Отчет по канцелярии

Постановка проблемы

— определяются уровни притязаний, затем прогнозируются результаты при условии сохранения политики. Они сравниваются с уровнем притязаний и выявляются разрывы и возможности их устранения.

Долгосрочная стратегия

— для устранения разрывов между прогнозными значениями показателей и теми, на которые претендует предприятие, разрабатываются новые стратегии, где исследуются возможности новых производств.

Среднесрочное планирование

— в соответствии с выбранной долгосрочной стратегией намечаются среднесрочные задачи и направления, составляются среднесрочные планы.

Краткосрочное планирование

— среднесрочные задачи конкретизируются, устанавливаются их исполнители, сроки, проводится контроль.

Тема 2. Организация плановой работы

На предприятии

Состав и функции плановых органов на предприятии

Состав плановых органов на предприятии зависит от размера предприятия, динамичности рынка продукции, стабильности контрагентов, от особенностей технологического развития.

Рис. 2.1. Состав плановых органов на предприятии

К основным функциям высшего руководства предприятия относятся:

ü установление единой стратегии развития;

ü выбор основных способов ее достижения;

ü определение технологии разработки плана.

Организация планирования и контроль за выполнением плана возложены на плановый отдел предприятия. В его функции входит:

ü разработка структуры планов и направление их для утверждения высшим руководством предприятия;

ü организация работы по составлению планов, вид которых утвержден руководством предприятия;

ü составление технико–экономических прогнозов деятельности предприятия;

ü разработка нормативных плановых документов;

ü согласование планов всех подразделений предприятия.

Плановый отдел взаимодействует со структурными подразделениями, которые участвуют в подготовке планов предприятия:

1. Производственный отдел на основе плановых заданий разрабатывает номенклатурные производственные задания цехам или участкам, устанавливает сроки и контролирует ход выполнения этих заданий.

2. Финансовый отдел занимается планированием издержек и конечных показателей финансовой деятельности предприятия.

3. Отдел сбыта планирует конкретные направления сбыта продукции, а также новые формы обслуживания и торговли.

4. Товарный отдел отвечает за планирование ассортимента выпускаемой продукции, а также планирует количество уменьшения рекламаций.

5. Отдел кадров планирует использование трудовых ресурсов на предприятии.

Схема осуществления планирования на предприятии

Схема осуществления планирования на предприятии зависит от разновидности организационной структуры и уровня централизации планирования.

Различают 3 вида схем планирования:

1. «Сверху — вниз»

2. «Снизу — вверх»

3. «Круговая» («встречная»)

1. Планирование «сверху — вниз»

2. Планирование «Снизу — вверх»

3. «Круговое планирование»

Виды планирования в зависимости от схем

осуществления планирования на предприятии

Реактивное планирование (схема «снизу-вверх»)базируется на анализе предшествующего опыта и истории развития производства. Оно опирается на старые организационные формы и сложившиеся традиции.

При таком планировании производственные проблемы рассматриваются не в комплексе, а по отдельности. Реактивное планирование начинается с низших звеньев и предполагает перечень необходимых изменений.

Затем разрабатывается проект устранения недостатков, дается оценка затрат и резервов, по каждому проекту устанавливаются нужные приоритеты.

Далее отбирается проект, предполагающий расходование большего объема ресурсов, чем требуется в реальных условиях.

К недостаткам реактивного планирования относится то, что оно приводит к потере конкурентоспособности предприятия и вытеснению его с рынка.

Инактивное планирование («круговое планирование») исходит из текущего положения предприятия. Его основные цели – выживание и стабильность производства.

Свой стиль и традиции инактивная организация ценит выше, чем эффективность планово — производственной деятельности (бюджетные организации, государственные учреждения)

Недостатком является то, что инактивное планирование не способствует экономическому росту предприятия.

Преактивное планирование (схема «сверху — вниз») предполагает непрерывные изменения в различных сферах деятельности предприятия. Оно опирается на достижения науки и техники, использует прогнозы и эксперименты.

Начинается преактивное планирование с прогнозирования внешней среды, затем формулируются важнейшие цели предприятия и его стратегия.

Основной недостаток такого планирования – при долгосрочном прогнозе велика вероятность ошибки.

Согласование планов предприятия

Согласование планов предприятия обуславливает взаимозависимость всех структурных подразделений.

Существует 2 способа согласования планов:

ü последовательное планирование, т.е. один план разрабатывается на базе другого;

ü синхронное планирование, т.е. содержание планов, определяется одновременно.

На предприятиях процесс планирования осуществляется, как правило, комбинировано, т.е. представители разных уровней управления должны согласовывать свои цели и представления о путях их достижения в ходе повторяющихся совещаний.

При комбинированной интеграции разделов плана следует учитывать 2 момента:

1. Первичный план является грубым предварительным планом, на основе которого разрабатываются децентрализованные планы. Первичный план исходит из наиболее важных ресурсов. В процессе планирования исходные планы корректируются, если выявлены неиспользованные ресурсы отдельных подразделений предприятия.

2. Первичный план может быть доминирующим планом, который в краткосрочном периоде требует подстраивать под себя производственные планы. Этот случай не предполагает корректировки исходного плана.

Разработка и утверждение планов предприятия

Планирование начинается с определения и принятия на предприятии контрольных показателей его деятельности. Затем в рамках установленных контрольных показателей разрабатываются частные планы отдельных экономических служб и подразделений предприятия. В случае если у предприятия имеются филиалы, разрабатываются планы филиалов. После этого составляется сводный план предприятия.

Для эффективной организации планирования необходимо разработать следующие мероприятия:

ü учет всех объектов планирования и мероприятий по планированию, их группировка по плановым комплексам в соответствии со структурой системы планирования;

ü определение состава участников, времени и места проведения совещаний, посвященных планированию на предприятии;

ü передача субъектам планирования исходных данных, инструктивных материалов, нормативных документов;

ü установление графиков разработки разделов плана и их координация; утверждение плана;

ü принятие графика проведения совещаний контрольного характера.

Этапыутверждения плана:

1. Отдел планирования принимает частные планы экономических служб и подразделений предприятия и по согласованию с ними осуществляет при необходимости корректировку плана.

2. Разрабатывается проект сводного плана предприятия, который предоставляется на утверждение руководству. При этом план должен содержать аналитическую записку.

3. Руководство предприятия рассматривает предлагаемый проект плана. Может быть предусмотрена специальная процедура обсуждения проекта плана с учетом представителей экономических служб и подразделений.

После этого план или принимается к выполнению, или возвращается на доработку.

При разработке плана важно установить сроки его разработки. С одной стороны, процесс планирования следует начинать как можно позже, чтобы иметь возможность обработать больший объем свежей информации. С другой стороны, его следует начинать как можно раньше, чтобы иметь достаточно времени для системной подготовки решений.

Корректировка плана

План можно корректировать не только на уровне руководства предприятия, но и на уровне отдельных подразделений. Корректировка плана осуществляется на различных стадиях планирования:

ü разработки;

ü утверждения;

ü выполнения;

ü контроля.

Планы могут корректироваться в связи с изменением горизонта планирования, изменением условий внешней среды, возникновением форс-мажорных обстоятельств.

Корректировка плана не должна приводить к изменению контрольных показателей и не должна быть частой. Частая корректировка плана свидетельствует о недостатках системы планирования.

В случае корректировки плана по инициативе подразделений последние предоставляют руководству предприятия ходатайство с обоснованием необходимости изменений. В ходатайстве должны быть указаны причины, обуславливающие необходимость изменения плановых показателей.

Аналитическая записка к проекту плана

Аналитическую записку рекомендуют составлять к тем плановым документам, которые утверждает высшее руководство предприятия.

В бизнес–плане роль аналитической записки может выполнять резюме (краткое описание плана).

Аналитическая записка составляется плановым отделом и подается руководством на утверждение. Она должна отражать содержание планового документа, цели его составления, сроки на которые он рассчитан, необходимые пояснения к плановым показателям.

Аналитическая записка должна быть краткой и четко структурированной.

Аналитическая записка включает в себя следующие разделы:

1. Динамика развития предприятия (уточняется текущее положение предприятия и задачи, на решение которых направлен план).

2. Достигнутые и предполагаемые позиции предприятия на рынке продукции.

3. Состояние внутренних ресурсов предприятия и возможности их развития.

Аналитическая записка нужна только на время обсуждения проекта плана руководством предприятия, с принятием плана она утрачивает свое значение.

Анализ качества выполнения плана

Для анализа качества выполнения плана необходима система показателей, характеризующих его реальность, напряженность, оптимальность и обоснованность.

1. Реальность плана означает возможность его осуществления в ближайший отрезок времени. Критерий реальности плана может быть установлен на основе анализа действительного положения предприятия и возможности его развития с одной стороны и анализа имеющихся средств воздействия на ход развития с другой стороны.

2. Уровень напряженности плана показывает насколько рационально используются планируемые экономические ресурсы в процессе производства продукции.

, где

Апл (факт) – плановый (фактический) показатель,

Аэт – эталонный (нормативный) показатель

Если предприятие работает в нормальных условиях, то Ки =1. Если имеет место превышение, следует скорректировать плановые показатели до равновесного значения с производственными возможностями предприятия.

3. Оптимальность и обоснованность характеризуется степенью риска плановой деятельности. Степень риска в условиях рыночной неопределенности можно оценить, как:

ü нормальную при отклонении фактических данных от запланированных показателей до 10%;

ü высокую — до 20%;

ü чрезмерную – 40%;

ü недопустимую — свыше 50%.

Оценка уровня выполнения плана

Выполнение плана оценивается руководителями и плановыми службами предприятия путем периодического сравнения плановых показателей с фактическими по заранее установленным контрольным точкам. В качестве контрольных точек могут быть временные отрезки или конкретные производственные показатели.

При утверждении плана предусматривается ответственность руководителей и работников подразделений предприятия за достижение плановых показателей. За нарушение ответственности применяются следующие меры:

ü наложение взыскания;

ü понижение в должности;

ü уменьшение или невыплата премиальных;

ü снижение заработной платы.

Материальные взыскания в случае невыполнения планового задания налагаются и на работников предприятия. В качестве других мер по отдельным работникам предприятия применяется понижение в должности, изменение установленного уровня квалификации, перевод на менее квалифицированную и ниже оплачиваемую работу.

Тема 3. Сетевое планирование

Сущность, задачи и сфера применения сетевого планирования

Сетевое планирование – это графическое изображение определенного комплекса выполняемых работ, отражающее их последовательность, взаимосвязь и планируемую продолжительность и обеспечивающее оптимизацию разработанного графика с целью его использования для текущего управления ходом работ.

Сетевое планирование основано на построении сетевой модели. Сетевая модель – это график, представляющий собой множество соединенных между собой элементов для описания технологической зависимости отдельных работ и этапов предстоящих проектов.

Применение сетевого планирования в современном производстве способствует достижению ряда задач:

1. Обоснованно выбирать цели развития каждого подразделения предприятия.

2. Устанавливать детальные задания всем подразделениям предприятия.

3. Привлекать к составлению планов будущих исполнителей предстоящих работ.

4. Более эффективно распределять и эффективно использовать ресурсы предприятия.

5. Прогнозировать ход выполнения основных этапов работ и своевременно корректировать сроки.

6. Проводить многовариантный расчет путей выполнения работ.

7. Обеспечивать в процессе планирования и управления работами взаимодействие долгосрочной стратегии с краткосрочными целями предприятия.

Сферы применения сетевого планирования:

ü выполнение маркетинговых исследований;

ü проведение научно – исследовательских работ;

ü проектирование опытно – конструкторских разработок;

ü освоение опытного и серийного производства;

ü строительство и монтаж промышленных объектов;

ü ремонт и модернизация оборудования;

ü разработка бизнес–планов;

ü производство новых товаров;

ü реструктуризация действующего производства.

Составляющие отчета

Заметьте, что в ходе анализа потребуется учесть все управленческие документы, регистрируемые в компании, а не только входящие и исходящие письма. Провести такой учет довольно просто – всю информацию вы сможете найти в итоговых записях журналов регистрации.

Определить структуру отчета вы можете самостоятельно. Она может отличаться в зависимости от цели отчета, его назначения, от области исследования и проверяющих. Результаты отчета предоставляются графически в виде презентации, в таблицах Word или Excel, в диаграммах или графиках, в наиболее удобной и понятной последовательности.

Так, для плодотворной работы секретаря будет достаточно простого наброска отчета от руки, а официальные выступления потребуют соответствующего оформления. Установленной формы отчета, как мы уже говорили, нет, как и обязанности его составления. Для того, чтобы оптимизировать ДОУ и наладить ежегодную сдачу отчета в обязательном порядке, его форма должна быть разработана с учетом потребностей компании.

Предлагаю упорядочить показатели делопроизводства, условно разделив их на традиционные процессы: документирование, документооборот и архивное дело.

Раздел документирование должен содержать количество писем, зарегистрированных в прошлом году:

  • Писем входящих;
  • Писем исходящих;
  • Договоров;
  • Протоколов;
  • Служебных записок;
  • Приказов, указаний, распоряжений

и всех остальных документов, образующихся в деятельности компании.

Некоторые указывают показатели по кварталам, другие – по полугодиям. В случае, когда документов немного, целесообразнее указывать их общее количество за год. Здесь каждый использует более удобную для него схему.

В разделе документооборот мы сможет подсчитать число документов, которые:

  • Отправлены на исполнение;
  • Исполнены, просрочены, срок исполнения которых перенесен;
  • Отправлены на согласование (здесь также необходимо по отдельности учесть согласования, исполненные вовремя, просроченные и с перенесенным сроком);
  • Отправлены по почте.

Раздел архивное дело расскажет нам, в каком количестве:

  • Дела, переданные на архивное хранение в течение года;
  • Уничтоженные по истечению срока хранения дела.

Тот или иной перечень можно продолжить, добавляя именно те пункты, которые актуальны у вас на предприятии. Так, одна из различных классификаций разделяет показатели более детально, например, делит входящие документы на справки, претензии, судебные документы и другие.

Важным является соотношение показателей прошедшего периода с показателями текущего. Только так можно проследить положительную или отрицательную динамику роста объемов документооборота.

Проанализируем объем делопроизводства на основе отчета небольшой фирмы, сравним результаты двух лет и сделаем выводы. Для анализа возьмем раздел «Документирование».

Для расчета динамики используются проценты или единицы документа – на усмотрение исследователя.

О чем говорит отчет руководителю?

Посмотрим на таблицу.

Первое, что бросается в глаза при анализе отчета, это показатели жалоб, число которых на текущий момент выше, чем в предыдущем периоде. Соотношение жалоб и количества договоров также изменилось: в 2013 году на 33 договора приходилась одна жалоба, в 2014 году эта пропорция уменьшилась до 29/1. Налицо хоть и незначительное, но все же уменьшение показателей – советуем как следует проанализировать производство.

Во-вторых, посмотрим на показатели отдела продаж. Менеджеры работают по простому принципу: или компания находит покупателей предлагая им сотрудничество, или клиенты сами находят нужный продукт и делают заказ. Каждому, согласившемуся сотрудничать, как и каждому клиенту, который пришел сам, менеджер отправляет коммерческое предложение. Если клиент одобрил условия и цену, он заключает с вами договор и получает взамен товар или услугу. Смотрим дальше.

По итогам 2012 года, менеджерами по продажам было отправлено 3487 предложений о сотрудничестве. Если отнять из этой суммы самостоятельно подавших заявку клиентов, мы узнаем, сколько покупателей откликнулись именно на коммерческие предложения от менеджеров – их ровно 1930. Выходит, что на каждые два предложения (1,8) поступил запрос на КП, что является очень хорошим результатом. В 2011 году такой отзыв получало лишь одно из десяти предложений!

Теперь разберем фактические продажи и оценим соотношение количественных показателей КП и заключенных договоров. Если в 2011-м мы отправили 3034 КП и заключили 2531 договор, то в 2012 на 5793 КП пришлось 4876 договоров. Коэффициенты стремятся к равенству: 1,2.

Кроме представленных выводов, которые мы получили проанализировав один раздел, мы можем получить и другие. Анализ остальных частей отчета позволит узнать гораздо больше информации.

Показатель Общее количество документов нужен начальнику службы ДОУ для того, чтобы, произведя простой расчет, определить, в каком количестве работников нуждается отдел.

Видим, что детальный подход к делопроизводству помогает получить неоценимо важную информацию как для руководителя, так и для собственника бизнеса. Главное – внимательно все рассчитать.

Данный документ содержит материал двух статей Методы управления документооборотом в организации

Отчетность канцелярии о проделанной работе
Основным результатом работы канцелярии являются отчеты, которые она предоставляет руководству предприятия о потоке документов на предприятии. Отчеты условно можно разделить на две большие группы:
•Оперативные. Они выводятся или ежедневно или еженедельно. Основное их назначение — получить объективную картину информации для оперативного управления.
•Аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота на предприятии. Типичные периоды вывода отчетов данной группы — месяц, квартал, полугодие, год.
Рассмотрим основные отчеты, т.е. такие отчеты, которые присутствуют практически в каждой канцелярии.
Оперативные отчеты
Назначение данного вида отчетов — получение информации для оперативного управления предприятием. Они готовятся на различную глубину — от одного дня и до недели. Основное их содержание — список работ, которые должны быть завершены в ближайшее время. Получатели отчетов — ответственные исполнители и руководство предприятия. Отчеты бывают сводными и индивидуальными. Индивидуальные отчеты представляют собой сводку работ, находящихся в компетенции того или иного должностного лица. Сводный отчет — это список работ, находящихся в стадии завершения на заданный период времени (возможно разделенный на отдельные подразделы по различным признакам). Сводные отчеты поступают к руководству предприятия или к руководству канцелярии для общего контроля за процессом делопроизводства. Индивидуальные отчеты поступают непосредственно к исполнителям или контролирующим лицам.
При рассмотрении отчетов не производится их группировка (т.е. на самом деле отчетов может быть и меньше, если использовать специализированные фильтры). У каждого оперативного отчета должен быть фильтр, задающий интервал времени в который происходит окончание работ. Данные этого фильтра помещаются в заголовок отчета. Типичными примерами таких отчетов могут являться:
•Завершающиеся работы по исполнителям
•Сводный отчет по подразделениям организации
•Сводный отчет по контрагентам
•и т.д.
^ Аналитические отчеты
Аналитические отчеты выдают информацию о проделанной работе. Хотя существуют достаточно стандартные формы отчетов каждая организация может захотеть иметь собственные формы отчетов (в том числе и матричные). Данные отчеты служат для планирования работы организации в дальнейшем, для анализа номенклатуры предприятия списка контрагентов и т.д. аналитические отчеты могут выдаваться по отдельным структурным подразделениям организации. Отчеты должны давать картину работы предприятия за определенный период времени. Следовательно в фильтр отчета нужно ввести параметр — время анализа. В нем можно задавать или произвольный интервал времени или фиксированный и понятный интервал времени:
•За месяц (указывается месяц и год, по умолчанию текущий).
•За квартал (по умолчанию текущий квартал).
•За год (по умолчанию текущий год).
Аналитические отчеты выдаются сравнительно редко. Часто их оформляют в виде отдельного издания и распространяют по всей организации. В связи с этим к ним предъявляется достаточно высокие требования по качеству оформления. В общем случае они должны включать логотипы предприятия, гербы и прочую графическую символику. Примеры таких отчетов:
•Исполненные документы по исполнителям
•Исполненные документы по контрагентам
•Исполненные документы по номенклатуре
Взаимосвязи системы автоматизации документооборота канцелярии
Канцелярия крупного предприятия является центром документооборота, но на ней документооборот не заканчивается. Она тесно связана с документооборотом подразделений предприятия, с системами поддержки принятия решений и с архивом предприятия. В общем случае можно рассматривать систему автоматизации документооборота организации, как центральную систему, осуществляющую координацию остальных подсистем документооборота, своеобразного ядра системы автоматизации производственной деятельности предприятия.
На одном уровне с канцелярией стоит архив предприятия, который служит для накопления документов долговременного хранения и их поиска.
Рис. 4. Взаимосвязи канцелярии и остальных подразделений организации
^ Канцелярия и архив предприятия
Все документы, проходящие через канцелярию попадают в архив предприятия. Рассмотрим организацию документов в архиве предприятия.
Все документы подразделяются на дела. Одно дело объединяет все документы за один год работы предприятия по тому или иному пункту номенклатуры дел организации. Объем единицы хранения в архиве не может превосходить 200 страниц. В связи с этим для больших дел вводятся несколько томов. Таким образом подразделение документов в архиве происходит по делам, а затем по томам. Поиск информации осуществляется как по атрибутам дел и томов, так и по атрибутам документов.

Дела в архив передаются в архив из канцелярии или отдельно (по томам) или целиком по окончанию года. В любом случае дело закрывается в конце года. При этом проверяется полный перечень документов в деле, их разбивку по томам. После этого готовиться опись дел, в которой указывается список дел (по их наименованием), количество томов в деле, количество страниц в каждом томе. После составления описи дел за конкретный год они поступают на хранение.
Сроки хранения для разных позиций номенклатуры различны. Типовые сроки хранения документов в крупной организации: 1, 3 года и 5, 10, 30, 50 лет. После истечения срока хранения дела дело из архива предприятия передается на хранение в государственный архив (для государственных организаций). Для частных компаний после истечения срока хранения дела уничтожаются. И тот и другой процесс оформляется соответствующими актами. Дела в архив или на уничтожения поступают как единое целое, т.е. в отличие от процесса формирования архивных дел, запускается соответствующая операция для всех томов дела.
^ Канцелярия и документооборот уровня отдела
Документооборот на предприятии не заканчивается только канцелярией. Мало того он только начинается в канцелярии, а основная часть документооборота проходит через подразделения организации. В принципе канцелярию за редким исключением не волнует документооборот в отделах. Только в некоторых случаях, когда на канцелярию пробуют “вешать собак” за вовремя неисполненные документы ее серьезно волнует положение дел в подразделениях.
На уровне подразделений документооборот должен позволять вести внутренний документооборот и передавать дела в канцелярию и, возможно, в другие подразделения предприятия. Документооборот уровня отдела отличается от документооборота уровня подразделения тем, что дела свободно ходят в рамках подразделения. Переходы дел между отделами внутри одного подразделения не регистрируются, но выход дела за рамки отдела должен отслеживаться и регистрироваться.
^ Канцелярия и специализированное делопроизводство
Специализированным делопроизводством можно считать любую специализированную систему, работающую с структурированными данными, такую как бухгалтерию, торговую систему и т.д. Иногда предприятию удобно рассматривать часть неструктурированного документооборота, как специализированную систему делопроизводства. Некоторые специализированные системы делопроизводства могут работать с собственными архивными системами (например — бухгалтерия, торговые или банковские системы и т.д.), в которых документы хранятся в структурированном сложноорганизованном виде. Чаще всего такие системы характеризуются следующими параметрами:
•Они связаны с основной производственной деятельностью организации.
•На них существуют жесткие маршруты прохождения документов (можно и нужно применять системы жесткой маршрутизации).
•Они работаю с структурированными документами.
•Документы подвергаются сложной и специфической обработке или имеют развитую семантику, которую нужно программно проверять и поддерживать (контракт-счет-накладная).

С маршрутов обработки документов возможен выход в общую систему делопроизводства, например, для обсуждения проекта документа или для получения справок из других отделов или подразделений предприятия. В общем делопроизводстве основная схема работы с заданиями и документами — это свободная маршрутизация. Оно отвечает за сбор и распределение информации, за связи с внешними организациями (вне основного производственного процесса). Во все специализированные системы делопроизводства от нее есть отростки для обмена информацией.
^ Методы и средства автоматизации учрежденческой деятельности
Долгое время автоматизация учреждений в России осуществлялась в виде различного рода подсистем АСУ, основанных на базах данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем, заметим, что они охватывали лишь до 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении.
Нужды по электронной обработке документов удовлетворялись применением функциональных пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированных пакетов программ Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Эти средства оказались недостаточными для управления огромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как внутри одного предприятия, так и между ними. В целом такой подход грешил отсутствием комплексности в автоматизации делопроизводства и управления документооборотом.
В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.
^ Методы автоматизации учреждений
Рассмотрим основные методы автоматизации учрежденческой деятельности. Современные организации представляют собой совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов, обменивающихся между собой информацией и выполняющих отдельные части общей работы. Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются:
•ввод информации в систему,
•хранение, навигация, поиск и фильтрация документов,
•коллективного работа с документами,
•вывод информации из системы.
Существуют различные способы ввода информации в систему. Это прежде всего сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В системах первого поколения графические образы введенных документов идентифицируются с помощью ключевых слов для последующего поиска необходимой информации (например: система SoftSolutions). Позднее стала применяться технология оптического распознавания символов OCR (Optical Character Recognition). После сканирования и ввода документа в систему его графический образ “переводится” в текст, затем следует исправление ошибок распознавания.
При массовом ручном вводе однотипных документов используются электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей (атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления. Информация в офис может поступать и путем импорта файлов с магнитных носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и т.п.).
Ввод информации сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и ключевых слов, аннотированием их содержания. Для ускорения последующего контекстного поиска производится полнотекстовое индексирование документов.
Важное значение для организации эффективного управления неструктурированными документами имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов.
Документы могут храниться просто в файловой системе, и при этом система каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов. В современных ОС типа Windows 95 есть возможность задания длинных имен каталогов и файлов в качестве названий папок и документов, а также имеются соответствующие средства поиска файлов по их параметрам.
Ряд систем, основанных на электронной почте, хранят документы в почтовых ящиках в виде почтовых сообщений с присоединенными файлами. Навигация в хранилище упрощается с помощью вложенных папок личного и коллективного пользования. Однако в таких системах поиск и фильтрация ограничены лишь отбором и сортировкой документов по атрибутам и тексту почтового сообщения.
Специфический метод хранения реализован в пакете Lotus Notes в виде так называемой базы документов. База документов может хранить как однотипную так и разнотипную информацию в виде одного файла. Документы допускают внутреннюю структуризацию на основе формуляров путем выделения и добавления полей в документе. Навигацию в базе документов упрощает наличие страниц баз документов и категорий документов. Почтовые сообщения также хранятся в виде базы документов, файлы произвольного вида допускается присоединять к текстовым документам.
Многие современные системы электронных документов используют в дополнение к файловой системе так называемые библиотеки документов, содержащие в БД карточки документов с атрибутами и ключевыми словами. Для логической группировки документов применяются папки.
Поиск и фильтрация документов производится по запросам на основе контекстного поиска: по атрибутам, по ключевым словам и по полному содержанию текста на основе индекса. При использовании механизма четкого поиска (например, DOCS OPEN) в запросе не должно быть орфографических ошибок, а в тексте документа — ошибок распознавания. При этом может морфологический разбор позволяет упростить
Недавно на основе нейронных сетей и искусственного интеллекта реализована технология нечеткого поиска по полному содержанию документа (например, технология адаптивного распознавания образов APRP в пакете Excalibur EFS). Нечеткий поиск не требует полного соответствия искомых фраз с содержимым документов, кроме того, исключает потребность в исправлении ошибок после распознавания текста. Система поиска всегда выдает пользователю ответ, наилучшим образом согласованный с терминами или фразами запроса.
Фирмы-производители реляционных СУБД (в частности ORACLE) проповедуют другие схемы хранения — текстовые и универсальные БД. Тексты документов хранятся в символьных полях переменной длины, расширенные средства SQL-поиска позволяют формировать смешанные запросы для поиска по атрибутам и контекстного поиска, а дополнительные функции обеспечивают обработку текста Для хранения произвольной информации, в том числе мультимедиа, можно использовать поля бинарных объектов большой длины BLOB и/или гипертекст. СУБД, расширенные для поиска и обработки такой информации, образуют универсальные сервера БД. Другой способ хранения документов произвольного содержания реализуют объектно-ориентированные БД (например, Informix Illustra).

Феномен распределенного гипертекста составляет основу широко внедряемой Web- технологии. Хранилище информации представляет собой совокупность гипертекстовых страниц, распределенных по узлам сети Internet или корпоративной сети (Intranet). Каждая страница размещается в отдельном файле и представляет собой текст, размеченный с помощью языка HTML. Структуризация документа осуществляется путем форматирования, выделения полей, создания форм для диалогового заполнения документа и организацией внутренних гипертекстовых ссылок. Допускается создание гипермедиа включением любой мультимедиа-информации (растровая графика, аудио, видео). Навигация по хранилищу гипертекста осуществляется с помощью внешних гипертекстовых ссылок URL на документы, расположенные на различных узлах сети (Web-серверах). Кроме того, для определения местонахождения документов служит контекстный поиск. Для ускорения поиска информации в “паутине” применяются специальные программы-роботы, сканирующие Web- сервера и строящие некое подобие индекса. Использование гипертекста позволяет создать информационную инфраструктуру территориально распределенного учреждения и упростить диалоговый интерфейс пользователя, что наиболее важно при разработке информационных приложений для руководителей.
Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow.
Технологии groupware ориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов доступа:
•сетевой доступ к файлам и базе данных;
•локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии);
•терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;
•просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).
Нужно отметить, что Web-технологии помимо гипертекстового протокола HTTP включают в себя ряд других методов доступа.
При коллективной работе важно наличие блокировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной подписи.
Технологии класса workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных офисах и для них характерно:
•поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно;
•четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.
Деловой процесс формализуется как совокупность состояний и переходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (в частном случае сотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее заданного условия. Частным случаем такого взаимодействия является простая пересылка документа из точки в точку.
Одной из реализаций технологии workflow является так называемая “система графов”, где каждый шаг представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного с документом, или просто передвижения документа от одного субъекта к другому. При этом на человека, отвечающего за правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета всевозможных непредвиденных (или отказных) ситуаций, которые могут возникнуть на пути движения документа. Другая реализация основывается на понятии “цикл” (“loop”) или “стол”. В этом случае подразумевается, что наименьшим элементом в схеме взаимодействия является цикл, учитывающий всю гамму взаимодействия между двумя произвольными субъектами. При этом система сама отслеживает замкнутость процесса и, в случае ошибки, указывает место некорректности с указанием ее причины, после чего прекращается генерация нового процесса.
Регламентации взаимоотношений субъектов документооборота дополняется заданием безусловной и условной маршрутизация документов (по электронной почте) и времен обработки документа для контроля и учета исполнения.
Обработка информации базируется на методах и средствах офисной автоматизации:
•обработка текста,
•электронные таблицы,
•деловая и презентационная графика,
•планирование работ и совещаний,
•генерация отчетов из базы данных, •мультимедиа.
Для комплексирования разных видов информации и интеграции пакетов программ используются несколько методов, среди которых центральное место занимает методы OLE для связывания и встраивания объектов.
Вывод информации осуществляют путем печать документов, публикация их на Web- серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылки по телекоммуникациям.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *