Ответственный за делопроизводство приказ

Что такое приказы по основной деятельности

Приказ — это основной распорядительный документ предприятия. В номенклатуре дел организации издание таких распоряжений, как правило, разделяется на две большие группы: приказы по основной деятельности и по личному составу. Рассмотрим первую группу.

Речь идет о локальных нормативных документах, отражающих управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации товаров и т.п. Как правило, локальный нормативный акт готовит то структурное подразделение, деятельность которого связана с его исполнением. В статье мы приведем образцы приказов по основной деятельности предприятия, которыми можно пользоваться в повседневной работе.

Среди распоряжений по основной деятельности (ОД) особое место занимают приказы по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам. Они должны храниться раздельно, так как имеют разные сроки хранения. Если распоряжения по ОД хранятся постоянно, то по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.

Приказы по основной деятельности — это какие

Часто у делопроизводителей возникают сложности с отнесением распоряжения к локальным нормативным актам по ОД или по личному составу. Основной принцип следующий: если документом регулируются трудовые взаимоотношения с организацией конкретных работников — это распоряжение по личному составу (прием, увольнение, отпуск, командировка, поощрение, взыскание, обучение и т.п), если же речь идет об организации в целом — это приказ по основной деятельности, даже если в нем названы ответственные лица и даны поручения конкретным работникам.

Приведем далеко не полный перечень приказов по основной деятельности. К ним относятся следующие распоряжения:

  • о вступлении в должность руководителя;
  • о возложении на руководителя обязанностей главного бухгалтера;
  • о назначении временно исполняющего обязанности руководителя;
  • о наделении правом подписи;
  • о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;
  • о передаче функций по ведению кадрового делопроизводства компании-аутсорсеру;
  • о назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности в здании;
  • об утверждении штатного расписания;
  • о создании обособленного подразделения;
  • о введении в действие новой редакции «Правил внутреннего трудового распорядка»;
  • о порядке выдачи работникам трудовых книжек;
  • об обеспечении охраны коммерческой тайны;
  • об использовании мобильной связи;
  • об утверждении перечня материально ответственных лиц;
  • о заключении договоров о полной индивидуальной материальной ответственности;
  • об организации приема-передачи дел и инвентаризации;
  • о графике работы организации в майские праздники;
  • об организации расследования несчастного случая.

Реестр изданных приказов

Изданные на предприятии распоряжения принято регистрировать, так как необходимо вести их учет. Локальные нормативные акты не только утверждаются руководителем, но и получают свой номер, под которым о них вносится информация в специально предназначенный для этих целей журнал. Если в компании введено разделение распоряжений на группы, то лучше сразу регистрировать и хранить их отдельно. Это позволит в конце года не тратить дополнительные усилия на классификацию документов в соответствии с их сроками хранения.

Для регистрации локальных нормативных актов используется журнал. На законодательном уровне не прописано каких-либо требований к такому документу. Смысл же его сводится к тому, чтобы там можно было фиксировать следующие сведения:

  • регистрационный номер;
  • дату подписания приказа;
  • наименование документа, его краткое содержание или описание предмета;
  • данные лица, ответственного за подготовку проекта распоряжения (исполнителя);
  • отметку об исполнении;
  • примечания, если таковые имеются.

Журнал регистрации локальных нормативных актов используется на протяжении календарного года. Каждый год начинается новый журнал (книга), и нумерация приказов по основной деятельности в нем ведется заново.

Организация документооборота

Порядок документирования фактов хозяйственной деятельности, движение и сроки передачи документов в бухгалтерию для принятия к учету регламентируется графиком документооборота, утвержденным руководителем хозяйствующего субъекта.

График документооборота — опись документов и регламентация процесса их создания, движения или получения от различных пользователей, утверждения, принятия к учету, обработки и передачи их в архив.

Документооборот – путь прохождения документов от момента их составления или получения от других организаций до сдачи в архив, регулируется графиком документооборота, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель организации. Документооборотом определяются правила, порядок составления и использования в учетной работе первичных и сводных бухгалтерских документов.

График документооборота является элементом учетной политики хозяйствующего субъекта. Следовательно, он должен утверждаться руководителем хозяйствующего субъекта в установленном порядке одновременно с утверждением учетной политики хозяйствующего субъекта. Из этого также следует, что изменения в график документооборота могут вноситься не чаще одного раза в год – с начала нового календарного года.

График документооборота разрабатывается главным бухгалтером с предварительным изучением всех особенностей хозяйствующего субъекта, его структуры и структуры управления, организации и технологии производства, наличия складов, организации самого учета, уровня подготовки кадров и тому подобное.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня взаимосвязанных работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых работниками разных уровней с указанием сроков выполнения этих работ. В графике указывается, по каким инстанциям и в какой последовательности проходит документ, а также процедуры его обработки.

Четко работающий документооборот обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, обеспечивает своевременность бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности.

Работники хозяйствующего субъекта создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и качественное оформление первичных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по организации осуществляет главный бухгалтер.

Основными этапами документооборота являются:

1) составление и оформление документов;

2) движение документов по рабочим местам;

3) прием документов бухгалтерией

4) бухгалтерская обработка документов;

5) текущее хранение документов;

6) передача документов в бухгалтерский архив;

7) передача документов в государственный архив или в утиль (переработку).

Правильная организация документооборота предполагает соблюдение

следующих принципов:

• рациональное и своевременное составление документов;

• последовательное отражение в них всех процессов финансово-

хозяйственной деятельности организации;

• рациональная обработка документов;

• сокращение пути прохождения документов;

• систематическое изучение документов.

В графике документооборота должны быть отражены, как минимум,

следующие элементы:

• наименование документа;

• последовательные этапы его обработки;

• сроки обработки документа на каждом этапе;

• перечень должностных лиц, ответственных за организацию обработки документов и соблюдение сроков их обработки;

• сроки и порядок подготовки документов к архивному хранению, сдачи документов в архив.

Как средство, способствующее полному обслуживанию рабочего места,

график документооборота обеспечивает:

• ритмичность работы работников учета на каждом рабочем месте и службы в целом;

• выполнение работ в соответствии с планом индивидуального распределения обязанностей, то есть каждый работник учета выполняет работу, соответствующую его должностным обязанностям;

• выполнение работ в течение установленной продолжительности рабочего дня.График документооборота как средство повышения качества работы бухгалтерии (службы бухгалтерского учета) и других работников, связанных с предоставлением информации, обеспечивает:

• своевременное составление и представление бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности в установленные адреса;

• своевременное получение учетной информации для оперативного руководства хозяйствующим субъектом.

>ПОЛОЖЕНИЕ о деятельности ответственного за СМК СМК-УП-02-ПДЛ

Транскрипт

1 ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «Кемеровская государственная медицинская академия Федерального агентства по здравоохранению и социальному развитию» УТВЕРЖДАЮ Ректор ГОУ ВПО КемГМА Росздрава проф. В.М. Ивойлов 27 мая 2010 г. РЕКОМЕНДОВАНО Советом по качеству Протокол 3 от 11 мая 2010 г. ПРИНЯТО Ученым советом Протокол 9 от 27 мая 2010 г. Кемерово-2010

2 страница 2 из 7 СОДЕРЖАНИЕ 1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ НОРМАТИВНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ФУНКЦИИ ПРАВА ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ… 5 ИНФОРМАЦИОННЫЙ ЛИСТ. 6 ЛИСТ ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ 7

3 страница 3 из 7 1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ Настоящее положение регламентирует осуществление деятельности ответственного за систему менеджмента качества (СМК) в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Кемеровская государственная медицинская академия Росздрава» (далее Академия); определяет обязанности, права, ответственность и взаимодействие представителя руководства, ответственного за СМК Академии. Требования настоящего положения обязательны для ответственного за СМК Академии, а также для должностных лиц и структурных подразделений, участвующих или взаимодействующих в процессе его деятельности. 2. НОРМАТИВНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ Трудовой Кодекс Российской Федерации. ГОСТ Р ИСО Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь; ГОСТ Р ИСО Системы менеджмента качества. Требования; Устав ГОУ ВПО КемГМА Росздрава. СМК-ОБ-05-ДП Управление документацией. СМК-ОБ-05-ДП Управление записями. СМК-ОБ-05-СТО Правила оформления реквизитов документов. СМК-ОБ-05-СТО Организационная документация. Положение о должностном лице. Структура и управление. 3. ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ В настоящем Положении используются следующие определения и сокращения: ОМК — отдел менеджмента качества; Политика в области качества (Политика) — общие намерения и направления деятельности организации в области качества, официально сформулированные высшим руководством; Руководство по качеству (РК) — документ, определяющий систему менеджмента качества организации; система менеджмента качества (СМК) система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству. 4. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 4.1. Ответственным за СМК Академии является проректор по учебной работе. Ответственный за СМК назначается приказом ректора Ответственный за СМК Академии в своей работе руководствуется следующей документацией: Приказами, распоряжениями Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, Федерального агентства по здравоохранению и социальному развитию, руководства и ректора Академии; СМК-УП-02-ПКО Положение о Совете по качеству; Политикой в области качества; СМК-УП-01-РК-2010 Руководство по качеству;

4 страница 4 из 7 Настоящим положением. 5. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ 5.1 Цель деятельности ответственного за СМК Академии состоит в реализации обязательств высшего руководства Академии по разработке и внедрению СМК, а также постоянному улучшению ее результативности. 5.2 Задачами ответственного за СМК Академии являются: обеспечение разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии процессов СМК; обеспечение постоянной и эффективной связи с высшим руководством Академии, информирование его о функционировании СМК и необходимых направлениях улучшения; содействие широкому распространению среди сотрудников Академии понимания требований потребителей. 6. ФУНКЦИИ К функциям (функциональным обязанностям) ответственного за СМК Академии относятся: 6.1 взаимодействие с высшим руководством при выполнении требований ГОСТ Р ИСО по вопросам разработки Политики в области качества, стратегии в области качества, системы показателей результативности СМК. 6.2 анализ соответствия организационной структуры Академии его миссии. 6.3 руководство подготовкой СМК Академии к сертификации и последующим инспекционным проверкам органов по сертификации систем качества. 6.4 контроль и обеспечение результативности и эффективности СМК. 6.5 организация работы и участие в заседаниях Совета по качеству в качестве заместителя председателя. 6.6 согласование кандидатур уполномоченных по качеству структурных подразделений Академии и координация их работы в области выполнения целей СМК в структурных подразделениях. 6.7 контроль проведения внутренних аудитов (утверждение программы внутреннего аудита, отчетов по результатам внутренних аудитов структурных подразделений). 6.8 контроль планирования и осуществления корректирующих и предупреждающих действий (утверждение планов и отчетов о корректирующих и предупреждающих действиях). 6.9 координация работы по мониторингу процессов СМК, их результатов и продукции координация и контроль деятельности по анализу данных для устранения несоответствий на уровне Академии управление разработкой проектов по улучшению СМК Академии координация составления отчетов о функционировании СМК и доведение данных до высшего руководства Академии контроль поддержания работоспособности СМК по мере внесения в нее изменений. 7. ПРАВА Ответственный за СМК Академии имеет право: 7.1 Вносить предложения по совершенствованию СМК Академии; 7.2 Запрашивать у работников Академии информацию, материалы, документацию для

5 страница 5 из 7 реализации своих полномочий; 7.3 Выдвигать кандидатуры уполномоченных по качеству структурных подразделений Академии и внутренних аудиторов, ходатайствовать об их замене; 7.4 Требовать от должностных лиц и руководителей структурных подразделений исполнения в установленные сроки решений Совета по качеству, ходатайствовать об их ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнением решений; 8. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Ответственный за СМК Академии несет ответственность за: некачественное или несвоевременное исполнение возложенных на него настоящим положением обязанностей; нарушение своими действиями законодательства о труде, других законодательных и нормативных актов; недостоверность предоставляемой им информации. 9. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ Ответственный за СМК Академии взаимодействует с высшим руководством Академии, уполномоченными по качеству в структурных подразделениях, ОМК, рабочей группой по разработке СМК, внутренними и внешними аудиторами, а также со всеми должностными лицами и руководителями структурных подразделений. Получает Передает Содержание (документа/информации) Срок Содержание (документа/информации) Ректор Академии Задание по стратегии периодически развития СМК Отчет по результатам внутреннего аудита Отчет о выполнении корректирующих и предупреждающих действий Предложения по совершенствованию СМК февраль май июнь Начальник ОМК Результаты анализа функционирования СМК Академии и предложения по ее совершенствованию Долгосрочный план внедрения, развития и улучшения СМК План работы Совета по качеству на текущий учебный год Срок сентябрь 1 раз/5 лет сентябрь

6 страница 6 из 7 1 РАЗРАБОТАНО ИНФОРМАЦИОННЫЙ ЛИСТ Должность ФИО Подпись Дата Ответственный за СМК Академии, Шевченко проректор по учебной работе Олег Алексеевич 2 КОНСУЛЬТАНТЫ Должность ФИО Подпись Дата Начальник ОМК Чичиленко Маргарита Валентиновна 3 СОГЛАСОВАНО Должность ФИО Подпись Дата Юрисконсульт Васильева Татьяна Геннадьевна Начальник отдела кадров Гуфельд Любовь Сидоровна 4 ВВЕДЕНО В ДЕЙСТВИЕ со дня утверждения ректором Академии 27 мая 2010 г., (Основание: протокол заседания Ученого совета 9 от 27 мая 2010 г.; протокол заседания Совета по качеству 3 от 11 мая 2010 г.) 5 СПИСОК РАССЫЛКИ Контрольные экземпляры документа: проректор по учебной работе ответственный за СМК; ОМК. Копии: на электронных носителях

7 страница 7 из 7 ЛИСТ ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ Номер изменения Содержание изменений 1. Изменить п.5. Информационного листа. Список рассылки: Контрольный(е) экземпляр(ы) документа ОМК (Отделы по надобности) Копии на электронных носителях в каждом подразделении Номер и дата распорядительного документа о внесении изменений Решение Совета по качеству от

>Последние статьи

Должностная инструкция, ответственного за архив

Если в вашей организации нет должностной инструкции, ответственного за архив, не стоит пренебрегать этим локальным документом, особенно в свете появившихся профстандаров. Для архивиста организации это профстандарт, утвержденный Приказом Минтруда России от 06.05.2015 N 276н “Об утверждении профессионального стандарта “Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией” (Зарегистрировано в Минюсте России 02.06.2015 N 37509). Для архивиста код В/02.5 Организация текущего хранения документов.

Извлечение из профстандарта: организация текущего хранения документов

​Поэтому должностную инструкцию необходимо составлять с учетом этого профстандарта.

Должная инструкция будет состоять из 4 разделов:

1. Общие положения

В этом разделе указывают:

— Требования к образованию, умениям, стажу архивиста

— Порядок назначения/освобождения на должность

— Кому подчиняется архивист

— Чем руководствуется в своей работе

2. Должностные обязанности архивиста

Этот раздел как раз вытекает из профстандарта, из раздела таблицы «необходимые умения».

Например,

— Осуществляет организацию работы архива

— Составляет номенклатуру дел организации

— Осуществляет комплектование дел

— Составляет научно-справочный аппарат к архиву

— Выполняет запросы граждан и подготовка архивных выписок, справок, копий документов

— Организует размещение дел в помещении архивохранилища

— Участвует в разработке нормативных локальных актов по архивному делу

— Является секретарем Экспертной комиссии организации

3. Права архивиста

Архивист имеет право участвовать в принятии решений в рамках своей компетенции по вопросам архивного дела в организации. Для этого, он может знакомиться с документами, запрашивать документы, рекомендовать руководству, оказывать методическую помощь.

4. Ответственность архивиста

Архивист несет дисциплинарную ответственность за невыполнение свои обязанностей. Архивист совместно с руководителем организации несет административную ответственность за сохранность документов организации

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *