Положение как документ

Классификация

По содержанию различают положения:

  • о предприятии, организации, учреждених, фирме, заведении и т. д., их структурных подразделениях — комиссиях, бюро, группах и т. п. с регламентацией порядка их образования, структуры, функций, компетенции, обязанностей и организации работы,
  • регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу;
  • об организации и проведении различных мероприятий — культурно — и спортивно-массовых, конкурсов, смотров и т. п; структуру и содержание таких положений определяют учреждения, которые являются организаторами мероприятий.

Положения бывают типовые и индивидуальные.

  • Типовые положения разрабатывают высшие органы для системы предприятий, организаций, учреждений, фирм.
  • индивидуальные — создаются по указанию руководства на основании типовых положений непосредственно на предприятиях, в учреждениях, организациях, фирмах.

Проект положения подписывает руководитель структурного подразделения, а утверждает руководитель высшего ранга, которому непосредственно подчиняется данное подразделение. На втором экземпляре в случае необходимости оформляют реквизиты согласования и отметку об исполнителе.

Положение о предприятии или учреждении

Реквизиты

Положение может иметь следующие реквизиты: герб; название ведомства; организации; структурного подразделения; гриф утверждения; название вида документа; положение; место издания; дата; индекс; заголовок к тексту; текст; подпись; отметка о согласовании.

Текст обычно состоит из таких разделов: 1. Общие положения. 2. Собственность и денежные средства предприятия. 3. Производственно-хозяйственная деятельность. 4. Права и обязанности предприятия или его подразделений. 5. Структура управления. 6. Реорганизация и ликвидация учреждения, организация предприятия.

В первом разделе указывают цели, послужившие основанием для создания предприятия, учреждения, организации или их структурных подразделений, главные задачи, функциональные связи с другими организациями, подразделениями и т. д.

Во втором — указываются основные и оборотные средства, порядок приобретения собственности, амортизационные отчисления и их назначение, прибыль, отчисления на премирование рабочих и служащих, жилой фонд, служебные помещения, порядок распоряжения излишками неиспользованных оборотных средств.

В последних разделах регламентируется производственно-хозяйственная деятельность предприятия, определяются задачи по качеству производимой продукции.

В зависимости от специфики деятельности положения могут отражать ход капитального строительства, изобретательства и рационализации; состояние материально-технического обеспечения; трудовой режим; порядок распределения жилой площади, организация социального страхования; оплата кредитов и пр

Оформление

Положения оформляют на общих или специальных бланках формата A4. Если положение не выходит за пределы предприятия, то его можно оформлять на чистых листах бумаги.

Заголовок к тексту может сочетаться с названием вида документа, например: «Положение о психологической службе системы образования Украины», «Положения о министерстве финансов Украины».

Вступление в силу

Положение вступает в силу со дня его утверждения (или даты, указанной в распорядительном документе, которым утверждено положение).

> Ссылки

  • Положение БО «Больничная касса Полтавщины poltavalk.com.ua

Положение и приказ отличия

Ссылка не верна или страница была удалена

Если Вы попали на эту страницу, перейдя
по ссылке внутри нашего сайта, пожалуйста, сообщите нам неверный адрес.

Для заказа бесплатной демонстрации возможностей информационно-правового обеспечения ГАРАНТ перейдите по ссылке

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2018. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 107392, г. Москва, ул. Халтуринская, д. 6А,

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145),

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3161), Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Понятие терминов

Различать понятия «приказ» и «распоряжение» необходимо не только руководителям для правильного донесения своих требований, но и подчиненным, чтобы знать, как реагировать на тот или иной правовой акт. Каждое из них относится к распорядительному документу, нацелено на улучшение деятельности компании.

  • Приказ – правовой акт, который создается единолично главой организации для решения основных задач деятельности. Распространяется на всех подчиненных. Другими словами, это письменное или устное требование, поставленное перед персоналом с целью решить определенную задачу, выполнить задание.
  • Распоряжение – правовой акт, который создается главой организации или руководителями структурных подразделений касательно оперативных вопросов деятельности фирмы. В том числе, связанных с доведением содержания приказа до всех подчиненных. Это письменное, а чаще устное требование решить отдельные вопросы относительно требований приказа.
  • На сегодняшний день выделяют несколько подходов, которые определяют целесообразность их использования в разных условиях.

    На маленьких предприятиях подписывать распорядительные документы может исключительно руководитель и заместитель в его отсутствие. Приказы издаются касательно основной деятельности компании. К примеру, усовершенствование структуры организации, увеличение объема выпускаемой продукции. Распоряжение создается по оперативным, информационно-методическим вопросам. К примеру, график работы в предпраздничные дни, необходимость выйти в выходные. Действие распоряжения направлено на выполнение приказа руководителя.

    На средних и больших предприятиях, где право подписи имеется у руководителя организации и глав структурных подразделений, подход несколько другой. Глава компании издает приказы касательно деятельности всей фирмы. Руководители структурных подразделений издают распоряжения по текущей деятельности, но согласно приказу главы. Их действие распространяется только на подчиненных данного отдела.

    И приказы, и распоряжения делятся на подвиды:

  • по административно-хозяйственным вопросам;
  • личному составу;
  • основной деятельности.
  • Все распорядительные документы должны соответствовать закону. Ни один из них не может противоречить законодательным актам. Чтобы убрать разноплановое толкование, приказ и распоряжение на практике выровняли по силе действия. И тот, и другой правовой акт обязателен к выполнению. В целом, же отличия имеются.

    Что собой представляет и зачем нужен журнал общих работ — читайте здесь.

    Основные отличия

    Текст приказа состоит из нескольких частей: констатирующей, распорядительной. В первой приводятся факты, события, цели, задачи. Вторая часть содержит перечисление действий, сроков исполнения. Требование распространяется на широкий круг должностных лиц и подчиненных.

    Распоряжение не носит нормативного характера. Издается касательно оперативных, текущих вопросов. Действие распространяется на определенный круг людей. К примеру, распоряжение руководителя отдела обязательно для исполнения всеми работниками данного структурного подразделения, не задевая всех остальных. Но оно не идет в разрез общей политики организации.

    Главное отличие этих понятий состоит в следующем:

    • Приказ подразумевает беспрекословное выполнение, распоряжение – настоятельные рекомендации для решения поставленных задач.
    • Приказ издается единолично руководством организации, распоряжение – коллегиально.
    • Приказ, как правило, издается в письменной форме, распоряжение может быть устным.
    • Чтобы один правовой акт не противоречил другому, в организации должен быть хорошо налажен документооборот. Не стоит выделять «главные» и «не главные» документы. Все акты равные по силе. Для отмены какого-либо пункта создаются поправки с отметкой «отменить».

      Приказы и распоряжения – основные рычаги власти администрации предприятия. Чтобы добиться желаемых результатов, достигнуть целей, необходимо определиться с нужным методом, который наилучшим образом будет соответствовать ситуации. Приказ – властное волевое официальное указание руководителя. Распоряжение – согласованное решение всего руководящего звена.

      Определение

      Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем государственного органа или организации в пределах его компетенции. Требования, изложенные в документе, обязательны для исполнения. Приказ может издаваться государственными органами и, как правило, имеет неограниченный срок действия. Он касается принципиальных вопросов работы предприятия или организации, на него можно ссылаться при исполнении своих полномочий.

      Распоряжение – это правовой акт, который издаётся руководителем предприятия или организации единолично и решает оперативные вопросы, стоящие перед юридическим лицом. Как и приказ, он обязателен для исполнения. По сложившейся практике, распоряжение наделяет лицо временными полномочиями, и ссылаться на него можно лишь в единичных случаях, а не постоянно, как на приказ.

      Таким образом, разница между приказом и распоряжением весьма условна и сложилась только исходя из юридической практики. В праве эти понятия вообще отождествляются, и к ним предъявляются одинаковые требования. Исходя из сложившегося положения, приказы издают лишь топовые руководители предприятий и организаций (генеральные директора, президенты фирм, председатели). Распоряжения издают руководители филиалов или структурных подразделений.

      Кроме того, приказ – это фундаментальный правовой акт, который действует до его отмены или выхода нового (например, приказ о ежемесячном распределении дежурств на предприятии). Распоряжение, исходя из сложившейся практики, действительно до его исполнения (например, выход на работу в праздничный день). В приказ могут вноситься изменения, вместо старых распоряжений принимаются новые.

      Чем отличается приказ от распоряжения

      В отличие от норм законодательства в практике документооборота решения, которые оформляются приказами и распоряжениями, имеют отличия. Существуют неофициальные правила определения ситуаций, в которых составляются приказ или распоряжение. Итак, чем отличается распоряжение от приказа?

      Распоряжение

      Приказ

      Срок действия

      Условие прекращения действия

      Действительно до момента исполнения

      Действителен до отмены

      Подписант

      Руководитель субъекта, руководители филиалов, подразделений и отделов

      Возможность внесения изменений

      Как правило, переиздаются

      Можно вносить изменения

      Круг решаемых вопросов

      Рассмотрим различия между приказом и распоряжением по порядку.

      Приказ — это ЛПА, формирующий основу для правоотношений, поэтому имеет, как правило, длительный срок действия, не ограниченный наступлением какого-либо события. В качестве примера можно привести приказ о назначении сотрудника на работу. Кроме того, при необходимости в приказы могут быть внесены изменения.

      Распоряжение — это документ оперативного порядка, и действует оно до момента исполнения решения, которое легло в основу документа. Примером может служить распоряжение о создании рабочей группы, которая действует до решения порученного ей вопроса.

      Издавать приказы, как правило, имеет право директор субъекта, который распоряжением может дать временное или постоянное право подписания приказов своему заместителю или ряду должностных лиц организации. Перечень лиц, уполномоченных издавать распоряжения, гораздо шире.

      Самое же большое различие между распоряжением и приказом заключается в круге решаемых вопросов. Если приказ является основой для начала или изменения правоотношений, то распоряжение — это решение оперативных вопросов, вытекающих из существующих правоотношений, в том числе установленных приказом.

      Проиллюстрировать это можно на следующих примерах:

      Различия в приказе и распоряжении

      Приказ о приеме сотрудника на работу

      Распоряжение о возложении обязанностей на сотрудника на время отпуска

      Приказ об утверждении положения об учетной политике

      Распоряжение о проведении инвентаризации

      Приказ об утверждении типовой должностной инструкции

      Распоряжение о внесении изменений в должностные инструкции в связи с изменением наименования должностей

      Кроме перечисленных выше, существуют отличия по форме составления документов. Распоряжения, как правило, не имеют заголовков, а начинаются словами «распоряжаюсь» или «обязываю». Приказы имеют заголовок («Приказ»), распорядительная часть этого документа начинается со слова «приказываю».

      Хозяйствующий субъект вправе как вносить изменения в типовую форму приказа и распоряжения, так и утверждать типовые формы самостоятельно.

      Какими функциями обладают документы?

      Любой документ является полифункциональным, потому он позволяет успешно реализовывать разные задачи предприятия, основывать управления персоналом и всеми рабочими процессами на юридическом уровне. Основной задачей является хранение юридически значимой информации в текстовом виде, а затем – передача.

      Функции документа принято подразделять на общие (свойственные любому виду документации), а также специфические (проявляющиеся только при определенных обстоятельствах).

    • Информационная. Вне зависимости от того, что же рассматривается, порядок или положение, предполагается обязательное сохранение информации с ее дальнейшим распространением на уровне предприятия.
    • Социальная. В обязательном порядке предполагается выражение социальных потребностей коллектива организации.
    • Фиксация. Любой документ позволяет фиксировать информацию о принятых решениях и результатах функционирования предприятия. В то же время фиксация всей информации может происходить на различных уровнях.
    • Кумулятивная. Любой документа позволяет собирать определенную информацию, а затем – упорядочивать ее. В результате все текстовые материалы сохраняются для сотрудников организации.
    • Вышеперечисленные общие функции объединяют порядок и положения, которые чаще всего используются при организации предпринимательской деятельности.

      Несмотря на похожие общие функции, крайне важно понимать, что же представляет собой порядок и положение, ведь только в этом случае можно правильно сформировать аппарат делопроизводства и гарантировать не только соответствие законодательным нормам, но и возможность для успешного развития компании.

      Что несут в себе данные документы

      Положение – в положении регламентируется общие права, обязанности, правила для организации работы определенного структурного подразделения.

      Регламент – более точный документ, в котором изложены по порядку все шаги, которые должны выполняться участниками, с заданными сроками, стоит отметить, что все эти шаги и сроки устанавливают для себя сами участники процесса, с целью достижения желаемого.

      Положение – свод норм, регламентирующих узкую область работы учреждения. Положение имеет свою определенную структуру написания, а именно:

    • Название органа, который выпускает документ.
    • Гриф утверждения.
    • Заголовок.
    • Констатация.
    • Основной текст.
    • Подпись ответственного за подготовку документа и дата.
    • Обязательными к выполнению являются пункты 2 и 5. В некоторых случаях при создании положения пункты 1 и 2 объединяются. Пункт 6 обычно необходим, если подготовку и утверждение документа производят разные люди.

      Регламент – документ, в котором определены правила, согласно которым, участники определенного процесса обязуются взаимодействовать в соответствии с требованиями указанными в регламенте. Цель регламента – взаимодополняемая и взаимовыгодная работа сотрудников организации, уравнение их прав и обязанностей. Эта цель достигается за счет четко установленных правил, которые прописаны в регламенте.

      Регламент можно рассматривать как своего рода договор, который заключают между собой работники одной организации, для достижения единой цели. Зачастую, работники одной организации идут к единой цели, но разными путями. Цель должна быть достигнута и именно поэтому участники одного процесса создают регламент, по которому потом и происходит рабочий процесс. В его разработку включаются все участники процесса, а также потребителя результата данного процесса.

      Регламент имеет достаточно сложную структуру:

    • 1. Общие положения.
    • 1.1. Назначение.
    • 1.2. Область применения.
    • 1.3. Нормативные ссылки.
    • 1.4. Порядок утверждения, внесения изменений и дополнений.
    • 2. Термины, определения и сокращения.
    • 2.1. Термины и определения.
    • 2.2. Сокращения.
    • 3. Описание требований, процессов, методов работы.
    • 4. Ответственность.
    • 5. Контроль.
    • 6. Приложения.
    • 6.1. Классификаторы и справочники.
    • 6.2.Формы и правила оформления документов.
    • 6.3. Схемы процессов.
    • 6.4. Алгоритмы расчетов.
    • 6.5. Таблицы ролей исполнителей процессов.
    • Составление регламента: правильный алгоритм разработки

      Фото: Urdialog

      Александр Печерский, Генеральный Директор Исследовательско-консультационная фирма «Альт», Москва — Санкт-Петербург

      Прочитав эту статью, Вы узнаете

      • Как составлять регламенты, чтобы они работали
      • Типичные проблемы, возникающие в процессе разработки регламента

      Как правило, руководство многих предприятий стремится разработать регламенты для всех процессов. Но на практике такой подход себя не оправдывает. Составление регламента требуется лишь для основных процедур, также для процессов, с которыми появляются проблемы. Каждому директору должно быть известно, на каком участке возникаю главные нестыковки. С этого направления и начинайте работу.

      Регламент нужен, когда есть необходимость описать взаимодействие нескольких подразделений. Разработка регламента производится на основе таких вопросов:

      • последовательность действий в рамках процесса;
      • участники роли действий;
      • сроки проводимых действий;
      • ответственность участников;
      • принципы корректировки процесса.

      Наша компания довольно невелика, поэтому и не возникает необходимости тотальной регламентации. Составляем правила лишь для важнейших систем – мотивации и аттестации. Чтобы оптимизировать более простые процессы, можно основываться на памятках – в них рассматриваются оптимальные способы организации отношений в команде, с указанием ролей консультантов и руководителей.

      • Оптимизация бизнес-процессов: пошаговое руководство

      Составление регламента на предприятии

      Александр Груздев, Генеральный Директор и собственник компании «Вихар», исполнительный директор компании VG Ultra, Москва

      Разработка регламентов в нашей компании предусмотрена для всех процессов, поскольку используем процессный подход по стандарту ISO 9000. Он делает регламенты обязательным условием. Самый строгий регламент действует для службы сервиса, поскольку её сотрудники проверяют техническое состояние электрораспределительных щитов, газовых подстанций, насосных и водонапорных подстанций. Нарушение действующих норм может привести к критическим последствиям. Поэтому каждый сотрудник работает со своей инструкцией – четко понимая свои задачи и функции.

      Разработка регламента производится с учетом всех подразделений, поэтому существуют несколько уровней регламентов:

      • регламент процесса;
      • для подразделений;
      • инструкция для конкретных работников.

      Рассказывает практик

      Леонид Волков, Независимый член совета директоров ОАО «Концерн «Чувашгосснаб», Чебоксары

      Наш опыт подтверждает – требуется, прежде всего, разработка регламентов бизнес-процессов сквозного характера, они ориентированы на создание продукции и получение прибыли. Затрагивают данные бизнес-процессы несколько отделов, включая основные и вспомогательные. Если пойти от обратного – разработка регламента отдельно для каждого подразделения – удастся добиться эффективной работы отдельных департаментов, но не всей компании.

      Виды регламентов в нашей компании:

      1. Технологические. Рассматриваются внутренние операционные процессы – как добиться качественного, но при этом экономичного обслуживания клиента с достижением максимальной выгоды от текущей операции. Подобные процессы разрабатываются гендиректором.
      2. Стратегические. Ориентированы для системного развития компании, её долгосрочного устойчивого роста. Отвечает за разработку таких регламентов совет директоров.

      В нашей компании сначала были разработаны 3 технологических регламента – для департамента управления недвижимостью и коммерческого департамента.

      В течение последнего года свои усилия мы направляем на создание стратегических регламентов. Они необходимы, когда компания находит на рынке новые ниши, но при этом стратегические риски оказываются сведены к минимуму. Например, эффективно себя зарекомендовал «Регламент поиска, принятия решения, запуска и реализации новых проектов». Распространяется он на основных собственников, топ-менеджмент и членов совета директоров. Сам регламент стимулирует сотрудников к постоянному поиску, реализации и запуска проектов, но при этом дисциплинирует, учитывая описание процесса принятия решений, этапы реализации новых проектов.

      e&g t;

      Алгоритм разработки регламента

      1. Определение предмета регламента.

      2. Определение ответственного. Отвечать за составление регламент должен ключевой сотрудник, в компетенции которого находится и осуществление данного процесса.

      3. Собрание. При создании регламента для процесса, который затрагивает интересы разных подразделений, важное значение отводится его запуск – с собранием ключевых участников процесса. Ответственный объясняет собравшимся важность для компании данного процесса, каким образом будет лучше организовать.

      4. Описание процесса. На него влияет конкретный бизнес-процесс. Если предполагается не очень сложный бизнес-процесс, и его этапы отлично осознаются сотрудником, можно поручить разработку регламента ему. Далее он должен обсудить регламент с остальными участниками. Если предполагается сложный процесс, от участника требуется описание своего отрезка работы. Производится сбор материалов с последующим совместным обсуждением.

      5. Обсуждение. Базовый текст регламента рассылается участникам рабочей группы, чтобы обсудить положения и внести соответствующие коррективы при необходимости.

      6. Утверждение. Текст после обсуждения корректируется и утверждается генеральным директором.

      • Общение руководителя с подчиненными: этика деловых отношений

      Возможные проблемы, возникающие при разработке регламента

      Регламент оторван от практики. Важно понимать, кто будет заниматься регламентом. К примеру, компания доросла до серьезных масштабов. Руководством было принято решение о создании отдела развития, который должен документировать процессы. Отдел перед собой видит задачу описать всё возможное, но не задумывается над задачами своих действий. В результате регламент банально не работает – ведь его авторы не вовлечены в процесс, не понимают его тонкости.

      Отсутствие гибкости. Все стремятся по возможности детальнее описывать протекание процесса. Однако, если предусмотрено описание для последующей автоматизации процесса, регламент должен быть достаточно гибким и помогать людям, а не становиться громоздким массивом ненужной информации.

      Отсутствие стимулов. Без системы мотивации не поможет никакой регламент. Если указано в документе, что финансовый отдел должен на протяжении 2 дней визировать договор, это можно понять двояко. С одной позиции кажется, что у финансиста есть право не предпринимать определенные действия ранее вечера второго дня, с другой – договор нужно завизировать в течение 2 дней при любых обстоятельствах, но по возможности быстрее. У людей должна быть мотивация на выполнение требований регламента.

      Рассказывает практик

      Леонид Волков, Независимый член совета директоров ОАО «Концерн «Чувашгосснаб», Чебоксары

      Разработка регламента часто начинается с описания своего рабочего процесса каждым сотрудником. Затем начальник или независимые консультанты, приглашенные ими, сводят все рабочие процессы, подшивая в папку – с созданием красивого документа. Очевидно, самым правильным такой подход считать не приходится. Он позволяет лишь консервировать, но не решать проблемы компании. Составление регламент необходимо не просто для фиксации положений в документе, а для нахождения оптимального рецепта бизнес-успеха.

      Разработка бизнес-процессов возможна двух видов – сверху вниз либо наоборот.

      Снизу-вверх – описание сначала бизнес-процессов на нижнем уровне, далее — на среднем и верхнем.

      Сверху-вниз – описание и оптимизация бизнес-процессов на верхнем уровне, далее — на среднем и нижнем.

      Оптимальным решением по нашему опыту является вариант сверху-вниз. Сначала нужно прийти к соглашению наверху, и лишь далее добиваться принятия норм внизу. В противном случае может оказаться слишком высокой цена решения вопроса.

      Понравилась статья? Поделитесь с друзьями

      Что такое административный регламент? Зачем он нужен?

      Административный регламент — официальный документ, регламентирующий предоставление государственными органами услуг гражданам и организациям. Административный регламент исполнения государственных функций — обязательный для исполнения порядок действий (решений) органа исполнительной власти, его структурных подразделений и должностных лиц, направленный на осуществление их полномочий в процессе исполнения государственных функций. Административные регламенты должны четко определять круг обязанностей и прав органа власти, сферу его юрисдикции, раскрыть возможные формы внутренних взаимодействий различных органов власти между собой на всех этапах прохождения документов в процессе принятия решений. Введение административных регламентов даёт возможность как предприятиям, так и отдельным гражданам возможность осуществления контроля за процедурами рассмотрения их документов и обращений. Таким образом создается реальная база для прозрачности ведомства. В административном регламенте указываются:

      перечень услуг;

      должностные обязанности, права, ответственность государственных служащих;

      должностной регламент государственного служащего;

      Целью использования административных регламентов является решение определенных общих задач:

      детальная регламентация деятельности государственных служащих;

      обеспечение открытости деятельности органов исполнительной власти;

      противодействие коррупции, снижение коррупциогенных факторов;

      оптимизация деятельности органов исполнительной власти, повышение ее эффективности.

      Электронный регламент Для решения таких важных для граждан проблем, как сокращение сроков прохождения документооборота, уменьшение количества злоупотреблений чиновников и сокращение количества допускаемых ошибок, вводятся электронные регламенты. Их задачей является законодательное создание определенных механизмов, позволяющих осуществлять контроль за административным процессом и как следствие — стимулировать общее повышение качества деятельности государственных служащих во всех областях органов власти. Эти электронные регламенты в целом можно квалифицировать как один из важнейших элементов повышения работы и прозрачности органов государственной власти.

      В России В современной российской практике регламентация исполнения государственных функций и оказания государственных услуг неразрывно связана с административной реформой, в которой создание административных регламентов занимало центральное место. Для России, где слабы традиции служения государственных институтов обществу, нет устойчивых механизмов ориентации деятельности государственных организаций на общественные потребности, необходима исчерпывающая и жесткая формулировка государственных обязательств, что собственно и предполагается сделать в форме регламентов. Административная реформа в России стартовала в 2003 году. Руководством страны тогда были поставлены четкие задачи — ограничить вмешательство государства в экономическую деятельность, исключить чрезмерное регулирование, повысить качество и доступность государственных услуг, а также эффективность деятельности органов власти. 11 ноября 2005 г. Правительством РФ было принято Постановление № 679 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг».

      Деятельность учреждения, организации, предприятия характеризуется повторяемостью рабочих ситуаций и управленческих функций. Такие однотипные управленческие функции и виды деятельности должны документироваться по единым правилам. Объединение документов в системы документации и использование метода унификации документов повышает качество документов и сокращает время на их подготовку.

      Системы документации

      Часто учреждения, организации, предприятия используют неоправданное разнообразие видов документов, отражающих типовые операции. Если при организации работы с документами объединить их в системы документации, руководствуясь методом их унификации, то можно сократить до оптимального минимума количество используемых видов документов и привести к единообразию их формы, структуру и языковые конструкции. При этом, несомненно, повышается качество документов и сокращается время их подготовки.

      Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», понятие «Системы документации» определяется как совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Понятие «Унифицированная система документации» — как система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. То есть, системы документации адаптируются под потребности и специфику данного предприятия.

      Документы, отнесенные к одной системе документации, имеют общие правила работы с ними — подготовки, согласования, утверждения, регистрации, исполнения. Общие правила работы с документами, входящими в одну систему документации, обусловлены типовыми управленческими функциями. Объединение документов в системы документации сокращает количество локальных нормативных актов, регламентирующих работу с документами.

      Виды систем документации

      В практике делопроизводства традиционно сложились следующие системы документации:

      • организационно-правовая;
      • организационно-распорядительная;
      • договорная;
      • регламентная;
      • информационно-справочная;
      • планово-отчетная;
      • финансово-бухгалтерская;
      • кадровая.

      Перечисленные системы документации используются практически во всех организациях. Однако это не полный перечень, поскольку здесь не учтена отраслевая специфика, которая отражается, в первую очередь, в проектной, технической, конструкторской документации.

      Организационно-правовая документация

      Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации. На основании этих документов осуществляется деятельность организации в целом, отдельных подразделений и каждого отдельно взятого работника. Организационно-правовые документы взаимосвязаны информацией, содержащейся в них: организационной структурой предприятия, перечнями видов деятельности, должностей, сфер ответственности.

      Виды организационно-правовых документов:

      • устав;
      • учредительный договор;
      • структура и штатная численность;
      • штатное расписание;
      • положение об организации;
      • положение о подразделении;
      • должностная инструкция.

      Организационно-распорядительная документация

      Организационно-распорядительные документы издаются уполномоченным лицом для инициации, утверждения или квалификации какого-либо события (факта, действия) текущей деятельности организации и (или) предписания отдельным лицам или подразделениям совершить определенные действия. Помимо общей цели (предписание) организационно-распорядительные документы объединены общей содержательной структурой документа, а также общим алгоритмом их подготовки, согласования, утверждения и условиями их последующего хранения.

      Виды организационно-распорядительных документов:

      • приказ;
      • решение;
      • распоряжение.

      Договорная документация

      Договорная документация регулирует хозяйственные и иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности. Договорная документация объединяется общим подходом к подготовке и дальнейшему сопровождению, учету и хранению этих документов. Договорные документы взаимосвязаны как условиями взаимоотношений, так и выполнением обязательств по этим условиям всеми сторонами договора, поэтому договорная документация содержит цепочки документов: «договор-дополнительное соглашение к договору-сопроводительные документы (спецификации, акты, накладные, счета-фактуры)».

      К договорной документации относятся:

      • типовая форма договора;
      • договор, заключенный организацией;
      • дополнительное соглашение к договору, заключенному организацией;
      • другие документы, сопровождающие договор (спецификация,накладная, счет-фактура, акт выполненных работ).

      Регламентная документация

      Регламентные документы — это локальные нормативные акты, в которых описываются процессы деятельности организации, закрепляется функциональное распределение зон ответственности за подразделениями и отдельными работниками при выполнении отдельных операций, а также содержатся требования к взаимодействию подразделений при последовательном выполнении операций.

      Регламентные документы объединены общей содержательной структурой, едиными требованиями к их подготовке, согласованию, утверждению и хранению. Совокупность регламентных документов представляет собой регламентную базу организации. Регламентные документы не должны пересекаться по содержащейся в них информации и противоречить друг другу. Регламентные документы классифицируются по нескольким уровням, в которых документы одного уровня являются дополнением к документам другого уровня. Так выстраиваются цепочки регламентных документов (схема 1).

      Виды регламентных документов:

      • политика;
      • положение;
      • инструкция;
      • правила;
      • порядок (регламент);
      • методика;
      • стандарт;
      • технологическая карта.

      Информационно-справочная документация

      Информационно-справочные документы имеют вспомогательную функцию по отношению к другим документам и предназначены для передачи сведений от одного адресата другому или фиксации информационных данных. Информационно-справочные документы объединены назначением (вспомогательной функцией) и общим подходом к регистрации: они не регистрируются централизованно, отдельные документы могут вообще не регистрироваться, в остальных случаях их регистрируют авторы документов.

      Виды информационно-справочных документов:

      • служебная записка;
      • объяснительная записка;
      • служебное письмо;
      • протокол;
      • акт;
      • заявление;
      • справка;
      • сводка;
      • список;
      • перечень.

      Планово-отчетная документация

      Планово-отчетная документация обеспечивает планирование деятельности организации, что позволяет ставить цели и рассчитывать ресурсы для развития и распределения по целям и задачам. Все планово-отчетные документы составляются на определенный период и включают различные зарегистрированные данные. Отклонение от плановых показателей может быть вызвано низкой исполнительской дисциплиной, текущей конъюнктурой рынка и неверным планированием.

      Виды планово-отчетной документации:

      • стратегия;
      • программа;
      • план работы;
      • бизнес-план;
      • отчет.

      Финансово-бухгалтерская документация

      Бухгалтерская (финансовая) отчетность содержит информацию о финансовом положении организации на отчетную дату, финансовом результате ее деятельности и движении денежных средств за отчетный период. Эти документы являются письменным доказательством действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение. Финансово-бухгалтерские документы объединены едиными принципами и правилами ведения бухгалтерского учета, которые установлены Федеральным законом Российской Федерации от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Финансово-бухгалтерские документы подразделяются на первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетную бухгалтерскую документацию.

      Кадровая документация

      Кадровые документы служат основой для оформления и закрепления трудовых отношений. В кадровых документах фиксируется информация о наличии и движении персонала, в результате чего все кадровые процедуры (прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение) приобретают документальное оформление. Кадровые документы отражают все направления деятельности кадровой службы организации.

      Кадровые документы довольно специфичны и наиболее формализованы. Кадровым службам следует руководствоваться Трудовым Кодексом РФ, федеральными законами, в которых затронуты вопросы труда, Указами Президента, Постановлениями Правительства РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов федерации, а также актами органов местного самоуправления, содержащими нормы трудового права.

      Кадровая документация в свою очередь систематизируется следующим образом:

      • плановые кадровые документы;
      • документы, подтверждающие трудовые правоотношения;
      • нормативные кадровые документы;
      • документы по оценке трудовой деятельности;
      • учетные кадровые документы;
      • отчетно-статистические кадровые документы;
      • финансово-бухгалтерские кадровые документы;
      • документы по социальному обеспечению;
      • личные документы работников.

      Технология работы с системами документации

      Отнесение различных видов документов к системам документации — важный подготовительный этап при построении процессов делопроизводства и документооборота.

      Цель этой работы:

      • привести документы организации к единому стандарту разработки и оформления;
      • сократить количество видов документов, используемых в организации;
      • выявить типовые операции обработки документов и автоматизировать их;
      • организовать оптимальное хранение документов различных видов;
      • настроить права доступа к документам различных видов.

      Организация работы с различными системами документации основана на методах унификации, которая включает приведение множества видов документов к оптимальному минимуму (унификация видов документов) и установление типовой композиции текстов документов (унификация структуры текстов).

      Унификация — это наиболее эффективный метод устранения неоправданного многообразия документных форм и сокращения избыточной информации в документах. Унифицированные документы не требуют особого напряжения при восприятии, облегчают и ускоряют работу как автора, так и исполнителя документа.

      Для того чтобы правильно отнести все используемые виды документов к системам документации необходимо провести следующую работу:

      1. Определить состав документов, используемых в организации.
      2. Унифицировать виды документов (сократить их количество).
      3. Унифицировать тексты документов (разработать шаблоны документов).
      4. Объединить унифицированные документы в системы документации.

      1. Определение состава документов, используемых в организации

      В ходе аудита делопроизводственных процессов необходимо выявить все виды документов, которые циркулируют в организации. Для этого можно провести анкетирование всех подразделений компании и выяснить, для каких задач и целей они используют те или иные виды документов. Скорее всего, результат будет предсказуемым: при решении сходных задач сотрудники разных подразделений используют различные виды документов, создавая тем самым избыточность используемых видов.

      2. Унификация видов документов

      Задача, которая стоит на этапе подготовки к автоматизации — сократить количество используемых видов документов, привести используемые документы к единообразию. Для этого следует определить круг вопросов и процессов, подлежащих документированию (эти сведения были получены в ходе анкетирования) и сформировать оптимальный состав документов.

      3. Унификация текстов документов

      На этом этапе должен быть выработан стандарт подготовки различных видов документов, включающий как обязательный набор реквизитов, так и обязательную структуру текста.

      В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и действия, является общей темой документа. Переменная информация дополняет и конкретизирует основную тему.

      Унификация текстов проводится поэтапно. Унифицируются структуры текстов и языковые средства выражения, и для унифицированных текстов разрабатываются трафареты, анкеты, таблицы.

      Работа по унификации текстов документов завершается подготовкой шаблонов для всех видов документов, которые предполагается использовать в дальнейшей деятельности организации (схема 2).

      4. Объединение унифицированных документов в системы документации

      Все документы, которые решено использовать для документирования деятельности организации, следует объединить в системы документации по тем признакам, которые указаны в соответствующих нормативных документах. В дальнейшем такая систематизация документов используется при организации электронного хранения документов, настройках доступа к документам, настройках базовых и комплексных процессов для обработки различных видов документов.

      Системы документации могут лечь в основу организации справочника «Внутренние документы», например, программы «1С:Документооборот 8». Такая организация внутренних документов значительно облегчает поиск и размещение информации в системе. Правильная классификация исключает дублирование информации и включение документов со схожими признаками в разные разделы списка.

      Использование методического материала, например, выпущенного фирмой «1С» для подготовки к автоматизации документооборота организации, позволит самостоятельно и в сжатые сроки организовать работу с документами и в крупной компании, в небольшой фирме. Материалы содержат комплекты нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота, а также рекомендации по их использованию.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *