Наталия Кондакова
Каким образом заполняется графа 3 «Количество дел (томов, частей)» номенклатуры дел?
Номенклатура дел состоит из 5 граф:
1. Индекс дела;
2. Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части);
3. Кол-во дел (томов, частей);
4. Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню;
5. Примечание.
Графы 1, 2, 4 заполняют при составлении номенклатуры дел. В графе 5 «Примечание» в течение делопроизводственного года делают отметки о заведении дел, переходящих делах (например, «Переходящие», «Ведется в электронном виде»), передаче дел в архив организации и др.
Графу 3 «Кол-во дел (томов, частей)» заполняют после окончания делопроизводственного года. В ней указывают количество дел (частей, томов), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком. Дело разбивается на тома (части) в том случае, если количество включенных в него листов превышает 300. Например, если в процессе ведения дела в него включено 298 листов, то такое дело на тома не делится; если включено 520 листов, то дело должно быть разделено на 2 тома; если 620 листов — на 3 тома и т.д. При этом толщина дела (если оно не делится на тома) или каждого его тома не должна превышать 4 см.
Если в течение года было заведено несколько томов данного дела, то по окончании года в графе 3 номенклатуры дел проставляется количество заведенных томов этого дела.
Как правильно учитывать переходящие дела в номенклатуре дел при заполнении итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел в случае, если дело заведено в 2010 году и велось по 2015 год?
Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение двух и (или) более лет, называются переходящими и включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом. Сведения о включении в номенклатуру дел на следующий год отражаются в графе «Примечание» (указывается «Переходящее»).
Следует помнить, что сведения о количестве сформированных в делопроизводственном году томов (частей) дела, указываемые в графе 3 «Кол-во дел (томов, частей)» номенклатуры дел, не связаны со сведениями о количестве переходящих дел, указываемых в графе 3 «В том числе переходящих» итоговой записи к номенклатуре дел.
В итоговой записи отражается количество переходящих дел, но не количество томов (частей) переходящего дела. Так, если в организации ведется одно переходящее дело, состоящее из любого количества томов (1, 2, 3), то в графе 3 «В том числе переходящих» итоговой записи должна быть указана цифра «1».
При этом в графу 3 «Количество дел (томов, частей)» номенклатуры дел следующего года включаются все тома переходящего дела, если в истекшем году дело состояло из двух или более томов, а последний том не завершен делопроизводством.
Таким образом, если в организации в период с 2010 по 2015 год велось одно переходящее дело, то его заголовок должен был включаться во все номенклатуры дел, составленные за эти годы. В графе «Примечание» каждой из этих номенклатур дел, за исключением 2015 года, должна была проставляться отметка «Переходящее». В графе 3 итоговых записей ко всем этим номенклатурам дел, за исключением 2015 года, должна была проставляться цифра «1» (количество томов этого дела, сформированных за указанный период, значения не имеет). В графе 3 итоговой записи к номенклатуре дел 2015 года ставится прочерк, поскольку в 2015 году переходящее дело, которое велось с 2010 года, было завершено делопроизводством и дел, переходящих на 2015 год, не осталось.
Какие категории дел относятся к категории переходящих?
Переходящими называются дела, которые могут вестись в течение нескольких лет до их завершения. К ним относятся учетно-регистрационные книги, журналы, которые ведутся до окончательного их заполнения, например, журнал регистрации входящих документов, книга учета инструктажа по технике безопасности и др.
Переходящими могут быть дела и с инструктивно-методическими документами, если они имеют небольшой объем, а также дела, в которые формируются документы за несколько лет до разрешения определенного вопроса. Переходящими являются и личные дела работников, формирующиеся в течение всего периода работы конкретного лица в организации.
Дела с протоколами (планами, отчетами) формируются в пределах делопроизводственного (календарного) года и переходящими не являются. Вместе с тем на практике нередко складывается ситуация, когда при небольшом количестве (1–2 документа в год) такие документы за несколько лет формируются в одно дело. В этом случае такое дело является переходящим, что должно быть отражено в графе «Примечание» номенклатуры дел, а также в итоговой записи к номенклатуре дел.
Дела с организационными документами (уставами, положениями, инструкциями, правилами и т.п.) переходящими не являются, поскольку переходящие дела — это дела, которые ведутся делопроизводством на протяжении ряда лет, а в данном случае дела формируются и заканчиваются делопроизводством в год утверждения.
К какой категории дел — временного (свыше 10 лет) или временного (до 10 лет включительно) срока хранения — относятся дела, срок хранения которых устанавливается согласно следующим формулировкам: «До минования надобности», «До замены новыми»?
Дела с отметками «До минования надобности» и «До замены новыми» передаче в архив организации не подлежат. Поскольку в архив передаются только дела, срок хранения которых превышает 10 лет, то дела с названными формулировками в итоговой записи к номенклатуре дел следует учитывать как дела временного (до 10 лет включительно) хранения независимо от того, сколько лет реально эти дела были или будут востребованы в практической деятельности организации и ее структурных подразделений.
Материал опубликован частично.
Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.
Переходящие дела в номенклатуре
Переходящие дела в номенклатуре – особый вид пакетов документов, по отношению к которым применяются особые правила. Как работать с переходящими делами секретарю, обсудим в статье.
В конце – начале года тема переходящих дел в номенклатуре становится особенно интересной секретарям. Это связано с тем фактом, что переходящие дела делопроизводители не закрывают в конце уходящего года, эти дела переходят на следующий год. Это определение дано в правилах работы архивов, одобренных Коллегией Росархива в 2002 году.
Примеры переходящих дел:
- личные дела сотрудников,
- клиентские дела,
- досье по исполнению договоров,
- юридические дела,
- досье по проектам,
- кредитные данные,
- трудовые книжки работников,
- наблюдательные дела источников комплектования государственных и муниципальных архивов,
- незаконченные судебные дела,
- устав,
- незаконченная переписка с одним из партнеров по конкретному вопросу
и другие.
Основное правило работы с переходящими делами в номенклатуре дел – перенос их на следующий год с тем же номером (индексом).
Иногда делопроизводители допускают ошибку и относят переходящие дела к обычным и наоборот. С опытом этих проблем удается избежать. Еще одна ошибка – сознательно присваивать статус переходящего делам, которые не относятся к этой категории. Это приведет к скоплению дел в архиве, так как сроки по переходящим делам определяются особым способом. Об этом поговорим ниже.
Итоговая запись о переходящих делах в номенклатуре
Информация о количестве переходящих дел в номенклатуре содержится в третьей графе итоговой записи по категориям:
- постоянного хранения,
- временного хранения более 10 лет,
- временного хранения до 10 лет.
Это важно, чтобы номенклатура дел выполняла свою функцию учета всех дел в организации.
Сотрудники отдела делопроизводства и архива делают следующее:
- получают итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений,
- составляют график проверки обеспечения сохранности документов на следующий год,
- проверяют подразделения раз в квартал подразделения, где слишком много переходящих дел.
Как избежать ошибок при работе с переходящими делами в номенклатуре
Итак, какие ошибки можно совершить при работе с переходящими делами и как их избежать.
Ошибка |
Как ее избежать |
Закрытие дела, которое относится к переходящим, в конце года |
Изучите, какие дела относятся к переходящим и своевременно анализируйте, какие из них есть в вашей номенклатуре дел. Спешка в конце года может привести к ошибкам. Следите за неоконченной перепиской и другими важными особенностями дел, которые в конце года станут причиной перехода в новый год дела с тем же индексом. |
Перевод в категорию переходящих дел, которые к ним не относятся |
Не создавайте проблемы своему архиву, присваивая категорию переходящего всем делам подряд, обычные дела нужно закрыть в конце года, иначе в архиве скопится их большое количество. |
Изменение индекса переходящего дела |
Старайтесь сохранять индексы при переходе дела в новый год |
Неверный подсчет и внесение неверных данных в итоговую запись |
Тщательно отнеситесь к заполнению третьей графы итоговой записи |
Контроль и учет числа переходящих дел всех категорий хранения в конце года |
Отслеживайте, чтобы все переходящие дела попали в новую номенклатуру |