятия в целом или работы его структурных подразделений.

Приказы по основной деятельности издают по вопросам:

  • создания, реорганизации, ликвидации, переименования;
  • смены вида деятельности;
  • утверждения уставов, положений, инструкций, правил, структуры, штатного расписания;
  • внесения изменений во внутренние нормативно-правовые документы;
  • проведения мероприятий по работе с персоналом;
  • ценообразования;
  • охраны труда;
  • проведения рекламных акций;
  • нормирования расходов и т. д.

Как оформить приказ по основной деятельности?

Законодательством не утверждена форма приказа по основной деятельности. В целом при оформлении приказов, в том числе и указанного, необходимо руководствоваться Национальным стандартом Украины. Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов ДСТУ 4163-2003», утвержденным приказом Госпотребстандарта от 07.04.03 г. № 55 (далее – ДСТУ 4163-2003).

Приказ по основной деятельности должен, в частности, содержать (п. 4.4 ДСТУ 4163-2003):

  • наименование предприятия в соответствии с учредительными документами;
  • название вида документа – приказ;
  • дату составления – указывается арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: число, месяц, год (например, «08.10.2017»). В то же время стандартом разрешено указывать дату и в обратной последовательности («2017.10.08»);
  • регистрационный индекс (номер) – порядковый номер, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, информацией об исполнителе и т. д. К примеру, приказы по основной деятельности могут быть с буквами «ос» (например, «Приказ № 44/ос»);
  • заголовок приказа. Данный реквизит должен отвечать на вопрос: «О чем издается приказ?» (например, «О внесении изменений в штатное расписание»);
  • текст приказа. Он должен содержать информацию, ради которой издавался. Ее нужно излагать сжато, понятно и без употребления фраз, которые не несут никакой смысловой нагрузки. Приказ может быть оформлен в виде сплошного текста или разбит на несколько пунктов, если части текста имеют разные смысловые нагрузки или нужно изложить несколько решений. Приказ может состоять из двух частей: описательной (описание обстоятельств, послуживших основанием для издания приказа) и распорядительной, где указывается, что нужно сделать: «Назначить», «Провести» и т. д.;
  • подпись. Этот реквизит должен состоять из наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии лица, которое его подписывает.

Приказ может иметь приложения, в таком случае на это необходимо указать. Само приложение тоже должно иметь ссылку на реквизиты приказа, например: «Приложение 1 к приказу от 27.10.17 г. № 55/ос».

Как правило, перед подписанием приказы визируются соответствующими службами (например, финансовой, юридической). Порядок визирования рекомендуем прописать в инструкции по делопроизводству предприятия. В этом случае в приказе должен быть реквизит о визах. Например, это можно оформить пометкой: «Согласовано» с указанием должностей, инициалов и фамилий лиц, которые его завизировали, и дат проставления виз.

Как утвердить или ознакомить с приказом заинтересованных лиц?

Право подписи приказов предоставлено руководителю предприятия учредительными документами. Однако внутренними документами предприятия и должностными инструкциями таким правом могут быть наделены и другие должностные лица (например, заместитель директора, директор филиала и т. д.).

С приказом необходимо ознакомить заинтересованных лиц под подпись с такой формулировкой: «С приказом ознакомлены», указав их должности, инициалы и фамилии, а также дату ознаком­ления.

Как регистрируются приказы по основной деятельности?

Оригиналы изданных и подписанных руководителем приказом формируют в дела в рамках календарного года. То есть если юрлицо ведет два вида приказов, то каждый год на предприятии должно быть сформировано два дела с приказами. Приказы регистрируются в отдельных регистрационных формах. Приказы по основной деятельности должны регистрироваться в «своем» журнале.

Кроме того, на предприятии должен быть журнал регистрации приказов по кадровым вопросам. Журналов может быть и больше, в зависимости от внутренней классификации.

Журнал регистрации приказов является информа­ционно-справочным инструментом для работы с приказами. Регистрация приказов ведется в течение календарного года.

В декабре можно подготовить регистрационные журналы на следующий год. Однако если в журнале достаточно места для продолжения регистрации приказов, продолжать регистрировать в нем не запрещено. Однако нумерация с начала года должна начинаться с № 1. Журнал можно вести в электронной форме, но тогда придется дублировать записи в бумажной форме (п. 4 Порядка работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение, утвержденного приказом Минюста от 11.11.14 г. № 1886/5).

Отметим, что типовых форм журналов регистрации приказов нет.

Сколько времени хранятся приказы по основной деятельности?

Сроки хранения приказов по основной деятельности определены в ст. 16 Перечня № 578/5. Однако в данной статье речь идет о сроках хранения для центральных и местных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, других государственных органов и организаций. О коммерческих предприятиях здесь не упоминается. В других статьях Перечня № 578/5 отдельные сроки хранения для коммерческих предприятий тоже не установлены. Поэтому они могут руководствоваться ст. 16 Перечня № 578/5, согласно которой приказы по основной деятельности должны храниться до ликвидации предприятия, то есть бессрочно.

Журналы регистрации приказов по основной деятельности тоже хранятся постоянно, как и соответствующие дела с приказами. В случае ликвидации предприятия документы подлежат повторной экспертизе ценностей. Те приказы, которые касаются прав граждан, передаются на хранение по описи дел в местные архивные учреждения. А если таких архивов нет, документы передают в государственные архивные учреждения, архивные отделы горсоветов (п. 2.7 Перечня № 578/5).

Коммерческие предприятия имеют право устанавливать в локальных документах другие сроки хранения приказов по основной деятельности. При определении таких сроков можно придерживаться следующих правил:

  • все приказы по основной деятельности хранить до завершения проверки ГФС по вопросам соблюдения налогового законодательства;
  • после проверки провести анализ документов и решить, какие приказы следует сохранить (например, приказы, которые имеют продолжительное практическое значение), а какие – изъять для уничтожения (например, приказы с истекшим сроком действия, которые не имеют продолжительного практического значения).

Какие возможны ошибки в приказах?

При оформлении приказов по основной деятельности могут возникать разные ошибки. Чаще всего это:

  • отсутствие какого-либо обязательного реквизита;
  • неправильное указание реквизита (например, номера приказа или даты);
  • ошибки в содержании (например, отсутствие описательной части);
  • подписание приказа директором с превышением полномочий и др.

Можно ли отменить или исправить приказ по основной деятельности?

При необходимости разрешается вносить изменения в приказ по основной деятельности. Такая необходимость может возникнуть в случае:

  • принятия нового закона Украины и другого нормативно-правового акта;
  • внесения изменений в законы Украины и другие нормативно-правовые акты;
  • изменения локальных документов;
  • утраты актуальности части заданий, указанных в приказе, и др.

Внесение изменений в приказ оформляется отдельным документом. В его описательной части приводят основания для внесения изменений в ранее изданный приказ, а в распорядительной – какие конкретно изменения вносятся (см. образец 1).

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/37078-0

Образец 1

В связи с увольнением с работы Остапчука В. В., члена комиссии по вопросам охраны труда, ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в приказ от 01.03.17 г. № 45 «О создании комиссии по вопросам охраны труда» следующие изменения:

  • вывести из состава комиссии Остапчука В. В., инженера по охране труда;
  • ввести в состав комиссии Сорокину Е. г., инженера по охране труда.

При необходимости приказ по основной деятельности можно отменить. Основаниями для такой отмены могут служить:

  • несоответствие положений приказа Конституции или законам Украины, другим нормативно-правовым актам;
  • издание приказа должностным лицом с превышением полномочий;
  • решение суда и т. д.

Для этого надо издать новый приказ, указав в нем основание для отмены старого приказа и дату, с которой его действие прекращается (см. образец 2).

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/37078-1

Образец 2

В связи с несоответствием названий некоторых должностей Государственному классификатору 003:2010 ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Отменить приказ от 17.08.17 г. № 574 «О внесении изменений в штатное расписание».

Порядок оформления, утверждения, отмены и внесения изменений в приказы рекомендуем изложить в локальных документах, например в инструкции по делопроизводству. В таком документе можно привести несколько примеров правильного оформления приказов по основной деятельности и других видов приказов.

Висновки

Приказы по основной деятельности издаются с целью оформления решения руководителя по организации работы предприятия в целом или работы его структурных подразделений.

При составлении таких приказов необходимо руководствоваться ДСТУ 4163-2003.

При определении сроков хранения приказов по основной деятельности коммерческие предприятия могут руководствоваться ст. 16 Перечня № 578/5 либо установить свои сроки в локальном документе. Однако при самостоятельном определении сроков следует учесть, что такие приказы нельзя уничтожать до завершения проверки ГФС по вопросам соблюдения налогового законодательства.

Порядок оформления, утверждения, ознакомления заинтересованных лиц, внесения изменений, отмены приказов по основной деятельности предприятие может установить в локальном документе (например, в инструкции по делопроизводству).

административно-хозяйственные вопросы

Смотреть что такое «административно-хозяйственные вопросы» в других словарях:

  • Административно-правовой статус предприятий и учреждений — Нормы права, устанавливающие административно правовой статус предприятий и учреждений, могут быть подразделены на три основные группы: нормы, относящиеся к предприятиям и учреждениям всех видов собственности; нормы, адресуемые государственным… … Административное право. Словарь-справочник

  • Главное административно-хозяйственное управление СС — (нем. SS Wirtschafts und Verwaltungshauptamtes; SS WVHA), одно из ведущих подразделений СС, руководившее всей хозяйственной деятельностью СС, в том числе эксплуатацией труда заключенных концентрационных лагерей. Содержание 1 История 2 Структура … Википедия

  • Рейхскомиссариат по делам восточных территорий — (Reichskommissariat f?r das Ostland), центральное управление, созданное вскоре после начала 2 й мировой войны, в ведении которого находились все политические и административно хозяйственные вопросы оккупированных восточных территорий. Во главе… … Энциклопедия Третьего рейха

  • АХВ — А.Х.В. АХВ Алексей Хвостенко, Анри Волохонский инициалы творческого дуэта А.Х.В. Источник: http://www.ozon.ru/context/detail/id/5189883/ АХВ административно хозяйственные вопросы например: замдиректора по АХВ … Словарь сокращений и аббревиатур

  • Степные думы — административно хозяйственные сословные органы Российской империи у кочевых народов Восточной Сибири (якутов, эвенков, бурят, хакасов). Учреждены «Уставом об управлении инородцев» (См. Устав об управлении инородцев) 1822 в некоторых южных … Большая советская энциклопедия

  • Полиция — I Содержание: I. Полиция, ее деятельность, история, характер и классификация. Определение науки полицейского права. II. Наука полицейского права и ее главные направления: 1) в Германии, 2) во Франции, 3) в Англии и 4) в России. III. Организация,… … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона

  • История полиции — При написании этой статьи использовался материал из Энциклопедического словаря Брокгауза и Ефрона (1890 1907). История полиции История полиции и борьбы с правонарушениями от Средневековья до начала XX века весьма подробно раскрыта в этой статье… … Википедия

  • ВЫСШЕЕ УПРАВЛЕНИЕ ПОМЕСТНОЙ ЦЕРКВИ — Канонические принципы устройства В. у. определены 34 м Апостольским правилом: «Епископам всякаго народа подобает знати перваго в них, и признавати его яко главу, и ничего превышающего их власть не творити без его разсуждения: творити же каждому… … Православная энциклопедия

  • Польша — (Polska) Польская Народная Республика (Polska Rzeczpospolita Ludowa), ПНР. I. Общие сведения П. социалистическое государство в Центральной Европе, в бассейне рр. Висла и Одра, между Балтийским морем на С., Карпатами и… … Большая советская энциклопедия

  • Отдельный корпус жандармов — Эту страницу предлагается объединить с Жандармерия (Россия). Пояснение причин и обсуждение на странице Википедия:К объединению/7 октября 2012. Обсужде … Википедия

Приказы по кадрам

Приказы по кадрам

  • Приказ о внесении изменений в должностные инструкции
  • Приказ о внесении изменений в локальные нормативные акты
  • Приказ о поощрении работника (Форма Т-11)
  • Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек
  • Приказ о поручении дополнительной работы
  • Приказ о предоставлении отпуска работнику (Форма Т-6)
  • Приказ о создании комиссии по факту опьянения
  • Приказ о переносе отпуска
  • Приказ о прекращении трудового договора с работником (Форма Т-8)
  • Приказ о продлении отпуска
  • Приказ о приеме работника на работу (Форма T-1)
  • Приказ о досрочном сложении полномочий директора
  • Приказ об изменении условий труда
  • Приказ о применении дисциплинарного взыскания
  • Приказ о графике отпусков
  • Приказ о сокращении численности или штата
  • Приказ о составлении штатного расписания
  • Приказ о замене отпуска компенсацией
  • Приказ о допуске к работе
  • Приказ об отстранении работника от работы
  • Приказ об утверждении штатного расписания
  • Приказ о создании комиссии по факту совершения аморального проступка
  • Приказ о создании комиссии по факту нарушения требований охраны труда
  • Приказ об утверждении номенклатуры дел
  • Приказ о создании комиссии по факту разглашения тайны
  • Приказ о создании комиссии по факту нарушения трудовой обязанности
  • Приказ о создании комиссии по факту принятия необоснованного решения
  • Приказ о возмещении работнику расходов
  • Приказ о выплате единовременного пособия женщинам, вставшим в ранние сроки на учет по беременности
  • Приказ о прекращении выполнения дополнительной работы
  • Приказ о выплате единовременного пособия при рождении ребенка
  • Приказ об изменении организационных или технологических условий труда
  • Приказ о предоставлении работы на дому работнику, находящемуся в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет
  • Приказ о досрочном снятии дисциплинарного взыскания
  • Приказ о составлении номенклатуры дел
  • Приказ о восстановлении на работе
  • Приказ о привлечении к сверхурочной работе или к работе в выходной день
  • Приказ о вступлении в должность руководителя
  • Приказ о выдаче заработной платы в натуральной форме
  • Приказ об объявлении простоя
  • Приказ о приеме на работу руководителя организации (Форма T-1)
  • Приказ о временном исполнении обязанностей руководителя
  • Приказ об отмене простоя
  • Приказ о выплате единовременного пособия при передаче ребенка на воспитание в семью
  • Приказ об установлении неполного рабочего времени
  • Приказ о создании комиссии по факту причинения ущерба имуществу работодателя
  • Приказ о назначении страховых и компенсационных выплат
  • Приказ о создании комиссии по факту происшествия несчастного случая
  • Приказ о создании комиссии по определению преимущественного права оставления на работе
  • Приказ о приеме работников на работу (Форма Т-1а)
  • Приказ о прекращении трудового договора с работниками (Форма Т-8а)
  • Приказ о переводе работников на другую работу (Форма Т-5а)
  • Приказ о предоставлении отпуска работникам (Форма Т-6а)
  • Приказ о поощрении работников (Форма Т-11а)
  • Приказ о внесении изменений в учетные документы
  • Приказ о реорганизации
  • Приказ о направлении работника в командировку (Форма Т-9)
  • Приказ о порядке оформления и выдачи гражданам, пребывающим в запасе, удостоверений об отсрочке от призыва
  • Приказ об оповещении граждан, пребывающих в запасе, при объявлении мобилизации
  • Приказ об организации воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе
  • Приказ о признании работы по совместительству основной работой
  • Приказ об изменении штатного расписания
  • Приказ о переводе работника на другую работу (Форма Т-5)
  • Приказ о привлечении к материальной ответственности
  • Приказ об отзыве из отпуска

Пример приказа

Ниже – две картинки. Это самый обычный приказ, который представлен с двух сторон. Цифры указывают на основные части, а также на реквизиты документа.

1 – наименование организации. В отличие от фирменного бланка, на приказе по основной деятельности мы не помещаем реквизиты компании, ведь приказ является внутренним документом

2 – наименование документа. Оно должно выделяться визуально. В деловой практике принято писать названия документов по центру строки прописными буквами.

3 – этот пункт объединяет несколько: дата, номер, место издания приказа. Это основные регистрационные данные. Обратите внимание на код «ОД», который находится рядом с номером. Он является не обязательным и означает, что приказ относится к основной деятельности. Кроме основной, выделяют приказы по личному составу и административно-хозяйственной деятельности. Те, что по личному составу, всегда регистрируются отдельно. Регистрировать ли отдельно АХО и основную деятельность, решает организация, но делать это желательно потому, что приказы поОД имеют срок хранения постоянно, а АХО – всего 5 лет.

4 –тема приказа или заголовок к тексту. Принято, чтобы он начинался с предлога «О», например, «О проведении бухгалтерской отчетности» или «О подтверждении инструкции делопроизводства» и стоял в предложном падеже. Заголовок – это краткое содержание приказа, которое воспроизводится в учетной записи в журнале. Поэтому, формулируя заголовок, имейте в виду, что впоследствии именно но нему вы будете искать этот приказ.

Примеры заголовков:

Об утверждении положения об отделе кадров

О принятии на баланс основных средств

О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству

Если заголовок длинный и занимает несколько строк, можно выровнять его по центру.

Основной текст приказа делится на две части: констатирующую и распорядительную.

5 – это констатирующая часть текста.

В этой части пишется обоснование управленческого решения. Почему издается этот приказ, что послужило причиной?

Примеры обоснований:

Во исполнение приказа Министерства энергетики Российской Федерации от 01.07.2015 №5466 «О предоставлении информации»

Обратите внимание: когда дается ссылка на нормативный документ, правильно указывать сначала его наименование, затем, дату, потом – номер и наименование.

В целях приведения системы делопроизводства ЗАО «Металлист» в соответствие с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

В целях повышения эффективности

В связи с производственной необходимостью

6 – отдельное слово «ПРИКАЗЫВАЮ». Оно разделяет констатирующую и распорядительную части. Слово «приказываю» может быть набрано прописными буквами, как в примере, а может – строчными и вразрядку: «п р и к а з ы в а ю». Выровнять его можно по левому краю, а можно по центру. Распорядительная часть текста начнется с новой строки.

7 – часть текста, которая называется распорядительной. Здесь перечисляются задания, которые руководитель ставит перед подчиненными.

Зеленым шрифтом выделены значимые моменты для распорядительной части документа.

  • Каждое задание имеет ответственного за выполнение. Исключение – утверждение приказом какого-либо документа.
  • Также очень важно указать срок исполнения задачи. И вновь исключение – утверждение документа и задание, которое носит постоянный характер.
  • Управленческие решения нумеруются. Одно действие – один пункт приказа. Если задача разбивается на более мелкие задания, это оформляется подпунктами:

1.

1.1.

1.1.1.

  • Обязательный пункт – указание должностного лица, на которое возлагается контроль исполнения приказа. Это может быть и сам генеральный директор, и любой из подчиненных ему руководителей.

На практике встречаются и такие приказы, которые не дают заданий никому конкретно, а управленческие решения в них носят общий организационный характер.

Например:

В целях оптимизации системы делопроизводства ООО «Роскомстрах»

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2015 номенклатуру дел ООО «Роскомстрах» на 2015 год (прилагается).
  2. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Приложение к приказу. В отличие от делового письма, где приложение выносится в отдельную структурную единицу текста, информация о приложении к приказу вводится прямо в текст. Если прилагается один документ, то после его названия в скобках пишется «(прилагается)» — см. пример чуть выше. Если же приложений несколько, то они нумеруются:

  1. Рабочей группе собрать информацию по форме П-3 (Приложение №1).

Нумеровать приложения можно по-разному:

Приложение 1

ПРИЛОЖЕНИЕ №1

И т.д. Главное – придерживаться единообразия и в самом документе, и во всех приказах в целом. Унифицировать эти правила поможет инструкция по делопроизводству.

На прилагаемый документ выносится информация о том, что это приложение:

После регистрации приказа необходимо от руки вписать регистрационную информацию в соответствующие поля.

Приложение является неотъемлемой частью приказа и хранится вместе с ним!

8– подпись. Реквизит оформляется стандартно:

Наименование должности Личная подпись Инициалы Фамилия

Печать на приказ не ставится! Это внутренний документ. Нет никакого смысла подтверждать подпись директора в его же компании.

Переходим к оборотной стороне приказа.

1 – визы согласования, сбор которых является обязательной процедурой.

Приказ согласуют те должностные лица, деятельности которых он касается. Состав согласующих лиц зависит от того, о чем приказ.

2 – визы ознакомления. В обязательном порядке все те, кто фигурирует в приказе в качестве исполнителей поставленных руководством задач, должны в нем расписаться.

3 – исполнитель. Это сотрудник, который составил приказ. По всем вопросам исполнители будут обращаться к нему, а не к директору, который часто имеет очень смутное представление о деле, к которому относится подписанный им документ… Указывается фамилия, имя исполнителя, если принято в компании – то отчество и контактная информация.

Что такое приказы по личному составу, как внести изменения в приказ — в статьях по ссылке.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *