Правила оформления документов

Бланк письма и оформление

Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников». Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству). Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов».

В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании:

  • название (и сокращённое наименование);
  • фактический и почтовый адреса;
  • адрес электронной почты;
  • контактные телефоны;
  • адрес сайта.

Важный совет предпринимателям: не тратьте своё время, даже на простые рутинные задачи, которые можно делегировать. Перекладывайте их на фрилансеров «Исполню.ру». Гарантия качественной работы в срок или возврат средств. Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей.

Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить.

Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:

  • минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;
  • если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;
  • отдельно нумеруется каждое приложение;
  • в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов);
  • в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами;
  • в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись;
  • обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.

Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов (когда они указываются по центру). Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант.

Общие правила написания

Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:

  • вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);
  • содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);
  • резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).

Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.

Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.

Язык письма

Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины. «Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.

Несколько практических советов:

  • используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;
  • чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;
  • не растекайтесь мыслью по древу – только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;
  • избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;
  • пишите конкретно: различные «об этом», «они/он/она» недопустимы;
  • избегайте логических нестыковок и резких переходов от одного смыслового блока к другому;
  • проверяйте всё написанное на слух: речевые ошибки встречаются почти в каждом неотредактированном тексте.

Одно из главных правил написания деловых писем гласит: послание должно быть грамотным и стилистически выверенным.

Особенности обращения к адресату

Как правило, к адресату обращаются единожды, в начале письма. Это можно сделать тремя способами.

  1. Если вы обращаетесь к человеку впервые (или если между вами и адресатом установлены сугубо официальные отношения), следует использовать обращение, указывающее на определённую дистанцию. Пример: «уважаемый господин Иванов!».
  2. Если вы обращаетесь к человеку, с которым у вас давно налажены доверительные деловые отношения, лучше назвать его по имени-отчеству. Пример: «уважаемая Екатерина Леонидовна!».
  3. При коллективном обращении используйте стандартную фразу «уважаемые господа!».

В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу. Здесь вариантов уже больше:

  • «С уважением,» «Искренне ваш»;
  • «С наилучшими пожеланиями»;
  • «С надеждой на продолжение сотрудничества»;
  • «Всегда рады оказать вам услугу»;
  • и т. д.

Словом, выбор последней фразы – дело вкуса.

Этика делового письма

Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Вывод очевиден: не поддавайтесь эмоциям и держите себя в рамках даже если адресат вас очень бесит. Всегда обращайте внимание на тон послания.

Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ. Крайне неразумно начинать такое послание с категоричного «нет» в той или иной форме – это создаст у человека ощущение, что его просто послали. Попробуйте сперва предоставить убедительные (не надуманные) объяснения. Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации. При этом можно использовать такие формулировки:

  • «К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;
  • «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;
  • «Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».

В идеале ещё перед обоснованием отказа – в самом начале письма – следует вкратце повторить просьбу адресата. Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе – зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью?

Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности. Неискренность же всегда вызывает отторжение.

Составление электронных писем

Послания на бумажных носителях уже отживают свой срок. Конечно, «бумажная» переписка никогда полностью не исчезнет, но уже через несколько лет написанные на классических бланках письма станут редкостью. Переговоры всё чаще ведутся в электронном формате. Современный предприниматель сейчас отправляет по «мэйлу» в разы больше писем, чем по обычной почте.

Деловые письма, отправляемые по электронной почте, пишутся по всё тем же общим правилам. Требования к языку, стилю и тону, соблюдение норм этикета – все эти обязательные элементы не меняются. Однако у электронных месседжей есть и свои специфические особенности.

  1. Позаботьтесь о том, чтобы ваш логин выглядел солидно или хотя бы адекватно. Director-ivanov@gmail.com– хорошо, zaichonok-vanya@mail.ru– плохо.
  2. Очень важно всегда заполнять поле «Тема». Именно от этой строчки зависит, откроет ли человек пришедшее сообщение. Если вы пишете незнакомому вам лицу, стоит постараться и придумать интересный заголовок. Но не переусердствуйте – темы в духе «Срочно!!! Уникальное предложение, откройте прямо сейчас!» вызывают лишь желание поскорее щёлкнуть по иконке корзины наверху. Заголовок должен состоять из 3–5 слов и отражать содержание послания.
  3. Если вы не знакомы с адресатом – вкратце обрисуйте, кто вы, как узнали о нём. Без этого необходимого вступления сообщение могут принять за спам и сразу удалить.
  4. Не отключайте в настройках цитирование – пусть предыдущая переписка отображается внизу, под катом.
  5. Чтение с экрана – сомнительное удовольствие. Бумажное письмо можно взять в руки, и уже поэтому оно на бессознательном уровне воспринимается более серьёзно, чем электронное. Учитывайте это.
  6. Чем короче электронный месседж – тем быстрее на него ответят.
  7. Используйте только стандартные шрифты.
  8. Не злоупотребляйте выделением текста – к наиболее важным моментам можно применить «полужирный», но использовать разные цвета недопустимо.
  9. Никакого «капса». Никогда. Даже в подзаголовках. То же самое относится к дублированным знакам препинания.
  10. Разделяйте текст на абзацы с интервалами между ними (просто оставляйте пустую строку).
  11. К электронному письму можно приложить изображения или текстовые файлы. Дополнительные материалы и разъяснения, комментарии, развёрнутые подробные описания – всё это должно быть во вложенных файлах, но никак не в тексте письма.
  12. В деловой переписке с людьми, с которыми у вас установились доверительные отношения (речь о проверенных партнёрах, надёжных контрагентах) можно изредка использовать смайлики. Это позволит «оживить» общение – смайлы на экране (пусть даже в деловом послании) воспринимаются вполне положительно. Конечно, в «бумажных» письмах их использовать нельзя.
  13. Обязательно ставьте подпись. В электронных письмах она обычно состоит из 3-6 строк и включает имя и фамилию отправителя, его должность, название компании, адрес сайта и контактный телефон.

Пример подписи:

С уважением,

Иван Иванов

direktor-ivanov@site.com

Предлагаем вам образец делового письма.

Заголовок к тексту документа

12

Утверждение документа

Документы утверждаются ректором или проректорами МАИ, или специально издаваемым документом (например, приказом).

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Положения о создании институтов, центров, факультетов, структурных подразделений и т.д. подлежат утверждению ректором вуза и приобретают юридическую силу только с момента их утверждения.

При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее:

-гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, включает в себя слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

УТВЕРЖДАЮ

Ректор Московского авиационного

института (национального

исследовательского университета)

Личная подпись А.Н. Геращенко

дата

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Московского авиационного

Института (национального

исследовательского университета)

от 05.04.2008 №82

Утверждаемый документ должен быть подписан исполнителем и иметь визы согласования.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

Резолюция

Резолюция включает следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, ответственным является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы:

письмо (о чем?) об оказании технической помощи;

приказ (о чем?) об изменении штатного расписания;

распоряжение (о чем?) о проведении научно-практической конференции;

протокол (чего?) заседания коллегии:

акт (чего?) приема-передачи дел.

При оформлении заголовка письма слово «письмо» не указывается. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля. Заголовок должен содержать 28-30 знаков в строке и не занимать более 5 строк, печатаемых через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится. В документах, оформленных не на бланках, заголовок может размещаться центрированным способом посередине текста.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, за исключением приказов, заголовок может не составляться.

Отметка о контроле.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Текст документа.

Текстом документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий и ситуаций.

Текст документа должен содержать достоверную, полную и аргументированную информацию, выраженную точно, ясно, логично, по возможности кратко. Используемые в тексте документа формулировки не должны допускать различных толкований. Содержание документа должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При подготовке документов следует применять текстовый редактор Word for Windows версия от 6,0 и выше с использованием шрифта Times New Roman размером № 14 через 1 или 1,5 межстрочных интервала и размером № 12 для оформления табличных материалов.

При изготовлении текстов документов на двух и более листах второй и последующий нумеруются. Номера листов проставляются в верхнем поле посередине или справа арабскими цифрами и на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Тексты организационно-правовых документов (положений, правил, регламентов и др.) состоят из разделов и подразделов, подразделяемых на пункты и подпункты. Разделы и подразделы текста могут иметь самостоятельные заголовки. Все составные части текста нумеруются арабскими цифрами.

Тексты распорядительных документов (решений, приказов, распоряжений) состоят из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа, по второй части – распорядительной – формулируются поручения.

Тексты информационно-справочных документов (деловые письма, докладные и служебные записки, справки) состоят из двух-трех взаимосвязанных смысловых частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, в заключительной – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»).

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим предоставить…», «направляем в Ваш адрес»);

от первого лица единственного числа («прошу выслать», «считаю необходимым»);

от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»).

При упоминании в тексте документа нормативного правового акта или иного документа указываются реквизиты документа: наименование документа, кем он издан или утвержден, дата и регистрационный номер документа (или дата утверждения), заголовок к тексту.

Основные правила составления и оформления уставов, положений, инструкций

1. Понятие и признаки юр. Док-та2. Унификация и стандартизация документов3. Знач-е юр. Док-та как правовой формы передачи юридически значимой информации4. Общие функции юр. Док-тов5. Правоустановительная, правореализационная и правоохранительная функции юр. Док-ов.6. Удостоверительная и контрольно-надзорная функции юр. док-ов7. Критерии классификации юр. Док-ов8. Значение классификации юр. Док-ов9. Виды юр. Док-ов10. Основные требования к составлению и оформлению док-ов11. Форматы бумаги, используемые для изготовления управленческих документов. Соотношение размеров и площадей смежных форматов.12. Преимущества использования стандартных форматов бумаги и унификации документов.13. Требования к оформлению документов14. Понятие реквизита. Состав, содержание и расположение реквизитов.15. Правила оформления реквизитов для различных документов16. Этапы создания юр. Док-та18. Понятие организационных документов19. Основные правила составления и оформления уставов, положений, инструкций20. Понятие информационно-справочных документов21. Протокол. Основные правила составления и оформления протокола22. Акты. Реквизиты акта23. Справки. Реквизиты справки.24. Докладные и служебные записки. Реквизиты докладной, объяснительной, служебной записки.25. Документы личного происхождения: заявления, доверенность, расписка. Оформление заявлений, доверенностей и расписок.26. Понятие юр. техники27. Основные приемы и средства юр. техники при составлении юр. документа.28. Использование юр. терминологии. Принципы словесной организации текста юр. документа. Способы построения текста в юр. документах.29. Виды юр. техники.30. Правила юр. техники: понятия и виды.31. Содержательные правила юр. техники: понятие и виды.32. Правила обеспечения логики права в юр. технике: понятие и виды.33. Структурные правила в юр. технике: понятие и виды.34. Языковые правила в юр. технике: понятие и виды.35. Формальные правила в юр. технике: понятия и виды.36. Процедурные правила в юр. технике: понятия и виды.37. Правотворческая техника: понятие, содержание, виды.38. Законодательная техника: понятие и содержание.39. Критерии качества законодательства: понятие и виды.40. Нормотворческая техника: понятие и виды.41. Экспертиза проектов правовых актов: понятие и виды.42. Способы и приемы составления содержания нормативных актов: понятие и виды.43. Юридическая норма: понятие, виды, структура и способы изложения.44. Реквизиты текста нормативного акта: понятие и виды.45. Техника опубликования и вступления в силу нормативных актов: понятие и виды.46. Антикоррупционная экспертиза НПА.47. Техника систематизации нормативных актов: понятие и виды. Понятие и виды дефектов в юр. документе.48. Ошибки в юр. документе.49. Правовые последствия наличия дефектов в юр. документах.50. Способы профилактики, предотвращения и пресечения наличия дефектов в юр. документах.51. Понятие документооборота.52. Три основных потока документации: входящие документы, исходящие документы, внутренние документы.53. Оформление реквизитов документа, соответствующих его маршрутизации.54. Электронные системы управления делопроизводством.55. Электронный документ, понятие, структура.56. Электронная цифровая подпись, понятие. Порядок применения.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *