Однажды было проведено анкетирование цель которого выявить

Анкетирование

Анкетирование – это письменный опрос. Анкетирование – наиболее распространенный вид опроса, в котором общение исследователя и респондента опосредовано текстом анкеты. Анкета – это объединенная одним исследовательским замыслом система вопросов, направленных на выявление количественно-качественных характеристик объекта и предмета исследования.

В настоящее время используется несколько видов анкетирования: раздаточное, почтовое и с помощью средств массовой информации.

Раздаточное анкетирование заключается в непосредственном получении респондентом анкеты из рук исследователя или анкетера. Этот вид анкетирования позволяет получить практически 100 %-й возврат анкет и гарантирует добросовестное их заполнение.

При почтовом анкетировании анкеты рассылаются. Здесь имеет место достаточно низкий процент возврата анкет. Этот вид анкетирования целесообразно использовать при опросе экспертов.

Анкетирование с помощью средств массовой информации предусматривает размещение анкет в газетах и журналах. Процент возврата таких анкет по почте составляет около 5 %. Размещение анкет в Интернете может привести к недостаточной репрезентативности данных в связи с различием в доступе. Еще одним способом использования средств массовой информации является интерактивное телевидение. Голосование в телеэфире по телефону или с помощью электронной почты также может использоваться с целью получения информации благодаря высокой оперативности по сравнению с другими видами анкетирования.

Именно при проведении анкетирования на первый план особенно отчетливо выступают такие черты вербально-коммуникативных методов, как опосредованность, целенаправленность общения и черты массового общения. Общение исследователя с респондентом происходит в письменной форме. Все вопросы и ответы фиксируются в опросном листе. Последовательность и формулировка вопросов строго определены.

Процедура анкетирования еще более стандартизирована и формализована, чем процедура интервью. Анкетер выполняет чисто служебные обязанности – раздает анкеты, контролирует их возврат, регламентирует время заполнения анкеты и т. п. При проведении массового анкетирования достигается полная анонимность. Респондент в анкетном опросе более активен, чем исследователь, поэтому он, прежде чем отвечать на вопросы, может ознакомиться со всем содержанием анкеты, изменить последовательность вопросов и т. п. В этой связи искусство анкетирования проявляется прежде всего в формулировании вопросов и конструировании анкеты.

Формулировка вопросов анкеты. Е.С. Кузьмин и В.Е. Семенов приводят ряд правил, которые необходимо соблюдать при формулировании вопросов, используемых в устных и письменных опросах.

1. Каждый вопрос должен быть логически отдельным. Он не должен быть «множественным», т. е. совмещать (явно или неявно) два или более подвопроса.

2. Нежелательно применение малораспространенных слов (особенно иностранных), узкоспециализированных терминов, многозначных слов.

3. Следует стремиться к краткости, лаконичности. Длинные вопросы затрудняют их восприятие, понимание и запоминание.

4. К вопросам, касающимся малознакомых опрашиваемому тем, допустимо сделать небольшое предисловие (преамбулу) в виде пояснения или примера. Но сам вопрос должен оставаться кратким.

5. Вопрос должен быть, насколько это возможно, конкретным. Лучше касаться отдельных случаев, конкретных предметов и ситуаций, чем абстрактных тем и каких-либо обобщений.

6. Если в вопросе содержатся указания или намеки на возможные ответы, то спектр вариантов этих ответов должен быть исчерпывающим. Если добиться этого невозможно, то вопрос следует переформулировать так, чтобы в нем не было никаких подсказок.

7. Вопросы не должны понуждать респондентов к неприемлемым для них ответам. Если с содержательной точки зрения этого избежать трудно, то необходимо сформулировать вопрос так, чтобы у опрашиваемого была возможность ответить без ущерба для себя, «без потери лица».

8. Формулировка вопроса должна предотвращать получение стереотипных ответов. Такие шаблонные, ни к чему не обязывающие ответы обычно очень слабо насыщены полезной для исследователя информацией.

9. Следует избегать употребления в вопросах неприятных для респондента слов и выражений, способных вызвать его негативное отношение к вопросу.

10. Недопустимы вопросы внушающего характера.

Все вопросы, используемые в анкете, можно разделить по содержанию на вопросы о фактах (поведения и сознания) и вопросы о личности респондента.

Вопросы о фактах – самые «безобидные» для респондента, но тем не менее результаты, полученные с помощью опроса и других объективных методов (анализ документов), совпадают на 80–90 %. Среди этих вопросов можно выделить следующие.

Вопросы о фактах прошлого. Под влиянием времени и последующих событий прошлое предстает как бы в новом свете. Из памяти респондентов вытесняется прежде всего то, что заставляет человека чувствовать себя дискомфортно.

Вопросы о фактах поведения. Когда поведение приобретает общественную значимость, то говорят о поступке. Свои поступки человек соотносит с принятыми в обществе нормами и поступками других людей. В повседневной жизни человек редко задумывается над своим поведением, практически любой вопрос относительно поведения касается его общественной оценки. Особенно сильно подвержены искажениям ответы на вопросы о социально нежелательном поведении.

Вопросы о фактах сознания. Они направлены на выявление мнений, пожеланий, ожиданий, планов на будущее; в отдельных случаях – на личность опрашиваемого, окружающую его среду, события, не имеющие к нему прямого отношения. Любое мнение, высказанное респондентом, представляет собой оценочное суждение, основанное на индивидуальных представлениях, и поэтому носит субъективный характер.

Вопросы о личности респондента входят во все анкеты, образуя социально-демографический блок вопросов (выявляют пол, возраст, национальность, образование, профессию, семейное положение и др.). Широко распространены вопросы об уровне информированности и знаний. Достоверную информацию о знаниях можно получить с помощью вопросов экзаменационного типа, заданий или проблемных ситуаций, разрешение которых требует от респондентов использования определенных сведений, а также знакомства с конкретными фактами, событиями, именами, терминами.

По форме вопросы делятся на открытые и закрытые, прямые и косвенные. Закрытым вопрос называется в том случае, если на него в анкете приводится полный набор вариантов ответов. Такая форма вопроса в значительной степени сокращает время для заполнения анкеты и ее подготовки для автоматизированной обработки.

Закрытые вопросы могут быть альтернативными и неальтернативными. Альтернативные вопросы предполагают возможность выбора респондентом всего одного варианта ответа, в результате чего сумма ответов на все варианты, представленные в таком вопросе, всегда составляет 100 %. Неальтернативные вопросы допускают выбор нескольких вариантов ответов, поэтому их сумма может превышать 100 %.

Если исследователь уверен в полноте известных ему вариантов ответов, то он ограничивается только их списком. Довольно часто в анкетах используется табличная форма ответов на закрытые вопросы.

Открытые вопросы не имеют вариантов ответов, а потому не содержат подсказок и не навязывают респонденту вариант ответа. Они дают ему возможность выразить свое мнение во всей полноте и до мельчайших подробностей. Поэтому с помощью открытых вопросов можно собрать более богатую по содержанию информацию, чем при использовании закрытых вопросов. Число строк для записи ответа зависит от характера вопроса и должно быть достаточным для того, чтобы респондент мог свободно выразить свою мысль (обычно от трех до семи). Формулируя ответ на открытый вопрос, респондент руководствуется только собственными представлениями. Открытые вопросы следует применять для получения данных по изучаемой проблеме, об особенностях словарного запаса и языка, о круге ассоциаций в связи с предметом опроса, о вербальных навыках, связанных со способностью формулировать свое мнение и аргументировать его.

В отдельных случаях используется полузакрытая форма вопроса, когда перечень вариантов дополняется строкой для формулировки респондентом собственного варианта, если он отличается от приведенных в перечне.

Респонденты охотно отвечают на открытые вопросы, если они имеют четкое представление о теме опроса. Если же предмет опроса малознаком или непривычен, то респонденты уклоняются от ответов, дают неопределенные ответы, отвечают не по существу. В этом случае, применяя открытый вопрос, исследователь рискует совсем не получить содержательной информации. Используя закрытую форму вопроса, он помогает респонденту сориентироваться в предмете опроса и выразить свое отношение через набор возможных суждений или оценок.

Прямым называется такой вопрос, формулировка которого предполагает ответ, одинаково понимаемый и исследователем, и респондентом. Если же расшифровка ответа предусмотрена в ином, скрытом от опрашиваемого смысле, то это косвенный вопрос.

Если прямые вопросы анкеты требуют от респондента критического отношения к себе, окружающим людям, оценки негативных явлений действительности, то в ряде случаев они или остаются без ответа, или содержат неточную информацию. В подобных ситуациях используются косвенные вопросы. Респонденту предлагается воображаемая ситуация, не требующая оценки его личных качеств или обстоятельств его деятельности. При конструировании таких вопросов исходят из предположения о том, что, отвечая на них, респонденты опираются на собственный опыт, однако сообщают о нем в безличной форме, что снимает остроту критических оценок, характерную для высказываний от первого лица.

В зависимости от функции выделяют основные и вспомогательные вопросы. Основные вопросы направлены на сбор информации о содержании исследуемого явления, вспомогательные служат для подтверждения надежности получаемой информации.

Среди вспомогательных вопросов выделяют контрольные вопросы и вопросы-фильтры. Контрольные вопросы направлены на проверку искренности ответов. Они могут как предшествовать основным вопросам, так и ставиться после них. Иногда в качестве контрольных используют вопросы-ловушки. Это вопросы, на которые, будучи искренним, можно дать только один определенный ответ. Если респондент из-за невнимательности или недобросовестности дает другой ответ, то попадает в эту ловушку. Предполагается, что доверять его ответам на все другие вопросы также не следует, поэтому результаты таких респондентов обычно изымаются из дальнейшей обработки.

Необходимость в вопросах-фильтрах возникает тогда, когда исследователю нужно получить данные, характеризующие не всю совокупность опрашиваемых, а только ее часть. Для того чтобы отделить интересующую исследователя часть респондентов от всех других, задается вопрос-фильтр.

Повышение достоверности ответов респондентов может быть достигнуто с помощью некоторых методических приемов. Во-первых, респонденту должна быть обеспечена возможность уклониться от ответа, выразить неопределенное мнение. Для этого предусматриваются варианты ответов: «затрудняюсь ответить», «когда как» и т. п. Исследователи часто избегают таких вариантов, опасаясь, что если большая доля респондентов воспользуется ими, то их ответы нельзя будет интерпретировать. Однако преобладание подобных ответов служит показателем либо отсутствия у опрашиваемых определенного мнения, либо непригодности вопроса для получения нужной информации.

Во-вторых, вопросы не должны содержать в своей формулировке явных или неявных подсказок, внушать представление о «плохих» и «хороших» вариантах ответов. При формулировке оценочных вопросов необходимо следить за балансом положительных и отрицательных суждений.

В-третьих, следует учитывать возможности памяти респондента и его способность к анализу и обобщению собственных поступков, взглядов и т. п. Это важно при формулировке вопросов о затратах времени на тот или иной вид деятельности, об их регулярности и периодичности.

Когда формулировка вопросов будет закончена, их необходимо проверить на соответствие следующим критериям:

1) предусмотрены ли в анкете такие варианты ответов, как «затрудняюсь ответить», «не знаю» и т. п., дающие респонденту возможность уклониться от ответов, когда он сочтет это нужным;

2) не следует ли к некоторым закрытым вопросам добавить позицию «другие ответы» со свободными строками для дополнительных высказываний респондентов;

3) относится ли вопрос ко всей совокупности опрашиваемых или только к ее части (в последнем случае следует добавить вопрос-фильтр);

4) достаточно ли объяснена респонденту техника заполнения ответа на вопрос? Есть ли в анкете указания на то, сколько вариантов ответов можно отметить;

5) нет ли логического несоответствия между содержанием вопроса и шкалой измерения;

6) содержатся ли в формулировке вопроса термины, которые могут быть непонятны опрашиваемому; как их заменить, не нарушая смысла вопроса;

7) не превышает ли вопрос компетентность опрашиваемого (если такое подозрение есть, нужен вопрос-фильтр на проверку компетентности);

8) не превышает ли вопрос возможности памяти опрашиваемых;

9) не слишком ли многочисленны варианты ответов на вопрос (если это так, то нужно расчленить список на тематические блоки и вместо одного сформулировать несколько вопросов);

10) не задевает ли вопрос самолюбие респондента, его достоинство, престижные представления;

11) не вызовет ли вопрос отрицательных эмоций у опрашиваемого (опасения за последствия участия в опросе, печальные воспоминания, другие негативные эмоциональные состояния, нарушающие его психологический комфорт).

Композиция и оформление анкеты. Анкета – это своего рода сценарий беседы с респондентом. Началу такой беседы предшествует краткое вступление (обращение к респонденту), где излагаются тема, цели и задачи анкетирования, называется организация, которая его проводит, объясняется техника заполнения анкеты.

В начале анкеты располагаются наиболее простые и нейтральные по смыслу вопросы. Их цель – формирование установки на сотрудничество, задача – заинтересовать собеседника, ввести в курс обсуждаемых проблем.

Более сложные вопросы, требующие анализа, размышлений, размещаются в середине анкеты. К концу анкеты трудность вопросов должна снижаться, здесь обычно размещают вопросы о личности опрашиваемого.

Вопросы могут объединяться в блоки по тематическому принципу. Переход к новому блоку должен сопровождаться пояснениями, активизирующими внимание респондента.

Большое значение имеют также инструктивные указания по технике заполнения анкеты, расположенные непосредственно в тексте вопросов: сколько вариантов можно отметить – один или несколько, как заполнять вопрос-таблицу – по строкам или по столбцам. Неправильно понятая техника заполнения анкеты зачастую искажает информацию.

Отдельно следует сказать о графическом оформлении анкеты. Она должна быть напечатана четким шрифтом, иметь достаточно места для записи ответов на открытые вопросы, а также стрелки-указатели переходов от вопроса-фильтра к основным вопросам. Число вопросов должно быть ограничено: как правило, после 45 мин заполнения анкеты внимание респондента резко снижается.

Композиция анкеты проверяется на соответствие следующим критериям:

1) соблюдается ли принцип расположения вопросов от наиболее простых (контактных) в начале анкеты к наиболее сложным в середине и простым (разгрузочным) в конце;

2) не влияют ли предшествующие вопросы на последующие;

3) разделены ли смысловые блоки «переключателями внимания», обращениями к респонденту, информирующими о начале следующего блока;

4) снабжены ли вопросы-фильтры указателями перехода для разных групп респондентов;

5) нет ли скоплений однотипных вопросов, вызывающих у респондента ощущение монотонности и утомление;

6) нет ли нарушений в верстке (опечаток) и графическом оформлении анкеты (недопустимы: перенос части вопроса на другую страницу, однообразный шрифт в тексте анкеты, не позволяющий отделить вопросы от вариантов ответов и вопросы друг от друга, недостаточность места для свободных ответов и т. п.).

Даже при соблюдении всех этих требований не всегда возможно заранее оценить качество анкеты. Это можно сделать в ходе пробного исследования – проведение анкетирования на небольшой выборке. В ходе такого пробного исследования собирается методическая информация, а также выясняется отношение респондентов к опросу, их реакция на отдельные вопросы. Один из наиболее очевидных индикаторов непригодности вопроса – большая доля не ответивших или затруднившихся ответить на него.

Процедура анкетирования и правила поведения анкетера. Для успешного проведения анкетирования необходимо соблюдение ряда условий.

Желательно, чтобы анкетер пришел на место проведения анкетирования в сопровождении представителей администрации, общественных организаций, помогающих подготовить условия для этого мероприятия. Необходимо также предусмотреть посадочные места для каждого опрашиваемого, чтобы респонденты находились на достаточном расстоянии друг от друга, не мешали друг другу. Анкетер должен представиться, объяснить цель своего прихода, цель исследования, рассказать, как и где будут использованы результаты анкетирования, а также подробно разъяснить правила заполнения анкеты и предупредить анкетируемых, что в случае затруднений следует обращаться только к нему, а не совещаться друг с другом по поводу ответов на вопросы. Следует также иметь запас простых карандашей или ручек, чтобы при необходимости обеспечить ими респондентов.

Перед раздачей анкет нужно убедиться, что в помещении нет людей, не принимающих участия в анкетировании. Особенно надо обратить внимание на лиц, которые своим присутствием могут спровоцировать напряженность психологической атмосферы.

При вопросе «Почему именно нас опрашивают?» следует доступным языком объяснить принцип составления выборки и заверить собравшихся в том, что участие именно этих респондентов как представителей выборки крайне важно для получения полной и достоверной информации.

При сборе анкет желательно по возможности тщательно просмотреть каждую. В случае пропусков следует узнать, почему респондент не ответил, и постараться привлечь его к повторной работе с этим вопросом. При отказе отвечать этот вопрос следует пометить («отказ»). Всеми способами следует избегать публичного отказа, так как это отрицательно действует на остальных. Анкетер не имеет права принуждать респондента отвечать на вопросы анкеты.

При проведении анкетирования нужно вести себя дружелюбно, вежливо, избегать крайностей в поведении (сухость, официальность – разговорчивость, пристрастность). Необходимо терпеливо выслушивать все замечания респондентов, серьезно относиться к их мнению, не навязывать свою точку зрения.

Во время заполнения анкет анкетер должен предотвращать любые высказывания респондентов, не допускать обсуждения любых тем, в том числе и темы опроса.

В ситуации, когда респондент хочет высказать свое мнение более подробно, обратить внимание на недостатки в организации анкетирования, следует предоставить ему чистые листы бумаги, на которых он может высказать свое мнение.

Опыт проведения многочисленных опросов позволил сформулировать несколько правил поведения анкетера.

1. Задача анкетирования – не просто получить ответы, а получить правдивые ответы. То, насколько эта задача может быть выполнена, зависит от поведения анкетера. Первое впечатление – очень значимый фактор в восприятии анкетера. Для анкетера предпочтительна неброская, но аккуратная одежда, важны улыбка, вежливость, энергичность, уверенность в себе. Благоприятное впечатление производит сочетание доброжелательности и требовательности.

2. Лучше встретиться с респондентами утром, заранее оговорив это время. При встрече анкетер должен представиться. Не следует держать перед глазами список респондентов и делать в нем какие-либо пометки. Необходимо дать гарантии анонимности – не оглашать содержание ответов, не допускать к заполненным анкетам посторонних лиц.

3. Объясняя цели проведения исследования, анкетер должен сделать особый упор на практических целях; не следует давать обещаний и гарантий выполнить все пожелания, высказанные в ходе анкетирования.

РАБОЧАЯ ПРОГРАММА УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ «Системы электронного документооборота»

государственное БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ учреждение ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ «Иркутский региональный колледж

педагогического образования»

РАБОЧАЯ ПРОГРАММа УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

Системы электронного документооборота

2017 г.

Рабочая программа учебной дисциплины разработана на основе Федерального государственного образовательного стандарта (далее – ФГОС) по специальности среднего профессионального образования (далее – СПО) 09.02.05 Прикладная информатика (по отраслям), учебного плана специальности 09.02.05 Прикладная информатика (по отраслям). Является частью образовательной программы образовательной организации

  1. Организация разработчик: ГБПОУ ИО ИРКПО

  1. Разработчик:

Гусева А.В. преподаватель, зав. кафедрой математики и информатики ГБПОУ ИО ИРКПО ____________________

Зуева Л.Н. преподаватель _________________

Утверждена на заседании кафедры математики и информатики

Протокол № ___ от «___» _____________2017 г.

Зав. кафедрой Гусева А.В.___________________

Утверждена на заседании научно-методического совета

Протокол № 6 от «13» июня 2017 г.

Заместитель директора по УР Хвостова Г.И._______________________

стр.

  1. > ПАСПОРТ РАБОЧЕЙ ПРОГРАММЫ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

  1. > СТРУКТУРА и содержание УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ
  1. > условия реализации РАБОЧЕЙ программы учебной дисциплины
  1. Контроль и оценка результатов Освоения учебной дисциплины

1. паспорт рабочей ПРОГРАММЫ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

Системы электронного документооборота

1.1. Область применения программы

Рабочая программа учебной дисциплины является частью образовательной программы ГБПОУ ИО ИРКПО в соответствии с ФГОС по специальности 09.02.05 Прикладная информатика (по отраслям)

1.2. Место дисциплины в структуре основной профессиональной образовательной программы: дисциплина Системы электронного документооборота относится к дисциплинам общепрофессионального цикла.

1.3. Цели и задачи дисциплины – требования к результатам освоения дисциплины:

В результате освоения дисциплины обучающийся должен уметь:

  • выявлять особенности работы с документами и организации документооборота, существующие на предприятии;

  • выбирать методы и подходы к проектированию СЭДО на предприятии;

  • выявлять особенности составления документов, отражающих принятые решения, разрабатывать постановку задачи и выбирать средства для ведения и актуализации баз данных с формами электронных документов;

  • выявлять особенности и формировать требования к системе организации коллективной работы с документами в режиме «groupware» и передачи их на исполнение по электронной почте или по локальной сети;

  • выполнять настройки систем планирования маршрутов передвижения документов и контролировать их исполнение, используя технологии «docflow», «workflow»;

  • моделировать потоки информации, документооборот и бизнес-процессы, выполняемые в экономических системах с использованием средств «Case»-технологии и осуществлять их оценивание.

В результате освоения дисциплины обучающийся должен знать:

  • структуру технологического процесса управления, состав операций, выполняемых на каждом этапе и степень автоматизации их;

  • средства и проблемы совершенствования управления на каждом этапе;

  • состав основных концепций перехода к безбумажной технологии управления;

  • классы систем документационного обеспечения управления (СДОУ) и роль, выполняемая ими в деле организации единого документооборота в экономической системе;

  • структуру типовой СДОУ и состав выполняемых функций;

  • состав компонент Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ее роль организации документооборота на всех предприятиях народного хозяйства по единым стандартам;

  • состав организационно-распорядительных документов (ОРД) и их роль при выполнении основных функций управления и бизнес-процессов;

  • структуры ОРД и содержание процедур их составления;

  • содержание процедуры обработки потоков входящих и исходящих документов;

  • содержание процедуры контроля исполнения управленческих документов;

  • содержание процедуры классификации документов, формирования дел и организации текущего хранения дел и в архиве;

  • назначение, структуру электронной системы управления документооборотом как неотъемлемой составной части ЭИС;

  • принципы построения СЭДО и требования, предъявляемые к ее основным компонентам;

  • структуру АРМ, состав АРМ, входящих в СЭДО и типы информационных технологий, применяемых для построения АРМ;

  • методы и средства, используемые для описания потоков информации и документооборота, используемые для их совершенствования;

  • преимущества и недостатки использования электронных документов, виды электронных документов и их структуру;

  • требования, которые предъявляются к программным средства составления электронных документов;

  • классификацию программных средств ведения электронных документов и особенности технологии их использования;

  • что такое информационно-поисковая система (ИПС) и выполняемые ею функции, ее отличие от СУБД;

  • состав компонент ИПС, роль которую играет тезаурус в системе;

  • что представляет система управления документами (СУД) и ее специфические свойства;

  • классы методов организации хранения и поиска информации в СУД;

  • классы систем и знать особенности структуры и эксплуатации систем этих классов;

  • основные функции и задачи организации системы электронного документооборота (СЭДО),

  • этапы развития этих систем и основные классы СЭДО, которые находятся в эксплуатации в настоящее время;

  • особенности функционирования систем разных классов, таких как АСКИД, «ad-hoc», «groupware»,»docflow»;

  • назначение, сферы применения технологии «workflow»;

  • состав и содержание операций автоматизированного планирования, контроля и управления бизнес-процессами;

  • принципы организации корпоративных СЭДО и создания интегрированных систем автоматизации документооборота.

В результате освоения дисциплины обучающийся должен владеть/быть в состоянии продемонстрировать:

  • работы в коллективе специалистов, профессионально используя инструментальные средства проектирования,

  • активно участвовать в процессе разработки СЭДО и информационных технологий на всех стадиях и этапах проектирования,

  • проявлять инициативу в вопросах обоснования и выбора методов и средств анализа и разработки проектов.

1.4. Количество часов на освоение программы дисциплины:

максимальной учебной нагрузки обучающегося 48 часов, в том числе:

обязательной аудиторной учебной нагрузки обучающегося 32 часа;

самостоятельной работы обучающегося 16 часов.

2. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

2.1. Объем учебной дисциплины и виды учебной работы

подготовка сообщений

составление опорного конспекта

поиск в сети Интернет

подготовка презентаций

Промежуточная аттестация в форме дифференцированного зачета 1

2.2. Тематический план и содержание учебной дисциплины Системы электронного документооборота

Содержание учебного материала, лабораторные и практические работы,

самостоятельная работа обучающихся

Объем часов

Уровень освоения

Раздел 1. Основы электронного документооборота

Тема 1. Ведение в курс «Электронный документооборот»

Содержание учебного материала

1,2

Понятие технологии управления, технологического процесса управления. Обоснование необходимости перехода к безбумажной технологии управления.

0,5

Основные концепции безбумажной технологии управления. Место системы электронного документооборота (СЭДО) в экономической информационной системе.

0,5

Самостоятельная работа обучающихся

Подготовить сообщение по теме на выбор:

История и этапы развития электронного документооборота и делопроизводства в России.

Концепция федеральной целевой программы «Электронная Россия»

Тема 2. Анализ систем документационного обеспечения управления (СДОУ)

Содержание учебного материала

1,2,3

Назначение Системы Документационного Обеспечения Управления (СДОУ). Состав функций и задач, выполняемых в СДОУ. Классы и структуры СДОУ. ГСДОУ. УСОРД

0,5

Содержание процедур «Получения, передачи входящих и исходящих потоков документов». Содержание регистрационного журнала и регистрационной карточки.

Состав и содержание процедуры «Контроля исполнения документов». Содержание контрольной карточки и методики ведения справочной картотеки.

0,5

Практическое занятие №1.

Практическая работа №1. Электронный документооборот и эффективность системы государственного управления

Самостоятельная работа обучающихся

Подготовить сообщение по теме на выбор:

Информационная система.

Российские системы электронного документооборота: перечень, характеристики.

Тема 3. Организация проектирования Электронной системы управления документооборотом

Содержание учебного материала

1,2

Цели и назначение Системы Электронного Документооборота (СЭДО). Подходы к проектированию СЭДО. Проблемы построения СЭДО. Особенности проектирования и внедрения ЭСУД для корпоративных систем. Принципы построения СЭДО состав функциональных модулей и обеспечивающих подсистем. Содержание требований к структуре и отдельным компонентам СЭДО. Состав технологий, методов и средств применяемых для проектирования СЭДО. Организация проектирования СЭДО.

Практическое занятие №2.

Практическая работа №2. Документ как элемент управленческой деятельности

Самостоятельная работа обучающихся

Поиск в сети Интернет и составление хронологической таблицы развития средств вычислительной техники в нашей стране с использованием сервиса http://www.dipity.com/

Тема 4. Проектирования систем составления электронных документов

Содержание учебного материала

1,2

Практическое занятие №3

Практическая работа №3. Создание и ведение информационно – документальной базы. Установка и настройка системы

Самостоятельная работа обучающихся

Подготовка опорного конспекта «Жизненный цикл документа».

Подготовка опорного конспекта «Этапы документооборота. Электронный обмен неюридическими документами»

Тема 5. Проектирование систем ввода потоков входящих документов

Содержание учебного материала

1,2

Цель, назначение и задачи проектирования системы ввода бумажных документов в СЭДО.

Состав и содержание операций настройки автоматизированного ввода и загрузки потоков входящих документов. Характеристика OCR, ICR и OMR-технологий распознавания документов. Методы контроля операций сканирования и распознавания текстов.

Практическое занятие №4

Практическая работа №4. Главное назначение СЭД. Решение СЭД наиболее актуальных делопроизводственных задач учреждений.

Самостоятельная работа обучающихся

Подготовка опорного конспекта «Методы индексирования документов».

Подготовка опорного конспекта «Автоматизированные рабочие места. Определение, классы, структура, состав».

Контрольная работа

Тема 6. Проектирование систем управления документами

Содержание учебного материала

1,2,3

Системы управления документами. Назначение системы управления электронными документами (СУД), функции, выполняемые СУД в процессах управления экономической системой. Структура СУД и назначение ее компонент. Методы организации хранения документов в СУД. Классификация методов поиска и их характеристика. Характеристика СУД различных классов, их архитектуры, методов поиска и технологий использования.

0,5

Особенности проектирования СЭДО с использованием принципов и методов свободной маршрутизации документов (технологии «ad-hoc»). Особенности проектирования CЭДО на принципах технологии «groupware» с использованием средств «Lotus Notes». Особенности проектирования СЭДО, ориентированных на использование docflow-технологии на примере системы «1.С Документооборот». Назначение, сферы применения технологии «workflow». Принципы организации САДП. Характеристика, назначение, сферы применения и особенности использования системы «OPTIMA WorkFlow».

0,5

Практическое занятие №5

Практическая работа №5. Построение модели системы электронного документооборота

Самостоятельная работа обучающихся

Подготовка презентации системы «ДЕЛО» как эффективного инструмента автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

Подготовка опорного конспекта «Номенклатура дел»

Тема 7.

Защита информации в системах электронного документа

Содержание учебного материала

1,2

Технологии обеспечения безопасности. Методы и средства защиты информации в ИС. Кодирование экономической информации. Применение кодов в процессе решения задач

Практическое занятие №6

Практическая работа №6. Электронные подписи. Использование электронной подписи в России.

Самостоятельная работа обучающихся

Подготовка сообщения «Виды электронных подписей в Российской Федерации».

Поиск в сети Интернет центров выдачи электронной подписи и составление перечня этих центров

Тема 8 .

Основы электронного документооборота в образовательном учреждении

Содержание учебного материала

Электронный документооборот в образовательном учреждении. Условия внедрения модели электронного документооборота в ОУ.

Практическое занятие №7

Практическая работа №7. Создание модели электронного документооборота в образовательном учреждении.

Дифференцированный зачет

Всего:

3.2. Информационное обеспечение обучения

Перечень рекомендуемых учебных изданий, Интернет-ресурсов, дополнительной литературы

Основные источники:

  1. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: учебник для студентов учреждений среднего профессионального образования /А.В. Пшенко, Л.А. Доронина. – 14-изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2015. – 224с.

  2. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: Практикум: учебное пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования /А.В. Пшенко, Л.А. Доронина. – 6-изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2015. – 160с.

Дополнительные источники:

  1. Андреева, В.И. Делопроизводство в кадровой службе Практическое пособие. / В.И. Андреева — 3-е изд., испр. и доп. — М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000.

  2. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы / В.В.Галахов, Корнеев и др. — 2-е изд., прераб. и доп.- М.: ТК Велби; Проспект, 2004.

  3. Документооборот. Прикладные аспекты. — М.: Едиториал УРСС, 2005.

  4. Жеребенкова, А.В. Документооборот на предприятии / А.В. Жеребенкова — 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Вершина, 2005.

  5. Макарова, Н.В. Компьютерное делопроизводство : учебный курс/ Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова – СПб: Питер, 2005.

Контроль и оценка результатов освоения дисциплины осуществляется преподавателем в процессе проведения практических занятий, а также выполнения обучающимися внеаудиторной самостоятельной работы, индивидуальных заданий.

Результаты обучения

(освоенные умения, усвоенные знания)

Формы и методы контроля и оценки результатов обучения

Уметь:

выявлять особенности работы с документами и организации документооборота, существующие на предприятии

Оценка результатов выполнения практической работы №1, №6 самостоятельной работы по теме 1,2.

выбирать методы и подходы к проектированию СЭДО на предприятии

  • Оценка результатов выполнения практической работы №2, №6 самостоятельной работы по теме 3, 7.

выявлять особенности составления документов, отражающих принятые решения, разрабатывать постановку задачи и выбирать средства для ведения и актуализации баз данных с формами электронных документов

Оценка результатов выполнения практической работы №3, 4,5 самостоятельной работы по темам 4, 5, 6.

выявлять особенности и формировать требования к системе организации коллективной работы с документами в режиме «groupware» и передачи их на исполнение по электронной почте или по локальной сети

Оценка результатов выполнения практической работы №2, самостоятельной работы по теме 3.

выполнять настройки систем планирования маршрутов передвижения документов и контролировать их исполнение, используя технологии «docflow», «workflow»

Оценка результатов выполнения практической работы №6, самостоятельной работы по теме 7.

моделировать потоки информации, документооборот и бизнес-процессы, выполняемые в экономических системах с использованием средств Case-технологии и осуществлять их оценивание

Знать:

структуру технологического процесса управления, состав операций, выполняемых на каждом этапе и степень автоматизации их

Устный опрос по теме 1, оценка результатов выполнения контрольной работы №1, дифференцированного зачета

средства и проблемы совершенствования управления на каждом этапе

состав основных концепций перехода к безбумажной технологии управления

классы систем документационного обеспечения управления (СДОУ) и роль, выполняемая ими в деле организации единого документооборота в экономической системе

Устный опрос по теме 2, оценка результатов выполнения контрольной работы №1, дифференцированного зачета

структуру типовой СДОУ и состав выполняемых функций

состав компонент Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ее роль организации документооборота на всех предприятиях народного хозяйства по единым стандартам

состав организационно-распорядительных документов (ОРД) и их роль при выполнении основных функций управления и бизнес-процессов

структуры ОРД и содержание процедур их составления;

содержание процедуры обработки потоков входящих и исходящих документов;

содержание процедуры контроля исполнения управленческих документов;

содержание процедуры классификации документов, формирования дел и организации текущего хранения дел и в архиве;

назначение, структуру электронной системы управления документооборотом как неотъемлемой составной части ЭИС;

принципы построения СЭДО и требования, предъявляемые к ее основным компонентам;

Устный опрос по теме 3, оценка результатов выполнения контрольной работы №1, дифференцированного зачета

структуру АРМ, состав АРМ, входящих в СЭДО и типы информационных технологий, применяемых для построения АРМ;

методы и средства, используемые для описания потоков информации и документооборота, используемые для их совершенствования;

Устный опрос по теме 4, оценка результатов выполнения контрольной работы №1, дифференцированного зачета

преимущества и недостатки использования электронных документов, виды электронных документов и их структуру;

требования, которые предъявляются к программным средства составления электронных документов;

классификацию программных средств ведения электронных документов и особенности технологии их использования;

Устный опрос по теме 5, оценка результатов выполнения контрольной работы №1, дифференцированного зачета

что такое информационно-поисковая система (ИПС) и выполняемые ею функции, ее отличие от СУБД;

Устный опрос по теме 6, оценка результатов выполнения дифференцированного зачета

состав компонент ИПС, роль которую играет тезаурус в системе;

что представляет система управления документами (СУД) и ее специфические свойства;

классы методов организации хранения и поиска информации в СУД;

классы систем и знать особенности структуры и эксплуатации систем этих классов;

основные функции и задачи организации системы электронного документооборота (СЭДО),

Устный опрос по теме 7, оценка результатов выполнения дифференцированного зачета

этапы развития этих систем и основные классы СЭДО, которые находятся в эксплуатации в настоящее время;

особенности функционирования систем разных классов, таких как АСКИД, «ad-hoc», «groupware», «docflow»;

назначение, сферы применения технологии «workflow»;

состав и содержание операций автоматизированного планирования, контроля и управления бизнес-процессами;

принципы организации корпоративных СЭДО и создания интегрированных систем автоматизации документооборота.

РазрПрогрПрилож / 1.Предпроектное обследование-IDEF0 / 1.Предпроектное обследование объекта автоматизации(теория)

Предпроектное обследование объекта автоматизации

Ключевые слова:обследование предприятия, интервьюирование и анкетирование, реестр входящей информации, реестр внутренней информации, реестр исходящей информации, отчет об экспресс-обследовании предприятия, референтная модель, полная бизнес-модель организации, функциональная модель предметной области.

Задачи и этапы предпроектного обследования объекта автоматизации

Обследование предприятия является важным и определяющим этапом проектирования ИС. Длительность обследования обычно составляет 1-2 недели. В течение этого времени системный аналитик должен обследовать не более 2-3 видов деятельности (учет кадров, бухгалтерия, перевозки, маркетинг и др.).

Сбор информации для построения полной бизнес-модели организациичасто сводится к изучению документированных информационных потоков и функций подразделений, а также производится путем интервьюирования и анкетирования.

К началу работ по обследованию организация обычно предоставляет комплект документов, в состав которого обычно входят:

  1. Сводная информация о деятельности предприятия.

  • Информация об управленческой, финансово-экономической, производственной деятельности предприятия.

  • Сведения об учетной политике и отчетности.

  1. Регулярный документооборот предприятия.

  • Реестр входящей информации.

  • Реестр внутренней информации.

  • Реестр исходящей информации.

  1. Сведения об информационно–вычислительной инфраструктуре предприятия.

  2. Сведения об ответственных лицах.

РЕЕСТР ВХОДЯЩЕЙ ИНФОРМАЦИИ

(Наименование предприятия)

(Наименование подразделения)

Характеристики обработки документов

Наименование и назначение документа

Кто обрабатывает

Откуда поступает

Трудоемкость

Периодичность, регламент

Способ получения

РЕЕСТР ВНУТРЕННЕЙ ИНФОРМАЦИИ

(Наименование предприятия)

(Наименование подразделения)

Характеристики обработки документов

Наименование и назначение документа

Кто обрабатывает

Кому передает

Трудоемкость

Периодичность, регламент

Способ получения

РЕЕСТР ИСХОДЯЩЕЙ ИНФОРМАЦИИ

(Наименование предприятия)

(Наименование подразделения)

Характеристики обработки документов

Наименование и назначение документа

Кто обрабатывает

Куда поступает

Трудоемкость

Периодичность, регламент

Способ получения

Списки вопросов для интервьюирования и анкетированиясоставляются по каждому обследуемому подразделению и утверждаются руководителем компании. Это делается с целью:

  • предотвращения доступа к конфиденциальной информации;

  • усиления целевой направленности обследования;

  • минимизации отвлечения сотрудников предприятий от выполнения должностных обязанностей.

Общий перечень вопросов(с их последующей детализацией) включает следующие пункты:

  • основные задачи подразделений;

  • собираемая и регистрируемая информация;

  • отчетность;

  • взаимодействие с другими подразделениями.

Анкеты для руководителей и специалистовмогут содержать следующие вопросы:

  • Каковы (с позиций вашего подразделения) должны быть цели создания интегрированной системы управления предприятием?

  • Организационная структура подразделения.

  • Задачи подразделения.

  • Последовательность действий при выполнении задач.

  • С какими типами внешних организаций (банк, заказчик, поставщик и т.п.) взаимодействует подразделение и какой информацией обменивается?

  • Каким справочным материалом вы пользуетесь?

  • Сколько времени (в минутах) вы тратите на исполнение основных операций? На какие даты приходятся «пиковые нагрузки»? (периодичность в месяц, квартал, год и т.д.) Техническое оснащение подразделения (компьютеры, сеть, модем и т.п.). Используемые программные продукты для автоматизации бизнес-процессов.

  • Какие отчеты и как часто вы готовите для руководства? Ключевые специалисты подразделения, способные ответить на любые вопросы по бизнес-процессам, применяемым в подразделении.

  • Характеристики удаленных объектов управления.

  • Документооборот на рабочем месте.

Собранные таким образом данные, как правило, не охватывают всех существенных сторон организационной деятельности и обладают высокой степенью субъективности. И самое главное, что такого рода обследования не выявляют устойчивых факторов, связанных со специфическими особенностями организации, воздействовать на которые можно исключительно методами функциональной настройки организационной системы.

Анализ опросов руководителей обследуемых организаций и предприятий показывает, что их представления о структуре организации, общих и локальных целях функционирования, задачах и функциях подразделений, а также подчиненности работников иногда имеют противоречивый характер. Кроме того, эти представления подчас расходятся с официально декларируемыми целями и правилами или противоречат фактической деятельности.

Если структуру информационных потоков можно выявить по образцам документов и конфигурациям компьютерных сетей и баз данных, то структура реальных микропроцессов, осуществляемых персоналом в информационных контактах (в значительной мере недокументированных) остается неизвестной.

Ответы на эти вопросы может дать структурно-функциональная диагностика, основанная на методах сплошной (или выборочной) фотографии рабочего времени персонала. Цель диагностики — получение достоверного знания об организации и организационных отношениях ее функциональных элементов.

В связи с этим к важнейшим задачам функциональной диагностики организационных структур относятся:

  • классификация субъектов функционирования (категорий и групп работников);

  • классификация элементов процесса функционирования (действий, процедур);

  • классификация направлений (решаемых проблем), целей функционирования;

  • классификация элементов информационных потоков;

  • проведение обследования деятельности персонала организации;

  • исследование распределения (по времени и частоте) организационных характеристик: процедур, контактов персонала, направлений деятельности, элементов информационных потоков — по отдельности и в комбинациях друг с другом по категориям работников, видам процедур и их направлениям (согласно результатам и логике исследований);

  • выявление реальной структуры функциональных, информационных, иерархических, временных, проблемных отношений между руководителями, сотрудниками и подразделениями;

  • установление структуры распределения рабочего времени руководителей и персонала относительно функций, проблем и целей организации;

  • выявление основных технологий функционирования организации (информационных процессов, включая и недокументированные), их целеполагания в сравнении с декларируемыми целями организации;

  • выявление однородных по специфике деятельности, целевой ориентации и реальной подчиненности групп работников, формирование реальной модели организационной структуры и сравнение ее с декларируемой;

  • определение причин рассогласования декларируемой и реальной структуры организационных отношений.

Сплошной «фотографией» рабочего времени называется непрерывное наблюдение и регистрация характеристик работников в процессе функционирования в течение всего рабочего дня. При этом индицируемые параметры последовательно вносятся в заранее заготовленную рабочую таблицу. Ниже представлена форма рабочей таблицы системного аналитика:

Сразу по окончании процедуры обследования таблица пополняется дополнительными характеристиками: технологическая ветвь, системная функция, предмет, аспект, эмоциональный фон и др.

Часть показателей, те, что помечены звездочкой, заполняются в процессе обследования, остальные — после. Содержание записей следующее:

  • номер (по порядку);

  • агент (должность обследуемого работника);

  • время, в течение которого выполнялась процедура;

  • процедура (наименование содержания совокупности элементарных действий, объединенных общностью решаемой частной задачи);

  • содержание (суть процедуры, которая должна быть классифицирована);

  • информация (направление движения информации между агентом и контрагентом);

  • инициатива (инициатор начала выполнения данной процедуры);

  • контрагент (должность работника, который находится с обследуемым в контакте);

  • отношение (отражающая субординацию агента и контрагента форма взаимодействия в данной процедуре);

  • проблема (словесная характеристика решаемой проблемы).

Результатом предпроектного обследованиядолжен явиться «Отчет об экспресс-обследовании предприятия», структура которого приведена ниже.

  1. Краткое схематичное описание бизнес-процессов, например:

  • управление закупками и запасами;

  • управление производством;

  • управление продажами;

  • управление финансовыми ресурсами.

  • Основные требования и приоритеты автоматизации.

  • Оценка необходимых для обеспечения проекта ресурсов заказчика.

  • Оценка возможности автоматизации, предложения по созданию автоматизированной системы с оценкой примерных сроков и стоимости.

    Документы, входящие в отчет об обследовании, могут быть представлены в виде текстового описания или таблиц, примерная форма которых приведена ниже.

    Таблица

    Основные бизнес процессы предприятия

    Б-П Наименование бизнес-процесса

    Продажи: сеть, опт

    План закупок

    Размещение заказа на производство

    Производство собственное

    Закупка сырья

    Платежи

    Другие

    Таблица

    Операции бизнес-процесса

    Операция

    Исполнитель

    Как часто

    Входящие документы (документы-основания)

    Исходящий документ (составляемый документ)

    Таблица

    Описание документов бизнес-процесса

    Составляемый документ (исходящий документ)

    Операция

    Кто составляет (исполнитель)

    Как часто

    Документы-основания (входящие документы)

    Проведение предпроектного обследования позволяет решить следующие задачи:

    • предварительное выявление требований к будущей системе;

    • определение структуры организации;

    • определение перечня целевых функций организации;

    • анализ распределения функций по подразделениям и сотрудникам;

    • выявление функциональных взаимодействий между подразделениями, информационных потоков внутри подразделений и между ними, внешних информационных воздействий;

    • анализ существующих средств автоматизации организации.

    Информация, полученная в результате предпроектного обследования, анализируется с помощью методов структурного и/или объектного анализаи используется для построениямоделей деятельности организации. Модель организации предполагает построение двух видов моделей:

    • модели «как есть», отражающей существующее на момент обследования положение дел в организации и позволяющей понять, каким образом функционирует данная организация, а также выявить узкие места и сформулировать предложения по улучшению;

    • модели «как должно быть», отражающей представление о новых технологиях работы организации. Каждая из моделей включает в себя полную функциональную и информационную модель деятельности организации, а также модель, описывающую динамику поведения организации (в случае необходимости).

    В качестве основного каркаса, объединяющего и систематизирующего все знания по бизнес-модели, можно использовать референтную модель.

    Референтная модель- это модель эффективного бизнес-процесса, созданная для предприятия конкретной отрасли, внедренная на практике и предназначенная для использования при разработке/реорганизации бизнес-процессов на других предприятиях.

    По сути, референтные модели представляют собой эталонные схемы организации бизнеса, разработанные для конкретных бизнес-процессов на основе реального опыта внедрения в различных компаниях по всему миру. Они включают в себя проверенные на практике процедуры и методы организации управления. Референтные модели позволяют предприятиям начать разработку собственных моделей на базе уже готового набора функций и процессов.

    Референтная модель бизнес-процесса представляет собой совокупность логически взаимосвязанных функций. Для каждой функции указывается исполнитель, входные и выходные документы или информационные объекты. Элементы (функции и документы) референтной модели бизнес-процесса содержат ссылки на соответствующие объекты ИС, а также документы и другую информацию (пользовательские инструкции, ответственных разработчиков), расположенную в репозитории проекта. Отсюда и название — референтная модель (в переводе с английского — ссылочная модель).

    Контрольные вопросы:

    1. Какие задачи позволяет решить предпроектного обследование?

    2. Какие методы используются на начальном этапе предпроектного обследования?

    3. Что представляет собой экспресс-обследование предприятия?

    4. Что такое референтная модель?

    5. Какие методы используются для анализа результатов предпроектного обследования?

    6. Какие два вида моделей предполагает построение модели деятельности организации?

  • Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *