Образец бухгалтерской справки

Что это за документ

По своей сути бухгалтерская справка является первичным учетным документом, но одновременно выполняет роль и регистра. В ней уполномоченный специалист записывает операции, на которые нет полноценной первички:

  • исправление ошибки;
  • списание задолженности;
  • определение суммы резерва по сомнительным долгам;
  • формирование первоначальной стоимости основного средства, которая складывается из нескольких операций;
  • ведение раздельного учета НДС;
  • и т. п.

В некоторых случаях требуется обычная бухсправка, а в некоторых только справка-расчет, в которой бухгалтер, кроме самой записи, производит вычисления. Например, образец, как составить бухсправку для формирования первоначальной стоимости основного средства выглядит так:

Кроме того, есть другие разновидности этой важной бумаги, которые к первичке не относятся. В частности, если требуется составить информацию по запросу государственного учреждения или суда, в которой описать данные бухучета, уже отраженные в системе бухгалтером, например по задолженности, также составляется бухсправка. В суде, например, с ее помощью можно подтвердить понесенные компанией расходы или сумму ущерба от чьих-либо действий, а также обоснованность заявленных корректировок. Образец бухгалтерской справки о задолженности для суда можно скачать в конце статьи.

Важно помнить только одно: нельзя составлять эту бумагу на операции по оприходованию или реализации материальных ценностей, если в процессе были задействованы сторонние контрагенты. В этом случае применяется другая первичка.

Что такое бухгалтерская справка

В процессе ведения бухгалтерского учета нередко встречаются ситуации, когда для конкретной хозяйственной операции не предусмотрена форма первичного документа. При этом для отражения данных в учете обязательным условием является наличие соответствующей первичной документации. Едва ли для этого не подойдет простая таблица или напечатанный текст.

Составление и подписание документа

Деловая бумага для отражения таких операций в учете отвечает следующим требованиям:

  • отражать характерные реквизиты (номер, дату, название документа, наименование юридического лица (составителя деловой бумаги), ФИО и должность сотрудника, составившего бумагу, подписи, штампы и другие)
  • ясно отражать содержание хозяйственной операции
  • документ не противоречит законодательству

Кроме того, бухгалтер периодически выполняет расчеты для отражения в учете определенных данных. Это могут быть проценты по кредитам, дебиторская и кредиторская задолженность, суммы неустойки за просрочку платежей, суммовые и курсовые разницы и т.д.

Поэтому было введено понятие «Бухгалтерская справка», которая применяется для целей и бухгалтерского, и налогового учета. Таким образом, бухгалтерская справка – это вид первичного документа, который выступает как основание для отражения в учете конкретных данных.

Для каких целей используется бухгалтерская справка

Бухгалтерские справки используются для реализации двух основных целей:

  1. Корректировка ошибок и недочетов в отчетности (бухгалтерской либо налоговой).
  2. Отражение данных в учете.

Приложение к отчету

При этом для внесения изменений в отчетность такую деловую бумагу отправляют в контролирующие органы. Кроме того, таким документом вводится ясность при обнаружении недочетов, выявленных в ходе проверки.

Не меньшую важность справка приобретает в качестве внутреннего документа, которым пользуются бухгалтера. Каждый из бухгалтеров или других уполномоченных работников, если возникает необходимость, имеет возможность определить, на каком основании возникала та или иная проводка.

Вместо бухгалтерской справки организация имеет возможность использования самостоятельно разработанных форм документов, которые отражают такие же хозяйственные операции. Однако целесообразно применять этот способ в тех случаях, когда одна и та же операция носит периодический характер. В противном случае проще использовать бухгалтерскую справку, так как создание формы первичного документа (отличного от стандартных форм) требует трудовых и временных затрат.

В бухгалтерском учете справка применяется:

  • с целью обоснования конкретных расчетов
  • для уточнения или пояснения данных
  • для документального подтверждения некоторых проводок

Форма бухгалтерской справки

Разработанной и утвержденной формы бухгалтерской справки нет. Информация о порядке составления такого документа может быть отражена в учетной политике организации, а ее форма разработана и утверждена (учетной политикой) индивидуально в пределах одного юридического лица. Однако это условие не носит обязательный характер, так как случаев, когда необходимо составить справку, неограниченное количество.

Справка оформляется на:

  • фирменном бланке организации
  • простом листе А4

При этом составить деловую бумагу можно также двумя способами:

  • вручную
  • на машинном носителе, распечатав и поставив соответствующие подписи

При каждом из способов составления документа не возникает необходимости наличия оттиска печати организации.

Бухгалтерская справка составляется в следующей последовательности:

Заверение справки

  1. В левом верхнем углу указывается название предприятия (как с учредительными документами).
  2. Допускается написание юридического адреса и ИНН.
  3. Затем ставится дата составления деловой бумаги (как правило, время совпадает с датой, когда выявлена ошибка или совершена операция).
  4. Описывается произошедшая ситуация, суммы, порядок действий и отражения данных в учете (конкретная форма зависит от ситуации).
  5. Информацию можно представить в табличном виде.
  6. Можно указать какой именно документ справка поясняет или исправляет.
  7. При необходимости прописываются бухгалтерские проводки.
  8. Если совершена ошибка, то указывают ее причину.
  9. При возможности указываются суммы и количественные измерители.
  10. Указываются ФИО и должности ответственных за составление документа, собираются подписи.
  11. Документ заверяется главным бухгалтером.

Некоторые виды справок необходимо зарегистрировать во внутренних регистрах организации (например, справку для отражения суммы НДС нужно отразить в книге покупок или книге продаж).

Исправления бухгалтерской справкой

Внесение исправлений в отчетность или данные учета – одно из назначений бухгалтерской справки. Составлять такой вид документа следует на основании типичной формы, но с учетом некоторых особенностей.

Если вносятся исправления в учетные регистры, необходимо обязательно указывать:

  1. Наименование, номер и дату документа, в который необходимо внести коррективы.
  2. Содержание хозяйственной операции в точном соответствии с регистром учета.
  3. Та сумма, на которую изменяются данные (можно дополнительно указать сумму, отраженную в учете).
  4. Если это уместно, то указывают данные в натуральном выражении (ошибочные и новые).
  5. Проводка, с помощью которой вносится исправление (счет дебета и кредита, при необходимости указывается, что исправление вносится методом «красное сторно»).

Образец бухгалтерской справки

При исправлении существенных ошибок в отчетности важно опираться на тот факт, сдана ли и утверждена отчетность:

  • если отчетный период еще не закончен, то внести исправление нужно тем месяцем, в котором выявлена ошибка
  • если отчетный период закончился, но отчеты не утверждены, то исправления отражаются в декабре отчетного периода
  • когда отчетность прошла все стадии проверки и утверждения, то исправления вносятся датой обнаружения ошибки, используя счет учета нераспределенной прибыли

Налоговая отчетность исправляется путем представления новой декларации, однако бухгалтерская справка в этом случае используется как внутренний или поясняющий документ.

Бухгалтерская справка-расчет

В процессе деятельности бухгалтеру часто приходится производить расчеты, которые не находят отражение в регистрах учета. Для большего удобства и улучшенного внутреннего контроля целесообразно составлять бухгалтерские справки.

Справка-расчет может понадобиться в следующих случаях:

Необходимый расчет показателей

  1. При необходимости рассчитать амортизацию нематериального актива или основного средства.
  2. Для расчета балансовой стоимости основного средства для его продажи (таким способом можно обосновать цену продажи).
  3. Для распределения сумм НДС.
  4. Для распределения разных видов затрат.
  5. При расчете курсовых или суммовых разниц.
  6. Для списания дебиторской или кредиторской задолженности по различным причинам.
  7. Для расчета сумм отпускных или заработной платы.
  8. Для оформления всевозможных операций, связанных с кредитами и займами.
  9. Для распределения прибыли и т.д.

При составлении такой справки лучше всего описать все подробности расчетов. При этом желательно указывать данные о документах, имеющих прямое отношение к расчетам, и по возможности ссылаться на акты законодательства.

Назначение бухгалтерской справки

Бухгалтерская справка — универсальный первичный документ, который используется:

  • для исправления ошибок, допущенных при оформлении типовых учетных операций;
  • проведения операций, требующих ручного распределения начисленных сумм;
  • оформления проводок, для которых отсутствуют типовые формы учетных документов.

Наиболее часто посредством бухгалтерской справки исправляют выявленные учетные ошибки. Универсальность этого документа позволяет применять его как для корректировки данных текущего отчетного периода, так и для исправлений, относящихся к предшествующим годам. При этом исправления, связанные с текущим периодом, отражаются либо операциями по допроведению сумм, либо сторнирующими, что дает возможность сохранить корректность суммарных оборотов по счетам за период.

Корректировки по предшествующим годам проводятся в корреспонденции со счетом 91 с отнесением сумм необходимых исправлений в прочие доходы или прочие расходы.

Подробнее об особенностях процедуры исправления ошибок в зависимости от их существенности и от того, когда они выявлены, читайте в статье «Способы исправления в бухгалтерском учете и отчетности».

Справка позволяет одновременно отражать исправления, вносимые как в бухгалтерский, так и в налоговый учет (ст. 313 НК РФ), и за счет этого сохранять правильность соотношения между данными 2 учетов.

Форма и необходимые реквизиты справки

Бухгалтерская справка установленной формы существует только для государственных органов и учреждений (форма 0504833 по ОКУД, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н).

Для всех прочих налогоплательщиков она не имеет строго определенного вида, но, как всякий первичный документ, должна составляться с соблюдением требований о наличии обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ), таких как:

  • наименование субъекта, оформляющего документ;
  • название документа и дата его составления;
  • содержание производимой операции;
  • необходимые количественные и суммовые показатели, относящиеся к осуществляемой операции;
  • подписи ответственных лиц с их расшифровкой и указанием должностей.

Описание сущности производимой операции возможно как в текстовом, так и в табличном виде. Поскольку бухгалтерская справка является одним из официально разрешенных к применению первичных учетных документов, ее форму, разработанную самостоятельно, рекомендуется утвердить в учетной политике.

О принципах, которыми необходимо руководствоваться при составлении учетной политики, подробнее читайте в статье «Как составить учетную политику организации (2018)?».

Утвержденная форма и наличие в справке обязательных реквизитов придают ей значение документа, оформленного с соблюдением всех необходимых правил. Это может сыграть свою роль при ее предъявлении в процессе налоговой проверки.

Нюансы основного содержания справки

В основной части бухгалтерской справки, посвященной исправлениям, должны быть подробно изложены:

  • суть сделанной ошибки;
  • номера и даты документов, с которыми связаны исправления;
  • обоснование исправлений и принятые решения по корректировкам;
  • необходимые расчеты с их разбивкой по периодам, к которым относятся рассчитанные суммы, если это имеет значение для бухгалтерского учета и расчета налогов.

В текст справки могут не входить сами расчеты, необходимые для ее составления. Они, так же как и копии первичных документов, при принятии к учету которых изначально была допущена ошибка, могут быть приложениями к справке.

Обязательным условием будет одновременное отражение проводок, относящихся к бухгалтерскому и налоговому учету. Для налогового учета справка послужит необходимым документальным обоснованием принятия к учету расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ).

При ведении автоматизированного учета данные, относящиеся к налоговым, могут заполняться по бухгалтерским данным в автоматическом режиме при нажатии соответствующей кнопки, как это происходит в программе 1С при заполнении документа «Операция (бухгалтерский и налоговый учет)». Если исправления касаются операций стандартного характера и влекут за собой изменения в нескольких накопительных регистрах, то в программах для внесения исправлений вместо бухгалтерской справки возможно использование такой операции, как «Корректировка записей регистров» (программа 1С), которая позволит корректно сделать исправления во всех отчетах, где зафиксированы ошибочные данные.

Один из возможных образцов оформления бухгалтерской справки в связи с выявленной учетной ошибкой вы найдете на нашем сайте.

Скачать образец справки

Подпись ответственного исполнителя в форме 0504833

Законодательством не установлено кто может выступать ответственным исполнителем за подпись в бухсправке. Скорее всего, это сотрудники, которые несут ответственность за конкретную операцию, которые совершили эту операцию (например, внесли исправления и составили справку), или принял решение об исправлении. Это может быть главбух или сотрудник на которого возложили обязанность по контролю.
Но так как законодательно ответственные лица конкретно не установлены, вы можете определить их сами. Для этого можно включить обязанность по контролю соответствующего первичного документа в их должностную инструкцию.

Обоснование

Как организовать документооборот в бухгалтерии

Первичные документы

Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным документом. Первичные документы к бухучету принимайте только после проверки (внутреннего контроля). Бухгалтер проверяет, в частности:

  • правильно ли применена форма в той или иной ситуации (например, при расхождениях по количеству и качеству товара в момент его приемки составлен акт приемки материалов (ф. 0504220), а не приходный ордер на приемку материальных ценностей (ф. 0504207));
  • правильно ли заполнены бланки, в том числе наличие подписей ответственных лиц;
  • наличие обязательных реквизитов для неунифицированных форм;
  • действительно ли была совершена операция, которая отражена в документе. При необходимости ответственный сотрудник сличает документ с договором, к которому он относится;
  • нет ли «красных» остатков в бухучете. Например, такое возможно, если кладовщик отдал акт о списании матзапасов, в котором количество выданных запасов больше, чем отражено в бухучете. В этом случае нужно вернуть акт кладовщику для проверки.

Внимание: нельзя принимать к учету документы, которыми оформлены несуществующие факты хозяйственной жизни (в т. ч. по мнимым и притворным сделкам).

Кстати, стоит отметить такой момент. Бухгалтер не несет ответственности за содержание документа, если этот документ оформлен другим сотрудником. Поэтому, если при проверке ревизоры найдут несоответствие первичных документов фактам хозяйственной жизни, это не может быть признано нарушением бухгалтера. Ответственность за ошибку будет нести тот сотрудник, который его составил.

Вышеприведенные правила следуют из части 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктов 3, 7 и 9 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Бухгалтерская справка (ф. 0504833). Внесение исправлений в регистр бухучета

Когда понадобится: если нужно исправить ошибку в бухгалтерском регистре. В Бухгалтерской справке должно быть отражено подробное обоснование исправления.

БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА КОДЫ
за июль 20 15 г. Форма по ОКУД 0504833
Дата 21.07.2015
Учреждение ГКУ НИИ «Альфа» по ОКПО 98756423
КПП 770801001
ИНН 708123456
Структурное подразделение администрация
Единица измерения: руб. по ОКЕИ 383
Наименование и
основание
проводимой
операции
Номер документа Дата Номер счета Сумма
по дебету по кредиту
1 2 3 4 5 6
1. Доначисление
транспортного налога
за I квартал 2015 года (вместо 210 000 руб. на счетах бухучета
было отражено
180 000 руб.)
99 21.07.2015 КРБ.1.401.20.290 КРБ.1.303.05.730 30 000
Исполнитель Ответственный исполнитель
бухгалтер В.Н. Зайцева 450-25-13 главный бухгалтер А.С. Глебова
(должность) (подпись) (расшифровка подписи) (телефон) (должность) (подпись) (расшифровка подписи)

«21» июля 2015 г. «21» июля 2015 г.

Отметка о принятии Бухгалтерской справки к учету
Операции приняты к учету
с отражением в журнале по прочим операциям за июль 2015 года
(наименование регистра, номер за период)
Главный бухгалтер А.С. Глебова
(руководитель структурного
подразделения)
(подпись) (расшифровка подписи)
«21» июля 2015 г.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *