Письмо нескольким адресатам, образец

Порядок адресования

Не менее важным является знание порядка адресования документа. От точного написания адресата зависит прямоточность движения документа, скорость доставки его, минуя лишние инстанции, непосредственному исполнителю, занимающемуся данным вопросом, и соответственно быстрота решения поставленных в документе проблем.

Адресование, т.е. указание получателя, которому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания). Порядок написания адресата разработан достаточно подробно.

Адресатом может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.

Реквизит «Адресат»

Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих составных частей:

  • наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
  • наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
  • указание должности получателя (в дательном падеже);
  • инициалы и фамилия (в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией, например: С.И. Иванову);
  • почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания — точки и запятые — не ставятся. Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению к самой длинной строке.

Состав реквизита «адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так, для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности.

Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:

Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или ученым), эти звания указываются перед фамилией.

Но в соответствии с «Правилами оказания услуг почтовой связи», инициалы адресата — частного лица ставятся после фамилии.

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу экспедиции учреждения или секретаря по обработке и отправке корреспонденции.

При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно. Чаще всего это документы в адрес подведомственных организаций.

При направлении документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.

На одном документе рекомендуется помещать не более четырех адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.


Деловая переписка

Деловая переписка

Деловая переписка напрямую связана с управлением. Деловыми (официальными) письмами обмениваются организации, учреждения, должностные и частные лица. По стилю составления и оформления писем можно судить о положении дел в фирме, компании, на предприятии, о деловых качествах человека и т. п. Именно поэтому так важно уметь грамотно вести деловую переписку.

1.1. Этические нормы деловой переписки. Деловая переписка основана на своде этических правил и норм, главное из которых – «корректность и уважение к партнеру». Даже если целью письма является высказывание претензии, его текст не должен содержать грубых слов и некорректных выражений, которые могут обидеть партнера.

Кроме этого, при составлении деловых писем не рекомендуется:

· начинать послание с констатации отказа. В первую очередь

следует изложить мотивацию принятого решения, а затем дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться;

· навязывать адресату ожидаемый исход решения вопроса,

например: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»;

· побуждать адресата к спешке при вынесении решений

словами «срочно», «незамедлительно», «в более короткие сроки». Лучше воспользоваться этикетными формулами «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;

· намекать адресату на его невнимательность,

некомпетентность, вводя в текст письма формулировку типа «Предлагаю внимательно изучить …».

Получателю деловых писем обязательно знать следующее:

· необходимо отказаться от формы ответа, при которой письмо-запрос или письмо-предложение возвращаются автору с размещенной на них ответной информацией;

· ответ организации-отправителю должен быть оперативным и четким. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать.

Соблюдение перечисленных выше этических норм поможет обеспечить деловому человеку отличную репутацию и научит его превращать оппонентов в союзников.

1.2. Виды деловых писем. По тематическому признаку деловые письма делятся на: коммерческие, которые используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, при выполнении условий договоров, и некоммерческие (собственно деловые письма), которые используются при решении различных организационных, правовых вопросов, установлении экономических взаимоотношений. К коммерческим письмам относятся:

а) оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;

б) письмо-запрос – обращение одной стороны к другой с целью выразить желание заключить сделку, как правило, без указания условий сделки;

в) рекламация (письмо-претензия) – претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещения убытков;

К некоммерческим письмам относятся:

а) благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-либо поводу;

б) гарантийное письмо – содержит подтверждение определенных обязательств;

в) информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) – информирует о каких-либо событиях, фактах, представляющих интерес для адресата;

г) письмо-напоминание – содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств или о мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения;

д) письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-либо товара, согласия с чем-либо, ознакомления с какой-либо информацией и т. п.;

е) письмо-поздравление – содержит официальное поздравление по какому-либо поводу;

ж) письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-либо мероприятие;

з) письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т. п.;

и) письмо-соболезнование – содержит выражение сочувствия по какому-либо поводу;

к) сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей и т. п.

По функциональному признаку деловые письма делятся на:

инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью;

письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);

письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение);

письма-ответы – ответы на инициативные письма.

По признаку получателя деловые письма делят на:

циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно;

обычные письма – адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку различают деловые письма:

одноаспектные– рассматривающие один вопрос;

многоаспектные– затрагивающие несколько вопросов одновременно.

По структуре выделяют следующие деловые письма:

регламентированные – составляемые по определенному установленному образцу;

нерегламентированные – содержащие авторский текст, составленный в свободной форме, без учета установленного образца.

По форме отправления деловые письма могут быть:

конвертными – отправленными по почте в конверте;

электронными– отправленными в электронном виде на

факсовыми – отправленными по факсу.

1.3. Структура делового письма. Ясная структура письма способствует экономии времени партнеров, гарантирует прочтение письма адресатом и правильное понимание его сути, а также получение вразумительного и четкого ответа.

Поэтому стандартное деловое письмо имеет типовую внутреннюю структуру.

Вступление необходимо для того, чтобы адресат сразу получил возможность четко представить намерения адресанта. Вступление включает в себя:

Заголовок, в краткой форме определяющий тему письма. Например: «Об изменении цен на продукцию», «Касательно заказа на поставку запчастей».

Обращение. Лучше употреблять персональное обращение, по возможности постараться узнать и указать фамилию, имя и отчество либо должность адресата. Например:»Уважаемый господин Волков!», «!», «Уважаемые партнеры!» В обращении не принято употреблять сокращения типа «г-н», «г-жа», а также инициалы человека.

Цель письма – краткая формулировка основной причины, по которой отправляется данное деловое письмо. Например: «Обращаюсь с письмом в связи с …», «Согласно совместно принятому решению …», «Доводим до Вашего сведения, что …».

Основная часть – изложение сути делового письма. Эта часть должна состоять из нескольких взаимосвязанных между собой предложений, в которых излагаются факты, события, а также содержатся личная оценка ситуации, мысли и чувства по данному поводу, формулируется просьба, предложение и т. п.

Заключение необходимо для краткого подведения итогов написанного в основной части и логического завершения письма. В зависимости от содержания письма в заключении выражается надежда, уверенность, извинение и т. п.

Подпись. Письмо завершается подписью (должность + инициалы и фамилия) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением, …»,»Искренне Ваш …». Если адресант достаточно хорошо знаком с адресатом, можно использовать выражения: «С наилучшими пожеланиями», «Всего наилучшего» без указания должности.

При подписании письма важно учесть ранг адресанта и адресата. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать ее расшифровке: ситуация, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем, недопустима.

1.4. Оформление делового письма. Еще одной важной составляющей делового письма является его аккуратное оформление.

Бланк.Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:

— название организации;

— физический адрес организации;

— телефон и факс;

— web-сайт и e-mail.

Также на бланке организации могут быть отражены реквизиты организации и ее логотип.

Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Поля. Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трех сантиметров, справа – около полутора. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Регистрационный номерписьма, который включает в себя дату подписания письма руководителем, необходим для отслеживания судьбы послания. Особенно это актуально для государственных учреждений. В письме-ответе, помимо собственного исходящего номера, нужно также указывать номер входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. В любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться в специальном журнале. Пример:

Исх. № 000 от 01.01.2001 на вх. № 000 от 01.01.2001.

Шапкаписьма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение располагается по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом. Например:

Генеральному директору

!

Шрифтписьма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом он должен быть одинаковым на всем протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. К выбору шрифта личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т. п.) можно подойти более творчески.

Нумерацияпроставляется в нижнем правом углу листа.

Информация об исполнителедолжна обязательно содержаться во всех деловых письмах. Это позволяет адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе. Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты. Эта информация помещается в самом конце письма после подписи. Кегль шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.

Приложения. Если письмо содержит приложения, то каждое из них оформляется на отдельном листе. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в конце основного письма перед подписью. Например:

К данному письму прилагаются 2 документа на 3-х листах:

1. акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах;

2. счета-фактуры.

С уважением, Главный бухгалтер мебельной фабрики «Заря»

1.5. Языковые клише деловой переписки. Текст делового письма создается при помощи языковых формул-заготовок, которые можно «составить», т. е. расположить в строго определенной последовательности. Такие стандартные выражения, используемые при составлении деловой корреспонденции, принято называть языковыми моделями, или клише. Рассмотрим основные клише, используемые в различных деловых письмах.

Извещения:

Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение …

Доводим до Вашего сведения, что …

Сообщаем, что, к сожалению, …

Извещаем, что мы …

Объяснение мотивов (наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма):

В соответствии с протоколом …

В целях усиления охраны имущества …

В ответ на Вашу просьбу …

В подтверждение нашего телефонного разговора …

В порядке оказания технической помощи

В связи с тяжелым финансовым положением …

Выражение просьбы:

Прошу Вас принять меры …

Прошу сообщить данные о производительности …

Просим Вас проверить ход выполнения работ …

Отправка документов или материальных ценностей:

Направляем Вам чертежи сборки машин …

Посылаем интересующие Вас документы …

Высылаем подписанный с нашей стороны договор …

Подтверждение:

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа …

Подтверждаем получение спецификаций на …

Завод «Заря» подтверждает условия поставки оборудования …

Предложение:

Предлагаем Вам приобрести …

Мы можем предложить Вам …

Мы можем рекомендовать Вам …

Приглашение:

Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта,

Просим принять участие в обсуждении проблемы …

Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить …

Отказ и отклонение предложения (проекта):

К сожалению, присланный Вами проект … не может быть нами утвержден по следующим причинам …

Ваше предложение отклонено по следующим причинам …

Напоминание:

Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны,

Напоминаем, что в соответствии с принятыми обязательствами Вы должны …

Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет …

Напоминаем Вам, что срок предоставления рукописи истекает …

Гарантии:

Оплату гарантируем.

Сроки выполнения заказа гарантируем.

Качество изделий гарантируем.

Интерпретация собственной позиции:

Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам.

Возражений против конструкции не имеем.

К сожалению, мы не можем поставить Вам товар … в силу следующих причин…

Интерпретация действий другой стороны:

Такая задержка может привести к …

Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку прессформ …

Данные Вами обещания не выполняются.

Заключительные слова:

Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

С пожеланиями успехов …

Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

Необходимо помнить, что соблюдение правил переписки свидетельствует о высоком уровне культуры делового человека и о его уважении к партнеру.

>Делопроизводство. Оформление писем

Делопроизводство. Оформление писем.

Требования к письмам

Письмо – обобщённое название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, пересылаемых по почте.

Служебные письма оформляются на бланке организации и имеют следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе, печать (при необходимости).

Эксперты единодушны в том, что официальное письмо должно занимать не более страницы. Письмо должно быть посвящено одному вопросу, это ускоряет его исполнение.

К тексту письма предъявляются следующие требования:

  • ясность, чёткость, краткость изложения;
  • обоснованные аргументы, полнота информации;
  • доброжелательный, вежливый тон;
  • последовательность изложения материала;
  • нейтральный тон письма;
  • использование языковых формулировок, сложившихся в управленческой практике.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения.

При составлении любого письма необходимо намечать логическую схему его содержания. Датой письма является дата его отправления.

Виды писем

Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем:

  • письма-просьбы;
  • письма-запросы;
  • письма-предложения;
  • сопроводительные письма;
  • письма-подтверждения;
  • письма-извещения;
  • письма-напоминания;
  • письма-рекламации;
  • письма-приглашения.

Служебное письмо является носителем определённой информации и правовым документом.

Письмо-просьба. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность в её исполнении. Такое письмо, как правило, начинается со слов:

  • Просим оказать содействие…
  • Просим принять участие…
  • Прошу довести до сведения…
  • Просим выслать в наш адрес…

Письмо-запрос. Такое письмо представляет собой обращение с просьбой дать подробную информацию о каких- либо данных или услугах. В письме используются такие выражения:

  • Просим представить…
  • Просим отразить следующие вопросы…
  • В пояснительной записке необходимо отразить следующие вопросы…

Письмо-предложение представляет собой заявление о желании сотрудничать или заключить договор с указанием его конкретных условий. Используются такие выражения:

  • Прошу высказать Ваше мнение об участии…
  • Прошу Вас дать поручение разработать соглашение…
  • На Ваше рассмотрение предлагается соглашение…
  • Просим Вас выразить письменную поддержку…
  • Надеемся на плодотворное сотрудничество…

Сопроводительное письмо. В сопроводительном письме адресату сообщается факт отправки ему прилагаемых к этому письму документов (или материальных ценностей). Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

  • Направляем информацию…
  • Представляем на утверждение…
  • Посылаем литературу…
  • Высылаем план…

Гарантийное письмо. Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определённых обещаний или условий и может начинаться с обращения по имени и отчеству к лицу, которому оно адресовано. Гарантийное письмо, как правило, заверяется печатью. Гарантийное письмо может содержать следующие фразы:

  • Оплату гарантируем…
  • Качество услуг гарантируем…
  • Профсоюзная организация гарантирует…

Письмо-подтверждение. Такие письма направляются для подтверждения получения документов и материалов. Например: писем, факсов и т.д. Ключевым словом в таком письме является слово: «Подтверждаем», и может заканчиваться просьбой, предложением, замечанием или указанием.

Письма-подтверждения начинают так:

  • Подтверждаем…
  • Профсоюзная организация подтверждает…
  • С благодарностью подтверждаем…

Письмо-извещение. В таком письме что-либо сообщается или подтверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинается со слов: «Сообщаем», «Доводим до Вашего сведения», «Ставим Вас в известность» и др.

Письмо-напоминание следует направлять когда не удаётся с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Такое письмо состоит из двух логических элементов: напоминание о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевым словом в таком письме является слово: «Напомнить».

В письмах-напоминаниях используются такие модели:

  • Напоминаем, что…
  • Напоминаем Вам, что…

Письмо-рекламация – это документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков.

Рекламация должна содержать следующие данные:

  • основания для предъявления претензий;
  • доказательства – ссылки на какие-либо акты или документы;
  • конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

Рекламации предъявляются в письменном виде, заказным письмом с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу обеих сторон и в определённый срок.

Письмо-приглашение может адресоваться конкретному лицу или нескольким лицам. Оно может начинаться словами:

  • Просим принять участие…
  • Профсоюзный комитет приглашает…
  • Приглашаем…
  • Просим направить представителя…
  • Приглашаем Вас на семинар…

Наиболее часто встречаемые ошибки в текстах деловых писем следующие:

  • дублирование другого, уже стандартизированного документа;
  • указание наименования организации рядом с должностью лица, подписавшего письмо;
  • не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме предыдущего письма.

Пример письма с изложением от первого лица единственного числа:

Т.П. Морозовой

Уважаемая Татьяна Петровна!

Искренне поздравляю Вас с избранием председателем профсоюзной организации Свердловского района.

Надеюсь, что Ваш опыт и высокая профессиональная подготовка послужит дальнейшему укреплению вашей профсоюзной организации.

Рассчитываю на дальнейшее сотрудничество.

Председатель О.Г. Софронова

Пример письма с изложением от первого лица множественного числа.

Е.М. Ивановой

Уважаемая Елена Михайловна!

Сообщаем Вам, что во исполнение постановления Президиума крайкома профсоюза от 05.03.2014 «Об усилении работы по мотивации профсоюзного членства» профсоюзным комитетом разработаны и осуществлены меры по усилению мотивации профсоюзного членства.

1.Выпускается для членов профсоюзной организации настольная книга председателя первичной профсоюзной организации.

2.Постановления профсоюзного комитета рассылаются по электронной почте в институты и на факультеты.

3.Информация о работе профсоюзной организации помещается в газете «Реальное будущее».

Просим извинить за задержку информации.

Председатель Н.А. Налимова

Пример письма с изложением от третьего лица единственного числа

Председателям профбюро факультетов

Профсоюзный комитет информирует, что во исполнение решения к5онференции трудового коллектива от 15.12.2014 » О выполнении коллективного договора за 2014 год» доклад председателя первичной профсоюзной организации опубликован в виде брошюры.

Профсоюзный комитет просить довести до сведения членов профсоюзной организации содержание данного доклада.

Председатель Е.Н. Белова

Если информация оказалось полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *