Отчет по аудиту

Отчет по внутреннему аудиту

Внутренний аудит качества осуществлялся в соответствии с утвержденной программой.

Время проведения аудита: 25.01.2010 – 12.02.2010

Аудиторская группа в составе: Председатель: Прянишева Н.А.

Члены группы: Надякина Р.Ф.,Большакова Л.А, Пильц Т., Ткаченко А.В.

Цель аудита: Основными целями внутреннего аудита являлись:- проверка результативности системы менеджмента качества компании — выявление и оценка несоответствий в документах системы менеджмента качества;- выявление и оценка несоответствий в работе персонала компании

Основание проведения аудита и объем проверки: Аудит проводился в соответствии с программой аудита и на основании приказа генерального директора. В ходе аудита программа аудита была выполнена. Проверены все подразделения и сотрудники, предусмотренные программой и все процессы. Аудит проводился на территории офиса компании.

Проверка корректирующих мероприятий по результатам предыдущего аудита: На момент проведения аудита не выполнены корректировочные мероприятия по протоколу отклонения № 2 от 25.01.2010 г. и протоколу отклонения № 6 от 12.02.2010 г. Корректирующие мероприятия, предусмотренные протоколами отклонений №1, №3, №4, №5 от 12.09.2010 выполнены и являются результативными. В ходе текущего аудита повторения несоответствий, аналогичных несоответствиям аудита от 12.09.2010г. не выявлено.

Описание несоответствий и их причин: Основные несоответствия связаны с нарушением требований управления документацией (1 несоответствие), мониторингом и измерением процессов (1 несоответствие) и управлением закупками (1 несоответствие). Замечания связаны с ведением записей и сроков оформления и подписания документов по проектам. Несоответствие, связанное с управлением документацией: — при введении в действие документированных процедур и ряда положений организационные документы (в частности, должностные инструкции и положения о подразделениях) своевременно не пересматриваются.

Вероятных причин данного несоответствия несколько. Во-первых, должностные инструкции и положения о подразделениях «не востребованы» сотрудниками. Основная ежедневная работа выполняется на основании документированных процедур, карт процессов и положений об организации деятельности. Во-вторых, ответственным за актуализацию должностных инструкций и положений о подразделениях является руководитель службы персонала, а разработку документированных процедур выполняют сотрудники подразделений под руководством менеджера по качеству. Нарушен обмен информацией между службой персонала и службой качества.

Выводы и рекомендации: Система менеджмента качества хорошо документирована, работает результативно и эффективно.

Сотрудники компании хорошо знают и выполняют требования системы качества и ее документации. Большая часть деятельности сотрудников интегрирована в работу системы качества, в связи с чем сотрудники не делают различий между своей деятельностью и работой системы качества, что является положительным моментом. Для повышения эффективности системы качества по выявленным несоответствиям рекомендуется: 1. Определить юридическую необходимость и практическую целесообразность дальнейшего ведения должностных инструкций и положений о подразделениях. Для выполнения этой работы привлечь уполномоченного по качеству, юридическую службу и службу персонала. В случае необходимости ведения данных документов включать в раздел «Нормативные ссылки» каждой из документированных процедур, карт процессов и положений о деятельности состав должностных инструкций и положений о подразделениях, которые должны актуализироваться при изменении данных документов. 2. По контролируемым показателям процессов осуществить пересмотр соответствующих карт процессов и документированных процедур. Изменить сроки сбора данных по показателям. Невостребованные показатели рекомендуется удалить, либо определить состав данных, необходимых для руководства. 3. Повторную оценку подрядчиков рекомендуется совместить с проведением анализа со стороны руководства, т.к. для этого анализа осуществляется подготовка необходимых данных

Отчет составили:

Ведущий аудитор: /______________/ Прянишева Н.А.

Аудитор/______________/. Надякина Р.Ф.

Аудитор: /______________/. Большакова Л.А.

Аудитор: /______________/Пильц Т.В

Аудитор: /______________/ Ткаченко А.В.

Форма и правила составления

Главными критериями правил составления отчета служат качественно изложенные сведения. Правильный отчет по внутреннему аудиту должен соответствовать 7 требованиям по корректности донесения информации. Сообщения в отчеты должны быть:

  1. Ясными.
  2. Точными.
  3. Краткими.
  4. Полными.
  5. Объективными.
  6. Конструктивными.
  7. Своевременными.

На основании этих правил должна базироваться и форма отчета по внутреннему аудиту. Несмотря на то, что отчет по ВА является официальным документом организации, единой формы его составления не существует. Каждая компания в праве использовать удобный формат изложения информации в зависимости от объема отчета и целей его составления.

Ниже будет рассмотрена форма отчета службы внутреннего аудита по результатам внутреннего аудита СМК.

Данное видео содержит еще больше полезной информации об отчете по внутреннему аудиту:

При составлении отчета необходимо понимать, что данный документ касается не всех областей деятельности организации, а только в сфере рассматриваемых вопросов. Поэтому вне зависимости от выбранной формы документа, в нем должны отражаться 3 главных части:

  1. Вводная.
  2. Аналитическая.
  3. Итоговая.

В вводной части аудиторского отчета указываются данные предприятия и информация об объекте контроля. Также приводятся сведения о сроках проверки и выносятся основные вопросы, подвергшиеся аудиту. Аналитическая часть документа подразумевает включение всех выявленных недостатков и нюансов, а также должна содержать указания на плюсы, определенные в результате контроля. Итоговая часть содержит выводы и рекомендации.

Отчет по проведению внутреннего аудита качества (образец) вы можете скачать здесь.

Пример заполнения отчета о результатах осуществления внутреннего финансового аудита

Отчет о результатах осуществления внутреннего финансового аудита — 1Отчет о результатах осуществления внутреннего финансового аудита — 2Отчет о результатах осуществления внутреннего финансового аудита — 3Отчет о результатах осуществления внутреннего финансового аудита — 4Отчет о результатах осуществления внутреннего финансового аудита — 5Отчет о результатах осуществления внутреннего финансового аудита — 6

Отчет по внутреннему аудиту обязательный документ. Без его составления вся деятельность ВА практически утрачивает смысл. Форма его составления произвольная, а содержание должно быть предельно лаконичным и полным. Составить отчет по узкой сфере проверки довольно просто, а умение корректно формировать данные по всей деятельности компании приходит с опытом.

1 План проведения внутреннего аудита

План проведения внутреннего аудита был разработан согласно подразделу 5.3 СМК ДП 8.2-2.04-12, согласованные с руководителями структурных подразделений и утверждены директором ИСХПР. План представлен в приложении А. Сводная информация по планированию аудита приведена в таблице 1.1

Таблица 1.1 — Сводная информация

Аудиторы:

Руководитель групп:

— – уполномоченная по качеству, зав. ОЕНПРэ

Члены комиссии:

— – зав. кафедрой ФПХ;

Цель аудита:

— оценка соответствия всей СМК или отдельных ее частей требованиям ГОСТ ISO 9001, ГОС/ФГОС (Федеральным государственным требованиям) и требованиям локальных актов НовГУ;

— оценка соответствия всей СМК или отдельных ее частей намеченной Политики и достижения Целей в области качества в НовГУ;

— определение возможности и путей улучшения СМК для достижения устойчивого успеха университета;

— проверка выполнения и определение результативности корректирующих и предупреждающих действий по результатам предыдущих проверок.

— предоставление заинтересованным сторонам доказательств результативности функционирования СМК.

Область аудита:

— структурные подразделения:

o кафедра животноводства;

o кафедра растениеводства;

o кафедра технологии переработки сельхозпродукции;

o кафедра механизации сельского хозяйства;

— процессы: обеспечивающие процессы, процессы менеджмента и образовательной деятельности.

— проверяемые разделы СМК: 4 – 8 разделы.

— проверяемые документы: планы деятельности, записи по процессам, записи о выполненных работах и проведённом анализе показателей.

Критерии аудита:

— требования национального стандарта ГОСТ ISO 9001;

— требования национального стандарта ГОСТ Р ИСО 9004;

— требования Стандартов и директив ENQA;

— ГОС/ФГОС по направлениям/специальностям подготовки;

— локальные акты НовГУ.

Основание для проверки: приказ № 000 от 01.01.2001 года «О программе внутренних аудитов СМК НовГУ на 2013-2014 учебный год».

Дата проведения проверки:

16.10, 18.10. 2013 года.

Проверяемое подразделение

ФИО представителей проверяемого подразделения

кафедра животноводства

кафедра растениеводства

кафедра технологии переработки сельхозпродукции

кафедра механизации сельского хозяйства

2 Результаты внутреннего аудита

В соответствии с приказом № 000 от 01.01.2001 года в период с 03 по 18 октября 2013 года был проведен внутренний аудит системы менеджмента качества всех кафедр ИСХПР с целью оценки степени её соответствия требованиям ГОСТ ISO 9001 и готовности СМК к сертификации и определения результативности СМК НовГУ. Для руководителей проверяемых учебных подразделений был проведен обучающий семинар. Непосредственно перед проведением проверки руководители и уполномоченные по качеству проверяемых подразделений ИСХПР прошли курсы повышения квалификации по программе «Система менеджмента качества вуза на основе МС ИСО серии 9000. Внутренний аудит процессов образовательной деятельности» и им присвоена квалификация внутренний аудитор.

В ходе проверки устанавливались наличие и актуальность объективных свидетельств выполнения требований разделов 4-8 ГОСТ ISO 9001 и рекомендаций разделов 4-9 ГОСТ Р ИСО 9004.

Заполненные чек-листы по результатам аудита в каждом подразделении прилагаются (Приложения Б).

Аудит системы менеджмента качества выявил несоответствия, которые указаны в протоколах несоответствия (Приложения В, Г, Д, Е, Ж, З), а также в сводном отчёте по несоответствиям (Приложение И). Часть несоответствий относятся к общим по отделению и приведены в Приложении В.

Проверка проводилась на всех кафедрах отделения технологии переработки сельскохозяйственной продукции.

Кафедры отделения были подготовлены к аудиту в полной мере и заинтересованы в нём.

Была предоставлена большая часть необходимой актуализированной документации по обеспечению ресурсами, контролю и улучшению образовательного процесса в подразделениях отделения. При проведении аудита присутствовало, как правило, большинство преподавателей и учебно-вспомогательного персонала кафедр.

При проверке кафедр ОПСХП в сумме выявлено 18 несоответствий (2 значительных и 16 незначительных) и 2 наблюдения.

Наблюдение:

— почти во всех проверяемых подразделениях не ведутся записи о подготовке, навыках и опыте персонала (личная карточка работника) (ГОСТ ISO 9001 п. 6.2.2 е);

Малозначительные несоответствия:

— нет единой формы планов работ кафедр. В большинстве имеющихся планах работ цели не измеримы, ответственные и сроки не определены. В некоторых подразделениях не формируются отчёты о проделанной работе за год (ГОСТ ISO 9001 п. 5.4);

— на кафедрах отсутствует информация об удовлетворённости потребителей (ГОСТ ISO 9001 п. 7.2.3);

— лаборатория социологии проводит исследования в целом по университету, что не позволяет использовать результаты для повышения результативности работы каждой кафедры (ГОСТ ISO 9001 п. 8.2.1).

Кафедра животноводства

Наблюдения:

— должностные инструкции для УВП разработаны в соответствии с СМК, но не все согласования были на момент проверки (ГОСТ ISO 9001 п.5.5.1);

— личные карточки преподавателей в процессе оформления (ГОСТ ISO 9001 п. 6.2.2 е).

Кафедра растениеводства

Малозначительные несоответствия:

— рассматриваемые вопросы в протоколах заседаний кафедры не соответствуют вопросам в плане работы кафедры (ГОСТ ISO 9001 п. 5.4.б);

— в отчете работы кафедры отсутствуют показатели достижения результатов запланированных работ (ГОСТ ISO 9001 п. 5.1.б, п. 5.4);

— отчет о рейтинге кафедры находится только на электронном носителе (не распечатан) (ГОСТ ISO 9001 п. 5.1.б).

Кафедра технологии сельскохозяйственного производства

Малозначительные несоответствия:

— в отчете работы кафедры отсутствуют показатели достижения результатов запланированных работ (ГОСТ ISO 9001 п. 5.4.б);

— повышение квалификации персонала в профессиональной деятельности не планируется, проводится только по необходимости (ГОСТ ISO 9001 п. 4.2.1).

Кафедра механизации сельского хозяйства

Значительные несоответствия:

— отсутствует номенклатура дел (ГОСТ ISO 9001 п. 4.2);

— отсутствует годовой отчет кафедры (ГОСТ ISO 9001 п.5.1.б).

Малозначительные несоответствия:

— рассматриваемые вопросы в протоколах заседаний кафедры не соответствуют вопросам в плане работы кафедры (ГОСТ ISO 9001 п. 5.4.б);

— в индивидуальных планах работы преподавателя отсутствует оценка работы и подпись зав. кафедрой (ГОСТ ISO 9001 п.4.2.а);

— в плане работы кафедры отсутствуют показатели достижения результатов запланированных работ (ГОСТ ISO 9001 п. 5.4.б);

— отсутствуют должностные инструкции для УВП (ГОСТ ISO 9001 п.5.5.1);

— экзаменационные билеты не утверждены и не подписаны зав. кафедрой (ГОСТ ISO 9001 п. 7.6).

Выводы и рекомендации:

Система менеджмента качества кафедр ОТПСХ хорошо документирована, работает результативно и эффективно. Руководители, преподаватели и сотрудники кафедр отделения в целом знают и выполняют требования системы качества и ее документации, а также Положений, регламентирующих деятельность подразделений. Большая часть деятельности преподавателей и сотрудников интегрирована в работу системы качества, в связи с чем сотрудники не делают различий между своей деятельностью и работой системы качества, что является положительным моментом.

Аудит системы менеджмента качества показал, что в отдельных подразделениях ОТСХП требования стандарта ГОСТ ISO 9001 выполняются не в полном объёме.

По повторяющимся несоответствиям в подразделениях, можем сделать вывод о несоответствиях по всему отделению.

Несоответствия общего уровня:

1-е значительное несоответствие: нет единой формы планов работ кафедр. В большинстве имеющихся планах работ цели не измеримы, ответственные и сроки не определены. В некоторых подразделениях не формируются отчёты о проделанной работе за год. (ГОСТ ISO 9001 п. 5.4.2, п. 5.4.1, п. 5.6.1)

Рекомендация – разработать типовой план работы подразделения и отчётности по показателям плана работ.

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *