Образец графика документооборота

Содержание

Нужен ли график документооборота бюджетного учреждения?

Понятие графика документооборота не содержится ни в Федеральном законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», ни в Инструкции № 157н. При этом ст. 9 Закона № 402 ФЗ и п. 9 Инструкции №157н определено, что лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для отражения в бухгалтерском учете. Согласно п. 6 Инструкции № 157н правила документооборота, в том числе порядок и сроки передачи первичных учетных документов в соответствии с графиком документооборота, утверждаются в составе учетной политики учреждения.

Образец графика документооборота бюджетного учреждения можно посмотреть .

Следовательно, для упорядочения внутренней деятельности бюджетного учреждения необходимо четко определить направления и сроки движения конкретных документов. Для этого составляется график документооборота. Отсутствие в учреждении графика документооборота может привести к несвоевременному отражению хозяйственных операций в учете. Например, водитель-экспедитор передал в бухгалтерию накладные и счета фактуры от 29 марта только 20 апреля. В связи с этим бухгалтерия не смогла принять к вычету НДС в I квартале. В таком случае, по мнению налоговиков, необходимо подавать уточненную декларацию.

Таким образом, в каждом учреждении в рамках учетной политики необходимо разработать и утвердить график документооборота – схему, которая характеризует процедуру перемещения первичных документов в организации от момента их создания до момента передачи на хранение.

Подробно об общих правилах составления и представления квартальной отчетности смотрите в материале «Квартальная отчетность бюджетного учреждения».

Все новации законодательства – в статьях и сервисах журнала «Учет в бюджетных учреждениях».

Составление графика документооборота

Единой определенной законодательством формы графика документооборота нет. Учреждение самостоятельно разрабатывает график, исходя из особенностей своей деятельности и объема хозяйственных операций. Учтите, что до сих пор действует положение Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 «О документах и документообороте в бухгалтерском учете». В приложении к этому документу приведен пример графика документооборота в виде перечня работ.

Перед составлением графика документооборота необходимо проанализировать деятельность учреждения. Первый этап – определение перечня документов. Необходимо установить все факты хозяйственной жизни, которые имеют место в учреждении, и определить перечень документов, которые образуются в процессе деятельности.

Второй этап – назначение ответственных лиц. Необходимо установить лиц, ответственных за оформление документов. Работники, в должностные обязанности которых входит составление первичных документов, отвечают за их правильное оформление. Этих же работников необходимо назначить ответственными за передачу документов в бухгалтерию. Также следует определить лиц, ответственных за принятие и обработку первичных учетных документов.

Третий этап – определение сроков. Сроки, в которые конкретный работник передает документы в бухгалтерию, – самое важное в графике документооборота. Этот срок можно установить как определенное число месяца или количество дней, прошедших со времени составления или исполнения документа. Также надо учесть, что бухгалтеру может понадобиться не один день для обработки полученных документов и переноса данных из них в регистр.

Четвертый этап – приведение документооборота в соответствие с законодательством. Следует проанализировать, какие требования предъявляет законодательство к оформлению документов, совершению фактов хозяйственной жизни, отражению их в учете. Например, в соответствии с п. 3 ст. 168 Налогового кодекса РФ счета-фактуры выставляются не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг).

В графике документооборота следует предусмотреть сроки, в пределах которых документы передаются в архив учреждения. Сроки хранения документов в графике документооборота можно не указывать, поскольку они определены законодательно.

Перед утверждением графика документооборота целесообразно согласовать его со всеми заинтересованными лицами. После согласования график документооборота утверждается руководителем учреждения.

В график документооборота рекомендуется включать следующие разделы:

  • наименование документа;
  • составление документа: ответственное лицо, срок исполнения;
  • предоставление документа: ответственное лицо, срок исполнения;
  • обработка документа: ответственное лицо, срок исполнения;
  • передача в архив учреждения: ответственное лицо, срок передачи.

Образец графика документооборота в бюджетном учреждении можно посмотреть здесь. 2 раздела, которые должны быть в учетной политике – 2017 читайте в журнале →

Соблюдение графика документооборота

Ознакомление ответственных лиц с графиком документооборота – обязательная процедура. Каждому работнику, участвующему в документообороте, нужно знать, что, как и когда он будет делать. Есть два варианта:

  1. Каждому исполнителю под роспись вручить выписку из графика. В ней перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения (п. 5.5 Положения № 105).
  2. Оформить дополнительный лист к графику документооборота, где работники распишутся в ознакомлении с графиком.

Обратите внимание: составленный по всей форме график документооборота дает право требовать представления документов в установленные сроки. Специалисты Роструда в письме от 18 декабря 2014 г. № 3251-6-1 подтвердили правомерность санкций за нарушение сроков передачи в бухгалтерию первичной документации, в случае если положением о премировании организации предусмотрены условия лишения или снижения премиальных выплат.

С целью соблюдения графика документооборота в учреждении также необходимо внести изменения в должностные инструкции работников. Нужно включить соблюдение сроков представления документов в список обязанностей соответствующих сотрудников или закрепить обязанность соблюдать сроки передачи документов приказом.

Как организовать контроль за поступлением документов

Учреждение обязано организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Такие требования установлены статьей 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктом 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Одна из задач главного бухгалтера и руководителя учреждения – организовать контроль за созданием, получением, обработкой и хранением документов (п. 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, п. 6.6 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 (действует в части, не противоречащей законодательству)). В качестве инструментов для выполнения этой задачи используйте:

  • график документооборота;

  • номенклатуру дел. Как изменился план счетов с 2017 года читайте в журнале →

Что проверить в полученных документах при соблюдении графика документооборота

Прежде чем принять первичный документ к учету, проверьте:

  • форму документа. Для разных случаев она может быть своя. Например, завскладом при приемке товара нашел расхождения по его количеству и качеству и составил акт приемки материалов (ф. 0504220). А ему нужно было составить и передать в бухгалтерию приходный ордер на приемку материальных ценностей (ф. 0504207). Завскладом составил документ не по той форме;
  • заполнение и все подписи ответственных сторон;
  • обязательные реквизиты;
  • факт операции, которая отражена в документе. При необходимости сличите документ с договором, к которому он относится.

Также проверьте, нет ли «красных» остатков в бухучете. Например, если кладовщик отдал акт о списании матзапасов, в котором количество выданных больше, чем отражено в бухучете. В этом случае бухгалтеру нужно вернуть акт кладовщику для проверки.

Это следует из части 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктов 3, 7 и 9 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Правила электронного документооборота в бухгалтерии читайте в журнале →

>Образец приказа об утверждении графика документооборота

>Пример графика документооборота

Первичные документы в графике бухгалтерского докуметооборота

Первичным документом оформляют каждый факт хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 3, 7 и 9 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Для первичных учетных документов есть унифицированные формы. Если для хозяйственной операции унифицированную форму не нашли, разработайте ее самостоятельно. Собственные бланки утвердите в учетной политике.

Это следует из пунктов 6 и 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Первичка и учетные регистры: что нового в 2017 году читайте в журнале →

Унифицированные формы в графике внутреннего докуметооборота

Унифицированные формы первичных документов для учреждений госсектора утверждены приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Исключать из них графы, строки или колонки нельзя, но добавлять дополнительные реквизиты можно. Исключение – формы по учету кассовых операций. Их менять нельзя, даже запрещено дополнять реквизитами.

Дополненные унифицированные формы внесите в учетную политику, утвердив приказом (распоряжением) руководителя. Такие правила установлены в пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, абзацах 13, 16, 23 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. В каких случаях и как составлять приходный ордер (ф. 0504207) читайте в журнале →

Формы, которые разработали самостоятельно

Первичные учетные документы, формы которых не унифицированы, разработайте самостоятельно и утвердите в учетной политике. В таких формах должны быть реквизиты:

  • наименование документа;
  • дата составления;
  • наименование субъекта учета, от имени которого составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • величина натурального и (или) денежного измерения хозяйственной операции с указанием единиц измерения;
  • наименование должностных лиц, которые совершили и оформили сделку, операцию или ответственны за ее оформление;
  • подписи ответственных лиц и их расшифровку или иные реквизиты, которые необходимы для их идентификации;
  • информация, которую субъекты учета (администраторы доходов бюджета) предоставляют в государственную информационную систему о государственных и муниципальных платежах (ГИС ГМП).

Такой порядок приведен в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, разделах III, IV Порядка, утвержденного приказом Казначейства России от 30 ноября 2012 г. № 19н.

Например, в перечне унифицированных документов акта выполненных работ (оказанных услуг) нет. Поэтому форму акта учреждение вправе утвердить самостоятельно. При разработке этой формы используйте перечень обязательных реквизитов. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 9 апреля 2014 г. № 02-06-10/16186. Все изменения в вашей работе с 1 января 2017 года читайте в журнале →

Регистры

Данные из первичных документов отражают в бухгалтерских регистрах. Регистры – это перечни операций в хронологическом порядке, которые сгруппированы по счетам бухучета. Их ведут в виде книг, журналов, карточек. Такие правила установлены статьей 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктом 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Регистры ведите по унифицированным формам. Если для хозяйственной операции унифицированную форму не нашли, можете разработать ее самостоятельно. Собственные регистры закрепите в учетной политике. Это следует из пунктов 6 и 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Что вы знаете о налоговом регистре? читайте в журнале →

Унифицированные формы в графике документооборота учреждения

Унифицированные формы регистров бухучета и указания, как их заполнять, утверждены приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Исключать из них графы, строки или колонки нельзя, но добавлять дополнительные реквизиты можно.

Дополненные унифицированные формы внесите в учетную политику, утвердив приказом (распоряжением) руководителя.

Такие правила установлены в пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, абзацах 13, 16, 23 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Если форма регистра не унифицирована, учреждение вправе разработать ее самостоятельно. Также в качестве регистров можно применять формы, которые настроены в вашей бухгалтерской программе. Например, оборотка, карточка счета, анализ счета и т. п. Главное, чтобы неунифицированные формы были утверждены в учетной политике и включали обязательные реквизиты:

  • наименование регистра;
  • наименование учреждения;
  • дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
  • хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухучета;
  • величина денежного и (или) натурального измерения объектов бухучета с указанием единицы измерения;
  • наименования должностей сотрудников, ответственных за ведение регистра;
  • подписи сотрудников, которые ведут эти регистры, с указанием их фамилий и инициалов или других реквизитов для идентификации этих лиц.
  • Такие правила установлены в пункте 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

При регистрации объектов бухучета в регистрах не допускаются:

  • пропуски или изъятия;
  • тражение мнимых и притворных объектов бухучета.

Такие правила определены статьей 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Требования к учётной политике документооборота

Эффективный оборот документов способен повысить качество работы практически любой организации. Правильная организация документооборота влияет на всю деятельность компании. От неё зависит успех всех управленческой деятельности.

В 2019-ом году при проверках организаций налоговыми органами усиленное внимание уделяется проверке корректности документов. Это связано с тем, что эти данные являются основополагающим фактором при формировании вывода о качестве работы предприятия.

Ведение носителей первичной информации учёта – это ответственная процедура. Стоит отметить, что первичными документами для налогообложения являются не только разнообразные счета, кассовые ордера и т.д., но и договоры, контракты, акты и т.д.

В нашем государства используется система, которая определяет назначения и вид каждого документа, а также их унификацию. Необходимо точно следовать общепринятым нормам составления форм и их заполнения. Также нужно соблюдать все требования и условия, в противном случае документы просто не будут обладать юридической силой.

Зачем это необходимо

График, на основе которого определяется учётная политика документооборота, очень важен. Для того чтобы понять это, нужно обратиться к положениям о документах времён Советского Союза. Оно было принято в 1983-ем году и действует по сей день. До тех пор, пока законодательством нашего государства не будет принят общероссийский стандарт бухгалтерии, советские правила буду являться основными.

Термин документооборот включает в себя следующие манипуляции с «первичкой»:

  • создание;
  • получение;
  • принятие и последующая обработка;
  • отправку в архив.

Все вышеописанные действия лежат на «плечах» главного бухгалтера. Именно он отвечает за корректность действий. Однако право принятия изменённых положений обладают только лишь владелец организации и уполномоченное управленческое лицо.

Важно: график может быть утверждён как приложение к общей учётной политике или же в виде отдельного акта, который содержит определённые отсылки на политику.

Первоначально, правильная учётная политика документооборота необходима отделам компании, специализирующимся на финансовой деятельности (отдел кадров, бухгалтерия, отдел снабжения, отчётные лица, отдел работы с сотрудниками и т.д.).

Уполномоченные лица обязаны заниматься созданием, отправкой и передачей документов согласно утверждённому графику. Для его соблюдения каждого сотрудника с обязанностями данного рода необходимо снабдить личной копией этого графика.

Она должна содержать следующие данные:

  • список документов его компетенции;
  • сроки их сдачи;
  • отделы организации, куда будут отправляться данные.

В свою очередь лицо, создавшее график, стоит в ответе за:

  • точное соблюдение составленного графика;
  • быстрое, а главное корректное формирования документов;
  • передача данных в отдел бухгалтерии согласно установленным срокам;
  • корректность всей информации, указанной в графике.

В большинстве случаев, задача мониторинга выполнения утверждённого графика лежит на главном бухгалтере. Однако могут быть исключения, бюджет, документооборот и т.д. может также контролироваться другим лицом.

Образец графика документооборота для учетной политики

Главные уточнения

Правила и первичные документы

Стандарты документооборота предусматривают создание графика со сроками получения, оформления и т.д., помимо этого определяется список лиц уполномоченных подписывать документ. Также обязательно нужно учитывать, что требования главного бухгалтера необходимо соблюдать всем сотрудником кампании без исключения, включая структурные подразделение, которые обладают полномочиями в сфере финансов.

Главный бухгалтер не имеет права принимать документы, исполнения которых противоречит законами государства и нарушает какой-либо договор или устав. Ведение бухгалтерских отчётов осуществляется в формах для документов первого класса 03 и 05.

Любые операции, бланки для которых не существуют, согласно федеральному законодательству, проводятся с помощью собственноручно разработанных форм. При этом все основные реквизиты, присущие стандартным первичным документам, сохраняются.

Помимо этого, стандарты первичных документов включают:

  • номенклатуру документов, включая формы строгой отчётности;
  • для определённых документов создавать особые условия хранения с доступом только для уполномоченных лиц;
  • период формирования регистров учёта;
  • список сотрудников организации, обладающих правом получения различных доверенностей, с указанием их срока действия (не может превышать отметку в три года);
  • перевод данных, написанных на иностранных языках.

Положение, опубликованное в Федеральном законе под номером 402, обязательными реквизитами для любого первичного документа бухгалтерской отчётности являются:

  • название документа;
  • дата его составления;
  • наименование организации, которая разработала документ;
  • наличие фактов хозяйственной деятельности;
  • величина их измерения;
  • название должности лица, составившего первичный документ;
  • подпись этого лица, с расшифровкой фамилии и инициалов.

Важные этапы утверждения

Выбор конкретного вида учётной политики и его утверждение должен производиться согласно определённым требованиям (рациональность, полнота, осмотрительность, приоритет содержащихся данных, непротиворечивость и т.д.).

Основные этапы выглядят обработки документов и их утверждения выглядят следующим образом:

  • процесс составления и оформления;
  • перемещения документов по отделам организации;
  • их приём, обработка и дальнейшая передача в архив бухгалтерией.

Образец графика документооборота для учетной политики

Учётная политика организации может подвергнуться изменениям в следующих случаях:

  • законодательством были проведены изменения нормативных актов по бухгалтерским учётам;
  • организация создала или модернизировала способы ведения отчётности;
  • деятельность компании существенно поменялась.

Важно знать

Грамотно созданный процесс документооборота должен не только показывать бюджет и ведения деятельности проверяющим организациям, но и обеспечивать возможность простого поиска конкретного документа.

Первоначально, необходимо ознакомится с основным базовыми понятиями:

Документооборот Это процесс создания основной документации и её хранения.
Выходящие данные Все входящие данные, которые регистрируются в специально этого созданных каталогах (он может принимать как бумажный, так и электронный вид).
Исходящие данные Аналогично предыдущему пункту, за исключением того, что обрабатываются не полученные, а отправленные данные.
Первоначальная обработка Данный процесс подразумевает получение документов их проверку на правильность составления и т.д.
Исполнение Выполнение действия, указанного в полученном документе.
Таксировка Процесс вычисления общей стоимости конкретной хозяйственной операции.
Котировка Указание данных в документах о первичном характере полученных отчётов.

Общие нюансы

Учётная политика документооборота создаётся на основании утверждённого приказа Министерства Финансов от 9 декабря 1998-го года. ПБУ регламентируют основы политики организации, которая создаётся главным бухгалтером предприятия.

Журнал учета счет-фактур в 2019 году продолжает оставаться одним из основных отчетных регистров.

Отличия филиала от обособленного подразделения перечислены .

Она включает в себя следующие утверждённые данные:

  • план счетов бухучёта;
  • используемые формы для создания первичных документов;
  • даты проведения инвентаризации всех имеющихся активов;
  • способы их оценки;
  • требования и условия документооборота;
  • регламент контроля хозяйственных операций.

Что входит в общую политику документооборота

Весь бухгалтерский учёт формируется исходя из его политики. Выполнение заданий, поставленных перед ним, напрямую касается процесса реализации документооборота. Учётная политика, принятая учреждением, обязательно утверждается каким-либо способом. Это может быть приказ или же распоряжение от уполномоченного лица.

Политика документооборота включает в себя:

  • самостоятельная установка организационной формы работы бухгалтерского отдела, исходящая их типа деятельности компании, условий и требования хозяйствования;
  • определение в заранее утверждённом порядке форм и методов организации учёта, документооборота и т.д.;
  • разработка систем внутреннего производственного учёта и отчётности;
  • формирование учётной политики по иным вопросам согласно установленному порядку.

При этом она утверждает:

  • способ проведения процесса инвентаризации, его метод и порядок;
  • требования и условия для проведения документооборота и обработки данных;
  • осуществление контроля над всеми хозяйственными операциями и т.д.

Последние инструкции

Новый электронный формат

В соответствии с принятыми поправками, которые были внесены 4-го марта 2019-го года, с 1-го июля семнадцатого года появится возможность использования нового формата документов в электронном формате.

С указанной даты будут использоваться два новых формата счета фактуры:

  • с дополнительной информацией, с наличием функции счета-фактуры, которая используется при расчётах суммы НДС, а также актов об отгрузке различных товаров, передача прав на владение чем-либо и т.д.;
  • с дополнительной информацией, с наличием функции о выполнении каких-либо работ, передачи прав на владение чем-либо и т.д., результатом выполнения которых будет являться изменение финансового положения обоих сторон.

С первого июля 2019-го года компании смогут не только использовать в ведении дел друг с другом электронные версии форм, но и отправлять их в налоговые органы для проверки. Вышеописанные формы заменят собой универсальные документы, предназначенные для экспортных целей. Образец этих документов уже можно найти во Всемирной паутине и ознакомится с ним.

Согласно четвёртому подпункту первого пункта 165-ой статьи Налогового Кодекса Российской Федерации, налогоплательщик обязан предоставлять копии документов, которые подтверждают экспорт чего-либо за пределы территории нашего государства.

Статья 165. Порядок подтверждения права на получение возмещения при налогообложении по налоговой ставке 0 процентов

Составление и внедрение расписания

Для того чтобы составить график документооборота необходимо провести предварительную подготовку.

Она включает в себя выполнение следующих манипуляций:

  • составление полного списка документов, которые будут подвергнуты обработке;
  • определение количества оригинальных экземпляров для каждого документа;
  • формирование таблицы соответствия типа документы с должностями сотрудников организации, обладающими правом их подписания;
  • сопоставление конкретного вила документа с ответственными за него сотрудниками;
  • точное указание сроков сдачи документов;
  • разработка методов контроля над исполнением графика документооборота;
  • выполнение каких-либо других нюансов графика.

Введение графика в учётную политику организации, при этом обязательно нужно выполнит несколько этапов:

  • утвердить график;
  • ознакомится с его причастными исполнителями;
  • оформить визуальные стенды в каждом отделе организации, для размещения копий графика;
  • наладить грамотное взаимодействие исполнителей графика между собой;
  • провести отладку софта, необходимого для автоматизации процесса обмена данными между сотрудниками предприятия;

Примерный график

График должен отражать фактический документооборот и включать в себя перечень процедур по созданию, проверке и обработке каждого из первичных документов.

Каждый его элемент должен быть грамотно составлен, тогда он поспособствует:

  • улучшению ответственности исполнителей;
  • выявлению и исключению ненужных документов;
  • общей рационализации деятельности.

График должен являться:

  • организационным регламентов;
  • средством обслуживания;
  • средством улучшения качества проводимой деятельности.

Исправление ошибок

Абсолютно все документы бухгалтерии должны быть составлены грамотно без каких-либо ошибок. Однако они заполняются людьми, которым свойственно допускать неточности. Чаще всего ошибки являются локальными, например, неправильно указанная дата или ошибка в написании названия чего-либо.

Также можно выделить транзитные ошибки. Так называют тот недочёт, который в автоматическом режиме прошёл через несколько регистров. Например, неверно указанная сумма финансовой операции и т.д.

Исправить допущенную ошибку можно несколькими способами: корректурный, «красное сторно», дополнительная запись. Первым способ заключается в зачёркивании неверной информации тонкой чертой, второй – используется для корректировки ошибок в числах (поверх неверной информации красным цветом пишется верное число).

Дополнительная запись располагается возле ошибки при условии наличия свободного пространства.

Учредительные документы юридического лица должны содержать определенный законом минимум условий (необходимые условия).

Бланк справки о заработной плате можно скачать .

Рассмотрим, чем характеризуется аккордная система оплаты труда, в этой статье.

Зачем нужен

Чтобы прояснить всю важность графика документооборота к учетной политике, обратимся к советскому Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Оно принято Минфином СССР в 1983 году и до сих пор продолжает действовать. Пока не будет принят соответствующий общегосударственный бухгалтерский стандарт, в отношении образца графика документооборота для учетной политики нужно руководствоваться советскими правилами.

Документооборот как таковой включает следующие действия с «первичкой»:

  • создание;
  • получение от контрагентов и др.;
  • принятие к учету;
  • обработку;
  • передачу в архив.

Все эти действия должен определять график документооборота к учетной политике. Как правило, его составлением занимается главный бухгалтер. А вводит в действие – распоряжение главы компании.

График можно утвердить как приложение к учетной политике либо отдельный акт, на который дать отсылку в политике.

В первую очередь, толковый образец графика документооборота для учетной политики нужен отделам, которые занимаются финансами предприятия, заработной платой, кадровыми вопросами, бухгалтерией, снабжением, логистикой, а также подотчетным лицам.

Соответствующие люди должны создавать и отправлять (передавать) документы согласно графику. Поэтому каждого исполнителя желательно снабдить выпиской из графика документооборота к учетной политике. А в ней перечислить:

  • документы по его компетенции;
  • сроки;
  • отделы и службы, через которые должен пройти документ.

Естественно, тот, создал и подписал документ, тот и отвечает за:

  • соблюдение графика;
  • оперативное и правильное создание документов;
  • передачу документов вовремя в бухгалтерию;
  • их правдивость.

Обычно общий мониторинг исполнения графика документооборота к учетной политике лежит на главбухе.

Что представляет собой документооборот учреждения?

В общем понимании документооборот представляет собой совокупность документов учреждения. Ошибочно полагать, что все из них имеют отношение к бухгалтерской службе. Финансовые работники имеют дело с теми документами, которые включают измерители хозяйственной операции в стоимостном выражении. Их можно разделить на три основные группы: учетная бухгалтерская документация (по учету активов и обязательств), организационно-правовая (учетная политика, план счетов, регистры, положение о службах и подразделениях) и отчетная (балансы, налоговые отчеты и декларации, документы и отчеты о проведении проверок, ревизий).

Для бухгалтера документооборот — это движение названных групп документов в учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправки <1>. Организация документооборота есть не что иное, как установление правил управления, в соответствии с которыми происходит движение документов. В этом плане документооборот имеет схожие признаки с делопроизводством, которое представляет собой комплекс мероприятий, охватывающих организацию перемещения (движения) документов в соответствии с графиком, контроль их исполнения, оперативное и последующее хранение бухгалтерских документов в архиве. Для бухгалтера понятие документооборота имеет более широкое значение. Это прежде всего система, включающая:

  • первичные документы;
  • учетные регистры, бухгалтерскую и налоговую отчетность;
  • график документооборота;
  • порядок хранения документов.

<1> ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.

В Положении о документах и документообороте <2> даны рекомендации по каждой составляющей системы документооборота. В частности, оно содержит прямое требование об обязательной проверке документов, поступающих в бухгалтерию. Документы проверяются как по форме (полнота и правильность заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей). В остальном требования к первичным документам неизменны. Они составляются на типовых утвержденных бланках, а при их отсутствии — по самостоятельно разработанным формам с указанием всех обязательных реквизитов. Перечень реквизитов первичного документа приведен в п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете <3>. Полным и правильным оформлением первичных документов пренебрегать не стоит, так как они подтверждают данные бухгалтерского учета и составляемой отчетности.

<2> Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105.
<3> Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Следующим элементом документооборота бюджетного учреждения являются учетные регистры. Их формы, порядок заполнения и обработки, в том числе в условиях автоматизированного учета, определяются учреждением самостоятельно таким образом, чтобы информацию можно было сгруппировать для составления бюджетной отчетности. При этом в целях ведения бюджетного учета учреждения применяют регистры, содержащие обязательные реквизиты и показатели, приведенные в Приложении 3 к Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н (далее — Инструкция N 148н).

Движение первичных документов в учете регламентируется графиком, устанавливающим рациональный документооборот, когда число подразделений и исполнителей оптимально для соответствующего количества первичных документов. Завершает систему документооборота порядок хранения «первички» и учетных регистров, прописанный в Положении о документах и документообороте.

Организация движения документов зависит от их объема, организационной структуры учреждения, формы работы с документами (централизованная, децентрализованная, смешанная) и принятой в бюджетном учреждении технологии делопроизводства. Правила документооборота и технология обработки учетной информации наряду с другими решениями, необходимыми для организации бухгалтерского учета, утверждаются в приложении к учетной политике учреждения (п. 3 ст. 6 Закона о бухгалтерском учете).

Первый элемент документооборота — унифицированные формы

Все хозяйственные операции, проводимые учреждениями, финансовыми органами, органами казначейства, оформляются первичными документами. В бюджетных учреждениях порядок контроля и упорядочения документов отличается от соответствующего порядка в коммерческих организациях. Формы первичных учетных документов для бюджетных учреждений приведены в Приложении 2 к Инструкции N 148н. В названном Приложении учетные документы учреждения разделены на две группы по соответствующим классам Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011-93 <4> (далее — ОКУД):

  • класса 03 ОКУД «Унифицированная система первичной учетной документации»;
  • класса 05 ОКУД «Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации».

<4> Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299.

В группу класса 03 ОКУД входит документация по учету основных средств (акты о приеме, передаче, списании основных средств), ведению кассовых операций (приходные, расходные ордера), учету материалов (акт о приемке, накладная на отпуск) и учету работы автотранспорта (путевые листы на различные авто).

В группу класса 05 ОКУД входят документы с бюджетной спецификой, такие как акты о списании мягкого и хозяйственного инвентаря, литературы, бланков строгой отчетности, уведомление о лимитах бюджетных обязательств, уведомление по расчетам между бюджетами и прочие бюджетные документы.

Для учреждений конкретных сфер бюджетной деятельности даны отдельные рекомендации по формам документов. Например, для учреждений Вооруженных сил РФ, осуществляющих финансово-хозяйственную деятельность, унифицированные бланки приведены в Приказе Министра обороны РФ от 28.03.2008 N 139. Учреждения государственных и муниципальных органов исполнительной власти в этих целях могут руководствоваться Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536. Если для оформления операции не предусмотрено формы первичного документа, то бухгалтер вправе воспользоваться справкой, предназначенной для отражения совершаемых при исполнении бюджета и кассовом обслуживании дополнительных операций, не требующих документов от плательщиков и получателей средств бюджетов. На основании справки также производятся записи по прочим операциям, в том числе связанные с исправлением ошибок в журналах операций, исходя из которых заполняется главная книга учреждения.

Второй элемент документооборота — учетные регистры

В регистрах бюджетного учета накапливается информация о совершаемых учреждениями хозяйственных операциях. Все регистры, применяемые учреждением, можно разделить на две группы:

  • регистры аналитического учета, содержащие обязательные реквизиты и показатели, приведенные в Приложении 3 к Инструкции N 148н (карточки, оборотные, накопительные ведомости, книги регистрации и аналитического учета, реестры, ведомости учета, инвентаризационные описи);
  • регистры синтетического учета, в которых накопительным способом обобщается информация регистров аналитического учета и наиболее важных первичных документов (журнал операций по счету «касса», журнал операций с безналичными денежными средствами, журнал операций расчетов с подотчетными лицами, журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками, журнал операций расчетов с дебиторами по доходам, журнал операций расчетов по оплате труда, журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов, журнал по прочим операциям, главная книга).

Инструкцией N 148н предусмотрена автоматизация бюджетного учета, которая основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки первичных учетных документов и отражения операций по соответствующим регистрам и разделам Плана счетов бюджетного учета. Не запрещается исходя из специфики бюджетного учета того или иного учреждения вносить в регистры бюджетного учета дополнительные реквизиты и показатели. Кроме того, форматы регистров бюджетного учета носят рекомендательный характер и при необходимости могут быть изменены, за исключением удаления из регистров отдельных реквизитов, что, как было сказано выше, не допускается.

Состав бухгалтерских регистров учреждение определяет самостоятельно в учетной политике. Как правило, используемая учреждением технология обработки учетной информации формирует показатели в первую очередь для подготовки данных бюджетного учета и отчетности.

В целях оптимизации распорядительной документации учреждения сроки оформления регистров и ответственных за их оформление должностных лиц целесообразно указать в графике документооборота отдельным разделом после отражения требований по оформлению и обработке первичных учетных документов.

Третий элемент документооборота — график

Движение первичных учетных документов в бухгалтерию регламентируется графиком документооборота, который составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем учреждения как приложение к учетной политике. Назначение графика заключается в минимизации материальных и временных затрат на обработку бухгалтерских документов, создании оптимальных условий для работы с ними и в конечном счете в повышении эффективности деятельности бухгалтерской службы учреждения в целом.

Грамотно составленный график документооборота позволяет упорядочить движение документов в бюджетном учреждении и обеспечить своевременное получение документов бухгалтерской службой, их учет и хранение. Исходя из этого, в графике должны быть установлены сроки движения документов по основным этапам: создание (передача), проверка (обработка), хранение.

График документооборота допускается составлять в виде схемы или таблицы, одна из форм которых приведена в Положении о документах и документообороте. Преимущество схемы перед таблицей заключается в том, что в ней можно указать не только документы и ответственных за их составление лиц, но и движение документов как в целом по учреждению, так и по его отдельным структурным подразделениям. Однако составить график в виде схемы сложнее, чем в форме таблицы, поэтому бухгалтеру предстоит выбрать, какому варианту отдать предпочтение. Ниже приведен пример графика документооборота отдельных документов учреждения, составленного в форме таблицы. Она представляет собой перечень операций по обработке бухгалтерских документов с указанием их исполнителей, порядка взаимодействия.

Наименование

документа

Составление документа

Обработка документа

Передача в архив

ответственное

лицо

срок

исполнения

ответственное

лицо

срок

обработки

ответственное

лицо

срок

передачи

Бланки

строгой

отчетности

Бухгалтер-

кассир

Ежедневно

Бухгалтер

Ежедневно

Бухгалтер

По

истечении

отчетного

периода

Авансовые

отчеты

Подотчетные

лица

Не позднее

трех

рабочих

дней

Бухгалтер

По

представлению

Бухгалтер

По

истечении

отчетного

периода

Кассовые

документы

Бухгалтер-

кассир

Ежедневно

Бухгалтер

Ежедневно

Бухгалтер

По

истечении

отчетного

периода

С графиком документооборота следует ознакомить под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов в установленные сроки. Он должен соблюдаться всеми лицами, ответственными за составление и обработку документов. Ознакомление с графиком документооборота работников учреждения осуществляется посредством доведения до них отдельных выписок, в которых перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности конкретного исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые они представляются. Ответственность за соблюдение графика несут все указанные в нем сотрудники. Контроль осуществляет главный бухгалтер, который для большей уверенности в том, что его не подведут, может предусмотреть обязанности по соблюдению графика документооборота в должностных инструкциях работников. Необходимо помнить о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите их от несанкционированного использования. В этих целях документы нужно хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем их необходимо сдать в архив на хранение.

Заключительный элемент документооборота — хранение документов

Сроки хранения документов устанавливаются по правилам организации архивного дела, но они не могут быть менее пяти лет. Данным сроком ограничивается хранение бухгалтерских отчетов (балансы и отчеты, пояснительные записки), учетных регистров (главная книга, журналы-ордера, оборотные ведомости) и первичных документов (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, накладные, счета-фактуры и др.). Указанный срок установлен в п. 4.1 Перечня типовых управленческих документов <5>. Такие документы составляются и обрабатываются при осуществлении деятельности учреждения. Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.

<5> Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000.

Срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, на год меньше, чем срок хранения бухгалтерских документов, и составляет четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Указывать сроки хранения в отдельном распорядительном документе не нужно, так как они определены на законодательном уровне. В системе документооборота следует предусмотреть другие сроки, в пределах которых документы передаются в архив учреждения, а также порядок их хранения. Для этого учреждение может воспользоваться Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, и Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР 15.08.1988).

Перспективы электронного документооборота

Возрастающий объем обрабатываемых документов и новые технологии ведения учета требуют внедрения принципиально новой модели оформления и движения документов — электронного документооборота. Возможности обмена информацией в электронной цифровой форме посредством современных информационных технологий и сети Интернет начинают использоваться в коммерческой деятельности. Также электронная система документооборота сегодня уже внедряется в отдельных учреждениях (см., например, Приказ Роснедвижимости от 17.10.2008 N П/0377, имеющий отношение к федеральным государственным учреждениям «Земельная кадастровая палата»). Представление об электронных документах дает Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Одно из его требований заключается в том, что составление и хранение первичных учетных документов на машинных носителях информации должны производиться с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в бумажном документе, что пока сужает сферу применения документов в электронном виде и электронного документооборота.

С.Кравченко

Эксперт журнала

«Бюджетные учреждения:

ревизии и проверки

финансово-хозяйственной деятельности»

Одним из основных документов, регламентирую­щих финансовую деятельность учреждения, явля­ется учетная политика. Как правильно ее соста­вить, рассказывает эксперт — Елена Леонтьева.

— Что включает в себя структу­ра учетной политики?

— Типовая структура учетной поли­тики включает общие положения, по­рядок составления и утверждения смет доходов и расходов, план финан­сово-хозяйственной деятельности, ор­ганизацию бухгалтерского (бюджетно­го) учета, порядок и сроки проведения инвентаризации, представления бюд­жетной и иной отчетности и учетную политику в целях налогообложения.

Пунктом 6 Инструкции № 157н определен перечень документов, ко­торые должны утверждаться вместе с учетной политикой. К ним относятся: рабочий план счетов; методы оценки отдельных видов имущества и обяза­тельств; порядок проведения инвента­ризации имущества и обязательств; правила документооборота и техноло­гии обработки учетной информации; порядок и сроки передачи первичных сводных учетных документов; формы первичных учетных документов, при­меняемых для оформления хозяй­ственных операций, по которым зако­нодательством не установлены обязательные формы; порядок орга­низации обеспечения учреждением внутреннего финансового контроля.

— Часто бухгалтерами задается вопрос: обязаны ли все учреждения формировать учетную политику?

— Этот вопрос в основном звучит со стороны автономных учреждений, кото­рые сомневаются в том, что они нарав­не с казенными и бюджетными учрежде­ниями должны организовывать учетную политику.

В пункте 1 Инструкции № 157н пере­числены субъекты учета, которые фор­мируют учетную политику. Это органы государственной власти, органы мест­ного самоуправления, органы управ­ления государственными внебюджет­ными фондами, государственные академии наук, государственные, муни­ципальные учреждения, иные юридиче­ские лица, осуществляющие полномо­чия получателя бюджетных средств, финансовые органы и органы феде­рального казначейства.

Обратите внимание на термин «го­сударственные, муниципальные уч­реждения». К ним относятся все три типа учреждений. А значит, согласно Инструкции № 157н они должны в обязательном порядке формировать учетную политику.

— Обязаны ли учреждения форми­ровать рабочий план счетов бух­галтерского (бюджетного) учета?

— Практика показывает, что ни одно учреждение не применяет весь спектр счетов, утвержденных инструкциями № 162н, 174н 183н. У кого-то нет опера­ций по расчетам по государственному долгу, какое-то учреждение не являет­ся администратором доходов или не осуществляет операций по учету межбюджетных трансфертов. Казен­ные учреждения или органы власти могут не заниматься производством готовой продукции, соответственно не применять счет 109 00. Исходя из это­го, делаем вывод, что каждое учрежде­ние должно в обязательном порядке разработать свой рабочий план счетов учета.

При разработке рабочего плана счетов необходимо учесть ряд поло­жений. Например, казенные учрежде­ния используют бюджетную классифи­кацию Российской Федерации. Будет правильно прописать КБК, КДБ (код доходов бюджета), КРБ (код расходов бюджета), соответствующие операци­ям коды КОСГУ (доходов или расхо­дов), не забывая о порядке включения кода бюджетной классификации при формировании номера счета бюджет­ного учета. Бухгалтерская проводка выстраивается исходя из рабочего плана счетов. От того, насколько гра­мотно эта проводка будет отражена в главной книге, настолько правильно впоследствии будет составлена и от­четность учреждения.

— Имеет ли право учреждение вводить дополнительные анали­тические коды счетов учета?

— Да, имеет. В пункте 1 Инструкции № 157н написано, что субъект учета вправе в порядке, предусмотренном указанной инструкцией, вводить до­полнительные аналитические коды синтетических счетов единого плана счетов. При этом учреждение самосто­ятельно определяет, в каких разделах учета ему необходима детализация аналитики (по основным средствам, материальным запасам, материально ответственным лицам и пр.). Напри­мер, бухгалтер имеет право детализи­ровать удержания из заработной пла­ты по их видам: исполнительные листы, алименты и пр.

В соответствии с Инструкцией № 157н структура счета состоит из 26 знаков, аналитические коды могут быть зашифрованы в 27-29-м знаках. В таблице структуры счетов, которую составляет бухгалтер, необходимо сде­лать дополнительные колонки «Анали­тические коды счетов». И закрепить это в учетной политике.

— Может ли учреждение самосто­ятельно утвердить корреспонден­цию счетов в учетной политике?

— Инструкции № 162н, 174н, 183н со­держат далеко не все варианты кор­респонденции счетов, отражающих раз­личные хозяйственные операции учреждения. Однако каждая опера­ция должна быть отражена на счетах бухгалтерского (бюджетного) учета.

Учреждение не имеет права само­стоятельно устанавливать корреспон­денцию счетов. Но может разработать ее и согласовать с главным распоря­дителем бюджетных средств (учреди­телем) или органом, осуществляющим кассовое обслуживание, финансовым органом. Дело в том, что главный распорядитель (учредитель) формирует сводную отчетность и несет полную ответственность за показатели, кото­рые каждое подведомственное ему учреждение отражает у себя в учете и соответственно в отчетности.

На уровне федерального бюджета ситуация с внесением «своей» коррес­понденции счетов встречается до­вольно часто. Главные распорядители средств федерального бюджета обра­щаются в Минфин за разъяснением отражения в учете тех или иных опе­раций. Минфин направляет разъясни­тельные письма по корреспонденции счетов. Затем в учетной политике ут­верждаются необходимые бухгалтер­ские проводки, в т. ч. и на основании полученных разъяснений.

— В Инструкции № 157н появилось новое понятие — «комиссия по по­ступлению и выбытию активов». Что оно в себя включает?

— В числе функций комиссии — оприходование объектов, имущества, которые выявлены в процессе инвен­таризации либо получены в результате безвозмездной передачи. Под безвоз­мездной передачей понимается даре­ние (с оформлением договора) либо благотворительная акция. Действия ко­миссии в этом случае регламентируют­ся пп. 25, 34 Инструкции № 157н.

В учетной политике обязательно должен быть закреплен состав членов комиссии, которая будет работать во всех направлениях, касающихся по­ступлений и выбытия нефинансовых активов. Например, по договору даре­ния учреждению передали компью­тер. Цена — неизвестна (в договоре да­рения стоимость не оговаривается). Поэтому бухгалтеру необходимо по­лучить экспертное заключение по ней. Он может почерпнуть сведения о стоимости объекта (проанализиро­вав аналогичные товары) из любых ис­точников: Интернета, печатных СМИ, от торгующей организации и пр. Да­лее собирается комиссия, которая вы­носит решение о принятии объекта к учету по определенной стоимости. Бухгалтер ставит объект на баланс в соответствии с этим решением.

Выбытие материальных запасов может осуществляться либо по их фактической стоимости, либо по сред­ней фактической стоимости, либо по стоимости первого или последнего приобретения. Инструкция № 157н предусматривает различные способы для разных групп или видов матзапа-сов. Этот способ должен быть закреп­лен в учетной политике и непрерывно применяться в течение всего финан­сового года.

— Изменился ли порядок проведе­ния инвентаризации имущества и обязательств?

— В Федеральном законе от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», в Инструкции № 157н, в Ин­струкциях № 191н и 33н закреплено обязательное требование проведе­ния инвентаризации перед составле­нием годовой отчетности. Однако со­гласно Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финан­совых обязательств, утвержденным приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49, учреждениям разре­шается проводить инвентаризациюосновных средств 1 раз в 3 года. По­этому принятая в учреждении перио­дичность проведения инвентариза­ции должна быть обязательно закреплена в учетной политике.

— Каковы рекомендации по фор­мированию графика документо­оборота и учетных документов?

— Насколько полный вы составите график документооборота, настолько четче разделятся полномочия между структурными подразделениями уч­реждения. Особых требований к со­ставу и структуре графика Инструк­ция № 157н не предусматривает.

К нормативным актам, регламенти­рующим применение первичных учет­ных документов, относятся приказ №173н, постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1, постановление Гос­комстата от 11.11.1999 № 100 и др. Если первичный учетный документ утверж­ден одним из этих актов, то учрежде­ние обязано оформлять его согласно принятой форме (без структурных из­менений!). Например, форма авансо­вого отчета утверждена приказом № 173н. Учреждение имеет право рас­ширить колонки, распечатать данную форму на листе формата А4 или A3. Но менять состав информации, содер­жащейся в документе, удалять часть реквизитов — запрещается. А вот если учреждение применяет документ, ко­торый не унифицирован, то его форму следует закрепить в учетной политике, не забывая об обязательных реквизи­тах (п. 7 Инструкции № 157н): наимено­вание и дата составления, наименова­ние участника и содержание хозяйственной операции, измерители в натуральном и денежном выраже­нии, наименование должностей и лич­ные подписи указанных лиц.

— Каким образом должна выстраиваться система внутреннего финансового контроля учреждения?

— Положение о контроле является одним из определяющих документов. Внутренний контроль — это процесс управления деятельностью учрежде­ния, ориентированный на обеспече­ние ее эффективности. Контроль состо­ит из трех направлений: наблюдение за работой учреждения, выявление допу­щенных отклонений и нарушений, при­нятие мер по предупреждению и устра­нению нарушений. Выделяют виды контроля: предварительный, текущий и последующий.

Четких указаний, каким должно быть Положение о внутреннем финан­совом контроле, Инструкция № 157н не содержит. Необходимо составить доку­мент, где будет описан порядок осу­ществления контроля в учреждении, все мероприятия контрольного ха­рактера. Например, в январе осу­ществляется проверка целевого на­правления платежей или расходов по контрактам. В апреле — полнота начис­ления зарплаты. В июле при формиро­вании полугодовой отчетности — про­верка форм отчетности, соблюдения контрольных соотношений взаимо­увязанных отчетных форм и т. д.

Не следует забывать и непосред­ственно об отчетности. В текстовой ча­сти пояснительной записки (ф. 0503760), есть приложение 5, в нем также долж­ны быть отражены мероприятия внут­реннего финансового контроля.

Источник: журнал «Госуслуги: планирование, учет, налоги». Единственный журнал для бюджетных и автономных учреждений для работы в новых условиях. Планирование, учет, налогообложение госуслуг в одном издании.

В сентябре специалисты Минфина России отвечают на вопросы подписчиков журнала на бесплатных online-семинарах!

Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».

Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.

Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *