Порядок заполнения книги покупок

Книга покупок и продаж: новые правила ведения 2018

Читайте инструкцию, как заполнять книгу покупок и книгу продаж. Мы рассказали, для чего нужны эти регистры, что в них отражается, в каком порядке регистрируются документы. Показали, какие данные указывать в каждой графе. Вы сможете скачать образцы заполнения и узнаете, какие изменения вступили в силу в 2018 году.

Законодательство предъявляет множество разных требований к налогоплательщикам. Например, требует организовать такую систему налогового учета, которая позволит безошибочно рассчитать НДС и заполнить декларацию по нему. Регистрами налогового учета по НДС являются книги покупок и продаж. Они позволяют:

  • Отразить суммы начисленного и принимаемого к вычету налога,
  • Рассчитать данные для декларации.

Форма книги продаж и книги покупок утверждена Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Этот же документ разъясняет правила заполнения книг. Последний раз формы обновлялись в четвертом квартале 2017 года. Скачайте актуальные бланки книги покупки и продажи:

Чистый бланк книги продаж>>>

Чистый бланк книги покупок>>>

Образец заполнения книги покупок>>>

Образец заполнения книги продаж>>>

Что отражается в книге покупок и книге продаж

В книге покупок и продаж отражаются данные, необходимые для учета НДС и заполнения отчетности по налогу. Данные из них ежеквартально включаются непосредственно в декларацию по НДС.

Из чего состоят книга покупок и книга продаж? Каждый лист регистра содержит данные о счет-фактурах, выставленных покупателям или полученным от поставщиков.

Если нужно скорректировать данные за один из предыдущих кварталов, заполняют соответствующий дополнительный лист. Формы доп.листов также утверждены Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Расскажем основные правила ведения и заполнения книги покупок и продаж:

  • Вести книги можно как в бумажном, так и электронном виде. Нужно помнить, что в ИФНС их передают в электронной форме,
  • Книги заполняют следующие субъекты:
    • Плательщики НДС,
    • Лица, освобожденные от уплаты НДС,
    • Налоговые агенты,
  • По окончании квартала листы бумажной книги нужно пронумеровать и прошнуровать, заверить подписью руководителя компании или иного уполномоченного лица. С электронными регистрами ничего делать не нужно. Распечатать их придется, только если потребуется предоставить в ИФНС по запросу проверяющих.

Для регистров установлены следующие сроки хранения:

Регистр

Срок хранения

Основание

Книга покупок

4 года

п.24 Правил ведения книги покупок

Книга продаж

п.22 Правил ведения книги продаж

Образец заполнения книги покупок

Расскажем, что отражается в книге покупок. В нее вносятся сведения о документах, на основании которых компания может принять к вычету входной НДС:

  • Счет-фактуры и УПД поставщиков,
  • Счет-фактуры, ранее выставленные при получении предоплаты от покупателей,
  • Корректировочные счет-фактуры,
  • Свои счет-фактуры, выставленные:
    • При возврате товаров от покупателя – неплательщика НДС,
    • При выполнении строительных или монтажных работ хозспособом,
  • Бланки строгой отчетности по командировочным расходам и другие.

Регистрация документов производится в хронологическом порядке по мере поступления их в организацию. Поступившие документы отражаются в книге покупок после того, как у компании возникнет право на вычет входного НДС.

Документы отражаются в таком порядке:

Графа книги покупок

Как заполнить

Порядковый номер записи

Код операции. Перечень кодов утвержден Приказом ФНС ММВ-7-3-136@ от 14.03.16

Номер и дата документа, дающего право на вычет НДС

Указывают номер и дату, если регистрируют исправленную счет-фактуру

Заполняют номер и дату, если регистрируют корректировочную счет-фактуру

Номер и дата исправленной корректировочной счет-фактуры

Номер и дату платежного документа указывают в следующих случаях:

  • Если вычет принимают по счет-фактуре, выданному на аванс, полученный от покупателя,
  • При возврате покупателю ранее полученного аванса,
  • По командировочным тратам.

Если регистрируют счет-фактуру поставщика, графу 7 можно не заполнять

Дата оприходования приобретенных ТМЦ

9, 10

Реквизиты продавца

11, 12

Заполняется, если в сделке участвует посредник

Заполняется при ввозе ТМЦ, подлежащих декларированию. При регистрации счет-фактуры российского поставщика не заполняется

Заполняется, если сумма счет-фактуры указана в иностранной валюте

Общая сумма счет-фактуры, включая НДС

Сумма НДС, которую компания принимает к вычету

Образец заполнения книги покупок>>>

Образец заполнения книги продаж

В книгу продаж вносят документы, на основании которых у компании возникает обязанность уплатить НДС:

  • Счет-фактуры по реализованным товарам, работам и услугам,
  • Универсальные передаточные документы, выданные покупателям,
  • Счет-фактуры, выданные покупателям при получении от них предоплаты,
  • Исправленные и корректировочные счет-фактуры,
  • Собственные счет-фактуры, составленные при выполнении строительных или монтажных работ хозспособом и т.д.

Записи вносят в регистр в хронологическом порядке. Графы заполняются так:

Графа книги продаж

Как заполнить

Порядковый номер записи

Код операции. Перечень кодов утвержден Приказом ФНС ММВ-7-3-136@ от 14.03.16

Номер и дата счет-фактуры

Заполняют компании – резиденты особой экономической зоны Калининградской области, осуществляющие вывоз товаров за границу

Графу заполняют компании – экспортеры в страны ЕАЭС

Указывают номер и дату, если регистрируют исправленную счет-фактуру

Заполняют номер и дату, если регистрируют корректировочную счет-фактуру

Номер и дата исправленной корректировочной счет-фактуры

7, 8

Реквизиты покупателя

9, 10

Реквизиты посредника, если сделка проходит с его участием

Реквизиты платежного документа заполняют при выставлении счет-фактуры на предоплату покупателя, при исчислении «агентского» НДС

12, 13а

Заполняется, если сумма в счет-фактуре указана в валюте

13б

Общая сумма счет-фактуры, включая НДС

14, 15, 16

Сумма без НДС

17, 18

Сумма НДС

Заполняется по операциям, освобожденным от налога

Образец заполнения книги продаж>>>

Изменения 2018 года для книг покупок и продаж

С 2018 года в России начала действовать система tax free. Она позволяет иностранцам вернуть НДС, который она уплатили при покупке товаров в российских магазинах. Для этого, помимо обычного кассового чека, торговая организация выдает иностранцу чек, заполненный в особой форме, это так называемый чек tax free. В дальнейшем на таможне иностранец сможет предъявить чек tax free и вернуть уплаченный НДС. А магазин регистрирует чеки tax free у себя в книге покупок и продаж.

Кто может стать участником системы tax free>>>

Таблица поправок по налогам, которые повлияют на вашу работу в 2018 году>>>

В связи с появлением чеков tax free с 1 апреля 2018 года вступили в силу изменения порядка заполнения книги покупок и продаж. Суть изменений ФНС разъяснила в письме №СД-4-3/5552@ от 26.03.2018г.

В книге продаж чек tax free регистрируют сразу при реализации товаров в следующем порядке:

Графа книги продаж

Как заполнить

Порядковый номер записи

Код операции 35

Порядковый номер и дата чека tax free

Порядковый номер и дата кассового чека

13б

Стоимость товаров с учетом НДС

17 и 18

Сумма НДС

7, 8, 14, 15, 16

Не заполняются

При этом показания контрольных лент ККТ в книгу продаж включают без учета чеков tax free, иначе возникнет задвоение суммы выручки.

Когда иностранец получит отметку на свой чек, магазин сможет получить вычет НДС. Необходимые данные торговая компания получает из службы tax free аэропорта и регистрирует чек в книге покупок:

Графа книги покупок

Как заполнить

Порядковый номер записи

Код операции 36

Порядковый номер и дата чека tax free

Порядковый номер и дата кассового чека

Не заполняется

Стоимость товаров с учетом НДС

Сумма НДС по товарам, вывоз которых подтвержден таможенным органом

Что такое книга покупок и для чего она нужна

Книга покупок — это сводный налоговый документ. В него включаются сведения о счетах-фактурах, на основании которых применяется вычет по НДС за соответствующий налоговый период (квартал).

Книга покупок ведется по форме приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее — постановление № 1137). С 01.10.2017 применяется обновленная форма книги (в редакции постановления Правительства РФ от 19.08.2017 № 981).

На основании сведений из книги покупок сумма вычета по НДС отражается в налоговой декларации. А показатели книги построчно включаются прямо в НДС-декларацию. Для этого в ее форме (утв. приказом ФНС России от 29.10.2014 № ММВ-7-3/558@) предусмотрен раздел 8. Таких разделов нужно составить столько, сколько записей зарегистрировано в книге покупок за соответствующий квартал.

Ведение книги покупок — обязанность плательщиков НДС (п. 3 ст. 169 НК РФ). Ведь только у них есть право на вычет.

См. также материалы «Кто является плательщиком НДС?» и «Что такое налоговые вычеты по НДС?».

На основании записей в книге покупок в бухгалтерском учете отражаются проводки по принятию НДС к вычету — посредством записи Дт 68 Кт 19.

Подробности см. в материале «Проводка «НДС принят к вычету»: как отразить в учете?».

Что попадает в книгу покупок

В книге покупок регистрируются:

  1. Счета-фактуры, в том числе:
  • полученные от продавцов (п. 2 правил ведения книги покупок, утв. постановлением 1137; далее — Правила ведения книги покупок);
  • авансовые счета-фактуры при отгрузке товаров, работ, услуг (ТРУ) (п. 22 Правил ведения книги покупок), см. материал «Принятие к вычету НДС с полученных авансов»;
  • корректировочные счета-фактуры на уменьшение стоимости отгрузки у продавца и ее увеличение у покупателя (п. 9 и 12 Правил ведения книги покупок), см. материал «Что такое корректировочный счет-фактура и когда он нужен?»;
  • на СМР для собственного потребления, при принятии НДС по ним к вычету (п. 20 Правил ведения книги покупок).
  1. Другие документы, которые наравне со счетами-фактурами служат основанием для вычета НДС, например:
  • бланки строгой отчетности или их копии — при вычете по командировочным расходам (п. 18 Правил ведения книги покупок);
  • таможенная декларация и платежные документы, подтверждающие уплату ввозного НДС, — при импорте (п. 6 Правил ведения книги покупок);
  • заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов — при ввозе товаров из ЕАЭС (п. 6 Правил ведения книги покупок) и др.

Записи в книге покупок производятся по мере возникновения права на налоговые вычеты.

См. материал «Что такое налоговые вычеты по НДС?».

При этом в едином порядке регистрируются счета-фактуры (п. 2 Правил ведения книги покупок):

  • обычные, корректировочные и исправленные;
  • полученные на бумажном носителе и в электронном виде;
  • заполненные частично с помощью компьютера, частично от руки.

Что не попадает в книгу покупок

Не должны включаться в книгу покупок счета-фактуры, не соответствующие (п. 3 Правил ведения книги покупок):

  • требованиям ст. 169 НК РФ (см. материал «Какие ошибки в заполнении счета-фактуры не критичны для вычета НДС?»);
  • установленным формам (приложения 1 и 2 к постановлению № 1137).

Кроме того, в книге не регистрируются счета-фактуры, полученные (п. 19 Правил ведения книги покупок):

  • при безвозмездной передаче ТРУ, включая основные средства и нематериальные активы;
  • комиссионером (агентом) от комитента (принципала) по переданным для реализации ТРУ, имущественным правам, а также полученным в счет этой реализации авансам;
  • комиссионером (агентом) от продавца ТРУ или имущественных прав, приобретенных для комитента (принципала), в т. ч. по выданным авансам;
  • на сумму предоплаты за ТРУ, приобретаемые для не облагаемых НДС операций;
  • авансовые счета-фактуры, составленные или полученные после получения (составления) продавцом отгрузочных счетов-фактур.

Обратите внимание, что из п.19 Правил ведения книги покупок в его последней редакции исключен подпункт «д», звучавший следующим образом»: «д) на сумму оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав при безденежных формах расчетов».

Таким образом, сейчас «неденежный» аванс не является препятствием для отражения авансового счета-фактуры в книге покупок и, как следствие, не препятствует вычету по НДС.

Книга покупок по постановлению 1137

Согласно постановлению 1137, книга покупок заполняется в следующем порядке (п. 6 Правил ведения книги покупок):

  • в графе 1 указывается порядковый номер записи сведений о счете-фактуре (в том числе корректировочном);
  • в графе 2 проставляется код вида операции (до 01.07.2016 для книги покупок можно было использовать коды из приказа ФНС России от 14.02.2012 № ММВ-7-3/83@ и из письма ФНС России от 22.01.2015 № ГД-4-3/794@, а с 01.07.2016 в части кодов применяется только приказ ФНС России от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@);
  • в графе 3 в общем случае отражаются порядковый номер и дата счета-фактуры продавца; если вычет подтверждают иные документы, то приводятся их реквизиты (например, таможенной декларации, заявления о ввозе и т. п.);

В последней редакции постановления № 1137 уточнено, что в графе 3 нужно указать:

Данные для заполнения графы 3

При каких условиях

№ и дату заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов с отметками налоговых органов об уплате НДС

При ввозе товаров в РФ из стран ЕАЭС

Регистрационный № таможенной декларации, оформленной при выпуске товаров в соответствии с таможенной процедурой выпуска для внутреннего потребления при завершении действия таможенной процедуры свободной таможенной зоны на территории ОЭЗ в Калининградской области

При отражении в книге покупок НДС, принимаемой к вычету на основании п. 14 ст. 171 НК РФ

№ и дату платежно-расчетного документа либо иного документа, содержащего суммарные (сводные) данные, зарегистрированного продавцом в книге продаж

При отражении НДС с аванса (предоплаты), полученного в счет предстоящих поставок ТРУ и подлежащих вычету с даты отгрузки ТРУ

  • в графах 4–6 — порядковые номера и даты исправленных, корректировочных или исправленных корректировочных счетов-фактур;
  • в графе 7 — номер и дата документа, подтверждающего уплату налога (отражать в графе 7 книги покупок реквизиты платежного документа вы должны в том случае, если НДС принимается к вычету только после его уплаты: например, при ввозе товаров в РФ (см. письмо Минфина России от 26.11.2014 № 03-07-11/60221) или возврате аванса покупателю в случае расторжения/изменения договора, письма Минфина России от 24.03.2015 № 03-07-11/16044 и 23.03.2015 № 03-07-11/15889);
  • в графе 8 — дата принятия на учет товаров (выполнения работ, оказания услуг), имущественных прав;

Какую дату оприходования товаров показывать в книге покупок по длящимся поставкам с 1 октября, узнайте .

  • в графах 9 и 10 — наименование и ИНН/КПП продавца соответственно;
  • графы 11 и 12 заполняются покупателем-комитентом (принципалом) — в них указываются наименование, ИНН и КПП посредника-комиссионера (агента), приобретающего ТРУ от своего имени;
  • в графе 13 указывают регистрационный номер таможенной декларации при реализации товаров, ввезенных в РФ, если их таможенное декларирование предусмотрено таможенным законодательством Таможенного союза; графа не заполняется при отражении в книге покупок данных по корректировочному (исправленному корректировочному) счету-фактуре;
  • в графе 14 — наименование и код валюты (только в случае приобретения ТРУ, имущественных прав за инвалюту);
  • в графе 15 — стоимость ТРУ, имущественных прав или сумма выданного аванса с НДС;
  • в графе 16 — сумма НДС, принимаемого к вычету.

Изменились формы книг покупок и продаж

При этом нельзя сказать, что формы книги покупок и книги продаж изменились существенно: поправки затронули некоторые графы.

Так, в книге покупок исправлено сводное наименование граф 11 и 12. Прежнее наименование – «Сведения о посреднике (комиссионере, агенте)». Теперь учтены еще некоторые категории налогоплательщиков – «Сведения о посреднике (комиссионере, агенте, экспедиторе, лице, выполняющем функции застройщика)».

То есть в настоящий момент эти графы заполняются не только посредником (комиссионером, агентом), приобретающим товары (работы, услуги), имущественные права (далее – ТРУИП) по договору комиссии (агентскому договору) от своего имени для покупателя-комитента (принципала), но и экспедитором, застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика, приобретающими ТРУИП от своего имени для инвестора, клиента.

Графа 13 книги покупок теперь называется «Регистрационный номер таможенной декларации», именно такой номер теперь надо указывать и в счете-фактуре. Тот же номер приводится и в графе 3 «Номер и дата счета-фактуры продавца» книги покупок при отражении в ней суммы НДС, уплаченной при ввозе товаров на территорию РФ (абз. 2 пп. «е» п. 6 Правил ведения книги покупок). Если таможенных деклараций несколько, то названные номера перечисляются через разделительный знак «;» («точка с запятой»).

По-прежнему в графе 3 книги покупок отражаются номер и дата заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов с отметками налоговых органов об уплате НДС, но уточнено, что при ввозе на территорию РФ с территории государства – члена ЕАЭС товаров, в отношении которых взимание НДС осуществляется налоговыми органами в соответствии с Договором о Евразийском экономическом союзе от 29.05.2014 и Протоколом о порядке взимания косвенных налогов и механизме контроля за их уплатой при экспорте и импорте товаров, выполнении работ, оказании услуг (приложение 18 к указанному договору).

Регистрационный номер таможенной декларации надо теперь указывать и в книге продаж – с этой целью введена новая графа – 3а. Но заполнять ее надо не всем налогоплательщикам, а только тем, кто оформляет декларации при выпуске товаров в соответствии с таможенной процедурой выпуска для внутреннего потребления при завершении действия таможенной процедуры свободной таможенной зоны на территории ОЭЗ в Калининградской области.

В книгу продаж введена и еще одна новая графа – 3б. Она называется «Код вида товара». Этот код указывается в соответствии с единой ТН ВЭД ЕАЭС в отношении товаров, вывезенных за пределы территории РФ на территорию государства – члена ЕАЭС. При отсутствии показателя графа 3б не заполняется (новый пп. «е.2» п. 7 Правил ведения книги продаж).

Здесь учтено, что, хотя согласно пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ налогоплательщик обязан составлять счета-фактуры, вести книги покупок и продаж при совершении операций, признаваемых объектом обложения НДС, от этой обязанности он освобождается в отношении операций, не подлежащих налогообложению в соответствии со ст. 149 НК РФ.

Но такое освобождение не распространяется на операции по реализации товаров, вывезенных за пределы территории РФ на территорию государства – члена ЕАЭС (пп. 1.1 п. 3 ст. 169 НК РФ). При оформлении соответствующих счетов-фактур надо указывать названный код вида товара, а потом переносить его в книгу продаж.

Изменения в порядке заполнения граф книг

Вообще в правилах ведения книги покупок и книги продаж появилось немало указаний на то, как заполнять ту или иную графу, если стороны воспользовались правом, предоставленным им пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ, и не стали составлять счета-фактуры. Общее условие – вместо данных из (отсутствующего) счета-фактуры в книгу покупок и книгу продаж надо вносить данные из первичного документа, подтверждающего совершение факта хозяйственной жизни, оформленного этими сторонами (платежного поручения в случае предоплаты), или из иного документа, содержащего суммарные (сводные) данные по сделке.

Для разных граф книг покупок и продаж теперь есть свои особенности их заполнения по данным из единого корректировочного счета-фактуры. Налогоплательщик вправе составить такой счет-фактуру на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, указанных в двух и более счетах-фактурах, составленных этим налогоплательщиком ранее на основании абз. 2 п. 5.2 ст. 169 НК РФ.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *