Представительские расходы

Виды буфетного обслуживания

Тема буфета или шведского стола не является чем‐то новым для мирового гостиничного бизнеса, но и на сегодняшний день профессионально практикуется лишь в 25-30% средств размещения. Поэтому мы думаем, что будет полезно освежить информацию на страницах нашего издания.

Мы предлагаем нашим читателям материал для слушателей одного из тренингов, который проводился Немецко-украинским центром гостеприимства в рамках улучшения качества подготовки отелей и ресторанов принимающих городов к Евро-2012. К материалам тренинга, представленным господином Паулем Канваром, мы добавили ряд комментариев от экспертов редакции журнала «Гостиничный и ресторанный бизнес». При этом в авторском тексте вместо привычного словосочетания «шведский стол» мы будем употреблять именно термин «буфет», который широко применяется в европейской кулинарной практике.

Понятие «БУФЕТ»

Буфет — это особый способ подачи блюд. Вместо стандартного набора блюд (закуски, салатов, главного блюда, десерта), которые сервируются на столе для гостя, в буфетном обслуживании эти блюда предлагаются одновременно на отдельных столах или специальных буфетных стойках. Таким образом, гость получает возможность для самообслуживания согласно своим предпочтениям.

Различают холодный буфет и теплый буфет: холодный буфет предусматривает подачу сыра, колбас, рыбы, салатов, выпечки, масла, небольшие блюда и различных десертов; теплый буфет — кроме всех вышеперечисленных блюд подаются супы, различные мясные и рыбные блюда, а также ряд гарниров.

В современном ресторанном бизнесе буфетное обслуживание стало особенно популярно в США в 70‐х годах прошлого столетия, когда началось развитие сетей буфетов‐ресторанов, где за фиксированную плату клиент получал возможность есть до полного насыщения. А если говорить об истории, то буфет со стойками как решение в обслуживании изобрели в 17веке, а в конце 18 — начале 19 столетия во Франции Наполеон ввел моду на быстрое употребление пищи стоя («еда, что берется руками») в верхушках общества.

Буфеты становятся все более популярными у потребителей и выступают важным инструментом маркетинга для многих гастрономических предприятий. Главной особенностью с точки зрения экономики ресторана является именно то, что при таком обслуживании клиенту предлагается определенный набор блюд по паушальной (общей) цене.

Виды БУФЕТОВ

Существует достаточно широкий спектр буфетного обслуживания: постоянные стационарные буфеты, которые функционируют в течение всего периода обслуживания с постоянным ассортиментом. Выделяют также тематические буфеты, предлагающие блюда отдельного вида — при этом выбор блюд может быть весьма ограниченным. Существуют также, так называемые, «летающие» буфеты, где готовые блюда разносят на подносах официанты и каждый клиент может взять именно то блюдо, которое ему по вкусу. Такой вид буфетов подходит для мероприятий, проходящих на ограниченных площадях или при организации импровизированных мероприятий.

Ресторатор должен понимать, какой тип буфета лучше подходит для отдельной целевой аудитории — постоянного стационарного буфета, буфета тематического праздничного, буфета для завтраков, ланчей или ужинов, фуршета, специализированного буфета при проведении рекламных мероприятий и распродаж или «летающего буфета».

Разумеется, в зависимости от вида буфет подготовительные мероприятия по устройству буфета различаются очень серьезно, требуют разного количества официантов и различающегося по характеру меню.

Экономика буфета, особенности обслуживания гостей. Устройство буфета как маркетингового инструмента имеет важное экономическое значение для гастрономического производства. Буфеты становятся все более популярными у потребителя, а меню — все более и более конкурентным на рынке.

Буфет требует значительно меньше затрат на обслуживание, чем при традиционной подаче блюд, поскольку гости обслуживаются в основном самостоятельно. Персонал должен только добавлять на стойке те блюда, которые пользуются большей популярностью, при необходимости подавать напитки и убирать посуду — это классический подход, например при завтраке, обеде, ужине в гостиничном ресторане. Ход работы буфета абсолютно понятен, расходная часть имеет четкий и конкретный характер.

Каждый гость надеется на присутствие профессионального и компетентного персонала, который сделает приятнее его пребывание в ресторане и гарантирует нормальный уровень обслуживания. Разумеется, существуют различные типы гостей: одни стремятся питаться вкусно и экономно, другие — привыкли только к самому лучшему и мало обращают внимание на цену. Последние обычно заказывают на завтрак фреши и специально сваренный для них кофе, стимулируют официантов чаевыми.

Гости ожидают обслуживания от компетентного персонала, который всегда сможет помочь сориентироваться в меню буфета и с учетом особых требований отдельных посетителей к питанию, дать разъяснения по поводу ингредиентов блюда. Понятно, что толковый совет может дать гостю только тот сотрудник, который хорошо знаком со всеми предложениями буфета. Поэтому обслуживание гостей квалифицированным и обученным персоналом является предпосылкой успешной работы заведения.

Наряду с предложениями в буфете за паушальную цену (для одного гостя), необходимо обеспечить также возможность дополнительного выбора блюд, чтобы гости без ограничений могли есть и пить то, что они любят и столько, сколько они сами хотят. При этом, разумеется, качественный сервис напитков выступает одним из важных экономических факторов.

Экономические требования учреждения в рамках отношение цена — сервис должны быть подстроены под ожидания и желания гостей. За ту цену, которую платит гость, он должен получить набор соответствующих его ожиданиям услуг, которые побуждают его вернуться в заведение снова. Довольный гость — это один из самых важных маркетинговых инструментов, он не только чаще посещает заведение, но и рекомендует его другим людям. Отсюда — больше посетителей, больше работы, больше прибыли.

Повторимся, что существует очень много концепций и вариантов устройства буфетов. Это может быть формат, где разливают шампанское со снеками или без; буфет, где подают канапе, которые потребляются руками; «стоячие» буфеты, где подаются небольшие бутерброды, холодные иили горячие блюда; буфеты с обычным порядком блюд (закуска, главное блюдо, десерт); буфеты с напитками или без них (только эспрессо кофе); бары с местами для сидения или без них.

Необходимо четко понимать потребности клиента и организовывать предложение в соответствии с бюджетом средств и времени, выбирая и комбинируя соответствующие возможности для достижения максимального эффекта.

Праздничные буфеты проводятся в основном с организацией мест для сидения гостей. Речь идет о корпоративных мероприятиях (празднования юбилеев компании, празднование рождественских праздников) и семейных торжествах (день рождения, свадьба).

При устройстве стационарных праздничных буфетов важно сохранять соответствующую дистанцию между столами, чтобы гости не чувствовали ограниченности в пространстве и дискомфорта.

Буфет на завтрак

Буфетное обслуживание на завтрак является наиболее распространенным в гостиничной индустрии. Выбор меню зависит от класса отеля и может ограничиваться иногда лишь чаем, кофе, несколькими видами хлопьев, хлеба, сыра, масла, джемов.

Но в гостиницах класса 4-5 звезд, понятие о нормальном буфете означает предложение горячих блюд, омлетов с беконом, колбасок, бульонов и т. д., широкий выбор фруктов. Вполне естественным может быть и предложение шампанского на завтрак, особенно в выходные.

Все сотрудники должны четко понимать свои задачи и выполнять их на должном уровне. Чистота, подготовка столов, правильное размещение, понятное распределение обязанностей, рациональное устройство буфета, приготовление кофе являются важными предпосылками успешной работы буфета и удовлетворения требований клиентов. При этом вся смена и в кухне, и в зале равным образом отвечает за надлежащее обслуживание.

Абсолютно все — от директора до официанта должны понимать важность завтрака. В менталитете многих иностранных гостей завтрак играет важную роль и именно от него зависит, как сложится день. Завтрак является важной составляющей общего имиджа отеля, не меньшим, чем интерьер холла.

Заключительное положение

Сегодня буфеты являются очень распространенными и модными форматами организации питания. Правильно разработанная концепция буфета, учитывающая его целевое назначение и целевые группы посетителей, делает его важным инструментом маркетинга, который сможет принести большие прибыли.

Вариативность предложений является неограниченной, поэтому, в зависимости от повода, трендов, сезона, возможно разработать соответствующую концепцию его проведения.

Расходы по обслуживанию буфета ниже, поскольку гость обслуживает себя самостоятельно. Главными задачами гастрономического предприятия являются чистота, правильное формирование меню, разумная расстановка раздаточных столов, размещение и пополнение запаса блюд для буфета, сервировка напитков и уборка.

Посетители буфета должны иметь возможность выбрать блюда и напитки, которые им нравятся, при необходимости взять дополнительную порцию и принять пищу в спокойствии и комфорте. Быстрый сервис при заказе напитков повышает уровень комфорта гостей, а также увеличивает оборот заведения.

Дополнительная информация

Термин «шведский стол» прижился только в русском и украинском языках. В Европе и США, где родились эти демократичные форматы питания, а также в Азии, где они не только успешно прижились, но и получили новый толчок к развитию, этот вид обслуживания изначально называется buffet («буфет»).

В самой же Швеции такой формат подачи блюд называют smorgasbord, то есть «бутербродный стол». Бутербродный в том смысле, что посетитель может самостоятельно сформировать «меню» своего бутерброда из набора разных продуктов, которые (что очень важно) не портятся и не теряют вкусовых качеств в течение долгого времени.

Другая особенность формирования такого стиля подачи блюд связана с менталитетом жителей Скандинавии — разумным самоограничением, основанным на определенных пуританских подходах протестантской веры и честностью в отношении общества даже в отсутствие контроля. Читаем у Александра Куприна путевые заметки о Финляндии в начале XX века: «Длинный стол был уставлен горячими кушаньями и холодными закусками. Все это было необычайно чисто, аппетитно и нарядно. Тут была свежая лососина, жареная форель, холодный ростбиф, какая-то дичь, маленькие, очень вкусные биточки и тому подобное. Каждый подходил, выбирал, что ему нравилось, закусывал, сколько ему хотелось, затем подходил к буфету и по собственной доброй воле платил за ужин ровно одну марку тридцать семь копеек. Никакого надзора, никакого недоверия. Наши русские сердца, так глубоко привыкшие к паспорту, участку, принудительному попечению старшего дворника, ко всеобщему мошенничеству и подозрительности, были совершенно подавлены этой широкой взаимной верой».

Формат буфета, кстати, был очень распространен на железной дороге и начал приживаться даже и в России — он часто предлагался заведениями на вокзалах, поскольку в ограниченное время остановки поезда было довольно сложно индивидуально обслужить большое количество клиентов — оказалось, что экономически значительно выгоднее взять с них сразу фиксированную плату за возможность брать со стойки все что угодно, и сколько угодно, разумеется, в рамках предложенного меню.

Говоря об истории развития буфета или шведского стола, наверное, стоит выделить два момента. Первый — это, собственно, особенность подачи и потребления блюд, которая практиковалась уже достаточно давно в богатых домах. Второй — это экономический подход к организации питания, когда за определенную сумму можно есть до отвала. Это определило и его популярность, скажем так, в массовом сегменте потребления. Например, за три копейки клиенту предлагалось неограниченное количество капусты с клюквой.

«Гостиничный и ресторанный бизнес»

Учет представительских расходов: все официально

Из статьи Вы узнаете:

1. Какие расходы можно учесть в составе представительских, а какие нельзя.

2. Как документально подтвердить представительские расходы.

3. В каком порядке представительские расходы отражаются в налоговом и в бухгалтерском учете.

Представительские расходы организации напрямую связаны с установлением и поддержанием деловых связей, поэтому их необходимость и значимость очевидны. С этим согласны и законодатели: в Налоговом кодексе РФ представительские расходы выделены как один из видов прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако вместе с тем указанный вид расходов является одним из самых противоречивых. Налогоплательщики всеми правдами и неправдами пытаются подвести под понятие представительских расходов затраты на самые различные мероприятия (не только официальные, но и развлекательные, спортивные и т.д.), а налоговики, со своей стороны, более пристрастно проверяют состав представительских расходов на предмет «лишних». Большое количество споров налоговых инспекций с налогоплательщиками, которые заканчивались в суде, связаны именно с правильностью включения расходов в состав представительских. Чтобы избежать таких проблем, в этой статье предлагаю разобраться, какие расходы можно уверенно учитывать как представительские и как их подтвердить, а в каких случаях нужно быть готовым отстаивать свою позицию перед проверяющими.

Какие расходы относятся к представительским

Определение представительских расходов, а также их перечень содержатся в п. 2 ст. 264 НК РФ. Согласно этой норме закона, к представительским относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание следующих лиц:

  • представителей других организаций, с которыми проводятся переговоры в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества,
  • участников организации-налогоплательщика, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

Согласно разъяснениям Минфина РФ, затраты на переговоры с физическими лицами, которые являются фактическими или потенциальными клиентами, также можно включить в состав представительских, при условии, что такие переговоры носят официальный характер и направлены на развитие сотрудничества (Письма Минфина РФ от 03.06.2013 № 03-03-06/2/20149, от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351). А вот отнести к представительским расходы на проведение переговоров с представителями своих же филиалов и подразделений рискованно: суды, как и налоговые инспекции, такую позицию не поддерживают (Постановление ФАС ВСО от 11.08.2006 № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1, А33-26560/04-С3-Ф02-4272/06-С1). Кроме того, не следует забывать, что расходы на проведение корпоративных мероприятий для своих сотрудников не являются представительскими. Исключением могут быть лишь случаи, когда на корпоративное мероприятие, не носящее развлекательного характера, приглашены представители других организаций (клиентов, деловых партнеров и т.д.), подробнее об этом Вы можете прочитать в статье «Корпоратив для сотрудников – учет для бухгалтера».

В качестве представительских расходов можно учесть следующие затраты:

1. Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей других организаций, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.

Каких-либо ограничений по месту и времени проведения официального представительского приема Налоговый кодекс РФ не содержит. То есть переговоры могут проводиться как в рабочее, так во внерабочее время, и даже в выходные дни. Место проведения официальной встречи также может быть любым, например, рабочий офис, ресторан, бизнес-центр и т.д. Главное условие – официальный характер проводимого представительского мероприятия, который следует из подтверждающих документов.

! Обратите внимание: Запрещается учитывать в качестве представительских расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Поэтому стоит воздержаться от проведения «официальных» приемов в явно развлекательных местах: театре, боулинге, бильярдном клубе, сауне и т.д., тем более, если в них не предусмотрено ресторанное обслуживание, а также в санаториях, здравницах и т.п.

Однако даже проводя прием в «рискованном» месте, есть шанс доказать обоснованность расходов и правомерность их учета в качестве представительских, правда, уже в судебном порядке. В этом случае главным аргументом в защиту налогоплательщика являются подтверждающие документы, из которых следует официальный характер мероприятия и экономическая оправданность понесенных расходов. Например, в Постановлении ФАС МО от 03.09.2013 № А40-22927/12-107-106 суд признал, что расходы на проведение технического семинара на теплоходе с участием иностранной делегации являются обоснованными, и налогоплательщик правомерно учел их в составе представительских расходов.

Нередко представительский прием сопровождается дополнительными затратами, которые не относятся к представительским расходам:

  • оформление зала, приобретение призов, дипломов для представителей других организаций, например, для награждения лучших клиентов (Письмо Минфина РФ от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176);
  • подарки и сувениры, которые вручаются деловым партнерам в рамках официального приема (Письмо Минфина России от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136);
  • организация программы, которая не имеет отношения к официальной части приема, например, выступление приглашенных артистов (Письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

2. Расходы на транспортное обеспечение доставки участников к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.

В соответствии с позицией Минфина, к расходам на транспортное обеспечение относятся затраты на организацию доставки участников непосредственно к месту проведения официального приема. Расходы на покупку авиа- или железнодорожных билетов участникам из других стран или городов, а также расходы на их доставку в гостиницу из аэропорта (вокзала), на проживание в гостинице, на оформление виз не могут быть учтены как представительские (Письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, Постановление ФАС МО от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11).

3. Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров.

В качестве представительских расходов могут быть учтены также расходы на покупку продуктов питания, предназначенных для официального завтрака, обеда или ужина, в том числе на покупку спиртных напитков (Письмо Минфина РФ от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).

Расходы на покупку чая, кофе, сахара, кондитерских изделий, которые предлагаются клиентам вне рамок официального мероприятия, например, в приемной во время ожидания и т.д., относить к представительским расходам достаточно рискованно (Письмо Минфина России от 24.11.2005 № 03-03-04/2/119).

4. Расходы на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Документальное подтверждение представительских расходов

Налоговый кодекс РФ не устанавливает четкого перечня документов, которыми налогоплательщики должны подтверждать представительские расходы. Согласно разъяснениям Минфина такими документами могут служить (Письмо Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288):

— первичные документы, подтверждающие факт приобретения товаров, работ, услуг (договоры, акты выполненных работ, оказанных услуг, товарные накладные, товарные чеки и т.д.);

— документ, в котором устанавливается взаимосвязь между понесенными расходами и проведенным представительским мероприятием. В качестве такого документа можно составить отчет о проведенном мероприятии. Форму такого отчета налогоплательщики вправе разработать самостоятельно, соблюдая при этом требования к первичным документам, установленные в статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В отчете следует указать следующую информацию:

  • время и место проведения представительского мероприятия;
  • состав участников (представители других организаций и представители самой организации-налогоплательщика );
  • сумма расходов на организацию мероприятия;
  • итог мероприятия (заключение договоров и соглашений, разработка плана дальнейшего сотрудничества, установление доверительных отношений и т.д.).

Помимо отчета не лишним будет составить такие документы, как:

  • приказ руководителя о проведении представительского мероприятия, в котором указывается цель предстоящего мероприятия, устанавливаются ответственные лица;
  • смета расходов, где устанавливается перечень затрат на проведение мероприятия и их предельная величина.

Образец приказа о проведении представительского мероприятия

Образец сметы представительских расходов

Образец отчета о проведении представительского мероприятия

Налоговый учет представительских расходов

Налогоплательщики вправе принять к налоговому учету расходы, которые являются экономически обоснованными (то есть направлены на получение дохода) и подтверждены документально. В отношении представительских расходов эти два критерия мы уже рассмотрели. Теперь речь пойдет о порядке налогового учета представительских расходов.

Общая система налогообложения

Для расчета налога на прибыль представительские расходы подлежат нормированию: они включаются в состав прочих расходов в сумме, не превышающей 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проводилось представительское мероприятие. Следует учитывать, что расходы на оплату труда включают в себя не только заработную плату работникам, но и оплату по договорам гражданско-правового характера, затраты на обязательное страхование, дополнительные страховые взносы, добровольное медицинское страхование и т.д. (ст. 255 НК РФ). С увеличением совокупных затрат на оплату труда в течение года возрастает и величина норматива для принятия представительских расходов. То есть если часть представительских расходов, осуществленных, например, в первом квартале, превысила норматив и не была принята к налоговому учету, то в последующих отчетных периодах в течение года она может она может быть учтена при расчете налоговой базы.

«Входной» НДС по представительским расходам принимается к вычету только с той суммы затрат, которая учтена при расчете налога на прибыль, то есть с учетом норматива. Если в последующих кварталах текущего года оставшаяся часть представительских расходов укладывается в норматив, то НДС с нее также может быть принят к вычету.

Подробнее порядок налогового учета представительских расходов предлагаю рассмотреть на примере.

***

Пример.

Расходы ООО «Актив» на проведение представительского мероприятия в I квартале составили 23 600,00 руб. (в том числе НДС 3 600,00 руб.). Во IIквартале представительских расходов не было. Расходы на оплату труда в I квартале – 320 000,00 руб., во II квартале – 370 000,00 руб. Порядок налогового учета представительских расходов будет следующим:

в I квартале:

  • норматив для учета представительских расходов – 12 800,00 руб. (320 000,00 х 4%);
  • норматив меньше, чем полная сумма представительских расходов, поэтому к учету можно принять 12 800,00 руб.
  • НДС, подлежащий вычету – 2 304,00 руб. (12 800,00 х 18%).

в I полугодии:

  • норматив для учета представительских расходов – 27 600,00 руб. ((320 000,00 + 370 000,00) х 4%);
  • норматив больше, чем полная сумма представительских расходов, поэтому к учету может быть принята оставшаяся часть 7 200,00 руб. (23 600,00 – 3 600,00 – 12 800,00);
  • НДС, подлежащий вычету во II квартале – 1 296,00 руб. (7 200,00 х 18%).

***

Упрощенная система налогообложения

При УСН представительские расходы не учитываются в целях налогообложения, поскольку они не поименованы в закрытом перечне расходов, установленном статьей 346.16 НК РФ (Письмо Минфина от 11.10.2004 № 03-03-02-04/1/22).

Бухгалтерский учет представительских расходов

В бухгалтерском учете, в отличие от налогового, представительские расходы не подлежат нормированию и принимаются в полной сумме. Затраты на представительские мероприятия отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажи, в зависимости от специфики деятельности организации, в корреспонденции со счетами учета расчетов или материальных ценностей.

Дебет счета

Кредит счета

Источник: Журнал «Налог на прибыль: учет доходов и расходов»

Представительские расходы, пожалуй, – та статья затрат, к проверке которой налоговые инспекторы подходят с особой тщательностью. Важно правильно оформить необходимые документы. Правда, о том, какими именно они должны быть, в налоговом законодательстве не сказано. До недавнего времени контролирующие органы настаивали на подготовке налогоплательщиками довольно внушительного пакета подтверждающих документов по представительским расходам (подразделяя их на предварительные и итоговые). Но ситуация, похоже, меняется. Как и в какую сторону – читайте в статье.

Налоговые правила о представительских расходах

Само понятие представительских расходов определено в положениях пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. Из названных норм следует, что таковыми признаются расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также лиц, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика. В частности, к названной категории относятся расходы на:

  • проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
  • транспортное обеспечение доставки участвующих в приеме лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Между тем сами понятия официальный прием и обслуживание представителей других организаций в п. 2 ст. 264 НК РФ определены нечетко и допускают их расширительное толкование. Так, под приемом следует понимать завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие, а транспортное обеспечение, буфетное обслуживание, оплату услуг стороннего переводчика в равной степени можно отнести к категории обслуживание. Полагаем, во избежание споров с налоговыми инспекторами при квалификации тех или иных расходов в качестве представительских налогоплательщикам необходимо учитывать разъяснения официальных органов, а также арбитражную практику. Разумеется, не нужно упускать из виду и то, что одним из условий признания представительских расходов в налоговом учете является их направленность на установление и (или) поддержание взаимного сотрудничества с партнерами. То есть данные расходы должны свидетельствовать о производственном характере понесенных затрат.

Толкование налоговых норм чиновниками и арбитрами

Расходы, которые можно признать представительскими

Прежде всего, все мероприятия, затраты на которые можно учесть при налогообложении прибыли в качестве представительских расходов, должны носить официальный характер. В частности, Минфин не разрешает учитывать для целей налогообложения прибыли затраты на проведение мероприятия (например, ужина с партнерами в ресторане), если оно не имеет официального характера (Письмоот 01.11.2010 № 03-03-06/1/675).

Деловой характер проводимых встреч и переговоров может подтвердить соответствующая программа, в которой отражен перечень обсуждаемых в ходе встречи вопросов. В то же время в правоприменительной практике есть судебные акты, в которых факт отсутствия документов, свидетельствующих об официальном характере проводимых мероприятий, не помешал арбитрам принять решение в пользу налогоплательщика (Постановление ФАС СЗО от 14.008.2007 № А56-3739/2006).

Существенный момент. Рискованно учитывать в составе представительских расходов затраты на переговоры с представителями (должностными лицами) своих же филиалов и подразделений. В пункте 2 ст. 264 НК РФ ясно сказано, что затраты должны быть связаны с организацией переговоров с представителями других компаний (Постановление ФАС ВСО от 11.08.2006 № А33-26560/04-С3-Ф02-3935/06-С1, А33-26560/04-С3-Ф02-4272/06-С1).

Между тем место и время проведения официального мероприятия при квалификации расходов в качестве представительских роли не играют. Действительно, каких-либо прямых ограничений или запретов на этот счет в пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ не содержится.

Как показывает практика, деловые встречи могут проводиться как в городах фактической деятельности организации – инициатора переговоров, так и на нейтральной территории – в других городах РФ и за рубежом, где отсутствует деятельность обеих сторон, участвующих в переговорах. Главное в данном случае – цель проводимых встреч: заключение сделок или установление взаимного сотрудничества (в том числе в перспективе). Кстати, косвенно подтверждают сказанное разъяснения в упомянутом выше Письме Минфина России № 03-03-06/1/675.

В подтверждение данных выводов можно привести Постановление ФАС МО от 03.09.2013 № А40-22927/12-107-106. Арбитры сочли, что спорные расходы (на проведение технического семинара на теплоходе с участием иностранной делегации) носят производственный характер, являются обоснованными и документально подтвержденными, и налогоплательщик правомерно учел их в составе представительских расходов при налогообложении прибыли.

О физических лицах. Несмотря на то, что в п. 2 ст. 264 НК РФ говорится лишь о затратах на прием представителей других организаций, Минфин действие данной нормы распространяет и на переговоры с физическими лицами – клиентами организации. Об этом, например, свидетельствуют разъяснения, приведенные в письмах от 03.06.2013 № 03-03-06/2/20149, от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351.

Продукты и алкогольные напитки. Из Письма Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176 следует, что чиновники не возражают против признания в составе представительских расходов затраты на организацию официальной встречи в части расходов на приобретение продуктов питания и алкогольных напитков.

Солидарны с чиновниками финансового ведомства и некоторые арбитры. Так, ФАС ПО в Постановлении от 15.01.2013 № А55-14189/2012 отметил: поскольку положения ст. 264 НК РФ не содержат перечень продуктов и напитков, стоимость которых не может включаться в состав представительских расходов, затраты на приобретение алкогольных напитков для проведения официального приема представителей контрагентов обоснованны.

Расходы, не являющиеся представительскими

В силу прямого указания в п. 2 ст. 264 НК РФ не признаются представительскими расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

В Письме Минфина России от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796 на этот счет содержатся следующие разъяснения: расходы на организацию развлечений, отдыха – это расходы на организацию фуршетов, прогулки на теплоходе и приглашение артистов в рамках развлекательной программы, организованной после официальной части семинара.

К указанной категории затрат, полагаем, можно отнести и стоимость билетов на концерты, в театры или музеи для лиц, принимающих участие в переговорах (встречах), поскольку данный вид расходов явно подпадает под категорию развлечений (Решение Арбитражного суда Московской области от 07.02.2008 № А41-К2-25810/06).

Расходы на проживание и проезд участников приемов. ФНС считает: в составе представительских расходов не учитываются затраты на визовую поддержку, оплату авиационных и железнодорожных билетов для представителей иностранных компаний, издержки, связанные с доставкой прибывших на мероприятие от вокзала до гостиницы, а также расходы на проживание (Письмо ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306@). По мнению налоговиков, перечень представительских расходов является закрытым и расширенному толкованию не подлежит.

Против признания в составе представительских расходов затрат на проживание гостей, прибывших на официальную встречу, высказывается и Минфин (Письмо№ 03-03-06/1/796).

Обратите внимание

ФАС ВСО (Постановление от 16.05.2013 № А58-1363/2012)по данному вопросу выражает иное мнение: обеспечение проживания и проезда представителей организаций, участвующих в переговорах, прибывших из других населенных пунктов, в целях п. 2 ст. 264 НК РФ относится к «обслуживанию представителей». Поэтому в части предписания, касающегося оплаты расходов на проживание, ежедневное питание, транспортное обслуживание различных делегаций, судами сделан правильный вывод об отсутствии нарушений законодательства.

Сувениры, цветы, подарки. Финансисты возражают и против признания в составе представительских расходов затрат, связанных с приобретением призов, изготовлением дипломов, оформлением зала. Основание – такие расходы не предусмотрены положениями п. 2 ст. 264 НК РФ (Письмо от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).

Пример

Общество в связи с официальным приемом потенциальных партнеров понесло расходы на:

  • проведение официальных переговоров – 110 000 руб.;
  • буфетное обслуживание – 25 000 руб.;
  • транспортное обслуживание – 15 000 руб.;
  • организацию экскурсии по примечательным местам города – 20 000 руб.;
  • приобретение подарков, сувениров для участников переговоров – 35 000 руб.

Всего расходы составили 205 000 руб. Какую сумму из них предприятие может учесть при налогообложении прибыли?

Из общей суммы указанных затрат в составе представительских расходов общество вправе учесть лишь 150 000 руб. (110 000 + 25 000 + 15 000), то есть расходы на проведение официальных переговоров, буфетное и транспортное обслуживание. Эта сумма не должна превышать 4% расходов организации на оплату труда за соответствующий отчетный (налоговый) период (абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ). Оставшиеся затраты (55 000 руб.) налогоплательщик может списать за счет чистой прибыли.

Если переговоры не принесли положительного результата

Отдельного разговора, по мнению автора, заслуживает вопрос о признании в составе налоговых расходов затрат на переговоры, которые не принесли положительных результатов. Здесь уместно добавить, что возможность учета таких расходов в составе представительских пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ не ставится в зависимость от результатов деловых встреч.

Интерес представляют разъяснения, приведенные в Письме Минфина России от 10.04.2013 № 03-03-06/2/11897.

С одной стороны, прямого ответа на вопрос о том, можно ли признать для целей налогообложения расходы на проведение деловых встреч, официальных приемов и иных аналогичных мероприятий в ситуации, когда положительного эффекта от них не последовало, финансисты не дали.

С другой стороны, категоричного запрета на признание расходов для целей налогообложения прибыли в описанной ситуации со стороны чиновников также не последовало.

Полагаем, что разъяснения финансистов в этом письмеможно трактовать как принципиальное согласие с возможностью признания подобных затрат в составе представительских расходов. По меньшей мере, некоторые арбитры придерживаются именно такой точки зрения (постановления ФАС УО от23.12.2008 № Ф09-8529/08-С2, ФАС ЦО от 27.08.2009 № А48-2871/08-18, ФАС СЗО от 29.03.2005 № А12-18384/04-С36). Принимая решение в пользу налогоплательщиков, арбитры отмечают, что подписание по итогам переговоров договоров или иных соглашений не является обязательным условием для подтверждения фактически произведенных представительских расходов.

Иначе говоря, затраты налогоплательщика могут признаваться произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, если их результатом стало не только получение дохода, но и сохранение имущества налогоплательщика (экономическая оправданность), дальнейшее развитие его производства и хозяйственных отношений с партнерами (Постановление ФАС СКО от 11.02.2011 № А32-8834/2010).

Таким образом, налоговые инспекторы при проверке не вправе истребовать заключенные соглашения в качестве подтверждения понесенных представительских расходов. В то же время нельзя в данном случае полностью исключить возникновение претензий с их стороны.

Как правильно обосновать и подтвердить представительские расходы?

Как упоминалось выше, обусловливают признание представительских расходов для целей налогового учета обоснованность и направленность на получение экономических выгод в будущем (или их производственный характер). Вопрос: как определить, выполняются ли перечисленные условия при признании тех или иных затрат в качестве представительских?

Исчерпывающий ответ на него, на наш взгляд, дан в Постановлении ФАС ВСОот 27.11.2013 № А33-19185/2012. Расходы в целях признания их представительскими должны быть осуществлены с определенной целью, а не являться произвольными, ограниченными лишь по размеру. При этом они должны отвечать установленным в ст. 252 НК РФ критериям, то есть быть обоснованными и документально подтвержденными. При отсутствии доказательств факта проведения деловых переговоров, приема делегаций контрагентов либо наличия иной связи с деятельностью, нацеленной на получение доходов, а также документов о списании спорных ТМЦ отсутствуют и правовые основания для учета таких расходов при исчислении налога на прибыль.

Словом, все дело в подтверждающих документах.

До недавнего времени и арбитры, и контролирующие органы исходили из того, что чем больше налогоплательщик оформит оправдательных и взаимосвязанных между собой документов, тем лучше. Отчасти данная позиция подкреплялась тем, что в положениях гл. 25 НК РФ не содержится конкретного перечня и форм документов, необходимых для подтверждения обоснованности и производственного характера понесенных налогоплательщиком затрат на проведение официальных переговоров и встреч. Добавим, что в ст. 264 НК РФ тоже не определены требования по оформлению таких документов.

Контролирующие органы настаивали на оформлении двух видов документов по представительским расходам.

Первые (назовем их предварительными) необходимы для квалификации понесенных налогоплательщиком расходов в качестве представительских. К их числу контролирующие органы относят: приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели; программу мероприятия (подчеркнем – каждого), в которой отражены цель, место и сроки его проведения, а также состав участников; исполнительную смету на официальное мероприятие (см. Постановление ФАС УО от 23.08.2011 № Ф09-4143/11).

Ко вторым (или итоговым) следует отнести документы, подтверждающие фактически осуществленные затраты. Например, отчет о проведении мероприятия с указанием фактических сумм понесенных представительских расходов, договоры на оказание услуг (в том числе транспортных), акты выполненных работ, счета-фактуры, платежные документы, авансовые отчеты и т. д.

Налоговики, как правило, признавали правомерными действия налогоплательщиков, уменьшающих налогооблагаемую прибыль на сумму представительских расходов, только при наличии как предварительных, так и итоговых документов. Между тем из-за большого количества документов, которые необходимо оформить для подтверждения рассматриваемых расходов, возрастает и вероятность допущения в них различного рода нестыковок или иных ошибок. А значит, увеличивается риск возникновения претензий со стороны проверяющих.

Однако ситуация меняется, причем в лучшую сторону. Распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р утвержден план мероприятий по совершенствованию налогового администрирования (так называемая дорожная карта). Одной из приоритетных задач «дорожной карты» является сокращение количества первичных (и не только) документов, которые требуются для подтверждения представительских расходов, и упрощение требований к их оформлению. По замыслу авторов «дорожной карты», этот план должен быть реализован посредством внесения соответствующих поправок в гл. 25 НК РФ.

Однако Минфин, опередив законодателя, выпустил Письмо от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288, в котором сообщил: учесть при налогообложении прибыли представительские расходы можно на основании одного документа, например отчета о таких расходах, утвержденного руководителем организации, при условии, что все перечисленные в нем затраты подтверждены первичными документами. При этом финансисты подчеркнули, что подтвердить представительские расходы могут любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере понесенных затрат.

Справедливости ради стоит отметить, что арбитры и ранее признавали обоснованными представительские расходы, подтвержденные лишь первичными документами. Так, ФАС ПО, аргументируя свою позицию в Постановлении от 22-29.03.2005 № А12-18384/04-С36, указал: программа переговоров и иные аналогичные документы не являются первичными и их наличие не обязательно для признания представительских расходов. В Постановлении ФАС МОот 29.01.2014 № Ф05-16475/2013 такжевынесено решение в пользу налогоплательщика, который не предоставил контролерам на проверку приказ или распоряжение руководителя о проведении официального мероприятия, план проведения данного мероприятия, смету расходов на проведение «открытия стройки».

Таким образом, помимо традиционных первичных документов, подтверждающих фактически понесенные налогоплательщиком затраты на организацию официального мероприятия, чиновники Минфина хотят видеть как минимум хотя бы еще один документ. При этом отчета, содержащего лишь сведения о фактически осуществленных расходах, в данном случае, по мнению автора, явно недостаточно. Такой документ, по сути, должен соединить в себе отдельные элементы ранее упомянутых документов.

Целесообразнее в документ под названием «Отчет о представительских расходах» включить также информацию о целях и задачах проводимого мероприятия (то есть информацию, согласно предыдущим разъяснениям официальных органов отражаемую в плане или программе мероприятия). Такие сведения помогут подтвердить производственный характер понесенных затрат и исключить претензии со стороны контролеров. Другими словами, указанный отчет должен быть предельно подробным и содержать максимум сведений о производственной направленности проведенных мероприятий и обоснованности понесенных в связи с этим затрат.

Выводы

Положения пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ в части отнесения тех или иных расходов к представительским сформулированы нечетко. По данному вопросу налогоплательщикам необходимо учитывать разъяснения официальных органов, а также арбитражную практику. Или быть готовыми отстаивать свои интересы в судебном порядке.

Ранее для подтверждения представительских расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, налогоплательщикам необходимо было подготовить внушительный пакет соответствующих документов. Благодаря разъяснениям, приведенным в названном ранее Письме Минфина России№ 03-03-РЗ/16288, перечень таких документов сократился практически лишь до одного – отчета, свидетельствующего о производственной направленности проводимого мероприятия и экономическом обосновании понесенных затрат. Хотя расслабляться не стоит, поскольку все расходы, поименованные в данном отчете, должны быть подтверждены первичными документами.

Аналогичные выводы содержатся в Постановлении ФАС СКО от 11.02.2011 № А32-8834/2010. Определением ВАС РФ от 22.04.2011 № ВАС-4180/11 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора.

В этой части судебный акт оставлен в силе Постановлением ФАС МО от 06.10.2008 № КА-А41/8599-08.

Напомним, для признания представительских расходов в налоговом учете помимо общих критериев, установленных п. 1 ст. 252 НК РФ, налогоплательщику нужно соблюсти еще один: размер таких расходов в силу п. 2 ст. 264 НК РФ не должен превышать 4% расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период.

  1. На это указано в постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 17.04.2013 № 09АП-4914/2013 (оставлено в силе Постановлением ФАС МО от 17.09.2013 № А40-115570/12-99-601).
  2. Как отмечено в Решении Арбитражного суда г. Москвы от 07.07.2009 № А40-70147/08-20-348 (оставлено в силе постановлениями Девятого арбитражного апелляционного суда от 25.09.2009 № 09АП-17027/2009-АК, ФАС МО от 24.12.2009 № КА-А40/14525-09), отчет с указанием фактических сумм осуществленных представительских расходов является окончательным и подтверждающим документом, подводящим итог всех понесенных представительских расходов затрат.
  3. О необходимости подтверждения всех расходов, перечисленных в отчете, первичными документами говорится в письмах Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26, от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *