Правильное оформление УПД

Содержание

Предпосылки для применения УПД

Реализация товаров у плательщиков НДС, как правило, сопровождается оформлением двух документов:

  • первичного учетного — в силу законодательства о бухучете (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
  • счета-фактуры — по требованию налогового законодательства (пп. 1, 3 ст. 168, п. 1 ст. 169 НК РФ).

При этом содержание перечисленных документов в основном идентично. Ведь накладные (ТОРГ-12, товарно-транспортная накладная Т-1) или акты и счет-фактура дублируют содержание хозяйственной операции. А это увеличивает как временные, так и финансовые затраты на оформление, учет, хранение, поиск и анализ первичных учетных документов.

Форма счета-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. А в п. 9 Правил заполнения счета-фактуры, содержащихся в том же постановлении, говорится о возможности добавления строк или граф для дополнительной информации. Налоговый кодекс тоже не содержит запретов на дополнение этого документа. Также еще с 2013 года любая организация может разрабатывать собственные первичные документы для целей бухучета (п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). В связи с этим налоговики решили упростить процедуру оформления документации для продавцов и предложили единый документ на базе счета-фактуры.

ВАЖНО! Применение этого документа может осуществляться по выбору организации. Он не является обязательным, он только призван облегчить труд бухгалтеров и уменьшить затраты организаций.

Сроки оформления универсального передаточного документа

УПД должен соответствовать требованиям как главы 21 НК РФ, так и закона № 402-ФЗ. Только при соблюдении этих условий он может применяться в целях бухгалтерского учета и налогообложения (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Так, в соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ, счет-фактура при реализации товаров, работ, услуг (передаче имущественных прав) выставляется в срок не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг (передачи имущественных прав). Первичный учетный документ, на основании п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, должен быть оформлен при совершении факта хозяйственной жизни либо непосредственно после его окончания.

В силу данных требований УПД следует оформлять при совершении факта хозяйственной жизни либо сразу после него. В этом случае будут выполнены и условия закона № 402-ФЗ, и требования НК РФ. Дата составления документа отражается в строке 1 УПД «Счет-фактура № ____ от __________». Она должна соответствовать дате, которая отражается в строке 11 УПД «Дата отгрузки, передачи (сдачи) «__» __________ 20__ года».

При этом ФНС России допускает незначительную разницу между датой составления документа и датой отгрузки (Приложение № 3 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@) в следующих случаях:

  • если отгрузка состоялась на следующий день после оформления документа;
  • если оформление документа происходит после даты фактической отгрузки, когда это невозможно сделать во время совершения операции.

В любом случае УПД необходимо составить не позднее следующего рабочего дня после отгрузки.

Порядок и образец заполнения УПД

Начинается заполнение универсального передаточного документа с указания его статуса. Статус определяет, в каком качестве будет использоваться УПД: как счет-фактура и первичный документ (статус 1) или только как первичный документ (статус 2), обязательность заполнения ряда его строк.

В УПД со статусом 1 должны быть заполнены все реквизиты и для счета-фактуры, и для документа о передаче. Как счет-фактура УПД должен содержать все обязательные для счетов-фактур реквизиты, предусмотренные ст. 169 НК РФ и постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Как первичный документ УПД должен содержать все обязательные реквизиты в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

В УПД со статусом 2 заполнение реквизитов для счета-фактуры не требуется. В этом случае данный документ используется только как передаточный и подтверждает лишь факт хозяйственной операции.

После указания статуса заполняется регистрационный номер УПД и дата его составления (строка 1). В УПД, имеющем статус 1, приводится порядковый номер в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур, а УПД со статусом 2 нумеруются в соответствии с хронологией нумерации первичных документов.

В случае исправления ошибок в ранее выставленном УПД по строке 1а отражают номер и дату, когда были внесены исправления. Исправления производят в порядке, аналогичном для исправления счетов-фактур.

Приводятся обязательные данные о продавце (строки 2, 2а, 2б) и покупателе (строки 6, 6а, 6б).

Информация о грузоотправителе (строка 3) и грузополучателе (строка 4) заполняется только при отгрузке товаров. При выполнении работ, оказании услуг в этих строках ставится прочерк.

Строка 5 «К платежно-расчетному документу» может не заполняться, если УПД используется только как передаточный документ.

В строке 7 приводятся указание валюты и ее код, а в строке 8 — идентификатор госконтракта при его наличии.

Заполнение табличной части производится в соответствии с порядком заполнения счетов-фактур с учетом следующих особенностей:

  1. В графе А «№ п/п» приводится номер записи в таблице, а графе Б «Код товара/работ, услуг» — артикул для товаров или код ОКВЭД для услуг. Заполнение этих граф не является обязательным.
  2. Необязательны к заполнению поля, предназначенные исключительно для счета-фактуры (если у УПД указан статус 2):
  • графа 6 «В том числе сумма акциза»;
  • графа 7 «Налоговая ставка»;
  • графа 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;
  • графа 10а » Краткое наименование страны происхождения товара»;
  • графа 11 «Регистрационный номер таможенной декларации».

Затем в УПД проставляется количество листов, на которых он составлен, и под табличной частью документ подписывается ответственными лицами: руководителем и главным бухгалтером / индивидуальным предпринимателем. Полномочия по подписанию УПД могут быть переданы уполномоченным лицам. Если УПД не несет функцию счета-фактуры, а только передаточного акта, то подписи руководителя, главного бухгалтера/ индивидуального предпринимателя необязательны.

Подписи в УПД проставляются следующим образом:

Строка

Значение

Особенности заполнения

Ф.И.О., должность и подпись человека, отгрузившего товар / передавшего услуги, результаты работ, имущественные права

Заполняется всегда, независимо от статуса документа.

Если Ф.И.О. и должность лица, совершившего отгрузку товара (передачу услуг, работ, имущественных прав), совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.

Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны продавца

Заполняется всегда, независимо от статуса документа.

Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление, совпадает с Ф.И.О. и должностью лица:

· которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.;

· которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.

Ф.И.О., должность и подпись человека, получившего товар/ услуги, результаты работ, имущественные права

Заполняется всегда, независимо от статуса документа

Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны покупателя

Заполняется всегда, независимо от статуса документа.

Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.

В УПД присутствуют три строки для указания даты:

  • строка 1 — дата составления документа;
  • строка 11 — дата отгрузки, передачи (сдачи);
  • строка 16 — дата получения.

Независимо от того, совпадают ли эти даты или нет, в графе 3 «Дата и номер счета-фактуры продавца» в книге продаж в качестве даты отгрузки будет указана дата, приведенная в строке 11 УПД, за исключением случая, когда моментом определения налоговой базы является дата приемки работ (строка 16 УПД).

В графе 8 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг, имущественных прав) в книге покупок будет указана дата, приведенная в строке 16 УПД.

В строках 14 и 19 указываются наименования хозяйствующих субъектов, которые принимают участие в составлении документов со стороны продавца и покупателя. Здесь могут быть приведены данные о компании, ведущей бухгалтерский учет у продавца/покупателя по договору оказания бухгалтерских услуг. По строке 14 могут указываться также данные о комиссионере (агенте) передающем комитенту товар (работы, услуги), приобретенный у продавца от собственного имени. Если на УПД проставляется печать (необязательный реквизит) составителя документа, то строки 14 и 19 могут не заполняться.

Посмотреть и распечатать образец универсального передаточного документа можно здесь.

Форма универсального корректировочного документа

Форма документа приведена в письме ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86. Она рекомендательная, поэтому налоговики не вправе требовать от компаний, чтобы при изменении стоимости они обязательно составляли именно УКД. Такой запрет прямо предусмотрен в названном письме, которое является для инспекторов обязательным.

Универсальный передаточный документ выставляют:

  • при отгрузке;
  • при изменении стоимости уже отгруженного товара;
  • для исправления ошибочных сведений.

Или стороны сделки, как и прежде, вправе оформлять обычные корректировочные счета-фактуры. Причем независимо от того, универсальный передаточный документ или обычный счет-фактура были выписан при отгрузке. В обоих случаях есть выбор: при изменении стоимости теперь можно выдать корректировочный документ, а можно оформить корректировочный счет-фактуру и отдельно скорректировать первичку, например, актом на скидку.

См. Универсальный передаточный документ (УПД)

Образец универсального передаточного документа

Бланк универсального передаточного документа

Особенности применения универсального корректировочного документа

УКД выставляет поставщик, чтобы изменить стоимость реализованных товаров, работ или услуг по договоренности с покупателем. Стоимость может стать больше или меньше первоначальной из-за увеличения или уменьшения цены либо количества (п. 3 ст. 168 НК РФ). Самые частые примеры — поставщик предоставил скидку или покупатель выявил недопоставку.

Раньше в таких случаях требовалось сначала оформить первичный документ, который подтверждает согласие покупателя или его уведомление с изменением стоимости. Затем в течение пяти календарных дней после составления этого документа поставщик оформлял корректировочный счет-фактуру. Теперь же вместо первички на изменение стоимости и корректировочного счета-фактуры можно использовать УКД.

УКД — это не только корректировочный счет-фактура, но и первичка на изменение стоимости. И в некоторых ситуациях на его основании компания будет списывать расходы в налоговом учете. Например, поставщик по УКД включит в расходы скидку, предоставленную покупателю. А покупатель учтет расходы, если продавец по какой-то причине увеличит стоимость уже отгруженных товаров. Чтобы защитить расходы, безопаснее утвердить бланк УКД в приказе и установить дату, с которой вы будете его применять (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

В дальнейшем в учетной политике можно включить универсальный корректировочный документ в перечень первички, которую применяет компания. Иначе есть риск, что на проверке налоговики посчитают расходы неподтвержденными и доначислят налог на прибыль.

А еще желательно согласовать с покупателем, что вы будете выставлять им УКД. Для этого можно подписать дополнительное соглашение к договору о том, что поставщик с определенной даты оформляет изменение стоимости именно этим документом. Иначе не исключено, что какие-то клиенты будут настаивать, чтобы продавец оформлял корректировочный счет-фактуру и отдельную первичку на изменение стоимости.

См. Корректировочный счет-фактура: образцы заполнения

Поставщик предоставил скидку на отгруженный товар. Чаще всего компании корректируют стоимость, если предоставляют скидки. В этом случае компании обычно составляют, например, дополнительное соглашение к договору или письмо поставщика о скидке, и корректировочный счет-фактуру. Эти документы можно заменить одним — универсальным корректировочным.

Налоговики могут оштрафовать поставщика на 10 000 или 30 000 руб., если он не выставит на скидку ни УКД, ни корректировочный счет-фактуру (ст. 120 НК РФ).

Иногда скидку получают до того, как выписан отгрузочный счет-фактуру. Тогда поставщик может выставить этот документ уже с учетом уменьшения стоимости товаров. Поэтому составлять УКД или корректировочный счет-фактуру в данном случае не нужно (письмо Минфина России от 18.06.2014 № 03-07-РЗ/29089).

Образец УПД с 1 января 2019

Форма универсального передаточного документа менялась в 2017 году дважды: с 1 июля появился новый обязательный реквизит «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)», а с 1 октября 2017 образец УПД поменялся снова: появилась графа «Код вида товара», поле для дополнительной подписи, изменились названия строки 8 и графы 11. В 2019 году в документе опять изменения.

Бланк, правила и пример заполнения УПД — на этой странице. Также мы разберем, что писать в каждом поле документа.

Бесплатно скачать бланк УПД (в Excel):

×

Получите бланк бесплатно!

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

  • Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
  • Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

С 1 января 2019 года в УПД надо указывать ставку НДС 20%. Ее нужно вписывать в графу 7 «Налоговая ставка» в табличной части документа.

Не знаете, как заполняется форма. Нужен пример заполнения и пояснения, что в каком поле указывать? Все это есть ниже.

Скачайте образец заполнения УПД:

×

Получите образец бесплатно!

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

  • Скачать интересующий вас бланк или образец в формате Excel или Word
  • Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Изменения в форме УПД с 1 октября 2017 года

Внимание!

С 1 октября 2017 действуют формы счета-фактуры и УПД, утвержденные постановлением Правительства от 19.08.17 №981. Вот список изменений, которые нужно внести в форму:

  • графа 1а «Код вида товара». Здесь указывается код вида товара по единой ТН ВЭД ЕАЭС. Обязательна для товаров, экспортируемых из России в государства ЕАЭС: Белоруссию, Казахстан, Армению, Киргизию. Код нужно выбирать из справочника кодов ТН ВЭД (утв. решением Совета Евразийской экономической комиссии от 16.07.12 № 54). Если у вас нет данных для этой графы, ставится прочерк. Распространяется на счета-фактуры, корректировочные счета-фактуры и УПД.
  • поле для дополнительной подписи. Здесь ставится подпись уполномоченного лица, которое подписывает счет-фактуру вместо предпринимателя. Раньше в форме были только поля для подписи руководителя, главного бухгалтера и индивидуального предпринимателя или их представителей.
  • название строки 8. Здесь c 1 октября 2017 года указывается, что строка заполняется только при наличии данных.
  • название графы 11. С 1 октября она называется «Регистрационный номер таможенной декларации». Заполняется для товаров не российского производства. Его заполняем, если товар не российского производства.

Скачать новый образец УПД с 01.10.2017

Более 1 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад
Начать использовать

УПД со статусом 1

Подраздел со счетом-фактурой

Строка 1
Номер документа (по порядку по хронологии) и дата его составления. Максимальный срок выставления счета-фактуры — пять календарных дней с момента отгрузки товаров, оказания услуг, выполнения работ, передачи имущественных прав.

Строки 2, 2а и 2б
Сведения о продавце: название, адрес, ИНН и КПП.

Строки 3 и 4
Сведения о грузоотправителе и грузополучателе. Строки заполняются только при продаже товаров. Если счет-фактура выставляется на услуги или работы, ставится прочерк. Если организация одновременно и продавец, и грузоотправитель, то в строке 3 напишите «он же». Если же грузополучатель и покупатель одно и тоже лицо, то укажите наименование и адрес грузополучателя (писать «он же» нельзя).

Строка 5
Сведения о номере платежного поручения. Заполняется, если была предоплата, т.е. в счете-фактуре на аванс. Если предоплаты не было или она была перечислена в день отгрузки, ставится прочерк.

Строки 6, 6а и 6б
Сведения о продавце. Заполняются так же, как и сведения о покупателе.

Строка 7
Наименование и код валюты. Счет-фактура выставляется в иностранной валюте, только если цены и расчеты по договору выражены в ней (п. 7 ст.169 НК РФ).

Строка 8
Идентификатор государственного контракта. 8 строка в УПД заполняется только в том случае, если у вас есть данные. Если нет (то есть если вы не работаете с контрактом, или у вашего контракта нет идентификатора) — в строке ставится прочерк.

Табличная часть

А
Номер строки таблицы. Можно не заполнять.

Б
Код товара, работ, услуг. Для товаров — артикул, для работ — код по ОКВЭД, для услуг — код по ОКУН. Код товара, работ, услуг в УПД приводится, если нужно указать на налоговые льготы или другие особые условия.

Графы 1, 1a и 2
Наименование товаров или описание и единицы измерения выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав. Графа 1а содержит код вида товара по единой ТН ВЭД ЕАЭС, с 1 октября 2017 года ее заполнение обязательно в отношении товаров, экспортированных из России в государства ЕАЭС — в Белоруссию, Казахстан, Армению или Киргизию (в ином случае ставится прочерк). Код товара берется из справочника кодов ТН ВЭД (утв. решением Совета Евразийской экономической комиссии от 16.07.12 № 54).

Графа 3
Количественные параметры товаров, работ, услуг. Если невозможно их определить — ставится прочерк.

Графа 4
Цена за единицу измерения (при возможности ее указания) без НДС.

Графа 5
Стоимость всего количества товаров, работу, услуг, переданных прав без НДС.

Графа 6
Сумма акциза. Заполняется только при реализации подакцизных товаров. В ином случае пишется «Без акциза».

Графа 7
Ставка НДС. Если компания освобождения по ст.145 НК РФ или в случае выставления счета-фактуры компаниями, не работающими с НДС, пишется «Без НДС».

Графа 8
Сумма НДС в рублях и копейках без округления. В случаях, указанных выше, пишется «Без НДС».

Графа 9
Стоимость всего количества товара (работ, услуг, переданных прав) с учетом НДС.

Графы 10, 10а, 11
Наименование страны происхождения и ее код по ОКСН, номер таможенной декларации. Заполняется для импортных товаров. Внимание! С 1 октября 2017 года изменилось название графы 11. Она теперь называется «Регистрационный номер таможенной декларации».

Кто подписывает УПД?

Кто подписывает УПД?

Универсальный передаточный документ обязательно должны подписать ответственные лица со стороны продавца и покупателя. Для каждого представителя обеих сторон нужно указывать должность и ФИО.

Более 1 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад

Начать использовать

Подписи в УПД со стороны продавца:

  • В подразделе со счетом-фактурой: подписи руководителя организации (или иного уполномоченного лица), главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица). Если документ заполняется индивидуальным предпринимателем, то подпись ИП и указание реквизитов свидетельства о государственной регистрации ИП. Подпись уполномоченного лица, которое подписывает документ вместо предпринимателя, с 1 октября 2017 ставиться в поле для дополнительной подписи.
  • В поле таблицы 10: подпись лица, передавшего товар, работы, услуги.
  • В поле таблицы 13: подпись лица, ответственного за правильное оформление документа. Называется это поле в УПД «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни». Если этот сотрудник уже ставил свою подпись в документе, то он может не подписываться в поле 13 повторно: достаточно указать должность и ФИО.

Подписи в УПД со стороны покупателя:

  • В поле таблицы 15: лицо, получившее товар, работы, услуги.
  • В поле таблицы 18: лицо, ответственное за правильное оформление документа. Если этот сотрудник подписался в поле 15, то здесь достаточно указать должность и ФИО.

С какого года ввели УПД? С какого числа действует УПД?

Универсальный передаточный документ ввели в 2013 году. Но с 1 октября 2017 действует новый образец УПД, поэтому документы, датированные более ранним числом, недействительны.

Кстати, изменения в УПД с 1 октября 2017 не вызвали затруднений у пользователей МоегоСклада, потому что в нашем сервисе документы формируются автоматически. Мы вовремя обновляем формы документов, так что нашим пользователям не нужно искать в интернете бланки или добавлять поля на свой страх и риск вручную.

Универсальный передаточный документ (УПД) разработан на основе формы счета-фактуры. Применение УПД позволяет, не нарушая законодательства, объединить счет-фактуру с разными формами учета, которые во многом его дублируют ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарный раздел ТТН), а также:

  • учесть оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета;
  • использовать право на налоговый вычет по НДС;
  • подтвердить затраты в целях исчисления налога на прибыль (и других налогов).

УПД содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных документов. То есть он заменяет сразу 2 документа (например, счет-фактуру и ТОРГ-12). Однако УПД можно использовать и только как первичный документ (например, ТОРГ-12). Для этого в УПД не заполняют строки, установленные исключительно для счета-фактуры:

  • «К платежно-расчетному документу» (строка 7);
  • «В том числе сумма акциза» (графа 6);
  • «Налоговая ставка» (графа 7);
  • «Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);
  • «Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);
  • «Номер таможенной декларации» (графа 11).

Имейте в виду, выставлять отдельный счет-фактуру при отгрузке товаров (работ, услуг), имущественных прав не требуется, если составлен УПД.

Перечень операций, для оформления которых может быть использован УПД (см. таблицу 1):

Оформляемый факт хозяйственной жизни Под продавцами/покупателями в этих случаях понимаются
Факты отгрузки товаров (любого имущества, кроме объектов недвижимости) без транс­портировки с передачей товара покупателю (его доверенному лицу) Факты отгрузки товаров с транспортировкой и передачей товара покупателю (его доверен­ному лицу) либо иному лицу, привлеченному для транспортировки товаров Под продавцами и покупателями понимаются прямо поименованные стороны хозяйственных отношений, в том числе, если продавцами в рамках сделки купли-продажи выступают комиссионеры (агенты, поверенные)
Факт передачи имущественных прав — правообладатель, передающий исключительные права на результаты интеллектуальной деятельности и (или) на средства индивидуализа­ции, и приобретатель этих прав;
— лицензиар и лицензиат;
— правообладатель и пользователь по договору коммерческой концессии;
— кредитор, передающий права (требования) на возмездной основе, и лицо, к которому переходит право (требования)
Факты передачи результатов выполненных работ — подрядчик (субподрядчик) и их заказчик (генподрядчик) по договору подряда;
— исполнитель научно-исследовательских работ и их заказчик
Подтверждение фактов оказания услуг — исполнитель услуг и их заказчик;
— финансовый агент и клиент;
— доверительный управляющий и доверитель управления;
— экспедитор и клиент (при составлении документа на вознаграждение экспедитора);
— поверенный и доверитель (при составлении документа на вознаграж­дение поверенному);
— комиссионер и комитент (при составлении документа на вознаграж­дение комиссионеру);
— агент и принципал (при составлении документа на вознаграждение агенту)
Подтверждение фактов отгрузки (передачи) комитенту (принципалу) товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом), который приобрел эти товары (работы, услуги) от своего имени в интересах комитента (принципала) Продавцы — налогоплательщики НДС, реализующие товары (работы, услу­ги) действовавшему от своего имени комиссионеру (агенту), которые при­обретаются комиссионером (агентом) для комитента (принципала). Покупатели — комитенты (принципалы), для которых были приобретены товары (работы, услуги) комиссионерами (агентами) от своего имени.

УПД также можно использовать при отгрузке комитентом (принципалом, доверителем) товаров комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи от своего имени или от имени комитента (принципала, доверителя). В этом случае УПД – первичный документ на передачу ценностей комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи без перехода права собственности на них.

Составление и форма УПД

Рекомендуемая форма УПД приведена в письме ФНС России от 21 октября 2013 года № ММВ-20-3/96@.

А теперь рассмотрим, как построчно заполнить форму УПД, в таблице 2:

Наименование строки (графы) в УПД Значение строки, графы
1 2
«Статус» Возможные значения: «1» и «2». Они выбираются в зависимости от цели использования документа: «1» — УПД заменяет счет-фактуру и передаточный акт; «2» — УПД заменяет только передаточный акт (т. е. является первичкой)
Строки (1)-(7) графы 1-11 Для УПД со статусом «1» они все должны быть заполнены. Если счета-фактуры в организации подписывает не директор, а иное лицо, уполномоченное на то приказом (доверенностью), то в счете-фактуре можно указать этот документ или должность уполномоченного лица. Допускается уточнение показателей по строкам (3) и (4) информацией об ИНН, КПП грузоот­правителя и ИНН, КПП грузополучателя. Для УПД со статусом «2» можно заполнить строки (1), (1а), (2), (6), (7), граф 1, 2 или 2а, 3 и 9 для отражения факта хозяйственной жизни и величины натурального и денежного измерения. А также заполнить показатели, уточняющие условия совершения факта хозяйственной жизни, в строках (2а), (2б), (3), (4), (5), (6), (6а), (6б), графах (4), (5), (6) и др.
Графа А «№ п/п» Проставляется порядковый номер записи в таблице
Графа Б «Код товара/ работ, услуг» Если в УПН отражается товар, то нужно указать его артикул. Если же отражаются работы или услуги — то ОКВЭД, или ОКУН
Строка «Основание передачи (сдачи)/полу- чения (приемки)» Нужно указать информацию, идентифицирующую возникающие отношения сторон: виды отно­шений, реквизиты договоров, соглашений, поручений и пр.
Строка «Данные о транспортировке и грузе» В ней отражают реквизиты транспортных документов (транспортной накладной, путевого листа), поручений экспедиторам, складских расписок и другую уточняющую информацию о перевозке. Например, можно указать наименование организации, несущей транспортные расходы. Так же в строке отражают сведения о грузе: масса нетто/брутто
Строка «Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал» Проставляется подпись с указанием фамилии и инициалов: — должность лица, совершившего отгрузку; — или лица, уполномоченного действовать по сделке передачи результатов работ (услуг, иму­щественных прав) от имени экономического субъекта. Если лицо одновременно является лицом, уполномоченным на подписание счетов-фактур и под­писавшее документ от имени руководителя (главного бухгалтера), то в этой строке указывают только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи
Строка «Дата отгруз­ки, передачи (сдачи)» Нужно указать дату совершения факта хозяйственной жизни, то есть фактическую дату отгрузки товара, оказания услуги, передачи результатов выполненных работ, передачи имущественных прав
Строка «Иные све­дения об отгрузке, передаче» В этой строке указывают дополнительную информацию. Например, данные о паспортах, серти­фикатах продукции. Если имеются неотъемлемые приложения к УПД — указывают количество этих документов и их вид
Строка «Ответ­ственный за правиль­ное оформление сдел­ки, операции» Здесь нужно записать должность лица, ответственного за правильное оформление сделки (операции) со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Если это лицо одновременно является лицом, совершившим отгрузку или уполномоченным действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка ), то (при наличии подпи­си в строке ) в этой строке можно указать только его должность и Ф.И.О. без повторения подписи. Если это лицо одновременно является лицом, уполномоченным на подписание счетов-фактур и подписавшим документ от имени руководителя (главного бухгалтера), то в этой строке также указывают только его должность и Ф.И.О. без повторения подписи. Если за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в доку­мент нужно ввести дополнительную строку () для указания должности, Ф.И.О. и подписи второго ответственного лица.
Строка «Наимено­вание экономического субъекта — составителя документа (в т. ч. комис­сионера (агента)» Может быть указано наименование и иные реквизиты, определяющие экономический субъект, составивший документ со стороны продавца. В этой строке указывают: — сведения об экономическом субъекте, ведущем бухгалтерский учет продавца на основании договора; — или сведения о комиссионере (агенте), если он передает комитенту (принципалу) товар, результаты работ, услуги, приобретенные у продавца от своего имени (в этом случае в стро­ке указываются реквизиты договора между комитентом (принципалам) и посредником). Строку можно не заполнять при наличии печати, имеющей в своем составе полное наименова­ние экономического субъекта, составившего документ.
Строка «Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял» Указывается должность лица, получившего груз и (или) уполномоченного на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени покупателя; а также его подпись с указанием фамилии и инициалов
Строка «Дата полу­чения (приемки)» В ней указывают фактическую дату получения товара (груза), принятия результатов выполнен­ных работ, получения имущественных прав покупателем или иным лицом, уполномоченным покупателем. Имейте в виду, дата получения не может быть ранее даты составления УПД (строка 1) и даты передачи, зафиксированной продавцом в строке
Строка «Иные све­дения о получении, приемке» В этой строке отражают сведения о наличии либо отсутствии претензий; а также данные о документах, оформленных покупателем (заказчиком) при получении товаров (работ, услуг, имущественных прав), являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД. Например: без претензии. При наличии претензий указывают сведения о дополнительных документах, оформленных при получении/приемке товаров
Строка «Ответ­ственный за правиль­ное оформление сдел­ки, операции» Указывается должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов. В случае если лицо, ответственное за оформление сделки, одновременно является лицом, уполномоченным действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка ), то в этой строке заполняют только сведения о должности и Ф.И.О. без повторения подписи. Если за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в доку­мент нужно ввести дополнительную строку, () для указания должности, Ф.И.О. и подписи второго ответственного лица
Строка «Наимено­вание экономического субъекта — составителя документа» В строке может быть указано наименование и иные реквизиты, определяющие экономический субъект, составивший документ со стороны покупателя (участника сделки, операции). Например, сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет экономического субъекта на основа­нии договора. Строку можно не заполнять при наличии печати, имеющей в своем составе полное наименова­ние экономического субъекта, принимающего участие в составлении конкретного двусторон­него документа.
«М.П.» Ставятся печати (или ИНН/КПП) экономических субъектов — составителей документа. Однако отсутствие печатей (при наличии всех обязательных реквизитов) не будет основанием для отказа в принятии документа к налоговому учету

Отражение УПД со статусом «1» в книге покупок, книге продаж и журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур

Рассмотрим, как нужно регистрировать универсальный передаточный документ со статусом «1» при выставлении или получении у продавца и покупателя.

Отражение УПД у продавца

Напомним, что счета-фактуры регистрируют в книге продаж в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство, то есть по моменту определения налоговой базы (п. 1 ст. 167 НК РФ). Если документ формируется при отгрузке товаров (работ, услуг, имущественных прав), то моментом определения налоговой базы является день их отгрузки или передачи.

Также счета-фактуры подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур по дате их выставления (постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Особенности составления и использования УПД в статусе «1» позволяют определить дату отгрузки. Но при этом создаются две ситуации, когда день составления УПД совпадает с днем отгрузки и, наоборот, не совпадает. Рассмотрим их.

День составления УПД совпадает с днем отгрузки

Продавец составил УПД:

  • в день передачи (перевозки, доставки) товара покупателю;
  • в день передачи имущественного права;
  • в день оказания услуг (при длящихся услугах – последний день налогового периода (письмо Минфина России от 25 июня 2008 г. № 07-05-06/142);
  • в день сдачи заказчику результатов выполненных работ.

В УПД со статусом «1» показатель строки (1) определяет фактическую дату составления и первичного документа и счета-фактуры. В этот же день производится и отгрузка (передача) товаров, работ, услуг, имущественных прав. В общем случае эта же дата рассматривается и в качестве даты выставления счета-фактуры на бумажном носителе покупателю (кроме сдачи работ).

В книге продаж этот документ регистрируют за тот налоговый период, к которому относится момент определения налоговой базы, то есть дата отгрузки, совпадающая с датой составления счета-фактуры. За исключением случаев, когда происходит сдача работ, тогда моментом определения налоговой базы является дата их приемки (строка УПД).

А в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур УПД нужно регистрировать в налоговом периоде, к которому относится дата его выставления.

Какие даты вам нужно указать при регистрации УПД в журнале учета и книге продаж, показано в таблице 3:

Продавец в зависимости от вида передаваемого: Регистрация в книге продаж Регистрация в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур
— при передаче товара; — при передаче имущественных прав; — при оказании услуг Графа 1 книги = дата строки (1) УПД Графа 2 журнала = дата строки (1) УПД Графа 6 журнала = дата строки (1) УПД
— при передаче результатов работ Графа 1 книги = дата строки (1) УПД Графа 2 журнала = дата строки УПД Графа 6 журнала = дата строки (1) УПД

День составления УПД не совпадает с днем отгрузки

Продавец составил УПД в день, не совпадающий с датой (раньше или позже):

  • передачи товара (перевозки, доставки) покупателю;
  • передачи имущественного права;
  • оказания услуг;
  • сдачи заказчику результатов выполненных работ.

В УПД со статусом «1» показатель строки (1) определяет фактическую дату составления и первичного документа и счета-фактуры. Однако при этом в строке указывается еще и фактическая дата отгрузки (передачи) товара, услуг, результатов работ, имущественных прав, вносимая ответственным лицом продавца. В общем случае эта дата рассматривается и в качестве даты выставления счета-фактуры покупателю (кроме сдачи работ). Дата составления документа в таких условиях является просто показателем, позволяющим однозначно идентифицировать документ.

В книге продаж этот документ регистрируют за тот налоговый период, к которому относится момент определения налоговой базы, то есть дата фактической отгрузки (дата строки УПД). За исключением случаев, когда происходит сдача работ, тогда моментом определения налоговой базы является дата их приемки (строка УПД).

А в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур УПД нужно регистрировать в налоговом периоде, к которому относится дата его выставления. Какие даты вам нужно указать при регистрации УПД в журнале учета и книге продаж, показано в таблице 4:

Продавец в зависимости от вида передаваемого: Регистрация в книге продаж Регистрация в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур
— при передаче товара; — при передаче имущественных прав; — при оказании услуг Графа 1 книги = =дата строки (1) УПД Графа 2 журнала = дата строки УПД Графа 6 журнала = дата строки (1) УПД
— при передаче результатов работ Графа 1 книги = дата строки (1) УПД Графа 2 журнала = дата строки УПД Графа 6 журнала = дата строки (1) УПД

Отражение УПД у покупателя

Напомним, что покупатели регистрируют полученные счета-фактуры в хронологическом порядке по дате получения в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

УПД со статусом «1» позволяет определить эту дату как дату оформления (подписания) грузополучателем/заказчиком документа о принятии товара, имущественных прав, оказанных услуг, результатов выполненных работ – это показатель строки .

Эта дата (строка УПД) проставляется в графе 2 части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, а в графе 6 части 2 журнала указывается дата составления документа, приведенная в показателе строки (1) УПД.

Что касается книги покупок, то покупатели регистрируют в ней счета-фактуры после их регистрации в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, по мере возникновения права на налоговые вычеты (ст. 172 НК РФ), то есть не ранее принятия на учет полученных товаров, результатов работ, услуг, имущественных прав (постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

При составлении и использовании УПД со статусом «1» дата получения счета-фактуры и дата возникновения основания для принятия к учету приобретенных товаров, работ, услуг, имущественных прав совпадают – это показатель строки .

Эта дата (строка УПД) отражается в графе 4 книги покупок. При этом в графе 2 книги покупок указывается дата, приведенная в показателе строки (1) УПД.

Какие даты нужно указать при регистрации УПД в журнале учета и книге покупок, наглядно показано в таблице 5:

Покупатель в зависимости от вида получаемого: Регистрация в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур Регистрация в книге покупок
— при передаче товара; — при передаче имущественных прав; — при оказании услуг; — при получении результатов работ Графа 2 журнала = дата строки УПД Графа 6 журнала = дата строки (1) УПД Графа 2 книги = дата строки (1) УПД Графа 4 книги = дата строки УПД

Отражение УПД со статусом «1» в налоговом учете

Рассмотрим, как продавцу и покупателю определить доходы и расходы в налоговом учете при применении УПД со статусом «1».

Налог на прибыль у продавца

Напомним, что в целях исчисления налога на прибыль при применении налогоплательщиком метода начисления датой признания полученных доходов продавцом признается дата реализации товаров, работ, услуг, имущественных прав (п. 3 ст. 271 НК РФ).

С учетом правил статьи 39 Налогового кодекса, это дата передачи на возмездной основе (в том числе обмен товарами, работами или услугами) права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу, независимо от фактического поступления денежных средств (иного имущества, работ, услуг, имущественных прав) в их оплату.

Доходы определяются на основании первичных документов или других документов, подтверждающих полученные доходы, а также документов налогового учета (п. 1 ст. 248 НК РФ).

Внимание

УПД со статусом «2» приравнивается к простому первичному документу, и поэтому отражается в налоговом учете в обычном порядке.

Применим эти правила к УПД со статусом «1» и получится, что датой признания дохода для включения выручки в состав налоговой базы по налогу на прибыль, будет считаться:

  • дата оформления отпуска груза (показатель строки (1) или более поздний показатель строки ), если право собственности на передаваемый груз переходит в момент передачи вещи продавцом покупателю (заказчику) или уполномоченному им лицу, или перевозчику;
  • дата оформления получения груза (показатель строки ), если право собственности на передаваемый груз переходит в момент вручения вещи покупателю или уполномоченному им лицу;
  • дата оформления обоими сторонами факта приемки-передачи услуг, имущественных прав, результатов работ, то есть наиболее позднее значение показателей строк (1), и

Во всех перечисленных случаях при наличии иных документов, подтверждающих указанные факты, в целях налогообложения продавца (исполнителя, правообладателя) будет применяться более ранняя дата, следующая из иного документа.

Налог на прибыль у покупателя

Аналогичные даты используются покупателем (заказчиком) при определении даты осуществления расходов в целях их отражения в регистрах налогового учета. Принятые по УПД ценности отражаются в налоговом учете как приобретенные материалы, товары, основные средства, имущественные права, потребленные услуги и полученные результаты работ для дальнейшего применения к ним соответствующих правил учета в составе расходов, установленных главой 25 Налогового кодекса для различного вида затрат.

Имейте в виду, что дата признания отраженной в УПД со статусом «1» суммы в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль покупателем (заказчиком, правополучателем) не может быть ранее показателя строки , если только иное не следует из содержания факта хозяйственной жизни, зафиксированного в документе.

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Как это работает

Ранее действовал более сложный алгоритм.

Например, НКО «Доброволь» реализовала товары, работы, услуги сторонней компании. Документацией, подтверждающей факт реализации, в данном случае является товарная накладная, которая подписывается обеими сторонами при передаче готовой продукции, товаров и прочих ТМЦ, либо акт выполненных услуг, который также подписывает заказчик и исполнитель по окончанию работ или услуг. Только после подписания накладной или акта исполнитель выставлял счет-фактуру на оплату.

Что происходит теперь? Сокращенный документооборот между компаниями выглядит так. Например, при отгрузке товара исполнитель выставляет универсальный передаточный документ вместо товарной накладной и счета-фактуры. В бланке ПД оба документа объединены. Следовательно, заказчик, получив товары, может сразу приступить к оплате. Аналогичный вариант действует и при реализации работ и услуг.

Действующий бланк универсального ПД утвержден отдельным Письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 и законом № 402-ФЗ «О бухучете».

Правила и образец заполнения УПД

Для УПД правила заполнения утверждены во втором приложении Письма ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Рассмотрим основные правила:

Строка, показатель

Пояснение

Статус

Указываем «1», если УПД составляется как счет-фактура и акт либо накладная.

Если УПД формируется как исключительно акт выполненных работ, товарная накладная, — укажите «2».

Строки с 2 по 7

Заполняем регистрационные данные об исполнителе и заказчике. Прописываем наименование, ИНН, КПП, адреса. Дополняем информацию о грузоотправителе, при необходимости. Затем проставляем единицу измерения (обычно 643 — российский рубль).

Табличная часть

Прописываем информацию о товаре, работе, услуге, по которым оформляется передаточный документ.

Подписи ответственных лиц

Документ должны заверить руководитель и главный бухгалтер либо иные ответственные лица по доверенности.

Документ-основание

Укажите договор поставки или соглашение на оказание работ или услуг либо иной документ-основание, на основании которого осуществляется сделка.

Подписи исполнителя и заказчика

Указываются должность и Ф.И.О. ответственного лица за передачу, приемку товаров, работ, услуг. Затем ответственные лица ставят подписи, скрепляют их печатями организации (при наличии).

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *