Обязанности секретаря в школе

Должностная инструкция секретаря

Новая инструкция!
Должностная инструкция секретаря школы по Профстандарту
1. Общие положения должностной инструкции секретаря школы
1.1. Данная должностная инструкция секретаря школы разработана на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 21 августа 1998 года №37 в редакции от 27 марта 2018г; с учетом ФЗ №273 от 29.12.2012г «Об образовании в Российской Федерации» (в редакции от 01.03.2020г); в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и другими нормативными актами, регулирующими трудовые отношения между работником и работодателем.
При составлении данной должностной инструкции секретаря руководителя (директора) школы учтено также Постановление Минтруда РФ и Минобразования РФ от 13 января 2003 г. N 1/29 «Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций».
1.2. Секретарь образовательного учреждения назначается и освобождается от должности в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом Российской Федерации и трудовым договором.
1.3. Секретарь школы должен иметь среднее профессиональное образование в сфере делопроизводства без предъявления требования к стажу работы или среднее (полное) общее образование и профессиональную подготовку в сфере делопроизводства без предъявления требований к стажу работы.
1.4. Секретарь подчиняется непосредственно директору образовательного учреждения.
1.5. В своей профессиональной деятельности секретарь обязан руководствоваться:

  • Уставом общеобразовательного учреждения;
  • трудовым договором;
  • приказами и распоряжениями директора общеобразовательного учреждения;
  • законами и иными правовыми актами, регламентирующими образовательную деятельность;
  • данной должностной инструкцией секретаря руководителя школы;
  • нормативными документами, касающимися ведения делопроизводства;
  • утвержденной инструкцией по охране труда секретаря в школе.

1.6. Секретарь школы обязан знать:

  • структуру образовательного учреждения и его кадрового состава;
  • государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • правила орфографии и пунктуации русского языка;
  • правила эксплуатации оргтехники;
  • правила пользования приемно-переговорным устройством, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером;
  • правила работы с компьютерными программами, а именно с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами;
  • технику создания, обработки, передачи и хранения документов;
  • правила деловой переписки;
  • правила составления деловых писем с использованием деловых образцов;
  • основы этики и эстетики;
  • правила делового общения;
  • способы оказания первой помощи;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности.

1.7. Секретарь школы должен знать должностную инструкцию, свои функциональные обязанности и полномочия, порядок действий при возникновении чрезвычайной ситуации, иметь навыки оказания первой помощи пострадавшим.


скачать: Должностные инструкции для Школы
69 инструкций с учетом законов на 24 марта 2020 г
2. Функции секретаря образовательного учреждения
Основными направлениями в работе секретаря школы являются:
2.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора общеобразовательного учреждения и его заместителя;
2.2. Ведение делопроизводства.

3. Должностные обязанности секретаря школы
3.1. Секретарь школы имеет следующие должностные обязанности:
3.1. Прием всей поступающей в общеобразовательное учреждение корреспонденции и передача ее в соответствии с указаниями директора конкретным сотрудникам для использования в процессе работы либо для подготовки ответов;
3.2. Ведение делопроизводства, в том числе и в электронном виде;
3.3. Предоставление в установленные сроки в Управление образования списков всех классов (контингента образовательного учреждения) и списка всех преподавателей каждого учебного года;
3.4. Оперативное внесение текущих изменений в составе контингента учащихся, преподавателей и других сотрудников общеобразовательного учреждения;
3.5. Подготовка проектов приказов и распоряжений по движению контингента учащихся;
3.6. Оформление личных дел детей, принятых на обучение в образовательное учреждение;
3.7. Ведение алфавитного журнала всех учащихся;
3.8. Выполнение различных операций с использованием компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и предоставления информации;
3.9. Контроль над своевременным рассмотрением и подготовкой документов и распоряжений, принятых к исполнению конкретными сотрудниками общеобразовательного учреждения;
3.10. Составление различных писем, запросов и других документов, а также подготовка ответов авторам обращений по поручению директора образовательного учреждения или его заместителя;
3.11. Ведение контроля исполнения сотрудниками общеобразовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также соблюдения сроков исполнения указаний и поручений директора образовательного учреждения, взятых на контроль;
3.12. Вызов сотрудников и учащихся по поручению директора общеобразовательного учреждения;
3.13. Выполнение работы по подготовке общих собраний сотрудников школы, заседаний педагогического совета, а также совещаний, проводимых директором образовательного учреждения (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация);
3.14. Контроль обеспечения директора общеобразовательного учреждения канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, а также создание условий, способствующих эффективной работе директора образовательного учреждения;
3.15. Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив в установленные сроки;
3.16. Прием личных заявлений сотрудников школы, учащихся и их родителей (или законных представителей) на подпись директору образовательного учреждения;
3.17. Выполнение работы согласно данной должностной инструкции секретаря школы, соблюдение инструкций по охране труда при выполнении работ и эксплуатации компьютерной техники;
3.18. Организация приема посетителей, а также содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений сотрудников образовательного учреждения.
3.19. Секретарь школы должен вести работу:
— в соответствии с графиком, утвержденным директором образовательного учреждения;
— в тесном взаимодействии с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом.

4. Права секретаря образовательного учреждения
Секретарь школы имеет право:
4.1. Получать своевременную индивидуальную консультацию по вопросам работы с электронным журналом;
4.2. Запрашивать у сотрудников образовательного учреждения, а в соответствующих случаях и у администрации, необходимую информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений;
4.3. Привлекать сотрудников к исполнению поручений администрации образовательного учреждения;
4.4. Требовать от сотрудников доработки документов, которые были подготовлены с нарушением установленных правил составления и оформления документов;
4.5. Визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью образовательного учреждения;
4.6. Знакомиться с должностной инструкцией секретаря-делопроизводителя школы, другими инструкциями по охране труда и пожарной безопасности;
4.7. Вносить на рассмотрение администрации общеобразовательного учреждения свои предложения по улучшению работы с документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом применения средств организационной и вычислительной техники.

5. Ответственность секретаря школы
Секретарь несет ответственность:
5.1. Дисциплинарную, предусмотренную за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, представленных в данной должностной инструкции секретаря школы, в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, а также за нарушение Устава и других локальных правовых актов образовательного учреждения;
5.2. Административную ответственность, предусмотренную за нарушение по его вине правил противопожарной безопасности и санитарно-гигиенических правил, в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
5.3. Материальную ответственность, предусмотренную за последствия принятого им необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества образовательного учреждения, неправомерное его использование или иной ущерб, причиненный образовательному учреждению, в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.4. За разглашение персональных данных обучающихся, родителей (законных представителей), работников школы, а также за несоблюдение норм профессиональной этики.

6. Взаимоотношения. Связи по должности
Секретарь:
6.1. Работает по графику, составленному из 40 часовой недели и утвержденному директором школы.
6.2. Получает от директора школы и заместителей директора информацию нормативно-правового характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.
6.3. Секретарь в процессе своей деятельности взаимодействует с административным, педагогическими и обслуживающим персоналом по вопросам проверки выполнения поручений отдела образования, приказов и указаний директора школы, кадровой деятельности школы.
6.4. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в компетенцию секретаря со всеми работниками школы.

Должностную инструкцию секретаря школы разработал:
«___»____20___г. __________ /______________________/

С должностной инструкцией ознакомлен(а), второй экземпляр получил (а)
«___»____20___г. __________ /______________________/

Должностная инструкция секретаря школы представляет собой документ, которые включает в себя перечень прав, обязанностей и основных направлений работы данного сотрудника. Инструкция утверждается руководителем образовательного учреждения и передается работнику на ознакомление. О том, как правильно ее составить, расскажем в статье далее.

Содержание должностной инструкции секретаря в школе

Скачать форму должностной инструкции

Как правило, должностная инструкция секретаря в школе включает в себя следующие разделы:

  1. Общие положения. В этой части документа указывается наименование должности и подразделения — места работы сотрудника в соответствии с утвержденным в организации штатным расписанием, информация о порядке утверждения на должность и снятия с нее, а также определяется порядок замещения служащего в случае его отсутствия. При желании разработчик документа вправе прописать перечень документов, нормативных или локальных актов, с которыми секретарь должен быть ознакомлен, чтобы впоследствии руководствоваться их положениями в своей работе.
  2. Функции. В этом разделе определяются направления деятельности секретаря школы. В частности, речь может идти:о работе с документами (включая их архивирование);
    • обеспечении работы канцелярии;
    • выполнении технических функций, которые связаны с обеспечением работы директора и его заместителей.
  3. Должностные обязанности. В этом разделе указываются обязанности секретаря школы. Например, здесь может быть сказано, что он:
    • организует переговоры директора школы (в том числе телефонные);
    • составляет график текущей и перспективной работы;
    • работает с почтой;
    • ведет делопроизводство;
    • составляет документы по указанию непосредственного руководителя;
    • следит за обеспечением директора канцелярскими и иными принадлежностями, которые необходимы тому для работы;
    • осуществляет работу по подготовке и проведению собраний, конференций и выступлений директора;
    • организует прием посетителей и подготовку ответов на жалобы;
    • получает от директора школы задания и выполняет их;
    • принимает информацию по переговорным и иным устройствам и т. д.
  4. Права. Так как секретарь имеет комплекс прав, которые позволяют ему должным образом выполнять возложенные на него обязанности, необходимо отразить их в соответствующем разделе инструкции. Например, здесь может быть указано, что секретарь правомочен:
    • запрашивать от ответственных лиц информацию для директора;
    • привлекать работников учебного заведения для выполнения поручений руководителя организации;
    • отправлять на доработку проекты документов, которые приходят по почте к директору;
    • визировать тексты бумаг, которые проходят экспертизу;
    • вносить на рассмотрение совета школы предложения по улучшению работы с документами и т. д.
  5. Ответственность. Раздел включает в себя перечень видов ответственности, которые работник несет за ненадлежащее исполнение (или неисполнение) своих должностных обязанностей и нарушение требований законодательства. Речь обычно идет о материальной, дисциплинарной, административной и уголовной ответственности.
  6. Режим работы. Эта часть должностной инструкции должна содержать особенности графика сотрудника. Например, могут быть определены моменты, касающиеся ненормированного рабочего дня или сокращенной рабочей недели.
  7. Взаимоотношения и связи. В разделе определяется порядок взаимодействия секретаря с остальными работниками школы.

Примечание: нами представлен примерный вариант структуры должностной инструкции секретаря в школе. Так как законодатель не устанавливает требований к содержанию документов такого рода, работодатель вправе утвердить свою структуру инструкции, добавив или удалив разделы.

Порядок разработки и принятия должностной инструкции секретаря в школе

Текст должностной инструкции разрабатывается специалистом отдела кадров или лицом, отвечающим за охрану труда в организации. После этого документ передается на согласование непосредственному руководителю секретаря, чтобы тот при необходимости внес свои коррективы и предложения. Затем идет обсуждение всех замечаний и передача готового текста на утверждение руководителю организации.

Подпишитесь на рассылку

После того как инструкция утверждена, с ней необходимо ознакомить работника. Новых сотрудников при этом знакомят с текстом еще при приеме на работу. Как правило, к инструкции прилагается лист ознакомления, в котором сотрудник ставит подпись и указывает дату. В случае отказа от подписи об этом составляется соответствующий акт. После ознакомления оригинал инструкции обычно хранится у работодателя, работник же получает на руки заверенную копию.

При необходимости внесения изменений в документ работник должен быть уведомлен об этом заранее. Более того, без его письменного согласия на это новый документ не будет иметь юридической силы.

В заключение осталось напомнить, что должностная инструкция секретаря в школе, как и любая другая, разрабатывается для должности, а не для конкретного сотрудника, поэтому указание в ней биографических данных или иных индивидуальных параметров неуместно. Образец должностной инструкции секретаря школы вы можете найти на нашем сайте.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Мы рады приветствовать на нашем сайте коллег, родителей, учащихся, выпускников, а также всех, кому интересна деятельность нашей образовательной организации.

На нашем сайте можно узнать, чем сегодня живет школа. Практически 30 лет существует наша школа. За эти годы в школе обучалось и продолжают учиться около 20 тысяч детей. В их сердцах и душах оставили свой след более сотни учителей, которые давали и дают глубокие знания, строят судьбы своих учеников, искренне их любя, сея зерна добра в их душах.

За годы деятельности в школе сложились свои ценности и устои. Мы гордимся своими выпускниками, которые трудятся во всех уголках нашей Родины. Мы радуемся своим успехам и победам, преодолеваем препятствия и неудачи и готовы строить планы и претворять новые идеи в жизнь.

В нашей школе учатся очень разные дети: у каждого свое представление о добре и зле, чести и бесчестии, человеческом достоинстве, красоте и счастье. И какими бы мы ни были разными, есть единственное, что объединяет нас всех – это наш дом, в который мы приходим каждый день, дом, имя которому Школа! Дом, где в души и сознание детей ежедневно вливается колоссальный поток сведений, ощущений и переживаний… Дом, где начинается становление личности каждого ребёнка.

Наша школа идет в ногу со временем, она развивается, движется вперед. Главной характеристикой глобальных процессов, идущих в целом в современном образовании, и в частности, в нашей школе, является его модернизация, основная цель которой – достижение высшего качества образования. Но не только это. Реалии современного мира ставят перед нами новые стратегические задачи: формирование таких личностных качеств, как гражданская зрелость, патриотизм, чувство ответственности, лидерские качества, общая культура. Иными словами, те качества, которые формируют просвещенных деятелей, любящих свою страну, верящих в ее неиссякаемые силы и умеющих в самой будничной практической работе видеть осуществление великого долга.

Уважаемые родители!

Благодарим, что вы доверили нашей школе обучение и воспитание вашего ребенка!

Надеемся, что в стенах школы и на страницах сайта вы сможете найти важную, интересную и полезную для себя информацию, стать нашими постоянными союзниками и собеседниками.

Наша школа — пространство возможностей!

2. Функции

Основными направлениями работы секретаря-делопроизводителя явля­ются:

2.1. выполнение технических функций по обеспечению и обслу­живанию работы директора школы и его заместителей;

2.2. ведение делопроизводства.

3. Должностные обязанности

Секретарь-делопроизводитель выполняет следующие должностные обя­занности:

3.1. получает для директора школы и его заместителей сведения от работников школы, вызывает по поручению директора работни­ков школы и обучающихся;

3.2. организует телефонные переговоры директора школы;

3.3. принимает и передает телефонограммы, записывает в отсут­ствие директора школы принятые сообщения и доводит их до его сведения;

3.4. осуществляет работу по подготовке общих собраний работни­ков школы, заседаний совета школы, педагогического совета, попе­чительского совета, а также совещаний, проводимых директором школы (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация), по по­ручению директора ведет и оформляет протоколы заседаний и сове­щаний;

3.5. следит за обеспечением директора школы канцелярскими при­надлежностями, средствами организационной техники, создает ус­ловия, способствующие эффективной работе директора;

3.6. передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;

3.7. печатает по указанию директора школы различные докумен­ты и материалы;

3.8. ведет делопроизводство; формирует дела в соответствии с ут­вержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в уста­новленные сроки сдает в архив;

3.9. принимает поступающую на имя директора школы коррес­понденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с при­нятым в школе порядком и передает после ее рассмотрения дирек­тором по назначению конкретным исполнителям для использова­ния в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за срока­ми выполнения поручений директора школы, взятых на контроль; отправляет корреспонденцию;

принимает личные заявления работников, обучающихся и их родителей (лиц, их заменяющих), документы на подпись директору школы;

организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

осуществляет документационное обеспечение кадровой ра­боты в школе; ведет книгу приказов и хранит ее, ведет и хранит жур­нал учета движения трудовых книжек, хранит и ведет в установлен­ном порядке трудовые книжки работников.

4. Права

Секретарь-делопроизводитель имеет право:

4.1. запрашивать от работников школы, а в необходимых случаях и от администрации школы нужную информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируе­мых поручений;

4.2. привлекать работников к выполнению поручений админист­рации школы;

4.3. требовать от исполнителей доработки документов, подготов­ленных с нарушением установленных правил составления и оформ­ления документов;

4.4. визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью школы;

4.5. вносить на рассмотрение администрации школы предложения по улучшению работы с документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом применения средств орга­низационной и вычислительной техники/

5. Ответственность

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка школы, иных локальных нормативных актов, должностных обязан­ностей, установленных настоящей Инструкцией, в том числе за не использование предоставленных прав, секретарь-делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудо­вым законодательством.

5.2. За виновное причинение школе или участникам образователь­ного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) сво­их должностных обязанностей секретарь-делопроизводитель несет матери­альную ответственность в порядке и в пределах, установленных тру­довым и (или) гражданским законодательством.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

Секретарь-делопроизводитель:

6.1. работает в режиме ненормированного рабочего дня по графи­ку, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели;

6.2. взаимодействует в процессе своей деятельности с педагогичес­ким, административным и обслуживающим персоналом по вопро­сам подготовки и представления необходимой информации и мате­риалов на заседания совета школы, педагогического и попечительского советов, проверки выполнения поручений учредителя школы, приказов и распоряжений администрации школы; кадровой, финан­сово-хозяйственной деятельности школы.

С должностной инструкцией ознакомлены:

№/№

п. п.

Ф. И. О.

Дата

ознакомления

Подпись

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *