Письмо о запросе информации

Когда пишется письмо о предоставлении информации

Ситуация, когда для принятия каких-либо управленческих решений требуется дополнительная информация не такая уж редкая. Решением вопроса, конечно, может стать устный запрос или обращение по телефону. Но такой ответ не имеет юридической силы, даже если в его достоверности никаких сомнений нет. В таких случаях необходимо составить письмо о предоставлении информации, на которое адресат по закону обязан предоставить официальный ответ в установленные сроки.

Письмо о предоставлении информации или письмо-запрос — распространенный вид деловой переписки, содержащие соответствующую просьбу, а в некоторых случаях, указание. С просьбой о предоставлении недостающих сведений компания может обратиться к деловым партнерам, контрагентам, сторонним предприятиям. Часто адресатом запроса являются государственные органы и профильные структуры. Указание о направлении в его адрес запрашиваемых данных может быть дано в случае обращения головного предприятия в нижестоящую организации, дочернюю фирму, обособленное подразделение.

И письмо-запрос, и письмо-ответ являются документами, обладающими юридической значимостью. Для того, чтобы это условие было соблюдено, такие письма составляются и оформляются в строгом соответствии с действующими государственными регламентами. Регламентами устанавливаются не только требования к оформлению и наличию обязательных реквизитов, но и к текстовому содержанию письма о предоставлении информации.

Какая информация может быть предоставлена по запросу

Конечно, информация ограниченного доступа, содержащая государственную, коммерческую или служебную тайну не будет предоставлена третьим лицам, не имеющим прав на такие сведения. Не подлежит распространению личная информация, персональные данные. Компания может направить письмо о предоставлении информации в государственные органы и получить, например:

  • сведения из Единого Государственного Реестра Юридических Лиц (ЕГРБЛ);
  • информацию о дисквалифицированных по решению суда лицах;
  • сведения о владельцах объектов недвижимости, в том числе земельных участках и строениях;
  • сведения из информационной системы обеспечения градостроительной деятельности и пр.

В случае общения с партнерами , контрагентами и иными коммерческими структурами, компания может запросить и получить информацию:

  • об ассортименте и стоимости выпускаемых или поставляемых продукции и услуг;
  • о технических характеристиках продукции, ее наличии;
  • способах и сроках доставки товаров и продукции.

Кроме того, письмо о предоставлении информации может содержать просьбу о направлении в адрес предприятия каких-либо документов или их заверенных копий, а также, например, образцов продукции.

Структура письма о предоставлении информации

Унифицированный образец письма-запроса о предоставлении информации не утвержден, поскольку каждая конкретная ситуация является уникальной. Его общий вид должен соответствовать тому, в котором обычно оформляется деловая переписка. Естественно, раз это официальный запрос, такое письмо должно содержать все необходимые для этого типа документов реквизиты, полный перечень которых приведен в ГОСТ Р 6.30-2003, который с 1 июля 2017 года будет заменен на ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Структура письма о предоставлении информации состоит из нескольких смысловых блоков:

  1. Заголовок письма, в кратком виде отражающий суть вопроса: «О предоставлении информации по договору…», «О предоставлении информации из ЕГРЮЛ», «По вопросу предоставления аналитической информации»;

  2. Обращение, оно необходимо, если письмо направляется в адрес партнеров, другой стороны договора, контрагентам;

  3. Вводная часть, содержащая пояснение, по какой причине компании требуется предоставить запрашиваемые сведения;

  4. Перечень документов или сведений, которые необходимо предоставить;

  5. Выражение благодарности за предоставление информации и надежды на дальнейшее плодотворное и взаимовыгодное сотрудничество;

  6. Подпись ответственного лица — руководителя компании, с расшифровкой.

В некоторых случаях, например при обращении в государственные органы, из образца письма запроса о предоставлении информации можно исключить пункты 2 и 5 — обращение и выражение благодарности.

Как составить письмо-запрос

Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде. Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.

  1. Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).
  2. Затем следует основная часть, которая касается самого запроса. Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).
  3. Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы. При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.

  4. Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.
  5. При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма. Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания.
  6. Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).

Письмо-запрос о предоставлении информации

Как и другая исходящая документация, пишется на официальном бланке или же с обязательным указанием всех реквизитов отправителя. Текст формируется по такой схеме:

  • разъяснение мотива письменного обращения;
  • ссылка на нормативную базу (если есть необходимость);
  • суть обращения;
  • конкретная просьба (что требуется от получателя запроса);
  • стандартные реквизиты окончания делового документа (дата, подпись с расшифровкой, при необходимости – печать);
  • регистрация в качестве исходящей документации.

ФАЙЛЫ

ООО «Преодоление»
Россия, г. Владивосток, ул. Адмирала Фокина, 46
Тел. (423) 777-38-90, факс (3423) 777-38-91
Генеральному директору
ООО «Настурция»
А.Р. Леонтовичу

25.10.2016 года, исх. № 78

Об ассортименте и ценах на расходные материалы

Уважаемая Анна Ростиславовна!

Благодарим Вас за коммерческое предложение от Вашей фирмы, полученное нами 20 мая 2016 года (входящий № 78) .

Мы заинтересованы в приобретении расходных материалов, предоставляемых ООО «Настурция», в связи с чем нам необходима более подробная информация о ценах и ассортименте.

Просим выслать подробный прайс-лист на продукцию. Надеемся на плодотворное сотрудничество.

С уважением,
генеральный директор ООО «Преодоление» /Холодов/ Б.В. Холодов

Письмо-запрос о предоставлении документов

Официальный документ требует указания реквизитов или отправления на фирменном бланке. Структура письма, запрашивающего документы, немногим отличается от других писем-запросов:

  • «шапка» (реквизиты отправителя, должность и ФИО получателя);
  • дата, исходящий номер;
  • название запроса, отражающее характер просьбы;
  • личное обращение (кроме запросов в госорганы);
  • суть просьбы;
  • вежливая фраза про сотрудничество и благодарность;
  • завершение документа (подпись, печать).

ФАЙЛЫ

ООО «Персефона»
г. Солнечногорск Московской области, ул.Почтовая, 19
Тел. (49626) 722-34-18, факс (49626) 722-34-20
ИНН 2192847361, КПП 50010007
Директору АКБ «Финресурс»
А.П. Реутову

10.02.2016 года, исх. № 12

Запрос на предоставление копий документов

Уважаемый Анатолий Петрович!

Для восстановления безнадежно испорченной вследствие затопления офиса документации просим Вас в ближайшее время направить нам копии находящихся у Вас расчетных документов о поступлениях и списаниях финансовых средств, а также банковских выписок по счету ООО «Персефона» за 2016 год. Напоминаем номер расчетного счета нашей организации: 40195637000057395001.

Главный бухгалтер ООО «Персефона» /Клубниченко/ Р.В. Клубниченко

Письмо-запрос в налоговую

Составляется бухгалтером, если ему необходима трактовка какого-либо положения Налогового Кодекса РФ или определенна информация, которой владеют налоговые органы. Письменное обращение предусматривает обязательное изложение сведений об отправителе – организации или физлице. Для конкретного человека это будет ФИО и полный адрес, а для юрлица нужно указать:

  • название;
  • ИНН;
  • адрес;
  • ФИО и подпись руководителя;
  • печать (если применяется организацией).

Желательно использование фирменного бланка.

ФАЙЛЫ

ООО «Затура»
г. Москва, 123678, ул. Свободы, 51, оф. 16
Тел. (495) 222-67-10, факс (495) 222-67-11
ИНН 6173849076
В инспекцию Федеральной налоговой службы РФ
№1 по г. Москве

Исх. № 157 от 4 мая 2017 года

Запрос о счетах должника

По причине того, что по исполнительному листу АС № 000143567 от 03.05.2017 ООО «Затура» признается взыскателем, согласно ч. 8 и 9 ст. 69 ФЗ № 229 от 02 октября 2007 года «об исполнительном производстве» просим предоставить информацию о должнике, указанном в данном исполнительном листе. Требуются следующие данные:

  • наименование и адреса банков и других кредитных организаций, где должник открыл расчетные счета;
  • номера расчетных счетов, открытых должником.

К запросу прилагается копия исполнительного листа АС № 000143567.

Генеральный директор ООО «Затура» /Овчаренко/ Л.И.Овчаренко

Письмо-запрос в банк

Письма в банк помогают в решении многих спорных вопросов и прояснении необходимой информации. Обязательные к соблюдению формальности:

  • правильное указание реквизитов автора письма;
  • ясное изложение проблемы;
  • по возможности, ссылки на документальные или законодательные подтверждения своих слов;
  • по Интернету запрос в банк стоит отправлять только при наличии электронной подписи, в других ситуациях предпочтительнее бумажный вариант с собственноручной визой.

ФАЙЛЫ

В АКБ «Мосбанк»
123790 г. Москва, ул. Высокая, 78
от Линчевского Дмитрия Яковлевича,
проживающего по адресу:
123908, г.Москва, ул.Октябрьская,
д. 90, кв. 213,
тел. 222-66-88
e-mail: lynch@mail.ru

О реструктуризации задолженности

12.03.15 г. между мною, Д.Я.Линчевским, и АКБ «Мосбанк» был заключен Договор по кредиту №5609/13 от 12.03.15 г. на следующих условиях: сумма кредита: 500 000 руб., на срок 2 года (дата окончательного возвращения кредита 12.03.2017 года), процентная ставка 17%, целевое использование – покупка автомобиля.

Согласно пункту 5.6 Договора возможно изменение размера ставки по процентам или срока выплаты кредита как по соглашению сторон, так и в одностороннем внесудебном порядке.

С 10.05.2016 года произошло ухудшение моего финансового состояния. Это связано с моим серьезным заболеванием, что подтверждается листком временной нетрудоспособности № АО 1507285.

В течение действия данного Договора я своевременно осуществлял выплату Банку по всем обязательствам, включая сумму кредита, процентов и комиссии. На дату сегодняшнего обращения просроченной задолженности у меня нет.

Принимая во внимание вышеизложенное, прошу реструктуризировать мою задолженность по данномуДоговору: понизить процентную ставку до 15 % годовых или продлить сумму долга на срок 1 год.

О результатах рассмотрения заявления прошу оповестить меня в письменном виде и по электронной почте по адресам, указанным выше.

15.01.2017 г. /Линчевский/ Д. Я. Линчевский

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

ПИСЬМО-ПРОСЬБА

Письмо-просьба — это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического либо физического лица, не поддается учету. Это получение информации, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и пр.

Композиция и структура письма-просьбы мало чем отличается от стандартных (см. Деловые письма. Правила оформления. Структура письма). Как правило, текст письма-просьбы состоит из двух частей:

1. Вводная часть, где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения с просьбой. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:

  • причина обращения
    • В связи с неполучением…
    • Учитывая социальную значимость …
    • Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)…
    • Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)…
    • Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…
    • Ввиду задержки получения груза…
    • Исходя из результатов переговоров по вопросу о…
      и т. п.
  • цель обращения
    • В целях выполнения распоряжения…
    • В целях скорейшего решения вопроса…
    • Для согласования вопросов…
    • В целях обеспечения безопасности прохождения груза…
    • Во избежание конфликтных ситуаций…
      и т. п.
  • ссылки на основание для обращения
    • В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
    • В связи с обращением в наш адрес…
    • На основании устной договоренности…
    • На основании нашего телефонного разговора…
    • Согласно постановлению правительства…
    • Согласно протоколу о взаимных поставках…
      и т. п.

Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Следует обратить внимание на правильность использования этих предлогов с именами существительными, cтоящими в основном в родительном и дательном падежах.

2. Собственно просьба. Здесь в ключевую фразу письма входят слова, образованные от глагола просить. Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения — человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме требования.

В ряде случаев сама просьба, высказанная описательно, может и не содержать этого глагола, например: Мы надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок.

Просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу…»), от первого лица множественного числа («Просим…»), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит…», «Администрация просит…», «Совет трудового коллектива просит…» и т. п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением (Администрация и Совет трудового коллектива просят…).

Если письмо-просьба является многоаспектным, то композиция второй части такого письма может выглядеть следующим образом (части композиции должны соответствовать абзацному членению текста):

Прошу… (Просим…)

Одновременно прошу… (Также просим…)

А также прошу… (А также просим…)

и т. д.

При составлении письма-просьбы следует учесть и такие рекомендации:

1. Излагая просьбу, подчеркните вашу заинтересованность или заинтересованность вашей организации в ее исполнении.
2. Ни при каких условиях не начинайте письмо со слова «Прошу…» — тактичнее сначала объяснить мотивы вашего обращения (даже в том случае, когда все детали уже согласованы с адресатом).
3. Не спешите благодарить адресата заранее. Этим вы ставите и себя, и адресата в неловкое положение. Старайтесь поблагодарить, когда узнаете, что ваша просьба удовлетворена.

При формулировке просьбы часто используют следующие стандартные выражения:

  • Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой…
    …об отправке в наш адрес…
    …о направлении в мой адрес…
    …о высылке в адрес нашей организации…
    …о предоставлении мне…
  • Просим (прошу) Вас (вас)…
    …сообщить (нам)…
    …выслать (мне)…
    …срочно представить…
    …немедленно доложить…
    …известить (руководство предприятия) о…
    …проинформировать меня о…
  • Прошу Вашего (вашего) согласия на…
    …отправку в адрес…
    …предоставление нам…
    …ознакомление … с…
    …передачу … следующего оборудования…
  • Просим Вашего (вашего) содействия в…
    …получении…
    …скорейшей отправке…
    …предоставлении дополнительной информации относительно…
    …проведении…
  • Прошу Ваших (ваших) указаний…
    …на заключение договора о…
    …на выдачу со склада предприятия … представителю…
    …на оформление документов о…
    …на пересмотр…
  • Просим Вас не отказать в любезности и … .

Вы — исполнитель, заказчик отказывается подписать акт выполненных работ (накладную)

Ситуация, когда обязанности по договору выполнены — услуга оказана или товар поставлен, деньги оплачены, но документы подписать по каким-либо причинам не удается, – довольно часто происходит. Это может быть удаленность заказчика и исполнителя друг от друга или наличие противоречий между ними. Что в такой ситуации происходит с налоговым учетом исполнителя, ведь услуги им оказаны и деньги получены, а вот документов нет? С точки зрения налогообложения – принятие суммы оплаты к доходам в такой ситуации происходит в момент поступления денежных средств на счет. То есть принять доходы можно и без закрывающих документов, но вот в бухгалтерском учете данная сумма останется «висеть» на 62 счете. В такой ситуации можно провести акт или накладную в бухгалтерском учете. Подписать ее и отправить заказчику ценным письмом с уведомлением и описью вложения. Также в письме необходимо указать на то, что заказчик должен подписать один экземпляр документов и выслать их обратно исполнителю. Если Вы отправите простым письмом данные документы, то у Вас не будет подтверждения факта отправки, а в случае заполнения описи вложения, у Вас на руках останутся документы, подтверждающие факт направления закрывающих документов покупателю. Данная ситуация невозможна при несогласии покупателя с качеством товара или выполненной услуги. Но в случае несогласия и отсутствия договоренности мирным путем, заказчик должен обратиться в суд.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Если деньги уплачены, а услуги (товары) не оказаны (поставлены)

Ситуации, когда Вы уплатили деньги поставщику, а он не выполнил свои обязательства, часто заканчиваются судебными разбирательствами. Заказчик подает в суд на исполнителя, чтобы взыскать уплаченную сумму денежных средств. Как правило, при подтверждении факта оплаты и отсутствии закрывающих документов, суды встают на сторону заказчика и присуждают поставщику вернуть долг и проценты за пользование чужими денежными средствами. Заказчик в такой ситуации в бухгалтерском учете должен создать резерв и оценить сумму аванса как сомнительную дебиторскую задолженность. По истечению срока давности (при существовании данной сомнительной дебиторской задолженности более трех лет) или в случае исключения поставщика из единого реестра юридических лиц (индивидуальных предпринимателей) такую сомнительную задолженность нужно списать на прочие расходы. Это делается такой проводкой:

Кредит 91.2 Дебет 60

Важно! Если дебиторская задолженность висит более трех лет нужно обратиться к поставщику, выставить акт сверки взаиморасчетов и написать письмо о просьбе вернуть средства. В случае отказа или отсутствия ответа — задолженность списывается на прочие расходы.

Официальный запрос на предоставление закрывающих документов прошлых периодов

В уважительном тоне запрашивающая сторона просит предоставить те или иные бумаги, либо их заверенные копии, объясняя, для чего они понадобились. Предпочтение письму-запросу при обращении за необходимыми бумагами отдаётся потому, что на поданный в письменном виде запрос обязательно должен быть дан письменный же ответ, который, в свою очередь, как документ может являться доказательством какого-либо факта. Сами документы могут и не быть переданы. В передаче данных по запросу может быть отказано. Но обосновать такой ответ на запрос получатель его обязан письменным же ответом. Запросы в государственные органы делаются аналогичным способом.

Помня это, при написании запроса собственную необходимость нужно так сформулировать в тексте обращения, чтобы у адресата не возникло сомнений ни в действительной необходимости документа, ни в том, что такой запрос не несёт какого-то подвоха, и полученные сведения не будут использованы во вред отправителю. Обосновать просьбу предоставить документ придётся обязательно.
Предполагается, что запрашиваемая бумага принадлежит лицу, к которому запрос направлен, а решить как поступить с такими своими документами может только собственник, если на то нет законного решения органов власти. Оформление письма-запроса о предоставлении документов Хотя к письмам-запросам и выдвигаются подобные строгие требования, сам стиль написания текста вполне может быть стандартным официально-деловым, применяемом при деловой переписке.

Предоставление документов по запросу конграгента (ооо)

  • требования к фирменному бланку в 2018

Не каждый человек нашей страны знает, как необходимо правильно оформлять официальные запросы в различные инстанции. Главной целью грамотного запроса является своевременный ответ и получение необходимого результата.

Инструкция 1 Внимательно изучите условия интересующей вас инстанции. Следуйте только тем рекомендациям, которые предлагают официальные источники.

Корректно заполните анкету, если это требуется. Как правило, вы должны будете указать все ваши данные о месте проживания, ваши подробные инициалы, не забывайте про номер телефона и адрес электронной почты. 2 Не допускайте в своем запросе нецензурной лексики, оскорбительных выражений. Составляйте четкие фразы и предложения. Разбивайте текст на логические абзацы, не допускайте грамматических ошибок, если запрос выполняете в письменном виде.
Структура письма, запрашивающего документы, немногим отличается от других писем-запросов:

  • «шапка» (реквизиты отправителя, должность и ФИО получателя);
  • дата, исходящий номер;
  • название запроса, отражающее характер просьбы;
  • личное обращение (кроме запросов в госорганы);
  • суть просьбы;
  • вежливая фраза про сотрудничество и благодарность;
  • завершение документа (подпись, печать).

Скачать пример письма-запроса о предоставлении документов .doc ООО «Персефона»г. Солнечногорск Московской области, ул.Почтовая, 19Тел. (49626) 722-34-18, факс (49626) 722-34-20ИНН 2192847361, КПП 50010007Директору АКБ «Финресурс»А.П. Реутову 10.02.2016 года, исх.
Запрос на предоставление копий документов Уважаемый Анатолий Петрович! Для восстановления безнадежно испорченной вследствие затопления офиса документации просим Вас в ближайшее время направить нам копии находящихся у Вас расчетных документов о поступлениях и списаниях финансовых средств, а также банковских выписок по счету ООО «Персефона» за 2016 год. Напоминаем номер расчетного счета нашей организации: 40195637000057395001.

Главный бухгалтер ООО «Персефона» /Клубниченко/ Р.В. Клубниченко Письмо-запрос в налоговую Составляется бухгалтером, если ему необходима трактовка какого-либо положения Налогового Кодекса РФ или определенна информация, которой владеют налоговые органы.

Письменное обращение предусматривает обязательное изложение сведений об отправителе – организации или физлице.

Бывший сотрудник взял кредит. При получении кредита он указал только рабочий телефон. Его очень настойчиво разыскивают сотрудники банка. Сотрудник уволился 31.10.2010. Имеет ли право организация дать другие контакты бывшего сотрудника? Если нет, достаточно ли сослаться на Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

На наш взгляд, в рассматриваемой ситуации организация не вправе предоставлять банку персональные данные бывшего работника.

Обоснование позиции:

В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация (смотрите также ст. 85 ТК РФ).

По общему правилу обработка персональных данных может осуществляться оператором только с согласия субъектов персональных данных (ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ). Исключения из этого правила предусмотрены частью 2 указанной статьи.
Так, в соответствии с п. 2 ч. 2 ст. 6 Закона N 152-ФЗ согласие субъекта персональных данных не требуется в случае, если обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения договора, одной из сторон которого является субъект персональных данных.

Из приведенной нормы буквально не следует, относится ли она только к операторам персональных данных, с которыми субъект персональных данных заключил гражданско-правовой или трудовой договор, либо предполагает возможность распространения (передачи) персональных данных лицом, которое не состоит в договорных отношениях с субъектом персональных данных, однако по каким-либо причинам располагает такими данными. Законодательство не содержит норм, прямо определяющих, вправе ли организация передать имеющиеся у нее данные бывшего работника третьим лицам (банкам и иным контрагентам работника). Однако, на наш взгляд, вывод о недопустимости таких действий следует из Закона N 152-ФЗ.

Согласно п. 2 ч. 1 ст. 5 Закона N 152-ФЗ одним из принципов, на основе которых осуществляется обработка персональных данных, является соответствие целей обработки персональных данных целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных, а также полномочиям оператора. Следовательно, по смыслу указанного Закона, если иное не следует из соглашения сторон трудового договора, обработка персональных данных работника (в том числе передача этих данных другим лицам) может осуществляться работодателем (бывшим работодателем) только в тех пределах, которые необходимы для выполнения им обязанностей, возникающих в связи с заключением трудового договора.

Сказанное подтверждается и положениями ст. 88 ТК РФ, которыми работодателю запрещено сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника (за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами).

Обязанность работодателя передавать сведения о работнике (бывшем работнике) его кредиторам по запросам этих лиц законом не предусмотрена. Поэтому такая передача, на наш взгляд, должна рассматриваться как правонарушение, административная ответственность за совершение которого предусмотрена ст. 13.11 КоАП РФ.

Как запросить сведения о работнике с его прежнего места работы?

Ответ на вопрос:

Да, можно, но рекомендуется получить согласие работника.

По общим правилам, работодатель получает информацию о прежних местах работы сотрудника и основании по которому он уволился из его трудовой книжки. Дополнительная информация об увольнении работника с предыдущего места относится к его персональным данным (п. 1 ст. 3 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). Получение персональных данных от работника работодатель вправе произвести только с согласия работника и только в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества (п. 1 ст. 86 ТК РФ). Нарушение этих правил, может стать основанием для привлечения работодателя к административной ответственности ().

То есть, направить такой запрос можно только с согласия работника. При этом, если будет выявлено, что запись является поддельной, работника можно будет уволить (см. приложение к ответу ниже).

Подробности в материалах Системы Кадры:

Журнал «Трудовые споры» № 5, Май 2016

Увольнение

В трудовой книжке работника фальшивые записи. Расстаемся с обманщиком по статье

  1. Можно ли уволить работника из-за поддельного бланка трудовой книжки
  2. Что стоит включить в расписку о получении трудовой книжки для ПФР
  3. Как доказать, что работник без спроса забрал свою трудовую книжку

Когда работник хочет занять должость, то может представить фальшивую трудовую книжку. Если без соответствующей записи в трудовой книжке работодатель отказал бы ему в работе, то работника можно увольнять. Это соотносится с позицией Верховного суда РФ.

ФГУП «Гознак» — это та организация, которая может подтвердить, выпускался ли бланк и в какое время. Туда нужно обращаться, если сомневаетесь в подлинности бланка трудовой книжки. Если вы не уверены в конкретной записи, то пишите предыдущему работодателю. Поддельный бланк означает, что нужно заводить новую трудовую книжку. Фальшивая запись позволяет уволить работника. Но только в том случае, когда запись мешает работнику трудиться дальше. Например, его назначили на должность из-за длительного стажа на определенной должности. Стаж — обязательное условие, которое закреплено в законе или во внутреннем документе работодателя. А информация оказалась ложной.

Еще одна сложность — выдать работнику трудовую книжку вовремя. Бывает, что работники перед увольнением забирают документ на время, но не возвращают его и начинают требовать деньги за задержку. Причем это делают и обычные работники, и те, кто отвечает за работу с трудовыми книжками. В этом случае начинайте расследование. Ваша цель — доказать, что работник уже забрал трудовую книжку.

Ситуация 1: работодатель выявил фальшивый бланк или недействительную запись в трудовой книжке

При найме на работу работник предъявляет паспорт, трудовую книжку, диплом, другие документы. Если работодатель после оформления выявит, что работник представил подложный документ, то вправе его уволить. Для этого есть специальное основание — п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (абз. 2 п. 51 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).

Признаки оригинальной трудовой книжки

Признак подложного документа — сведения, которые в нем указаны, не соответствуют действительности. Выявить подложный бланк трудовой книжки или вкладыша можно через ФГУП «Гознак». Это объединение их изготавливает (приказ Минфина России от 22.12.2003 № 117н). Из официального ответа вы поймете, печатали ли бланк и когда был изготовлен бланк данной серии и номера. Составьте запрос на бланке компании в обезличенном виде, без указания персональных данных работника. Подпишите его у директора.

Но расстаться с работником из-за фальшивой трудовой книжки можно не всегда. Одного факта представления такой книжки при трудоустройстве мало. Требуется подтвердить, что:
– работник представил подложный документ;
– документ нужен для заключения трудового договора;
– работник не может трудиться без образования и (или) навыков, которые подтвердил документ (определение ВС РФ от 26.04.2013 № 20-КГ13-3).

Не всегда суды проверяют, выполнил ли работодатель при увольнении все указанные условия. Исход дела зависит от совокупности обстоятельств. Рассмотрим конкретные ситуации.

Работник представил бланк неустановленного образца. Есть три вида бланков трудовых книжек: образца 1938, 1973 и 2003 годов. Трудовая книжка, не попадающая под описание, — подложный документ. Так рассуждал работодатель, который уволил работника за подлог. Эксперты работодателя и суда подтвердили, что бланк неустановленного образца.

Несмотря на это, суд восстановил работника в должности. По мнению суда, бланк трудовой книжки неустановленного образца делает трудовую книжку недействительной; вносить в нее записи нельзя. Задача работодателя — выдать при приеме новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Но это не мешает работнику трудиться в компании. Тем более что он не знал о поддельном бланке и имел нужный стаж. Факт работы подтвердили справка от предыдущего работодателя и выписка из лицевого счета (решение Пресненского районного суда г. Москвы от 30.05.2012 по делу № 2-5280/2012).

Работник подделал запись в трудовой книжке. За подделку записи в трудовой книжке работника можно уволить по п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Так, в одном деле работник сделал запись об увольнении, чтобы устроиться к другому работодателю. В итоге у него оказалось два основных места работы. На суде работник заявил, что второй работодатель вынудил сделать запись об увольнении. Но из-за отсутствия доказательств суд признал его аргументы несостоятельными. Поскольку второй работодатель получал деньги из бюджета, оплата труда работника за целую ставку привела к необоснованному расходованию средств. Дело выиграл работодатель (апелляционное определение Краснодарского краевого суда от 30.01.2014 по делу № 33-1877/2014).

Работодатель выиграл и в другом деле. Работник сам себе оформил дубликат трудовой книжки вместо того, чтобы обратиться за ним к работодателю. Работник восстановил записи по памяти, но они не соответствовали фактическим периодам работы. Суд признал это подлогом (апелляционное определение ВС Республики Бурятия от 26.06.2013 № 33-1950/2013).

Но есть суды, которые проверяют, действительно ли поддельная запись препятствовала дальнейшей работе. Если работнику не нужен был стаж для трудоустройства, то суд может встать на его сторону. Довод о том, что стаж важен для доплаты по должности, не помог работодателю (апелляционное определение Ростовского областного суда от 16.07.2015 № 33-10755/2015).

Работник представил трудовую книжку с недостоверной записью. Не всегда ясно, кто сделал неправильную запись в трудовой книжке. Работник может утверждать, что ошибку допустил предыдущий работодатель. Если работник осознавал ошибку, но не сообщил о ней, то появляется повод расстаться с ним.

Например, работница по трудовой книжке проработала заместителем главного бухгалтера в течение 10 лет (1985–1995 годы). Причем заняла эту должность в 15-летнем возрасте. В анкете при найме на госслужбу работница указала, что в 1986 году окончила школу, а работать начала позже. Она не обратила внимание работодателя на ошибку даже тогда, когда ее ознакомили с приказом об установлении стажа для надбавки. Поэтому суд сделал вывод, что работница специально представила заведомо ложные сведения. На работе ее не восстановили (апелляционное определение ВС Республики Тыва от 09.07.2013 № 33-699/2013).

Еще один пример решения в пользу работодателя. Работник при приеме представил справку об отсутствии судимости и трудовую книжку. Потом выяснили, что в указанный в ней период работник находился в местах лишения свободы, а справку подделал. Его уволили, и суд признал решение законным (апелляционное определение Московского городского суда от 22.01.2016 № 33-2140/2016).

Итак, сама по себе поддельная запись в трудовой книжке — не основание для увольнения работника. Она должна давать преимущества при найме, которых у работника в реальности нет.

интересный вопрос

Как доказать, что сведения в трудовой книжке подложные?

Обратитесь с письменным запросом в компании, запись о которых содержится в трудовой книжке. Их ответ об отсутствии когда-либо такого работника в штате станет доказательством подлога.

Если у вас сомнения в правдивости информации, запросите сведения у организаций, в которых якобы работал сотрудник. Чтобы в суде такая информация имела вес, запросы нужно правильно оформить. Требования такие: письмо должно быть отпечатано на фирменном бланке, его подписывает руководитель организации, на документе проставляют дату и номер. В суд представляйте оригинал или заверенную копию.

Так, в одном деле суд отклонил справки предыдущего работодателя. Они противоречили друг другу. По-разному была указана должность и имя руководителя, одна справка подтвердила трудоустройство, а другая — опровергла этот факт. Остальные справки внесли еще больше неразберихи. Не помогла и ссылка на отсутствие сведений об уплате НДФЛ и страховых взносах. Суд расценил это как свидетельство недобросовестности работодателя. В итоге работодатель не доказал представление трудовой книжки с ложными сведениями (апелляционное определение Брянского областного суда от 22.01.2013 № 33-128/2013).

Ситуация 2: работник не представил трудовую книжку при трудоустройстве

На заметку:

если работодатель заполнит трудовую книжку или дубликат с ошибками, то работник может подать иск. Суд обяжет возместить ему моральный вред за неточности, которые помешали трудоустроиться (определение Приморского краевого суда от 23.03.2015 № 33-2332, решение Целинского районного суда Ростовской области от 01.07.2015 № 2-356/2015). Впрочем, его размер будет незначительным.

При найме не все работники предъявляют трудовую книжку. Кто-то делает это намеренно, чтобы скрыть «некрасивое» основание увольнения. А для кого-то это первое место работы. В таком случае заведите трудовую книжку. Основание — заявление работника, где он укажет причину ее остутствия (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Для удобства документооборота форму заявления сделайте шаблонной. Включите в него строки для серии и номера трудовой книжки.

Получить заявление на оформление новой трудовой книжки в интересах работодателя. Оно докажет, что работник не сдавал книжку при найме, ее завели в отделе кадров. Без заявления сложно опровергнуть, что работник не передавал ее работодателю. В итоге приходится платить за задержку трудовой книжки (апелляционное определение Краснодарского краевого суда от 08.12.2015 по делу № 33-29051/2015). Размер выплат зависит от зарплаты работника и достигает несколько сотен тысяч рублей.

Факт оформления работнику новой трудовой книжки подтвердит отчет о наличии бланков. Работник, который отвечает за работу с трудовыми книжками, сдает его в бухгалтерию ежемесячно (п. 42 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225; далее — Правила № 225). Поскольку форма отчета в законе не закреплена, работодатель может утвердить ее самостоятельно. Включите в бланк графы:
– для серии и номера использованных трудовых книжек;
– Ф. И. О. и должности работников, которым оформили трудовую.

К слову говоря:

когда работники судятся с работодателем, то используют довод о поддельной трудовой книжке. Представьте в суд книгу учета движения трудовых книжек. Работодатель выиграет, если информация в ней совпадет с серией и номером трудовой книжки, которую получил работник (апелляционное определение ВС Республики Марий Эл от 07.08.2012 № 33-1213/2012).

Доказательством того, что работник не сдавал трудовую книжку работодателю, могут стать его же заявления. Например, в одном деле работник в день увольнения обратился с заявлением о выдаче новой трудовой книжки. Значит, оригинал документа при приеме на работу он не передавал. Кроме того, работодатель накануне увольнения направил работнику уведомление о необходимости представить трудовую книжку. Реакции на него не последовало. Также суд учел, что в книге учета трудовых книжек не было записей о книжке работника (апелляционное определение Курганского областного суда от 12.02.2015 № 33-389/2015).

Книга учета трудовых книжек помогла работодателю и в другом деле. В ней не было записи о трудовой книжке работника. Других доказательств передачи документа он не представил (апелляционное определение Самарского областного суда от 13.07.2015 № 33-7574/2015).

Но довод с книгой учета «выстреливает» не всегда. Так, главный бухгалтер взыскал с работодателя деньги за задержку трудовой книжки, несмотря на отсутствие в ней записи. Суд обосновал это ст. 65 ТК РФ. Пока не доказано иное, подразумевается, что работник сдал трудовую книжку. К тому же впоследствии работодатель не требовал ее с работника (апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 26.11.2015 № 33-20698/2015).

А еще работники выигрывают споры, используя локальные акты. Незнание собственных правил обернулось против работодателя, когда суд установил, что:
– работник получил трудовую книжку при увольнении с предыдущего места работы;
– новый работодатель принимал на работу работников только с трудовыми книжками. Эта информация содержалась в ПВТР;
– работник представил расшифровку аудиозаписи разговора с представителем работодателя. Из нее следовало, что трудовая книжка находится у работодателя (апелляционное определение Нижегородского областного суда от 02.10.2012 № 33-7336/2012).

Как видно, работодатель, который ведет документацию с нарушениями, не всегда добивается желаемого результата. В то же время скрупулезность при оформлении облегчает процесс доказывания.

кстати

Суды считают законными запросы о работнике по другим местам работы без его согласия

В то же время по Трудовому кодексу РФ любой запрос у третьего лица о работнике требует его согласия. Нарушителю грозит штраф до p10 тыс. по ст. 13.11 КоАП РФ.

Чтобы убедиться в достоверности документов работника, работодатель запрашивает информацию у предыдущих работодателей. Работнику сообщают об этом не всегда. Если он узнает о сборе информации, то может заявить о нарушении прав; персональные данные у третьих лиц получают только с согласия работника (п. 3 ст. 86 ТК РФ).

По мнению суда, такие запросы не являются незаконными обработкой и использованием персональных данных. Когда работодатель сомневается, действительны ли записи в трудовой книжке, он вправе истребовать сведения у прежнего работодателя. Тем более если работник при найме письменно согласился с обработкой персональных данных, включая сведения с предыдущих мест работы. Именно это обстоятельство помогло работодателю выиграть в одном споре (решение Южно-Сахалинского городского суда от 21.11.2014 № 2-6458/2014, апелляционное определение Сахалинского областного суда от 24.03.2015 № 33-570/2015).

Ситуация 3: работник забрал трудовую книжку в ПФР и не вернул

До января 2015 года работодатель мог выдавать работнику трудовую книжку на руки только при увольнении. Впрочем, работодатели это правило нарушали, а недобросовестные работники пользовались этим. Они под разными предлогами (как правило для представления в ПФР) забирали свою трудовую книжку на время и не возвращали ее, а после увольнения требовали компенсацию за задержку.

Работодатели оспаривали обвинения работников:
– расписками о получении трудовой книжки на время;
– записями в книге учета движения трудовых книжек. Отметим, что такие промежуточные (до увольнения) записи — нарушение правил ведения книги учета.

Если работодатель представлял в суд какой-либо из этих документов, то выигрывал дело (апелляционные определения суда Ханты-Мансийского автономного округа от 25.06.2013 № 33-2549/2013, Ростовского областного суда от 02.02.2015 № 33-1515/2015).

Также выдачу трудовой книжки на руки подтвердит официальный ответ из ПФР (апелляционное определение ВС Республики Башкортостан от 28.01.2014 № 33-447/2014).

Сейчас расписки работников о получении трудовой книжки актуальны как никогда. По заявлению работника работодатель обязан выдать трудовую книжку для оформления пенсии (ст. 62 ТК РФ в ред. Федерального закона от 21.07.2014 № 216-ФЗ). Когда работник получает документ, то подтверждает это распиской.

Форму расписки работодатель вправе разработать сам. Чтобы суд признал ее надлежащим доказательством, предусмотрите строки, где работник укажет:
– Ф. И. О., паспортные данные, включая место регистрации;
– серию и номер трудовой книжки, вкладыша в нее;
– цель получения (она важна, если работник не написал об этом в заявлении на выдачу);
– дату и подпись.

Тут же работник может подтвердить, что он ознакомлен с необходимостью вернуть трудовую книжку после получения в ПФР. Срок возврата — 3 рабочих дня (ст. 62 ТК РФ). Вы вправе закрепить эту обязанность в локальном акте, например в ПВТР. Тогда о правиле каждый работник узнает под роспись при найме.

Движение трудовых книжек целесообразно фиксировать в журнале учета. В нем ответственный работник отразит дату выдачи и возврата документа. А работник дополнительно распишется за получение трудовой книжки.

В ПФР рассматривают документы на пенсию в разные сроки. Но если работник не возвращает трудовую книжку полгода, стоит напомнить ему о необходимости ее вернуть. При отказе составьте акт. Это будет дополнительным доказательством в конфликтной ситуации.

Иногда работодатели выдают трудовую книжку без расписки. Тогда в случае спора привлекайте свидетелей. Так, в одном деле суд учел показания бухгалтера, который отвечал за работу с трудовыми книжками. Также в пользу компании сыграл ответ ПФР. Чиновники получили трудовую книжку после увольнения работника. То есть она находилась у него на руках и работодатель не задерживал документ (решение Елизовского районного суда Камчатского края от 01.02.2016 № 2-107/16).

кстати

Работник отсудит деньги за задержку трудовой книжки из-за подложных записей

Фальшивая информация в трудовой книжке не дает работодателю право оставить ее у себя.

Недействительная запись в трудовой книжке не делает ее недействительной. Работодатель обязан выдать трудовую книжку при увольнении независимо от того, есть в ней подложная информация или нет. Яркий пример такого спора — апелляционное определение Свердловского областного суда от 26.11.2013 № 33-14751/2013.

Работника уволили за подчистки и исправления в трудовой книжке, но при увольнении ее не выдали. Ведь документ не отвечал признакам трудовой книжки, указанным в ст. 66 ТК РФ, и вести ее нельзя. К тому же работодателю нужно было доказательство подлога. Суд взыскал с работодателя деньги за задержку трудовой книжки и признал увольнение по п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ незаконным. Подложная запись не мешала принять работника на неквалифицированную работу.

Ситуация 4: работник без спроса забрал свою трудовую книжку

За работу с трудовыми книжками отвечает работник, которого работодатель назначает приказом (п. 45 Правила № 225). Когда дело доходит до увольнения «по статье», работник может использовать служебное положение и беспрепятственно изъять свою трудовую книжку. Потом он через суд требует вернуть ее и заплатить деньги за задержку.

Чтобы опровергнуть доводы работника, проведите расследование силами внутренней комиссии. Ее задачи:
– сверить трудовые книжки, которые хранятся в сейфе, с поименным списком работающих сотрудников. Оригиналов документов может быть больше из-за уволенных работников. Некоторые не торопятся забрать трудовые;
– составить акт. Укажите в нем: причину проверки, Ф. И. О. и должность ответственного за работу с трудовыми книжками, серии и номера книжек, которых нет в сейфе.

В одном деле подобный акт убедил суд, что работник самостоятельно изъял трудовую книжку до дня увольнения. Комиссия работодателя зафиксировала результаты проверки содержимого сейфа и кадровых документов. Кроме того, работник подал заявление, где просил выдать ему копии документов, но о трудовой книжке не упомянул (апелляционное определение ВС Республики Карелия от 09.08.2013 № 33-2423/2013).

Если расследования не было, акцентируйте внимание на функционале работника. Используйте свидетелей, которые подтвердят, что работник:
– не сдал в первый день работы трудовую книжку, обещая сделать это позже;
– отвечал за работу с трудовыми книжками;
– должен был вести книгу учета движения трудовых книжек в силу должностных обязанностей;
– вносил персональную информацию о себе в кадровую систему самостоятельно;
– обратился за трудовой книжкой спустя длительное время, хотя сразу после увольнения запрашивал различные документы.

Подобные обстоятельства помогли работодателю опровергнуть обвинение в задержке трудовой книжки в Верховном суде Чувашской Республики (определение от 08.04.2015 № 33-1595/2015).

Даже если вы уверены в своей позиции, все же лучше провести внутреннее расследование. Иначе работник может выиграть. Именно этим закончился спор, несмотря на многочисленные акты и докладные записки о нарушениях со стороны работницы. Из них следовало, что работница, пользуясь служебным положением, забрала трудовую. Но суд обратил внимание на недостатки:
– работодатель не проверил факты и не организовал ревизию;
– у работницы не запросили объяснения;
– на докладной не было резолюции руководителя.

Остальные документы также не свидетельствовали о вине работницы. Они фиксировали факт отсутствия трудовых книжек ряда работников, отказ расписаться в книге учета движения трудовых книжек и т. п. А доказательств того, что она самовольно забрала трудовую книжку, не было (определение ВС Республики Татарстан от 02.04.2015 по делу № 33-4847/2015).

кстати

Работника, который нарушает порядок работы с трудовыми книжками, можно наказать

Суд признает взыскание законным, если:
— у работодателя было основание для него;
— работодатель не нарушил порядок применения взыскания.

Если работник нарушает Правила № 225 и постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69, его можно наказать. Например, за самовольный вынос трудовой книжки с территории работодатель объявил работнику выговор. По приказу и должностной инструкции работник отвечал за работу с ними. Несмотря на правила, работник забрал свою трудовую книжку. Работодатель провел расследование, запросил объяснение и издал приказ о дисциплинарном взыскании. Суд признал его законным (апелляционное определение ВС Чувашской Республики от 06.04.2015 № 33-1431/2015).

В другом деле работодатель уволил работницу по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Причина: систематические нарушения в работе. Одно из них закончилось выговором. Работница изъяла из личного дела документы, включая трудовую книжку, и завела себе дубликат. Ее привлекли к ответственности за превышение должностных полномочий и подделку трудовой книжки с использованием служебного положения (определение Приморского краевого суда от 23.04.2014 № 33-3455).

Яна Демидович, эксперт по трудовому праву

Деловые письма

Любое письмо является визитной карточкой организации. Оно отражает ту позицию, с которой представитель обращается к адресату. Для создания положительного имиджа компании важно выразить в письме доверие, уважение. В этом случае задачи будут решаться быстрее, а переговоры будут эффективными.

Любая переписка, независимо от того, электронная или бумажная она, должна вестись в соответствии с нормами. Они аналогичны телефонным и личным разговорам.

Выделяют некоторые принципы ведения переписки:

  • оппоненты должны уважать личность и деловую позицию друг друга;
  • к деловым интересам сторон необходимо относиться внимательно;
  • переписка предусматривает полную конфиденциальность;
  • задачи, которые закладываются в письме, должны быть вовремя решены.

Деловые письма имеют ряд преимуществ перед другими видами отправлений:

  • На простое письмо может не поступить ответа, даже если он требуется. Кроме того оно может потеряться в ходе обычной деятельности, поэтому сотрудникам приходится созваниваться и просить о проверке корреспонденции.
  • Электронное сообщение может не отразить полностью просьбу, которая должна быть удовлетворена получателем.
  • В обилии информации обычные отправления могут быть не восприняты должным образом. Это приведет к тому, что проблема не будет решена.

Для экономии времени необходимо соблюдение общих правил ведения деловой переписки. В этом случае возможно устранение недопонимания и спорных моментов.

Деловые письма могут отличаться по своей форме. Для правильного составления потребуется выяснить отличия их друг от друга. В этом случае послание будет оформлено должным образом, а отправитель не будет выглядеть глупым.

В зависимости от структуры письма могут быть коммуникационными и договорными.

В первом случае выделяют:

  • отказы;
  • претензии;
  • признания;
  • оправдания.

Эти виды используются в повседневной деятельности чаще всего.

Письма-договоренности имеют большое значение.

Они помогают:

  • подвести итоги;
  • договориться о чем-либо;
  • поставить сроки выполнения задач;
  • убедиться, что стороны поняли суть договора.

Простой язык, используемый в повседневной жизни, при составлении делового письма не используется. В корреспонденции должны быть исключены ошибки и опечатки.

Составитель должен предъявлять повышенные требования к себе. Если этого не сделать, сложится негативное впечатление об уровне образования и интеллекте человека.

Документ не должен содержать ни орфографических ошибок, ни неточностей в терминологии и лексике профессиональной сферы. При их наличии можно судить о некомпетентности человека, как работника.

Выделяют основные правила составления деловых писем:

  • В письме не нужно использовать слова, значение которых до конца не ясно отправителю. Если отказаться от такой лексики невозможно, то важно пользоваться словарями для подтверждения правильности применения.
  • Лучше не применять специфические термины. Ведь адресат может не понять сути выражений или ошибочно их истолковать. Если в письме важно прописать конкретное слово, то можно дать ему объяснение или расшифровать аббревиатуру.
  • Предложения должны быть короткими. Длинные конструкции лучше оставить для романов, а не деловых переписок.
  • До внесения данных в тело письма, необходимо подготовить текст в редакторе. Это позволит автоматически проверить орфографию и пунктуацию. Также это даст возможность сохранить написанное при потери связи с интернетом. Для этого настраивается автосохранение.
  • Пользоваться планшетом или телефоном для предварительного набора текста не рекомендуется. Ведь их настройки могут быть выставлены так, что автоисправление будет неверным.
  • Перед отправкой нужно перечитать текст, проверив ошибки и его логическое построение. Необходимо произвести вычитку через час после отвлечения от сообщения. В этом случае удастся лучше оценить текст.

Оформление

Составление письма производится на листе, формат которого А4. Также составлять его можно, используя фирменный официальный бланк учреждения. Второй вариант считается лучшим. Ведь фирме не придется вручную вводить реквизиты компании, а также письмо будет выглядеть солиднее.

Оформление проводится двумя способами. В первом случае письмо составляется рукописно. Данный метод считается устаревшим. При этом письмо должно быть направлено посредством почтовой связи. В этом случае увеличивается время ожидания ответа.

Вторым способом является печатное составление. Быстрые манипуляции позволят мгновенно передать сообщение оппоненту посредством электронной почты.

Предприниматели должны предоставлять отчет о среднесписочной численности без работников 1 раз в год, в установленный срок — до 20 января следующего года.

Образец заполнения нулевой декларации по налогу на прибыль в 2019 году можно найти

Письма составляются в одном экземпляре. Документ обязательно должен быть зарегистрирован в журнале в качестве исходящей корреспонденции. В этом случае он получает порядковый номер. Также в специальной графе прописывается дата составления.

Образец письма-запроса о предоставлении информации

Правила составление и образец запроса в организацию о предоставлении информации

Письмо-запрос направляется в том случае, если человеку необходимо предоставление оппонентом каких-либо документов или информации. Оформляется оно на официальном бланке.

В тексте обращения прописывается запрос и его обоснование. Это обусловлено тем, что данные могут быть переданы только организациям, функциональная деятельность которой связана с предоставляемыми сведениями. Среди обоснований можно выделить нормы закона и ссылка на нормативно-правовые акты, организационную документацию.

Структуры письма аналогична обычной деловой корреспонденции.

Письмо-запрос о предоставлении документов

Основными пунктами данного вида отправлений являются:

  • реквизиты отправителя и адресата;
  • исходящий регистрационный номер и дата создания документа;
  • ссылка на исходное письмо с указанием его даты и номера (при направлении запроса в ответ);
  • наименование документа;
  • обращение к адресату (фамилия, имя, отчество руководителя или уполномоченного лица);
  • цель обращения;
  • суть запроса с приведением конкретных документов или сведений, которые должны быть предоставлены;
  • обоснования предоставления данных;
  • указание надежды на дальнейшее плодотворное сотрудничество и благодарность за оказываемую помощь (это пункт можно не включать, но он может повысить уровень письма при соблюдении делового этикета);
  • подпись отправителя и его данные (фамилия, имя, отчество, контактные данные, занимаемая должность), которые требуются для связи получателя с составителем.

В конце обязательно ставится подпись руководителя компании или другого лица, которое имеет на это полномочия.

Письма-запросы предусматривают направление в адрес отправителя писем-ответов.

В качестве такой корреспонденции могут выступать:

  • документы с запрашиваемыми сведениями;
  • сопроводительные письма;
  • мотивированный отказ в предоставлении данных.

Ниже представлены образцы писем-запросов, которые можно использовать в качестве шаблона при просьбе предоставить информацию.

Письмо-запрос о предоставлении информации

Образец 1:

Письмо-запрос о предоставлении данных из архива

Уважаемый Андрей Иванович!

Просим предоставить архивные данные о трудовой деятельности Смирновой Ольги Игоревны в ООО «Светоч» в период с 12.10.2011 по 21.06.2012 года. Необходимо подтвердить, что данное лицо являлось бухгалтером компании.

Официальную документацию просим направить специалисту кадровой службы ООО «Успех» Ореховой Светлане Григорьевне.

Начальник предприятия___________ А.П. Михайленко

Образец 2:

Письмо-запрос о предоставлении материалов научной конференции

Уважаемая Наталья Сергеевна!

На основании договора №235 от 3 февраля 2019 года просим Вас передать в Научно-исследовательский центра материалы по V научной конференции студентов и школьников, которая прошла в городе Самаре 25 января 2019 года.

Направить сведения просим начальнику отдела по работе со школьниками и студентами Альбине Викторовне Макаровой.

Руководитель НИИ _____________ В.В. Шаповалов

Образец 3:

Письмо-запрос о предоставлении прайса на товары

Уважаемый Сергей Алексеевич!

Наша компания ООО «Дизайн +» заинтересовалась товарами Вашего производства. С целью использования продукции в ходе своей деятельности просим Вас направить прайс-лист с указанием цен и характеристик материалов. В документе просим указать оптовые и розничные цены.

Сведения о товарах и условия работы можно отправить по электронной почте dizajnplus@mail.ru. Ответственный за получение информации сотрудник – Григорьева Анжелика Викторовна, старший менеджер отдела продаж (т. 8-923-654-89-21).

Генеральный директор ______________ А.А. Аванесян

Образец 4:

Письмо-запрос о предоставлении официальных документов

Уважаемая Татьяна Павловна!

Для заключения договора между ООО «Юрист» и ООО «Охрана» необходимо предоставление:

  • устава ООО;
  • доверенности;
  • ИНН;
  • ОГРН;
  • приказа генерального директора.

Документы прошу передать по электронной почте urist@yandex.ru или передать через курьера.

Заместитель генерального директора ____________ В.Е. Чихичин

Образец 5:

Письмо-запрос о коммерческом предложении

Уважаемая Инесса Анатольевна!

Прошу передать почтовым отправлением коммерческое предложение о поставке оборудования. В документации просьба указать сроки и условия перечисления платежа.

Главный бухгалтер___________ О.Я. Никитина

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *