Операционные дни в банке

Техническое обеспечение кассовых операций

Страница 3

Кассовым работникам запрещается:

— передоверять выполнение порученной работы с ценностями другим лицам, а также выполнять работу, не входящую в круг их обязанностей, установленных настоящим Положением и закрепленных распорядительным документом кредитной организации;

— выполнять поручения клиентов по проведению операций с денежной наличностью по их счетам, минуя бухгалтерских работников при отсутствии вышеуказанной системы контроля;

— хранить свои деньги и другие ценности вместе с деньгами и ценностями кредитной организации.

Кассовые работники приходных и расходных касс снабжаются образцами подписей бухгалтерских работников, уполномоченных подписывать приходные и расходные документы, а бухгалтерские работники, связанные с оформлением приходно-расходных кассовых документов, — образцами подписей кассовых работников указанных касс. Образцы заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера и скрепляются печатью кредитной организации.

Передача приходных и расходных документов между кассовыми и бухгалтерскими работниками кредитной организации производится внутренним порядком.

Все работники кредитной организации, которым поручается работа с ценностями, обязаны знать и строго соблюдать установленный порядок ведения кассовых операций в кредитных организациях.

Допуск неподготовленных работников к совершению операций с ценностями запрещается.

Незнание кассовыми и инкассаторскими работниками требований настоящего Положения не может служить основанием для освобождения их от ответственности в случае допущенных ими каких-либо нарушений.

Страницы: 1 2 3

Другие статьи:

Факторинг, характеристика его видов
Факторинг (в переводе с английского — посредничество) — комплекс финансовых услуг, оказываемых клиенту в обмен на уступку дебиторской задолженности. Комплекс финансовых услуг включает в себя финансирование поставок товаров, страхование кр …

Деятельность ЕБРР
Устав ЕБРР предусматривает его деятельность только в тех странах, которые привержены принципам «демократии». Забота об окружающей среде является составным элементом надежно работающей системы корпоративного управления и фигурирует во всех …

Оценка эффективности введения страховых взносов на территории РФ
Исходя из прогнозных оценок макроэкономических параметров развития нашей страны, принятых в Концепции долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2020 года, разбалансированность бюджета ПФР достигнет …

Типичные ошибки при осуществлении кассовых операций

Типичные ошибки при осуществлении кассовых операций

Т.Л. Войтова

1. Ошибки при организации расчетов наличными деньгами

1.1. Ошибки при установлении лимита остатка наличных средств

Лимит остатков наличных денег устанавливается ежегодно учреждением банка, в котором организация находится на расчетно-кассовом обслуживании. Основными ошибками при этом могут быть:
1) неустановление лимита остатка наличных денег;
2) завышение лимита;
3) занижение лимита.
В первом случае (при непредставлении в кредитное учреждение соответствующих расчетов), как явствует из п. 2.5 Порядка, лимит кассы считается нулевым. Следовательно, любой остаток наличных денег в кассе на конец дня (кроме случаев, когда такие остатки допускаются, например, в течение трех дней после начала выплаты заработной платы) считается нарушением кассовой дисциплины, и при проведении очередной банковской проверки неизбежны штрафные санкции и меры административного воздействия к руководству организации.
Напомним, что ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций установлена Указом Президента Российской Федерации от 23.05.94 N 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и других обязательных платежей» (далее — Указ N 1006). В частности, за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денежных средств сверх установленных лимитов взимается штраф в 3-кратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности. При этом под сверхлимитной кассовой наличностью понимается средняя величина, рассчитанная исходя из суммы и количества дней превышения лимита остатка денег в кассе.
Пример.
В течение одной рабочей недели в кассе организации (лимит остатка не устанавливался) были следующие остатки наличных денег:
понедельник — 500 руб.;
вторник — 1500 руб.;
среда — 2000 руб.;
четверг — 500 руб.;
пятница — 0 руб.
В данном случае сверхлимитный остаток будет равен 900 руб. .
Соответственно, сумма штрафа составит 2700 руб. (900 * 3).
Кроме того, на руководителей предприятий (учреждений), допустивших указанное нарушение, налагаются административные штрафы в 50-кратном установленном законодательством размере минимальной месячной оплаты труда (ММОТ). Исчисление сумм административного штрафа производится из расчета размера ММОТ, действующего на момент совершения указанного нарушения.
Обращаем внимание на то, что сумма административного штрафа не зависит от размера допущенного нарушения.
В данном случае с руководителя организации дополнительно в доход бюджета будет взыскано 4174 руб. 50 коп.
За завышение или занижение лимита остатка денежных средств в кассе финансовые санкции не предусмотрены. Поэтому наиболее реальными последствиями завышения лимита будет изменение взаимоотношений с кредитным учреждением: при первой же проверке этот факт не уйдет от внимания проверяющих, и впоследствии кредитный отдел банка сделает соответствующие выводы.
Что же касается занижения лимита, то такую ошибку назвать распространенной нельзя. Если же подобная ошибка допущена, то следует иметь в виду, что Порядком предусмотрена возможность изменения лимита в течение года.

1.2. Неоприходование или неполное оприходование денежной наличности

Неоприходование денежной наличности может быть результатом злого умысла либо недостаточной квалификации или организованности бухгалтера.
Отметим, что санкции предусмотрены только за неоприходование наличных денег. Слово «несвоевременное» здесь не уместно. Следовательно, если ошибка вскрыта и исправлена до проведения проверки, применение финансовых санкций вряд ли будет правомерным.
Таким образом, почти единственной ситуацией, когда применение санкций реально, является та, когда в течение длительного периода времени проводки по счету 50 «Касса» вообще не делаются, иначе ошибка будет выявлена не позднее следующего дня (или четвертого рабочего дня, следующего за получением денег, в случае получения наличности для выплаты заработной платы). При списании кассовых расходов на счете 50 неминуемо образуется кредитовое сальдо.
Что касается случаев неполного оприходования полученных денежных средств, то эта ошибка является более распространенной (по сравнению с полным неоприходованием). Чаще всего причиной такой ошибки является неправильное перенесение в учетные регистры (например журнал-ордер N 2) суммы, указанной в чеке. Наиболее часто ошибка допускается в случае, если получаемая сумма не является точной. При этом весьма вероятно ошибочное перенесение порядка цифр.
Пример.
По чеку получено 12 332 руб. В бухгалтерском учете сделана проводка:
Д-т 50 К-т 51 «Расчетный счет» — 12 223 руб.
Не оприходована сумма 109 руб. Такую сумму вряд ли можно назвать значительной даже для небольших организаций. Следовательно, ошибка будет выявлена в лучшем случае в конце отчетного месяца, в худшем — при составлении очередной бухгалтерской отчетности, то есть по окончании отчетного квартала (квартала, в котором ошибка была совершена).
В соответствии с Указом N 1006 за неоприходование (неполное оприходование) денежной наличности в кассу взыскивается штраф в 3-кратном размере неоприходованной суммы.
Для данного примера сумма штрафа составит 327 руб. Кроме того, 50 ММОТ (4174 руб. 50 коп. ) будет взыскано с руководителя организации.

1.3. Осуществление расчетов наличными денежными средствами с другими организациями

Расчеты наличными денежными средствами между организациями не запрещены, но ограничены предельной суммой, установленной указанием Банка России от 07.10.98 N 375-У:
между юридическими лицами — 10 000 руб.;
для предприятий потребительской кооперации за приобретаемые у юридических лиц товары, сельхозпродукты, сырье — 15 000 руб.;
для предприятий и организаций торговли ГУИН МВД при закупке товаров у юридических лиц — 15 000 руб.
Под одним платежом понимаются расчеты одного юридического лица с другим юридическим лицом наличными деньгами за приобретаемые товарно-материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам (письмо Банка России от 16.03.95 N 14-4-/95 «О разъяснениях по отдельным вопросам “Порядка ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью”». Расходование наличных денег подтверждается копией товарного чека, счетом, накладной, отчетом подотчетного лица о расходовании полученных наличных денег с приложением первичных документов.
Законодательством не запрещается проводить оплату по одному договору или поставке в течение нескольких дней в пределах указанных пределов. Таким образом, внесение в кассу, например, 10 000 руб. ежедневно в течение пяти дней в оплату поставки общей суммой 50 000 руб. ошибкой не является.
Более того, в случае если организация-продавец получает единовременно от покупателя сумму, превышающую установленный предел, штрафные санкции подлежат применению в одностороннем порядке в отношении покупателя в соответствии с п. 5 письма Банка России от 16.03.95 N 14-4/95 (напомним, что Указом N 1006 за осуществление расчетов наличными денежными средствами с другими предприятиями, учреждениями и организациями сверх установленных предельных сумм предусмотрен штраф в 2-кратном размере суммы произведенного платежа).
Что же касается организации-покупателя, то данное нарушение чаще всего имеет место не в кассе: аргументы в подтверждение того, что бухгалтерская проводка Д-т 60 К-т 50 должна считаться неправомерной, будут приведены ниже. Сейчас же отметим, что наличные деньги в оплату товаров (работ, услуг) вносятся не кассиром, а подотчетным лицом организации-покупателя, который работает по доверенности организации и которому под отчет могут быть выданы суммы, значительно превышающие установленные пределы.

1.4. Нарушения в обеспечении сохранности денежных средств

В данном случае речь должна идти не об ошибках, а о нарушениях. Руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при их доставке из учреждения банка и сдаче в банк. Кроме того, действующими нормативными документами установлен целый ряд требований к техническому оборудованию кассы, организации доставки наличных денег из кредитного учреждения и при их хранении в организации, а также требований к персоналу, выполняющему функции по выдаче денег, их доставке из учреждения банка и охране помещения кассы.
Даже формальное минимальное отступление от установленных требований может иметь весьма конкретные последствия для руководителя организации и главного бухгалтера. В этом случае договор о полной материальной ответственности, заключенный с кассиром организации, практически может прекратить свое действие. Например, если касса технически оборудована ненадлежащим образом, взыскание недостачи денег с кассира возможно только в судебном порядке, да и то при условии, что имело место не недостача, а хищение, и кассир в этом хищении участвовал.

1.5. Нарушения ведения кассовых операций

В штате предприятия предусмотрена должность кассира, который несет материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. После издания приказа о назначении руководитель предприятия обязан ознакомить кассира с правилами ведения кассовых операций и заключить с ним договор о полной материальной ответственности.
Отсутствие договора о полной материальной ответственности исключает возможность взыскания сумм допущенных недостач в полном объеме. В этом случае к кассиру может быть применена только ограниченная материальная ответственность: взыскан ущерб в размере, не превышающем его оклад.
Кассир не может передоверить кому бы то ни было выполнение своих обязанностей. При необходимости временной замены обязанности кассира возлагаются на другого работника, с которым заключается договор о полной материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь) находящиеся у него под отчетом ценности передаются другому кассиру в присутствии инвентаризационной комиссии с обязательным составлением акта (форма инв-15).
Невыполнение данных требований, в частности несоставление акта инвентаризации кассы, снимает материальную ответственность и с самого кассира, и с лица, которое его замещает.
Прием наличных денег, поступающих с расчетного счета в банке от покупателей, заказчиков и т.д. в кассу предприятия, производится по приходным кассовым ордерам (форма N КО-1), которые выписывает работник бухгалтерии, подписывает главный бухгалтер или лицо, на это уполномоченное письменным распоряжением руководителя предприятия. О приеме денег лицу, внесшему деньги, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. Квитанция вручается физическому лицу или прикладывается к выписке банка. До передачи в кассу приходный ордер обязательно регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных документов (форма N КО-3 или КО-3а).
Таким образом, нарушением следует считать практику, при которой приходные кассовые ордера выписываются непосредственно кассиром.
Приходные кассовые ордера (выписанные в бухгалтерии, которая расположена отдельно от кассы) запрещается выдавать на руки лицам, внесшим денежные средства. Приходный кассовый ордер передается для исполнения непосредственно в кассу, где кассир проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписей главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает ордер и квитанцию.
Последствия нарушения этих требований также очевидны. Наиболее вероятной будет ситуация, когда плательщик внесет неполную сумму, подлежащую оплате. Если ордер выписан в бухгалтерии, но не проверен кассиром, ответственность за нанесенный материальный ущерб будет солидарной: бухгалтера, выписавшего ордер, и кассира.
Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма N КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным (расчетно-платежным) ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.
Перечисленные требования кажутся очевидными и не требующими дополнительных комментариев. Хотя в практике автора данной статьи имел место случай, когда отсутствие подписи руководителя организации на платежной ведомости явилось причиной тщательной проверки обстоятельств, повлекших это нарушение, а в результате несколько человек были привлечены к материальной и административной ответственности (правда, речь шла о злоупотреблении).
В случае если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.
В некоторых организациях используется порядок, при котором разрешительные надписи делает не руководитель организации, а руководитель соответствующего функционального структурного подразделения (например, при приобретении материально-производственных запасов — начальник отдела снабжения). В данной ситуации проблемы могут возникнуть у главного бухгалтера, если он завизирует такой документ, или у кассира, если он примет документ без разрешительной надписи руководителя и визы главного бухгалтера. Персональную ответственность за финансово-хозяйственную деятельность организации вообще и финансовое состояние в частности несут в полном объеме только два человека: руководитель и главный бухгалтер. Следовательно, они всегда имеют возможность расценить те или иные произведенные расходы незаконными или нерациональными. В этом случае наиболее вероятным исходом будет привлечение кассира к материальной ответственности.
Расходный кассовый ордер также составляется в бухгалтерии, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и передается кассиру для исполнения. Выдача расходных (так же как и приходных) ордеров на руки лицам, получающим деньги, не допускается. Разумеется, основной целью, которая преследуется данным требованием, является исключение возможностей внесения исправлений и подчисток в ордер. Но нельзя не считаться и с вероятностью утери документа. В последнее время в некоторых организациях используется опыт западных предпринимателей: сотрудники организации не знают о размерах оплаты труда, установленных коллегам. В связи с этим выдача расходного ордера на руки получателю может повлечь разглашение коммерческой информации.
Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами (при получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается).
Требование собственноручной подписи весьма актуально для случаев, когда получение денег производится по доверенности. В этой ситуации получатель должен поставить свою подпись, а не пытаться подделать подпись того работника, за которого он получает деньги. Последствия нарушения могут быть весьма плачевными: оба работника (доверитель и поверенный) могут отказаться от факта получения денег.

2. Ошибки при отражении кассовых операций в бухгалтерском учете

В данном разделе статьи мы проанализируем корреспонденцию счетов, предусмотренную Инструкцией по применению Плана счетов финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденной приказом Минфина СССР от 01.11.91 N 56. Перечень счетов, с которыми в соответствии с Инструкцией корреспондирует счет 50 (как по дебету, так и по кредиту), достаточно обширен. Однако, по нашему мнению, большая часть проводок, которая может быть оформлена с использованием этой корреспонденции, является неправомерной. На такие проводки мы и обратим внимание читателей.
Д-т 50 К-т 44 — такая проводка должна означать поступление денежных средств с одновременным уменьшением сумм, ранее отнесенных на издержки обращения. Некоторые специалисты считают, что посредством такой проводки можно списывать на уменьшение издержек обращения излишки денежных средств, выявленные в результате инвентаризации кассы. Однако, по нашему мнению, такие суммы должны относиться непосредственно на счет прибылей и убытков как внереализационные доходы. Не исключая того, что в торговых организациях весьма вероятна ситуация, когда непроизводительные расходы, списанные в дебет счета 44, впоследствии погашаются путем внесения денежных средств в кассу, рискнем все же предположить, что на практике такая операция документально не оформляется.
Правильным будет отнесение сумм, поступивших в уменьшение издержек обращения, на увеличение валовой прибыли: Д-т 50 К-т 80.
Д-т 50 К-т 45 — эта проводка означает уменьшение сумм, отнесенных на счет реализации, на сумму средств, внесенных в кассу организации. Данная проводка также вряд ли имеет право на существование. В подтверждение этому можно привести лишь один аргумент — Планом счетов предусмотрено списание сумм стоимости отгруженной продукции с кредита счета 45 в дебет счета 46 после получения уведомления о переходе права собственности на эту продукцию к покупателю. Налогообложение в общем случае производится исходя из сумм, отраженных по счету 46. Следовательно, любое уменьшение стоимости отгруженной продукции в период между списанием этих сумм со счетов учета готовой продукции (или счетов производственных затрат) и отнесением стоимости продукции на счет 46 налоговой инспекцией будет встречено, как минимум, с недоверием. Аргументировать правомерность такой проводки будет проблематично.
Д-т 50 К-т 47 — посредством такой проводки (помимо реализации объектов основных средств) может оформляться оприходование в кассу предприятия выручки от реализации материалов и другого имущества, оставшихся от разборки основных средств. Однако, по нашему мнению, более правильным будет отнесение стоимости материалов, полученных от разборки, на счет 10. При этом не обязательно проводить полученные материалы по складу (разумеется, если реализация происходит непосредственно после разборки). Отнесение сумм стоимости полученных от разборки материалов позволяет более точно сформировать их фактическую себестоимость (в частности, при этом на увеличение фактической себестоимости приходуемых материально-производственных запасов будет отнесена часть оплаты труда рабочих, занятых демонтажом). Следовательно, правильной будет следующая схема бухгалтерских проводок:
Д-т 10 К-т 47 — на сумму стоимости материалов от демонтажа;
Д-т 10 К-т 70 (69) — на сумму оплаты труда производственных рабочих, занятых демонтажом (если такие затраты реально имеют место);
Д-т 48 К-т 10 — на сумму фактической себестоимости реализуемых материально-производственных запасов;
Д-т 48 К-т 68 — на сумму начисленного НДС;
Д-т 50 К-т 48 — на сумму денежных средств, полученных в оплату реализованных материалов.
Д-т 50 К-т 55 — этой проводкой должно было бы оформляться получение наличных денег со счетов в учреждениях банков. Однако остатки средств со специальных счетов зачисляются на расчетный счет, а использование аккредитивов и чековых книжек (открытых по счету 55) не предполагает расчетов наличными денежными средствами. Поэтому и данная проводка, по нашему мнению, является неправомерной. Правильной следовало бы считать следующую схему:
Д-т 51 К-т 55; Д-т 50 К-т 51.
Впрочем, договором банковского счета, заключаемым между организацией и кредитным учреждением, может быть предусмотрена возможность получения наличных денег и со специальных счетов, хотя нам такие случаи пока не известны.
Д-т 50 К-т 60 — эта проводка используется только в том случае, если поставщики или подрядчики возвращают часть ранее перечисленных организацией сумм наличными деньгами в кассу. Ситуацию, описываемую этой проводкой, нельзя назвать достаточно распространенной. Здесь речь может идти, например, о закрытии расчетов с ликвидируемой организацией, если операции по ее расчетному счету приостановлены (или счет вообще закрыт), когда при проведении сверки взаиморасчетов выявлен остаток сумм задолженности, а ликвидируемая организация желает эту задолженность погасить.
Ошибочным будет отнесение подобной проводкой сумм недопоставки или иных расчетов, связанных с нарушением хозяйственных договоров. В данном случае суммы следует предварительно отнести на счет 63 «Расчеты по претензиям»:
Д-т 63 К-т 60; Д-т 50 К-т 63.
Д-т 50 К-т 70 — на первый взгляд, может показаться, что проводка может отражать ситуацию, когда физическим лицом (работником организации) добровольно в кассу возвращены излишне выплаченные суммы оплаты труда либо производятся удержания из заработной платы за допущенные счетные ошибки на основании приказа по предприятию. Однако обращаем внимание на то, что одновременно с поступлением денег в кассу увеличивается задолженность организации по заработной плате. Это не значит, что экономический смысл проводки непонятен. Данная проводка имеет смысл только в случае, если используется при следующей схеме:
Д-т 70 К-т 20 — на сумму излишне начисленной оплаты труда;
Д-т 50 К-т 70 — на сумму, внесенную в кассу организации.
Если же на счете 70 дебетовое сальдо не образовалось (или хотя бы не были проведены дебетовые обороты), проводка теряет смысл.
Заметим, что производимое удержание возможно, если причиной допущенной переплаты заработной платы стала только счетная ошибка. В противном случае удержание недопустимо. Обращаем внимание, что такая проводка может оформляться только при возмещении ущерба по операциям с персоналом по оплате труда (в других случаях должны кредитоваться счета 73, 84 и т.п.). Необходимость внесения сумм переплат в кассу может быть обусловлена тем, что общий размер удержаний, производимых с сумм начисленной оплаты труда у данного работника, в соответствии со ст. 125 КЗоТ РФ составляет предельную величину (50 %), и принудительное взыскание посредством уменьшения сумм к выплате неправомерно.
Прочие проводки по дебету счета 50 в корреспонденции со счетами, указанными в Инструкции по применению Плана счетов, являются, по нашему мнению, правомерными. Ошибки могут иметь место только в случае неправильного определения экономического содержания отражаемых в учете операций.
При оформлении проводок по кредиту счета 50 нам представляются неправомерными следующие проводки:
Д-т 04 К-т 50 — Положением по бухгалтерскому учету долгосрочных инвестиций, утвержденным письмом Минфина России от 30.12.93 N 160, установлено, что затраты по приобретению объектов нематериальных активов первоначально аккумулируются на счете 08 «Капитальные вложения». Следовательно, после указанной даты (1994 г.) правильной следует считать следующую схему:
Д-т 08 К-т 50 — на сумму оплаченных затрат по приобретению объектов нематериальных активов;
Д-т 04 К-т 08 — на сумму инвентарной стоимости приходуемых объектов.
Д-т 06 К-т 50 — данная проводка неправомерна только в случае, если речь идет о приобретении долгосрочных финансовых вложений. С 1997 года затраты, связанные с вложением денег организации в ценные бумаги, являющиеся объектом финансовых вложений, предварительно относятся на счет 08.
В остальных случаях: расчеты с дочерними или зависимыми обществами, выдача долгосрочных займов и т.п., — проводка имеет право на существование.
Д-т 07, 10, 11, 12, 15 К-т 50 — при оформлении проводок в корреспонденции с этими счетами предполагается, что оплата приобретенных активов и их поступление на предприятие происходят одновременно или, если смоделировать ситуацию, описанную проводкой, получится, что закупка всех видов товарно-материальных ценностей производится самим кассиром и непосредственно в кассе предприятия. Но дело в том, что приобретение и оприходование имущества (помимо оплаты) предполагает совершение сопутствующих операций (приемка, проверка и т.п.), а приобретение оборудования к установке может, кроме того, быть обусловлено осуществлением расходов по доведению приобретенного имущества до состояния, в котором оно пригодно к эксплуатации в запланированных целях. Таким образом, можно заключить, что ни одна из перечисленных проводок права на существование не имеет. В случае если товарно-материальные ценности приобретаются за наличный расчет, следует использовать счет 71: нормальный документооборот не будет нарушен, а допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности будет соблюдено.
Например:
Д-т 71 К-т 50 — на сумму выданных под отчет наличных денежных средств;
Д-т 10 К-т 71 — на сумму стоимости материалов, приобретенных за наличный расчет
Заметим, что проводка Д-т 56 К-т 50, по нашему мнению, правомерна, хотя различные денежные документы (почтовые марки, марки госпошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, путевки в дома отдыха и др.) могут быть отнесены к имуществу организации. Это обусловлено тем, что перечисленные документы должны храниться наравне с наличными деньгами, то есть в кассе, и обязанность по их приобретению, как правило, возлагается на кассира.
Д-т 20, 23, 25, 26, 29, 31, 43, 44 К-т 50 — по мнению автора, эти проводки являются неправомерными. Для обоснования данного заключения приведем следующее рассуждение: на счета учета производственных затрат списываются произведенные расходы или осуществленные затраты. При этом предполагается, что расходы или затраты будут включены в одну из калькуляционных статей себестоимости продукции (работ, услуг). Расход денежных средств, произведенный непосредственно из кассы, не может быть списан на формирование себестоимости хотя бы потому, что ни одна из калькуляционных статей себестоимости такого списания не предполагает: себестоимость продукции формируется за счет материальных затрат, то есть затрат, произведенных в вещественной (материалы, амортизация, заработная плата и т.п.) форме. Таким образом, можно сделать вывод, что оформлять эти проводки неправомерно. Следовательно, в данном случае необходимо использовать счет 71.
В некоторых методических изданиях по бухгалтерскому учету говорится о том, что подобные проводки могут иметь место при оплате услуг, оказываемых организации физическими лицами по договорам гражданско-правового подряда, непосредственно из кассы. Но, во-первых, такие ситуации нельзя считать распространенными, а во-вторых, начисление сумм, причитающихся исполнителям работ, связано с осуществлением некоторых других видов операций: начисление подоходного налога, начисление взносов во внебюджетные государственные фонды и т.п. Поэтому в данном случае уместнее использовать счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Например:
Д-т 20 К-т 76 — на сумму, подлежащую оплате;
Д-т 76 К-т 50 — на фактически выплаченную сумму.
Д-т 60, 61, 62, 64 К-т 50 — эти проводки рекомендуется производить через счета учета расчетов с подотчетными лицами с вручением им документов, подтверждающих оприходование наличных денежных средств в кассе получателя. Данной проводкой оформляется выдача из кассы наличных денежных средств представителям юридических лиц по их доверенности, что, хотя и возможно, но требует соблюдения законодательства по использованию наличных денежных средств. Целесообразность оформления выдачи денег через подотчетных лиц обусловлена тем, что реально представители покупателей или продавцов сравнительно редко получают деньги в кассе организации — эта операция осуществляется через работников организации. Если все-таки деньги выдаются представителю делового партнера, от кассира требуется особая тщательность в проверке сопутствующих документов: доверенности, документа, удостоверяющего личность, копий договоров и т.п.
Д-т 88 К-т 50 — можно было бы предположить, что такой проводкой списывается стоимость путевок, приобретенных за счет фонда социальной сферы, выплата премий или пособий за счет аналогичных источников. Однако при приобретении путевок должен дебетоваться счет 56, а премии и пособия начисляются в корреспонденции со счетом 70. Таким образом, ситуация, в которой такая проводка могла бы иметь место, вряд ли возможна. Что же касается осуществления расходов по использованию средств чистой прибыли организации (на социальные нужды, на содержание объектов непроизводственной сферы и т.п.), то для этого должны также использоваться счета расчетов — 71 или 76. Если же работникам организации из кассы производятся выплаты за счет чистой прибыли (премии, разовые вознаграждения и т.п.), предварительно начисленные суммы должны быть отнесены в кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»:
Д-т 88 К-т 70 — на суммы начисленных премий, вознаграждений, материальной помощи;
Д-т 70 К-т 50 — на фактически выплаченные
суммы.

>Контроль в коммерческом банке и его организация

А Б В Г Д Е Ж З И К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Э Ю Я

Внутрибанковский контроль и его виды

Важным направлением банковской деятельности является организация внутрибанковского контроля. Общие требования о необходимости внутреннего контроля в кредитной организации определены федеральными законами «О Центральном банке Российской Федерации», «О банках и банковской деятельности», «О рынке ценных бумаг». Внутрибанковский контроль характеризуется как совокупность приемов и методов, применяемых банком для контроля проводимых им операций. Однако внутренний контроль нельзя рассматривать как простую единовременную процедуру.

Внутренний контроль — постоянно осуществляемый на всех уровнях банковской деятельности процесс, который должен осуществляться в банке советом директоров, старшими должностными лицами, руководящими должностными работниками и сотрудниками всех уровней управления. Внутрибанковский контроль позволяет формировать систему, которая обеспечивает полную и качественную проверку деятельности банка на всех участках. Ответственность за формирование системы внутреннего контроля возлагается на руководящий состав работников банка, однако в этом процессе должен быть задействован каждый банковский служащий.

Основное назначение системы внутреннего контроля в банке заключается в проверке:

соблюдения действующего законодательства;

соответствия деятельности кредитной организации плану ее развития;

достоверности, оперативности и полноты финансовой и управленческой информации;

рациональности проводимых мероприятий по поддержанию ликвидности, рентабельности и устойчивости банка.

Система внутреннего контроля включает проведение собственно контроля банковской деятельности, а также организацию мониторинга на всех участках работы банка, который заключается в проведении постоянного наблюдения за работой всех подразделений коммерческого банка с целью оценки результативности их работы и разработки стратегических планов по дальнейшему совершенствованию и развитию банковского бизнеса. На основании полученных в процессе проведения мониторинга результатов руководство банка принимает решения, реализация которых должна привести к устранению имеющихся в деятельности банка недостатков и нормализации финансового положения коммерческого банка.

Эффективность организации системы внутрибанковского контроля зависит от ряда внешних и внутренних факторов. К числу внешних факторов следует отнести, прежде всего, наличие необходимой нормативной базы организации системы внутреннего контроля. К внутренним факторам относится наличие специалистов, способных качественно и оперативно оценить сложившуюся в банке ситуацию и дать квалифицированные рекомендации по минимизации рисков банковской деятельности. Для проведения внутрибанковского контроля в банке должно быть создано специальное подразделением Важным фактором обеспечения эффективной системы внутреннего контроля является создание в банке системы выявления и оценив банковских рисков. И, наконец, предпосылкой проведения качественного внутреннего контроля является наличие полной и достоверной информации о состоянии дел как в самом банке, так и в банках-конкурентах.

Действующая система внутрибанковского контроля включает текущий, последующий контроль в банках и организацию внутреннего аудита. Остановимся более подробно на характеристике каждого из видов.

Организация текущего контроля в банке

Текущий банковский контроль осуществляется в процессе ежедневного проведения банковских операций на каждом из участков организации работы учетно-операционного аппарата. Так, при организации документооборота основное предназначение текущего контроля 1 состоит в проверке законности операций, соблюдении установленных | правил их совершения и правильности оформления документов. Значительное внимание при организации текущего контроля отводится проведению проверки регистров аналитического и синтетического учета при закрытии операционного дня. Этим занимаются ответственные исполнители, бухгалтеры операционного отдела, работники, контролирующие их работу, а также начальники подразделений банка, В процессе осуществления текущего внутрибанковского контроля они руководствуются действующими нормативными документами и правилами проведения тех или иных банковских операций.

Ответственные исполнители при приеме от клиентов денежно-расчетных документов осуществляют контроль правильности заполнения всех необходимых реквизитов, проверяют наличие средств на расчетном счете организации. Представленные к оплате документы проверяются и с точки зрения законности совершаемой операции. По существу, на этом этапе работник банка определяет целевое назначение использования средств клиента. Большая ответственность ложится на бухгалтерского работника при осуществлении различных форм безналичных расчетов, выбор которых клиент делает самостоятельно вместе со своим контрагентом. Задача ответственного исполнителя и контролера банка состоит в проверке соблюдения принципов организации безналичных расчетов. Например, при использовании в расчетах платежных требований работник банка проверяет наличие товарно-транспортных документов, подтверждающих отгрузку товаров, выполнение работ или оказание услуг. При отказе клиента от акцепта того же платежного требования необходимо удостовериться в его правомерности, правильности оформления и соблюдении срока, установленного для этой процедуры. Такой же тщательной проверке подвергаются и другие формы расчетов, которые применяет клиент в своем платежном обороте. Особого внимания требует проверка соблюдения всех требований при аккредитивной, чековой и вексельной формах расчетов. При недостаточности или отсутствии средств на расчетном счете клиента на работника банка ложится ответственность за своевременное оприходование расчетных документов в картотеку № 2 и их оплату по мере поступления средств в соответствии с установленной законодательством очередностью платежей.

При зачислении денежных средств, поступающих в адрес клиента, ответственный исполнитель должен убедиться в наличии на копии поступившего от плательщика документа подписи работника банка-плательщика, т.е. проверить подлинность документа. Особому контролю подвергаются операции, связанные с безналичными перечислениями средств физических лиц во вклады. Это необходимо во избежание ошибок в зачислении средств владельцам счетов. При открытии и ведении ссудного счета клиента проверяется правильность составления срочных обязательств на погашение кредита и осуществляется повседневный контроль за своевременностью его погашения.

Отдельные виды банковских операций подвергаются двойному текущему контролю. Так, заявления на выдачу чеков и чековых книжек, акцепт платежных поручений помимо ответственного исполнителя заверяются подписью контролера. Проверяются и подписываются контролирующими работниками все денежно-расчетные документы и записи в аналитическом учете по счетам военнослужащих и граждан, основным средствам банка, прочим материальным ценностям, взысканию штрафов с клиентов за нарушение правил проведения расчетных операций, по расчетам с хозрасчетными предприятиями банка, по формированию операционных доходов и расходов банка] и т.д. Двойного контроля требуют и операции по транзитам и текущим субсчетам, по лицевым пенсионным счетам, по счетам государственного бюджета, по ссудным счетам индивидуальных заемщиков. В отдельных случаях по решению банка контролируются в аналогичном порядке и другие операции.

Особое внимание обращается на организацию текущего контроля в процессе проведения операций с наличностью. Значительное месте здесь отводится предварительному контролю при совершении расходных кассовых операций. В этом случае проведение контроля возлагается на трех работников кредитной организации, участвующих в этой операции: ответственного исполнителя, контролера и кассира. Задача организации контроля на этом участке сводится к тому, чтобы предупредить оплату неправильно оформленных документов без предварительной проверки их ответственным исполнителем. Задача контролера заключается в проведении проверки правильности оформления каждого расходного кассового документа.

При получении клиентом наличных денег по именному денежному чеку контролирующий работник должен удостовериться в наличия на чеке отметки о предъявлении получателем средств паспорта или другого документа, удостоверяющего его личность. Кроме того, Л чеке или расходном ордере должна быть его расписка в получения средств. При поступлении денежного чека происходит сличение подписи лиц, правомочных подписывать его, оттиска печати клиенте с имеющимися у ответственного исполнителя и контролера образцами, указанными в соответствующей карточке. Контролер и кассир сопоставляют также подпись ответственного исполнителя с имеющимся образцом. Тщательному контролю подвергаются все расходные кассовые документы и со стороны кассового работника.

За организацию текущего контроля несет ответственность главный бухгалтер банка. Он непосредственно контролирует правильность оформления операций по открытию расчетных и текущих счетов клиентов, организует текущий контроль и ежедневное наблюдение за его проведением на всех участках учетно-операционной и кассовой работы банка. В обязанности главного бухгалтера и его заместителя входит осуществление контроля за внесением исправлений в лицевые счета, открытием и закрытием счетов, начислением процентов по ним, движением бланков строгой отчетности и квитанций о приеме наличных денег. Главный бухгалтер банка ежедневно проводит проверку заключения кассовых операций; полноту оприходования денег как инкассированных, так и поступивших в вечернюю кассу; правильность формирования и хранения всех денежно-расчетных документов и другой учетной документации. Ежедневно им контролируется своевременность и качество составления сводки оборотов банковского баланса за день.

Последующий контроль и способы его проведения

В процессе проведения внутрибанковского контроля в банке важное место отводится правильной организации последующего контроля, целью которого является систематическая проверка всех направлений учетно-операционной работы в период после совершения банковских операций. Можно выделить следующие задачи организации последующего контроля:

проверка постановки учета и документооборота;

подтверждение правильности выполнения работниками учетно-операционного аппарата возложенных на них обязанностей

проверка законности и правильности оформления выполненных операций.

В кредитной организации работу по проведению последующего контроля возглавляют главный бухгалтер, его заместители, а в крупных банках этим занимаются специальные инспекторы последующего контроля. Последующие проверки проводятся по планам, которые носят тематический характер и составляются ежеквартально. Могут проводиться как комплексные проверки, так и проверки, затрагивающие лишь отдельные участки учетно-операционной работы. Примером может служить проведение проверки только кассовых или только мемориальных документов за определенный период деятельности банка. В процессе проведения комплексной проверки обследованию подвергается весь объем работы тех или иных ответственных исполнителей. Обычно планы последующих проверок составляются таким образом, чтобы в течение квартала в последующем порядке были проконтролированы все участки учетно-операционной работы.

В ходе осуществления последующего контроля в выборочном порядке изучаются документы, которые не подвергались контролю со стороны главного бухгалтера и его заместителя. В процессе проверки устанавливается законность операции, правильность их оформления и отражения в учете. После установления законности операции проверяется правильность оформления документов: соблюдение формы бланка, наличие всех необходимых реквизитов, бухгалтерские проводки, а также соответствие имеющимся образцам подписей и оттиска печати на документе. Обращается пристальное внимание на наличие в платежных поручениях, платежных требованиях расчетных чеках ссылки на номера и даты отгрузочных документов, подтверждающих факт отгрузки товаров, выполнения работ и оказания услуг. При этом в выборочном порядке может быть проведено сличение первых экземпляров платежных документов с копиями, на основании которых делались записи по корреспондентским счетам.

В порядке последующего контроля проводится ревизия. Участки учетно-операционной работы банка, которые подвергались ревизии или обследованию, в течение последующих трех месяцев разрешено не проверять.

Итоги проведенных проверок и ревизий рассматриваются руководством коммерческого банка, результатом чего является выработка и реализация мероприятий по устранению выявленных недостатков предотвращению их появления в дальнейшем. Как правило, контроль по устранению недостатков, выявленных последующими периодическими проверками, непосредственно осуществляет главный бухгалтер банка.

Общую ответственность за состояние учета, организацию документооборота и контроля в коммерческом банке несет президент банка. В его обязанности включается проверка своевременности составления ежедневного банковского баланса, который представляется ему на подпись.

Внутренний аудит: цели, задачи и особенности организации в банке

Помимо текущего и последующего контроля в каждом коммерческом банке согласно действующим нормативным документам Баня России должна быть создана и эффективно функционировать система внутреннего аудита. Внутренний аудит можно рассматривать как систему мер безопасности банка для обеспечения защиты интересов вкладчиков, сохранения и достижения конкретных результатов в деятельности банка.

В условиях развития рыночных отношений, становления двухуровневой банковской системы, расширения сети коммерческих 6анков начинает проявляться конкуренция между ними за привлечение клиентов, депозитов, межбанковского кредита и других кредитных ресурсов. Успех ведения банковского дела, стабильность банка, степень делового доверия к нему со стороны учредителей, акционеров и клиентов во многом зависят от правильной организации управления его деятельностью и квалификации кадров. Коммерческими интересами банка определяется необходимость иметь достоверную информацию о состоянии дел на различных участках банковской деятельности для поддержания устойчивой работы банка, соблюдения интересов учредителей, акционеров, клиентов и сотрудников, корректировки депозитно-ссудной политики, обеспечения сохранности денег, ценностей и имущества. Такую информацию можно почерпнуть из различных источников, однако она должна быть тщательно проверена. Кроме того, у коммерческих банков, особенно имеющих разветвленную сеть филиалов, возникает потребность в организации внутренней предварительной проверки собственной деятельности с целью предупреждения возможных негативных фактов, которые могут быть установлены проверками органов, осуществляющих надзор за коммерческими банками (центральный банк, налоговая инспекция, правоохранительные органы).

Наличие законодательной базы, практика повседневной работы по осуществлению контроля за рисками банковской деятельности привели российские банки в процессе их становления и развития к осознанию необходимости создания (в той или иной форме) систем внутреннего аудита, Однако, банки не имели четких формализованных ориентиров при формировании таких систем, а инспекторы Центрального банка РФ, проверяя тот или иной банк, не располагали нормативно закрепленными критериями для оценки эффективности внутрибанковского контроля. Это послужило основанием для принятия Центральным банком РФ 28 августа 1997 г. Положения об организации внутреннего контроля в банках № 509. В развитие этого документа 7 июля 1999 г. вышли Указания Банка России «О порядке осуществления внутреннего контроля за соответствием деятельности на финансовых рынках законодательству о финансовых рынках в кредитных организациях» № 603-У и «О порядке аттестации комплаенс-контролеров кредитных организаций» № 604-У. В соответствии с этим Положением определялись цели и задачи внутреннего аудита, функции, права и обязанности соответствующей службы, требования, предъявляемые к ее сотрудникам, подходы к оценке Банком России состояния внутреннего контроля в банках.

Основной целью внутреннего банковского аудита является защита интересов банка, его акционеров и клиентов путем контроля за соблюдением отдельными службами и конкретными сотрудниками законодательства, иных нормативных актов и стандартов профессиональной деятельности, урегулирования конфликтов интересов, обеспечения надлежащего уровня надежности и устойчивости банка. Отсюда вытекают и основные задачи внутреннего аудита. К наиболее значимым из них можно отнести:

проверку выполнения банком требований федерального законодательства и нормативных актов Банка России;

определение и соблюдение установленных процедур и полномочий при принятии решений, затрагивающих интересы банка, его собственников и клиентов;

принятие своевременных и эффективных решений, направленных на устранение выявленных недостатков и нарушений в деятельности банка;

выполнение требований по эффективному управлению рисками банковской деятельности;

проверку сохранности активов банка;

проверку правильности отражения операций банка в учете;

контроль за состоянием отчетности, позволяющей получать, необходимую информацию о деятельности банка и связанных с ней рисках;

эффективное взаимодействие с внешними аудиторами, органами государственного регулирования и надзора.

Таким образом, основной задачей внутреннего банковского аудита является минимизация рисков банковской деятельности. Внутренний аудит организационно может быть представлен как структурное подразделение банка. Эта служба имеет особый статус. Она действует на основании устава банка и положения о службе внутреннего аудита. Для успешного решения поставленных перед ней задач служба внутреннего аудита должна обладать достаточно широкими полномочиями. Она должна иметь право:

доступа к работе со всеми документами банка;

давать оценку соответствия действий и операций, осуществляемых его сотрудниками, действующим нормативно-правовым и внутрибанковским требованиям;

привлечения к работе сотрудников структурных подразделений банка и т.д.

Одновременно на службу внутреннего аудита возлагаются определенные обязанности:

1) осуществление постоянного мониторинга рисков банковской деятельности;

2) разработка рекомендаций и указаний по устранению выявленных нарушений и осуществление контроля за их исполнением;

3) своевременное информирование руководства банка о превышения допустимых норм риска, о фактических и возможных нарушениях и др.

Служба внутреннего может быть подчинена непосредственно руководителю банка или его учредителю. Ее работа должна строиться по специально утвержденным правлением банка планам, в которых обязательно предусматривается проведение проверок филиалов, отделений и подразделений коммерческого банка. Планы проверок должны содержать конкретный перечень подлежащих проверке банковских операций. Основными разделами программ проверок, проводимых службой внутреннего аудита, могут быть следующие:

законность образования банка;

своевременность и правильность формирования уставного капитала, резервного и других фондов банка, законность их формирования;

подтверждение достоверности и правильности отражения в учете и отчетности денежных средств, счетов и депозитов в банках и других кредитных учреждениях, депозитов клиентов;

законность проведения и достоверность отражения в учете и отчетности расчетных операций;

законность и достоверность отражения в учете и отчетности операций по кредитованию;

правильность осуществления и законность кассовых операций;

правомерность и правильность осуществления внешнеэкономической деятельности коммерческого банка;

достоверность, правильность оформления и отражения по счетам бухгалтерского учета операций с ценными бумагами;

проверка правильности проведения и отражения в учете и отчетности основных средств банка и других материальных и нематериальных активов;

проверка полноты, правильности и достоверности отражения в учете доходов и расходов банка.

Один раз в год банки в составе годового отчета обязаны представлять отчеты о состоянии внутреннего контроля в Банк России, который вправе осуществлять при необходимости проверки состояния внутреннего контроля и работы службы внутреннего контроля в банках.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *