Положение о договорной работе

Порядок согласования договоров в организации

Любое структурное подразделение организации при возникновении служебной необходимости может выступать в качестве инициатора оформления и заключения договора. При этом начальник подразделения несет персональную ответственность за разработку проекта соглашения.

Проект договора должен в обязательном порядке пройти согласование в таких подразделениях, как:

Ищите ответ? Задайте вопрос юристам! 9464 юристов ждут Вас Быстрый ответ! Задать вопрос

  • юридический отдел,
  • бухгалтерия,
  • финансовое подразделение,
  • служба делопроизводства,
  • и при необходимости других.

Без визы начальников данных подразделений никакой проект не может быть представлен руководителю на утверждение. При этом каждое из перечисленных подразделений может вносить мотивированные изменения в проект, как в части, касающейся деятельности самого подразделения, так и в части общих вопросов.

Все замечания оформляются в письменном виде и вместе с проектом возвращаются в подразделение-инициатор для дальнейшей доработки. И только после того, как все недочеты будут исправлены, проект будет отправлен на повторное согласование, и все визы начальников обязательных для согласования подразделений будут получены, договор направляется на утверждение руководителю.

Области ответственности подразделений при согласовании договоров

Порядок согласования договоров требует от подразделения-инициатора подготовить целый пакет документов для дальнейшего рассмотрения другими службами. В пакет входят такие документы, как:

  • служебная записка, в которой дается обоснование необходимости приобретения материальных ценностей, услуг или выполнения определенных работ;
  • техническая документация, содержащая технические требования, предъявляемые к предмету договора;
  • исследование конъюнктуры рынка на предмет формирования цены договора;
  • проект договора.

Далее пакет документов направляется в юридический отдел, где происходит проверка проекта соглашения на соответствие действующему законодательству, учредительным документам самой организации, а также изучение правоустанавливающих документов предполагаемого исполнителя с целью получения ответа о правомерности подписи его уполномоченного представителя и возможности взыскания задолженности при дальнейшем возникновении неблагоприятных ситуаций.

Финансово-экономической службой проводится анализ экономической целесообразности заключения договора, цены, указанной в конъюнктурной справке, проверка наличия денежных средств для оплаты приобретаемых товаров, услуг или работ, сроков и условий оплаты, соответствия текста соглашения требованиям действующих инструкций.

Служба делопроизводства контролирует соответствие структуры проекта действующим в организации нормативным документам, стилистические и грамматические аспекты, а также оформление идентификационных реквизитов документа.

Положение о договорном отделе

Положение о договорном отделе – документ, содержащий в себе назначение данного отдела, его функции, задачи, которые поставлены перед сотрудниками отдела, а так же ответственность возложенную на них в процессе выполнения прямых обязанностей.

На крупных предприятиях, договорной отдел является самостоятельным структурным подразделением. Решение о создании данного отдела возлагается на руководителя предприятия. Так же именно данным должностным лицом принимаются решения о реорганизации и ликвидации договорного отдела путем составления соответствующего распорядительного документа (приказа, распоряжения).

Руководителем предприятия назначается лицо, возглавляющее договорной отдел. Таким образом, все работники данного структурного подразделения подчиняются в первую очередь прямому начальнику, а уже после руководителю предприятия непосредственно. Именно данное должностное лицо является ответственным за надлежащее исполнение всех функций отдела, а так же своевременность исполнения тех или иных задач, поставленных перед договорным отделом.

Положение о договорном отделе содержит в себе информацию о численности и структуре штата отдела, которую утверждает руководитель предприятия, согласовывая свое решение с начальником отдела кадров.

ПРИКАЗ

февраля

2012 г.

22 о/д

Липецк

Об утверждении Положения о порядке организации договорной работы в Управлении Федерального казначейства по Липецкой области

В связи с изменением организационно-штатной структуры Управления Федерального казначейства по Липецкой области и в целях совершенствования организации и ведения работы по размещению заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд Управления в соответствии с Федеральным законом от 01.01.01 г. № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить Положение о порядке организации договорной работы в Управлении Федерального казначейства по Липецкой области согласно приложению к настоящему Приказу.

2. Считать утратившими силу приказы Управления Федерального казначейства по Липецкой области от 01.01.01 г № 000 о/д «Об утверждении Положения о порядке организации договорной работы в Управлении Федерального казначейства по Липецкой области», от 01.01.01 года № 000 о/д «О внесении изменений в приказ Управления Федерального казначейства по Липецкой области от 01.01.01 г. № 000 о/д «Об утверждении Положения о порядке организации договорной работы в Управлении Федерального казначейства по Липецкой области».

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Управления .

Руководитель Управления

Приложение

УТВЕРЖДЕНО

приказом УФК

по Липецкой области

от «09» февраля 2012 г. № 22 о/д

ПОЛОЖЕНИЕ

о порядке организации договорной работы в Управлении Федерального казначейства по Липецкой области

1. Общие положения

1.1 Настоящее Положение разработано в соответствии с законодательством Российской Федерации и устанавливает общий порядок подготовки, согласования, подписания, хранения и учета хозяйственных договоров, контрактов, а также договоров (соглашений), не содержащих условия о финансово-хозяйственной деятельности (далее по тексту — договор), заключаемых Управлением Федерального казначейства по Липецкой области (далее — Управление), а также контроля за исполнением обязательств по ним.

1.2. Договорная работа осуществляется на основании:

протоколов и соглашений о намерениях между Управлением и предполагаемым контрагентом по договору, подписанных уполномоченными представителями сторон;

планов, утвержденных руководителем Управления;

распоряжений и поручений руководителя Управления;

решений Единой комиссии Управления.

1.3. Право подписи договоров, соглашений, контрактов от имени Управления предоставлено руководителю Управления.

1.4. Руководитель Управления вправе делегировать свои полномочия по подписанию договоров, соглашений, контрактов своим заместителям по доверенности.

2. Подготовка проекта договора

2.1. Отдел государственных закупок осуществляет подготовку проекта договора: составление проекта договора или рассмотрение поступившего от контрагента проекта договора в течение 2 (двух) рабочих дней с момента получения.

При необходимости по запросу отдела государственных закупок к разработке либо рассмотрению проекта договора может привлекаться юридический отдел и отдел — администратор закупок Управления.

2.2. Подготовка проекта договора включает в себя составление в письменной форме текста проекта договора и приложений к нему (указание на наличие приложений в тексте договора обязательно).

2.3. Договор считается заключенным, если между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.

Существенными являются условия о предмете договора, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

2.4. Проект договора должен содержать следующие положения: преамбула (наименование сторон договора с указанием документов, устанавливающих их полномочия), предмет договора, обязательства сторон (с учетом механизма их исполнения), срок действия договора, порядок расчетов, ответственность сторон, порядок урегулирования споров, юридические адреса и реквизиты сторон, а также другие существенные условия.

2.5. Проект договора составляется в количестве экземпляров, соответствующем количеству сторон договора.

В случае необходимости нотариального удостоверения либо государственной регистрации, проект договора составляется в количестве, необходимом для совершения указанных действий. Экземпляры договора, представляемые в органы, осуществляющие нотариальное удостоверение либо государственную регистрацию, не должны содержать каких-либо пометок или виз.

2.6. В случае подписания договора лицом, действующим от имени контрагента на основании доверенности, на этапе подготовки проекта договора отдел государственных закупок обязан обеспечить представление контрагентом копии доверенности, подтверждающей полномочия лица на подписание договора, заверенной надлежащим образом.

При необходимости отдел государственных закупок вправе запросить у контрагента копии следующих документов: учредительных документов, свидетельства о государственной регистрации контрагента, о постановке на учет в налоговом органе, паспорта (для физических лиц), лицензии, если деятельность, которую осуществляет контрагент, подлежит в соответствии с законодательством Российской Федерации лицензированию.

2.7. Подготовка проектов договоров (соглашений), не содержащих условия о финансово-хозяйственной деятельности Управления, осуществляется структурным подразделением Управления, непосредственно связанным с его исполнением.

3. Порядок согласования проектов договоров

3.1. Согласование проекта договора осуществляется путем проставления подписи визирующего лица (визирования) с указанием его фамилии и инициалов, наименования подразделения, даты визирования. Отсутствие хотя бы одного из указанных реквизитов не допускается.

3.2. Проекты договоров подлежат обязательному визированию на
оборотной стороне каждого листа визового экземпляра проекта договора и
приложений к нему в следующей последовательности:

— начальник отдела государственных закупок;

— начальник юридического отдела Управления;

— начальник отдела – администратора закупок Управления;

— начальник отдела финансового обеспечения Управления;

— заместитель руководителя Управления, курирующий процедуру проведения государственных закупок Управления.

3.3. При согласовании проекта договора визы должностных лиц Управления подтверждают следующее:

3.3.1. Виза начальника отдела государственных закупок возлагает на него ответственность за:

— соответствие процедуры размещения заказа положениям Федерального законодательства в сфере размещения заказов;

— соблюдение ограничений, установленных законодательством о размещении заказов в части приобретения в текущем квартале одноименных товаров на сумму, не превышающую установленного Банком России лимита расчетов денежными средствами между юридическими лицами;

— наличие и надлежащее оформление всех приложений к договору, иных документов, представляемых на согласование с договором.

3.3.2. Виза начальника юридического отдела возлагает на него ответственность за:

— соответствие проекта договора законодательству Российской Федерации;

— наличие существенных условий договора, установленных законодательством;

— правомочность должностных лиц сторон договора на его подписание;

— отсутствие в проекте договора условий, способных ухудшить положение Управления и нанести ущерб его интересам.

3.3.3. Виза начальника отдела — администратора закупок возлагает на него ответственность за:

— соответствие предмета и условий договора целям и задачам, стоящим перед Управлением;

— определение существенных условий договора при подготовке к размещению заказов в установленных сферах деятельности, в соответствии с функциями, установленными Приказом Федерального казначейства от 03 марта 2011 г. №58 «Об организационно-штатной структуре управлений Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации».

3.3.4. Виза начальника отдела финансового обеспечения Управления возлагает на него ответственность за:

— соответствие проекта договора смете Управления, утвержденным лимитам бюджетных обязательств на соответствующий финансовый год;

— соответствие содержания договора установленным законодательством Российской Федерации условиям авансирования товаров, работ и услуг за счет средств федерального бюджета;

— правильность указанных в проекте договора банковских реквизитов Управления.

3.3.5. Виза заместителя руководителя Управления возлагает на него ответственность за проверку правильности составления договоров по форме и содержанию, грамотность изложения условий договора, соблюдение в договоре всех требований, обеспечивающих законность заключения договора, соблюдение антикоррупционных действий со стороны сотрудников органов Федерального казначейства и других злоупотреблений в сфере размещения заказов и заключения договорных отношений.

3.4. При согласовании проекта договора отдел государственных закупок, в случае необходимости, обеспечивает представление следующих сопроводительных материалов:

— конкурсная документация, утвержденная Руководителем (заместителем Руководителя);

— протокол единой комиссии о выборе победителя, утвержденный заказчиком, все приложения, указанные в проекте договора;

— документы, перечисленные в пункте 2.6 настоящего Положения.

3.5.Срок согласования проектов договоров каждым структурным подразделением Управления должен составлять:

юридическим отделом – не более 2 (двух) рабочих дней.

отделом — администратором закупок – не более 1 (одного) рабочего дня;

отделом финансового обеспечения – не более 1 (одного) рабочего дня;

заместителем Руководителя Управления, курирующим процесс проведения закупок Управления – не более 1 (одного) рабочего дня.

3.6. В случае несоответствия проекта договора требованиям законодательства Российской Федерации, отсутствия приложений, указанных в тексте договора, администратор закупок, отдел финансового обеспечения, юридический отдел возвращает проект договора отделу государственных закупок для доработки с письменным указанием причин возврата проекта договора и предложениям по способам их устранения.

3.7. После устранения несоответствий и замечаний срок согласования проекта договора составляет не более 1 (одного) рабочего дня всеми отделами Управления, указанными в пункте 3.2 настоящего Положения.

3.8. Контроль за сроками согласования проекта договора осуществляется
отделом государственных закупок.

3.9. При наличии разногласий по условиям проекта договора должностные лица Управления, осуществляющие визирование проекта договора, проводят переговоры с представителями другой стороны (контрагента) в части, их касающейся. При невозможности урегулирования спорных вопросов юридическим отделом составляется протокол разногласий, который вместе с подписанным договором и проставлением на договоре записи «С протоколом разногласий» отделом государственных закупок направляется другой стороне (контрагенту). При несогласии контрагента с протоколом разногласий или истечением срока для его принятия неурегулированные споры подлежат рассмотрению в установленном законом порядке.

3.10. Согласование проектов договоров (соглашений), не содержащих условия о финансово-экономической деятельности Управления, осуществляется путем визирования их ответственными лицами заинтересованных структурных подразделений Управления.

4. Подписание договора, регистрация и хранение

заключенных договоров

4.1.Согласованный в установленном порядке проект договора представляется Отделом государственных закупок на подпись руководителю Управления или его заместителям (в случае делегирования полномочий) в количестве экземпляров по числу сторон договора (либо в ином количестве, оговоренном в договоре).

4.2. После подписания договора он подлежит регистрации и скреплению
гербовой печатью Управления.

4.3. Регистрация договоров, заключенных Управлением, осуществляется
юридическим отделом в срок не более 1 (одного) рабочего для после получения от отдела государственных закупок в Журнале учета (Приложение) с проставлением номера и даты на каждом экземпляре договора.

4.4. Подлинные экземпляры договоров, содержащих условия о финансово-
хозяйственной деятельности Управления, после регистрации в срок не позднее 1 (одного) рабочего дня передаются отделом государственных закупок контрагентам и в отдел финансового обеспечения (начальнику отдела) для хранения и исполнения обязательств по оплате. Подлинные экземпляры договоров (соглашений), не содержащих условия о финансово-хозяйственной деятельности Управления, хранятся в структурном подразделении исполнителя.

4.5. Отдел государственных закупок доводит информацию в электронном виде о заключенных договорах до администратора закупок и начальников территориальных отделов Управления (в случае, если предмет договора требует его исполнения со стороны территориальных отделов) не позднее следующего рабочего дня после заключения.

Отделом государственных закупок формируется электронный архив заключенных договоров, содержащих условия о финансово-хозяйственной деятельности Управления, с предоставлением доступа администраторам закупок.

4.6. Отдел государственных закупок не позднее следующего рабочего дня после заключения государственного контракта, а в случае заключения договора — в течение дня заключения, формирует в ППО «Аксиок Net» Сведения о контракте (его изменении).

4.7. В течение 3 (трех) рабочих дней со дня заключения (изменения) контракта отдел государственных закупок направляет через Общероссийский официальный сайт Сведения о контракте (его изменении), для включения их в реестр контрактов согласно действующему законодательству.

5. Контроль за исполнением обязательств по договорам, содержащим условия о финансово-хозяйственной деятельности Управления

5.1. Контроль за исполнением обязательств по договору осуществляется администратором закупок.

5.1.1. После принятия соответствующих товаров, работ, услуг администратор закупок передает акты выполненных работ, счета и счета-фактуры c визами ответственных лиц, участвующих в приемке товаров, работ и услуг в отдел государственных закупок не позднее 2 (двух) рабочих дней со дня их подписания.

5.1.2. В случае предоставления контрагентами товаров, работ, услуг Территориальным подразделениям (согласно условиям заключенного договора) начальник территориального отдела осуществляет контроль за исполнением обязательств по договору и предоставляет указанные в п.5.1.1 документы администратору закупок в срок не позднее 2 (двух) рабочих дней после их получения.

При этом начальник территориального подразделения обязан подтвердить факт получения товара, выполнения работ, оказания услуг в полном объеме в соответствии с условиями договора при его непосредственной поставке по месту нахождения отдела проставлением подписи и пометкой «Товар, работы, услуги (поставлены) выполнены».

В случае недостачи товара, некачественного или неполного выполнения работ, предоставления услуг производится соответствующая надпись «Товары, работы, услуги получены (представлены) не в полном объеме» и составляется соответствующий акт недостачи, подписываемый начальником территориального отдела и контрагентом (поставщиком товаров, работ, услуг).

5.1.3. После предоставления контрагентами актов сдачи-приемки товаров, актов выполненных работ, услуг, счетов и счетов-фактур по договорам, заключенным для нужд Управления, а также в случае поступления подтвержденных документов от Территориальных подразделений, администратор закупок осуществляет проверку документов: их визуальный осмотр, подсчет, а также надлежащую форму подтверждения поставки (недостачи) товаров, работ, услуг. После проверки и подтверждения администратор закупок передает документы в отдел государственных закупок, который обеспечивает их сверку с условиями договорных отношений и обеспечивает их дальнейшую реализацию: передачу их для визирования начальнику отдела финансового обеспечения, заместителю руководителя Управления, на подпись Руководителю Управления и на оплату в отдел финансового обеспечения. Второй экземпляр актов сдачи-приемки товаров, актов выполненных работ, услуг передается отделом государственных закупок контрагентам.

Акт сдачи-приемки товаров, акт выполненных работ, услуг должен содержать визы начальников отдела государственных закупок, администратора закупок, отдела финансового обеспечения, территориальных отделов (в случае поставки контрагентами товаров, работ, услуг непосредственно территориальным отделам), а также заместителя руководителя Управления.

Виза начальника отдела государственных закупок подтверждает:

наличие заключенного договора, по которому произведена поставка товара, выполнены работы, оказаны услуги.

Виза начальника отдела — администратора закупок подтверждает:

соответствие наименования (марки, товарного знака), количества, цены поставленного товара условиям заключенного договора;

подтверждение факта своевременной поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг и предоставления документов – оснований для оплаты договорных обязательств Управления.

Виза начальника территориального отдела подтверждает факт поставки товара, выполнения работ, оказания услуг в соответствии с условиями договора.

Виза начальника отдела финансового обеспечения подтверждает факт наличия денежных средств на счете Управления для оплаты стоимости товаров, работ, услуг в соответствии с условиями договора.

Виза заместителя руководителя Управления подтверждает обеспечение контроля за соблюдением всех условий договора и правомочность его оплаты.

Срок визирования документов всеми структурным подразделением Управления не более 2 (двух) рабочих дней после передачи соответствующего акта выполненных работ, выполнения услуг, счетов фактур на поставку товаров подрядными и торгующими организациями администратору закупок.

5.2. Отдел финансового обеспечения осуществляет оперативный контроль и сводный учет исполнения договорных обязательств Управления:

— своевременное перечисление денежных средств с лицевого счета Управления;

— контроль непревышения суммы оплаты по договору итоговой суммы договора.

5.2.1. По факту исполнения обязательств по оплате договора (этапа договора) отдел финансового обеспечения не позднее следующего рабочего дня доводит сведения о его исполнении (с представлением копий платежных поручений) до отдела государственных закупок.

5.3. Отдел государственных закупок уведомляет начальника отдела — администратора закупок, а также начальника территориального отдела (в случае поставки контрагентами товаров, работ, услуг непосредственно территориальным отделам) об исполнении договора (этапа договора) посредством электронной связи или на бумажном носителе.

5.4. В течение 3 (трех) рабочих дней со дня исполнения контракта (исполнения этапа контракта), расторжения контракта отдел государственных закупок направляет через Общероссийский официальный сайт Сведения об исполнении (о расторжении) контракта для включения их в реестр контрактов согласно действующему законодательству.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *