Обязательна ли должностная инструкция

Что такое рабочая инструкция и зачем она нужна?

Внедрение регламентации деятельности создает основу системы управления, делает бизнес более «прозрачным» и легко управляемым. Определены критерии оценки, что позволяет контролировать результаты работы. Но зачастую, регламентирование деятельности заканчивается формальностью — наличием должностных инструкций. Однако, для регулирования деятельности субъектов управления, каковыми являются ваши сотрудники, этого не достаточно.

Можно ли ограничиться только должностной инструкцией?
Теоретически — да, с практической точки зрения могу дать категорический ответ «нет». Давайте проанализируем источник возникновения проблем. А источник не в том, что сотрудник говорит вам, что это не его обязанности, так как они не прописаны в должностной инструкции, а в том, что в процессе выполнения той или иной операции допускаются ошибки. Предупредить совершение этих ошибок — задача рабочей инструкции.

Зачем нужны рабочие инструкции?
Подробные инструкции по выполнению бизнес-процессов не дают возможности сотрудникам некачественно выполнять свои обязанности, но оставляют за ними право на самостоятельное принятие решений в рамках их областей ответственности.

Когда появляется первая необходимость в написании рабочих инструкций?
Когда появляется несогласованность действий, а она появляется, как только в компании начинают работать более трех сотрудников. После этого необходимо начинать формализацию бизнеса и прописывать взаимодействие.

У всех ли должны быть должностные и рабочие инструкции?
Такой документ, как должностная инструкция, должен быть у каждого, но это формальность. Это требование законодательства. Если вы строите систему, рабочие инструкции должны быть у всех, включая директора и управляющего, уборщицу и грузчика. (Как-то меня спросили и даже посмеялись, зачем, мол, рабочая инструкция для уборщицы. Зайдя в ближайший супермаркет, я продемонстрировал, как дополнительные службы портят общее впечатление: «Отойдите, вы что не видите, что я мою…»).
Рабочая инструкция должна быть у всех. Без прописанных правил работать невозможно.

Как производится контроль персонала?
Почему мы не всегда можем поставить во главе компании наемного менеджера? Мы не можем передать ему дела, даже когда бизнес налажен и он работает.

В чем принципиальное отличие должностных инструкций от рабочих инструкций?
Должностная инструкция говорит сотруднику о том, что именно он должен делать, рабочая инструкция о том, как он должен это делать. Даже без дополнительного анализа становится понятным абсолютное принципиальное отличие двух документов, один из которых существует исключительно формально, другой является работающим инструментом.

Как связаны между собой должностные и рабочие инструкции?
При подготовке любых документов важно обеспечить их четкую взаимосвязь. Все документы, с которыми работает сотрудник, занимающий ту или иную должность, связаны между собой так называемыми ссылками, что позволяет избежать отсутствия одной и той же информации во всех документах и облегчает поиск нужной информации.

В рабочие и должностные инструкции постоянно вносятся корректировки и изменения. Как обеспечить, чтобы у сотрудника всегда был документ, действующий в настоящий момент?
Это вопрос управления документооборотом и касается он не только должностных и рабочих инструкций. Документ должен иметь версию и дату выпуска. Изъятие и уничтожение документов, утративших силу, допустимо производить любым способом.

Как быть, если существует какая-либо должность, а сотрудник, ее занимающий, увольняется?
Отчасти рабочая инструкция и существует для того, чтобы в один момент передать полномочия от одного лица другому и происходит это не только при увольнении сотрудника, но и в случае временного отсутствия (отпуск, болезнь, учеба, командировка) и обязанности, выполняемые этим сотрудником, должны быть переданы другому лицу, причем, не столько функции, описанные в должностной инструкции, сколько порядок и правила их выполнения, отражаемые в рабочей инструкции.
Допускается временная передача выполнения определенного поручения. В таком случае рекомендуется осуществить распечатку конкретного пункта рабочей инструкции с указанием должности сотрудника, который будет временно выполнять эту функцию и срок полномочий по ее выполнению. Если срок не известен, указывается дата начала исполнения.

Как писать рабочие инструкции? Кто их пишет?
Рабочая инструкция — это некий свод правил, действуя в рамках которых, сотрудник в обязательном порядке получит положительный результат.
Рабочие инструкции, а точнее, их первичные версии, пишут сами сотрудники. Когда я прошу написать рабочую инструкцию, я прошу самого сотрудника написать ее для самого себя. Я делаю акцент на то, что у него имеется базовая должностная инструкция. В ней написано, что он должен делать. В рабочей инструкции сотрудник пишет то, как он должен это делать. Как он должен делать, чтобы добиться максимального эффекта.
Вторым этапом является корректировка сотрудником отдела персонала.

Какие проблемы возникают при написании?
Как бы вы ни объясняли, вам принесут вместо рабочих инструкций должностные. Я выявил, что не менее 50% сотрудников не поймут задания. Заставьте их записать, что все написанное ими должно отвечать на вопрос «Как делать?», а не «Что делать?»

Какой по объему и стилю написания должна быть рабочая инструкция?
Рабочая инструкция должна быть настолько удобной и простой, чтобы новый сотрудник в первый же день испытательного срока понял, что и как именно нужно делать. В принципе, это требование предъявляется и к другой документации.

Как персонал воспринимает рабочие инструкции?
Как только в вашей компании появятся первые версии рабочих инструкций, начнут возникать конфликты. Это все то же банальное сопротивление. Однако, помимо этого, найдутся сотрудники, которые будут объяснять невыполнение той или иной работы тем, что у них «это нигде не прописано».

Как наличие инструкций может повлиять на клиента?
Наши с вами клиенты зачастую хотят получить результат, собственно, из-за которого они и сотрудничают с вами, но с другой стороны, они горят желанием вмешиваться в вашу работу и контролировать ее. Предоставьте им такую возможность, тем более что это шаг в вашу пользу.
Так, предположим, при оказании услуг, вы можете оставить заказчику рабочую инструкцию вашего персонала. Совершенно понятно, что большинство ее попросту проигнорируют, кто-то прочитает мельком, кто-то изучит досконально, но результат будет одним и тем же — ваш клиент будет знать, что сотрудник вашей компании работает в соответствии с определенными требованиями, а, значит, заказчик получит требуемое качество.

Теги: рабочая инструкция, контроль, менеджмент, управление, бизнес

Срок хранения должностных инструкций сотрудников

На их основе служба делопроизводства и архив могут также готовить ежегодный сводный акт о выделении документов к уничтожению и организовывать централизованное уничтожение не подлежащих хранению документов. Экспертная комиссия организации может также принять решение о сроке хранения заверенных копий организационных документов. При согласовании проекта номенклатуры дел для них может быть установлен обычный для копий документов срок хранения «До минования надобности», который, как правило, не может быть менее 1 года.

В третьих, при составлении графика приема-передачи дел в архив рекомендуем в настоящее время руководствоваться п. 34 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв.

Трудовое законодательство не обязывает всех работодателей разрабатывать должностные инструкции. Однако на практике многие организации и предприниматели уже оценили по достоинству преимущества таких инструкций. Особенно актуальным становится этот документ при возникновении трудового спора. Если нужно доказать, что работник не выполнял свои трудовые обязанности, необходимо представить суду их четкий перечень. С этой ролью должностная инструкция справляется как нельзя лучше.

Должностная инструкция выполняет следующие задачи:

– установление квалификационных требований, предъявляемых к определенной должности, выполняемой работе (образование, опыт работы, наличие специальной подготовки и т. п.);

– определение должностных обязанностей работника (круг обязанностей, объем работы, участки, за которые отвечает работник, и т. п.);

– установление пределов ответственности работника.

В каких случаях должностная инструкция обязательна?

Для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством работодатель обязан составлять должностные инструкции. Например, это касается:

– медицинских работников (п. 1 ч. 2 ст. 73 Федерального закона № 323-ФЗ от 21 ноября 2011 г.);

– частных охранников (ч. 2, п. 1 ч. 3 ст. 12.1 Закона РФ № 2487-1 от 11 марта 1992 г., Приказ МВД России № 960 от 22 августа 2011 г.);

– работников, занятых в процессах производства, хранения, перевозки, реализации и утилизации молока и продуктов его переработки (п. 2 ст. 23 Федерального закона № 88-ФЗ от 12 июня 2008 г.);

– работников аптечных организаций, ведущих розничную торговлю лекарственными средствами (п. 9.8 ОСТ 91500.05.0007-2003).

Если обязанность по составлению должностных инструкций предусмотрена нормативными документами, при отсутствии инструкций работодателя могут привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

В отношении остальных работников обязанности по составлению должностной инструкции законодательством не предусмотрено. Но составлять и утверждать ее целесообразно, особенно если в трудовом договоре с работником не раскрывается его трудовая функция, а указывается только наименование должности, профессии, специальности (абз. 3 ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда № 6234-ТЗ от 24 ноября 2008 г.). Составлять должностные инструкции можно в отношении всех должностей, предусмотренных штатным расписанием, в том числе и вакантных. По должностям специалистов (например, бухгалтер, инженер, юрист) нужно составлять и утверждать должностные инструкции. А по профессиям рабочих (например, водитель, электрогазосварщик, грузчик) – инструкции по профессии (производственные инструкции). Однако не запрещено называть инструкции по профессии также должностными.

Образцы инструкций для различных должностей и профессий вы можете найти на сайте www.moedelo.org. На их основе легко разработать собственные инструкции, дополнив при необходимости спецификой работы конкретной организации или отрасли.

Комментарий: – По общему правилу отсутствие в организации должностных инструкций не расценивается как нарушение трудового законодательства и не влечет ответственности. Однако некоторые решения работодателя без должностных инструкций могут быть признаны незаконными. Например, отказ соискателям в приеме на работу по причине их несоответствия квалификационным требованиям при отсутствии самих этих требований, которые, как правило, содержатся в должностной инструкции. Это подтверждает, например, письмо Роструда № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г. При разрешении трудовых споров об увольнении работника в связи с неудовлетворительным результатом испытания суды, как правило, требуют представить должностную инструкцию, а также свидетельства ознакомления с ней работника при трудоустройстве. Если работник не был ознакомлен с кругом своих обязанностей, не представляется возможным доказать, что он не прошел испытательный срок (см., например, Апелляционное определение Московского городского суда № 11-11709 от 26 июня 2012 г.).

Из каких разделов состоит должностная инструкция?

Общие положения.

В этот раздел включаются:

1) порядок назначения на должность и освобождения от должности. Определяется в соответствии с нормативными правовыми актами, правилами внутреннего трудового распорядка, положением о структурном подразделении (если такое положение разработано и утверждено работодателем), другими локальными нормативными актами работодателя (например, может быть предусмотрено, что работник назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации по представлению определенного должностного лица);

2) требования к квалификации работника. Указываются уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения предусмотренных трудовых обязанностей (образование, повышение квалификации), требования к стажу работы, опыту работы в какой-либо сфере деятельности;

3) требования к знаниям работника («должен знать»). Указываются основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении трудовых обязанностей;

4) перечень документов, которыми должен руководствоваться работник при выполнении трудовых обязанностей. Как правило, в этот перечень включаются:

– законодательство РФ;

– локальные нормативные акты работодателя, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника (в т. ч. Правила внутреннего трудового распорядка);

– положение о структурном подразделении, в которое входит должность (см., например, Положение о кадровой службе (отделе кадров));

– приказы и распоряжения руководителя организации;

– распоряжения руководителя структурного подразделения;

– непосредственно должностная инструкция;

– другие документы;

5) место работника в структуре подчиненности (указывается при наличии вышестоящее должностное лицо, которому подчиняется работник, а также лица, которые находятся в подчинении у работника);

6) порядок назначения работника, на которого будут возлагаться обязанности данного работника в период его временного отсутствия (например, в период отпуска, временной нетрудоспособности, командировки и т. п.);

7) категория, к которой относится конкретная должность (руководитель, специалист, технический исполнитель).

Должностные обязанности.

В этот раздел нужно включить перечень обязанностей, которые работник должен выполнять в рамках его трудовой функции.

Должностная инструкция раскрывает понятие трудовой функции работника, определяемой заключенным с ним трудовым договором (абз. 3 ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ). Если в трудовом договоре, как правило, указываются только основные характеристики трудовой функции (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации), то в разделе «Должностные обязанности» должностной инструкции трудовая функция детально регламентируется, предусматриваются круг обязанностей работника, объем работы, участки, за которые отвечает работник, и т.д.

В качестве основы для разработки данного раздела должностной инструкции целесообразно использовать квалификационные характеристики, содержащиеся в квалификационных справочниках, например в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, Утвержденных Постановлением Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 г., и др. Трудовые обязанности работника нужно описать конкретно, подробно и понятно для исполнителя.

При разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности (профессии) в конкретных организационно-технических условиях. Так, при необходимости можно распределить обязанности, содержащиеся в одной квалификационной характеристике, между несколькими работниками (исполнителями) или дополнить обязанности, предусмотренные квалификационной характеристикой по одной должности, обязанностями, предусмотренными характеристиками по другим должностям. Также в должностной инструкции работника допускается предусмотреть обязанность замещать работника со схожей трудовой функцией в период его временного отсутствия.

Комментарий: Обязанность работника уволиться по определенным основаниям (в т. ч. по собственному желанию) при наступлении каких-либо обстоятельств не относится к трудовой функции и не может быть включена в должностную инструкцию. Кроме того, такое положение прямо противоречит Трудовому кодексу РФ. У работника есть право расторгнуть трудовой договор по своей инициативе, но не обязанность сделать это по каким-либо производственным причинам (ст. 80 Трудового кодекса РФ). Желание уволиться должно быть добровольным волеизъявлением работника. По этому вопросу Роструд давал разъяснения в письмах № 6234-ТЗ от 24 ноября 2008 г., № 3520-6-1 от 30 ноября 2009 г., с текстами которых можно ознакомиться на сайте www.moedelo.org.

Права.

В данный раздел включаются:

– право работника знакомиться с проектами решений руководителя организации, касающимися его деятельности;

– запрашивать и получать от работников структурных подразделений организации документы и информацию, необходимые для выполнения его трудовых обязанностей;

– обращаться к руководителю организации с предложениями по вопросам, входящим в его компетенцию;

– требовать от своего непосредственного руководителя и руководителя организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и реализации прав и т.п.

Для некоторых категорий работников (юриста, заместителя руководителя организации и др.) в этот раздел должностной инструкции включается право работника подписывать (визировать) документы по вопросам, входящим в его компетенцию.

Ответственность.

Сюда нужно включить виды ответственности работника за несоблюдение требований должностной инструкции и иных локальных нормативных актов работодателя, приказов и распоряжений руководителя организации, а также нарушения работником трудовой дисциплины. Также можно предусмотреть положения, которые уточняют и конкретизируют ответственность должностного лица за те или иные нарушения. Например, если работник несет материальную ответственность на основании заключенного договора о полной индивидуальной материальной ответственности, это также целесообразно указать в данном разделе.

Основой для разработки данного раздела должностной инструкции является законодательство РФ о различных видах юридической ответственности. В соответствии со ст. 419 Трудового кодекса РФ ответственность подразделяется на материальную, дисциплинарную, административную, гражданско-правовую, уголовную. Как правило, формулировки в этом разделе приводятся в общем виде либо с указанием того, за какие нарушения какой вид ответственности возлагается на работника.

Как разработать и утвердить должностную инструкцию?

1. Сначала нужно составить проект инструкции с учетом требований действующего законодательства. Должностная инструкция может быть приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.

Унифицированная форма инструкции не утверждена, поэтому организация разрабатывает ее самостоятельно. При подготовке должностной инструкции следует учитывать положения ГОСТ Р 6.30-2003. Требования к содержанию и оформлению четко установлены только для должностной инструкции частного охранника на объекте охраны (Приказ МВД России № 960 от 22 августа 2011 г.). В остальных случаях в качестве основы при составлении должностных инструкций можно использовать:

– квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 г.;

– единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (выпуски по соответствующим отраслям). Например, для составления инструкций по общеотраслевым профессиям рабочих можно использовать Выпуск 1, утвержденный Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС № 31/3-30 от 31 января 1985 г. (письма Роструда № 4412-6 от 31 октября 2007 г., № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г., № 6234-ТЗ от 24 ноября 2008 г.).

Кроме того, при разработке должностных инструкций законодательство предписывает работодателям учитывать требования профессиональных стандартов (пп. «а» п. 25 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 23 от 22 января 2013 г.). Однако сами стандарты пока не утверждены, работу по их созданию координирует Минтруд России (ст. 195.1 Трудового кодекса РФ).

2. Если коллективным договором (соглашением) организации предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников например, — с профсоюзом, следует направить представительному органу на рассмотрение проект должностной инструкции и учесть его мнение. Если такой орган не создан, работодатель разрабатывает и принимает локальные нормативные акты (в т. ч. должностные инструкции) самостоятельно. Отсутствие представительного органа делает невозможным выполнение требований законодательства в этой части (ч. 3 ст. 8, ч. 1 ст. 372 Трудового кодекса РФ, п. 3 письма Роструда № 2742-6-1 от 8 декабря 2008 г.).

3. Затем необходимо подписать и завизировать должностную инструкцию. В соответствии с п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 организационно-распорядительный документ (в т. ч. должностная инструкция) должен содержать реквизит «Подпись», который располагается в нижней части документа, после его текста. Должностную инструкцию, как правило, подписывает ее составитель (например, специалист по кадрам, руководитель структурного подразделения).

В зависимости от того, какой порядок принятия должностных инструкций установлен у работодателя, до утверждения руководителем организации (иным уполномоченным лицом) инструкцию могут визировать некоторые заинтересованные работники (например, руководитель кадровой службы (отдела кадров, отдела персонала), руководитель юридического отдела (юрист) организации). Виза согласования располагается на оборотной стороне последнего листа должностной инструкции. Она должна включать в себя подпись и должность работника, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания (п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003).

4. После подписания нужно утвердить должностную инструкцию и ввести ее в действие с определенной даты. Должностную инструкцию утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Как правило, для этого издается приказ. Но если инструкция утверждается без каких-либо особенностей (по времени ее действия, порядку пересмотра, распространения и т.п.), можно не издавать отдельный приказ, а оформить на самой должностной инструкции гриф утверждения. Гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности работника, утверждающего документ (например, генеральный директор, директор по управлению персоналом), его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003, ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ).

5. В завершение процедуры необходимо ознакомить работника, принимаемого (принятого) на определенную должность (профессию), с инструкцией по этой должности (профессии). Сведения об ознакомлении с должностной инструкцией и подпись работника, подтверждающая ознакомление, могут ставиться:

– в листе ознакомления с должностной инструкцией (такой лист подшивается или подклеивается к самой инструкции);

– в Журнале ознакомления с должностными инструкциями или в Журнале ознакомления с локальными актами организации (образцы этих документов представлены на сайте www.moedelo.org);

– на экземпляре должностной инструкции, который будет храниться у работодателя (по аналогии с трудовым договором);

– на экземпляре трудового договора, который будет храниться у работодателя (например, на нем можно оформить такую надпись: «С должностной инструкцией до подписания трудового договора ознакомлен»).

Если работник не желает ознакомиться с должностной инструкцией, отказ целесообразно оформить письменно, например в виде акта. Этот документ убережет работодателя от возможных претензий со стороны проверяющих ведомств (например, трудовой инспекции). Он будет служить подтверждением того, что работодатель выполнил свою обязанность по ознакомлению работника с локальными актами, и снимет с организации ответственность, если работник, отказавшийся от ознакомления с локальным актом, впоследствии будет утверждать, что его с ним не знакомили (абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 1 ст. 67, ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса РФ).

Целесообразно подготовить два экземпляра должностной инструкции и выдать один работнику на руки (абз. 7 письма Роструда № 4412-6 от 31 октября 2007 г.). Экземпляр желательно предоставить работнику под подпись.

Комментарий: Инструкция составляется по должности или профессии, а не в отношении каждого работника лично. Составлять именные должностные инструкции, конечно , не запрещено, но делать это нецелесообразно, ведь при увольнении работника такая инструкция будет утрачивать силу а при приеме нового ее придется утверждать заново. В то же время ФИО работника можно проставить вручную на его экземпляре утвержденной должностной инструкции во избежание потери экземпляра. Такие разъяснения даны в письме Роструда № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *