Оплата за разъездной характер работы

Оплата труда при разъездном характере работ

ВниманиеДля правильного оформления подобных поездок собирается следующий пакет документов:

  • приказ о выдаче проездных для выполнения производственных заданий,
  • журнал регистрации учета по служебным поездкам,
  • планы поездок, утвержденные руководством,
  • листы маршрутов,
  • отчеты сотрудникам о проделанной работе по конкретной поездке.

Расчет суммы В состав компенсационных начислений входят суточные, для выплаты которых не требуется документального подтверждения. Суточные не зависят от фактических затрат и начисляются за период нахождения в разъезде. Размер суточных устанавливается государством с возможностью увеличения организациями.

В зависимости от финансового состояния, предприятия самостоятельно могут устанавливать индивидуальный размер суточных, основываясь на законодательно установленной величине.
Колдоговор или приказ фиксируют следующие положения:

  • величину возмещаемых затрат,
  • порядок предоставления компенсаций по разъездному характеру работ,
  • реестр должностей, связанных с постоянными переездами.

При отсутствии коллективного договора, издается приказ по предприятию, в котором описываются все требования предоставления компенсационных выплат. В трудовом договоре, оформленным с работником, уделяется внимание особым условиям выполнения должностных обязанностей, которые оговариваются в отдельном разделе с точным указанием подвижных условий работы. Обязанность постоянных передвижений для выполнения производственных обязанностей должна быть отражена в должностной инструкции сотрудника организации.

Работник в разъездах: как платить ему и государству

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 11 ноября 2011 г.

Содержание журнала № 22 за 2011 г.На вопросы отвечала Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.

«Разъездному» работнику работодатель обязан возместитьст. 168.1 ТК РФ:

  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или с ведома работодателя.

Поездки работников в той или иной ситуации можно отнести к разъездной работе, работе подвижного характера или к работе в пути.

Условно их можно разграничить по следующим признакам.

При разъездной работе работники трудятся не в офисе, а на объектах, расположенных на значительном удалении от места нахождения работодателя. Чтобы добраться до объекта и обратно домой, им нужно затратить много времени. Это, как правило, линейные рабочие на железнодорожном транспорте, связисты, монтажники, водители автотранспортных предприятий, водители на междугородных перевозках.

Подвижной характерст. 57 ТК РФ работы связан с частым перемещением рабочего места. Из-за этого работники вынуждены проживать вне дома. Это возможно, к примеру, в строительных, лесозаготовительных организациях и т. п.

ТК РФ в целях возмещения расходов не разграничивает работу разъездного и подвижного характера. А вот для того, чтобы исключить претензии со стороны налоговиков к обоснованности возмещения работникам стоимости проживания и проезда, а также выплаты суточных, лучше такую работу называть во всех документах работой разъездного характераст. 168.1 ТК РФ.

Работа в пути предполагает выполнение трудовых обязанностей в процессе движения какого-либо транспортного средства и работника. При этом выполнение работы, как правило, не связано с управлением самим транспортным средством. Такая работа бывает, например, у проводников, стюардесс, моряков.

Однако независимо от вида поездки, расходы возмещаются по одинаковым правиламст. 168.1 ТК РФ:

  • суточные — при условии, что во время поездки работник живет вне дома;
  • расходы на проезд и проживание — при их наличии.

Перечень профессий, работ и должностей «разъездных» сотрудников с учетом характера их работы определяет сам работодательст. 168.1 ТК РФ.

Чтобы учесть суточные и возмещаемые затраты на проезд и проживание в «прибыльных» расходах, нужност. 255, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ:

  • указать в трудовом договоре работника, что его работа носит разъездной характер;
  • определить порядок возмещения таких расходов в локальном нормативном акте (например, в положении о разъездном характере работы), коллективном или трудовом договоре;
  • документально подтверждать расходы. В частности, отчетами работников, к которым они должны прилагать проездные билеты, разъездной ведомостью, маршрутным листом.

Теперь переходим непосредственно к ответам на ваши вопросы.

Как установить суточные при разъездной работе

С.И. Грень, г. Воронеж

В нашей организации рабочие-строители не имеют постоянных рабочих мест. Они заняты на различных объектах по всей области. На объекты они ежедневно самостоятельно добираются из дома по несколько часов. Можем ли мы выплачивать им суточные и установлен ли для них норматив по прибыли и НДФЛ? Нужно ли начислять на них страховые взносы во внебюджетные фонды?

: Конечно, им можно выплачивать суточные, ведь они затрачивают много нерабочего времени на то, чтобы добраться из дома на объект и вернуться обратно.

Это нам подтвердили в Минздравсоцразвития России.

Из авторитетных источников

КОВЯЗИНА Нина Заурбековна Заместитель директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

“Выплата суточных при разъездном характере работы, когда работник имеет возможность возвращаться домой, возможна, но не обязательна. Решение о выплате суточных принимает сам работодатель. Он же устанавливает и их размер. Нужно учитывать, что при разъездной работе, в отличие от командировки, суточные выплачиваются за нерабочее время, затрачиваемое сотрудником на то, чтобы добраться на объект, где он работает, и обратно домой. Но на практике их размер, как правило, меньше, чем при обычных командировках. Ведь при командировке работник живет в другом населенном пункте.

Экономически обосновать расходы на суточные в связи с разъездным характером работ также можно.

Например, работник выезжает на объект из дома в 5—6 часов утра. Поэтому ему выплачиваются суточные, чтобы в пути он мог позавтракать в кафе”.

Таким образом, вам нужно самостоятельно определить порядок выплаты работникам суточных и их размерст. 168.1 ТК РФ. В частности, вы можете установить, что суточные выплачиваются, только если объект, на котором занят работник, расположен на значительном удалении от места его жительства. Также можно установить различный размер суточных в зависимости от того, сколько времени работник добирается на объект. Например, если объект находится на расстоянии от 100 до 150 км, то размер суточных составляет 5% месячной тарифной ставки, от 150 до 200 км — 15% месячной тарифной ставки.

Законодательством не установлен норматив, в пределах которого суточные при разъездном характере работы включаются в расходыподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина России от 18.08.2008 № 03-03-05/87, не облагаются НДФЛ и страховыми взносамип. 3 ст. 217 НК РФ; Письмо Минфина России от 07.06.2011 № 03-04-06/6-131. Поэтому суточные, размер которых вы установите в своем положении, можно полностью учесть для целей налогообложения прибыли. На них можно не начислять НДФЛ и страховые взносыподп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах…» (далее — Закон № 212-ФЗ); подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон № 125-ФЗ).

Выплачивать надбавку за разъездной характер работы необязательно

И.К. Звекова, бухгалтер, г. Москва

У нас предприятие связи. Мы выплачиваем работникам с разъездным характером работы суточные и компенсируем расходы на проезд. Должны ли мы установить надбавку за разъездной характер работы?

: Можете, но не должны. Ведь обязаны вы только возмещать им расходы, связанные с разъездамист. 168.1 ТК РФ, а доплачивать — нет.

Надбавка — это составная часть заработной платы. И ТК РФ не предусматривает такую обязательную выплату. Поэтому ее установление — ваше право, а не обязанность.

Кроме того, выплата надбавки может быть предусмотрена отраслевыми соглашениями, коллективным и (или) трудовым договором или локальным нормативным актом (например, положением об оплате труда).

«Разъездная» надбавка учитывается в расходах, но облагается НДФЛ и взносами

О.А. Ковалева, г. Самара

В соответствии с отраслевым соглашением мы выплачиваем работникам надбавку за разъездной характер работы. Можно ли учесть ее в расходах? Нужно ли удерживать с нее НДФЛ и облагать страховыми взносами?

: Эту надбавку нужно отличать от возмещаемых работникам расходов. Надбавка — это часть зарплатыст. 129 ТК РФ. Поэтому вы должны начислять на нее НДФЛп. 1 ст. 210 НК РФ и страховые взносыч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ; п. 1 ст. 20.1. Закона № 125-ФЗ, а также можете учесть ее в расходах на оплату трудаст. 255 НК РФ.

При разовых поездках работа не является разъездной

О.Н. Жукова, г. Тольятти

Юрисконсульт нашей организации раз в неделю по производственной необходимости ездит на несколько часов в различные госорганы и организации. Кроме того, у нас работает мастер по ремонту бытовой техники, который в основном выполняет работу в сервисном центре и только время от времени выезжает к клиентам. Можно ли установить им разъездной характер работы, чтобы компенсировать расходы на проезд?

: Работа ваших сотрудников не является разъездной.

Чтобы вы могли компенсировать юрисконсульту и мастеру по ремонту бытовой техники расходы на проезд, совсем не обязательно называть их работу разъездной. Достаточно того, чтобы они представили в бухгалтерию проездные документы.

Вместе с тем перечень работников с разъездным характером работы вы определяете самостоятельност. 168.1 ТК РФ. Поэтому можете включить в него не только сотрудников, которые перемещаются на отдаленные объекты (зачастую расположенные в другом населенном пункте), но и тех, кто по роду своей работы перемещается в пределах одного населенного пункта. Например, курьеров, страховых агентов, торговых представителей и т. п. И даже если вы включите в него работников, которые время от времени выезжают из офиса, это не будет нарушение, но и не увеличит возмещаемые работникам расходы. Ведь суточные им не положены, и вы можете компенсировать им только расходы на проезд.

«Разъездного» работника можно направить в командировку

И.Н. Зуева, г. Тверь

У сотрудника разъездная работа. У нас возникла необходимость снять его с объекта, на котором он сейчас занят, и направить на неделю к одному из наших контрагентов в другой город для выполнения конкретного задания. Нужно ли для этого оформлять ему командировку?

: Да, нужно. Вы направляете работника на определенный срок для выполнения конкретного поручения в населенный пункт за пределами той территории, где он обычно работает. То есть в командировкуст. 166 ТК РФ. А разъездная работа не является командировкой.

Поездки на работу в другой город не относятся к разъездной работе

С.И. Иванова, г. Москва

У нас две «родственные» организации: одна — в Москве, другая — в Орле. Генеральный директор и главный бухгалтер московской организации работают по совместительству в Орле. Можем ли мы установить им разъездной характер работы, оплачивать проезд, проживание и выплачивать суточные?

: Поездки руководителя и главного бухгалтера в вашем случае никак не связаны с выполнением ими работы для вашей организации. Ведь они ездят в Орел на работу к другому работодателю. Поэтому такие поездки нельзя рассматривать как связанные с разъездным характером работы.

Если же трудовым договором о работе по совместительству в Орле будет предусмотрено возмещение им расходов на проезд до места работы, то у вас вряд ли получится учесть эти расходы в целях налогообложения прибыли.

Суточные ≠ компенсация

М.Н. Кораблева, г. Рязань

Наши специалисты выполняют работы, перемещаясь по определенному маршруту из одного населенного пункта в другой. В каждом населенном пункте они работают от 15 до 30 дней. При этом они проживают в специально оборудованных передвижных вагончиках. Мы выплачиваем им за каждый рабочий день компенсацию в размере 700 руб. Можем ли мы не облагать ее НДФЛ и взносами?

: Вы правильно доплачиваете работникам деньги. Но неверно назвали и оформили эту выплату. Из-за разъездного характера работы ваши сотрудники не имеют возможности возвращаться домой ежедневно. А значит, это суточныест. 168.1 ТК РФ. Поэтому их нужно выплачивать за календарные дни (то есть не только за рабочие дни, но и за выходные тоже), которые ваши работники вынуждены проводить вне дома.

Как известно, суточные при разъездной работе не облагаются НДФЛп. 3 ст. 217 НК РФ; Письмо Минфина России от 07.06.2011 № 03-04-06/6-131 и страховыми взносамиподп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ.

Поэтому, чтобы проверяющие не расценили эту выплату как надбавку к зарплате, связанную с характером работы, и не начислили на нее НДФЛ и страховые взносы, вам нужно утвердить положение о разъездном характере работ и установить в нем размер и порядок выплаты суточных «разъездным» работникам.

К тому же если вы не пропишете данную выплату в положении как суточные, то и работники могут потребовать выплачивать им наряду с компенсацией еще и суточные.

Перечень оправдательных документов

Доплата за разъездной характер работы начисляется при предоставлении подтверждающих бумаг. Конкретный перечень документов определяется и утверждается руководителем предприятия. Целесообразно сформировать два списка – на ближние и дальние поездки. В этом случае требования работодателя станут более ясными.

Транспортные расходы работника можно подтвердить:

  1. Проездными билетами на метро, автобус, троллейбус и пр.
  2. Маршрутным, путевым листом, квитанциями, чеками (при использовании личного транспорта).

Затраты на проживание подтверждаются документами, полученными при заселении. Это может быть квитанция, выданная администратором гостиницы, договор краткосрочной аренды.

Ответы на дополнительные вопросы проверяющих о доплатах за разъездной характер работы можно дать, сославшись на бумаги, удостоверяющие перемещения сотрудников. Речь, в частности, о перечне должностей, закрепленном локальным актом, условиях, предусмотренных в трудовом договоре, служебных записках, журналах и т. д. Инспекторам следует предоставить любые бумаги, подтверждающие разъезды.

Упрощенный документооборот

Как показывает практика, далеко не всегда командированный сотрудник может сохранить оправдательные бумаги. Бывает так, что к отчетной дате часть билетов утеряна, нет чеков с заправок, квитанций и пр. Но ведь без них сотруднику не будут возмещены расходы. Для таких случаев и предусмотрен упрощенный документооборот.

Руководитель предприятия определяет и утверждает размер надбавки за разъездной характер работы. Эта сумма должна учитывать:

  1. Среднюю стоимость проезда на общественном транспорте.
  2. Оплату аренды жилья.
  3. Внеплановый или незначительный ремонт транспортного средства.
  4. Услуги связи (мобильный телефон, факс).

Целесообразно устанавливать фиксированную доплату за разъездной характер работы водителям, экспедиторам, мерчендайзерам и другим сотрудникам, выполняющим трудовую функцию за пределами предприятия, но в границах одной местности.

Надбавку также предусматривают, если работник:

  • расходует обычно одинаковую сумму в поездках;
  • не тратит деньги на проживание и проезд в другом регионе или за границей.

Если сотруднику установлена доплата за разъездной характер работы, ему нет необходимости собирать билеты, чеки и другие оправдательные документы. А компенсацию ему выдадут в конце месяца.

Общий порядок начисления

В соответствии с ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ, доплата за разъездной характер работы утверждается руководителем предприятия и закрепляется в локальном акте предприятия.

Величина надбавки определяется нанимателем самостоятельно. Формулировка в локальном акте предприятия может быть следующей: «Установить доплату за разъездной характер работы. Величина надбавки 10 % от основного оклада». Руководитель по своему усмотрению может установить и фиксированную сумму.

При определении доплаты за разъездной характер работы нанимателю необходимо руководствоваться:

  1. Нормативными актами, принятыми в советский период. В настоящее время, несмотря на то что СССР прекратил свое существование, многие правовые документы, утвержденные в годы его существования, имеют силу. Так, Постановлением Совмина РСФСР от 1978 г. № 579 установлена доплата за разъездной характер работы – 20 % от оклада. Ее можно начислять сотрудникам, которые работают на автомобильном и речном транспорте. При этом доплату за разъездной характер работы получают только те, кто находится в поездках 12 и больше дней.
  2. Отраслевыми и региональными соглашениями. К примеру, работники дорожного хозяйства могут получить до 20 % надбавки в зависимости от количества дней, проведенного в поездках. Соответствующий пункт присутствует в п. 3.6 Федерального отраслевого соглашения по дорожному хозяйству.

Если же размер надбавки не прописан ни в актах, принятых в советский период, ни отраслевыми (региональными) соглашениями, руководитель вправе определить его по своему усмотрению.

Некоторые руководители ошибочно полагают, что орган, ответственный за установление величины доплаты за разъездной характер работы, — Счетная палата. Необходимо сразу сказать, что данная структура никакого отношения к определению размера выплат не имеет.

Надбавка за разъездной характер работы: налогообложение

Когда работодатель, стремясь упростить документооборот, компенсирует расходы в поездках начислением дополнительных выплат, у ИФНС могут возникнуть претензии. Между тем в настоящее время сложилась достаточно устойчивая практика. К сожалению, она не в пользу нанимателя. Судебные инстанции и контролирующие органы не оспаривают право работодателя устанавливать доплату. Однако при этом они полагают, что фиксированная выплата должна облагаться НДФЛ и взносами в фонды. Аргументы приводятся следующие.

Законом предусмотрено два вида выплат. К первому относятся компенсации, выступающие в качестве элементов заработка. Они устанавливаются в связи с тем, что гражданин трудится в особых условиях. Именно с таких компенсаций и удерживаются налоги и взносы в фонды. Второй вид выплат – возмещение расходов, понесенных сотрудником при выполнении трудовой функции. С этих сумм удержание взносов и налога не производится.

По мнению многих экспертов, ежемесячную фиксированную доплату нельзя рассматривать в качестве компенсации, предусмотренной ст. 168.1 ТК. Дело в том, что наниматель не возмещает сотруднику фактически понесенные затраты. Другими словами, величина компенсации от размера расходов не зависит.

Надбавку к заработку, предусмотренную трудовым или коллективным соглашением, нельзя рассматривать в качестве компенсации, предусмотренной ст. 164 ТК. Связано это с тем, что при ее начислении размер зарплаты сотрудника, выполняющего свои трудовые функции в поездках, повышается.

Бухгалтерский учет

Как отражать выплаты, предназначенные для компенсации затрат, возникших у сотрудников во время нахождения в командировке?

В соответствии с инструкцией к плану счетов бухучета, утвержденной приказом Минфина № 94н от 2000 г., для обобщения сведений обо всех расчетах с сотрудниками предприятия, за исключением операций по оплате труда и расчетов с подотчетными работниками, используется сч. 73. Информация о расчетах с персоналом по суммам, полученным на операционные и административно-хозяйственные расходы, отражается на сч. 71. Вместе с тем многие эксперты считают, что использование этого счета будет некорректным, если компания не выдает средства под отчет, а возмещает затраты, понесенные работником. Принимая это во внимание, бухгалтеру следует составлять такие записи:

  • Дт сч. 20 (26, 44) Кт сч. 73 – принятие к учету затрат в виде возмещения стоимости расходов после их подтверждения.
  • Дт сч. 73 Кт сч. 50 – выплата компенсации работнику.

Если руководствоваться положениями ст. 129 ТК, то доплаты, надбавки, в т. ч. за работу в особых условиях, признаются элементом заработка. Соответственно, бухгалтер составляет такие записи:

  • Дт сч. 20 (26, 44) Кт сч. 70 – начисление сотруднику зарплаты с надбавкой.
  • Дт сч. 70 Кт сч. 68 – удержание суммы НДФЛ с заработка.
  • Дт сч. 20 (26, 44) Кт сч. 69 – начисление страховых взносов.
  • Дт сч. 70 Кт сч. 50 – выплата зарплаты с надбавкой.

По мнению экспертов, такое отграничение в бухгалтерском учете облегчит работодателю задачу по разделению сумм, облагаемых НДФЛ и взносами по страхованию, и средств, освобожденных от обложения.

Упрощенный документооборот не всегда на руку работодателю. Если наниматель планирует считать, что надбавки за разъездную работу не являются элементами зарплаты, то существует риск возникновения претензий со стороны контролирующих органов. В таких случаях целесообразно подробнее изучить судебную практику по этому вопросу.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *