Основные этапы закупочного цикла

Какие основные этапы проведения закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ существуют в современной бизнес-практике российских компаний?

Существуют следующие этапы закупки:

  1. Прогнозирование закупок.
  2. Установление потребности в закупках и их обоснование.
  3. Составление плана закупок на опредёленный период.
  4. Определение параметров конкретной закупки.
  5. Объявление очередной закупки.
  6. Сбор предложений потенциальных поставщиков.
  7. Определение победителя данной закупки.
  8. Заключение договора.
  9. Исполнение договора.

Ключевые вопросы при планировании этапов закупки:

  • Зачем это нужно закупать?
  • Почему нужно закупать именно это?
  • Почему это нужно закупать именно в таком объёме?
  • Почему это нужно закупать именно по такой цене?

Для определения этапов размещения закупки товаров и услуг необходим анализ уже осуществлённых закупок за конкретный период по конкретному направлению и в целом по компании. По общему правилу все три названных базовых участника закупочной деятельности должны являться обособленными субъектами. При эффективной организации закупочной деятельности на каждой из стадий закупочного процесса их полномочия распределяются в соответствии со следующими принципами:

Инициатор анализирует собственную деятельность за предыдущий закупочный период и планы деятельности на предстоящий закупочный период с точки зрения наличия потребности в товарах (работах, услугах) в течение предстоящего закупочного периода, чтобы правильно запланировать этапы тендера.

При наличии потребности в товарах (работах, услугах) инициатор формулирует данную потребность и оценивает возможности её удовлетворения без проведения закупки (например, за счёт имеющихся складских запасов, в рамках уже заключённых договоров с поставщиками и т.п.).

В случае невозможности удовлетворения потребности в товарах (работах, услугах) инициатор доводит эту потребность до контролёров с обоснованием потребности в закупке, указанием объёма и начальной (максимальной) цены закупаемой продукции, а также сроков закупки с целью включения данной закупки в план закупок на предстоящий закупочный период.

Контролёры оценивают необходимость в данной закупке, возможность её проведения, обоснованность инициированных объёмов и начальной (максимальной) цены закупаемой продукции, а также сроков её закупки. В случае согласования контролёрами данной закупки она включается профессиональным закупщиком в план закупок на предстоящий закупочный период.

Сформированный план закупок на предстоящий закупочный период согласуется и утверждается контролёрами, после чего публикуется профессиональным закупщиком с соблюдением требований действующего законодательства. При возникновении необходимости внесения корректировок в утверждённый план закупок инициатор обосновывает перед контролёрами необходимость таких изменений, а контролёры, в случае согласования данных изменений, утверждают внесение профессиональным закупщиком изменений в план закупок.

До наступления предусмотренного утверждённым планом закупок срока проведения закупок инициатор отслеживает сохранение потребности в данной закупке, а также организационных и финансовых возможностей её проведения; в случае изменения потребностей или возможностей он инициирует внесение соответствующих изменений в план закупок в описанном выше порядке.

До наступления предусмотренного утверждённым планом закупок срока проведения закупок профессиональный закупщик в соответствии с заявленной инициатором потребностью разрабатывает документацию о закупке, отражая в ней потребности заказчика в продукции и иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.

При наступлении срока публикации информации о закупке профессиональный закупщик публикует эту информацию в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

После публикации информации о закупке профессиональный закупщик обеспечивает проведение закупочной процедуры, в том числе приём заявок потенциальных поставщиков, оценку и ранжирование этих заявок в соответствии с критериями закупочной документации, выбор и объявление победителя закупки, направление договора для подписания победителю.

После проведения закупки профессиональный закупщик публикует информацию о результатах закупки (о том, кто был выбран победителем, либо о том, что закупка завершена без выбора победителя) в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

После объявления результатов закупки инициатор проводит преддоговорные переговоры с поставщиком и согласует проект договора с контролёрами.

После подписания договора с поставщиком инициатор обеспечивает исполнение этого договора со стороны предприятия, в том числе проводит досудебное урегулирование споров, контролирует соблюдение сроков платежей, отвечает за приём поставленной по данному договору продукции, проверяет качество данной продукции, подписывает от лица предприятия акты, свидетельствующие об исполнении договора.

После завершения договорных отношений с поставщиком инициатор отчитывается перед контролёрами об эффективности закупки.

Контролёры совместно с инициаторами и профессиональным закупщиком анализируют результаты закупок за определённый период и учитывают их при прогнозировании закупок будущего периода.

На каждой из описанных выше стадий закупочной деятельности важно соблюдать принцип соответствия полномочий и ответственности, в соответствии с которым ответственным за последствие того или иного решения является субъект, принявший данное решение.

The organization of the procurement process at the enterprise Zinova Ju. (Russian Federation) Организация процесса закупок на предприятии Зинова Ю. А. (Российская Федерация)

Зинова Юлия Александровна / Zinova Julia — студент, кафедра экономики, учета и финансовых рынков, Институт экономики и менеджмента Сибирский государственный индустриальный университет, г. Новокузнецк

Аннотация: кризисное положение предприятий в современных условиях вынуждает менеджмент изменять закупочную политику, искать новых надежных поставщиков, предлагающих более дешевые, но при этом качественные материалы, изучать вопросы эффективности их использования . В данной публикации рассматривается организация процесса закупок на предприятии.

Ключевые слова: закупки, ресурсы, снабжение, логистика. Keywords: procurement, resources, procurement, logistics.

Управление закупками — область деятельности, направленная на приобретение организацией необходимых услуг и товаров. Службы закупок на предприятии могут быть построены децентрализованно и централизованно. Если предприятие подходит к процессу с позиции децентрализации, тогда работники отделов и служб самостоятельно осуществляют закупки для своего подразделения, исходя из собственных потребностей.

Большинство компаний, за исключением самых маленьких, используют централизованный подход к совершению закупок, при котором назначается конкретное лицо или создается отдел с полномочиями совершать закупки в интересах всех структурных подразделений. Преимущества централизованных закупок : простота стандартизации закупаемой продукции; нет административного дублирования; возможность получения скидки, за размещение большого объема заказа; все обязательства по закупкам строго контролируются; развитие профессиональных навыков специалистов по закупкам за счет специализации, лучшего использования времени и профессионального принятия решений. Вариант структуры службы закупок предприятия, предполагает сосредоточение всех функций закупок предприятия в одних руках, например, в дирекции по материально -техническому снабжению. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.

Для организации процесса закупок менеджеры материально-технического снабжения должны : определить потребность в материальных ресурсах; определить необходимое количество товаров и услуг, с определенными характеристиками; определить и анализировать возможные источники снабжения; определить цены и условия закупок; подготовить и разместить заказ на закупку; контролировать и/или экспедировать выполнение заказов; получить и проверить весь товар; обработать счета и оплатить их; производить учет материальных ресурсов.

Для того чтобы совершить любую закупку, необходимо определить общую потребность предприятия и индивидуальную потребность каждого его подразделения. При наличии такой информации можно получить материальные ресурсы со склада, переместить избыток товара из другого подразделения или купить новые товары. Кроме того, правильное планирование производственных запасов материальных ресурсов

предприятий позволит менеджменту не допускать перепроизводства и излишних трат, сократить производственные и сбытовые затраты .

Для приобретения товара необходимо знать точное описание потребности, артикула товара или услуги. Поэтому в отделе закупок является необходимым ведение списка (каталога) постоянно закупаемых предметов, что способствует ведению верного бухгалтерского учета и соблюдается процедура хранения предметов на складе.

Также одной из важнейших функций закупок является выбор поставщика, включающий поиск источников снабжения и возможность своевременных поставок и предоставление необходимых услуг до и после продажи. Среди основных сведений, которые могут храниться как в электронном виде, так и в книгах учета, в отделе закупок должна быть информация о действующих контрактах с поставщиками, в соответствии с которыми размещаются заказы, товарная классификация закупленных изделий, реестр поставщиков. Правильно сделанный анализ и выбор поставщика способствуют размещению заказа.

Для размещения заказа на закупку товара необходимо правильное заполнение формы заказа. В качестве альтернативы не используется соглашение поставщиком на продажу товара. Важнейшими требованиями любой формы заказа на закупку являются: дата заполнения, наличие серийного номера, количество и описание заказанного товара, название и адрес поставщика, требуемая дата доставки, указания по отгрузке, условия оплаты.

На отдел контроля экспедирования возложены функции контроля выполнения заказа, то есть, как только заказ на закупку отправляется поставщику, покупатель всегда может проконтролировать ход его выполнения. Покупатель имеет право ускорить выполнение заказа, оказав давление на поставщика, с целью сокращения сроков доставки. Функция контроля выполнения заказа — стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнят свои обязательства по срокам доставки. В качестве стимула может применяться угроза аннулирования заказа или прекращения деловых отношений в будущем, если поставщик не может выполнить условия соглашения.

Важный этап — оприходование (получение) материальных ресурсов и готовой продукции. Счет на оплату налагает обязательства на покупателя, обычно выписывается в двух экземплярах и включает номер заказа, стоимость изделия, общую сумму к оплате по каждому виду.

После получения заказа необходимо ввести новые сведения в учет отдела закупок. Эта операция включает в себя ведение файлов документов, которые относятся к заказу и необходимы отделу закупок.

Договор поставки — это основной документ, который регулирует взаимоотношение по закупкам и поставкам материальных ресурсов. Он является соглашением, в котором поставщик товаров или услуг (посредник, изготовитель) обязан сформировать и направить необходимый материальный поток (предоставить потребителю продукцию необходимого ассортимента и качества в оговоренные сроки и в необходимом количестве). Потребитель в свою очередь должен принять и оплатить предоставленную поставщиком продукцию.

Размещение заказов, удовлетворяющее потребности логистической системы, непосредственно влияет на уровень логистических затрат , эффективность всего процесса логистики, так как заказ определяет мощность материальных потоков и особенности их формирования, возможные методы и пути продвижения по логистическим цепям, совершенствовать которые менеджеры организации могут на основе использования логистических информационных систем .

Литература

1. Нифонтов А. И., Кушнеров Ю. П., Черникова О. П. Оптимизация закупочной

деятельности угледобывающих предприятий // Организатор производства, 2015.

№ 4 (67). С. 35-43.

3. Аникин Б. А. Логистика: учебник / Б. А. Аникин. 3-е изд. М.: ИНФРА-М, 2002. 368 с.

5. Нифонтов А. И., Черникова О. П. Управление логическими издержками угледобывающих предприятий // Наукоемкие технологии разработки и использования минеральных ресурсов, 2016. № 3. С. 224-227.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *